Cảm ơn quý khách đã gửi báo lỗi.
Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT 2023 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
- Tóm tắt
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
- Nội dung MIX
- Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…
- Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.
Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.
thuộc tính Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT
Cơ quan ban hành: | Bộ Giáo dục và Đào tạo | Số công báo: | Đang cập nhật |
Số hiệu: | 3666/QĐ-BGDĐT | Ngày đăng công báo: | Đang cập nhật |
Loại văn bản: | Quyết định | Người ký: | Hoàng Minh Sơn |
Ngày ban hành: | 08/11/2023 | Ngày hết hiệu lực: | Đang cập nhật |
Áp dụng: | Tình trạng hiệu lực: | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! | |
Lĩnh vực: | Giáo dục-Đào tạo-Dạy nghề |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo
Ngày 08/11/2023, Bộ Giáo dục và Đào tạo ra Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
1. Tất cả văn bản do Bộ GDĐT, các đơn vị phát hành phải được quản lý theo trình tự sau đây:
- Cấp số và thời gian ban hành văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dấu của Bộ GDĐT, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của Bộ GDĐT, đơn vị (đối với văn bản điện tử).
- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
- Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, sổ sách văn thư phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
- Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau 01 năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
- Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán.
- Đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng, kể từ khi công việc kết thúc.
Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký.
Xem chi tiết Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT tại đây
tải Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT
Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: 3666/QĐ-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2023 |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo
____________________
BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 86/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 10 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng.
QUYẾT ĐỊNH:
Quyết định này thay thế Quyết định số 1414/QĐ-BGDĐT ngày 01 tháng 6 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Quyết định số 888/QĐ-BGDĐT ngày 30 tháng 3 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 02 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế Quản lý và xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trường hợp Quy chế này và văn bản khác của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trước thời điểm Quy chế này có hiệu lực có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của Quy chế này.
Nơi nhận: |
KT. BỘ TRƯỞNG |
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
QUY CHẾ
Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo
(Kèm theo Quyết định số 3666/QĐ-BGDĐT ngày 08 tháng 11 năm 2023
của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)
_____________________
QUY ĐỊNH CHUNG
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
Người được giao kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống E-Office và cập nhật các thông tin cần thiết.
Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về trình tự, nội dung, thể thức, tính pháp lý của văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành.
Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành.
- Tất cả hồ sơ trình lãnh đạo Bộ (trừ hồ sơ có nội dung mật) phải được ký số và chuyển trên Hệ thống E-Office. Các đơn vị căn cứ Danh mục văn bản điện tử, văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy tại Phụ lục VIII và Phụ lục IX để thực hiện số hóa các văn bản kèm theo hồ sơ trình.
- Các đơn vị căn cứ Quy chế làm việc của Bộ GDĐT và Phân công nhiệm vụ của Bộ trưởng và các Thứ trưởng để trình đúng thẩm quyền giải quyết công việc.
- Mọi trường hợp văn bản, hồ sơ phải trả lại cho đơn vị để chỉnh sửa, bổ sung, lãnh đạo Bộ bút phê trên Hệ thống E-Office hoặc trên văn bản giấy, ghi rõ nội dung cần sửa, thời hạn xử lý để đơn vị chủ trì soạn thảo chỉnh sửa và trình lại.
- Khi nhận được văn bản, hồ sơ trả lại, các đơn vị chỉnh sửa, bổ sung, hoàn chỉnh văn bản và thực hiện quy trình trình văn bản theo đúng quy định. Các văn bản, hồ sơ trình lần sau phải gửi kèm toàn bộ hồ sơ trình trước đó.
- Hồ sơ trình có độ mật là hồ sơ giấy.
Trong trường hợp cần thiết, Lãnh đạo Bộ có thể uỷ quyền cho người đứng đầu đơn vị chủ trì các cuộc họp quy định tại khoản này. Người đứng đầu đơn vị được uỷ quyền có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản với Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách về kết quả cuộc họp.
- Cho phép đơn vị chủ trì hoàn thành thủ tục và đăng ký với Văn phòng để bố trí trình tập thể Lãnh đạo Bộ tại phiên họp gần nhất.
- Giao đơn vị chủ trì chuẩn bị thêm nếu xét thấy nội dung chưa đạt yêu cầu.
- Giao đơn vị chủ trì làm thủ tục lấy ý kiến các đơn vị liên quan theo Quy chế làm việc của Bộ GDĐT.
- Bộ trưởng, Thứ trưởng giao Chánh Văn phòng, người đứng đầu đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản theo quy định tại các quyết định của Bộ trưởng Bộ GDĐT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Bộ GDĐT, theo Quy chế làm việc và theo từng văn bản cụ thể.
- Văn bản ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng phải được Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực phê duyệt về nội dung trước khi ký ban hành. Tất cả các văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng đều phải gửi báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản).
- Không được ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng các văn bản hành chính có nội dung mang tính quy phạm pháp luật, quyết định hành chính hoặc sự chỉ đạo bắt buộc thực hiện nếu không được ủy quyền bằng văn bản của Bộ trưởng.
- Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó của đơn vị ký thay. Văn bản ký thừa lệnh thay phải gửi báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực và người đứng đầu đơn vị (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản).
Tất cả văn bản do Bộ GDĐT, các đơn vị phát hành phải được quản lý theo trình tự sau đây:
- Các loại văn bản: Quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.
- Công văn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.
- Các loại văn bản: Chỉ thị, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
- Văn thư chỉ đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính khi có chữ ký nháy của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản. Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, mỗi dấu không quá 05 trang.
Ký số của Bộ GDĐT, đơn vị đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
Việc đóng dấu dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
- Ảnh màu.
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
- Tỷ lệ số hóa: 100 %.
Trường hợp không xác định rõ đơn vị chủ trì giải quyết, Lãnh đạo Văn phòng phụ trách Phòng Hành chính trình xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ phụ trách. Trường hợp không xác định rõ Lãnh đạo Bộ phụ trách hoặc nội dung văn bản liên quan đến các lĩnh vực khác nhau do nhiều Lãnh đạo Bộ phụ trách chỉ đạo, Lãnh đạo Văn phòng phụ trách Phòng Hành chính trình xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng. Việc trình xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ cần thực hiện trong thời hạn 01 (một) ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư cơ quan.
Tiếp nhận văn bản được giao để xử lý; nếu không thuộc trách nhiệm thì báo cáo người đứng đầu đơn vị.
- Đối với văn bản đúng thẩm quyền, đúng thủ tục, đầy đủ hồ sơ
+ Trường hợp cần lấy ý kiến cơ quan liên quan, chuyên viên báo cáo lãnh đạo đơn vị để trình lãnh đạo Bộ ký văn bản lấy ý kiến. Trường hợp cần làm rõ nội dung trước khi trình hoặc trường hợp dự thảo văn bản quy phạm pháp luật còn ý kiến khác nhau về những vấn đề lớn, báo cáo lãnh đạo đơn vị trình Lãnh đạo Bộ tổ chức cuộc họp xử lý trước khi trình.
+ Trường hợp không cần lấy thêm ý kiến hoặc không còn ý kiến khác nhau, chuyên viên thực hiện: Nghiên cứu kỹ nội dung, trao đổi để làm rõ nội dung văn bản trình khi cần thiết, xác định chuyên viên hoặc đơn vị phối hợp, trình lãnh đạo đơn vị ký văn bản lấy ý kiến phối hợp, xây dựng văn bản tổng hợp, giải trình tiếp thu ý kiến phối hợp; soạn thảo phiếu trình giải quyết công việc; Phiếu trình phải liệt kê đầy đủ các văn bản kèm theo và làm rõ các nội dung như thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hồ sơ trình; tính hợp hiến, hợp pháp hoặc cơ sở pháp lý giải quyết văn bản; ý kiến chỉ đạo trước đó có liên quan và đề xuất xử lý cụ thể, rõ ràng; dự kiến phân công cơ quan, đơn vị thực hiện, thời hạn phải hoàn thành, đơn vị theo dõi thực hiện nhiệm vụ do lãnh đạo Bộ giao; dự thảo văn bản, xác định hình thức, độ mật, độ khẩn của dự thảo văn bản (nếu có); chỉnh sửa, hoàn thiện phiếu trình và dự thảo văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị và Lãnh đạo Bộ; đọc soát, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; ký phiếu trình, trình lãnh đạo đơn vị.
- Đối với văn bản, hồ sơ chưa đầy đủ, không đúng thủ tục hoặc không đúng thẩm quyền giải quyết của Bộ GDĐT, chuyên viên báo cáo lãnh đạo đơn vị để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.
- Trường hợp cần xin ý kiến các cơ quan tổ chức, trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản lấy ý kiến; Trường hợp cần xin ý kiến các đơn vị, người đứng đầu đơn vị ký văn bản lấy ý kiến.
- Trường hợp cần làm rõ nội dung, trình Lãnh đạo Bộ chủ trì cuộc họp với các cơ quan, đơn vị liên quan.
- Trường hợp dự thảo văn bản còn ý kiến khác nhau về vấn đề lớn thuộc nội dung, trình Lãnh đạo Bộ chủ trì tổ chức cuộc họp với các cơ quan, đơn vị liên quan.
- Trường hợp văn bản không cần lấy thêm ý kiến và không còn ý kiến khác nhau: Xem xét, kiểm tra phiếu trình và dự thảo văn bản.
- Trường hợp đồng ý với ý kiến đề xuất của chuyên viên, ký phiếu trình trình Lãnh đạo Bộ.
- Trường hợp không đồng ý với ý kiến đề xuất của chuyên viên, cho ý kiến chỉ đạo để chuyên viên chỉnh sửa, hoàn thiện, ký phiếu trình Lãnh đạo Bộ.
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
Danh mục hồ sơ do Bộ trưởng phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI Quy chế này.
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục VI Quy chế này, đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống E-Office.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống E-Office.
Hằng năm, lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị phải có đề nghị bằng văn bản và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, nhưng thời hạn giữ lại không quá 01 năm.
Văn thư đơn vị, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức đơn vị mình lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ đơn vị theo quy định.
Thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ GDĐT, đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Bộ GDĐT, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Việc xác định thời hạn bảo quản từng hồ sơ căn cứ Danh mục hồ sơ hằng năm của cơ quan Bộ. Danh mục hồ sơ do Văn phòng xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành.
Việc xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ cơ quan căn cứ Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu và Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ GDĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.
Tổ chức có thẩm quyền giúp Bộ trưởng trong việc xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ cơ quan được chính xác và đúng quy định của Nhà nước là Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Lãnh đạo đơn vị quản lý công tác lưu trữ;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu.
Tài liệu hết giá trị tại dự án phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của dự án xem xét, đề nghị Lưu trữ cơ quan thẩm định trước khi Giám đốc ra quyết định tiêu hủy.
- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.
- Danh sách dự kiến thành phần tham gia Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị.
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
+ Tờ trình Bộ trưởng/Giám đốc dự án về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bộ/dự án.
+ Các phiếu góp ý của các thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu đối với Danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
+ Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến.
+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến.
+ Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Biên bản về việc bàn giao tài liệu hết giá trị.
+ Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
- Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan/dự án trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.
Cơ quan, đơn vị của Bộ GDĐT thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp bao gồm:
Trường hợp muốn nộp tài liệu trước thời hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ lịch sử.
- Tờ trình của Văn phòng trình Bộ trưởng về việc nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử và xin ý kiến vào danh sách dự kiến thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có) theo quy định tại Phụ lục XVI Quy chế này.
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Các phiếu góp ý của các thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Văn bản của Bộ về việc giao nộp tài liệu gửi Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập, tiếp nhận tài liệu.
- Văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc thẩm tra tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
- Tờ trình của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trình Bộ trưởng xin phê duyệt việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử.
- Tờ trình của Lưu trữ cơ quan trình lãnh đạo Văn phòng về thực hiện việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử;
- Biên bản giao nhận tài liệu giữa Lưu trữ lịch sử với Bộ.
Chánh Văn phòng cho phép hoặc ủy quyền cho Trưởng phòng Quản trị cho phép khai thác tài liệu bảo quản tại kho Lưu trữ cơ quan.
Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; nhiệm vụ thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; xác định giá trị, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
DANH MỤC PHỤ LỤC
(Kèm theo Quyết định số 3666/QĐ-BGDĐT ngày 08 tháng 11 năm 2023
của Bộ Giáo dục và Đào tạo)
TT |
Số Thứ tự Phụ lục |
Tiêu đề Phụ lục |
1. |
Phụ lục I |
Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản |
2. |
Phụ lục II |
Viết hoa trong văn bản hành chính |
3. |
Phụ lục III |
Bảng chữ viết tắt, mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản |
4. |
Phụ lục IV |
Mẫu trình bày văn bản nội bộ |
5. |
Phụ lục V |
Mẫu về quản lý văn bản |
6. |
Phụ lục VI |
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan |
7. |
Phụ lục VII |
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử |
8. |
Phụ lục VIII |
Văn bản điện tử, văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy đối với văn bản đến |
9. |
Phụ lục IX |
Văn bản điện tử, văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy đối với văn bản đi |
10. |
Phụ lục X |
Quy trình soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản |
11. |
Phụ lục XI |
Quy trình ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản |
12. |
Phụ lục XII |
Quy trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến |
13. |
Phụ lục XIII |
Mục lục hồ sơ |
14. |
Phụ lục XIV |
Danh mục tài liệu hết giá trị |
15. |
Phụ lục XV |
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị |
16. |
Phụ lục XVI |
Mẫu Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật |
17. |
Phụ lục XVII |
Mẫu Nhãn hộp |
18. |
Phụ lục XVIII |
Mẫu Phiếu đề nghị khai thác tài liệu lưu trữ |
Phụ lục I
THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
_________________________
Phần I
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 25 mm, cách mép trái 30 mm, cách mép phải 20 mm.
4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ theo quyết định thành lập, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
_____________
2. Tên đơn vị thuộc Bộ được sử dụng con dấu riêng, có thẩm quyền ban hành văn bản được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức trong quyết định thành lập, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên Bộ Giáo dục và Đào tạo (đơn vị chủ quản trực tiếp cấp trên); phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Tên đơn vị thuộc Bộ ban hành văn bản và tên Bộ Giáo dục và Đào tạo được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên đơn vị thuộc Bộ dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
c) Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.
3. Số, ký hiệu của văn bản
a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do Bộ GDĐT ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
b) Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên Bộ Giáo dục và Đào tạo. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên Bộ Giáo dục và Đào tạo và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Tên viết tắt của Bộ Giáo dục và Đào tạo trong ký hiệu văn bản là BGDĐT. Tên viết tắt của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ được áp dụng như sau (*):
TT |
Tên đơn vị |
Tên viết tắt ghi ký hiệu văn bản |
1 |
Vụ Giáo dục Mầm non |
GDMN |
2 |
Vụ Giáo dục Tiểu học |
GDTH |
3 |
Vụ Giáo dục Trung học |
GDTrH |
4 |
Vụ Giáo dục Đại học |
GDĐH |
5 |
Vụ Giáo dục dân tộc |
GDDT |
6 |
Vụ Giáo dục thường xuyên |
GDTX |
7 |
Vụ Giáo dục Quốc phòng và An ninh |
GDQPAN |
8 |
Vụ Giáo dục Chính trị và Công tác học sinh, sinh viên |
GDCTHSSV |
9 |
Vụ Giáo dục thể chất |
GDTC |
10 |
Vụ Tổ chức cán bộ |
TCCB |
11 |
Vụ Kế hoạch - Tài chính |
KHTC |
12 |
Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường |
KHCNMT |
13 |
Vụ Pháp chế |
PC |
14 |
Vụ Cơ sở vật chất |
CSVC |
15 |
Văn phòng |
VP |
16 |
Thanh tra |
TTr |
17 |
Cục Quản lý chất lượng |
QLCL |
18 |
Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lý giáo dục |
NGCBQLGD |
19 |
Cục Công nghệ thông tin |
CNTT |
20 |
Cục Hợp tác quốc tế |
HTQT |
(*) Đối với các dự án, đề án, chương trình, giao Văn phòng Bộ quy định tên viết tắt sau khi có Quyết định thành lập.
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
d) Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản
a) Địa danh trên văn bản của cơ quan Bộ GDĐT ban hành được ghi là Hà Nội.
b) Thời gian ban hành văn bản
Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do Bộ GDĐT ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
6. Nội dung văn bản
a) Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của Bộ GDĐT và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm
Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Các tổ chức tư vấn của Bộ GDĐT làm việc theo chế độ tập thể, trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên tổ chức tư vấn.
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ.
Trường hợp ký thay người đứng đầu thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Trường hợp văn bản ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chữ Bộ trưởng, sau dấu chấm có dấu cách. Chức vụ ghi trên văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức và tên đơn vị, tổ chức.
Trường hợp cần thiết, người được ký thừa lệnh văn bản hành chính có thể giao cấp phó ký thay; chức vụ ghi trên văn bản ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức, không ghi lại tên của đơn vị tổ chức
Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chữ Bộ trưởng, sau dấu chấm có dấu cách. Ghi rõ chức danh, tên đơn vị, tổ chức của người ký thừa ủy quyền.
c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản của Bộ GDĐT ban hành là chức danh chính thức của người ký. Văn bản do Bộ trưởng ký ban hành ghi “Bộ trưởng”, văn bản ký thay ghi “Thứ trưởng”, không ghi lại tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của Bộ GDĐT thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong Bộ GDĐT. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà Lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan Bộ GDĐT ở phía trên họ tên người ký.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.
8. Dấu, chữ ký số của Bộ GDĐT
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của Bộ GDĐT là hình ảnh dấu của Bộ GDĐT, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
b) Chữ ký số của Bộ GDĐT trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.
9. Nơi nhận
a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này bao gồm:
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).
III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC
1. Phụ lục
a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của Bộ GDĐT trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.
Hình ảnh chữ ký số của Bộ GDĐT: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Quy chế này.
2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
a) Dấu chỉ độ mật
Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.
Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
4. Địa chỉ Bộ GDĐT; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
IV. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức
Ô số |
: Thành phần thể thức văn bản |
1 |
: Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
2 |
: Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo |
3 |
: Số, ký hiệu của văn bản |
4 |
: Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
5a |
: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
5b |
: Trích yếu nội dung công văn |
6 |
: Nội dung văn bản |
7a, 7b, 7c |
: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
8 |
: Dấu, Chữ ký số của Bộ GDĐT |
9a, 9b |
: Nơi nhận |
10a |
: Dấu chỉ độ mật |
10b |
: Dấu chỉ mức độ khẩn |
11 |
: Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
12 |
: Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
13 |
: Địa chỉ Bộ GDĐT; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. |
14 |
: Chữ ký số của Bộ GDĐT cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
2. Sơ đồ
V. MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
STT |
Thành phần thể thức và chi tiết trình bày |
Loại chữ |
Kiểu chữ |
Ví dụ minh họa |
|||||||
Phông chữ Times New Roman |
Cỡ chữ |
||||||||||
1 |
Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
|
|
|
|
||||||
|
- Quốc hiệu |
In hoa |
Đứng, đậm |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
13 |
||||||
|
- Tiêu ngữ |
In thường |
Đứng, đậm |
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
14 |
||||||
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
_____________________ |
|
||||||
2 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
|
|
|
|
||||||
|
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp |
In hoa |
Đứng |
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
13 |
||||||
|
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
In hoa |
Đứng, đậm |
CỤC HỢP TÁC QUỐC TẾ |
13 |
||||||
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
_____________________ |
|
||||||
3 |
Số, ký hiệu của văn bản |
In thường |
Đứng |
Số: 888/QĐ-BGDĐT; Số: 1606/BGDĐT-VP |
13 |
||||||
4 |
Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
In thường |
Nghiêng |
Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2023 |
14 |
||||||
5 |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
|
|
|
|
||||||
a |
Đối với văn bản có tên loại |
|
|
|
|
||||||
|
- Tên loại văn bản |
In hoa |
Đứng, đậm |
CHỈ THỊ |
14 |
||||||
|
- Trích yếu nội dung |
In thường |
Đứng, đậm |
Về công tác phòng, chống lụt bão |
14 |
||||||
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
_____________________ |
|
||||||
b |
Đối với công văn |
|
|
|
|
||||||
|
Trích yếu nội dung |
In thường |
Đứng |
V/v nâng bậc lương năm 2023 |
12 |
||||||
6 |
Nội dung văn bản |
In thường |
Đứng |
Trong công tác chỉ đạo ... |
14 |
||||||
a |
Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm |
|
|
|
|
||||||
|
- Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương |
In thường |
Đứng, đậm |
Phần 1 |
Chương I |
14 |
|||||
|
- Tiêu đề của phần, chương |
In hoa |
Đứng, đậm |
QUY ĐỊNH CHUNG |
QUY ĐỊNH CHUNG |
14 |
|||||
|
- Từ “Mục” và số thứ tự |
In thường |
Đứng, đậm |
Mục 1 |
14 |
||||||
|
- Tiêu đề của mục |
In hoa |
Đứng, đậm |
QUẢN LÝ VĂN BẢN |
14 |
||||||
|
- Từ “Tiểu mục” và số thứ tự |
In thường |
Đứng, đậm |
Tiểu mục 1 |
14 |
||||||
|
- Tiêu đề của tiểu mục |
In hoa |
Đứng, đậm |
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI |
14 |
||||||
|
- Điều |
In thường |
Đứng, đậm |
Điều 1. Bản sao văn bản |
14 |
||||||
|
- Khoản |
In thường |
Đứng |
1. Các hình thức ... |
14 |
||||||
|
- Điểm |
In thường |
Đứng |
a) Đối với.... |
14 |
||||||
b |
Gồm phần, mục, khoản, điểm |
|
|
|
|
||||||
|
- Từ “Phần” và số thứ tự |
In thường |
Đứng, đậm |
Phần 1 |
14 |
||||||
|
- Tiêu đề của phần |
In hoa |
Đứng, đậm |
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ... |
14 |
||||||
|
- Số thứ tự và tiêu đề của mục |
In hoa |
Đứng, đậm |
I. NHỮNG KẾT QUẢ... |
14 |
||||||
|
- Khoản: |
|
|
|
|
||||||
|
Trường hợp có tiêu đề |
In thường |
Đứng, đậm |
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng |
14 |
||||||
|
Trường hợp không có tiêu đề |
In thường |
Đứng |
1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày... |
14 |
||||||
|
- Điểm |
In thường |
Đứng |
a) Đối với.... |
14 |
||||||
7 |
Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền |
|
|
|
|
||||||
|
- Quyền hạn của người ký |
In hoa |
Đứng, đậm |
TM. BAN VSTBPN NGÀNH GIÁO DỤC |
KT. BỘ TRƯỞNG |
14 |
|||||
|
- Chức vụ của người ký |
In hoa |
Đứng, đậm |
TRƯỞNG BAN |
THỨ TRƯỞNG |
14 |
|||||
|
- Họ tên của người ký |
In thường |
Đứng, đậm |
Nguyễn Văn A |
Trần Văn B |
14 |
|||||
8 |
Nơi nhận |
|
|
|
|
||||||
a |
Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
In thường |
Đứng |
|
14 |
||||||
|
- Gửi một nơi |
|
|
Kính gửi: Bộ Nội vụ |
14 |
||||||
|
- Gửi nhiều nơi |
|
|
Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Bộ Tài chính. |
14 |
||||||
b |
Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
|
|
|
|
||||||
|
- Từ “Nơi nhận” |
In thường |
Nghiêng, đậm |
Nơi nhận: |
Nơi nhận:(đối với công văn) |
12 |
|||||
|
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
In thường |
Đứng |
- Các bộ, cơ quan ngang bộ,...; - Lưu: VT, TCCB. |
- Như trên; - Lưu: VT, HTQT. |
11 |
|||||
9 |
Phụ lục văn bản |
|
|
|
|
||||||
|
- Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục |
In thường |
Đứng, đậm |
Phụ lục I |
14 |
||||||
|
- Tiêu đề của phụ lục |
In hoa |
Đứng, đậm |
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT |
14 |
||||||
10 |
Dấu chỉ mức độ khẩn |
In hoa |
Đứng, đậm |
|
14 |
||||||
HỎA TỐC |
|
THƯỢNG KHẨN |
|
KHẨN |
|||||||
11 |
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
In thường |
Đứng |
PL.(300) |
11 |
||||||
12 |
Địa chỉ Bộ GDĐT; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax |
In thường |
Đứng |
Số 35, Đại Cồ Việt, Hai Bà Trưng, Hà Nội ĐT: 0243.8695144, Fax: 0243.8694085 E-Mail: [email protected] Website: www.moet.gov.vn |
11 |
||||||
13 |
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
In hoa |
Đứng, đậm |
XEM XONG TRẢ LẠI |
LƯU HÀNH NỘI BỘ |
14 |
|||||
14 |
Số trang |
In thường |
Đứng 2, 7, 13 |
13 |
|||||||
Trong trường hợp đặc biệt (như cần giãn trang, dồn trang...) thì các thành phần thể thức có thể giảm 01 cỡ chữ; định lề trang: cách mép trên và mép dưới từ 20 đến 25mm, cách mép trái từ 30 đến 35mm, cách mép phải từ 15 đến 20mm; lùi đầu dòng từ 1 đến 1,27cm. |
|||||||||||
Phần II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN
I. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ
1. Hình thức sao
“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
b) Ảnh màu.
c) Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.
d) Tỷ lệ số hóa: 100%.
3. Hình thức chữ ký số của Bộ GDĐT trên bản sao định dạng điện tử
a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.
b) Hình ảnh chữ ký số của Bộ GDĐT: Không hiển thị.
c) Thông tin: Hình thức sao, tên Bộ GDĐT, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
II. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY
1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy
a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
b) Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo.
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do Bộ GDĐT thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Quy chế này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d) Địa danh và thời gian sao văn bản.
đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.
e) Dấu của Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản.
g) Nơi nhận.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy
a) Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.
d) Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được minh họa tại Phụ lục III Quy chế này.
3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy
a) Vị trí trình bày các thành phần thể thức
Ô số |
: Thành phần thể thức bản sao |
1 |
: Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO” |
2 |
: Tên Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản |
3 |
: Số, ký hiệu bản sao |
4 |
: Địa danh và ngày, tháng, năm sao |
5a, 5b, 5c |
: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
6 |
: Dấu của Bộ GDĐT, đơn vị |
7 |
: Nơi nhận |
b) Sơ đồ
Phụ lục II
VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
__________________
I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU
Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.
II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI
1. Tên người Việt Nam
a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,...
b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,...
2. Tên người nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
a) Trường hợp phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn,...
b) Trường hợp phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần. Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,...
III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ
1. Tên địa lý Việt Nam
a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,...
b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,...
c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.
d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm, ...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy,...
Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long,...
đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được Cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng, miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,...
2. Tên địa lý nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam. Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,...
b) Tên địa lý phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại điểm b khoản 2 Mục II Phụ lục này. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,...
IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam
a) Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,...
b) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng, ...
2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
a) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới (WHO),...
b) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...
V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC
1. Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước.
2. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành phần tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,...
3. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,...
4. Danh từ chung đã riêng hóa
Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),...
5. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,...
6. Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,...
7. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Ví dụ:
- Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.
- Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.
8. Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm
a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,...
b) Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán.
c) Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số. Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,...
9. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó. Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,...
10. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo. Ví dụ: từ điển Bách khoa toàn thư, tạp chí Cộng sản,...
Phụ lục III
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
_____________________________
I. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
TT |
Tên loại văn bản hành chính |
Chữ viết tắt |
1. |
Quyết định (cá biệt) |
QĐ |
2. |
Chỉ thị |
CT |
3. |
Quy chế |
QC |
4. |
Quy định |
QyĐ |
5. |
Thông cáo |
TC |
6. |
Thông báo |
TB |
7. |
Hướng dẫn |
HD |
8. |
Chương trình |
CTr |
9. |
Kế hoạch |
KH |
10. |
Phương án |
PA |
11. |
Đề án |
ĐA |
12. |
Dự án |
DA |
13. |
Báo cáo |
BC |
14. |
Biên bản |
BB |
15. |
Tờ trình |
TTr |
16. |
Hợp đồng |
HĐ |
17. |
Công điện |
CĐ |
18. |
Bản ghi nhớ |
BGN |
19. |
Bản thỏa thuận |
BTT |
20. |
Giấy uỷ quyền |
GUQ |
21. |
Giấy mời |
GM |
22. |
Giấy giới thiệu |
GGT |
23. |
Giấy nghỉ phép |
GNP |
24. |
Phiếu gửi |
PG |
25. |
Phiếu chuyển |
PC |
26. |
Phiếu báo |
PB |
|
Bản sao văn bản |
|
1. |
Bản sao y |
SY |
2. |
Bản trích sao |
TrS |
3. |
Bản sao lục |
SL |
II. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
1. Mẫu trình bày văn bản hành chính |
|
Mẫu 1.1 |
- Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp |
Mẫu 1.2 |
- Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp |
Mẫu 1.3 |
- Văn bản có tên loại khác |
Mẫu 1.4 |
- Công văn |
Mẫu 1.5 |
- Công điện |
Mẫu 1.6 |
- Giấy mời |
Mẫu 1.7 |
- Giấy giới thiệu |
Mẫu 1.8 |
- Biên bản |
Mẫu 1.9 |
- Giấy nghỉ phép |
2. Mẫu trình bày phụ lục văn bản |
|
Mẫu 2.1 |
- Mẫu Phụ lục văn bản hành chính giấy |
Mẫu 2.2 |
- Mẫu Phụ lục văn bản hành chính điện tử |
3. Mẫu trình bày bản sao văn bản |
|
Mẫu 3.1 |
- Bản sao sang định dạng giấy |
Mẫu 3.2 |
- Bản sao sang định dạng điện tử |
Mẫu 1.1 - Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /QĐ-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …. năm …… |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ...............(1) .............................
____________________
BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Căn cứ ................................................ (2) .....................................................;
Căn cứ ................................................... (3)..................................................;
Theo đề nghị của .................................................................................... .
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1............................................(4)..........................................................
Điều …..........................................................................................................
.........................................................................../.
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG (5) |
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung quyết định.
(2) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ GDĐT).
(3) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.
(4) Nội dung quyết định.
(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa uỷ quyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa uỷ quyền) (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(7) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.2 - Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp (*)
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /QĐ-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …. năm …… |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt) ...............(1) .............................
__________________
BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Căn cứ ................................................ (2) .....................................................;
Căn cứ ................................................... (3)..................................................;
Theo đề nghị của .................................................................................... .
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này...................(4)........
……………………………………………………………………………………
Điều …..........................................................................................................
.........................................................................../.
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG (5) |
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác
(1) Trích yếu nội dung quyết định.
(2) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ GDĐT).
(3) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.
(4) Nội dung quyết định.
(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa uỷ quyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa uỷ quyền) (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(7) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản giấy
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
..............................(1) .............................
(Kèm theo Quyết định số …….. /QĐ-BGDĐT ngày ..… tháng … năm ….. của Bộ Giáo dục và Đào tạo) (2)
…..(3)…..
……………………..
Điều 1. ............................................................................................................
..........................................................................................
Điều ... ............................................................................................................
.......................................................................................................................
…..(3)…..
……………………..
Điều ... ............................................................................................................
....................................................................................................................... ./.
________________________
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của văn bản.
(2) Số, ký hiệu, thời gian ban hành văn bản.
(3) Nội dung văn bản kèm theo.
Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản điện tử (*)
Số: ...4…, ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây5
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
..............................(1) .............................
(Kèm theo Quyết định số …….. /QĐ-BGDĐT ngày ..… tháng … năm ….. của Bộ Giáo dục và Đào tạo) (2)
…..(3)…..
……………………..
Điều 1. ............................................................................................................
..........................................................................................
Điều ... ............................................................................................................
.......................................................................................................................
…..(3)…..
……………………..
Điều ... ............................................................................................................
....................................................................................................................... ./.
_________________________
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng với văn bản điện tử kèm theo không cùng tệp tin với nội dung quyết định ban hành hay phê duyệt
1 Trích yếu nội dung của văn bản
2 Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin vào các vị trí này.
3 Nội dung văn bản kèm theo
4 Số và ký hiệu Quyết định ban hành hay phê duyệt.
5 Thời gian ký số của Bộ GDĐT (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).
Mẫu 1.3 - Văn bản có tên loại khác
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /….(1)…..-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …. năm …… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN(2)
............................(3) .............................
...................................................... (4) .............................................................
.................................................................................................................................
.........................................................................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG (5) |
_______________________________
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(2) Tên loại văn bản. Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo. Riêng đối với tờ trình, báo cáo (gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) thêm thành phần “kính gửi” ở vị trí 9a Mục IV Phần I Phụ lục I.
(3) Trích yếu nội dung văn bản.
(4) Nội dung văn bản.
(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(7) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.4 - Công văn
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /BGDĐT-...(1)... V/v …...…(6)……….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …… năm…… |
Kính gửi: |
- ……………………….......…………; - …………………………......……….. |
................................................ (3) ...................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG (4) |
____________________________________
Số 35 Đại Cồ Việt, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
ĐT: (024) XXXXXXX, Fax: (024) XXXXXXX
E-Mail: .............................. Website: …………………….. (7)
___________________________________
Ghi chú:
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
(2) Trích yếu nội dung công văn.
(3) Nội dung công văn.
(4) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
(7) Địa chỉ cơ quan; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).
Mẫu 1.5 - Công điện
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /CĐ-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …. năm …… |
CÔNG ĐIỆN
…………... (1)...………..
_____________________________
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo điện:
- …………………(2)…...………;
- ………………………………….
………………………………..(3)……………………………………......
………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………
…….……………......….……………………………………………………./.
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG (4) |
______________________________________
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung điện.
(2) Tên cơ quan, tổ chức nhận điện.
(3) Nội dung điện.
(4) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng” (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.6 - Giấy mời
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /GM-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …. năm …… |
GIẤY MỜI
........................................ (1) ......................................
_____________________________
Bộ Giáo dục và Đào tạo trân trọng kính mời: …...…… (2) ………….....
Tới dự................................................ (3) ......................................................
………………………………………………………………………………….....
Chủ trì : ………………………………………………….……………….
Thời gian:………………………………………………………………….
Địa điểm: ………………………………………………………………….
……(4)…………………………………………………………………………………
…………………………………../.
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG (5) |
___________________________________
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(3) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v...
(4) Các vấn đề cần lưu ý.
(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(7) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.7 - Giấy giới thiệu
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /GGT-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …. năm …… |
GIẤY GIỚI THIỆU
_____________________________
Bộ Giáo dục và Đào tạo trân trọng giới thiệu:
Ông(bà) ……………………………(1)………………………………….
Chức vụ: ............................................................................................................
Được cử đến: ….………………….(2)…………………………………….
Về việc: ……………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày ………………………….…../.
Nơi nhận: |
TL. BỘ TRƯỞNG |
__________________________
Ghi chú:
(1) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
(2) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.
(3) Trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ từ14, kiểu chữ đứng, đậm).
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo giấy giới thiệu.
Mẫu 1.8- Biên bản
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /BB-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
BIÊN BẢN
……………… (1) ……………..
_____________________________
Thời gian bắt đầu: ………………………
Địa điểm: ………………………………….
Thành phần tham dự: ……………………………………..
...........................................................................................................................
....................................................................................................................................
Chủ trì (chủ toạ): ..............................................................................................
Thư ký (người ghi biên bản): ...........................................................................
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
...........................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào …. giờ …., ngày …. tháng ……. năm …../.
THƯ KÝ |
CHỦ TỌA |
Nơi nhận: |
|
________________________________
Ghi chú:
(1) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
(2) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).
Mẫu 1.13 - Giấy nghỉ phép
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /GNP-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …. năm …… |
GIẤY NGHỈ PHÉP
_____________________________
Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày …………….. của ông (bà) …(1)………
Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp cho:
Ông (bà): ……………………………(1)…………………………………..
Chức vụ: ...........................................................................................................
Được nghỉ phép trong thời gian: ………, kể từ ngày ……….. đến hết ngày …………… tại …………. (2)…………………… .
Số ngày nghỉ phép nêu trên được tính vào thời gian…………(3)…………
Nơi nhận: |
TL. BỘ TRƯỞNG |
Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần) (Chữ ký, dấu) Họ và tên |
|
___________________________________
Ghi chú:
(1) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.
(2) Nơi nghỉ phép.
(3) Thời gian nghỉ theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lương hoặc nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương…)
(4) Trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(5) Người được cấp giấy nghỉ phép.
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
Mẫu 2.1 - Mẫu Phụ lục văn bản hành chính giấy
Phụ lục …(1)...
……………(2)…………….
(Kèm theo Văn bản số…(3)….. ngày…(4) tháng…(4) năm …(4) của Bộ Giáo dục và Đào tạo)
_____________________________
..........................................................................................................................
............................................................(5)..............................................
.........................................................................................................................
................................................................................................./.
__________________________________
Ghi chú:
(1) Số thứ tự của Phụ lục (I, II, III...).
(2) Tiêu đề của Phụ lục
(3) Số và ký hiệu của văn bản.
(4) Thời gian ban hành văn bản.
(5) Nội dung của Phụ lục
Mẫu 2.2 - Mẫu Phụ lục văn bản hành chính điện tử (*)
Số: ...(4)……; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây (5)
Phụ lục …(1)...
……………(2)…………….
(Kèm theo Văn bản số…(3)….. ngày…(3) tháng…(3) năm …(3) của Bộ Giáo dục và Đào tạo)
_____________________________
..........................................................................................................................
............................................................(6)..............................................
.........................................................................................................................
................................................................................................./.
_______________________________
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với văn bản điện tử có phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản.
(1) Số thứ tự của Phụ lục (I, II, III...).
(2) Tiêu đề của Phụ lục.
(3) Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
(4) Số và ký hiệu văn bản.
(5) Thời gian ký số của cơ quan, tổ chức (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).
(6) Nội dung của Phụ lục.
Mẫu 3.1 - Bản sao sang định dạng giấy
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN Số: ..... /………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ………, ngày …… tháng …… năm…… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
......................................................
_____________________________
.........................................................................................................................
.................................................................................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận: |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
___________________________________________
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
….. (1)…… |
Số: ..(2)../ (3) - BGDĐT |
Hà Nội, ngày tháng năm |
Nơi nhận: |
TL. BỘ TRƯỞNG Họ và tên |
___________________________________
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
(2) Số bản sao.
(3) Ký hiệu bản sao.
(4) Trường hợp Phó Chánh Văn phòng được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chữ Chánh Văn phòng (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(5) Tên đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận bản sao.
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
Mẫu 3.2 - Bản sao sang định dạng điện tử
…(1)…; Bộ Giáo dục và Đào tạo; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây (2)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN Số: ..... /………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ………., ngày ……tháng …… năm…… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
......................................................
_____________________________
.........................................................................................................................
..........................................................................................................
.........................................................................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận: |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
____________________________
Ghi chú:
(1) Hình thức sao “SAO Y” “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
(2) Thời gian ký số của Bộ GDĐT.
Phụ lục số IV
MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN NỘI BỘ
Mẫu số 4.1 - Tờ trình
Mẫu số 4.2 - Giấy đi đường
Mẫu số 4.3 - Phiếu đề nghị gửi văn bản
_____________________________
Mẫu số 4.1 - Tờ trình nội bộ
(a) BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /TTr-TENDONVI |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày……. tháng……năm……… |
TỜ TRÌNH
Về việc………………………………………………………………………
Kính trình: Bộ trưởng…./Thứ trưởng…..
Tài liệu kèm theo: (b)
1. ……..;
2. ……...;
3. ………
Ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng…/Thứ trưởng… (c)
|
Nội dung: (d)
1. Lý do trình: ..... (Ví dụ: Theo Kế hoạch công tác năm ….. của đơn vị được Lãnh đạo Bộ phê duyệt hoặc Theo chỉ đạo của Bộ trưởng/Thứ trưởng tại... hoặc Theo yêu cầu của cơ quan X tại công văn...)
2. Mô tả vấn đề trình: …. (Tóm tắt vấn đề; một số thông tin/chỉ đạo khác có liên quan tới vấn đề trình; các khó khăn, vướng mắc (nếu có))
3. Các phương án có thể xử lý:
Phương án 1: .........................................................................................
+ Ưu điểm: .............................................................................................
+ Nhược điểm: .......................................................................
Phương án 2: .........................................................................................
+ Ưu điểm: .............................................................................................
+ Nhược điểm: .......................................................................
4. Tham mưu của đơn vị là phương án... ; lý do lựa chọn...
(Đối với các tờ trình liên quan đến việc thẩm định hồ sơ như: thẩm định đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ, hồ sơ xin thành lập phân hiệu trường đại học, hồ sơ mở ngành, hồ sơ cấp phép tổ chức thi và cấp chứng chỉ theo khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc,... đơn vị trình ngoài việc tham mưu, cần khẳng định hồ sơ có/không đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Nghị định/Thông tư,... và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc kiểm tra, thẩm định hồ sơ.)
5. Kính trình Bộ trưởng/Thứ trưởng xem xét, quyết định.
Trân trọng./.
CHUYÊN VIÊN |
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ |
Nơi nhận (e) ……….. |
|
Lưu ý:
- Mục (a): Đơn vị ghi đầy đủ thông tin để tiện theo dõi/tìm kiếm trong quá trình lưu tờ trình.
- Mục (b): Tài liệu kèm theo phải đầy đủ để minh chứng cho các nội dung căn cứ đề xuất trình.
- Mục (c): Khoảng.trống để Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến chỉ đạo tối thiểu là 16x10cm (ngang x dọc trên khổ giấy A4); đối với hồ sơ trình đồng thời Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách, khoảng trống để Lãnh đạo Bộ ghi tối thiểu là 16x15cm, trong đó chia thành 2 cột: bên trái là ý kiến Thứ trưởng, bên phải là ý kiến Bộ trưởng.
- Mục (d); Các phương án tham mưu cần rõ ràng về ưu, nhược điểm và nêu rõ quan điểm của đơn vị.
- Mục (e): Đối với các nhiệm vụ có liên quan đến nhiều đơn vị, đề nghị đơn vị chủ trì khi trình Lãnh đạo Bộ cần bổ sung nơi nhận là những đơn vị có liên quan.
- Đơn vị thống nhất dùng font chữ Times new roman, cỡ chữ 14, giãn dòng 1.2, giãn đoạn 6pt, lề trái 3cm, lề phải 2cm, lề trên 2cm, lề dưới 2cm.
- Văn phòng có quyền từ chối trình Lãnh đạo Bộ những Tờ trình không thực hiện đúng theo hướng dẫn này.
Mẫu số 4.2 - Giấy đi đường |
Mẫu số 1.15 |
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …. năm …… |
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
_____________
Cấp cho ông (bà): ………………………………………………………………
Chức vụ: ……………………………………………………………………..
Nơi được cử đến công tác: ………………………………………………………..
Giấy này có giá trị hết ngày: .................
|
TL. BỘ TRƯỞNG |
Nơi đi và nơi đến |
Ngày tháng |
Phương tiện |
Độ dài chặng đường (km) |
Thời gian ở nơi đến |
Xác nhận của cơ quan (tổ chức) nơi đi, đến |
A |
B |
C |
D |
E |
G |
Nơi đi
Nơi đến
|
|
|
|
|
|
Nơi đi
Nơi đến
|
|
|
|
|
|
Nơi đi
Nơi đến
|
|
|
|
|
|
- Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ
- Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ
… vé x ……. đ = ……………. đ
… vé x ……. đ = ……………. đ
… vé x ……. đ = ……………. đ
- Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé x …… đ = ……………. đ
- Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ
1. Phụ cấp đi đường:.......................................................................................... đ
2. Phụ cấp lưu trú: ............................................................................................. đ
- Lưu trú dọc đường: |
+ ........................................................................đ |
|
+ ........................................................................đ |
- Lưu trú nơi công tác: |
+ ........................................................................đ |
|
+ ........................................................................đ |
Tổng cộng:......................................................................................................... đ
NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC |
PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ |
KẾ TOÁN TRƯỞNG |
Mẫu số 4.3 - Phiếu đề nghị gửi văn bản
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Kính gửi: Phòng Hành chính
Đề nghị Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo cho gửi văn bản số: …...……..………… ngày…….…..tháng…...……năm…….............
Trích yếu văn bản: ……………………………………...…………………..
…………………………………………………………………………………..
Nơi nhận: |
- …............................................................................................ - …............................................................................................ - …............................................................................................ |
Hình thức chuyển: |
|
||
- Chuyển thường |
□ |
- Chuyển hoả tốc |
□ |
- Chuyển phát nhanh |
□ |
- Bảo đảm |
□ |
Số trang văn bản: ………………..…….; số lượng bì:…………………........
Kinh phí thuộc nguồn:……………………………………………………..
|
Hà Nội, ngày…..... tháng ….. năm......... |
Phụ lục V
MẪU VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
_____________________________
I. MẪU BÌ VĂN BẢN
1. Hình dạng và kích thước
Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307 mm x 220 mm : Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220 mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;
- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau.
- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau.
2. Mẫu trình bày
(1) Số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì.
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(3) Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(4) Biểu tượng (Logo) của cơ quan, tổ chức (nếu có)./.
II. MẪU SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
1. Bìa và trang đầu
2. Nội dung đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Tối thiểu gồm 06 nội dung sau:
Ngày chuyển |
Số, ký hiệu văn bản |
Nơi nhận văn bản |
Số lượng bì |
Ký nhận và dấu bưu điện |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
|
|
|
|
|
|
III. MẪU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
1. Bìa và trang đầu
2. Nội dung đăng ký sử dụng bản lưu
Tối thiểu gồm 09 nội dung sau:
Ngày tháng |
Họ tên người sử dụng |
Số, ký hiệu ngày tháng văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Số và ký hiệu HS |
Ký nhận |
Ngày trả |
Người cho phép sử dụng |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. MẪU DẤU “ĐẾN”:
Được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
50mm
V. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
1. Bìa và trang đầu
2. Nội dung đăng ký chuyển giao văn bản đến
Tối thiểu gồm 05 nội dung sau:
Ngày chuyển |
Số đến |
Đơn vị hoặc người nhận |
Ký nhận |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
|
|
|
Phụ lục VI
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
_____________________________
I. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ
Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ (dự kiến), thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.
1. Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động. Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ cần ngắn gọn, dễ hiểu.
2. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: Số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
3. Tiêu đề hồ sơ (dự kiến): Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
4. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
II. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm ...
(Kèm theo Quyết định số ngày ….. tháng ….. năm …… của……)
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN |
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ |
|
|
|
01.NVĐP |
Tiêu đề hồ sơ |
20 năm |
Nguyễn Văn A |
|
Danh mục hồ sơ này có …….hồ sơ, bao gồm:
……………. hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
…………...... hồ sơ bảo quản có thời hạn.
III. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
……………..2………….
Năm …
Số TT |
Số, ký hiệu hồ sơ |
Tiêu đề hồ sơ |
Thời gian tài liệu |
Thời hạn bảo quản |
Số tờ/Số trang |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
01 |
……. |
….. |
……… |
……. |
……. |
|
02 |
…….. |
….. |
……… |
……. |
……. |
|
Mục lục này gồm: .................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ............................................................ hồ sơ (đơn vị bảo quản).
|
................, ngày ......... tháng ...... năm .... |
____________________
1 Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2 Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.
IV. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ 3
MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
Số, ký hiệu hồ sơ……….
Năm …
STT |
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng năm văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Tác giả văn bản |
Tờ số/ Trang số |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
____________________
3 Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
V. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày …… tháng …… năm …… |
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ ....... (Danh mục hồ sơ năm ..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
- Ông (bà): ...................................................……..................................
Chức vụ công tác: .................................................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)
- Ông (bà): …………………………………………………………………..
Chức vụ công tác: …………………………………………………………….
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ………………………………………………
2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu: ………………………………………………
3. Số lượng tài liệu:
a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy
- Tổng số hộp (cặp):……………………………………………………………
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): .......... Quy ra mét giá: …......... mét
b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử
- Tổng số hồ sơ: …………………………………………………………….
- Tổng số tệp tin trong hồ sơ:…………………………………………………..
4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ………………………………………………...
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO |
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
|
Phụ lục VII
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
_____________________________
Phần I
QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
I. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG
1. Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ GDĐT đúng quy định.
2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.
4. Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống.
5. Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu.
II. YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả.
2. Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.
3. Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.
4. Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu.
5. Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
6. Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
7. Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng.
8. Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.
III. YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG
1. Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản
a) Cho phép tạo lập văn bản mới và chuyển đổi định dạng văn bản;
b) Cho phép đính kèm văn bản;
c) Cho phép tạo mã định danh văn bản đi;
d) Hiển thị mức độ khẩn của văn bản;
đ) Cho phép tự động cấp số cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm;
e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản;
g) Cho phép tự động cập nhật các trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục này;
h) Thông báo cho Văn thư cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản hoặc cả ba trường thông tin số, ký hiệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
i) Thông báo khi có văn bản mới;
k) Thông báo tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản;
l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn;
n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu;
o) Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết tình trạng xử lý văn bản của cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
2. Đối với việc kết nối, liên thông
a) Bảo đảm kết nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử mà cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;
b) Có khả năng hoạt động trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện bảo đảm an toàn thông tin;
c) Có khả năng kết nối, liên thông và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức.
3. Đối với an ninh thông tin
a) Bảo đảm các cấp độ an ninh thông tin theo quy định của pháp luật;
b) Bảo đảm phân quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản;
c) Cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền.
4. Đối với việc lập và quản lý hồ sơ
a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ trong Hệ thống;
b) Bảo đảm tạo mã cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
c) Liên kết toàn bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ;
d) Bảo đảm liên kết các trường thông tin trong Danh mục hồ sơ của từng hồ sơ với toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ;
đ) Bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ được lập của một tài khoản cụ thể;
e) Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ được tạo bởi nhiều tài khoản khác nhau mà không cần nhân bản;
g) Cho phép kết xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.
5. Đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ
a) Lưu văn bản và các thông tin về quá trình giải quyết văn bản gồm: Ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản đến của người có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của công chức, viên chức được phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của người có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn bản;
b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ cơ quan thông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu;
c) Bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;
d) Bảo đảm chuyển giao hồ sơ vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và của Lưu trữ lịch sử;
đ) Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ;
e) Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản;
g) Bảo đảm khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản khi có sự thay đổi về công nghệ;
h) Có khả năng sao lưu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.
6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ
a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài liệu;
b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị;
c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ;
d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn bản, tài liệu;
đ) Cho phép lựa chọn hiển thị các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm;
e) Cho phép lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm;
g) Cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm kiếm;
h) Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf);
i) Cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả;
k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống;
l) Lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu.
7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả
a) Lưu các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản;
b) Hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được cấp quyền;
c) Cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ;
d) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống;
đ) Lưu và cố định sự liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan.
8. Đối với việc thu hồi văn bản
a) Đóng băng văn bản đi và dữ liệu đặc tả văn bản đi khi có lệnh thu hồi văn bản của cơ quan, tổ chức;
b) Hủy văn bản đến và dữ liệu đặc tả văn bản đến khi có lệnh thu hồi văn bản từ cơ quan, tổ chức phát hành văn bản;
c) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình thu hồi văn bản.
IV. YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
1. Hệ thống cho phép người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau:
a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau;
b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức;
c) Truy cập vào hồ sơ và dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của cơ quan, tổ chức;
d) Thay đổi quyền truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định của cơ quan, tổ chức;
đ) Thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về vị trí công tác của cá nhân đó;
e) Phục hồi thông tin, dữ liệu đặc tả trong trường hợp lỗi hệ thống và thông báo kết quả phục hồi;
g) Khóa hoặc đóng băng các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả năng di chuyển, xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của người có thẩm quyền.
2. Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.
3. Thiết lập kết nối liên thông.
V. THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG
1. Sổ đăng ký văn bản đến
2. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
3. Sổ đăng ký văn bản đi
4. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đi
5. Mục lục văn bản trong hồ sơ
6. Mục lục hồ sơ.
Phần II
CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG
I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
STT |
Trường thông tin |
Tên (viết tắt tiếng Anh) |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ4 |
Organld |
String |
13 |
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
2 |
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ |
DocOrdinal |
Number |
3 |
3 |
Tên loại văn bản |
TypeName |
String |
100 |
4 |
Số của văn bản |
CodeNumber |
String |
11 |
5 |
Ký hiệu của văn bản |
CodeNotation |
String |
30 |
6 |
Ngày, tháng, năm văn bản |
IssuedDate |
Date |
10 |
7 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
OrganName |
String |
200 |
8 |
Trích yếu nội dung |
Subject |
String |
500 |
9 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
30 |
10 |
Số trang của văn bản |
PageAmount |
Number |
3 |
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
12 |
Chức vụ, họ tên người ký |
Signerlnfo |
|
|
12.1 |
Chức vụ của người ký văn bản |
Position |
String |
100 |
12.2 |
Họ và tên người ký văn bản |
FullName |
String |
50 |
13 |
Nơi nhận |
To |
|
|
13.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản |
OrganId |
String |
13 |
13.2 |
Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản |
OrganName |
String |
200 |
14 |
Mức độ khẩn |
Priority |
Number |
1 |
15 |
Số lượng bản phát hành |
IssuedAmount |
Number |
3 |
16 |
Hạn trả lời văn bản |
DueDate |
Date |
10 |
____________________
4 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ được mặc định trong Hệ thống
II. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
STT |
Trường thông tin |
Tên (viết tắt tiếng Anh) |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ5 |
Organld |
String |
13 |
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
2 |
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ |
DocOrdinal |
Number |
3 |
3 |
Tên loại văn bản |
TypeName |
String |
100 |
4 |
Số của văn bản |
CodeNumber |
String |
11 |
5 |
Ký hiệu của văn bản |
CodeNotation |
String |
30 |
6 |
Ngày, tháng, năm văn bản |
IssuedDate |
Date |
10 |
7 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
OrganName |
String |
200 |
8 |
Trích yếu nội dung |
Subject |
String |
500 |
9 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
30 |
10 |
Số trang của văn bản |
PageAmount |
Number |
3 |
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
12 |
Ngày, tháng, năm đến |
ArrivalDate |
Date |
10 |
13 |
Số đến |
ArrivalNumber |
Number |
10 |
14 |
Chức vụ, họ tên người ký |
Signerlnfo |
|
|
14.1 |
Chức vụ của người ký văn bản |
Position |
String |
100 |
14.2 |
Họ và tên người ký văn bản |
FullName |
String |
50 |
15 |
Mức độ khẩn |
Priority |
Number |
1 |
16 |
Đơn vị hoặc người nhận |
ToPlaces |
String |
1000 |
17 |
Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản |
TraceHeaderList |
LongText |
|
18 |
Thời hạn giải quyết |
DueDate |
Date |
10 |
____________________
5 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ được mặc định trong Hệ thống
III. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ
STT |
Trường thông tin |
Tên (viết tắt tiếng Anh) |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ6 |
Organld |
String |
13 |
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
2 |
Tiêu đề hồ sơ |
Title |
String |
500 |
3 |
Thời hạn bảo quản |
Maintenance |
String |
30 |
4 |
Chế độ sử dụng |
Rights |
String |
30 |
5 |
Người lập hồ sơ |
Creator |
String |
30 |
6 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
50 |
7 |
Thời gian bắt đầu |
StartDate |
Date |
10 |
8 |
Thời gian kết thúc |
EndDate |
Date |
10 |
9 |
Tổng số văn bản trong hồ sơ |
DocTotal |
Number |
4 |
10 |
Tổng số trang của hồ sơ |
PageTotal |
Number |
4 |
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
____________________
6 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ được mặc định trong Hệ thống
PHỤ LỤC VIII
Văn bản điện tử, văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
Đối với văn bản đến
1. Văn bản điện tử
Các loại văn bản điện tử đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định được văn thư đăng ký và luân chuyển hoàn toàn trên Hệ thống E-Office.
2. Văn bản giấy
a) Số hóa hoàn toàn
STT |
Tên loại |
1. |
Văn bản quy phạm pháp luật |
2. |
Nghị quyết |
3. |
Quyết định |
4. |
Chỉ thị |
5. |
Quy chế |
6. |
Quy định |
7. |
Thông cáo |
8. |
Thông báo |
9. |
Hướng dẫn |
10. |
Chương trình |
11. |
Kế hoạch |
12. |
Báo cáo |
13. |
Biên bản |
14. |
Tờ trình |
15. |
Hợp đồng |
16. |
Công văn |
17. |
Công điện |
18. |
Bản ghi nhớ |
19. |
Bản cam kết |
20. |
Bản thỏa thuận |
21. |
Giấy mời |
22. |
Thư công |
Sau khi số hóa và luân chuyển trên Hệ thống E-Office, văn thư chuyển bản giấy đến đơn vị chủ trì.
b) Số hóa một phần
STT |
Tên loại |
1. |
Phương án |
2. |
Đề án |
3. |
Dự án |
4. |
Phiếu gửi |
5. |
Phiếu chuyển |
Văn thư số hóa văn bản của bên gửi (không số hóa tài liệu kèm theo), luân chuyển trên Hệ thống E-Office và chuyển toàn bộ hồ sơ, văn bản giấy đến đơn vị chủ trì.
c) Không số hóa
STT |
Tên loại |
1. |
Bì thư gửi đích danh cá nhân |
2. |
Bì thư gửi các tổ chức đảng, đoàn thể |
3. |
Đơn, thư tố cáo, khiếu nại, kiến nghị |
4. |
Giấy chứng nhận |
5. |
Giấy ủy quyền |
6. |
Giấy giới thiệu |
7. |
Giấy nghỉ phép |
8. |
Giấy đi đường |
9. |
Giấy biên nhận hồ sơ |
Văn thư đăng ký trên Hệ thống E-Office và chuyển văn bản, hồ sơ đến nơi nhận.
PHỤ LỤC IX
Văn bản điện tử, văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
Đối với văn bản đi
1. Văn bản điện tử
Tất cả văn bản đi thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo được ký số và gửi qua Hệ thống, không gửi bản giấy trừ các loại văn được quy định tại mục 2, 3 dưới đây.
2. Văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ.
b) Văn bản gửi Văn phòng Chủ tịch nước, các ban Đảng, Quốc hội, các ủy ban của Quốc hội, tỉnh ủy/thành ủy trực thuộc Trung ương, hội đồng nhân dân các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, các đoàn Đại biểu Quốc hội.
c) Các quyết định về tổ chức, nhân sự; cấp phép đào tạo, mở ngành đào tạo; thi đua, khen thưởng; phân bổ ngân sách, vốn, kinh phí.
d) Phương án, Đề án, Dự án.
đ) Phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
e) Các loại văn bản mà bên nhận chưa đủ điều kiện kỹ thuật để trao đổi dưới dạng điện tử.
3. Văn bản giấy (không gửi điện tử)
STT |
Tên loại |
1. |
Biên bản |
2. |
Hợp đồng |
3. |
Bản ghi nhớ |
4. |
Bản cam kết |
5. |
Bản thỏa thuận |
6. |
Giấy chứng nhận |
7. |
Giấy ủy quyền |
8. |
Giấy giới thiệu |
9. |
Giấy nghỉ phép |
10. |
Giấy đi đường |
11. |
Giấy biên nhận hồ sơ |
12. |
Văn bản sao |
13. |
Các loại văn bản khác theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ. |
Phụ lục X
QUY TRÌNH SOẠN THẢO, KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
1. Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
2. Mô tả chi tiết
Người thực hiện |
Nội dung công việc |
Cá nhân |
a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống E-Office; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét; b) Cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin cần thiết. |
Lãnh đạo đơn vị |
Xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ trình. |
Người tiếp nhận hồ sơ trình |
Tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office. |
Phụ lục XI
QUY TRÌNH KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN
1. Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản
2. Mô tả chi tiết
Người/ Đơn vị thực hiện |
Nội dung công việc |
|
Đối với văn bản giấy |
Đối với văn bản điện tử |
|
Lãnh đạo Bộ |
1. Đối với hồ sơ trình có nội dung báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo: dùng hoàn toàn văn bản điện tử, không dùng văn bản giấy. 2. Đối với hồ sơ trình xin ủy quyền ký văn bản hoặc trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản: dùng văn bản điện tử hoặc văn bản giấy tùy theo tính chất và yêu cầu của nội dung công việc. |
Ký ban hành văn bản ký số và chuyển văn thư Bộ để làm thủ tục phát hành văn bản. |
|
Lưu ý: Đơn vị xác định độ Mật của văn bản, trình Lãnh đạo đơn vị quyết định. |
|
Văn thư cơ quan |
1. Thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại Phụ lục IX Quy chế này 2. Ký số của Bộ GDĐT theo quy định và phát hành văn bản số hóa. |
1. Cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống E-Office; in và đóng dấu để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng: a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử; b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật. 2. Ký số của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định và phát hành văn bản điện tử. 3. Cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin theo quy định. 4. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống E-Office. |
|
Lưu ý: Văn bản khẩn, hỏa tốc phải được phát hành ngay sau khi nhận được trên Hệ thống E-Office; đối với những văn bản khác, Văn thư Bộ làm thủ tục phát hành trong thời hạn 01 (một) ngày làm việc, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. |
Phụ lục XII
QUY TRÌNH CHUYỂN GIAO VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Lưu đồ văn bản đến
Chú thích:
(1) Văn bản loại I
(2) Văn bản loại II
(A) Trường hợp xác định rõ đơn vị có chức năng, nhiệm vụ giải quyết
(B) Trường hợp không xác định rõ đơn vị có chức năng, nhiệm vụ giải quyết
2. Mô tả chi tiết
Người thực hiện |
Nội dung công việc |
Văn thư Cơ quan |
a) Đối với văn bản giấy: - Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. - Phân loại sơ bộ: + Loại không bóc bì: là loại gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đảng, đoàn thể trong cơ quan Bộ GDĐT; + Loại được bóc bì: Tất cả các văn bản còn lại. - Đối với văn bản không bóc bì: Đăng ký văn bản đến trong Hệ thống E-Office và chuyển nguyên bì đến đích danh cá nhân, tổ chức đảng, đoàn theo Nơi nhận. - Đối với văn bản được bóc bì: + Bóc bì văn bản; + Số hóa văn bản, ký số của Bộ GDĐT. + Chuyển file văn bản trên Hệ thống E-Office đến các đơn vị giải quyết (văn bản loại I), hoặc Lãnh đạo Phòng Hành chính (văn bản loại II). Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình, cập nhật, đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận, đối với những văn bản đến khác, Văn thư cơ quan Bộ cập nhật, đăng ký và chuyển giao trong ngày làm việc, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. b) Đối với văn bản điện tử: - Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. - Đăng ký văn bản đến trong Hệ thống E-Office; - Văn thư cơ quan trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, trường hợp đã xác định rõ đơn vị, cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống E-Office và chuyển ngay đến đơn vị, cá nhân để giải quyết - Chuyển file văn bản đính kèm đến trong Hệ thống E-Office đến các đơn vị giải quyết theo quy trình như đối với văn bản giấy (theo các loại I, II). |
Lãnh đạo Bộ |
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, Lãnh đạo Bộ xác định đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết. |
Lãnh đạo đơn vị/Văn thư đơn vị |
Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, người đứng đầu đơn vị cho ý kiến xử lý văn bản trong Hệ thống E-Office và chuyển cho: - Cấp phó của người đứng đầu (thuộc lĩnh vực phụ trách) để tổ chức thực hiện (nếu cần); - Công chức, viên chức trong đơn vị chủ trì giải quyết (trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết) hoặc phối hợp giải quyết (trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần). |
Cá nhân |
- Thường xuyên cập nhật Hệ thống E-Office để nhận và xử lý văn bản kịp thời, chất lượng, đúng tiến độ; - Đối với những văn bản được gửi đích danh đã qua đăng ký tại Văn thư cơ quan Bộ: + Nếu nội dung mang tính chất cá nhân, báo lại Văn thư đơn vị để cập nhật trên Hệ thống E-Office (phần Ghi chú: Nội dung cá nhân); + Nếu nội dung có liên quan đến công việc cơ quan Bộ, báo cáo lãnh đạo đơn vị để phê xử lý văn bản; chuyển văn bản lại Văn thư cơ quan để số hóa tài liệu và cập nhật trên Hệ thống E-Office. |
Cá nhân chủ trì giải quyết: - Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của Bộ GDĐT, đơn vị; cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin theo quy định. - Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị, tiếp nhận và cập nhật trạng thái xử lý cho văn bản trong Hệ thống E-Office; - Nghiên cứu nội dung văn bản để giải quyết. Trường hợp văn bản yêu cầu phải trả lời thì soạn văn bản trả lời và trình lãnh đạo đơn vị quyết định; - Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết lập thành hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử. |
|
Cá nhân phối hợp giải quyết: Nhận văn bản trong Hệ thống E-Office, nghiên cứu nội dung văn bản để phối hợp giải quyết và gửi kết quả xử lý cho: - Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo); - Công chức, viên chức chủ trì giải quyết. |
3. Phân loại văn bản đến (loại I, II)
a) Văn bản loại I: Văn thư cơ quan nhập và chuyển ngay trong Hệ thống E-Office đến văn thư các đơn vị.
b) Văn bản loại II: Văn thư cơ quan nhập vào Hệ thống E-Office và chuyển đến Lãnh đạo Phòng Hành chính.
Phụ lục XIII
MỤC LỤC HỒ SƠ
Cấu tạo của Mục lục hồ sơ gồm:
1. Tờ bìa - Mẫu 13.1
2. Tờ nhan đề - Mẫu 13.2
3. Tờ mục lục: Là bảng kê các phần, chương, mục trong nội dung của mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Tương ứng với các phần, chương, mục là số thứ tự trang được đánh số thứ tự để thuận lợi cho công việc tra tìm.
4. Lời nói đầu - Mẫu 13.3
5. Bảng chữ viết tắt: Dùng để giải thích các khái niệm được viết tắt đã dùng trong mục lục, các khái niệm viết tắt được sắp xếp theo vần ABC và được trình bày theo quy định: Chữ viết tắt ghi bên trái trang giấy, chữ viết đầy đủ ghi bên phải trang giấy.
6. Bảng kê hồ sơ
Mẫu 13.4 - Mục lục hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản Vĩnh viễn
Mẫu 13.5 - Mục lục hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản
7. Tờ kết thúc (kích thước A4) - Mẫu 13.6.
Mẫu 13.1 - Tờ bìa
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG ……………(tên phông, khối tài liệu nộp lưu) Từ năm ……… đến năm ………
Hà Nội, năm …… |
Mẫu 13.2 - Tờ nhan đề
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG ……………(tên phông/khối tài liệu nộp lưu) Từ hồ sơ ……… đến hồ sơ ………
Phông số: Mục lục số: Thời hạn bảo quản Số trang: Vĩnh viễn/Có thời hạn bảo quản
|
Mẫu 13.3 - Lời nói đầu
I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG
1. Bối cảnh lịch sử, thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc.
2. Những thay đổi bổ sung (nếu có) về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc.
3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động).
4. Nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư của cơ quan, đơn vị và những thay đổi quan trọng (nếu có).
II. LỊCH SỬ PHÔNG
1. Thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông
2. Khối lượng tài liệu của toàn phông
- Tổng số hộp: …………………………………………………….
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……………………………….
- Quy ra mét giá: ………… mét
3. Thành phần và nội dung của tài liệu trong phông.
- Thành phần tài liệu: gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì
- Nội dung của tài liệu:
+ Tài liệu của những đơn vị hay thuộc về mặt hoạt động nào
+ Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.
4. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
- Tình hình thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có)
- Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu
- Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu …
- Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu
5. Công cụ tra cứu.
Mẫu 13.4 - Mục lục hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản Vĩnh viễn
MỤC LỤC HỒ SƠ
Hộp số |
Hồ sơ số |
Tiêu đề hồ sơ |
Thời gian bắt đầu - kết thúc |
Số tờ |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1 - Hộp số: Ghi thứ tự số hộp tài liệu nộp lưu bằng chữ số Ả rập bắt đầu từ số 1 đến hết;
Cột 2 - Hồ sơ số: Ghi thứ tự số hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản bằng chữ số Ả rập từ số 01 đến hết;
Cột 3 - Tiêu đề hồ sơ: Ghi theo tên của tiêu đề hồ sơ đã được viết lên bìa hồ sơ hoặc trong phiếu tin;
Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: Ghi thời gian của tài liệu có sớm nhất và muộn nhất trong hồ sơ, ví dụ: 05/8/1999 - 30/10/2000;
Cột 5 - Số tờ: Ghi tổng số tờ tài liệu bên trong hồ sơ sau khi đã được sắp xếp và đánh số thứ tự;
Cột 6 - Ghi chú: Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung của tài liệu có trong hồ sơ.
Mẫu 13.5 - Mục lục hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản
MỤC LỤC HỒ SƠ
Hộp số |
Hồ sơ số |
Tiêu đề hồ sơ |
Thời gian bắt đầu - kết thúc |
Số tờ |
Thời hạn bảo quản |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1 - Hộp số: Ghi thứ tự số hộp tài liệu nộp lưu bằng chữ số Ả rập bắt đầu từ số 1 đến hết;
Cột 2 - Hồ sơ số: Ghi thứ tự số hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản bằng chữ số Ả rập từ số 1 đến hết;
Cột 3 - Tiêu đề hồ sơ: Ghi theo tên của tiêu đề hồ sơ đã được viết lên bìa hồ sơ hoặc trong phiếu tin;
Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: Ghi thời gian của tài liệu có sớm nhất và muộn nhất trong hồ sơ, ví dụ: 05/8/1999 - 30/10/2000;
Cột 5 - Số tờ: Ghi tổng số tờ tài liệu bên trong hồ sơ sau khi đã được sắp xếp và đánh số thứ tự đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên;
Cột 6 - Thời hạn bảo quản: Ghi khoảng thời gian cần thiết bằng số năm cụ thể để lưu giữ hồ sơ kể từ khi công việc kết thúc cho đến khi hồ sơ hết giá trị;
Cột 7 - Ghi chú: Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung của tài liệu có trong hồ sơ.
Mẫu 13.6 - Tờ kết thúc
TỜ KẾT THÚC
Mục lục hồ sơ gồm: ……………… trang (viết bằng chữ …………………) Trong đó thống kê gồm: …………. hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết bằng chữ: ……………………………………… hồ sơ/đơn vị bảo quản) Từ số ……….. đến số …………., trong đó có …………… số trùng, ………… số khuyết.
|
Phụ lục XIV
DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Mẫu Danh mục tài liệu hết giá trị
DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông/Khối tài liệu: …………………………
Bó số |
Tập số |
Tiêu đề tập tài liệu |
Lý do hủy |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối tài liệu;
Cột 1 - Bó số: Ghi thứ tự các bó tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu;
Cột 2 - Tập số: Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó;
Cột 3 - Tiêu đề tập tài liệu: Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên trong;
Cột 4 - Lý do hủy: Ghi lý do hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại;
Cột 5 - Ghi chú: Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.
2. Mẫu Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông (khối)………………………
Thời gian của Phông (khối) tài liệu……………………
I. TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị:
Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)
2. Số lượng:
- Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là …..… mét;
- Hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là …..… mét;
- Số lượng tài liệu loại ra …….. mét (bó, gói);
- Tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là ……..%.
3. Thời gian của khối tài liệu hết giá trị:
- Thời gian bắt đầu:
- Thời gian kết thúc:
II. TÓM TẮT THÀNH PHẦN VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...
1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do hủy.
2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do hủy.
3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì?
4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?
|
……………, ngày tháng năm |
Phụ lục XV
TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Danh mục tài liệu hết giá trị - Mẫu 1 Phụ lục XV
2. Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị - Mẫu 2 Phụ lục XV
3. Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Mẫu 15.1
4. Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị - Mẫu 15.2
5. Quyết định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Mẫu 15.3
6. Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị - Mẫu 15.4
7. Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Mẫu 15.5
Mẫu 15.1. Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm |
BIÊN BẢN
Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Căn cứ Điều 18 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13,
Hôm nay, vào hồi … giờ… ngày …. tháng …… năm …..,
Tại ………………………………………………………..
Hội đồng xác định giá trị của Bộ Giáo dục và Đào tạo gồm có:
…………………………..(ghi rõ họ tên các thành viên trong Hội đồng)
Chủ tọa: ………………………………
Thư ký: ……………………………….
Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu ………..
Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) ………………….. và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:
1. ……………………….
2. ……………………….
3. ……………………….
Chủ tọa cuộc họp thống nhất kết luận:
1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ) tài liệu số ………………. (nếu có), nêu lý do.
2. Đề nghị Bộ trưởng xem xét, quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm.
Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp với ý kiến nhất trí …../…. (ghi rõ số lượng).
Cuộc họp kết thúc vào hồi …. giờ …. cùng ngày.
THƯ KÝ |
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG |
Mẫu 15.2 - Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /BGDĐT-VP |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm |
Kính gửi: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) ………….. được lập ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trong quá trình xác định giá trị tài liệu). Danh mục đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét, kiểm tra và nhất trí để cho phép tiêu hủy.
Để việc tiêu hủy được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị của Phông (khối) ………. Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm tra và cho ý kiến bằng văn bản để Bộ Giáo dục và Đào tạo có cơ sở ra quyết định tiêu hủy số tài liệu hết giá trị nói trên./.
Nơi nhận: |
QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Mẫu 15.3 - Quyết định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /QĐ-BGDĐT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
Căn cứ … (văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Giáo dục và Đào tạo);
Căn cứ … (văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước);
Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Tiêu hủy ….. tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) …... (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị).
Điều 2. Giao cho Văn phòng Bộ thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định pháp luật.
Điều 3. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: |
QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Mẫu 15.4 - Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm |
BIÊN BẢN
Về việc bàn giao tài liệu hết giá trị
Căn cứ Điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
Căn cứ Quyết định số ..…/QĐ-BGDĐT ngày ..… tháng … năm ..… của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ….
Tại (nơi hủy)…………………………………………..
Chúng tôi gồm:
Bên giao:
1……………………………., đơn vị……………………………………
2……………………………., đơn vị……………………………………
Bên nhận:
1……………………………., đơn vị……………………………………
2……………………………., đơn vị……………………………………
Cùng giao và nhận khối tài liệu để tiêu hủy như sau:
- Tên Phông (khối) tài liệu: .…………………………………………….
- Số lượng: ……… bó (tập) theo Danh mục tài liệu hết giá trị.
Hai bên đã giao và nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục.
Biên bản này lập thành hai bản: bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO |
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN |
Mẫu 15.5 - Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm |
BIÊN BẢN
Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Căn cứ Quyết định số ..…/QĐ-BGDĐT ngày ..… tháng … năm ..… của……….. về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ….
Tại (nơi hủy)…………………………………………..
Chúng tôi gồm:
1……………………………., đơn vị……………………………………
2……………………………., đơn vị……………………………………
3……………………………., đơn vị……………………………………
4……………………………., đơn vị……………………………………
5…………………………….
Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) ………...
Số lượng tài liệu được tiêu hủy …………………… mét
Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…) ………………….
Chúng tôi đã hủy hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.
Biên bản này lập thành hai bản: đơn vị có tài liệu tiêu hủy giữ một bản, đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ |
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ |
Xác nhận của đơn vị |
Xác nhận của đơn vị |
Phụ lục XVI
MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU CÓ ĐÓNG DẤU CHỈ CÁC MỨC ĐỘ MẬT
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
DANH MỤC TÀI LIỆU CÓ ĐÓNG DẤU CHỈ CÁC MỨC ĐỘ MẬT
TÊN PHÔNG
TT |
Số văn bản |
Ngày tháng văn bản |
Tác giả văn bản |
Trích yếu nội dung |
Tờ số |
Số trang văn bản |
Thuộc hồ sơ số |
Mức độ mật |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng Danh mục này có: …………………. (bằng chữ) văn bản.
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1 - TT: Ghi thứ tự văn bản bằng chữ số Ả rập bắt đầu từ 1 đến hết. Chú ý sắp xếp văn bản theo thứ tự tăng dần của thời gian ban hành văn bản;
Cột 2 - Số văn bản: Ghi số và ký hiệu của văn bản;
Cột 3 - Ngày tháng văn bản: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản;
Cột 4 - Tác giả văn bản: Ghi tên cơ quan ban hành văn bản;
Cột 5 - Trích yếu nội dung văn bản: Ghi tóm tắt nội dung của văn bản;
Cột 6 - Tờ số: Ghi số tờ bắt đầu của từng văn bản;
Cột 7 - Số trang văn bản: Ghi tổng số trang của văn bản;
Cột 8 - Thuộc hồ sơ số: Ghi số hồ sơ chứa văn bản;
Cột 9 - Mức độ mật: Ghi ký hiệu mức độ mật được đóng dấu (hoặc ghi) trên văn bản như: A, B, C;
Phụ lục XVII
MẪU NHÃN HỘP
1. Hình dạng:
- Hình chữ nhật
2. Kích thước:
- Dài: 120mm;
- Rộng: 90mm.
3. Các thông tin trên nhãn và kỹ thuật trình bày:
Cách ghi các thông tin trên nhãn như sau:
- Tên kho lưu trữ: Ghi tên kho lưu trữ bảo quản hộp tài liệu;
- Tên phông: Ghi tên gọi chính thức của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Hộp số: Ghi số thứ tự của hộp theo mục lục hồ sơ;
- Từ hồ sơ số … đến hồ sơ số …: Ghi số thứ tự của hồ sơ nhỏ nhất và số thứ tự của hồ sơ lớn nhất được bảo quản trong hộp.
Phụ lục XVIII
MẪU PHIẾU ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Đơn vị: ………………………………….
PHIẾU ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Kính gửi: ………………………………..
Họ và tên người đề nghị: …………………………………………………
- Mục đích sử dụng tài liệu: …….……………………………………………….
……………………………………………………………………………………
- Số, ký hiệu, ngày, tháng, năm tài liệu: ………………………………………..
……………………………………………………………………………….……
- Trích yếu nội dung văn bản: ……..…………………………………………….
……………………………………………………………………………….……
….………………………………………………………………………………
- Hình thức đề nghị khai thác (photo, sao, xác nhận): ………………………….
- Số bản đề nghị cung cấp/văn bản: …………………………………………….
XÁC NHẬN
|
Hà Nội, ngày tháng năm |
Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG QUẢN TRỊ