Quyết định 388/QĐ-BGDĐT 2019 Quy chế Quản lý xử lý tài liệu điện tử

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý và xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019 và thay thế Quyết định số 1224/QĐ-BGDĐT ngày 07 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy chế này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư tại Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GDĐT): Quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

b) Quy chế này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

2. Đối tượng áp dụng

a) Quy chế này áp dụng đối với các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng (đơn vị).

b) Khuyến khích các sở giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục không thuộc điểm a khoản 2 Điều 1 áp dụng các quy định tại Quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại địa chỉ https://eoffice.moet.gov.vn là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc, phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị (Hệ thống E-Office).

2. Chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ điện tử trong suốt vòng đời của văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản và hồ sơ điện tử.

5. Cập nhật dữ liệu là nhập mới, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện những trường thông tin theo yêu cầu của Hệ thống E-Office.

6. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị thực hiện số hóa.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống E-Office

1. Các chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công việc qua Hệ thống E-Office được xem là mệnh lệnh hành chính.

2. Cán bộ, công chức, viên chức (cá nhân) có trách nhiệm sử dụng Hệ thống E-Office trong xử lý công việc hằng ngày. Không sử dụng Hệ thống E-Office để trao đổi thông tin mật, công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ GDĐT, đơn vị và các nội dung khác trái với quy định của pháp luật.

3. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật không vận hành được Hệ thống E-Office, thì việc xử lý văn bản đi, đến được thực hiện theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ GDĐT (Quyết định số 2125/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 6 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ GDĐT ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ GDĐT) cho đến khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.

4. Các sở giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử riêng phải đảm bảo kết nối được với Hệ thống E-Office để trao đổi văn bản điện tử.

Chương II

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Nguyên tắc quản lý văn bản đến

1. Tất cả văn bản đến Bộ GDĐT phải được đăng ký vào Hệ thống E-Office và giải quyết kịp thời, đúng thời hạn quy định.

2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong Hệ thống E-Office.

3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền giải quyết văn bản đến của Bộ GDĐT, đơn vị tiếp nhận văn bản.

4. Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 5. Đăng ký văn bản điện tử đến, số hóa văn bản giấy

1. Đăng ký văn bản điện tử đến

a) Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia, văn thư kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 Phụ lục IV Quy chế này;

b) Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

c) Số đến, thời gian đến được lưu trong Hệ thống E-Office.

2. Số hóa văn bản giấy

a) Văn thư thực hiện số hóa văn bản giấy, ký số của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định tại điểm c khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa do Bộ GDĐT quy định.

b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:

- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

- Ảnh màu;

- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

- Tỷ lệ số hóa: 100 %.

c) Hình thức chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị thực hiện số hóa (nếu có) trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong Hệ thống E-Office:

- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;

- Hình ảnh: Dấu của Bộ GDĐT, đơn vị số hóa văn bản (nếu có), màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);

- Thông tin: Tên Bộ GDĐT, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

Điều 6. Quy trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến trong Hệ thống E-Office

Quy trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến tại cơ quan Bộ GDĐT được mô tả chi tiết tại Phụ lục I kèm theo Quy chế này.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 7. Nguyên tắc quản lý văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi của Bộ GDĐT, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống E-Office.

2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của Bộ GDĐT, đơn vị.

3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.

4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của Bộ GDĐT, đơn vị quy định tại Điều 13, Điều 14 Quy chế này.

Điều 8. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục II Quy chế này.

Điều 9. Ban hành văn bản

Lưu đồ ký ban hành, đăng ký và phát hành văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục III Quy chế này.

Điều 10. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

1. Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.

2. Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

Điều 11. Hình thức chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản

1. Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái;

2. Hình ảnh: dấu của Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản (nếu có), màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png);

3. Thông tin: Tên Bộ GDĐT, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

Điều 12. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị trong công tác văn thư

1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

2. Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị phải được giao bằng văn bản cho văn thư quản lý và trực tiếp sử dụng.

3. Trách nhiệm của văn thư

a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

b) Phải trực tiếp ký số của Bộ GDĐT, đơn vị vào văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị ban hành;

c) Chỉ được ký số của Bộ GDĐT, đơn vị vào văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị trực tiếp số hóa.

Chương IV

LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 13. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử

1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ.

2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

3. Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống E-Office.

Điều 14. Tạo lập hồ sơ điện tử

1. Căn cứ Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống E-Office trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Quy chế này. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống E-Office sau khi được phê duyệt.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Quy chế này.

3. Mã hồ sơ gồm:

a) Mã định danh của Bộ GDĐT, đơn vị lập danh mục hồ sơ

Mã định danh của Bộ GDĐT được quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của Bộ GDĐT được mặc định trong Hệ thống E-Office.

b) Năm hình thành hồ sơ

c) Số và ký hiệu hồ sơ

Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ 1: 000.00.10.G03.2019.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2019 của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Trong đó: 000.00.10.G03 là mã định danh của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo; 2019 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.

4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Quy chế này.

5. Việc cập nhật mã định danh của Bộ GDĐT, đơn vị lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Quy chế này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office.

Điều 15. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ GDĐT, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống E-Office.

Chương V

TRÁCH NHIỆM TRONG QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG E-OFFICE

Điều 16. Trách nhiệm của đơn vị

1. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị

a) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc sử dụng Hệ thống E-Office; chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, đôn đốc đơn vị sử dụng Hệ thống E-Office trong xử lý công việc hằng ngày.

b) Chỉ đạo và phân công xử lý văn bản trực tiếp qua Hệ thống E-Office.

c) Phân quyền hoặc ủy quyền xử lý các văn bản đến đơn vị qua Hệ thống E-Office.

d) Cập nhật danh sách người sử dụng của đơn vị, gửi Văn phòng để cấp tài khoản sử dụng Hệ thống E-Office.

đ) Cử cá nhân tham dự các khóa tập huấn, hướng dẫn quản lý và sử dụng Hệ thống E-Office.

2. Trách nhiệm của văn thư đơn vị

a) Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận, trình, chuyển giao kịp thời văn bản đến thủ trưởng đơn vị.

b) Thực hiện số hóa văn bản giấy đến trực tiếp đơn vị và văn bản do đơn vị phát hành, nhập các thông tin quản lý vào Hệ thống E-Office.

c) Kịp thời báo cáo thủ trưởng đơn vị thông báo cho Văn phòng biết để hủy tài khoản của người sử dụng vi phạm quy định và chủ động xử lý theo thẩm quyền.

3. Trách nhiệm của cá nhân

a) Kiểm tra, xử lý kịp thời các văn bản điện tử được phân công xử lý hằng ngày trong Hệ thống E-Office, đảm bảo đúng tiến độ; kết thúc hồ sơ công việc sau khi hoàn thành trong Hệ thống E-Office.

b) Không truy cập vào tài khoản của người khác (trừ trường hợp ủy quyền xử lý bằng văn bản hoặc ủy quyền trên Hệ thống E-Office) và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác.

c) Trước khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ, phải thực hiện bàn giao tài khoản sử dụng Hệ thống E-Office cho thủ trưởng đơn vị.

d) Chịu trách nhiệm về những sự cố gây ra do quản lý, sử dụng không đúng theo quy định.

Điều 17. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

Ngoài trách nhiệm được quy định tại Điều 16, Cục Công nghệ thông tin còn có trách nhiệm thực hiện:

1. Xây dựng Hệ thống E-Office đảm bảo các chức năng cơ bản theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

2. Duy trì Hệ thống E-Office hoạt động thường xuyên, thông suốt; thông báo kịp thời các đơn vị biết khi Hệ thống E-Office gặp sự cố và kết quả khắc phục sự cố.

3. Đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu, an ninh cho Hệ thống E-Office.

4. Hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng Hệ thống E-Office theo yêu cầu của các đơn vị.

Điều 18. Trách nhiệm của Văn phòng

Ngoài trách nhiệm được quy định tại Điều 16, Văn phòng còn có trách nhiệm thực hiện cung cấp tài khoản, phân quyền cho người sử dụng Hệ thống E-Office; hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc quản lý, sử dụng Hệ thống E-Office.

Chương VI

KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 19. Khen thưởng

1. Chất lượng và hiệu quả sử dụng Hệ thống E-Office là một trong các tiêu chí đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, viên chức và bình xét thi đua khen thưởng hằng năm.

2. Đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện quy chế sẽ được Bộ trưởng xem xét khen thưởng theo quy định.

Điều 20. Kỷ luật

1. Đơn vị, cá nhân thực hiện sai hoặc không thực hiện quy chế thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ xem xét, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và phải chịu các hình thức kỷ luật.

2. Các hành vi trái phép, vi phạm nghiêm trọng đến lợi ích của Bộ GDĐT, Bộ GDĐT sẽ phối hợp với các cơ quan chức năng để xác định đối tượng vi phạm và xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, thủ trưởng đơn vị kịp thời báo cáo lãnh đạo Bộ GDĐT (qua Văn phòng) xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.