Công văn 2887/VPCP-KSTT của Văn phòng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trên Trục liên thông văn bản quốc gia

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao hiệu quả gửi, nhận văn bản điện tử có ký số giữa các bộ, ngành, địa phương, Văn phòng Chính phủ trân trọng đề nghị các bộ, ngành, địa phương phối hợp thực hiện một số nội dung sau:

1. Các bộ, ngành, địa phương

- Các đồng chí Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tập trung chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, nâng cấp, hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và điều hành, tích hợp giải pháp dịch vụ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ (Phụ lục I). Thời gian hoàn thành trước ngày 10 tháng 5 năm 2019.

- Thực hiện ký số tất cả các văn bản điện từ gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia (trừ văn bản mật) giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Văn phòng Chính phủ. Thí điểm không gửi văn bản giấy đối với các văn bản điện tử đã ký số theo Danh mục gửi kèm (Phụ lục II). Thời gian thực hiện thí điểm từ nay đến hết ngày 10 tháng 5 năm 2019.

Báo cáo đánh giá tình hình gửi, nhận văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia và việc thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử có ký số thay văn bản giấy về Văn phòng Chính phủ trước ngày 15 tháng 5 năm 2019 để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

- Tổ chức kết nối, liên thông các phần mềm quản lý văn bản trong nội bộ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử có ký số từ ngày 15 tháng 5 năm 2019 đến ngày 15 tháng 6 năm 2019.

Báo cáo đánh giá tình hình gửi, nhận văn bản điện tử và việc thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trong nội bộ thay văn bản giấy về Văn phòng Chính phủ trước ngày 20 tháng 6 năm 2019.

- Thường xuyên giám sát, bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho phần mềm quản lý văn bản và điều hành hoạt động ổn định.

- Cung cấp thông tin (bao gồm: họ và tên, chức vụ, đơn vị, điện thoại di động, hộp thư công vụ) của các cán bộ đầu mối chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản điện tử, quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành để nhận cảnh báo văn bản đến trên Trục liên thông văn bản quốc gia, việc cơ quan chưa nhận văn bản và phản hồi trạng thái về Văn phòng Chính phủ vào hộp thư [email protected] trước ngày 15 tháng 4 nám 2019.

- Cung cấp thông tin về tình hình triển khai kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ các cơ quan hành chính nhà nước theo Điều 19, Điều 21 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg tại mẫu biểu kèm theo (Phụ lục III), gửi về Văn phòng Chính phủ trước ngày 10 tháng 5 năm 2019.

- Phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Ban Cơ yếu Chính phủ và các cơ quan liên quan tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Thời gian dự kiến vào cuối tháng 4 hoặc đầu tháng 5 năm 2019.

2. Bộ Thông tin và Truyền thông

- Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Tập đoàn VNPT thường xuyên giám sát, kiểm tra đánh giá an toàn thông tin hệ thống Trục liên thông văn bản quốc gia; hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện từ bảo đảm an toàn thông tin hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

- Bảo đảm đường truyền Mạng Truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước hoạt động thông suốt, ổn định đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

3. Bộ Nội vụ

Hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương thực hiện Thông tư số 01/2019/TT-BNV , Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ. Thời gian hoàn thành trước ngày 30 tháng 4 năm 2019.

4. Ban Cơ yếu Chính phủ

- Chủ động phối hợp với các bộ, ngành, địa phương tích hợp giải pháp dịch vụ ký số trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử ký số trên Trục liên thông văn bản quốc gia, bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

- Thống kê tình hình tích hợp chữ ký số trên phần mềm quản lý văn bản của các bộ, ngành, địa phương gửi Văn phòng Chính phủ trước ngày 15 tháng 5 năm 2019 để tổng hợp, báo cáo.

5. Tập đoàn VNPT, Tập đoàn Viettel tiếp tục hoàn thiện phần mềm Trục liên thông văn bản quốc gia, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc bảo đảm việc gửi, nhận văn bản điện tử có ký số được thông suốt, an toàn thông tin, tích hợp các tính năng cảnh báo về việc gửi, nhận văn bản điện tử có ký số cho các đơn vị chưa nhận được văn bản điện tử.

6. Trên cơ sở kết quả thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trên Trục liên thông văn bản quốc gia, Văn phòng Chính phủ chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ và các cơ quan liên quan rà soát, nghiên cứu, đề xuất sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan về gửi nhận văn bản điện tử báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Văn phòng Chính phủ trân trọng đề nghị các bộ, ngành, địa phương, các cơ quan liên quan phối hợp, thực hiện./.

PHỤ LỤC I

TỔNG HỢP TÌNH HÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÍCH HỢP GIẢI PHÁP KÝ SỐ CỦA BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ
(Kèm theo Công văn số: 2887/VPCP-KSTT ngày 09 tháng 4 năm 2019 của Văn phòng Chính phủ)

PHỤ LỤC II

DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN THÍ ĐIỂM CHỈ GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CÓ KÝ SỐ
(Kèm theo Công văn số 2887/VPCP-KSTT ngày 09 tháng 4 năm 2019 của Văn phòng Chính phủ)

PHỤ LỤC III

BIỂU MẪU CUNG CẤP THÔNG TIN TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG NỘI BỘ
(Kèm theo Công văn số: 2887/VPCP-KSTT ngày 09 tháng 4 năm 2019 của Văn phòng Chính phủ)

PHẦN THÔNG TIN CHUNG

1. Tên cơ quan cung cấp thông tin: ................................................................................

.............................................................................................................................................

2. Đầu mối liên hệ

- Họ và tên: .........................................................................................................................

- Đơn vị: ..............................................................................................................................

- Chức vụ: ...........................................................................................................................

- Điện thoại cố định: ……………………….. Điện thoại di động: ………………………………

- Thư điện tử: ………………………………………………………………………………………

_______________________________________________________________________

Ghi chú: Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là cơ quan) có thể có nhiều hệ thống quản lý văn bản điều hành (viết tắt là QLVBĐH).

- Hệ thống QLVBĐH dùng chung của cơ quan là hệ thống trang bị cho tất cả CBCCVC cơ quan và các đơn vị trực thuộc, phục vụ trao đổi văn bản điện tử và điều hành (sau đây gọi là Hệ thống QLVBĐH dùng chung

- Hệ thống QLVBĐH dùng riêng là hệ thống do đơn vị trực thuộc của cơ quan triển khai, trang bị cho tất cả CBCCVC của đơn vị, phục vụ trao đổi văn bản điện tử và điều hành, do các đơn vị tự quản lý (sau đây gọi là Hệ thống QLVBĐH dùng riêng).

- Kết nối, liên thông các hệ thống QLVBĐH là việc chuyển văn bản điện tử từ hệ thống QLVBĐH này đến hệ thống QLVBĐH khác.

1. Hiện trạng hệ thống QLVBĐH

1.1. Hiện trạng triển khai Hệ thống QLVBĐH của cơ quan thuộc trường hợp nào sau đây:

□ Trường hợp 1: Hệ thống dùng chung của cơ quan đã được tất cả các đơn vị sử dụng chung.

□ Trường hợp 2: Cơ quan có hệ thống dùng chung triển khai cho một số đơn vị và một số đơn vị có hệ thống dùng riêng, nhưng tất cả các hệ thống này đã kết nối với nhau.

□ Trường hợp 3: Cơ quan có hệ thống dùng chung triển khai cho một số đơn vị và một số đơn vị có hệ thống dùng riêng, nhưng các hệ thống này chưa kết nối hết với nhau.

Nếu thuộc trường hợp 3, đề nghị cung cấp thông tin về:

- Số lượng đơn vị đã có Hệ thống QLVBĐH: ………..đơn vị, tỷ lệ: …………..%;

- Số lượng đơn vị có Hệ thống QLVBĐH đã kết nối với Hệ thống QLVBĐH dùng chung:………… đơn vị, tỷ lệ: ……………….%

- Số lượng đơn vị có Hệ thống QLVBĐH đã kết nối với nhau: ……….đơn vị, tỷ lệ: ……….%

- Số lượng đơn vị có Hệ thống QLVBĐH đã tích hợp chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ: …… đơn vị, tỷ lệ: ……….%

1.2. Hệ thống QLVBĐH sử dụng công nghệ nào?

□ Mã nguồn mở

□ Dễ tùy biến

□ Dễ phát triển

1.3. Hệ thống QLVBĐH đã cập nhật mã định danh của các cơ quan nhà nước chưa?

- Mã định danh của các cơ quan nhà nước(theo Thông tư 10/2016/TT-BTTTT):

□ Đã cập nhật □ Chưa cập nhật

Nếu chưa cập nhật, đề nghị nêu rõ lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

1.4. Hệ thống QLVBĐH đã đáp ứng yêu cầu phục vụ kết nối, liên thông các phần mềm QLVBĐH chưa (theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg)?

□ Đã đáp ứng □ Chưa đáp ứng

Nếu chưa cập nhật, đề nghị nêu rõ lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

1.5. Hiện nay việc nâng cấp, chỉnh sửa Hệ thống QLVBĐH có được hỗ trợ từ đơn vị phát triển không?

□ Có □ Không

Nếu không nêu rõ lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

1.6. Hệ thống QLVBĐH có tích hợp tính năng nhắn tin (SMS) không?

□ Có □ Không

Nếu có, đề nghị nêu rõ các ứng dụng (thông báo tình hình xử lý, số văn bản đang xử lý, quá hạn,..): ………………………………………………………………………………………………………..

1.7. Hệ thống QLVBĐH tích hợp hệ thống Email không?

□ Có □ Không

Nếu có, đề nghị nêu tên hệ thống e-mail: ………………………………………………………

1.8. Xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên phần mềm QLVBĐH

a) Chuẩn hóa thông tin quy trình xử lý văn bản, phản hồi tình trạng xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống QLVBĐH theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg (bao gồm: tên người, đơn vị xử lý, thời gian của từng vị trí; các trạng thái xử lý: chưa xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành,...)

□ Có đầy đủ thông tin □ Không có thông tin

Nếu có, □ Hệ thống tự động cập nhật.

□ Cập nhật thủ công.

□ Khác: ………………………………………………………………………………………………

b) Việc theo dõi luồng xử lý của từng văn bản qua Hệ thống QLVBĐH.

□ Cho phép theo dõi, thống kê.

□ Không theo dõi được.

c) Việc gửi, nhận văn bản với các đơn vị trực thuộc và cơ quan khác có qua Hệ thống QLVBĐH không?

□ Có □ Không

Nếu không, thực hiện theo giải pháp nào?

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

1.7. Hệ thống QLVBĐH đã có chức năng lưu trữ văn bản điện tử theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV hay chưa?

□ Đã có chức năng □ Chưa có chức năng

Nếu chưa, đề nghị nêu dự kiến thời điểm sẽ ban hành: ... /……. /201…..

1.8. Tình hình xây dựng, ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản theo quy định tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg , Thông tư số 01/2019/TT-BNV , Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

□ Đã ban hành □ Chưa ban hành

Nếu đã ban hành, đề nghị nêu rõ số ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản: …………………….. ……………………………………………………………………………………

Nếu chưa, đề nghị nêu dự kiến thời điểm sẽ ban hành: /…../201……

1.9. Ban hành danh mục loại văn bản: văn bản điện tử; văn bản điện tử kèm văn bản giấy trong gửi nhận văn bản.

□ Đã ban hành □ Chưa ban hành

Nếu đã ban hành, đề nghị nêu rõ số ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản: …………………….. ………………………………………………………………………………………

Nếu chưa, đề nghị nêu dự kiến thời điểm sẽ ban hành: .../.. ./201...

1.10. Thống kê tình hình gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống QLVBĐH (Thống kê tại Văn thư Cơ quan)

- Tổng số văn bản phát hành (bao gồm cả văn bản giấy và văn bản điện tử) trung bình (từ đầu năm đến nay): …………………………..văn bản/tháng.

- Tổng số văn bản phát hành điện tử (không kèm văn bản giấy) trung bình (từ đầu năm đến nay): …………………văn bản/tháng.

1.11. Ứng dụng chữ ký số

a) Trang bị chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp

- Tổng số đơn vị thuộc cơ quan đã được cấp chứng thư số: ………….đơn vị;

- Tổng số CBCCVC đã được cấp chứng thư số: …………………người;

b) Về sử dụng chữ ký số trong Hệ thống QLVBĐH

- Tích hợp chữ ký số đáp ứng quy trình gửi, nhận văn bản điện tử tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg , Thông tư số 01/2019/TT-BNV

□ Đã triển khai □ Chưa triển khai

Nếu chưa, đề nghị nêu dự kiến thời điểm sẽ triển khai: .../.../201...

- Tần suất trao đổi văn bản điện tử có chữ ký số trung bình mỗi tháng (từ đầu năm đến nay)

+ Trong nội bộ cơ quan (giữa cơ quan với các đơn vị trực thuộc): ……./……../tháng (Số lượng trung bình văn bản điện tử có chữ ký số/Tổng số văn bản điện tử/tháng)

+ Với các cơ quan bên ngoài (giữa cơ quan với Văn phòng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương khác): ……../……./tháng (Số lượng trung bình văn bản điện tử có chữ ký số/Tổng số văn bản điện tử/tháng)

1.12. Thực hiện tổng hợp thông tin, tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các đơn vị trực thuộc qua Hệ thống QLVBĐH

□ Theo định kỳ □ Không thực hiện

Nếu không thực hiện, đề nghị nêu rõ lý do: ………………………………………………………

2. Hiện trạng liên thông gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan bộ, ngành, địa phương

2.1. Triển khai nền tảng chia sẻ, tích hợp dùng chung (LGSP - Local Government Service Platform)

Bộ, ngành, địa phương đã xây dựng LGSP cấp bộ, cấp tỉnh chưa?

□ Đã xây dựng □ Đang xây dựng □ Chưa xây dựng

Nếu đã, đang xây dựng, triển khai theo hình thức:

□ Đầu tư □ Thuê dịch vụ công nghệ thông tin

Công nghệ: □ Tập trung □ Phân tán

Đơn vị triển khai: ……………………………………………………………………………………

2.2. Việc kết nối các Hệ thống QLVBĐH của cơ quan với Trục liên thông văn bản quốc gia để liên thông gửi, nhận văn bản điện tử với Văn phòng Chính phủ thực hiện theo giải pháp:

□ LGSP □ Giao diện lập trình (API) □ Hệ thống trung gian khác

Nếu thực hiện theo giải pháp Hệ thống trung gian khác, đề nghị nêu cụ thể: ……………………… ………………………………………………………………………………………

2.3. Việc kết nối các Hệ thống QLVBĐH của các đơn vị trực thuộc để liên thông gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan thực hiện theo giải pháp:

□ LGSP □ Giao diện lập trình (API) □ Hệ thống trung gian khác

Nếu chưa, đề nghị nêu dự kiến thời gian hoàn thành: ... /.. ./201...

2.4. Việc theo dõi các thông tin của quá trình xử lý văn bản sau khi đã gửi tới các cơ quan khác trên Hệ thống QLVBH (tên người, đơn vị xử lý, thời gian của từng vị trí; các trạng thái xử lý: Đã đến, đã tiếp nhận, chưa xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành...).

□ Theo dõi được các thông tin:

Đề nghị nêu rõ: ...................................................................................................................

.............................................................................................................................................

□ Không theo dõi được

Đề nghị nêu rõ lý do: ...........................................................................................................

.............................................................................................................................................

2.5. Việc phản hồi gói tin trạng thái (tên người, đơn vị xử lý, thời gian của từng vị trí; các trạng thái xử lý: Đã đến, đã tiếp nhận, chưa xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành...) qua Trục liên thông khi nhận, xử lý văn bản được gửi từ Văn phòng Chính phủ, Bộ, ngành, địa phương.

□ Đã hoàn thành:

Đề nghị nêu rõ: ..................................................................................................................

.............................................................................................................................................

□ Chưa hoàn thành:

Đề nghị nêu rõ lý do: ...........................................................................................................

.............................................................................................................................................

3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và an toàn thông tin

3.1. Máy chủ bảo mật (Security Server)

□ Đã bố trí □ Chưa bố trí

Nếu chưa bố trí máy chủ bảo mật, đề nghị nêu lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

3.2. Bảo mật an toàn thông tin theo cấp độ

□ Đã phê duyệt cấp độ □ Chưa phê duyệt cấp độ

Nếu đã phê duyệt, hệ thống QLVBĐH được bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ nào: ………. ………………………………………………………………………………………

3.3. Hệ thống QLVBĐH được cài đặt tại:

□ Trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ

□ Trung tâm dữ liệu/Phòng máy chủ của cơ quan

3.4. Hệ thống QLVBĐH dự phòng

□ Đã có dự phòng □ Chưa có dự phòng

Nếu có hệ thống dự phòng được đặt tại đâu?......................................................................

Hệ thống có hoạt động ổn định hay không? ……………………………………………………

4. Tình hình bố trí kinh phí triển khai nâng cấp Hệ thống QLVBĐH

□ Đã bố trí

Đề nghị nêu rõ hình thức triển khai: □ Thuê dịch vụ công nghệ thông tin

□ Đầu tư

□ Chưa bố trí

Đề nghị nêu rõ lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

5. Kiểm tra việc thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc

□ Đã có kế hoạch kiểm tra định kỳ □ Chưa có kế hoạch kiểm tra định kỳ

Nếu chưa có, đề nghị nêu lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

6. Tổ chức tập huấn sử dụng hệ thống QLVBĐH

□ Thường xuyên tổ chức tập huấn □ Chưa tập huấn

Nếu chưa tập huấn, đề nghị nêu lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

7. Tổ chức phổ biến, tuyên truyền về các lợi ích của việc gửi, nhận văn bản điện tử và ứng dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan nhà nước

□ Thường xuyên phổ biến, tuyên truyền □ Chưa phổ biến, tuyên truyền

Nếu chưa tổ chức phổ biến, tuyên truyền, đề nghị nêu lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

8. Khó khăn, vướng mắc trong thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

9. Đề xuất, kiến nghị:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................