Thông tư 08/2023/TT-BNV tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công lĩnh vực Lưu trữ

BỘ NỘI VỤ

^_________

Số: 08/2023/TT-BNV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

^{________________}

Hà Nội, ngày 31 tháng 5 năm 2023

Nơi nhận:
- Ban Bí thư Trung ương Đảng;
- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ;
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chính phủ;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Ủy ban Quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
- Cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL, Bộ Tư pháp;
- Công báo; Website Chính phủ; Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật; Website Bộ Nội vụ;
- Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ;
- Lưu: VT, TCCB.

BỘ TRƯỞNG




Phạm Thị Thanh Trà

Stt

Nội dung công việc

Tiêu chí đánh giá

Tiêu chuẩn đánh giá

Đạt

Không Đạt

1

Bàn giao, vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lý

- Có Biên bản giao nhận có ký nhận của 02 bên

- Tài liệu an toàn, đủ số lượng

2

Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Tài liệu sạch sẽ, không bị hư hại

3

Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

- Có báo cáo kết quả khảo sát rõ ràng, thông tin đầy đủ

- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đúng quy định, chi tiết, rõ ràng, đầy đủ thông tin, dễ thực hiện

4

Phân loại tài liệu, lập hồ sơ

- Tài liệu được phân loại theo Hướng dẫn phân loại

- Tiêu đề hồ sơ phản ánh đúng nội dung văn bản, tài liệu

- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ đúng quy định

- Hệ thống hóa văn bản, tài liệu trong hồ sơ

5

Biên mục Phiếu tin

Đầy đủ thông tin theo quy định

6

Hệ thống hóa hồ sơ và đánh số chính thức

- Đúng phương án phân loại

- Đánh số hồ sơ chính xác, không bị bỏ sót, nhảy số, trùng số

7

Biên mục hồ sơ

a)

Đánh số tờ

Chính xác, không bị bỏ sót, nhảy số

b)

Viết/đánh máy mục lục văn bản

Đầy đủ thông tin theo mẫu, rõ ràng

c)

Viết/in bìa hồ sơ

- Chính xác, đầy đủ nội dung tiêu đề hồ sơ theo phiếu tin

- Rõ ràng, sạch, đẹp

d)

Viết/in chứng từ kết thúc

Chính xác, đầy đủ thông tin

8

Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

- Tài liệu sạch sẽ, không còn ghim kẹp, không bị nhăn, quăn mép

- Tài liệu trong hồ sơ đầy đủ, đúng với tiêu đề

9

Đưa hồ sơ vào hộp, dán nhãn hộp

- Đúng thứ tự

- Nhãn hộp đầy đủ thông tin theo mẫu

10

Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

- An toàn, đủ số lượng

- Sắp xếp đúng quy định

11

Giao, nhận tài liệu sau khi chỉnh lý

- Đủ số lượng

- Có Biên bản giao, nhận có chữ ký của 02 bên

12

Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Chính xác, đầy đủ thông tin

13

Lập mục lục hồ sơ

- Thống kê hồ sơ chính xác, đầy đủ theo Phương án phân loại

- Mục lục hồ sơ đầy đủ thông tin theo quy định

- In, đóng quyển đủ số lượng theo quy định

14

Lập Danh mục và thuyết minh tài liệu loại

- Đầy đủ thông tin theo quy định

- Sắp xếp, bó gói tài liệu loại theo Danh mục thống kê

15

Báo cáo tổng kết chỉnh lý và bàn giao tài liệu, bàn giao hồ sơ phông sau khi chỉnh lý

- Đầy đủ thông tin

- Đầy đủ tài liệu, hồ sơ theo quy định

- Có Biên bản bàn giao có chữ ký của 02 bên

16

Lập hồ sơ về đợt chỉnh lý

Đầy đủ các văn bản, tài liệu theo quy định

Stt

Nội dung công việc

Tiêu chí đánh giá

Tiêu chuẩn đánh giá

Đạt

Không đạt

1

Lập Kế hoạch thu thập tài liệu

Có Kế hoạch thu thập tài liệu được phê duyệt

2

Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp

Có văn bản hướng dẫn

3

Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu và thực tế tài liệu nộp lưu

- Hồ sơ, tài liệu được hệ thống hóa đúng theo phương án phân loại

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu đúng quy định của pháp luật lưu trữ và quy định của ngành, lĩnh vực

- Tiêu đề hồ sơ trong Mục lục phản ánh đúng nội dung hồ sơ, tài liệu trong thực tế

- Có báo cáo kết quả thẩm định

- Có văn bản phê duyệt của cơ quan quản lý

4

Tiếp nhận tài liệu vào kho

- Có Biên bản bàn giao có chữ ký của 02 bên

- Đủ số lượng hồ sơ theo Mục lục hồ sơ

- Đầy đủ văn bản hướng dẫn chỉnh lý, Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có)

5

Sắp xếp tài liệu lên giá

Tài liệu được sắp xếp khoa học, thuận lợi cho bảo quản, tra tìm, phục vụ khai thác, sử dụng

6

Lập hồ sơ về đợt thu thập tài liệu

Đầy đủ văn bản, tài liệu theo quy định

Stt

Nội dung công việc

Tiêu chí đánh giá

Tiêu chuẩn đánh giá

Đạt

Không đạt

1

Vệ sinh trần kho, tường, cột kho, sàn kho, hành lang

Sạch sẽ, khô ráo

2

Vệ sinh cửa (cửa sổ, cửa chớp, cửa ra vào, cửa thoát hiểm)

Sạch sẽ, không bị hư hại

3

Vệ sinh các trang thiết bị của kho (camera, thiết bị phòng cháy chữa cháy, hệ thống điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, thiết bị chiếu sáng)

Sạch sẽ; không bị hư hại, ảnh hưởng đến tính năng hoạt động của thiết bị

4

Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu đến địa điểm vệ sinh

Biên bản bàn giao có ký nhận của 02 bên

Tài liệu an toàn, đủ số lượng

5

Vệ sinh giá đựng tài liệu

Sạch sẽ

6

Vệ sinh hộp đựng tài liệu

Bề mặt hộp sạch sẽ, không bị biến dạng

Nhãn hộp không bị rách, mờ chữ

7

Vệ sinh bìa hồ sơ, tài liệu

Bìa sạch sẽ, không bị rách, mờ các thông tin ghi trên bìa

8

Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ, hộp

Đúng, đủ tài liệu trong hồ sơ

Hồ sơ đưa về đúng vị trí ban đầu

9

Sắp xếp, vận chuyển, bàn giao tài liệu

Đủ số lượng

An toàn

Có ký nhận của 02 bên

10

Sắp xếp tài liệu lên giá

Tài liệu đưa về đúng vị trí ban đầu

11

Lập hồ sơ về việc vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Đầy đủ văn bản, tài liệu theo quy định

Stt

Nội dung công việc

Tiêu chí đánh giá

Tiêu chuẩn đánh giá

Đạt

Không đạt

1

Lựa chọn, thống kê tài liệu đưa ra bồi nền

Lập Danh mục tài liệu đưa ra bồi nền và mô tả đầy đủ các thông tin về tình trạng tài liệu

2

Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu đến địa điểm bồi nền

Biên bản bàn giao có ký nhận đính kèm Danh mục

Đủ số lượng, an toàn

3

Bồi nền tài liệu

Tài liệu sau bồi nền không bị nhăn, bong tróc, rách, mất chữ

4

Sắp xếp tài liệu, vận chuyển trả tài liệu cho bộ phận bảo quản

An toàn, đủ số lượng

Có ký nhận của 02 bên

5

Đưa tài liệu vào bìa, hộp và sắp xếp lên giá

Tài liệu trả về đúng vị trí ban đầu

6

Lập hồ sơ về việc bồi nền tài liệu

Đầy đủ văn bản, tài liệu theo quy định

Stt

Nội dung thực hiện

Tiêu chuẩn đánh giá

Tiêu chuẩn đánh giá

Đạt

Không đạt

1

Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu cần số hóa

Có báo cáo kết quả khảo sát rõ ràng, đầy đủ nội dung thông tin cần khảo sát

Có danh mục thống kê tài liệu cần số hóa đã lựa chọn từ khối tài liệu trong kho theo quy định

2

Xây dựng kế hoạch số hóa và các tài liệu hướng dẫn, kiểm tra sản phẩm số hóa

Xây dựng đầy đủ các văn bản: Kế hoạch thực hiện số hóa; tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa; tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm số hóa

Nội dung các văn bản đầy đủ, chi tiết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp thực tế của tài liệu

3

Chuẩn bị tài liệu, thực hiện giao nhận tài liệu

Có Biên bản giao nhận có chữ ký của 02 bên (kèm theo Danh mục tài liệu đã lựa chọn để số hóa)

4

Vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa

An toàn, đủ số lượng

5

Chuẩn bị máy móc, thiết bị thực hiện số hóa

Đủ máy quét, máy tính, nguồn điện, thiết bị lưu điện, thiết bị lưu dữ liệu phù hợp với từng loại hình tài liệu (khổ giấy), tình trạng vật lý của tài liệu đáp ứng yêu cầu việc thực hiện số hóa

6

Số hóa tài liệu

Số hóa đủ số lượng

File số hóa phải bảo đảm các tiêu chuẩn theo quy định

7

Lưu dữ liệu số hóa vào thư mục và đặt tên file số hóa

Không nhầm lẫn file tài liệu trong các thư mục

Đặt tên file theo đúng quy định

8

Sao lưu dữ liệu tài liệu số hóa từ các máy trạm về máy chủ

Chính xác, đầy đủ dữ liệu

9

Biên mục nội dung dữ liệu đặc tả hồ sơ và văn bản trong hồ sơ

Mô tả đầy đủ các trường thông tin theo quy định

10

Kiểm tra sản phẩm

Có báo cáo kết quả kiểm tra; đã thực hiện sửa lỗi theo kết quả kiểm tra

11

Kết nối, kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với file số hóa trên phần mềm hệ thống cơ sở dữ liệu

Đầy đủ, chính xác, đảm bảo khả năng truy cập

12

Ký số đối với các file số hóa

Chữ ký số phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về hình thức và nội dung theo quy định

13

Nghiệm thu và bàn giao cơ sở dữ liệu số hóa

Biên bản nghiệm thu có chữ ký

Biên bản bàn giao có chữ ký

14

Vận chuyển và bàn giao tài liệu vào kho bảo quản

Vận chuyển an toàn về kho bảo quản

Kiểm đếm, bàn giao đầy đủ số lượng hồ sơ, tài liệu và có ký nhận

Sắp xếp tài liệu lên giá theo trật tự ban đầu

15

Lập hồ sơ về việc tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Đầy đủ các văn bản, tài liệu theo quy định

Stt

Nội dung công việc

Tiêu chí đánh giá

Tiêu chuẩn đánh giá

Đạt

Không đạt

1

Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ của độc giả

Đúng, đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu

2

Đăng ký sử dụng tài liệu

Mô tả đầy đủ thông tin

3

Trình duyệt hồ sơ độc giả

Có xác nhận của người có thẩm quyền; đúng thời hạn

4

Đăng ký độc giả; độc giả viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu

Thông tin đầy đủ, chính xác

5

Duyệt phiếu yêu cầu

Có chữ ký của người có thẩm quyền; đúng thời hạn

Đủ số lượng tài liệu theo yêu cầu được duyệt

Có ký nhận

6

Giao tài liệu cho độc giả, theo dõi việc sử dụng tài liệu của độc giả

Đủ số lượng tài liệu theo yêu cầu được duyệt

Có ký nhận

Tài liệu không bị mất mát, hư hại

7

Nhận lại tài liệu từ độc giả

Tài liệu an toàn, đủ số lượng

Có ký nhận

8

Thu phí sử dụng tài liệu

Biên lai thu phí theo quy định của Nhà nước

9

Trả tài liệu vào kho

Tài liệu an toàn, đủ số lượng

Có ký nhận

10

Sắp xếp tài liệu lên giá

Tài liệu được trả về vị trí ban đầu

11

Lập hồ sơ phục vụ độc giả

Đầy đủ văn bản, tài liệu theo quy định

TT

Nội dung công việc

Tiêu chí đánh giá

Tiêu chuẩn đánh giá

Đạt

Không đạt

1

Tiếp nhận và trình duyệt Phiếu yêu cầu sao, chứng thực tài liệu

Thông tin trong Phiếu yêu cầu sao, chứng thực tài liệu đầy đủ, chính xác

Có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền

2

Vào sổ đăng ký yêu cầu sao, chứng thực tài liệu; nhận tài liệu và tiến hành sao, chứng thực tài liệu

Thông tin đầy đủ, chính xác

Đủ số lượng tài liệu theo yêu cầu được duyệt

Có ký nhận

Đảm bảo thể thức bản sao, bản chứng thực tài liệu theo quy định

3

Bàn giao bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ cho độc giả

Đủ số lượng

Có chữ ký

4

Thu phí sử dụng tài liệu

Biên lai thu phí theo quy định của Nhà nước

5

Trả tài liệu vào kho

Tài liệu an toàn, đủ số lượng

Có ký nhận

6

Sắp xếp tài liệu lên giá

Tài liệu được trả về vị trí ban đầu

7

Lập hồ sơ cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ

Đầy đủ văn bản, tài liệu theo quy định

Stt

Nội dung công việc

Tiêu chí đánh giá

Tiêu chuẩn đánh giá

Đạt

Không đạt

1

Xây dựng, trình duyệt Kế hoạch biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ

Có Kế hoạch biên soạn, xuất bản ấn phẩm được phê duyệt: dự kiến chủ đề, hình thức công bố tài liệu và các thông số về ấn phẩm: số trang, kích cỡ, số lượng bản in, số màu, nơi in, phương thức phát hành

2

Thành lập Ban Biên soạn

Có Quyết định thành lập Ban Biên soạn

3

Xây dựng Đề cương biên soạn

Rõ ràng, đầy đủ nội dung, được thông qua

4

Khảo sát, lựa chọn, sưu tầm tài liệu dự kiến đưa ra công bố

Có Danh mục tài liệu kèm theo chú thích nội dung thông tin, dịch tài liệu (nếu có)

5

Biên soạn nội dung, thiết kế ấn phẩm

Có bản thảo ấn phẩm

Có maket ấn phẩm

6

Thẩm định bản thảo ấn phẩm

Ý kiến thẩm định của các cá nhân, cơ quan có liên quan

Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định; Biên bản các cuộc họp, các ý kiến của Hội đồng thẩm định (nếu có)

7

Biên tập, hiệu đính và hoàn thiện ấn phẩm

Bản thảo đã được biên tập, chỉnh sửa, hiệu đính

8

Thiết kế ấn phẩm, in, phát hành ấn phẩm

Hợp đồng xuất bản

Bản bông ấn phẩm (kèm bản sao tài liệu nếu cần)

Ấn phẩm xuất bản đúng quy cách, đủ số lượng

9

Lập hồ sơ biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ

Đầy đủ văn bản, tài liệu theo quy định