Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT 2023 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

DANH MỤC PHỤ LỤC

(Kèm theo Quyết định số 3666/QĐ-BGDĐT ngày 08 tháng 11 năm 2023

của Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Phụ lục I

THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

^{_________________________}

Phần I

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 25 mm, cách mép trái 30 mm, cách mép phải 20 mm.

4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.

7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ theo quyết định thành lập, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
^{_____________}

2. Tên đơn vị thuộc Bộ được sử dụng con dấu riêng, có thẩm quyền ban hành văn bản được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức trong quyết định thành lập, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên Bộ Giáo dục và Đào tạo (đơn vị chủ quản trực tiếp cấp trên); phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

Tên đơn vị thuộc Bộ ban hành văn bản và tên Bộ Giáo dục và Đào tạo được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên đơn vị thuộc Bộ dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

c) Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

3. Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do Bộ GDĐT ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên Bộ Giáo dục và Đào tạo. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên Bộ Giáo dục và Đào tạo và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Tên viết tắt của Bộ Giáo dục và Đào tạo trong ký hiệu văn bản là BGDĐT. Tên viết tắt của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ được áp dụng như sau ^(*):

^(*) Đối với các dự án, đề án, chương trình, giao Văn phòng Bộ quy định tên viết tắt sau khi có Quyết định thành lập.

c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

d) Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.

4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

a) Địa danh trên văn bản của cơ quan Bộ GDĐT ban hành được ghi là Hà Nội.

b) Thời gian ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do Bộ GDĐT ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

6. Nội dung văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của Bộ GDĐT và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Các tổ chức tư vấn của Bộ GDĐT làm việc theo chế độ tập thể, trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên tổ chức tư vấn.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ.

Trường hợp ký thay người đứng đầu thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Trường hợp văn bản ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chữ Bộ trưởng, sau dấu chấm có dấu cách. Chức vụ ghi trên văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức và tên đơn vị, tổ chức.

Trường hợp cần thiết, người được ký thừa lệnh văn bản hành chính có thể giao cấp phó ký thay; chức vụ ghi trên văn bản ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức, không ghi lại tên của đơn vị tổ chức

Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chữ Bộ trưởng, sau dấu chấm có dấu cách. Ghi rõ chức danh, tên đơn vị, tổ chức của người ký thừa ủy quyền.

c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản của Bộ GDĐT ban hành là chức danh chính thức của người ký. Văn bản do Bộ trưởng ký ban hành ghi “Bộ trưởng”, văn bản ký thay ghi “Thứ trưởng”, không ghi lại tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của Bộ GDĐT thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong Bộ GDĐT. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà Lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan Bộ GDĐT ở phía trên họ tên người ký.

Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.

Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.

8. Dấu, chữ ký số của Bộ GDĐT

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của Bộ GDĐT là hình ảnh dấu của Bộ GDĐT, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

b) Chữ ký số của Bộ GDĐT trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.

9. Nơi nhận

a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này bao gồm:

Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC

1. Phụ lục

a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của Bộ GDĐT trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.

Hình ảnh chữ ký số của Bộ GDĐT: Không hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Quy chế này.

2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

a) Dấu chỉ độ mật

Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.

Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

4. Địa chỉ Bộ GDĐT; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

IV. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức

2. Sơ đồ

V. MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Phần II

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN

I. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ

1. Hình thức sao

“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa

a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

b) Ảnh màu.

c) Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.

d) Tỷ lệ số hóa: 100%.

3. Hình thức chữ ký số của Bộ GDĐT trên bản sao định dạng điện tử

a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.

b) Hình ảnh chữ ký số của Bộ GDĐT: Không hiển thị.

c) Thông tin: Hình thức sao, tên Bộ GDĐT, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

II. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY

1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy

a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

b) Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo.

c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do Bộ GDĐT thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Quy chế này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

d) Địa danh và thời gian sao văn bản.

đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

e) Dấu của Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản.

g) Nơi nhận.

2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

a) Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.

d) Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được minh họa tại Phụ lục III Quy chế này.

3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy

a) Vị trí trình bày các thành phần thể thức

b) Sơ đồ

Phụ lục II

VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

^{__________________}

I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU

Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.

II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI

1. Tên người Việt Nam

a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,...

b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,...

2. Tên người nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt

a) Trường hợp phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn,...

b) Trường hợp phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần. Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,...

III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ

1. Tên địa lý Việt Nam

a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,...

b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,...

c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.

d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm, ...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy,...

Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long,...

đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được Cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng, miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,...

2. Tên địa lý nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt

a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam. Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,...

b) Tên địa lý phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại điểm b khoản 2 Mục II Phụ lục này. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,...

IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam

a) Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,...

b) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng, ...

2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài

a) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới (WHO),...

b) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...

V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC

1. Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước.

2. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành phần tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,...

3. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,...

4. Danh từ chung đã riêng hóa

Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),...

5. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,...

6. Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,...

7. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Ví dụ:

- Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.

- Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.

8. Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm

a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,...

b) Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán.

c) Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số. Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,...

9. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó. Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,...

10. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo. Ví dụ: từ điển Bách khoa toàn thư, tạp chí Cộng sản,...

Phụ lục III

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

^{_____________________________}

I. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

II. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

Mẫu 1.1 - Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ...............(1) .............................

^{____________________}

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ ................................................ (2) .....................................................;

Căn cứ ................................................... (3)..................................................;

Theo đề nghị của .................................................................................... .

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1............................................(4)..........................................................

Điều …..........................................................................................................

.........................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung quyết định.

(2) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ GDĐT).

(3) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.

(4) Nội dung quyết định.

(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa uỷ quyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa uỷ quyền) (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).

(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(7) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu 1.2 - Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp (*)

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành (Phê duyệt) ...............(1) .............................

^{__________________}

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ ................................................ (2) .....................................................;

Căn cứ ................................................... (3)..................................................;

Theo đề nghị của .................................................................................... .

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này...................(4)........

……………………………………………………………………………………

Điều …..........................................................................................................

.........................................................................../.

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác

(1) Trích yếu nội dung quyết định.

(2) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ GDĐT).

(3) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.

(4) Nội dung quyết định.

(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa uỷ quyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa uỷ quyền) (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).

(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(7) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản giấy

TÊN LOẠI VĂN BẢN

..............................(1) .............................

(Kèm theo Quyết định số …….. /QĐ-BGDĐT ngày ..… tháng … năm ….. của Bộ Giáo dục và Đào tạo) (2)

…..(3)…..

……………………..

Điều 1. ............................................................................................................

..........................................................................................

Điều ... ............................................................................................................

.......................................................................................................................

…..(3)…..

……………………..

Điều ... ............................................................................................................

....................................................................................................................... ./.

^{________________________}

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung của văn bản.

(2) Số, ký hiệu, thời gian ban hành văn bản.

(3) Nội dung văn bản kèm theo.

Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản điện tử (*)

Số: ...⁴…, ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây⁵

TÊN LOẠI VĂN BẢN

..............................(1) .............................

(Kèm theo Quyết định số …….. /QĐ-BGDĐT ngày ..… tháng … năm ….. của Bộ Giáo dục và Đào tạo) (2)

…..(3)…..

……………………..

Điều 1. ............................................................................................................

..........................................................................................

Điều ... ............................................................................................................

.......................................................................................................................

…..(3)…..

……………………..

Điều ... ............................................................................................................

....................................................................................................................... ./.

^{_________________________}

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp dụng với văn bản điện tử kèm theo không cùng tệp tin với nội dung quyết định ban hành hay phê duyệt

¹ Trích yếu nội dung của văn bản

² Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin vào các vị trí này.

³ Nội dung văn bản kèm theo

⁴ Số và ký hiệu Quyết định ban hành hay phê duyệt.

⁵ Thời gian ký số của Bộ GDĐT (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).

Mẫu 1.3 - Văn bản có tên loại khác

TÊN LOẠI VĂN BẢN(2)

............................(3) .............................

...................................................... (4) .............................................................

.................................................................................................................................

.........................................................................................................................

................................................................................................./.

^{_______________________________}

Ghi chú:

(1) Chữ viết tắt tên loại văn bản.

(2) Tên loại văn bản. Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo. Riêng đối với tờ trình, báo cáo (gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) thêm thành phần “kính gửi” ở vị trí 9a Mục IV Phần I Phụ lục I.

(3) Trích yếu nội dung văn bản.

(4) Nội dung văn bản.

(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).

(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(7) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu 1.4 - Công văn

................................................ (3) ...................................................................

................................................................................................./.

^{____________________________________}

Số 35 Đại Cồ Việt, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

ĐT: (024) XXXXXXX, Fax: (024) XXXXXXX

E-Mail: .............................. Website: …………………….. (7)

^{___________________________________}

Ghi chú:

(4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.

(2) Trích yếu nội dung công văn.

(3) Nội dung công văn.

(4) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).

(5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(6) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

(7) Địa chỉ cơ quan; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).

Mẫu 1.5 - Công điện

CÔNG ĐIỆN

…………... (1)...………..

^{_____________________________}

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo điện:

- …………………(2)…...………;

- ………………………………….

………………………………..(3)……………………………………......

………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………...

……………………………………………………………………………………

…….……………......….……………………………………………………./.

^{______________________________________}

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung điện.

(2) Tên cơ quan, tổ chức nhận điện.

(3) Nội dung điện.

(4) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng” (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).

(5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(6) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu 1.6 - Giấy mời

GIẤY MỜI

........................................ (1) ......................................

^{_____________________________}

Bộ Giáo dục và Đào tạo trân trọng kính mời: …...…… (2) ………….....

Tới dự................................................ (3) ......................................................

………………………………………………………………………………….....

Chủ trì : ………………………………………………….……………….

Thời gian:………………………………………………………………….

Địa điểm: ………………………………………………………………….

……(4)…………………………………………………………………………………

…………………………………../.

^{___________________________________}

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung cuộc họp.

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.

(3) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v...

(4) Các vấn đề cần lưu ý.

(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).

(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(7) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu 1.7 - Giấy giới thiệu

GIẤY GIỚI THIỆU

^{_____________________________}

Bộ Giáo dục và Đào tạo trân trọng giới thiệu:

Ông(bà) ……………………………(1)………………………………….

Chức vụ: ............................................................................................................

Được cử đến: ….………………….(2)…………………………………….

Về việc: ……………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………….

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày ………………………….…../.

^{__________________________}

Ghi chú:

(1) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.

(2) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.

(3) Trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ từ14, kiểu chữ đứng, đậm).

(4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo giấy giới thiệu.

Mẫu 1.8- Biên bản

BIÊN BẢN

……………… (1) ……………..

^{_____________________________}

Thời gian bắt đầu: ………………………

Địa điểm: ………………………………….

Thành phần tham dự: ……………………………………..

...........................................................................................................................

....................................................................................................................................

Chủ trì (chủ toạ): ..............................................................................................

Thư ký (người ghi biên bản): ...........................................................................

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):

...........................................................................................................................

.....................................................................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào …. giờ …., ngày …. tháng ……. năm …../.

^{________________________________}

Ghi chú:

(1) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.

(2) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

Mẫu 1.13 - Giấy nghỉ phép

GIẤY NGHỈ PHÉP

^{_____________________________}

Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày …………….. của ông (bà) …(1)………

Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp cho:

Ông (bà): ……………………………(1)…………………………………..

Chức vụ: ...........................................................................................................

Được nghỉ phép trong thời gian: ………, kể từ ngày ……….. đến hết ngày …………… tại …………. (2)…………………… .

Số ngày nghỉ phép nêu trên được tính vào thời gian…………(3)…………

^{___________________________________}

Ghi chú:

(1) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.

(2) Nơi nghỉ phép.

(3) Thời gian nghỉ theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lương hoặc nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương…)

(4) Trường hợp cấp phó của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).

(5) Người được cấp giấy nghỉ phép.

(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

Mẫu 2.1 - Mẫu Phụ lục văn bản hành chính giấy

Phụ lục …(1)...

……………(2)…………….

(Kèm theo Văn bản số…(3)….. ngày…(4) tháng…(4) năm …(4) của Bộ Giáo dục và Đào tạo)

^{_____________________________}

..........................................................................................................................

............................................................(5)..............................................

.........................................................................................................................

................................................................................................./.

^{__________________________________}

Ghi chú:

(1) Số thứ tự của Phụ lục (I, II, III...).

(2) Tiêu đề của Phụ lục

(3) Số và ký hiệu của văn bản.

(4) Thời gian ban hành văn bản.

(5) Nội dung của Phụ lục

Mẫu 2.2 - Mẫu Phụ lục văn bản hành chính điện tử (*)

Số: ...(4)……; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây (5)

Phụ lục …(1)...

……………(2)…………….

(Kèm theo Văn bản số…(3)….. ngày…(3) tháng…(3) năm …(3) của Bộ Giáo dục và Đào tạo)

^{_____________________________}

..........................................................................................................................

............................................................(6)..............................................

.........................................................................................................................

................................................................................................./.

^{_______________________________}

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp dụng đối với văn bản điện tử có phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản.

(1) Số thứ tự của Phụ lục (I, II, III...).

(2) Tiêu đề của Phụ lục.

(3) Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

(4) Số và ký hiệu văn bản.

(5) Thời gian ký số của cơ quan, tổ chức (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).

(6) Nội dung của Phụ lục.

Mẫu 3.1 - Bản sao sang định dạng giấy

TÊN LOẠI VĂN BẢN

......................................................

^{_____________________________}

.........................................................................................................................

.................................................................................................................................

................................................................................................./.

^{___________________________________________}

^{___________________________________}

Ghi chú:

(1) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

(2) Số bản sao.

(3) Ký hiệu bản sao.

(4) Trường hợp Phó Chánh Văn phòng được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chữ Chánh Văn phòng (chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm).

(5) Tên đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận bản sao.

(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

Mẫu 3.2 - Bản sao sang định dạng điện tử

…(1)…; Bộ Giáo dục và Đào tạo; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây (2)

TÊN LOẠI VĂN BẢN

......................................................

^{_____________________________}

.........................................................................................................................

..........................................................................................................

.........................................................................................................................

................................................................................................./.

^{____________________________}

Ghi chú:

(1) Hình thức sao “SAO Y” “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

(2) Thời gian ký số của Bộ GDĐT.

Phụ lục số IV

MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN NỘI BỘ

Mẫu số 4.1 - Tờ trình

Mẫu số 4.2 - Giấy đi đường

Mẫu số 4.3 - Phiếu đề nghị gửi văn bản

^{_____________________________}

Mẫu số 4.1 - Tờ trình nội bộ

TỜ TRÌNH

Về việc………………………………………………………………………

Kính trình: Bộ trưởng…./Thứ trưởng…..

Tài liệu kèm theo: (b)

1. ……..;

2. ……...;

3. ………

Nội dung: (d)

1. Lý do trình: ..... (Ví dụ: Theo Kế hoạch công tác năm ….. của đơn vị được Lãnh đạo Bộ phê duyệt hoặc Theo chỉ đạo của Bộ trưởng/Thứ trưởng tại... hoặc Theo yêu cầu của cơ quan X tại công văn...)

2. Mô tả vấn đề trình: …. (Tóm tắt vấn đề; một số thông tin/chỉ đạo khác có liên quan tới vấn đề trình; các khó khăn, vướng mắc (nếu có))

3. Các phương án có thể xử lý:

Phương án 1: .........................................................................................

+ Ưu điểm: .............................................................................................

+ Nhược điểm: .......................................................................

Phương án 2: .........................................................................................

+ Ưu điểm: .............................................................................................

+ Nhược điểm: .......................................................................

4. Tham mưu của đơn vị là phương án... ; lý do lựa chọn...

(Đối với các tờ trình liên quan đến việc thẩm định hồ sơ như: thẩm định đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ, hồ sơ xin thành lập phân hiệu trường đại học, hồ sơ mở ngành, hồ sơ cấp phép tổ chức thi và cấp chứng chỉ theo khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc,... đơn vị trình ngoài việc tham mưu, cần khẳng định hồ sơ có/không đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Nghị định/Thông tư,... và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc kiểm tra, thẩm định hồ sơ.)

5. Kính trình Bộ trưởng/Thứ trưởng xem xét, quyết định.

Trân trọng./.

Lưu ý:

- Mục (a): Đơn vị ghi đầy đủ thông tin để tiện theo dõi/tìm kiếm trong quá trình lưu tờ trình.

- Mục (b): Tài liệu kèm theo phải đầy đủ để minh chứng cho các nội dung căn cứ đề xuất trình.

- Mục (c): Khoảng.trống để Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến chỉ đạo tối thiểu là 16x10cm (ngang x dọc trên khổ giấy A4); đối với hồ sơ trình đồng thời Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách, khoảng trống để Lãnh đạo Bộ ghi tối thiểu là 16x15cm, trong đó chia thành 2 cột: bên trái là ý kiến Thứ trưởng, bên phải là ý kiến Bộ trưởng.

- Mục (d); Các phương án tham mưu cần rõ ràng về ưu, nhược điểm và nêu rõ quan điểm của đơn vị.

- Mục (e): Đối với các nhiệm vụ có liên quan đến nhiều đơn vị, đề nghị đơn vị chủ trì khi trình Lãnh đạo Bộ cần bổ sung nơi nhận là những đơn vị có liên quan.

- Đơn vị thống nhất dùng font chữ Times new roman, cỡ chữ 14, giãn dòng 1.2, giãn đoạn 6pt, lề trái 3cm, lề phải 2cm, lề trên 2cm, lề dưới 2cm.

- Văn phòng có quyền từ chối trình Lãnh đạo Bộ những Tờ trình không thực hiện đúng theo hướng dẫn này.

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

^{_____________}

Cấp cho ông (bà): ………………………………………………………………

Chức vụ: ……………………………………………………………………..

Nơi được cử đến công tác: ………………………………………………………..

Giấy này có giá trị hết ngày: .................

- Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ

- Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ

… vé x ……. đ = ……………. đ

… vé x ……. đ = ……………. đ

… vé x ……. đ = ……………. đ

- Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé x …… đ = ……………. đ

- Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ

1. Phụ cấp đi đường:.......................................................................................... đ

2. Phụ cấp lưu trú: ............................................................................................. đ

Tổng cộng:......................................................................................................... đ

Mẫu số 4.3 - Phiếu đề nghị gửi văn bản

Kính gửi: Phòng Hành chính

Đề nghị Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo cho gửi văn bản số: …...……..………… ngày…….…..tháng…...……năm…….............

Trích yếu văn bản: ……………………………………...…………………..

…………………………………………………………………………………..

Số trang văn bản: ………………..…….; số lượng bì:…………………........

Kinh phí thuộc nguồn:……………………………………………………..

Phụ lục V

MẪU VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

^{_____________________________}

I. MẪU BÌ VĂN BẢN

1. Hình dạng và kích thước

Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:

- Loại 307 mm x 220 mm : Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;

- Loại 220 mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;

- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau.

- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau.

2. Mẫu trình bày

(1) Số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì.

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

(3) Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

(4) Biểu tượng (Logo) của cơ quan, tổ chức (nếu có)./.

II. MẪU SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký gửi văn bản đi bưu điện

Tối thiểu gồm 06 nội dung sau:

III. MẪU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký sử dụng bản lưu

Tối thiểu gồm 09 nội dung sau:

IV. MẪU DẤU “ĐẾN”:

Được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

50mm

V. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký chuyển giao văn bản đến

Tối thiểu gồm 05 nội dung sau:

Phụ lục VI

LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

^{_____________________________}

I. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ

Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ (dự kiến), thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.

1. Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động. Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ cần ngắn gọn, dễ hiểu.

2. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: Số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

3. Tiêu đề hồ sơ (dự kiến): Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

4. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.

II. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

DANH MỤC HỒ SƠ

Năm ...

(Kèm theo Quyết định số ngày ….. tháng ….. năm …… của……)

Danh mục hồ sơ này có …….hồ sơ, bao gồm:

……………. hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

…………...... hồ sơ bảo quản có thời hạn.

III. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
……………..²………….

Năm …

Mục lục này gồm: .................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ............................................................ hồ sơ (đơn vị bảo quản).

^{____________________}

¹ Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

² Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.

IV. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ ³

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

Số, ký hiệu hồ sơ……….

Năm …

^{____________________}

³ Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

V. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ ....... (Danh mục hồ sơ năm ..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)

- Ông (bà): ...................................................……..................................