Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 56005:2023 Quản lý đổi mới - Công vụ và phương pháp quản lý SHTT

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN ISO 56005:2023

ISO 56005:2020

QUẢN LÝ ĐỔI MỚI - CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ SỞ HỮU TRÍ TUỆ - HƯỚNG DẪN

Innovation management - Tools and methods for intellectural property management - Guidance

Lời nói đầu

TCVN ISO 56005:2023 hoàn toàn tương đương ISO 56005:2020

TCVN ISO 56005:2023 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 279 Quản lý đổi mới biên soạn, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Lời giới thiệu

Mọi tổ chức tham gia vào các sáng kiến đổi mới đều hướng đến sở hữu trí tuệ bằng hình thức này hay hình thức khác, bởi sở hữu trí tuệ được kết nối chặt chẽ với đổi mới. Sở hữu trí tuệ (Intellectual property - IP) là đề cập đến những sáng tạo độc nhất, bổ sung giá trị về trí tuệ con người có được từ sự khéo léo, óc sáng tạo và tài phát minh của con người. Sở hữu trí tuệ là một dạng sở hữu trong khi đó quyền sở hữu trí tuệ (“IPR”) là những quyền phát sinh từ các hình thức khác nhau của sở hữu trí tuệ.

Sở hữu trí tuệ cho phép công nhận các quyền sở hữu về các kiến thức và biểu hiện sáng tạo. Ví dụ, sở hữu trí tuệ liên quan đến các sản phẩm hay quá trình khoa học hoặc công nghệ, phần mềm, dữ liệu, bản quyền tác giả về bí quyết, và các công trình nghệ thuật, thiết kế, biểu tượng và tên gọi. Có rất nhiều dạng quyền sở hữu trí tuệ để bảo vệ các đầu ra đổi mới khác nhau.

Sở hữu trí tuệ trở nên ngày càng quan trọng ở quy mô toàn cầu trong nền kinh tế tri thức ngày nay. Sở hữu trí tuệ không những quan trọng đối với các tổ chức lớn mà còn đối với các tổ chức nhỏ hơn do nó cho phép mọi tổ chức hưởng lợi từ hoạt động đổi mới. Cũng cần cân nhắc tận dụng sở hữu trí tuệ của bên thứ ba phù hợp nhằm đảm bảo các tổ chức có thể tận dụng được đầu ra của các nỗ lực đổi mới. Việc tham gia vào các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ trong toàn tổ chức và giữa các tổ chức là hết sức quan trọng. Ví dụ, sở hữu trí tuệ có thể tạo điều kiện cho các ý tưởng được cùng phát triển, trao đổi và thương mại.

Một tổ chức có thể tận dụng sở hữu trí tuệ để đạt được các mục tiêu kinh tế và thực hiện các sáng kiến đổi mới cho một loạt các mục đích bao gồm:

- thiết lập vị trí chiến lược;

- tìm đường dẫn đến đổi mới;

- bảo vệ kết quả đạt được từ đổi mới;

- thu hút và bảo vệ đầu tư;

- tăng lợi thế cạnh tranh;

- tạo lập quyền sở hữu hoàn toàn về sở hữu trí tuệ và quyền sở hữu trí tuệ;

- tạo lập tự do hoạt động;

- tạo giá trị đổi mới;

- tạo khả năng hợp tác.

Chiến lược sở hữu trí tuệ cần là một phần trong toàn bộ các chiến lược kinh doanh và đổi mới. Tổ chức cần nhận thức rằng nếu xét sở hữu trí tuệ chỉ từ quan điểm phòng thủ thì có thể bỏ qua một số lợi ích mà sở hữu trí tuệ có thể mang lại trong việc hỗ trợ bổ sung cho các mục tiêu đổi mới và kinh doanh. Điều này là bởi quản lý sở hữu trí tuệ hiệu quả cho phép tổ chức tối ưu hóa các tài sản sở hữu trí tuệ của mình để đạt được một phạm vi rộng các mục tiêu của tổ chức. Đồng thời nó cũng cho phép tối đa hóa lợi ích gắn liền với đổi mới, trong khi quản lý sự không chắc chắn và giảm thiểu các rủi ro và chi phí liên quan. Quản lý sở hữu trí tuệ có thể kích hoạt sự phối hợp giữa các đối tác, các đối thủ cạnh tranh và người tiêu dùng, tăng cường kết quả đổi mới. Quản lý sở hữu trí tuệ có thể tạo ra giá trị tập thể thông qua các phương pháp tiếp cận phối hợp (ví dụ: đổi mới mở, hệ sinh thái cùng phát triển, các hiệu ứng mạng lưới) và là yếu tố thúc đẩy của các nguồn doanh thu bổ sung (ví dụ: dòng tiền thông qua cấp giấy phép).

Quản lý đổi mới hiệu quả cần bao gồm việc thực hiện chiến lược sở hữu trí tuệ đồng bộ với chiến lược kinh doanh, có một số hoạt động gắn với chiến lược sở hữu trí tuệ (minh họa ở vòng tròn bên ngoài tại Hình 1) và thực hiện các khía cạnh nói trên sẽ đạt được các kết quả tích cực (minh họa ở vòng tròn bên trong Hình 1).

Hình 1 - Các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ góp phần vào quản lý đổi mới

Không có chiến lược sở hữu trí tuệ phù hợp mang tính phổ biến, do một chiến lược sở hữu trí tuệ cần được thiết kế phù hợp với nhu cầu của chiến lược kinh doanh và đổi mới của tổ chức. Chiến lược sở hữu trí tuệ đa dạng tùy thuộc vào bối cảnh của tổ chức, như các vấn đề bên ngoài và nội bộ, gồm khả năng thuần thục trong quản lý đổi mới của tổ chức.

Tuy nhiên, chiến lược sở hữu trí tuệ cần đủ linh hoạt để thích nghi và thay đổi theo thời gian. Nói cách khác, độ sâu và bề rộng của một chiến lược sở hữu trí tuệ nên thích ứng với bối cảnh thay đổi của tổ chức qua thời gian.

0.2 Nguyên tắc

Các nguyên tắc sau đây, được rút ra từ hệ thống quản lý đổi mới đem lại nền tảng cho việc quản lý sở hữu trí tuệ:

a) Nhận rõ được giá trị

Quản lý sở hữu trí tuệ cần tạo lập được giá trị cho tất cả các bên liên quan. Bao gồm giá trị dài hạn và ngắn hạn, giá trị rõ ràng và giá trị tiềm năng, giá trị tài chính và phi tài chính.

b) Lãnh đạo tập trung vào tương lai

Ở giai đoạn đầu của một sáng kiến đổi mới, tập thể lãnh đạo của tổ chức cần truyền cảm hứng và cam kết với nhân viên, các bên quan tâm khác để tạo ra, bảo vệ và nâng cấp sở hữu trí tuệ với tầm nhìn hướng đến tạo lập giá trị lâu dài cho tổ chức.

c) Định hướng chiến lược

Tổ chức cần sắp xếp định hướng chiến lược tổng thể về quản lý sở hữu trí tuệ phù hợp với các chiến lược đổi mới.

d) Văn hóa

Tổ chức cần thúc đẩy và duy trì các giá trị, niềm tin và thái độ sẻ chia trong toàn tổ chức với tầm nhìn để tạo lập, bảo vệ và nâng cấp sở hữu trí tuệ nhằm Tạo giá trị lâu dài cho tổ chức.

e) Khai thác kiến thức chuyên sâu

Tổ chức cần tiếp cận một loạt các nguồn kiến thức đa dạng về sở hữu trí tuệ trong nội bộ và bên ngoài để phát triển có hệ thống chuyên môn về sở hữu trí tuệ tại tổ chức và nhằm hỗ trợ kế hoạch và chiến lược đổi mới.

f) Quản lý sự không chắc chắn

Tổ chức cần đánh giá và quản lý sự không chắc chắn về đổi mới và các rủi ro từ quan điểm sở hữu trí tuệ có tính đến quản lý sở hữu trí tuệ nội bộ và nhận thức về sở hữu trí tuệ bên ngoài.

g) Khả năng thích ứng

Tổ chức cần lựa chọn áp dụng các quá trình quản lý sở hữu trí tuệ có hệ thống phù hợp để kịp thời giải quyết những thay đổi trong bối cảnh của tổ chức và để bảo đảm sự đồng bộ liên tục với mục đích mong muốn và những khả năng cốt lõi.

h) Phương pháp tiếp cận hệ thống

Tổ chức cần quản lý sở hữu trí tuệ dựa trên phương pháp tiếp cận có hệ thống (thay vì trên một nền tảng mang tính tình thế) với tầm nhìn nhằm giảm thiểu các rủi ro của tổ chức và tăng cường tiềm năng Tạo giá trị cho tổ chức.

0.3 Cấu trúc tài liệu

Quản lý sở hữu trí tuệ rất cần thiết cho việc quản lý đổi mới hiệu quả. Quản lý sở hữu trí tuệ cung cấp một phương thức cho tổ chức để đạt được và duy trì một khả năng cốt lõi năng động và chuyển hóa kết quả đổi mới thu được thành tài sản sở hữu trí tuệ có giá trị.

Tổ chức cần xem xét các nội dung sau:

- Khuôn khổ quản lý sở hữu trí tuệ, hướng đến thực hiện các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ (Điều 4);

- Chiến lược sở hữu trí tuệ như một phần không thể thiếu của chiến lược kinh doanh và đổi mới của tổ chức (Điều 5);

- Các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ được thiết kế riêng cho quá trình đổi mới, đặc biệt tính đến bối cảnh thay đổi trong các giai đoạn đổi mới khác nhau (Điều 6, được liên kết với TCVN ISO 56002:2020, Điều 8);

- Các công cụ sở hữu trí tuệ trong việc hỗ trợ các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ (Phụ lục A đến Phụ lục F).

Hình 2 trình bày cấu trúc quản lý sở hữu trí tuệ và tài liệu tham khảo cho các điều khoản của tiêu chuẩn này.

Hình 2 - Cấu trúc quản lý sở hữu trí tuệ có tham khảo các điều khoản của tiêu chuẩn này

Tiêu chuẩn này thuộc Bộ TCVN ISO 5600 gồm các tiêu chuẩn:

a) TCVN ISO 56000:2023 Hệ thống quản lý đổi mới - Các nguyên tắc cơ bản và từ vựng cung cấp nền tảng thiết yếu để hiểu và thực hiện tiêu chuẩn này.

b) TCVN ISO 56002:2020 Hệ thống quản lý đổi mới - Hướng dẫn cung cấp hướng dẫn dành cho việc phát triển, triển khai và duy trì hệ thống quản lý đổi mới, để tất cả các tiêu chuẩn kế tiếp thuộc họ tiêu chuẩn này đều được bổ sung.

c) TCVN ISO 56003:2023 Quản lý đổi mới - Công cụ và phương pháp đối với quan hệ hợp tác đổi mới - Hướng dẫn cung cấp hướng dẫn và công cụ để lựa chọn hợp tác bên ngoài nhằm tăng cường thành công đổi mới.

d) TCVN ISO/TR 56004:2023 Đánh giá quản lý đổi mới - Hướng dẫn cung cấp hướng dẫn các tổ chức lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi việc đánh giá quản lý đổi mới.

QUẢN LÝ ĐỔI MỚI - CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ SỞ HỮU TRÍ TUỆ - HƯỚNG DẪN

Innovation management - Tools and methods for intellectural property management - Guidance

1  Phạm vi áp dụng

Quản lý hiệu quả sở hữu trí tuệ là chìa khóa hỗ trợ quá trình đổi mới là yếu tố cần thiết đối với sự phát triển và bảo vệ của tổ chức, đồng thời cũng là động cơ cho việc cạnh tranh của các tổ chức.

Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn nhằm hỗ trợ vai trò của sở hữu trí tuệ bên trong hoạt động quản lý đổi mới. Tiêu chuẩn này hướng tới giải quyết các vấn đề liên quan đến đến quản lý sở hữu trí tuệ ở cấp chiến lược và vận hành sau:

- Tạo chiến lược sở hữu trí tuệ để hỗ trợ đổi mới tại tổ chức;

- Thiết lập quản lý sở hữu trí tuệ có hệ thống trong các quá trình đổi mới;

- Áp dụng công cụ và phương pháp sở hữu trí tuệ nhất quán trong việc hỗ trợ quản lý hiệu quả sở hữu trí tuệ.

Tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho các dạng hoạt động và sáng kiến đổi mới.

2  Tài liệu viện dẫn

Trong tiêu chuẩn này không sử dụng tài liệu viện dẫn.

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Trong tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa nêu trong TCVN ISO 56000:2023

4  Khuôn khổ quản lý sở hữu trí tuệ

4.1  Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh của tổ chức

Tổ chức cần xác định các vấn đề và những xem xét bên ngoài và nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức và ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu chiến lược về sở hữu trí tuệ đã định trước.

Tổ chức cần:

1) xem xét và phân tích môi trường bên ngoài, cân nhắc đến những vấn đề liên quan đến: a) các yếu tố như thị trường, văn hóa, công nghệ, pháp lý, quy định và các khía cạnh chính trị; b) phạm vi địa lý: quốc tế, quốc gia hoặc khu vực; c) thời gian: ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn; d) cơ hội và thách thức tiềm ẩn như: các cơ hội thông qua cộng tác viên hoặc những thách thức đến từ đối thủ cạnh tranh;

2) phân tích môi trường bên trong về chiến lược kinh doanh và đổi mới cũng như các dạng tài sản sở hữu trí tuệ của tổ chức, trong khi xem xét các vấn đề liên quan đến: a) tầm nhìn kinh doanh và đổi mới, định hướng chiến lược, các thực hành quản lý hiện có; b) mục tiêu kinh doanh và đổi mới và lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu đó; c) sở hữu trí tuệ hiện có thuộc quyền sở hữu của tổ chức hoặc được cấp phép cho hoặc từ các tổ chức khác; d) điểm mạnh và điểm yếu về quá trình và nguồn lực có thể tác động đến việc đạt được các mục tiêu sở hữu trí tuệ đã đề ra; e) các khía cạnh về văn hóa như: giá trị, niềm tin, đạo đức, lịch sử, thái độ, hành vi được thể hiện ra bên ngoài và cam kết ở các mức độ khác nhau của tổ chức;

3) xác định các bên quan tâm (bên trong và bên ngoài, hiện tại và tương lai), liên quan đến quản lý sở hữu trí tuệ trong hoạt động đổi mới và xác định nhu cầu, mong đợi và các yêu cầu ứng dụng liên quan.

4.2  Thiết lập hệ thống quản lý sở hữu trí tuệ

Quản lý sở hữu trí tuệ cần tính đến các hoạt động, quá trình và hỗ trợ cần thiết, cách thức các yếu tố này tương tác với nhau và cách đạt được cải tiến liên tục theo tiêu chuẩn này.

Trong bối cảnh của hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ, tổ chức cần quyết định có tạo ra kết quả đổi mới và công bố công khai, không ngăn cấm hay cần bảo hộ kết quả đó. Nếu kết luận yêu cầu bảo hộ hoạt động đổi mới đó, thì các hình thức khác nhau về bảo hộ sở hữu trí tuệ cần được xem xét (ví dụ: bản quyền, bí mật kinh doanh, nhãn hiệu - xem Phụ lục B). Quản lý sở hữu trí tuệ cũng cần tính đến thực tế là quyền sở hữu trí tuệ có thể đem lại quyền khẳng định (quyền sử dụng nội dung đang được bảo hộ) và quyền phủ định (quyền khước từ việc sử dụng của bên thứ ba nội dung được bảo hộ) cho chủ sở hữu. Điều này có thể phụ thuộc vào loại quyền sở hữu trí tuệ đang được đề cập.

Tổ chức cũng cần đưa ra những biện pháp để quản lý cả khía cạnh tích cực và tiêu cực của sở hữu trí tuệ và quyền sở hữu trí tuệ.

4.3  Trách nhiệm quản lý sở hữu trí tuệ

4.3.1  Lãnh đạo và cam kết

Lãnh đạo cao nhất cần bảo đảm trách nhiệm và quyền hạn cho các vai trò liên quan được phân công và truyền đạt trong tổ chức.

Lãnh đạo cao nhất cần chứng minh được sự lãnh đạo và cam kết đối với hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ bằng cách:

a) bảo đảm chính sách sở hữu trí tuệ và các mục tiêu được thiết lập;

b) thiết lập và thực hiện chiến lược sở hữu trí tuệ phù hợp với (và hỗ trợ cho) chiến lược đổi mới của tổ chức;

c) đảm bảo chính sách và mục tiêu sở hữu trí tuệ đã được thiết lập đồng bộ với định hướng chiến lược của tổ chức;

d) bảo đảm việc tích hợp của các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ vào các quá trình đổi mới của tổ chức;

e) đảm bảo nguồn lực và khả năng dành cho quản lý sở hữu trí tuệ khi cần;

f) truyền đạt tầm quan trọng của hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ trong toàn tổ chức;

g) đảm bảo quản lý sở hữu trí tuệ đạt được (các) kết quả như dự kiến;

h) định hướng và hỗ trợ nhân sự (ví dụ: tập huấn và đào tạo phù hợp về sở hữu trí tuệ) để góp phần vào hiệu quả của quản lý sở hữu trí tuệ;

i) thúc đẩy cải tiến liên tục của quản lý sở hữu trí tuệ.

4.3.2 Vai trò và trách nhiệm của tổ chức

Trách nhiệm quản lý sở hữu trí tuệ liên quan đến đổi mới cần bao gồm:

a) thiết lập các hoạt động phù hợp và các hoạt động hỗ trợ liên quan cho việc quản lý sở hữu trí tuệ;

b) xác định rõ đầu ra đổi mới nào cần công bố công khai mà không bị hạn chế hoặc được bảo hộ, và nếu có thì khi nào và bằng cách nào (ví dụ: bằng sáng chế, bản quyền, thiết kế, nhãn hiệu hoặc bí mật kinh doanh) và ở đâu;

c) thiết lập và duy trì kiểm kê tài sản sở hữu trí tuệ của tổ chức để bảo đảm việc kiểm soát quyền tiếp cận theo từng người, nội bộ và bên ngoài, khi cần thiết cho công việc của tổ chức;

d) Dựa trên các xem xét về pháp lý (xem 4.7), định kỳ giám sát sở hữu trí tuệ trên phạm vi công cộng có liên quan đến tổ chức..., như là đầu vào của các hoạt động và sáng kiến đổi mới; đồng thời tránh sự xâm phạm tiềm ẩn hoặc cung cấp các tài liệu tham khảo và nguồn cảm hứng đổi mới;

e) theo các xem xét pháp lý (xem 4.7), quản lý xâm phạm sở hữu trí tuệ của tổ chức bởi các bên khác (tổ chức khác);

f) xem xét về pháp lý (xem 4.7), giám sát việc xây dựng và sự khác biệt giữa luật pháp của quốc gia có liên quan và các yêu cầu pháp lý có thể áp dụng trên phạm vi quốc tế đối với hoạt động vận hành và thị trường hiện tại cũng như trong tương lai;

g) nhận diện, báo cáo rủi ro và cơ hội sở hữu trí tuệ cho các bên quan tâm (ví dụ; ban giám đốc, cổ đông, các bộ phận chức năng của tổ chức);

h) Xác định giá trị (tài chính hoặc phi tài chính, nội bộ hay bên ngoài) đối với tổ chức thông qua sở hữu trí tuệ, ví dụ: danh tiếng, tài chính, hợp tác và nguồn lực con người;

i) triển khai các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ khác bao gồm bảo vệ bí mật kinh doanh, quản lý ý tưởng hoặc làm rõ quyền sở hữu trong mối quan hệ với các đối tác bên ngoài, ví dụ: trong các dự án hợp tác đổi mới;

j) thiết lập nhận thức và cung cấp đào tạo bên trong tổ chức, nếu cần.

Trách nhiệm quản lý sở hữu trí tuệ cần được xác định rõ, lập thành văn bản và chia sẻ với phần còn lại của tổ chức, đặc biệt bên trong khuôn khổ các mối tương tác của họ đối với các bộ phận chức năng khác trong tổ chức.

Vai trò và trách nhiệm đối với việc quản lý sở hữu trí tuệ có thể được chỉ định: a) như một phần của các vai trò hiện có, tương tự các vai trò liên quan đến các phòng chức năng và đơn vị cụ thể; hoặc b) như vai trò riêng biệt tập trung vào hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ chung hoặc/và cho riêng việc quản lý tạo lập tài sản trí tuệ và các hoạt động có liên quan. Những trách nhiệm kể trên có thể được một người hoặc một nhóm đảm nhận, và có thể là nội bộ tổ chức hoặc bên ngoài tổ chức.

Bộ phận chức năng tổ chức quản lý sở hữu trí tuệ có thể báo cáo lên nhóm quản lý cấp cao, được đưa vào nhóm quản lý cao cấp, hoặc có thể do lãnh đạo cao nhất tự mình đảm nhận.

4.4  Văn hóa

Tổ chức cần truyền đạt văn hóa tổ chức để hỗ trợ có hiệu quả việc quản lý sở hữu trí tuệ.

4.4.1  Nhận thức

Để thiết lập, triển khai, duy trì và cải tiến liên tục một cách hiệu quả hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ, tổ chức cần đẩy mạnh nhận thức sở hữu trí tuệ trong toàn tổ chức bằng cách:

a) đạt được giám sát và chấp thuận từ lãnh đạo cao nhất của tổ chức về cả chính sách và các quá trình phục vụ quản lý chiến lược sở hữu trí tuệ;

b) chỉ định một thành viên thuộc nhóm quản lý cấp cao chịu trách nhiệm triển khai các chính sách và quá trình của tổ chức đối với hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ;

c) cung cấp cho nhân viên kiến thức về chính sách và quá trình quản lý sở hữu trí tuệ, mục đích và kỳ vọng cụ thể của các hoạt động này liên quan đến các vai trò cần thiết của sở hữu trí tuệ, cũng như cách thức chúng góp phần đem lại hiệu của cho việc quản lý sở hữu trí tuệ trong các hoạt động thực hiện công việc hàng ngày;

d) đảm bảo nhân viên ở tất cả bộ phận (thuộc tổ chức) hiểu các quá trình và phương thức kinh doanh cụ thể về sở hữu trí tuệ và hậu quả của việc không tuân thủ các yêu cầu của tổ chức đối với hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ.

4.4.2  Môi trường làm việc

Để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục có hiệu quả hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ, tổ chức cần cung cấp và duy trì môi trường làm việc thuận lợi bằng cách:

a) khuyến khích tất cả các cấp quản lý tuyên truyền và thể hiện cam kết của mình đối với quản lý sở hữu trí tuệ và xem xét đến hậu quả của việc không tuân thủ đúng:

b) cung cấp hỗ trợ cần thiết (bao gồm cơ sở hạ tầng, nguồn lực, tài sản, đào tạo và công cụ) cho việc vận hành có hiệu quả và đạt hiệu suất các quá trình phục vụ quản lý sở hữu trí tuệ;

c) trao quyền cho nhân viên trong việc ra quyết định bảo đảm quản lý phù hợp sở hữu trí tuệ trong hoạt động công việc thường ngày của họ;

d) khuyến khích sự tham gia thích hợp và phản hồi của nhân viên về các quá trình quản lý sở hữu trí tuệ;

e) xem xét việc khuyến khích và chương trình công nhận thành tựu của cá nhân và/hoặc đội, nhóm làm việc trong quản lý sở hữu trí tuệ;

f) xây dựng các quá trình nguồn nhân lực để giải quyết những xem xét về sở hữu trí tuệ đối với nhân viên mới, và đối với nhân viên nghỉ việc (ví dụ: đối với việc bảo mật các bí mật kinh doanh và tiết lộ thông tin).

4.5  Nguồn lực con người

Tổ chức cần bảo đảm sẵn có nhân lực đủ năng lực nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ đạt hiệu quả như sau:

4.5.1  Con người

Để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục có hiệu quả hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ, tổ chức cần:

a) nhận diện, cung cấp và bảo đảm sẵn có nhân lực cần thiết cho từng hoạt động hoặc giai đoạn trong quá trình quản lý sở hữu trí tuệ;

b) Xem xét kiến thức (cả cá nhân và tập thể), năng lực và hạn chế của nhân sự trong tổ chức;

c) xem xét hỗ trợ đa ngành bên cạnh năng lực cốt lõi về sở hữu và/hoặc ý kiến chuyên gia có thể hoặc cần lấy từ các nhà cung cấp bên ngoài;

d) xem xét cơ chế báo cáo về quản trị sở hữu trí tuệ tới lãnh đạo cao nhất, có thể bao gồm các báo cáo định kỳ về sự sẵn có nguồn lực, nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới của tổ chức.

4.5.2  Kiến thức và năng lực

Để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục có hiệu quả hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ, tổ chức cần:

a) Xác định kiến thức cần thiết và bảo đảm kiến thức này được duy trì và sẵn có (ví dụ: bằng cách tận dụng hướng dẫn đã xuất bản sẵn có từ các tổ chức và cơ quan chính phủ khác nhau nhằm nâng cao hiểu biết về các yếu tố của quản lý sở hữu trí tuệ);

b) quản trị các yêu cầu thay đổi đối với quản lý sở hữu trí tuệ, sử dụng kết quả đánh giá kiến thức và năng lực gần đây của nhân viên so với nhu cầu chiến lược về sở hữu trí tuệ trong tương lai; đồng thời xác định cách thức đạt được hoặc cung cấp cách tiếp cận kiến thức bổ sung;

c) xác định năng lực quản lý sở hữu trí tuệ mà nhân viên cần có liên quan đến công việc hàng ngày của họ.

4.5.3  Giáo dục và đào tạo

Để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục có hiệu quả hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ, tổ chức cần đảm bảo nhân viên ý thức được các quá trình và kỳ vọng về quản lý sở hữu trí tuệ bằng cách:

a) xây dựng chương trình đào tạo được thiết kế nhằm nâng cao nhận thức về sở hữu trí tuệ cũng như chính sách sở hữu trí tuệ của tổ chức và các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ, cung cấp chương trình này đến cho tất cá nhân viên và đảm bảo xác định lại định kỳ nền tảng.

b) cung cấp đào tạo theo vai trò cụ thể nhằm đảm bảo năng lực sở hữu trí tuệ cần thiết sẵn có để đáp ứng nhu cầu hiện tại và dự kiến trong tương lai;

c) đo lường hiệu quả thực hiện tập huấn sở hữu trí tuệ sẵn có theo định kỳ để bảo đảm các quá trình quản lý sở hữu trí tuệ được hiểu và tuân thủ đầy đủ ở tất cả các cấp trong tổ chức.

4.6  Xem xét về tài chính

Để quản lý hiệu quả sở hữu trí tuệ, quan trọng là cần nhìn nhận rằng có rất nhiều chi phí liên quan đến hoạt động phát triển và duy trì một hồ sơ năng lực sở hữu trí tuệ (ví dụ: chi phí liên quan tới việc định giá, bảo hộ, đăng ký, duy trì và thực thi quyền sở hữu trí tuệ, cũng như chi phí dành cho nguồn lực của tổ chức như nhân sự và đào tạo nhân sự). Quản lý sở hữu trí tuệ cần được nhìn nhận như một khoản đầu tư dài hạn, có thể tạo ra lợi nhuận tài chính và cơ hội kinh doanh.

Với những xem xét này, tổ chức cần sẵn có nguồn lực tài chính cần thiết để thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ. Cụ thể, tổ chức cần:

a) xem xét các cơ hội và ràng buộc tài chính gắn liền với quản lý sở hữu trí tuệ, bao gồm các tác động về tài chính của việc không đạt được sở hữu trí tuệ và quản lý sở hữu trí tuệ;

b) phân bổ nguồn lực tài chính dành riêng cho các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ, ví dụ: như phần trăm của doanh thu hàng năm hoặc ngân sách tổng thể hay chỉ định quỹ cho sáng kiến quản lý sở hữu trí tuệ bởi lãnh đạo cao nhất;

c) gán một giá trị tài chính cho sở hữu trí tuệ (ví dụ: đối với mua lại, bán hoặc đầu tư) khi cần hoặc có lợi trong từng trường hợp. Tổ chức cần thận trọng về các phương pháp luận định giá khác nhau, nhưng cũng cần công nhận rằng có thể có các hệ quả tiêu cực và tích cực để gán một giá trị tài chính cho sở hữu trí tuệ;

d) xem xét vai trò của sở hữu trí tuệ trong việc đạt được và hỗ trợ những lợi ích tài chính khác như tạo điều kiện tiếp cận tài chính từ các nguồn nội bộ và bên ngoài, và đối với đầu tư vào đổi mới cũng như phát triển, thương mại hóa và tăng trưởng sản phẩm;

e) thiết lập nguyên tắc đầu tư, ví dụ: đầu tư để mua lại danh mục bằng sáng chế, mua bán và sáp nhập do sở hữu trí tuệ;

f) xem xét ưu đãi tài chính sở hữu trí tuệ bên ngoài dành cho sở hữu trí tuệ và điều kiện và/hoặc quy định chung liên quan (ví dụ: chính sách của chính phủ, sáng kiến khu vực công về sở hữu trí tuệ, ưu đãi thuế).

4.7  Xem xét về pháp lý

Tổ chức cần có kiến thức chung về các xem xét về pháp lý liên quan đến quản lý sở hữu trí tuệ. Ví dụ, lựa chọn bảo hộ pháp lý cho kết quả đổi mới là công bố công khai kết quả đó để bên thứ ba sau đó không thể ghi nhận bảo hộ sở hữu trí tuệ và ngăn cản tổ chức thương mại hóa kết quả đổi mới đó. Tổ chức cũng nên nhận thức rõ là việc bên thứ ba xâm phạm sở hữu trí tuệ có thể giải quyết thông qua phương thức khác gồm: cấp giấy phép, cộng tác hoặc kiện tụng.

Những xem xét này, tổ chức cần:

a) cung cấp hỗ trợ đối với các hoạt động pháp lý liên quan trong các quá trình đổi mới, hướng tới triển khai thực hiện các giải pháp và bảo đảm tiếp cận được nguồn lực pháp lý đủ khả năng và trình độ phù hợp khi cần.

b) xử lý các vấn đề pháp lý (ví dụ: quyền tác giả, quyền sáng chế, quyền sở hữu, xâm phạm sở hữu trí tuệ và các vấn đề về hợp đồng);

c) phát triển quá trình lưu giữ và duy trì sở hữu trí tuệ và tài liệu đổi mới liên quan (ví dụ: các bản ghi) để giải quyết các khía cạnh sau: giám sát các thời hạn và rà soát định kỳ hồ sơ năng lực bảo đảm hình thức và phạm vi bảo hộ vẫn phù hợp với mục đích hoặc điều chỉnh nếu được yêu cầu;

d) xem xét hệ quả của chu kỳ hiệu lực về bảo hộ sở hữu trí tuệ dành cho đổi mới đối với sở hữu trí tuệ của tổ chức và mở rộng hơn chiến lược đổi mới. Việc làm này bao gồm xem xét hiệu lực bảo hộ sở hữu trí tuệ từ lúc khởi đầu quá trình đổi mới khi sở hữu trí tuệ được tạo ra, cho đến khi hiệu lực bảo hộ sở hữu trí tuệ hết hạn (ví dụ: xấp xỉ 20 năm đối với bằng sáng chế, chu kỳ của một nhãn hiệu nếu được duy trì hoặc quyền sở hữu vĩnh viễn đối với các bí mật kinh doanh được bảo hộ phù hợp);

e) lưu ý rằng các hình thức khác nhau về sở hữu trí tuệ đều có yêu cầu cụ thể về bảo hộ (ví dụ: bằng sáng chế cần đăng ký ở mọi quốc gia mà bảo hộ được mong muốn và bảo hộ bí mật kinh doanh là bắt buộc với các biện pháp phù hợp được áp dụng để bảo vệ những bí mật này) và từng dạng sở hữu trí tuệ đưa ra những quyền khác nhau;

f) giải quyết với sở hữu trí tuệ bên thứ ba theo hướng tiếp cận căn cứ trên rủi ro đã thiết lập của tổ chức (ví dụ: giấy phép, thiết kế thay thế sở hữu trí tuệ bên thứ ba, hay chọn bỏ qua) để cân bằng các cơ hội, rủi ro và hệ quả tiềm năng mà hành động đem lại;

g) nhận thức rủi ro và cơ hội liên quan đến những quốc gia có các tiêu chuẩn và thông lệ khác nhau về khung pháp lý. Ví dụ: có thể có những liên quan về pháp lý khác nhau đối với việc giám sát và đánh giá sở hữu trí tuệ bên thứ ba trong những quyền hạn pháp lý khác nhau.

5  Chiến lược sở hữu trí tuệ

Tổ chức cần có chiến lược sở hữu trí tuệ được tích hợp như thành tố chủ chốt của chiến lược đổi mới. Ngoài ra, chiến lược sở hữu trí tuệ của tổ chức cần phù hợp và hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh của tổ chức đó. Hình 3 minh họa mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh của tổ chức, chiến lược đổi mới và chiến lược sở hữu trí tuệ.

Hình 3 - Mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh, chiến lược đổi mới và chiến lược sở hữu trí tuệ của tổ chức

Tổ chức có thể có chiến lược đổi mới chung hoặc các chiến lược riêng tập trung vào những mục tiêu khác nhau (ví dụ: tập trung vào sản phẩm/ dịch vụ, hoặc ở các mức tổ chức/ nhu cầu kinh doanh khác nhau hoặc về các chiến lược đổi mới khác nhau như đổi mới mở và đóng (Xem TCVN ISO 56000).

5.1  Mục tiêu chiến lược sở hữu trí tuệ

Tương tự với cách tiếp cận được thực hiện trong việc tạo lập các chiến lược đổi mới chung hoặc cụ thể, một chiến lược sở hữu trí tuệ của tổ chức có thể biến đổi tùy thuộc vào cả chiến lược đổi mới và chiến lược kinh doanh của tổ chức, liên quan đến mục tiêu cho sản phẩm, dịch vụ, quá trình, mô hình, phương pháp mới v.v.

Mục đích của việc xây dựng chiến lược sở hữu trí tuệ là nhằm tích hợp quản lý sở hữu trí tuệ với các chiến lược kinh doanh và đổi mới, sẽ:

- đảm bảo phân bổ chính xác các nguồn lực trong suốt các quá trình đổi mới;

- xác định các mục tiêu chiến lược sở hữu trí tuệ và chính sách liên quan sẽ cho phép tổ chức thực hiện các mục tiêu về tổ chức và đổi mới. Quá trình chiến lược này sẽ bảo đảm quản lý đổi mới có hiệu quả, và cải thiện tỷ lệ thành công đổi mới, kết quả, đầu ra và đầu vào và/hoặc hiệu suất thực hiện của tổ chức.

- giảm thiểu rủi ro sở hữu trí tuệ gắn với các hoạt động và sáng kiến đổi mới, đảm bảo tổ chức duy trì quyền sở hữu hoặc tiếp cận được với đầu ra và/hoặc kết quả đổi mới.

- tối ưu hóa tài sản sở hữu trí tuệ và tối đa hóa hiệu quả, đầu ra, và/hoặc kết quả đổi mới (ví dụ: nhìn trên quan điểm tiền tệ hóa, thương mại hóa, chuyển giao công nghệ, quan hệ đối tác đổi mới, quản lý chuỗi cung ứng, hoặc tối ưu vị trí tổ chức đối với bối cảnh sở hữu trí tuệ);

- tăng cường tính cạnh tranh tổ chức bằng cách tận dụng sở hữu trí tuệ.

5.2  Phát triển chiến lược sở hữu trí tuệ

Phát triển chiến lược sở hữu trí tuệ đóng vai trò quan trọng, phản ánh việc áp dụng sở hữu trí tuệ như một công cụ nhằm thúc đẩy các mục tiêu tổ chức và do đó chiến lược sở hữu trí tuệ cần hỗ trợ thành tựu về chiến lược đổi mới và kinh doanh mở rộng hơn.

Xây dựng chiến lược sở hữu trí tuệ gồm những bước sau:

a) Hiểu về vai trò của sở hữu trí tuệ và quản lý sở hữu trí tuệ ở cả chiến lược đổi mới và chiến lược kinh doanh.

- xem xét mục tiêu của tổ chức và những gì cần để đạt được những mục tiêu đó.

- xem xét mức độ phù hợp giữa tầm nhìn/sứ mệnh chiến lược về sở hữu trí tuệ của tổ chức với định hướng về sở hữu trí tuệ hiện tại và tương lai của tổ chức.

- xem xét cách thức chiến lược sở hữu trí tuệ sẽ được phản ánh trong các chiến lược kinh doanh, chiến lược đổi mới của tổ chức.

- xem xét cách thức sở hữu trí tuệ được sử dụng giúp tổ chức hỗ trợ và đạt được mục tiêu kinh doanh.

- xem xét các rào cản liên quan đến sở hữu trí tuệ để tổ chức đạt được sứ mệnh của mình.

- xem xét tất cả các rào cản tổ chức tồn tại trong việc phát triển chiến lược sở hữu trí tuệ.

b) Hiểu và lập thành văn bản vị trí sở hữu trí tuệ hiện tại của tổ chức.

- Xem xét sự liên quan của tài sản sở hữu trí tuệ của tổ chức với thị trường, đối thủ cạnh tranh và/hoặc các bên thứ ba liên quan khác, bao gồm các tác động và sự hoàn thành các mục tiêu chiến lược đổi mới và kinh doanh nội bộ.

Hình 4 minh họa các bước phát triển chiến lược sở hữu trí tuệ.

Hình 4 - Các bước phát triển chiến lược sở hữu trí tuệ

- Xem xét thông tin liên quan đến sở hữu trí tuệ của bên thứ ba (ví dụ: đạt được thông qua phân tích thông tin cạnh tranh) và sở hữu trí tuệ của riêng tổ chức (ví dụ: đạt được thông qua hoạt động đánh giá sở hữu trí tuệ), và liệu tổ chức có thể tiếp cận được nhằm hỗ trợ để đạt được mục tiêu sở hữu trí tuệ của tổ chức.

- Xem xét cách thức cả sở hữu trí tuệ của riêng tổ chức (ví dụ: thông tin từ hoạt động đánh giá sở hữu trí tuệ) và sở hữu trí tuệ của bên thứ ba (bắt nguồn từ thông tin cạnh tranh) tác động đến việc đạt được mục tiêu về sở hữu trí tuệ của tổ chức.

- Đánh giá hiện trạng quản lý sở hữu trí tuệ của tổ chức với các điều kiện sau:

+ mức độ trưởng thành về quản lý sở hữu trí tuệ so sánh với: a) văn hóa/ năng lực/ kinh nghiệm, b) hiệu quả thực hiện đổi mới;

+ so sánh với các tổ chức tương đương trong ngành gồm cả đối thủ cạnh tranh,

c) Thiết lập các mục tiêu sở hữu trí tuệ phù hợp với chính sách đổi mới và lộ trình của tổ chức.

- Thiết lập các mục tiêu đáp ứng nhu cầu sở hữu trí tuệ của tổ chức (ví dụ: phát triển hoặc đạt được sở hữu trí tuệ).

- Xem xét khi nào, cái gì và ở đâu để khai thác/ tận dụng sở hữu trí tuệ, bao gồm cả những gì bên thứ ba có thể làm trong mối quan tâm đến sự sở hữu trí tuệ phù hợp và cách thức giải quyết mối quan tâm này.

- Nhận diện sở hữu trí tuệ nào cần đạt được và quản lý, bao gồm sở hữu trí tuệ có được từ đổi mới tổ chức và/ hoặc bên thứ ba sở hữu trí tuệ.

- Xác định liệu sở hữu trí tuệ nào phù hợp có thể được tận dụng bằng nhiều cách như: loại bỏ, rút giấy phép, hoặc làm mất hiệu lực duy trì để tiết kiệm chi phí.

d) Thực hiện/ vận hành chiến lược sở hữu trí tuệ

- Xem xét nhiều dạng sở hữu trí tuệ và quyền sở hữu trí tuệ có liên quan mà có thể phù hợp với các hoạt động đổi mới của tổ chức.

- Xem xét các quá trình quản lý sở hữu trí tuệ cần thiết, và các quá trình phù hợp liên quan đến các hoạt động và sáng kiến đổi mới.

- Xem xét nguồn lực, khả năng và khung thời gian.

- Xem xét tất cả khả năng thương mại hóa sở hữu trí tuệ hợp lý (ví dụ: thị trường mới, cấp giấy phép, nhượng quyền và xác định).

e) Truyền đạt về chiến lược sở hữu trí tuệ cho tất cả các bên

Các bước được vạch ra trên đây có thể áp dụng cho một tổ chức nói chung hoặc một nhóm nhỏ hơn trong một tổ chức hay thậm chí ở cấp độ dự án.

5.3  Thực hiện chiến lược sở hữu trí tuệ

Tổ chức cần định kỳ đánh giá và rà soát chiến lược sở hữu trí tuệ của tổ chức mình dựa vào những thay đổi môi trường bên ngoài hoặc những thay đổi nội bộ do sự phát triển của chiến lược tổ chức.

Tổ chức cần đánh giá chiến lược sở hữu trí tuệ bằng cách xem xét các nội dung sau:

- đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và những thách thức liên quan đến sở hữu trí tuệ của tổ chức trong bối cảnh tổ chức thay đổi;

- phát hiện và rà soát các mục tiêu sở hữu trí tuệ chiến lược then chốt của tổ chức;

- hiểu được cách thức chiến lược sở hữu trí tuệ liên kết với định hướng chiến lược của tổ chức;

- xác định ai là người chịu trách nhiệm làm việc gì trong quá trình thực hiện chiến lược sở hữu trí tuệ;

- xác định cách đo lường tác động đến kinh doanh;

- xác định khung thời gian;

- hiểu các điểm cần xem xét trong chính sách tổng thể về sở hữu trí tuệ của tổ chức.

Tổ chức cần truyền đạt về chiến lược sở hữu trí tuệ cho tất cả các bên quan tâm, nếu cần, nhằm đạt được việc triển khai hiệu quả. Tổ chức cũng cần phát triển công cụ và phân bổ nguồn lực cần thiết để bảo đảm chiến lược sở hữu trí tuệ và các quá trình quản lý sở hữu trí tuệ được thực hiện phù hợp.

Để biết thêm chi tiết về thực hiện và đáp ứng chiến lược sở hữu trí tuệ, xem Điều 4 và Điều 6.

6  Quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình đổi mới

6.1  Yêu cầu chung

Đổi mới là phi tuyến tính và lặp đi lặp lại, bao gồm năm quá trình đổi mới tương tác lẫn nhau (xem 8.3, TCVN ISO 56002:2020: (1) nhận diện cơ hội, (2) tạo lập ý tưởng, (3) xác định ý tưởng, (4) phát triển giải pháp và (5) triển khai giải pháp, như đã xác định trong hệ thống quản lý đổi mới (Xem Hình 2). Tổ chức cần cấu trúc vận hành quản lý sở hữu trí tuệ phù hợp với các quá trình đổi mới của mình. Yêu cầu quản lý sở hữu trí tuệ trải ra toàn bộ phạm vi của quá trình đổi mới, nhưng cần được điều chỉnh phù hợp với điều kiện cụ thể gắn liền với từng quá trình đổi mới. Các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ được ứng dụng rất cần thiết nhằm: (a) làm cho quá trình đổi mới hiệu quả hơn, (b) tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích lũy, hoặc tiếp cận, định giá tài sản vô hình, và (c) cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho các nhà đổi mới.

Nhằm đảm bảo phù hợp với phương pháp tiếp cận quản lý sở hữu trí tuệ đã thiết lập, các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ cần được hướng dẫn bởi chiến lược sở hữu trí tuệ sẵn có, trong khi không ngừng triển khai các công cụ và phương pháp quản lý sở hữu trí tuệ (ví dụ: toàn cảnh hoặc điều hướng sở hữu trí tuệ). Hoạt động này cần được tổ chức thực hiện có tận dụng sự phối hợp giữa các bộ kỹ năng khác nhau, ví dụ: chuyên gia sở hữu trí tuệ nội bộ và/ hoặc bên ngoài, kỹ sư nghiên cứu và phát triển, giám đốc sản xuất.

Hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ gồm một vài nhiệm vụ được thực hiện bởi các cá nhân khác nhau trong tổ chức (ví dụ: chuyên gia sở hữu trí tuệ nội bộ và/ hoặc bên ngoài, kỹ sư nghiên cứu và phát triển, giám đốc sản xuất) và các nhiệm vụ này thường theo hầu hết các tài sản sở hữu trí tuệ trong suốt chu kỳ hoạt động của chúng.

Nhiệm vụ bao gồm, nhưng không bị giới hạn, các hoạt động trong chu kỳ tài sản sở hữu trí tuệ như sau:

- Tạo ra và đạt được sở hữu trí tuệ;

- Đảm bảo sở hữu trí tuệ được tạo ra do tổ chức sở hữu hoặc sẵn có phục vụ tổ chức;

- Nhận diện và lập thành văn bản những sở hữu trí tuệ hiện có của tổ chức;

- Sắp xếp và truy xuất sở hữu trí tuệ;

- Khai thác và ứng dụng sở hữu trí tuệ trong kinh doanh;

- Tạo ra cơ hội và giảm bớt rủi ro liên quan đến sở hữu trí tuệ;

- Quản lý tài sản trí tuệ (ví dụ: hủy bỏ, cấp phép, mua bán).

Các nhiệm vụ này có thể được nhìn nhận như các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ áp dụng cho từng quá trình trong số năm quá trình (nhận diện, sáng tạo, xác định, phát triển và triển khai). Tuy nhiên bối cảnh và mục đích của các hoạt động cần khác nhau qua các quá trình đổi mới.

Để thực hiện quản lý sở hữu trí tuệ xuyên suốt các quá trình đổi mới khác nhau, tổ chức cần xem xét:

- đổi mới thường đem lại nhiều tài sản trí tuệ khác nhau có thể được bảo hộ. Ví dụ: bằng sáng chế có thể áp dụng cho các sản phẩm hoặc quá trình mới, bản quyền cho các tác phẩm văn học và nghệ thuật hoặc phần mềm, thiết kế mang tính công nghiệp cho một khía cạnh thẩm mỹ của một sản phẩm, nhãn hiệu để nhận biết nhãn hiệu một sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc bí mật kinh doanh để bảo vệ công thức bí mật độc nhất.

- hình thức hoặc loại sở hữu trí tuệ có thể xuất hiện từ các sáng kiến đổi mới có thể tạo ra những cơ hội khai thác tồn tại tối thiểu trong chu kỳ hình thành sở hữu trí tuệ và/ hoặc quyền sở hữu trí tuệ (ví dụ: chu kỳ của một nhãn hiệu nếu được duy trì hoặc có tiềm năng tồn tại vĩnh viễn đối với các bí mật kinh doanh được bảo vệ phù hợp).

- nhận diện, bảo vệ và tận dụng sở hữu trí tuệ có thể đem lại lợi ích tài chính, danh tiếng, hợp tác và/ hoặc mạng lưới. Việc không công nhận và hưởng ứng các lựa chọn này có thể hạn chế thực hiện các lợi ích kể trên. Ngoài ra, tổ chức có thể gặp rủi ro nếu không thể tận dụng được các đầu ra/ kết quả đổi mới của chính mình hoặc chỉ có thể làm vậy với chi phí bất lợi. Thêm vào đó, việc bỏ qua bên thứ ba sở hữu trí tuệ có thể dẫn đến rủi ro dưới hình thức trách nhiệm tài chính và/hoặc thỏa hiệp về khả năng tiếp tục tồn tại của tổ chức.

- việc cùng tham gia với những người liên quan trong các quá trình là hết sức cần thiết. Để nắm bắt và tận dụng tối ưu sở hữu trí tuệ được tạo ra trong quá trình đổi mới, các tổ chức cần chấp nhận những thực hành cụ thể nhằm mục đích liên kết mọi người trong việc nhận diện và bảo vệ sở hữu trí tuệ (ví dụ: bằng việc chấp nhận tài liệu phù hợp, các thực hành về bảo mật và đăng ký, khi thích hợp). Việc sử dụng các thực hành phù hợp cũng rất cần thiết để truyền đạt tin tới các bên quan tâm, cho phép họ tận dụng sở hữu trí tuệ và xa hơn nữa là các mục tiêu chiến lược chung của tổ chức.

- nhận thức được rằng quá trình “triển khai giải pháp” có thể kéo dài cả chu kỳ của kỳ hạn sở hữu trí tuệ cụ thể. Cần liên tục kiểm tra giám sát để bảo đảm hoạt động bảo hộ, thương mại hóa và/ hoặc khai thác được tối ưu hóa liên tục đối với thị trường trong toàn bộ chu kỳ. Trong thực tế, điều này yêu cầu tổ chức liên tục lặp đi lặp lại năm quá trình tương tác trong suốt chu kỳ của quyền sở hữu trí tuệ, nhằm đảm bảo sở hữu trí tuệ được tối ưu hóa (ví dụ: bằng việc sáng tạo sở hữu trí tuệ bổ sung và/hoặc hủy bỏ hoặc bán quyền sở hữu trí tuệ không cần thiết để tiết kiệm chi phí).

Triển khai các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ tại Điều 6 yêu cầu sử dụng các công cụ và phương pháp dựa trên sở hữu trí tuệ khác nhau (Phụ lục B). Đối với nhiều tổ chức, các công cụ và phương pháp sở hữu trí tuệ này liên quan đến hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ có thể được sử dụng tại các nhiều điểm và thường trùng lặp xuyên suốt năm quá trình đổi mới.

Tổ chức cần xem xét các công cụ và phương pháp phù hợp từ Phục lục A đến Phụ lục B để áp dụng trong các hoạt động và sáng kiến đổi mới của tổ chức.

6.2 Quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình “nhận diện cơ hội”

6.2.1  Lý do

Để xác định và ưu tiên các cơ hội tiềm năng dành cho đổi mới bằng cách nhận diện mức độ phát triển cao nhất (ví dụ: thông qua nghiên cứu hiện trạng ban đầu hoặc toàn cảnh sở hữu trí tuệ).

6.2.2  Đầu vào

Để nhận diện và xác định cơ hội đổi mới, tổ chức cần xem xét các đầu vào sau đây:

- sáng kiến đổi mới;

- xu thế kỹ thuật;

- tình trạng kỹ thuật đã biết thông qua cơ sở dữ liệu sở hữu trí tuệ sẵn có công khai;

- thông tin tài liệu liên quan trước đó (ví dụ; hồ sơ đổi mới);

- quyền sở hữu trí tuệ của tổ chức và của các bên quan tâm liên quan khác (gồm cả đối thủ cạnh tranh);

- năng lực kỹ thuật của tổ chức, đối thủ cạnh tranh và các bên quan tâm khác;

- phân tích thị trường và đo điểm chuẩn;

- tăng trưởng của quốc gia, khu vực và quốc tế;

- thông tin khác có thể hỗ trợ tổ chức xác định có hay không áp dụng bảo vệ sở hữu trí tuệ để nắm bắt và bảo đảm cơ hội được phát triển từ các sáng kiến đổi mới.

6.2.3  Cách thức

Trong quá trình nhận diện và xác định cơ hội, tổ chức cần:

- bảo đảm các ý kiến được thu thập bằng nhiều phương thức và lưu trữ cùng dữ liệu liên quan (ví dụ: ngày hình thành, ngày công bố ra bên ngoài). Điều này có thể cung cấp bằng chứng trong trường hợp nảy sinh thách thức hoặc tranh chấp sau này;

- thiết lập trao đổi thông tin phù hợp giữa nhân sự sở hữu trí tuệ, nghiên cứu và phát triển và nhân viên tiếp thị, để bảo đảm hiểu biết chung về công nghệ giá trị nhất của tổ chức là gì và sắp xếp kế hoạch nghiên cứu và phát triển, các phát minh hiện có và phương pháp tiếp cận tiếp thị;

- triển khai phân tích hồ sơ năng lực sở hữu trí tuệ nội bộ bằng cách xem xét và duy trì cơ sở dữ liệu được cập nhật với mục tiêu xác định phạm vi bảo hộ phù hợp;

- triển khai phân tích mức độ phát triển cao nhất và/ hoặc sở hữu trí tuệ (ví dụ: có thể thông qua công cụ và phương pháp như tra cứu sở hữu trí tuệ, điều hướng sở hữu trí tuệ hoặc toàn cảnh sở hữu trí tuệ) cho các mục đích:

1) phát hiện các cơ hội đổi mới chưa được và không được bảo vệ bởi quyền sở hữu trí tuệ của các tổ chức khác;

2) nhận diện các đối thủ cạnh tranh tiềm năng và các hoạt động của họ, tập trung vào vị trí và/ hoặc phương hướng sở hữu trí tuệ của họ;

3) nhận diện các cơ hội và đối tác phối hợp tiềm năng, gồm các cơ hội chuyển giao công nghệ và tham gia vào hợp tác đổi mới, nếu phù hợp (xem ISO 56003:2019);

4) phát hiện những xu hướng về công nghệ hoặc thị trường ở giai đoạn đầu.

- trong các tình huống liên quan đến hợp tác bên ngoài, việc tài trợ hoặc hình thức đóng góp khác, bảo đảm tổ chức có thể tiếp cận sở hữu trí tuệ được tạo ra trong quá trình đổi mới nhắm đến (các) mục tiêu đã đề ra.

6.2.4  Đầu ra

Các hoạt động này có thể đem lại đầu ra như sau:

- hiểu được mức độ phát triển cao nhất và quyền sở hữu trí tuệ hiện có liên quan đến sáng kiến đổi mới;

- các cơ hội tiềm năng được nhận diện và ưu tiên hoặc lĩnh vực cơ hội dành cho đổi mới;

- sở hữu trí tuệ hoặc khoảng trống sở hữu trí tuệ liên quan được nhận diện để khai thác cơ hội thị trường.

6.3  Quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình “tạo lập ý tưởng”

6.3.1  Lý do

Cung cấp kiến thức sâu sắc từ quan điểm về sở hữu trí tuệ để hỗ trợ: 1) tạo ra các ý tưởng tiềm năng hướng đến những cơ hội được nhận diện; 2) lựa chọn ý tưởng tiềm năng căn cứ trên các tiêu chí sở hữu trí tuệ để thông báo tới người ra quyết định.

6.3.2  Đầu vào

Tạo lập ý tưởng tiềm năng dành cho đổi mới, tổ chức cần xem xét những đầu vào sau đây:

- hiểu được mức độ phát triển cao nhất và quyền sở hữu trí tuệ hiện có liên quan đến sáng kiến đổi mới;

- các cơ hội tiềm năng được nhận diện và ưu tiên hoặc lĩnh vực cơ hội dành cho đổi mới;

- sở hữu trí tuệ hoặc khoảng trống sở hữu trí tuệ liên quan được nhận diện để khai thác cơ hội thị trường;

- thông tin khác (ví dụ: chính sách và chiến lược của tổ chức dành cho sở hữu trí tuệ liên quan đến thị trường dự kiến, có thể hỗ trợ tổ chức xác định các ý tưởng có nên được bảo vệ hay không và phạm vi bảo vệ là gì.

6.3.3  Cách thức

Tổ chức cần:

- xem xét hồ sơ/ cơ sở dữ liệu sở hữu trí tuệ nội bộ để tiếp cận sở hữu trí tuệ hiện tại có liên quan đến tạo ý tưởng:

- rà soát bên thứ ba sở hữu trí tuệ để đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan;

- tạo ý tưởng từ các ý tưởng hứa hẹn hoặc các giải pháp tiềm năng;

- xác định cơ hội tiềm năng cho sở hữu trí tuệ mới;

- điều tra và đánh giá ý tưởng đã tạo ra;

- nhận diện các đối tác tiềm năng hoặc người cấp phép và đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan;

- giữ và duy trì thông tin đã được lưu trữ (ví dụ: hồ sơ về ý tưởng được tạo ra gồm thông tin của người sáng chế và các sáng chế, đóng góp của các phát minh, bằng chứng về ngày sớm nhất của các sáng chế);

- lựa chọn ý tưởng phù hợp nhất từ những ý tưởng được tạo ra, có chú ý đến các bước trước đó;

- đảm bảo ý tưởng phù hợp nhất hỗ trợ chiến lược sở hữu trí tuệ.

6.3.4  Đầu ra

Những hoạt động này có thể đem lại các đầu ra dưới đây, hình thành quan điểm về sở hữu trí tuệ để thông tin đến các bên quan tâm liên quan:

- hồ sơ được cập nhật về các hoạt động; kết quả và dữ liệu đổi mới;

- xem xét (các) ý tưởng khả thi nhất từ quan điểm về sở hữu trí tuệ;

- hiểu được chính sở hữu trí tuệ của tổ chức liên quan đến các ý tưởng đã sáng tạo nên;

- đánh giá rủi ro và cơ hội sở hữu trí tuệ liên quan đến các ý tưởng được tạo ra;

- đánh giá ý tưởng tiềm năng cần được bảo vệ và công bố công khai;

- đánh giá việc có theo đuổi sở hữu trí tuệ hay không và nếu như vậy thì theo đuổi hình thức nào;

- phạm vi được xác định và ưu tiên dành cho việc sáng tạo và bảo hộ sở hữu trí tuệ.

6.4  Quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình “xác định ý tưởng”

6.4.1  Lý do

Để điều tra và đánh giá thêm về rủi ro và cơ hội sở hữu trí tuệ như nền tảng xác định các ý tưởng được tạo ra và, nếu phù hợp, tra cứu bảo hộ sở hữu trí tuệ cho các ý tưởng đã được xác định.

6.4.2  Đầu vào

Để hỗ trợ các ý tưởng đã xác định, tổ chức cần xem xét các đầu vào sau đây:

- hồ sơ về các hoạt động, kết quả và dữ liệu đổi mới hiện có;

- tất cả các ý tưởng được sáng tạo;

- hiểu được chính sở hữu trí tuệ của tổ chức, liên quan đến các ý tưởng được sáng tạo;

- đánh giá rủi ro và cơ hội sở hữu trí tuệ liên quan đến ý tưởng được sáng tạo;

- đánh giá việc có theo đuổi quyền sở hữu trí tuệ hay không và nếu như vậy thì theo đuổi hình thức nào;

- phạm vi được xác định và ưu tiên dành cho việc sáng tạo và bảo hộ sở hữu trí tuệ.

6.4.3  Cách thức

Tổ chức cần:

- tiến hành phân tích sở hữu trí tuệ để đánh giá rủi ro và cơ hội sở hữu trí tuệ liên quan tới các ý tưởng được xác định;

- xác định cách giảm thiểu rủi ro được xác định thông qua phân tích sở hữu trí tuệ (ví dụ: cấp phép, bảo đảm bảo hộ bổ sung, thiết kế thay thế hoặc hủy bỏ dự án);

- đàm phán với các cộng tác viên tiềm năng và người cấp phép để đánh giá sở hữu trí tuệ, các nguồn lực khác và khả năng giảm bớt sự không đảm bảo của các ý tưởng được xác định;

- thực hiện các biện pháp phù hợp nhằm bảo đảm bảo hộ sở hữu trí tuệ có thể được duy trì (ví dụ: bảo mật và các biện pháp bảo hộ bí mật kinh doanh như Thỏa thuận bảo mật thông tin, xem Phụ lục A);

- cập nhật hồ sơ các ý tưởng được xác định;

- bảo đảm có sự phù hợp giữa ý tưởng được xác định và chiến lược sở hữu trí tuệ.

6.4.4  Đầu ra

Các hoạt động này cần thu được đầu ra như sau:

- hồ sơ được cập nhật về các hoạt động, kết quả và dữ liệu đổi mới;

- các ý tưởng được xác định với mức độ rủi ro có thể chấp nhận được từ góc nhìn sở hữu trí tuệ;

- hiểu được tiềm năng của việc đạt được sở hữu trí tuệ liên quan đến các ý tưởng được xác định;

- thông tin dạng văn bản cần thiết, gồm tài liệu về sở hữu trí tuệ và quyền sở hữu trí tuệ;

- biện pháp phù hợp nhằm mục đích xử lý rủi ro/trách nhiệm pháp lý cụ thể, ví dụ: công bố có chủ đích để ngăn các bên khác dành được bảo hộ sở hữu trí tuệ ở các lĩnh vực quan tâm;

- (các) báo cáo về cơ hội cấp phép vào và cấp phép ra.

6.5  Quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình “phát triển giải pháp”

6.5.1  Lý do

Để tối ưu hóa các cơ hội liên quan đến sở hữu trí tuệ và giảm bớt rủi ro về sở hữu trí tuệ dành cho các giải pháp khả thi bằng cách xây dựng và triển khai kế hoạch sở hữu trí tuệ để phát triển hơn nữa tài sản sở hữu trí tuệ và nhằm đẩy mạnh đổi mới.

6.5.2  Đầu vào

Nhằm hỗ trợ phát triển các ý tưởng thành các giải pháp khả thi, tổ chức cần xem xét các đầu vào sau đây:

- kiểm kê tất cả sở hữu trí tuệ do tổ chức sở hữu;

- các khuôn khổ pháp lý về thương mại hóa các giải pháp khả thi tại các thị trường định sẵn;

- giải pháp khả thi từ bên thứ ba;

- hồ sơ cập nhật về các hoạt động, kết quả và dữ liệu đổi mới;

- rủi ro sở hữu trí tuệ liên quan tới các ý tưởng được xác định;

- đánh giá về các cơ hội cấp phép vào và ra có tiềm năng;

- đảm bảo sự phù hợp giữa giải pháp đề xuất và chiến lược sở hữu trí tuệ;

6.5.3  Cách thức

Tổ chức cần:

- triển khai phân tích sở hữu trí tuệ bổ sung nhằm đánh giá rủi ro và cơ hội sở hữu trí tuệ liên quan tới giải pháp khả thi;

- giảm bớt rủi ro được nhận diện thông qua phân tích sở hữu trí tuệ về các giải pháp khả thi;

- thực hiện quyền và tuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng liên quan;

- áp dụng các biện pháp nhằm bảo đảm duy trì bảo hộ sở hữu trí tuệ;

- hồ sơ cập nhật của các giải pháp khả thi;

- hỗ trợ chiến lược nhận biết nhãn hiệu, nếu áp dụng được, bằng cách hướng đến nhãn hiệu và sở hữu trí tuệ liên quan.

6.5.4  Đầu ra

Những hoạt động này cần đạt được đầu ra như sau:

- các giải pháp khả thi từ góc nhìn sở hữu trí tuệ;

- kế hoạch sở hữu trí tuệ gồm hồ sơ năng lực sở hữu trí tuệ được cập nhật, triển khai nguồn lực, công bố phòng thủ, nhận biết nhãn hiệu v.v.

- các thỏa thuận có đầu ra hướng đến quyền sở hữu trí tuệ (ví dụ: với các nhà cung cấp, nhà thầu phụ, đối tác).

6.6  Quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình “triển khai giải pháp”

Cần nhận thức rằng các hình thức và hình thức sở hữu trí tuệ nhất định có thể xuất hiện từ các sáng kiến đổi mới và có thể đem lại cơ hội thương mại hóa tối thiểu trong chu kỳ quyền sở hữu trí tuệ (nghĩa là xấp xỉ 20 năm đối với bằng sáng chế, chu kỳ của một nhãn hiệu nếu được duy trì hợp lý hoặc có tiềm năng tồn tại vĩnh viễn đối với các bí mật kinh doanh được bảo vệ phù hợp).

Như vậy, giai đoạn này có thể gắn chặt với kỳ hạn sở hữu trí tuệ cụ thể và cần tiếp tục được giám sát để bảo đảm các cơ hộ để bảo hộ, thương mại hóa và/ hoặc khai thác liên tục được tối ưu hóa cho thị trường qua chu kỳ này.

Trong thực tế, điều này sẽ yêu cầu tổ chức tiếp tục lặp đi lặp lại qua năm quá trình tương tác trong suốt chu kỳ sở hữu trí tuệ để bảo đảm tối ưu hóa sở hữu trí tuệ (ví dụ: bằng cách tạo ra sở hữu trí tuệ bổ sung và/ hoặc hủy bỏ hoặc bán quyền sở hữu trí tuệ không cần thiết để tiết kiệm chi phí).

6.6.1  Lý do

Hỗ trợ triển khai có hiệu quả các giải pháp khả thi thông qua các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ tập trung vào việc tối đa hóa giá trị và giảm thiểu rủi ro.

6.6.2  Đầu vào

Để triển khai sở hữu trí tuệ, tổ chức cầm xem xét các đầu vào sau:

- các giải pháp khả thi;

- kế hoạch sở hữu trí tuệ gồm hồ sơ năng lực sở hữu trí tuệ được cập nhật, thỏa thuận, sắp xếp hậu cần, công bố bảo vệ, xây dựng nhãn hiệu v.v.

- phản hồi từ các đối tác hợp đồng;

- chiến lược thương mại để triển khai đổi mới.

6.6.3  Cách thức

Tổ chức cần:

- theo dõi và đánh giá rủi ro sở hữu trí tuệ với tầm nhìn giảm thiểu rủi ro trong suốt chu kỳ sáng kiến đổi mới;

- cam kết các nguồn lực phù hợp để giải quyết tranh chấp pháp lý nếu phát sinh;

- xem xét việc sắp xếp các hồ sơ sở hữu trí tuệ, phương hướng đổi mới kỹ thuật, các xu hướng thị trường, tiêu chuẩn kỹ thuật, giải pháp cạnh tranh để nhận diện cơ hội đổi mới, ví dụ: có thể thông qua công cụ như điều hướng sở hữu trí tuệ hoặc toàn cảnh sở hữu trí tuệ;

- hiểu được lợi ích tài sản sở hữu trí tuệ của tổ chức như: dễ dàng thực hiện quyền sở hữu trí tuệ, gần gũi với sản phẩm của tổ chức, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, quá trình bảo hộ, phạm vi bảo hộ; và các quốc gia đã đạt được quyền sở hữu trí tuệ;

- tận dụng tài sản sở hữu trí tuệ: ví dụ bằng cách khởi xướng thương lượng cấp phép vào và cấp phép ra để công nhận giá trị sở hữu trí tuệ; thực thi quyền sở hữu trí tuệ nếu xảy ra xâm phạm; phối hợp với các bên thứ ba để tận dụng sở hữu trí tuệ; đạt được đầu tư tài chính, tận dụng hợp tác kinh doanh; khai thác cơ hội đối với việc hợp nhất và mua lại;

- cập nhật thông tin liên quan về tài sản sở hữu trí tuệ của tổ chức hoặc hồ sơ năng lực sở hữu trí tuệ và sửa đổi hồ sơ năng lực khi phù hợp;

- đảm bảo triển khai sở hữu trí tuệ phù hợp với hỗ trợ chiến lược sở hữu trí tuệ.

6.6.4  Đầu ra

Những hoạt động này cần đạt được đầu ra như sau:

- tối ưu hóa việc kiểm kê tài sản sở hữu trí tuệ;

- giảm thiểu rủi ro liên quan đến các giải pháp đã triển khai;

- giá trị được công nhận từ sở hữu trí tuệ, gồm cả giá trị tài chính và phi tài chính;

- cơ hội mới được công nhận đối với sáng kiến đổi mới trong tương lai.

Phụ lục A

(Tham khảo)

Công cụ và phương pháp về hồ sơ và công bố sáng chế

Phụ lục này liên quan đến Điều 6 về quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình đổi mới.

Phụ lục này đưa ra chi tiết công cụ và phương pháp để ghi nhận và công bố ý tưởng, ý tưởng và/ hoặc các giải pháp khả thi nảy sinh từ quá trình đổi mới:

A.1  Quản lý sở hữu trí tuệ liên quan đến nhân viên

Đảm bảo quyền sở hữu đầu ra đổi mới là rất quan trọng bởi quyền sở hữu là điều kiện tiên quyết đối với các quyền khác như quyền đăng ký sở hữu trí tuệ và quyền khai thác sở hữu trí tuệ. Trong một số trường hợp, quyền sở hữu trí tuệ do nhà sáng chế nắm giữ cho đến khi các quyền đó được chuyển nhượng cụ thể thông qua thỏa thuận chuyển nhượng bằng văn bản, ngay cả khi nhân viên tạo ra sáng chế bên trong phạm vi việc làm. Điều quan trọng là phải thiết lập quyền sở hữu đối với đầu ra đổi mới từ lúc bắt đầu.

Quản lý rủi ro sở hữu trí tuệ do nhân viên tạo ra cũng rất quan trọng. Ví dụ, nhân viên có thể tạo ra rủi ro xâm phạm sở hữu trí tuệ đối với tổ chức của mình nếu họ sử dụng bí mật kinh doanh, công nghệ được cấp bằng sáng chế hoặc thông tin độc quyền khác của người sử dụng lao động tiền nhiệm. Họ cũng có thể tiết lộ bí mật kinh doanh của tổ chức trong quá trình làm việc hoặc sau khi thôi việc, cần tránh những rủi ro sở hữu trí tuệ tiềm năng này bằng cách triển khai các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ hiệu quả (Xem Phụ lục E).

Để giải quyết các vấn đề này, tổ chức cần thiết lập các quá trình để tăng cường nhận thức về sở hữu trí tuệ của nhân viên, làm rõ và lập thành văn bản quyền sở hữu các đầu ra đổi mới và bảo đảm nhân viên tuân thủ nghĩa vụ bảo mật.

Bảng A.1 có thể được sử dụng như hướng dẫn để triển khai các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ liên quan đến nhân viên. Những hoạt động này một cách đặc trưng sẽ yêu cầu mức độ phối hợp giữa người sở hữu trí tuệ và nguồn lực con người.

Bảng A.1 - Hướng dẫn các hoạt động quản lý sở hữu trí tuệ liên quan đến nhân viên

A.2  Công cụ dành cho hồ sơ sáng chế

Duy trì báo cáo hoạt động đổi mới có thể sử dụng như bằng chứng để làm rõ giữa nhà sáng chế và chủ sở hữu, kiểm tra tài sản trí tuệ của tổ chức hoặc chống lại những hành động xâm phạm của bên thứ ba về quyền sở hữu tài sản trí tuệ v.v.

Tổ chức cần thiết lập quy tắc và thói quen thường xuyên lưu trữ kết quả của hoạt động đổi mới. Sổ nhật ký và hồ sơ cần quy định phạm vi chính xác và cần giữ an toàn và bảo mật vĩnh viễn phục vụ nhu cầu sử dụng trong tương lai.

Thực hành được ưu tiên hơn cả trong tất cả các nỗ lực nghiên cứu và kỹ thuật là lập thành văn bản mọi hoạt động đổi mới. Việc ghi chép lại thông tin có thể được thực hiện trong một sổ tay phòng thí nghiệm, nhật ký làm việc, thông qua các mô hình thiết kế, bảng minh họa (storyboads) hoặc kết quả dưới dạng điện tử trường hợp công nghệ thông tin phát triển.

Bảng A.2 giới thiệu mẫu nội dung cần có trong hồ sơ đổi mới.

Bảng A.2 - Mẫu hồ sơ

A.3  Công cụ dành cho công bố sáng chế nội bộ

Tổ chức cần yêu cầu nhà sáng chế công bố nội bộ các sáng chế của mình hoặc kết quả đổi mới khác khi một hành động hoặc sự phát triển riêng biệt được xem là hữu ích để phát triển và bảo vệ; những công bố này có thể được sử dụng khi tổ chức thuê tư vấn bên ngoài và luật sư về bằng sáng chế đối với các vấn đề sở hữu trí tuệ, trong quá trình thẩm định và/ hoặc như một phần của quá trình đăng ký sở hữu trí tuệ.

Công bố thường xuyên các sáng chế cần nhận được sự ưu tiên từ các tổ chức. Hình thức công bố sáng chế là công cụ phổ biến để hỗ trợ quá trình này. Bảng A.3 là ví dụ về việc tạo một tờ khai công bố sáng chế có thể giúp luật sư về bằng sáng chế đánh giá khả năng được cấp bằng sáng chế và dự thảo đơn xin cấp bằng sáng chế.

Bảng A.3 - Mẫu tờ khai công bố sáng chế

Để đánh giá giá trị tiềm năng của đổi mới, điều quan trọng là việc công bố gồm thông tin về giá trị liên quan như các ứng dụng khả thi dành cho sáng tạo liên quan đến hoạt động, lĩnh vực và bối cảnh cạnh tranh của tổ chức, cũng như những lợi thế có thể có được bắt nguồn từ sáng tạo.

A.4  Tiết lộ thông tin bảo mật cho bên thứ ba

Tổ chức chỉ nên công bố thông tin bảo mật cho bên thứ ba sau khi ký Thỏa thuận bảo mật thông tin hoặc Thỏa thuận bảo mật với (những) người tiếp nhận tiềm năng.

Danh sách kiểm tra sau đây có thể được dùng như hướng dẫn hoặc xây dựng các điều khoản chính cần có trong Thỏa thuận bảo mật thông tin hoặc Thỏa thuận bảo mật.

Bảng A.4 - Danh mục kiểm tra để ký kết Thỏa thuận bảo mật thông tin hoặc Thỏa thuận bảo mật

Phụ lục B

(Tham khảo)

Các công cụ và các phương pháp cho tạo ra, thu thập và duy trì tài sản trí tuệ

Phụ lục này liên quan đến Điều 6 trong việc Quản lý tài sản trí tuệ trong quá trình đổi mới.

Phụ lục này giới thiệu các loại quyền về tài sản trí tuệ (IPR) và các chi tiết các công cụ và phương pháp để đảm bảo một bộ kỹ năng và nguồn lực phù hợp có sẵn trong tổ chức để phát triển và thực thi một chiến lược tài sản trí tuệ, cách thức để thiết lập chiến lược mài giũa tài sản trí tuệ và định giá tài sản và đánh giá tài sản của tổ chức dưới dạng tài sản trí tuệ.

B.1  Các dạng quyền về tài sản trí tuệ

Có nhiều cách để bảo vệ tài sản trí tuệ và tạo lập các quyền về tài sản trí tuệ sao cho tương xứng với các kết quả đổi mới, được mô tả trong Bảng B.1.

Bảng B.1 - Các loại quyền về tài sản trí tuệ thông thường

B.2  Bộ kỹ năng để quản lý tài sản trí tuệ

Một quá trình quản lý tài sản trí tuệ yêu cầu một bộ kỹ năng tổ chức phù hợp để có thể tạo ra một danh mục tài sản trí tuệ và phát triển và thực thi theo một chiến lược tài sản trí tuệ. Để quyết định kỹ năng nào là cần thiết thì quan trọng nhất là phải xem xét hành động nào cần phải tính đến và lý do. Bảng B.2 dưới đây là một bản tổng quát về các đối tượng và các hoạt động tổ chức cần có trong việc thiết lập và thực thi một chiến lược tài sản trí tuệ hiệu quả và toàn diện.

B.2 - Tổng quan về các đối tượng, các hoạt động và các bộ kỹ năng cần thiết

B.3  Những lưu ý khi thuê chuyên gia sở hữu trí tuệ bên ngoài

Việc đảm bảo tổ chức thuê đúng chuyên gia sở hữu trí tuệ rất quan trọng. Dưới đây là tổng quát về những lưu ý liên quan đối với việc thuê chuyên gia sở hữu trí tuệ:

- nhu cầu của tổ chức (lời khuyên cụ thể về sở hữu trí tuệ được yêu cầu là gì?);

- nhận diện chuyên gia có tiềm năng, phù hợp dựa trên tiêu chuẩn ngành nghề, trình độ chuyên môn và giới thiệu;

- thẩm định dựa trên tham chiếu, thành công của các trường hợp trước đây và những xung đột tiềm năng về lợi ích (căn cứ trên việc xem xét có hay không việc chuyên gia đại diện cho ai đó đi ngược lại lợi ích của tổ chức);

- kết luận dựa trên các cuộc họp ban đầu tại đó chi phí, các xung đột tiềm năng và phương pháp tiếp cận với các vấn đề được bàn thảo (các chi tiết nhạy cảm không nên đưa ra tại cuộc họp ban đầu);

- lựa chọn chuyên gia sở hữu trí tuệ phù hợp dựa trên đầu ra của thẩm định, những phát hiện từ lần họp đầu tiên và kiểm tra tham chiếu (chi phí không nên là yếu tố duy nhất trong việc lựa chọn chuyên gia sở hữu trí tuệ).

Đầu ra là một thỏa thuận lưu giữ công bằng rằng ở một mức độ bảo mật địa chỉ tối thiểu, phạm vi công việc, kỹ năng của chuyên gia sở hữu trí tuệ được thuê liên quan đến vấn đề cần giải quyết, chi phí ước tính, thỏa thuận thanh toán phí và phương thức giải quyết các xung đột về lợi ích.

B.4  Chiến lược đăng ký sở hữu trí tuệ

Để hưởng lợi từ các quyền sở hữu trí tuệ nào đó, cần phải đăng ký nhằm mục đích bảo hộ. Đăng ký bảo hộ và duy trì các quyền kể trên ở các khu vực khác nhau trên thế giới yêu cầu sự đầu tư từ tổ chức (nguồn lực, chi phí v.v.) do vậy cần xem xét thời gian và địa điểm mà các biện pháp bảo hộ này cần phải đạt được. Một số lưu ý liên quan phục vụ việc đăng ký cho hai dạng phổ biến về quyền sở hữu trí tuệ (bằng sáng chế và nhãn hiệu ) như sau:

Bằng sáng chế:

1. Xem xét về thị trường kinh doanh - quyết định có hay không việc đăng ký đối với bằng sáng chế căn cứ trên các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, nơi đối thủ cạnh tranh của tổ chức hoạt động, cũng như các xu hướng thương mại và công nghiệp.

2. Xem xét giá trị chiến lược và thương mại của các tuyên bố bằng sáng chế được cấp - ví dụ: nếu các công bố là hẹp thì tổ chức có thể không muốn duy trì bằng sáng chế hoặc muốn theo đuổi vùng bảo vệ bằng sáng chế trong bao phủ lãnh thổ giới hạn.

3. Xem xét về các vùng lãnh thổ nơi cần đạt được bảo hộ bằng sáng chế - căn cứ trên: doanh số thu được ở từng vùng lãnh thổ là bao nhiêu, doanh thu từ việc cấp giấy phép có được từ mỗi vùng lãnh thổ là bao nhiêu (tùy thuộc vào nơi các đối thủ cạnh tranh hoạt động), hệ thống bằng sáng chế của các thị trường đang được khai thác (về tư cách hợp lệ của đối tượng, chất lượng của việc kiểm tra bằng sáng chế, mức độ dễ dàng cho phép thực thi quyền sở hữu bằng sáng chế, và phương pháp đền bù nếu có vi phạm).

Nhãn hiệu:

Chi phí đăng ký và duy trì nhãn hiệu thường có xu hướng thấp hơn so với bằng sáng chế, do vậy các xem xét khác sẽ áp dụng cho chiến lược đăng ký nhãn hiệu. Dưới đây là một số xem xét liên quan phục vụ việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu:

1. Xem xét về thị trường kinh doanh - quyết định có hay không việc đăng ký cho một nhãn hiệu căn cứ trên các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, nơi đối thủ cạnh tranh của tổ chức hoạt động, cũng như các xu hướng thương mại và công nghiệp.

2. Xem xét đăng ký ở nơi có thể có cơ hội cấp giấy phép (ví dụ: nếu có yêu cầu phục vụ đổi mới tổ chức ở các vùng lãnh thổ mà tổ chức đó không muốn có hoạt động thì có thể cấp giấy phép cho nhãn hiệu của tổ chức đó cho bên thứ ba có thể đưa ra thị trường đổi mới riêng của mình dưới nhãn hiệu của tổ chức) hoặc cơ hội nhượng quyền.

3. Xem xét chiến lược đăng ký nhãn hiệu quốc tế chủ động nhằm giảm bớt rủi ro bán hàng trái phép, bị làm giả và chiếm dụng nhãn hiệu hoặc xác lập tên miền gốc.

B.5  Đánh giá sở hữu trí tuệ

Đánh giá sở hữu trí tuệ hỗ trợ sự phát triển và duy trì danh mục của sở hữu trí tuệ. Việc làm này đòi hỏi rà soát các tài sản sở hữu trí tuệ do tổ chức sở hữu hoặc sử dụng. Đánh giá sở hữu trí tuệ là rất cần thiết.

Sau đây là những bước được khuyến nghị dành cho đánh giá sở hữu trí tuệ:

1. Tạo lập kế hoạch đánh giá bao gồm việc xác định:

- mục đích đánh giá (ví dụ: liên quan đến việc mua sắm);

- phạm vi đánh giá;

- các phòng ban của tổ chức được đánh giá;

- người chịu trách nhiệm triển khai đánh giá;

- lịch trình cho các hoạt động liên quan đến đánh giá;

- ngân sách;

- biểu mẫu báo cáo đánh giá sẽ được hoàn thiện.

2. Tạo danh mục kiểm tra chi tiết về chỉ định vai trò và trách nhiệm cụ thể.

3. Đánh giá tài sản sở hữu trí tuệ do tổ chức sở hữu gồm:

- lập bảng kê tổng hợp và mô tả toàn bộ các tài sản sở hữu trí tuệ có liên quan;

- xác định chủ sở hữu của các tài sản sở hữu trí tuệ (ví dụ: đồng chủ sở hữu hay khẳng định tất cả các quyền đã được đăng ký và chỉ định cho tổ chức, xác minh chuỗi sở hữu);

- xác định nếu quyền sở hữu trí tuệ còn thời hạn, các điều khoản có được giữ nguyên hay mất hiệu lực;

- xác định các biện pháp phù hợp có được áp dụng để bảo hộ tài sản hay không (ví dụ: cảnh báo phù hợp áp dụng nhằm bảo vệ các bí mật kinh doanh);

- xác định việc có hạn chế hoặc rào cản nào đang được áp dụng hay không;

- các thách thức về tính hợp lệ của tài sản sở hữu trí tuệ;

- sự phù hợp của tài sản sở hữu trí tuệ đối với tổ chức.

4. Nhận diện, rà soát và mô tả tất cả thỏa thuận có thể tác động đến sở hữu trí tuệ của tổ chức (ví dụ: thỏa thuận việc làm, thỏa thuận cấp giấy phép, thỏa thuận phối hợp, thỏa thuận chuyển nhượng).

Đánh giá sở hữu trí tuệ có thể phục vụ việc nhận diện tài sản sở hữu trí tuệ không còn giá trị (do các tài sản này có thể bị bỏ mặc hoặc chuyển giao cho bên thứ ba), nhận diện tài sản sở hữu trí tuệ nào cần được ưu tiên và/hoặc nhận diện có hay không việc cần đạt được các tài sản sở hữu trí tuệ bổ sung. Đánh giá sở hữu trí tuệ có thể được triển khai định kỳ nhằm bảo đảm chiến lược sở hữu trí tuệ vẫn phù hợp với các chiến lược kinh doanh và đổi mới của tổ chức.

Phụ lục C

(Tham khảo)

Công cụ và phương pháp tra cứu sở hữu trí tuệ

Phụ lục này liên quan đến Điều 6 về quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình đổi mới.

Phụ lục này cung cấp thông tin phù hợp cho việc triển khai tìm kiếm sở hữu trí tuệ. Tra cứu sở hữu trí tuệ có thể chỉ tìm lại được sở hữu trí tuệ đã xuất bản. Dưới đây là những xem xét kỹ lưỡng khi triển khai tra cứu sở hữu trí tuệ:

- mục đích thực hiện tra cứu;

- năng lực tra cứu sẵn có;

- lựa chọn nguồn lực tra cứu sở hữu trí tuệ phù hợp.

C.1  Mục đích thực hiện tra cứu

Cơ sở dữ liệu sở hữu trí tuệ, công cụ tra cứu, và phần mềm tra cứu dùng để tra cứu sở hữu trí tuệ đã xuất bản đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch chiến lược về sở hữu trí tuệ, cũng như trong quản lý sở hữu trí tuệ. Với sự hỗ trợ của các công cụ kể trên, có thể:

- nhận diện được các xu thế chủ đạo trong các lĩnh vực công nghệ cụ thể và mở đường cho hoạch định chính sách và các quyết định nghiên cứu và phát triển trong tương lai.

- làm tăng thông tin cạnh tranh đối với các quyết định kinh doanh và đổi mới;

- tránh trùng lặp các nỗ lực nghiên cứu và phát triển;

- đánh giá quyền sở hữu trí tuệ tồn tại từ trước để xác định khả năng đăng ký (ví dụ: nguyên gốc trong trường hợp bằng sáng chế, xung đột nhãn hiệu hoặc thiết kế);

- xác định khả năng sáng chế đối với các phát minh của tổ chức;

- tránh sự xâm phạm của bên thứ ba đối với quyền sở hữu trí tuệ;

- định giá giá trị sở hữu trí tuệ của tổ chức;

- hỗ trợ các quyết định của tổ chức bao gồm các quyết định liên quan đến cấp giấy phép, quan hệ đối tác, hợp nhất và mua lại v.v.

C.2  Năng lực tìm kiếm sẵn có

Mục đích và hệ quả pháp lý và tài chính tiềm năng nảy sinh từ kết quả tra cứu cần xác định được loại và trình độ chuyên môn được yêu cầu để triển khai việc tra cứu. Xem xét việc sử dụng các nguồn lực nội bộ hoặc bên ngoài, dựa trên chuyên môn, thời gian sẵn có và ngân sách.

Các tiêu chí đưa ra trong Phụ lục B liên quan đến việc thuê đúng chuyên gia sở hữu trí tuệ có thể liên quan đến tình huống này.

Những câu hỏi chính có thể được hỏi về nhận diện nguồn lực phù hợp:

- kết quả tra cứu có phải là nhiệm vụ quan trọng hay không? (Chỉ cung cấp thông tin hay những kết quả đó chính là cơ sở cho việc ra quyết định mang tính pháp lý quan trọng hay hàm ý về tài chính)? Thông tin nhiệm vụ càng quan trọng thì càng cần phải có nguồn lực chất lượng tốt nhất.

- kinh nghiệm của chuyên gia sở hữu trí tuệ ra sao trong việc tra cứu, phân tích, diễn dịch và chuyển giao kết quả có hiệu quả?

C.3  Nguồn lực tra cứu sở hữu trí tuệ phù hợp

Thông tin sở hữu trí tuệ hoàn toàn sẵn có phục vụ công chúng thông qua một vài cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu. Mặc dù hiện tại, chưa có cơ sở dữ liệu bao quát hoàn toàn mọi thông tin đã xuất bản, nhưng một số cơ sở dữ liệu này có tính toàn diện hơn các cơ sở dữ liệu khác trên một số khía cạnh và do đó có thể phù hợp với các tình huống nhất định. Đối với nhiệm vụ tra cứu quan trọng, việc yêu cầu kết quả hoàn thiện hơn mang tính sống còn thì cần thực hiện tham vấn đa dạng cơ sở dữ liệu nhằm tra cứu tất cả các thông tin liên quan.

Thông tin sở hữu trí tuệ sẵn có thông qua cả các nguồn miễn phí và có trả phí. Nguồn được các thực thể chính phủ duy trì thường miễn phí. Một số ví dụ như sau:

- Tổ chức Sở hữu Trí tuệ Thế giới (WIPO, www.wipo.int/patentscope)

- Cơ quan Sáng chế Châu Âu (EPO, http://worldwide.espacenet.com)

- Cơ quan Sở hữu trí tuệ Châu Âu (EUIPO, euipo.europa.eu/eSearch)

- Văn phòng Sáng chế và Nhãn hiệu Hoa Kỳ (USPTO, www.uspto.gov)

- Cơ quan Sở hữu trí tuệ Trung Quốc (CNIPA, www.cnipa.gov.cn)

- Cơ quan Sáng chế Nhật Bản (JPO, http://www.i-platpat.inpit.go.ip/)

Phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức, cơ sở dữ liệu hoặc công cụ tra cứu này có thể hữu dụng cho một cách thức tra cứu này nhưng có thể ít có khả năng áp dụng cho cách thức tra cứu khác. Khi lựa chọn công cụ tra cứu và phân tích sở hữu phù hợp, tốt nhất là so sánh các nguồn dữ liệu sẵn có với mục tiêu.

Những câu hỏi chính như sau:

- Có sự quan tâm về thông tin sở hữu trí tuệ dành cho một quốc gia hay một khu vực cụ thể hoặc toàn thế giới không?

- Các dạng tài liệu sở hữu trí tuệ cần được tra cứu là gì?

- Sự quan tâm về thông tin kỹ thuật, pháp lý hay thông tin liên quan đến kinh doanh? Ví dụ: khi xác định tính hiệu lực của các quyền sở hữu trí tuệ hiện có, thì cơ sở dữ liệu hiện trạng pháp lý là nguồn thông tin quan trọng nhất để sử dụng; trong khi đó đối với thông tin kỹ thuật giống như tra cứu tình trạng kỹ thuật đã biết/có trước hoặc tra cứu dựa trên tính mới, cơ sở dữ liệu gồm thư mục tài liệu tham khảo và dữ liệu toàn văn sẽ là công cụ được chọn.

- Chiến lược tra cứu nên chi tiết bằng cách nào để đem lại kết quả mong muốn?

- Công cụ và dịch vụ tra cứu có các trường tra cứu tương ứng và phạm vi dữ liệu không? Ví dụ: số lượng các trường tra cứu được lập chỉ mục càng lớn (như: phân loại, trích dẫn, toàn văn và các ngôn ngữ khác nhau), và chức năng tra cứu hoạt động tốt, thì thông tin có thể lấy được từ dữ liệu càng nhiều.

- Những kết quả tra cứu có được thể hiện theo cách phù hợp nhằm cung cấp đầu vào chính xác phục vụ nhu cầu phân tích của tổ chức không?

- Nguồn lực là gì (ví dụ: ngân sách, nhân sự)?

Phụ lục D

(Tham khảo)

Công cụ và phương pháp định giá quyền sở hữu trí tuệ

Phụ lục này liên quan đến Điều 6 về quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình đổi mới.

Phụ lục này nêu chi tiết công cụ và phương pháp đánh giá sở hữu trí tuệ.

D.1  Hiểu về định giá quyền sở hữu trí tuệ

Định giá sở hữu trí tuệ có thể cung cấp cả thông tin định lượng và định tính hữu dụng cho tổ chức trong việc tận dụng các tài sản sở hữu trí tuệ của tổ chức làm lợi thế chiến lược (ví dụ: quyết định việc cấp hay không cấp giấy phép, việc đưa vào áp dụng hoặc chuyển giao hoặc bỏ mặc một quyền sở hữu trí tuệ).

D.2  Yếu tố ảnh hưởng đến giá trị quyền sở hữu trí tuệ

Định giá sở hữu trí tuệ nên bao gồm việc định giá lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp hiện tại hoặc tương lai mà từ đó tổ chức có thể thu được từ các hình thức khác nhau của sở hữu trí tuệ. Tình trạng pháp lý và điều kiện thị trường (như được mô tả thêm tại Bảng D.1) phù hợp với việc định giá của tất cả các hình thức sở hữu trí tuệ. Phương hướng tiếp cận cụ thể để định giá quyền sở hữu trí tuệ là duy nhất đối với các hình thức khác nhau của sở hữu trí tuệ.

Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức tập trung vào việc định giá nhãn hiệu và bằng sáng chế. Định giá nhãn hiệu thường được thực hiện kết hợp với định giá nhãn hiệu (có thể tiến hành theo ISO 10668 Định giá nhãn hiệu - Yêu cầu về định giả nhãn hiệu bằng tiền tệ).

Định giá bằng sáng chế được coi như tiền đề điển hình về tình trạng pháp lý, điều kiện thị trường và các yếu tố kỹ thuật trong Bảng D.1

D.3  Lựa chọn công cụ hoặc phương pháp định giá quyền sở hữu trí tuệ

Trong khi có ba phương pháp chủ yếu để đánh giá sở hữu trí tuệ (như mô tả dưới đây) thì có một mức độ trùng lặp giữa một số yếu tố và thường được xem như một phần của bài tập đánh giá. Trước khi tham gia vào bài tập đánh giá, thì việc tính đến các xem xét sau đây là hết sức cần thiết:

- Xem xét về thị trường - có một thị trường? thị trường đó ở đâu? Và quy mô của thị trường đó đối với quyền sở hữu trí tuệ hoặc sự đổi mới được quyền sở hữu trí tuệ bao quát là gì?

- Dòng tiền dự kiến - doanh thu được kỳ vọng sinh ra từ quyền sở hữu trí tuệ hoặc đổi mới được bao quát bởi quyền sở hữu trí tuệ là gì? Khi xem xét yếu tố này, cần phải nghĩ về hình thức quyền sở hữu trí tuệ và có hay không việc gắn kết với các hình thức quyền sở hữu trí tuệ khác. Ví dụ: trong trường hợp các bằng sáng chế, chúng là những bằng sáng chế tiêu chuẩn cơ bản hay bằng sáng chế tạo thành một phần của nhóm bằng sáng chế. Nói cách khác, cần phải biết liệu có một mối quan hệ giữa các dạng khác nhau của sở hữu trí tuệ không (ví dụ: có hay không việc giấy phép sử dụng bằng sáng chế được gói gọn lại bằng giấy phép sử dụng nhãn hiệu ).

- Chi phí - Chi phí để tạo ra sở hữu trí tuệ là bao nhiêu?

- Chi phí tránh được - Chi phí có thể tránh được chỉ bởi việc mua một danh mục sở hữu trí tuệ là gì? Xem xét các lưu ý đã nói ở trên, sau đây là ba phương pháp đánh giá phổ biến nhất:

Bảng D.1 - Các yếu tố dành cho định giá quyền sở hữu trí tuệ

Phương pháp liên quan đến dòng tiền - nói đến giá trị của quyền sở hữu trí tuệ hay danh mục đầu tư quyền sở hữu trí tuệ về mặt hoàn trả trong tương lai. Ví dụ: doanh thu tương lai dự kiến có thể được chiết khấu để thu được giá trị hiện tại.

Phương pháp liên quan đến thị trường - là phương pháp mà giá trị của quyền sở hữu trí tuệ được căn cứ trên phân tích điều kiện thị trường - miễn là có một thị trường có thể so sánh với quyền sở hữu trí tuệ.

Phương pháp liên quan đến chi phí - là phương pháp mà giá trị nằm trong việc mua sắm quyền sở hữu trí tuệ, truy tố, và duy trì được tính toán để cung cấp giá trị cho quyền sở hữu trí tuệ.

Ba phương pháp đánh giá có thể thường xuyên được so sánh hoặc kết hợp.

Giá trị của một danh mục đầu tư quyền sở hữu trí tuệ khác đáng kể so với tổng số các giá trị đơn lẻ của từng quyền sở hữu trí tuệ riêng biệt trong danh mục hồ sơ.

Phụ lục E

(Tham khảo)

Công cụ và phương pháp quản lý rủi ro sở hữu trí tuệ

Phụ lục này liên quan đến Điều 6 về quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình đổi mới.

Phụ lục này nêu chi tiết công cụ và phương pháp quản lý đổi mới liên quan đến rủi ro và đầu ra sở hữu trí tuệ, đồng thời triển khai phân tích quyền quyền tự do sử dụng tài sản trí tuệ.

E.1  Nguồn gốc của rủi ro sở hữu trí tuệ trong đổi mới sáng tạo

Mọi giai đoạn đổi mới đều đem theo những rủi ro sở hữu trí tuệ khác nhau. Ban đầu, cần tập trung vào việc lập bản đồ rủi ro và đánh giá dự án có xứng đáng để theo đuổi trong quan điểm có rủi ro. Ở giai đoạn tiếp theo của đổi mới, sẽ tập trung vào việc giảm nhẹ rủi ro và kiểm soát quyền lợi của tổ chức.

Rủi ro có thể tồn tại trong nội bộ (bên trong tổ chức) cũng như đến từ bên ngoài. Chúng có thể là những thách thức có chủ ý hoặc có thể không định trước.

- Rủi ro sở hữu trí tuệ nội bộ tại nơi tổ chức:

- thiếu đi sự hiểu biết về quản lý sở hữu trí tuệ và đánh giá rủi ro;

- thiếu các quá trình và hệ thống tương xứng để chia sẻ thông tin phù hợp một cách an toàn;

- thiếu cái nhìn thấu đáo về nội tại và hiểu biết về sở hữu trí tuệ của chính tổ chức;

- thất bại trong việc ngăn ngừa nhân viên cẩu thả và thiếu trung thực;

- thiếu hiểu biết và kỹ năng phù hợp;

- thiếu nguồn lực phù hợp, kỹ năng và/hoặc sự tham gia của ban quản lý liên quan đến quản lý sở hữu trí tuệ.

- Rủi ro sở hữu trí tuệ từ bên ngoài nảy sinh tại nơi tổ chức:

- không thực hiện việc phân tích quyền tự do sử dụng tài sản trí tuệ (sử dụng) hoặc bỏ qua các quyền sở hữu trí tuệ của người/đơn vị khác;

- có sở hữu trí tuệ đang bị xâm phạm hoặc sản phẩm hay dịch vụ đang bị sao chép;

- không để ý hoặc bỏ qua sự khác biệt trong các luật và quy định của địa phương và giải quyết những thay đổi tiềm năng;

- không tìm thấy nguồn lực có năng lực và kỹ năng;

- đang gặp nguy cơ bị ăn trộm sở hữu trí tuệ, các vụ tấn công không gian mạng, các thực thể xác định sở hữu trí tuệ (ví dụ: phá hoại/chơi khăm bằng sáng chế) v.v.

E.2  Tổng quan nhận dạng rủi ro sở hữu trí tuệ

Sở hữu trí tuệ có thể tạo ra rủi ro cho kinh doanh và tác động đến các hoạt động và doanh số của tổ chức.

Khi đánh giá sở hữu trí tuệ, Tổ chức cần xem xét: các rủi ro sở hữu trí tuệ của tổ chức là gì? Bắt nguồn từ đâu? Cần phải làm gì để bảo hộ sở hữu trí tuệ của tổ chức? Cách thức để tránh sự xâm phạm của bên thứ ba?

Trong quá trình thực hiện phân tích rủi ro, có ba bước chính như sau:

1) rủi ro về sở hữu trí tuệ cần được nhận diện và mô tả với sự quan tâm đến phạm vi phân tích và giai đoạn đổi mới phù hợp.

2) đầu ra dự kiến cần được nhận diện và phân tích.

3) rủi ro cần được đánh giá theo xác suất và quy mô thiệt hại tiềm năng.

Hình E.2 đưa ra một vài cái nhìn bên trong sâu sắc về việc bằng cách nào (what) và ở đâu (where) nơi các giá trị sở hữu trí tuệ dự kiến và rủi ro sở hữu trí tuệ tương ứng có thể được tìm

Hình E.2 - Nguồn lực trí tuệ, giá trị sở hữu trí tuệ dự kiến và rủi ro sở hữu trí tuệ tương ứng

E.3  Ví dụ về phương pháp nhận diện rủi ro sở hữu trí tuệ

Phân tích “Quyền tự do sử dụng tài sản trí tuệ” (Freedom to Operate - FTO) là phương pháp nhận diện rủi ro xâm phạm đối với hoặc từ bên thứ ba, và cho phép triển khai đổi mới và sở hữu trí tuệ liên quan (nếu có thể áp dụng) theo cách thức phù hợp (ví dụ: thương mại hóa sản phẩm, cấp giấy phép).

Các bước phân tích “Quyền tự do sử dụng tài sản trí tuệ” (Freedom to Operate - FTO)

1. Thu thập thông tin về đổi mới bên trong tổ chức thông qua hình thức công khai thông tin. Việc hiểu rõ phạm vi công nghệ, tính chất và mục đích của các hoạt động đổi mới, và thị trường cụ thể đóng vai trò quan trọng trong số các yếu tố. Bảo đảm sở hữu của quyền sở hữu trí tuệ các phát minh phải thật rõ ràng, vì quyền sở hữu ẩn có thể tồn tại tạo ra những thách thức ở giai đoạn sau này.

2. Xác định chiến lược tra cứu các giải pháp liên quan hoặc quyền sở hữu trí tuệ đổi mới có thể xâm phạm khi tính đến quyền pháp lý theo lãnh thổ, xác định các từ khóa phù hợp và/hoặc phân loại bằng sáng chế phù hợp để hỗ trợ tra cứu liệu các quyền liên quan này có thuộc về người khác.

3. Tập hợp thông tin thành tài liệu dành cho việc phân tích, rà soát phát hiện và đánh giá thông tin từ góc nhìn của việc nhận diện các rào cản và những khía cạnh khác mà có thể trở thành vấn đề trong tương lai.

4. Thực hiện giám sát pháp lý phù hợp đánh giá Quyền tự do sử dụng tài sản trí tuệ (FTO) hợp pháp, xem xét rủi ro kinh doanh và giải pháp kinh doanh liên quan đến Tự do hành động. Xem xét đến hồ sơ của người chủ sở hữu trí tuệ và các mức rủi ro liên quan (ví dụ: một số công ty được biết tới nhờ sự linh hoạt), tình trạng sở hữu trí tuệ, hết hạn tiềm năng, và những thông tin khác về sở hữu trí tuệ sẽ tác động đến quá trình phân tích rủi ro.

5. Tập hợp các vấn đề sở hữu trí tuệ tiềm năng và các giải pháp tiềm năng gồm hợp tác, vô hiệu hóa, cấp giấy phép, thiết kế thay thế (design around). Căn cứ trên thông tin, kết hợp với nguồn lực sẵn có, có thể đưa ra quyết định về đổi mới và sở hữu trí tuệ liên quan (triển khai, dừng lại, tạm hoãn hoặc kế hoạch thay thế);

Sẽ không thể đạt được sự đảm bảo tuyệt đối cho Quyền tự do sử dụng tài sản trí tuệ nhưng việc tối thiểu hóa rủi do có thể tiết kiệm nguồn lực đáng kể cho tổ chức.

E.4  Công cụ và phương pháp giảm bớt rủi ro sở hữu trí tuệ

Bất kể các giai đoạn, việc ra quyết định đóng vai trò quan trọng nhằm nhận diện, giám sát và ưu tiên (xử lý) cho các rủi ro trước thực tế thời gian và nguồn lực giới hạn của tổ chức.

Rủi ro sở hữu trí tuệ có thể giảm thiểu như sau:

- Mua sở hữu trí tuệ;

- Cấp giấy phép sở hữu trí tuệ (ví dụ: trong cấp phép, cấp phép chéo);

- Nhận được các khoản bồi thường;

- Thiết kế thay thế (design around);

- Vô hiệu hóa hoặc thu hồi sở hữu trí tuệ;

- Tham gia vào các tổ hợp bằng sáng chế hoặc chương trình bảo hộ bằng sáng chế;

- Đem lại hợp tác kỹ thuật hoặc hợp tác kinh doanh khác với những tổ chức bên ngoài;

- Mua bảo hiểm sở hữu trí tuệ.

Xử lý giảm thiểu rủi ro sở hữu trí tuệ là sự kết hợp đa ngành nghề về trình độ chuyên gia tư vấn với kỹ năng tùy thuộc vào tính chất của đổi mới. Lời khuyên không chính xác về sở hữu trí tuệ có thể làm mất đi cơ hội hoặc dự án đã khởi động có thêm trách nhiệm pháp lý. Điều quan trọng là cần xác định những gì thông tin cần thiết cho dự án với trình độ và kinh nghiệm của chuyên gia tư vấn.

Phụ lục F

(Tham khảo)

Công cụ và phương pháp khai thác sở hữu trí tuệ

Phụ lục này liên quan đến Điều 6 về quản lý sở hữu trí tuệ trong quá trình đổi mới.

Phụ lục này nêu chi tiết công cụ và biện pháp khai thác sở hữu trí tuệ, đặc biệt đối với việc cấp phép sở hữu trí tuệ.

F.1  Hiểu về khai thác sở hữu trí tuệ

Dưới đây là những cách thức điển hình tổ chức có thể sử dụng sở hữu trí tuệ của mình để tạo ra những cơ hội thương mại mới.

Khai thác trực tiếp: thông qua khai thác kết quả đổi mới trực tiếp bằng cách phân bổ sản phẩm và dịch vụ đã thực hiện bảo hộ sở hữu trí tuệ (ví dụ: tiếp thị sản phẩm thực hiện công nghệ được cấp bằng sáng chế, công bố sản phẩm, tiếp thị một nhãn hiệu).

Cấp giấy phép: thông qua việc cho phép các hoạt động liên quan đến sở hữu trí tuệ nằm trong quyền sở hữu trí tuệ độc quyền của người cấp phép. Đến lượt mình, người cấp phép có thể nhận được quyền tác giả hoặc giấy phép cho quyền sở hữu trí tuệ của một bên khác hoặc một số hình thức khác cần xem xét.

Phối hợp đòi hỏi việc khai thác sở hữu trí tuệ để hai bên cùng có lợi ích thông qua các thỏa thuận khác nhau (ví dụ: cung cấp, phân bổ, độc quyền khai thác hoặc chế tạo).

Lợi ích phụ/ Sản phẩm phái sinh: đòi hỏi sự hình thành một công ty độc lập căn cứ trên sở hữu trí tuệ. Ví dụ một thỏa thuận cho phép tổ chức tránh sao nhãng và ngắt quãng với hoạt động kinh doanh cốt lõi và rủi ro gắn với việc ra nhập các thị trường mới. Sở hữu trí tuệ gắn với sản phẩm hoặc công nghệ có thể là sự kết hợp giữa các bằng sáng chế, quyền thiết kế, các nhãn hiệu và bí quyết sản xuất.

Chuyển nhượng: sở hữu trí tuệ có thể xảy ra thông qua việc chuyển nhượng, ví dụ: bán hoặc bán đấu giá. Điều này thường được thực hiện khi có dư thừa sở hữu trí tuệ, ví dụ: khi tổ chức thay đổi phương hướng về trọng tâm chiến lược và không còn đủ khả năng yêu cầu sự bảo hộ của sở hữu trí tuệ.

Đầu tư: dựa vào tài sản sở hữu trí tuệ để thu hút tài chính hoặc tăng thêm giá trị của công ty.

Tổ chức cần quyết định cách thức khai thác sở hữu trí tuệ để đạt được các mục tiêu chiến lược và đổi mới của mình.

F.2 Những lưu ý khi cấp phép sở hữu trí tuệ

Người được cấp phép cần quyết định xem có chiến lược hay không khi cấp phép sở hữu trí tuệ trước khi được khai thác hoặc liệu việc giấy phép có bảo đảm hay không để giải quyết khiếu nại xâm phạm tiềm năng. Trong một thỏa thuận về cấp phép, sẽ không cấp phép cho việc chuyển giao người sở hữu và mọi hình thức của sở hữu trí tuệ.

Bảng F.2 liệt kê lý do xem xét cấp phép sở hữu trí tuệ (hướng vào trong và hướng ra ngoài/ đi ra/đi vào). Người được cấp phép/ người cấp phép: giấy phép là một hợp đồng nhờ đó một bên (người cấp phép) cho phép một bên khác (người được cấp phép) sử dụng sở hữu trí tuệ.

Bảng F.2 - Lý do để xem xét việc cấp phép

Bảng F.3 có thể sử dụng như hướng dẫn để dự thảo một thỏa thuận cấp phép. Đây không phải là một danh mục kiểm tra đầy đủ, mà đơn thuần chỉ phục vụ việc hướng dẫn.

Bảng F.3 - Hướng dẫn lập dự thảo thỏa thuận cấp phép

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] CEN/TS 16555-4:2014, Innovation Management - Intellectual Property Management

[2] ISO 10668:2010, Brand valuation - Requirements for monetary brand valuation

[3] EUIPO, Intellectual Property Teaching Kit-IP Management.