Thông tư 346/1998/TT-TCĐC của Tổng cục Địa chính về việc hướng dẫn thủ tục đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Thuộc tính Nội dung VB gốc Tiếng Anh Hiệu lực VB liên quan Lược đồ Nội dung MIX Tải về
LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam
LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam
Hiệu lực: Đã biết
Tình trạng:Đã biết

THÔNG TƯ

CỦA TỔNG CỤC ĐỊA CHÍNH SỐ 346/1998/TT-TCĐC
NGÀY 16 THÁNG 3 NĂM 1998 HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ
ĐẤT ĐAI, LẬP HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH VÀ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN
QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

 

- Căn cứ Luật Đất đai ngày 14/7/1993,

- Căn cứ Nghị định số 64/CP ngày 27/9/1993 của Chính phủ quy định về việc giao đất nông nghiệp cho hộ gia đình cá nhân sử dụng ổn định lâu dài vào mục đích sản xuất nông nghiệp,

- Căn cứ Nghị định số 02/CP ngày 15/01/1994 của Chính phủ quy định về việc giao đất lâm nghiệp cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sử dụng ổn định lâu dài vào mục dích sản xuất lâm nghiệp,

- Căn cứ vào Nghị định 34/CP ngày 23/4/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Tổng cục Địa chính,

- Căn cứ Nghị định số 88/CP ngày 17/8/1994 của Chính phủ về quản lý và sử dụng đất đô thị,

- Căn cứ vào Nghị định 09/CP ngày 12/2/1996 của Chính phủ quy định về chế độ quản lý, sử dụng đất quốc phòng, an ninh,

- Căn cứ Chỉ thị số 10/1998/CT-TTg ngày 20/02/1998 của Thủ tướng Chính phủ về đẩy mạnh và hoàn thành việc giao đất và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp,

- Căn cứ Chỉ thị 245/TTg ngày 22/4/1996 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức thực hiện một số việc cấp bách trong quản lý sử dụng đất của các tổ chức trong nước được Nhà nước giao đất, cho thuê đất,

- Xét nhu cầu tăng cường quản lý thống nhất về đất đai,

- Xét nhu cầu đẩy nhanh quá trình kê khai, đăng ký, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ chức, hộ gia đình và cá nhân trên phạm vi cả nước,

- Xét đề nghị của ông Vụ trưởng Vụ Đăng ký thống kê, ông Vụ trưởng Vụ Pháp chế,

Tổng cục Địa chính hướng dẫn việc kê khai đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như sau:

 

 

 

 

 

 

PHẦN I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. KÊ KHAI ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI

 

I.1. Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân là công dân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài thuộc các diện:

1. Được Nhà nước Việt Nam giao đất, cho thuê đất;

2. Đang sử dụng đất vào các mục đích;

3. Được phép thay đổi mục đích sử dụng đất;

4. Được phép chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, thế chấp, thừa kế quyền sử dụng đất; đều phải đăng ký đất tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn - nơi có đất theo hướng dẫn tại Thông tư này. Riêng đối với đất có nhà ở thuộc khu vực đô thị sẽ thực hiện việc đăng ký đất theo quy định riêng.

UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức đăng ký đất đai, xét để trình UBND cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất trên phạm vi hành chính của địa phương mình.

Cơ quan Địa chính các cấp có trách nhiệm giúp UBND cấp mình trực tiếp triển khai nhiệm vụ đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo đúng chủ trương và kế hoạch của UBND mỗi cấp, đúng quy định về chuyên môn kỹ thuật của Tổng cục Địa chính tại Thông tư này.

I.2. Người chịu trách nhiệm kê khai, đăng ký đất đai bao gồm:

1. Chủ hộ hoặc người được chủ hộ uỷ quyền thay mặt cho hộ gia đình;

2. Cá nhân hoặc người được uỷ quyền hợp pháp;

3. Thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng uỷ quyền của các tổ chức là: cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế trong nước, tổ chức kinh tế nước ngoài, liên doanh Việt Nam với nước ngoài tại Việt Nam;

4. Thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng uỷ quyền của các tổ chức thuộc Bộ Quốc phòng: Tổng cục, Quân khu, quân chủng, binh chủng, Quân đoàn, Bộ Tư lệnh Biên phòng, Học viện, Nhà trường và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ chỉ huỷ quân sự tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương;

5. Thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng uỷ quyền của các tổ chức thuộc Bộ Nội vụ: Tổng cục Hậu cần, các đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ, Công an tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương;

6. Văn phòng Uỷ ban nhân dân các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương;

7. Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

I.3. Các loại đất phải kê khai đăng ký:

1. Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân kê khai toàn bộ diện tích đất hiện đang sử dụng bao gồm cả phần diện tích mà tổ chức, hộ gia đình, cá nhân tự cho các chủ sử dụng khác thuê mượn, tự cho cán bộ công nhân viên làm nhà ở, hoặc chưa đưa vào sử dụng; không kê khai phần diện tích mình thuê, mượn của các chủ sử dụng khác.

2. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương kê khai để đăng ký vào sổ địa chính của xã, phường, thị trấn - nơi có đất - phần diện tích của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện khác có chức năng ngoại giao của nước ngoài, cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế và liên Chính phủ tại Việt Nam, cơ quan hoặc cơ quan đại diện của các tổ chức phi Chính phủ.

3. Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn kê khai để đăng ký vào sổ địa chính phần diện tích đất sau đây:

- Đất xây dựng trụ sở làm việc của cơ quan hành chính, sự nghiệp của xã; các loại đất chuyên dùng khác sử dụng vào mục đích công cộng trong phạm vi từng xã, phường, thị trấn hoặc trên phạm vi nhiều xã do Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn trực tiếp quản lý hoặc chưa có chủ quản lý cụ thể;

- Đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, đất mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, đất làm muối, đất chuyên dùng khác chưa giao ổn định lâu dài cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân hiện do Uỷ ban nhân dân cấp xã trực tiếp quản lý để cho thuê, mượn, tạm giao như đất nông nghiệp dành cho công ích xã, đất nông - lâm nghiệp khó chia, v.v...

- Đất chưa sử dụng gồm đất trống đồi núi trọc, núi đá, bãi bồi ven sông, ven biển, sông suối, mặt nước hoang, v.v... nằm trong địa giới hành chính mỗi xã.

I.4. Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được xét để đăng ký vào sổ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng phần diện tích đất như sau:

1. Diện tích đất mới được giao, cho thuê để sử dụng vào các mục đích theo Quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền;

2. Diện tích đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, đất mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, đất làm muối đã được giao để sử dụng ổn định lâu dài theo Nghị định 64/CP ngày 27/9/1993 và Nghị định 02/CP ngày 15/01/1994 của Chính phủ;

3. Diện tích đất chuyên dùng, đất ở, các loại đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, đất mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, đất làm muối khác đang do các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân trực tiếp sử dụng, đã được Uỷ ban nhân dân cấp xã xét và xác định quyền sử dụng hợp pháp trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký đất đai;

4. Diện tích đất đã được xác định sau khi rà soát lại nhu cầu sử dụng đất đối với các tổ chức trong nước là cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt theo đúng yêu cầu của Chỉ thị 245/TTg ngày 22/4/1996 của Thủ tướng Chính phủ và Công văn số 862 CV/ĐC ngày 16/7/1996 của Tổng cục Địa chính.

5. Diện tích đất đã xác định để trả tiền thuê đất đối với các tổ chức trong nước thuộc diện chuyển sang thuê đất.

I.5. Các loại đất do Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã trực tiếp kê khai chỉ tiến hành đăng ký vào sổ địa chính, chưa cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

I.6. Sau khi đăng ký đất đai, việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng sau đây sẽ có hướng dẫn riêng:

1. Các tổ chức tôn giáo;

2. Các tổ chức và cá nhân nước ngoài.

 

II. ĐIỀU KIỆN ĐỂ TỔ CHỨC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI,
LẬP HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH.

 

II.1. Xã, phường, thị trấn tổ chức kê khai đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên cơ sở đã có bản đồ địa chính có toạ độ, hoặc khai thác sử dụng các loại bản đồ, sơ đồ giải thửa khác đã được kiểm tra, đánh giá, chỉnh lý để đảm bảo xác định rõ vị trí, hình thể, diện tích, loại ruộng đất, chủ sử dụng đến từng thửa đất, phù hợp với hiện trạng sử dụng đất tại thời điểm đăng ký và điều kiện cụ thể của từng địa phương:

1. Khu đất đô thị, đất ở nông thôn và các loại đất chuyên dùng:

Tổ chức kê khai đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên cơ sở đã có bản đồ địa chính có toạ độ, hoặc trích đo từng khu vực hay từng thửa đất, trường hợp đặc biệt có thể khai thác bản đồ địa chính của chính quyền cũ, bản đồ giải thửa đo vẽ theo Chỉ thị 299/TTg ngày 11/10/1980 của Thủ tướng Chính phủ, bản đồ quy hoạch chi tiết hoặc bản đồ hiện trạng phục vụ việc giao đất làm nhà ở đã thiết kế đến từng thửa đất cho từng chủ sử dụng đất; Các loại bản đồ, tài liệu nói trên phải được đo vẽ bổ sung, chỉnh lý, kiểm tra theo đúng yêu cầu đã hướng dẫn tại Công văn số 647 CV/ĐC ngày 31/5/1995 và các hướng dẫn khác của Tổng cục Địa chính.

2. Đất nông, lâm nghiệp, mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, làm muối:

a. Đo đạc, lập bản đồ địa chính có toạ độ đến đâu phải kê khai đăng ký, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đến đó;

b. Nơi chưa có bản đồ địa chính có toạ độ: được phép kê khai đăng ký, lập hồ sơ và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên cơ sở khai thác sử dụng tối đa các tài liệu, tư liệu, bản đồ hiện có tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng địa phương; Cụ thể là:

- Chỉnh lý hiện cải những yếu tố cần thiết trên bản đồ, tài liệu đã điều tra đo đạc theo Chỉ thị 299/TTg ngày 11/10/1980 của Thủ tướng Chính phủ;

- Sử dụng các kết quả đo vẽ bản đồ giải thửa gần đây nhất của mỗi xã (nếu có);

- Điều vẽ bổ sung ảnh máy bay đã được nắn, bình đồ ảnh hoặc bản đồ trực ảnh;

Các tài liệu, số liệu và sơ đồ giao đất nông nghiệp cho từng hộ gia đình, cá nhân theo Nghị định 64/CP ngày 27/9/1993 và giao đất lâm nghiệp theo Nghị định 02/CP ngày 15/01/1994 của Chính phủ.

II.2. Kê khai đăng ký đất đai ban đầu, lập hồ sơ địa chính và xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được tổ chức đồng loạt trên địa bàn toàn xã, phường, thị trấn hoặc trên một phần lãnh thổ của địa phương (như thôn, ấp, bản, v.v...) cho tất cả các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân trên diện tích họ đang sử dụng nhưng chưa đăng ký. Trong khi chưa có đủ điều kiện để kê khai đăng ký đồng loạt, những tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu sẽ được phép cho kê khai đăng ký và xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho từng trường hợp đơn lẻ.

Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao đất, cho thuê đất mới hoặc được phép thực hiện các hành vi làm biến động đất đai được đăng ký đất ngày sau khi hoàn thành các thủ tục hành chính về giao đất, cho thuê đất, chuyển đổi mục đích sử dụng đất, chuyển quyền sử dụng đất v.v... và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ngay sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký đất đai.

II.3. Hồ sơ địa chính được thiết lập ngay trong quá trình kê khai đăng ký và xét duyệt để cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hồ sơ địa chính lập theo mẫu thống nhất trong cả nước, theo quy định tại Quyết định 499 QĐ/ĐKTK ngày 27/7/1995 của Tổng cục Địa chính và theo hướng dẫn tại Thông tư này.

 

III. MẪU GIẤY CHỨNG NHẬN VÀ PHƯƠNG THỨC CẤP

 

III.1. Sử dụng thống nhất trong phạm vi cả nước mẫu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sau đây viết tắt là GCN QSDĐ) ban hành theo Quyết định 201 QĐ/ĐKTK ngày 14/7/1989 của Tổng cục Quản lý ruộng đất (nay là Tổng cục Địa chính) để cấp cho tất cả các thửa đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, đất mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, đất làm muối, đất ở thuộc nông thôn, đất chuyên dùng các loại; Các thửa đất có công trình nhưng không phải là nhà ở, thửa đất ở chưa có nhà hoặc nhà tạm thuộc nội thành phố, nội thị xã, thị trấn.

III.2. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp đến từng thửa đất trong các trường hợp:

1. Đất sử dụng vào các mục đích thuộc nội thành phố, nội thị xã, thị trấn.

2. Đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, đất mặt nước nuôi trồng thuỷ sản khi có các điều kiện:

- Thửa đất đã ổn định, rõ ràng về ranh giới sử dụng, quy mô thửa đất lớn;

- Số thửa đất trong mỗi hộ gia đình không nhiều (không quá 5 thửa/hộ);

- Hộ gia đình có yêu cầu và chấp thuận nộp các nghĩa vụ tài chính theo quy định.

3. Đất ở thuộc khu vực nông thôn nếu địa phương có chủ trương hoặc chủ sử dụng đất có yêu cầu;

4. Đất chuyên dùng thuộc quyền sử dụng của các tổ chức, cá nhân.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp đến từng thửa chỉ trong điều kiện đã có bản đồ địa chính có toạ độ, hoặc bản đồ trích đo theo đúng hướng dẫn của Tổng cục Địa chính.

III.3. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp đến từng hộ gia đình, trong mỗi chứng nhận được ghi nhiều thửa đất:

Hình thức cấp giấy chứng nhận này áp dụng chủ yếu cho vùng nông thôn, không phân biệt đã có hoặc chưa có bản đồ địa chính có toạ độ, không phân biệt là đất nông nghiệp, lâm nghiệp, đất ở thuộc nông thôn đất chuyên dùng trong các trường hợp:

+ Đất đai của mỗi hộ còn quá manh mún, phân tán, quy mô thửa đất nhỏ;

+ Số thửa đất cho mỗi hộ quá nhiều, chưa ổn định.

III.4. Những thửa đất có nhiều chủ sử dụng, không phân rõ ranh giới sử dụng (đồng sử dụng) thì mỗi chủ sử dụng đất được cấp một giấy chứng nhận.

III.5. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất "hạn chế" được áp dụng cho đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, đất làm muối tại những xã, phường, thị trấn chưa có bản đồ địa chính có toạ độ, việc kê khai đăng ký đất đai, xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được thực hiện trên cơ sở khai thác có kiểm tra chỉnh lý các tài liệu, tư liệu, bản đồ hiện có. Khi thực hiện phải đảm bảo hai yêu cầu sau:

1. Đảm bảo đúng trình tự thủ tục xét duyệt theo hướng dẫn tại Thông tư này; Xác định chính xác về quyền sử dụng hợp pháp trên từng thửa đất của từng chủ sử dụng đất.

2. Sử dụng thống nhất mẫu giấy chứng nhận QSDĐ đã ban hành theo Quyết định 201 QĐ/ĐKTK ngày 14/7/1989, trong giấy chứng nhận sẽ được đóng dấu xác nhận "Đo đạc tạm thời" theo hướng dẫn tại phần III - Thông tư này.

 

IV. THẨM QUYỀN XÉT DUYỆT CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN
QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

 

IV.1. UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm xét để xác định quyền sử dụng đất hợp pháp của từng chủ sử dụng đất trên từng thửa đất khi đăng ký đất ban đầu. Nội dung xét cụ thể là:

+ Xác định rõ nguồn gốc sử dụng đất, thời điểm sử dụng, những biến động phát sinh trong quá trình sử dụng;

+ Xác định hiện trạng sử dụng về các mặt: mục đích sử dụng, ranh giới sử dụng, tình trạng tranh chấp và một số đặc điểm đặc biệt khác.

IV.2. UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ký duyệt để cấp giấy chứng nhận QSDĐ cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất vào mục đích nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản, làm muối và làm nhà ở thuộc nông thôn.

IV.3. UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ký duyệt để cấp giấy chứng nhận QSDĐ cho các chủ sử dụng đất là:

+ Các tổ chức trong nước được Nhà nước giao đất, cho thuê đất để sử dụng vào các mục đích;

+ Tổ chức, cá nhân nước ngoài thuê đất tại Việt Nam;

+ Hộ gia đình và cá nhân sử dụng các loại đất thuộc nội thành phố, nội thị xã, thị trấn, đất chuyên dùng thuộc khu vực nông thôn.

 

PHẦN II

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI, XÉT CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

 

I. Đăng ký đất đai ban đầu, xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất nhưng chưa đăng ký.

I.1. Đối tượng, phạm vi áp dụng:

+ Hộ gia đình và cá nhân: Toàn bộ diện tích đất đang sử dụng vào tất cả các mục đích;

+ Các tổ chức trong nước gồm các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân: diện tích đất đang sử dụng không thuộc diện chuyển sang thuê đất theo quy định tại Chỉ thị 245/TTg ngày 22/4/1996 của Thủ tướng Chính phủ;

+ Các doanh nghiệp nông, lâm, ngư, diêm nghiệp: Diện tích đất trực tiếp sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản, làm muối;

+ Các doanh nghiệp khác: Diện tích đang phải nộp thuế đất theo Pháp lệnh thuế nhà đất, diện tích đất không thuộc diện chuyển sang thuê đất theo quy định tại Chỉ thị 245/TTg ngày 22/4/1996 của Thủ tướng Chính phủ, diện tích đất hiện đang sử dụng thuộc diện giao đất phải trả tiền.

I.2. Tổ chức đăng ký đất đai và xét cấp giấy chứng nhận QSDĐ được thực hiện theo trình tự sau:

I.2.1. Công tác chuẩn bị:

1. Thành lập Hội đồng đăng ký đất xã, phường, thị trấn:

a. Hội đồng đăng ký đất là tổ chức tư vấn cho UBND xã, phường, thị trấn trong việc xét đơn đăng ký quyền sử dụng đất tại cấp xã.

b. Thành phần của Hội đồng đăng ký đất có từ 5 tới 7 thành viên bao gồm các thành viên bắt buộc như sau:

+ Phó Chủ tịch UBND xã (phường, thị trấn): Chủ tịch Hội đồng,

+ Cán bộ phụ trách tư pháp: Phó Chủ tịch Hội đồng,

+ Cán bộ địa chính: Thư ký Hội đồng,

+ Chủ tịch Hội đồng nhân dân: Uỷ viên Hội đồng,

+ Trưởng thôn, bản, ấp (đối với xã) và tổ trưởng tổ dân phố (đối với phường, thị trấn): Uỷ viên Hội đồng.

Riêng trưởng thôn, ấp, bản, tổ trưởng tổ dân phố chỉ tham gia xét duyệt đơn với các đối tượng thuộc phạm vi quản lý.

Ngoài các thành viên bắt buộc nói trên, tuỳ tình hình cụ thể của mỗi địa phương UBND huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh có thể quyết định bổ sung thêm những thành viên cần thiết khác.

Ngoài các thành viên chính thức của Hội đồng, khi cần thiết Hội đồng được phép mời thêm những người am hiểu về tình hình đất đai của địa phương, những người có hiểu biết về chính sách và pháp luật đất đai.

c. Uỷ ban nhân dân xã (phường, thị trấn) đề xuất nhân sự của Hội đồng, Uỷ ban nhân dân huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) xem xét và ra quyết định thành lập.

d. Chế độ làm việc của Hội đồng:

+ Hội đồng họp dưới sự điều kiện của Chủ tịch Hội đồng để xem xét từng đơn kê khai đăng ký trên cơ sở hồ sơ, tài liệu của từng chủ sử dụng đất đã được tổ chuyên môn giúp việc chuẩn bị, thẩm tra, phân loại. Việc xét duyệt của Hội đồng có thể được tiến hành đồng loạt cho nhiều hồ sơ đăng ký (trong trường hợp tổ chức kê khai đăng ký đồng loạt) hoặc cho một số ít hồ sơ (trong trường hợp kê khai đăng ký lẻ).

+ Kết quả làm việc của Hội đồng được ghi thành biên bản; biên bản phải thông qua toàn thể Hội đồng, có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng và Thư ký Hội đồng.

+ Hội đồng làm việc theo nguyên tắc "biểu quyết theo đa số", ý kiến không thống nhất với kết luận chung được bảo lưu và ghi vào biên bản.

+ Trong quá trình Hội đồng làm việc, UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có trách nhiệm cử cán bộ thuộc các phòng có liên quan như Phòng địa chính, Phòng tư pháp, Phòng xây dựng (đối với phường, thị trấn) tham dự thường xuyên để hướng dẫn chuyên môn, pháp luật và theo dõi nắm chắc tình hình tạo cơ sở cho việc thẩm tra để trình lên các cấp xét duyệt.

2. Thành lập Tổ chuyên môn giúp việc (gọi tắt là Tổ đăng ký đất).

a. Nhiệm vụ: trực tiếp giúp UBND xã (phường, thị trấn) triển khai thực hiện toàn bộ công việc chuyên môn trong quá trình tổ chức kê khai đăng ký đất, lập hồ sơ địa chính, chuẩn bị hồ sơ để trình lên cấp có thẩm quyền xét cấp giấy chứng nhận QSDĐ.

b. Tổ đăng ký đất gồm các thành phần:

+ Cán bộ địa chính xã (phường, thị trấn): Tổ trưởng;

+ Các thành viên khác trong tổ gồm các cán bộ của UBND am hiểu tình hình đất đai của địa phương như kế hoạch, thống kê, thuế, chủ nhiệm hoặc phó chủ nhiệm hợp tác xã nông - lâm nghiệp (nếu có), trưởng thôn (bản, ấp), tổ trưởng tổ dân phố, đội trưởng đội sản xuất, v.v... và một số người có khả năng tiếp thu nhanh kỹ thuật chuyên môn, viết chữ đẹp.

Số lượng người tuỳ thuộc vào quy mô của địa bàn kê khai đăng ký và công nghệ lập hồ sơ địa chính của mỗi địa phương.

c. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi địa phương Phòng địa chính cấp huyện có thể cử cán bộ chuyên môn trực tiếp tham gia là thành viên thường xuyên của tổ, lực lượng chuyên môn này có thể hoạt động như một lực lượng chuyên trách của cấp trên về trực tiếp giúp cấp xã tổ chức triển khai.

d. Trong quá trình triển khai ở mỗi xã (phường, thị trấn) phải đảm bảo thường xuyên có sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn của cán bộ đăng ký đất đai của Sở Địa chính.

3. Xây dựng phương án, kế hoạch tổ chức kê khai đăng ký đất đai của xã (phường, thị trấn) phù hợp với chủ trương chung của tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương), huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) và đặc điểm cụ thể của địa phương; xác định rõ các giải pháp cụ thể về chuyên môn, tổ chức thảo luận và thông qua phương án kế hoạch tại xã (phường, thị trấn), trình UBND cấp huyện phê duyệt.

4. Thu thập các tài liệu có liên quan phục vụ cho công tác kê khai, đăng ký đất đai và tổ chức xét duyệt hồ sơ.

5. Chuẩn bị vật tư kỹ thuật, biểu mẫu, sổ sách, văn phòng phẩm cần thiết.

6. Tập huấn nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ tham gia.

7. Quán triệt chủ trương, kế hoạch và biện pháp thực hiện trong tổ chức Đảng, chính quyền đến các tổ chức quần chúng, từ cán bộ lãnh đạo đến từng người dân, tuyên truyền phổ biến để tất cả các chủ sử dụng đất nhận thức rõ trách nhiệm và nghĩa vụ để tự giác chấp hành.

I.2.2. Kiểm tra đánh giá các tài liệu hiện có:

Trước khi bước vào triển khai phải tiến hành đánh giá các tài liệu hiện có ở địa phương có liên quan tới đất đai, gồm có:

+ Các loại bản đồ giải thửa, bản đồ địa chính cũ, bản đồ địa chính mới thành lập (nếu có);

+ Các loại tài liệu đo đạc bản đồ khác có liên quan như sơ đồ giao đất, bản đồ quy hoạch của địa phương, v.v...;

+ Các loại hồ sơ đất đai cũ;

+ Tổ chức thực hiện các công việc cần thiết để hiện cải tài liệu, bản đồ, sổ sách cho phù hợp với hiện trạng sử dụng đất tại thời điểm đăng ký.

I.2.3. Tổ chức kê khai đăng ký đất đai:

Việc tổ chức kê khai đăng ký đất đai được tiến hành theo trình tự sau:

1. Liệt kê danh sách chủ sử dụng đất cần đăng ký, chuẩn bị địa điểm đăng ký, lịch đăng ký phù hợp với từng loại đối tượng và từng địa bản cụ thể, phổ biến hướng dẫn cụ thể để mọi chủ sử dụng đất thực hiện, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, bản đồ, biểu mẫu cần thiết phục vụ việc kê khai đăng ký, phân bổ lực lượng cán bộ chuyên môn để hướng dẫn kê khai đăng ký tại từng điểm.

2. Hướng dẫn để từng chủ sử dụng đất kê khai theo mẫu (Mẫu số 6a/ĐK, 6b/ĐK); chuẩn bị các hồ sơ có liên quan kèm theo.

3. Chủ sử dụng đất kê khai và nộp hồ sơ kê khai tại UBND xã (phường, thị trấn), hồ sơ bao gồm:

+ Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất;

+ Các giấy tờ pháp lý kèm theo về nguồn gốc của đất đang sử dụng; + Bản đồ địa chính khu đất hoặc sơ đồ trích đo thửa đất (đối với các trường hợp đăng ký đơn lẻ);

+ Tờ khai sử dụng đất (đối với các tổ chức trong nước đã kê khai sử dụng đất theo Chỉ thị 245/TTg ngày 22/4/1996 của Thủ tướng Chính phủ);

+ Văn bản xác nhận nhu cầu sử dụng đất của ngành chủ quản hoặc UBND cấp tỉnh (đối với các tổ chức trong nước sử dụng đất).

4. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ đăng ký có trách nhiệm kiểm tra để phát hiện kịp thời những chỗ thiếu sót, hướng dẫn để chủ sử dụng đất hoàn thiện ngay hồ sơ đăng ký và vào sổ theo dõi đăng ký.

5. Hết thời hạn kê khai đăng ký UBND xã (phường, thị trấn) có trách nhiệm thống kê, công bố công khai về những thửa đất không có người kê khai đăng ký để trực tiếp đăng ký vào sổ địa chính.

6. Trong trường hợp có khiếu nại về diện tích, hình thể thửa đất UBND xã (phường, thị trấn) có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, xác minh lại, kết quả giải quyết được ghi rõ vào đơn khiếu nại (mẫu số 7/ĐK).

I.2.4. Xét duyệt đơn đăng ký tại xã (phường, thị trấn):

Uỷ ban nhân dân xã (phường, thị trấn) chịu trách nhiệm xét để xác nhận vào đơn đăng ký của từng chủ sử dụng đất trên cơ sở nghiên cứu kết luận của Hội đồng đăng ký đất và các quy định của pháp luật. Trình tự thực hiện như sau:

1. Trên cơ sở kê khai của chủ sử dụng đất, Tổ đăng ký đất đai tiến hành thẩm tra, xác minh và lập hồ sơ đầy đủ cho từng chủ sử dụng đất; sơ bộ phân loại hồ sơ theo mức độ hoàn thiện: đầy đủ hoặc chưa đầy đủ, hợp lệ hoặc chưa hợp lệ, rõ về nguồn gốc đất đai hoặc chưa rõ, v.v... để trình Hội đồng đăng ký đất đai.

2. Tổ chức hội nghị xét đơn:

* Hội đồng đăng ký đất đai nghe báo cáo kết quả tổng hợp kê khai, kết quả thẩm tra xác minh các đơn đăng ký đất; Hội đồng xét đơn kê khai của từng chủ sử dụng đất đến từng thửa đất để xác nhận về các mặt:

+ Xác định cơ sở pháp lý về quyền sử dụng trên từng thửa đất đã đăng ký;

+ Đánh giá hiện trạng sử dụng đất về các mặt: diện tích, mục đích sử dụng, thời điểm sử dụng, thời hạn sử dụng, v.v... theo các nội dung đã kê khai;

+ Phân tích chi tiết về nguồn gốc và những thay đổi trong quá trình sử dụng trong những trường hợp cần thiết.

Trên cơ sở xem xét kỹ các mặt nói trên, Hội đồng xác định rõ:

+ Các trường hợp có đủ điều kiện để được đăng ký và đề nghị cấp giấy chứng nhận QSDĐ;

+ Các trường hợp chưa đủ điều kiện, phải qua xử lý mới được đăng ký và cấp giấy chứng nhận QSDĐ;

+ Các trường hợp không được đăng ký và cấp giấy chứng nhận QSDĐ. * Hội đồng thảo luận và đề xuất giải pháp xử lý đối với các trường hợp có vi phạm.

Kết quả xét duyệt và kết luận của Hội đồng đều phải được biểu quyết và ghi chi tiết vào Biên bản họp xét duyệt hàng ngày, trên cơ sở đó tổng hợp vào biên bản chung (theo mẫu 8/ĐK).

3. Công bố công khai hồ sơ xét duyệt:

+ Sau khi Hội đồng đăng ký đất đai có kết luận, UBND xã (phường, thị trấn) tổ chức công bố công khai kết quả đã xét để mọi người dân được tham gia ý kiến (mẫu 11/ĐK).

+ Thời gian công bố công khai là 15 ngày (theo mẫu 11/ĐK). Hết thời hạn này, UBND xã (phường, thị trấn) lập biên bản kết thúc việc công bố công khai hồ sơ (theo mẫu 12/ĐK). Đối với những trường hợp có khiếu nại hoặc có những vấn đề mới được dân phát hiện, UBND xã (phường, thị trấn) tổ chức thẩm tra xác minh để Hội đồng xét duyệt bổ sung và thông qua kết quả xét duyệt.

4. Lập hồ sơ kết quả xét đơn đăng ký ở cấp xã và trình duyệt tại các cấp có thẩm quyền.

Hồ sơ kết quả xét đơn đăng ký bao gồm:

+ Hệ thống đơn xin đăng ký của từng chủ sử dụng đất đã được ghi ý kiến của Hội đồng và xác nhận của UBND xã (phường, thị trấn) kèm theo các giấy tờ pháp lý có liên quan đến nguồn gốc sử dụng đất;

+ Bản sao bản đồ địa chính;

+ Hồ sơ kỹ thuật thửa đất, biên bản xác định ranh giới đất 9đối với phường và thị trấn);

+ Biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký đất (mẫu số 8/ĐK);

+ Tờ trình của UBND xã (phường, thị trấn), kèm theo danh sách đề nghị cấp giấy chứng nhận QSDĐ, biểu tổng hợp giải quyết các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận (mẫu số 13/ĐK, số 9/ĐK và số 10/ĐK).

Hồ sơ trình UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) được lập cho 2 loại riêng biệt như sau:

+ Loại cho các đối tượng thuộc thẩm quyền phê duyệt của UBND cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh).

+ Loại cho các đối tượng thuộc thẩm quyền phê duyệt của UBND cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).

I.3. Thủ tục xét duyệt của UBND cấp có thẩm quyền.

1. Kiểm tra thẩm định cơ quan chuyên môn:

Căn cứ vào hồ sơ xét duyệt của UBND xã (phường, thị trấn) đã trình lên UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) Sở Địa chính chủ trì cùng Phòng địa chính tổ chức kiểm tra toàn bộ hồ sơ xét đơn đăng ký theo các nội dung sau:

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ tài liệu theo quy định;

- Kiểm tra kết quả xét duyệt trên các tài liệu: đơn đăng ký, biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký đất đai, biểu tổng hợp xử lý vi phạm về các mặt:

+ Phân loại đơn đăng ký: đủ điều kiện, chưa đủ điều kiện phải xử lý để cấp giấy chứng nhận QSDĐ, không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận QSDĐ phải tiếp tục xử lý;

+ Hình thức xử lý từng trường hợp chưa hoặc không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận QSDĐ.

+ Kết quả kiểm tra ghi vào biểu (theo mẫu 15/ĐK).

- Kiểm tra kỹ thuật về mặt hình thức, quy cách trình bày từng tài liệu, đối soát để kiểm tra tính đồng bộ, thống nhất giữa đơn đăng ký với bản đồ địa chính, biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký đất đai, danh sách đề nghị cấp giấy chứng nhận QSDĐ, biểu tổng hợp giải quyết các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận QSDĐ. Kết quả kiểm tra ghi vào biểu (theo mẫu 17/ĐK), kết thúc kiểm tra phải lập thành biên bản (theo mẫu 14/ĐK).

- Thực hiện các công việc cần thiết dưới đây:

+ Ghi ý kiến kết luận sau khi đã kiểm tra từng đơn xin đăng ký sử dụng đất,

+ Lập tờ trình (mẫu 13/ĐK) kèm theo dự thảo quyết định cấp giấy chứng nhận QSDĐ (mẫu 18/ĐK), dự thảo quyết định xử lý các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận QSDĐ (mẫu 19/ĐK),

+ Viết giấy chứng nhận QSDĐ cho các đối tượng có đủ điều kiện.

- Phòng Địa chính có trách nhiệm trình UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) phê duyệt cho các đối tượng là hộ gia đình và cá nhân sử dụng đất nông nghiệp, lâm nghiệp, đất làm muối, đất mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, dự thảo tờ trình để UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) trình UBND tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương) xét duyệt những đối tượng là tổ chức và các hộ gia đình, cá nhân sử dụng các loại đất thuộc khu vực đô thị;

+ Sở Địa chính có trách nhiệm thẩm định và trình UBND tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương) phê duyệt cho đối tượng thuộc thẩm quyền sau khi nhận được hồ sơ trình của UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh).

2. UBND tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương) và UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) căn cứ vào hồ sơ xét đơn đăng ký ở xã (phường, thị trấn), biên bản kiểm tra thẩm định và tờ trình của cơ quan Địa chính để quyết định phê duyệt việc cấp giấy chứng nhận QSDĐ cho các chủ sử dụng đất đủ điều kiện, quyết định xử lý các trường hợp chưa hoặc không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận QSDĐ cho các đối tượng thuộc thẩm quyền.

II. Đăng ký đất ban đầu, xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đã hoàn thành các thủ tục về giao đất, cho thuê đất.

II.1. Đối tượng, phạm vi áp dụng:

+ Các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân Việt Nam; các tổ chức, cá nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền giao hoặc cho thuê đất mới; + Các tổ chức trong nước đang sử dụng đất, nay thuộc diện chuyển sang thuê đất;

+ Các tổ chức, cá nhân nước ngoài hiện đang sử dụng đất đã hoàn thành thủ tục thuê đất nhưng chưa đăng ký, hoặc chưa thực hiện thủ tục thuê đất.

Các đối tượng nói trên, sau khi đã hoàn thành đầy đủ các thủ tục về giao đất, cho thuê đất theo Thông tư số 293 TT/ĐC ngày 14/3/1997 của Tổng cục Địa chính (đối với những tổ chức trong nước được giao đất mới), Thông tư 856 LB/ĐC-TC ngày 12/7/1996 của liên Bộ Tài chính - Tổng cục Địa chính (đối với các tổ chức trong nước thuộc diện chuyển sang thuê đất), Thông tư số 679 TT/ĐC ngày 12/5/1997 của Tổng cục Địa chính (đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài thuê đất tại Việt Nam), phải đến đăng ký đất đai tại xã, phường, thị trấn sở tại - nơi có đất. Sau khi đăng ký sẽ được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

II.2. Hồ sơ đăng ký đất gồm:

+ Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất: 2 bản (mẫu số 6/ĐK);

+ Quyết định giao đất hoặc cho thuê đất: 1 bản (bản sao có công chứng);

+ Bản đồ địa chính khu đất được giao hoặc thuê: 1 bản (có xác nhận của Sở Địa chính);

+ Hợp đồng thuê đất: 1 bản (đối với tổ chức thuê đất - bản sao có công chứng);

+ Tờ khai sử dụng đất (đối với tổ chức trong nước chuyển sang thuê đất - đã kê khai theo Chỉ thị 245/TTg).

II.3. Hồ sơ đăng ký đất nộp tại UBND cấp xã - nơi có đất. Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, trong thời gian 5 ngày UBND xã (phường, thị trấn) phải hoàn thành việc xem xét và đăng ký vào sổ địa chính tại xã và cập nhật về những biến động trên bản đồ, sổ sách; xác nhận "đã đăng ký đất đai" vào đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất (phần "ý kiến của UBND xã"); thu lệ phí địa chính theo quy định và trả lại cho chủ sử dụng đất một tờ đơn để nộp lại Sở Địa chính hoặc Phòng Địa chính huyện để được cấp giấy chứng nhận QSDĐ (tuỳ thuộc thẩm quyền ký, cấp giấy chứng nhận QSDĐ). Cán bộ địa chính xã lập hồ sơ đăng ký đất của chủ sử dụng đất đã đăng ký, cập nhật vào hồ sơ địa chính cấp xã, báo cáo Phòng Địa chính, Sở Địa chính để cập nhật những thay đổi vào hồ sơ địa chính lưu ở từng cấp.

Chú ý: Đăng ký đất đai trong trường hợp này, UBND cấp xã không phải tổ chức xét đơn đăng ký tại Hội đồng đăng ký đất đai cấp xã và không phải trình UBND cấp tỉnh hoặc UBND cấp huyện ký cấp giấy chứng nhận QSDĐ. Việc này đã được Sở Địa chính hoặc Phòng Địa chính thực hiện ngay trong quá trình thụ lý hồ sơ trình UBND cấp tỉnh hoặc cấp huyện để có quyết định giao đất hoặc cho thuê đất, đồng thời đã trình UBND cấp có thẩm quyền ký giấy chứng nhận QSDĐ ngay sau khi có quyết định giao đất. Giấy chứng nhận QSDĐ sẽ được giữ lại tại Sở Địa chính hoặc Phòng Địa chính, giấy này chỉ được trao cho chủ sử dụng đất sau khi có xác nhận đã đăng ký của UBND cấp xã vào đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất.

III. Đăng ký biến động đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong trường hợp có biến động. III.1. Đối tượng, phạm vi áp dụng:

Sau khi đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận QSDĐ ban đầu, trong quá trình sử dụng đất, chủ sử dụng đất có trách nhiệm đến UBND cấp xã - nơi có đất - để khai báo và đăng ký biến động đất đai khi đã được cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện các hành vi làm thay đổi đất đai trong các trường hợp sau đây:

1. Thay đổi mục đích sử dụng đất đã ghi trên giấy chứng nhận:

+ Chuyển từ đất sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản, làm muối sang làm nhà ở, sử dụng vào các mục đích chuyên dùng, bỏ hoang hoá, hoặc ngược lại;

+ Chuyển từ đất trồng lúa sáng trồng cây lâu năm (cây ăn quả, cây công nghiệp lâu năm), thành ao đầm hay thùng vũng để nuôi trồng thuỷ sản; chuyển từ rừng ngập mặn sang nuôi trồng thuỷ sản, từ rừng sang nương rẫy trồng cây ngắn ngày v.v... hoặc ngược lại.

2. Thay đổi hình thể thửa đất: Chia một thửa thành nhiều thửa hoặc ngược lại hợp nhiều thửa thành một thửa nhằm đáp ứng những yêu cầu khác nhau của người sử dụng đất.

3. Thay đổi quyền sử dụng đất: Trong các trường hợp chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, chia tách, cho tặng quyền sử dụng đất; Nhà nước giao, cho thuê thêm đất mới hoặc thu hồi đất đang sử dụng; người sử dụng đất không còn nhu cầu sử dụng và tự nguyện trả về cho Nhà nước, v.v...

4. Dùng đất để thế chấp vay tiền tại Ngân hàng.

5. Thay đổi thời hạn sử dụng đất.

6. Cho thuê lại đất (đối với các doanh nghiệp xây dựng, kinh doanh nhà ở, đầu tư xây dựng kinh doanh cơ sở hạ tầng).

Đăng ký biến động đất đai chỉ thực hiện sau khi các hành vi làm biến động nói trên đã được UBND cấp có thẩm quyền cho phép, thực hiện theo đúng các quy định hiện hành.

III.2. Hồ sơ xin đăng ký biến động đất đai bao gồm:

+ Giấy tờ pháp lý cho phép thực hiện các biến động của UBND cấp có thẩm quyền như: Quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất; Quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất, thay đổi thời hạn sử dụng đất; Hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, thế chấp quyền sử dụng đất v.v... đã được UBND xác nhận;

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

+ Trích lục bản đồ khu đất có biến động;

+ Hoá đơn chứng từ nộp tiền các loại liên quan đến nghĩa vụ tài chính của chủ sử dụng đất (nếu có) phải thực hiện khi được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, cho chuyển quyền sử dụng đất..

III.3. Hồ sơ xin đăng ký biến động đất đai nộp tại UBND xã, phường, thị trấn - nơi có đất. Sau khi nhận đủ hồ sơ trong thời gian 5 ngày, cán bộ địa chính cấp xã phải hoàn thành các việc sau:

+ Xem xét tính hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ đăng ký, hướng dẫn các chủ sử dụng đất bổ sung hoàn thiện hồ sơ (nếu cần thiết);

+ Đăng ký nội dung biến động vào sổ theo dõi biến động đất đai, sổ địa chính, sổ mục kê theo đúng quy định tại Quyết định 499 QĐ/ĐKTK ngày 27/7/1995 của Tổng cục Địa chính;

+ Thu lệ phí đăng ký biến động theo quy định;

+ Lập hồ sơ đăng ký biến động đất đai, báo cáo Phòng Địa chính cấp huyện và Sở Địa chính cấp tỉnh để cập nhật biến động đất đai vào hồ sơ địa chính lưu tại cấp huyện và cấp tỉnh; nộp hồ sơ đăng ký biến động đất đai để Sở Địa chính lưu trữ trong hồ sơ địa chính gốc của mỗi xã, phường, thị trấn (Hồ sơ đăng ký biến động đất đai theo mục III.2, trừ giấy chứng nhận QSDĐ).

III.4. Tuỳ theo nội dung và mức độ biến động đất đai chủ sử dụng đất có thể được cấp giấy chứng nhận QSDĐ mới hoặc chỉ cập nhật những biến động vào giấy chứng nhận QSDĐ đã cấp.

1. Chứng nhận biến động đất đai trên giấy chứng nhận QSDĐ đã cấp trong các trường hợp:

+ Thay đổi mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, hình thể thửa đất mà không thay đổi quyền sử dụng,

+ Chuyển đổi quyền sử dụng đất (chứng nhận biến động đất đai được ghi vào giấy chứng nhận QSDĐ của mỗi bên chuyển đổi),

+ Chuyển nhượng, chia tách, cho tặng quyền sử dụng đất (chứng nhận biến động đất đai được ghi vào giấy chứng nhận QSDĐ của người chuyển quyền,

+ Đăng ký thế chấp, giải trừ thế chấp quyền sử dụng đất.

2. Cấp mới giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong các trường hợp:

+ Được Nhà nước giao hoặc thuê thêm đất mới,

+ Được thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định của Luật dân sự,

+ Được cho, tặng quyền sử dụng đất,

+ Chuyển nhượng quyền sử dụng đất (cấp mới giấy chứng nhận QSDĐ cho người nhận chuyển nhượng phần diện tích mới nhận),

+ Khi có thay đổi về diện tích, hình thể do có đo đạc lập bản đồ địa chính chính quy theo toạ độ (cấp mới giấy chứng nhận QSDĐ thay cho giấy chứng nhận QSDĐ đã cấp trong điều kiện chưa đo đạc chính xác trước đây).

 

PHẦN III

VIẾT GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

 

Mẫu giấy chứng nhận QSDĐ đã ban hành theo Quyết định 201 QĐ/ĐKTK ngày 14/7/1989 của Tổng cục Quản lý ruộng đất được hướng dẫn viết theo Thông tư này để thay thế cho Thông tư 302 TT/RĐ-ĐKTK ngày 28/10/1989 của Tổng cục Quản lý ruộng đất:

 

I. NỘI DUNG VIẾT TRONG GIẤY CHỨNG NHẬN QSDĐ:

 

* Trang 1: Không ghi chép gì thêm ngoài những nội dung đã in sẵn.

* Trang 2: Ghi các nội dung sau đây:

a. Tên cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận: Ghi tên đơn vị hành chính của cấp có thẩm quyền cấp giấy tại dòng kẻ sẵn sát dưới chữ: "Uỷ ban nhân dân", ví dụ: tỉnh Hà Nam, thành phố Hà Nội, huyện Lý Nhân;

b. Tên chủ sử dụng đất được cấp giấy chứng nhận ghi tại dòng kẻ sẵn sát dưới dòng chữ "chứng nhận" và được ghi như sau:

- Đối với các tổ chức phải ghi đúng tên theo quyết định thành lập (không được viết tắt).

- Đối với hộ gia đình cần ghi rõ: "Hộ ông (bà) và tên của chủ hộ, tên của chủ hộ gia đình phải ghi đầy đủ họ và tên theo đúng khai sinh. - Đối với cá nhân cần ghi rõ: "Ông (bà) và tên của người được cấp giấy chứng nhận, phải ghi đủ họ và tên theo đúng khai sinh.

Tên chủ sử dụng ghi trong Giấy chứng nhận phải thống nhất với tên ghi trên đơn xin đăng ký quyền sử dụng và tên ghi trong sổ địa chính.

Chủ sử dụng đất là hộ gia đình và cá nhân phải ghi thêm số chứng minh nhân dân của chủ hộ hoặc cá nhân.

Dòng sát bên dưới tên chủ sử dụng đất ghi thêm nơi đăng ký thường trúc của chủ sử dụng đất gồm: tên đơn vị hành chính các cấp tỉnh, huyện, xã, thôn (ấp, đường phố), số nhà. Nếu nơi thường trú trùng tên tỉnh, huyện, xã nơi có thửa đất được giấy chứng nhận thì chỉ ghi thêm các địa chỉ cụ thể ngoài tên tỉnh, huyện xã đã được ghi ở phần địa chỉ thửa đất, ví dụ: Hộ ông Trần Văn Phong, CMND số 010803181, số 35, đường Giải Phóng, P. Phương Mai, Q. Đống Đa, Hà Nội.

c. Tổng diện tích đất được sử dụng: Tính bằng mét vuông, ghi bằng chữ số ả rập trong ngoặc đơn (...) vào dòng kẻ trống sau dòng chữ: "Được quyền sử dụng", ví dụ: (3075) m2.

d. Địa chỉ khu đất được cấp giấy chứng nhận: Ghi lần lượt tên đơn vị hành chính các cấp: xã, huyện, tỉnh; mỗi cấp ghi một dòng,

Ví dụ:

- Thị trấn Sài Đồng

- Huyện Gia Lâm

- Thành phố Hà Nội.

đ. Liệt kê chi tiết các thửa đất được quyền sử dụng vào bảng liệt kê in sẵn, đảm bảo các yêu cầu sau:

- Các thửa đất ghi vào bảng liệt kê phải viết liên tục mỗi thửa một dòng, bắt đầu từ dòng đầu tiên, không viết cách dòng, các dòng còn thừa bên dưới phải gạch bỏ bằng 1 nét chéo góc.

- Trên các dòng đã ghi thửa đất ở cột nào không có nội dung phải gạch ngang (-) ở giữa cột.

Nội dung các cột ghi như sau:

+ Cột 1 "Số tờ bản đồ": Ghi số hiệu của tờ bản đồ, sơ đồ có thửa đất được cấp giấy chứng nhận. Nơi sử dụng bản đồ địa chính có toạ độ thì ghi theo số hiệu tờ bản đồ địa chính (bằng chữ số ả rập, theo thứ tự từ tờ số 1 đến tờ số cuối cùng trong phạm vi mỗi xã). Trong trường hợp cấp giấy chứng nhận được cấp trên cơ sở trích đo thì gạch ngang (-) ở giữa cột 1. Nếu giấy chứng nhận có nhiều thửa đất thuộc nhiều tờ bản đồ thì viết các thửa lần lượt theo từng tờ bản đồ và theo thứ tự số hiệu tờ bản đồ từ nhỏ đến lớn.

+ Cột 2 "Số thừa": Ghi số hiệu của từng thửa đất; thửa đất có thêm số hiệu thửa phụ thì lần lượt ghi số hiệu thửa chính và ghi số hiệu thửa phụ trong ngoặc đơn (...). Nếu giấy chứng nhận có nhiều thửa đất thuộc cùng một tờ bản đồ thì ghi số hiệu thửa lần lượt từ nhỏ đến lớn. Trong trường hợp giấy chứng nhận được cấp theo tài liệu trích đo thì ghi số hiệu tờ trích đo của mỗi thửa đất thay cho số hiệu thửa đất.

+ Cột 3 "Diện tích": Ghi diện tích của từng thửa tương ứng với số hiệu thửa ghi ở cột 2, đơn vị tính diện tích là mét vuông.

Thửa đất đo gộp nhiều mục đích sử dụng thì ghi khai triển thêm diện tích theo từng mục đích sử dụng ở các dòng liền kề phía dưới.

+ Cột 4 "Mục đích sử dụng": Ghi bằng ký hiệu quy ước cho từng loại mục đích sử dụng đất thống nhất như quy định ở trang cuối sổ địa chính (ban hành theo Quyết định 499 QĐ/ĐC ngày 27/7/1995 của Tổng cục Địa chính).

+ Cột 5 "Thời hạn sử dụng" được ghi như sau:

* Đối với đất ở và các loại đất khác được Nhà nước giao sử dụng ổn định lâu dài theo quy định của pháp luật đất đai (không xác định thời điểm hết hạn sử dụng) thì ghi: "lâu dài".

* Đối với tất cả các loại đất khác còn lại được Nhà nước giao hoặc cho thuê sử dụng có thời hạn, thì cần ghi rõ thời điểm: "tháng và năm" hết hạn sử dụng.

Thời hạn sử dụng đất xác định căn cứ vào quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với các trường hợp đang sử dụng đất không có quyết định giao đất, cho thuê đất thì thời hạn sử dụng đất xác định như sau:

* Các tổ chức sử dụng mọi loại đất thì UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào chính sách đất đai của Nhà nước để giải quyết cho từng trường hợp cụ thể.

* Đối với đất ở giao cho các hộ gia đình, cá nhân có nguồn gốc sử dụng hợp pháp thì thời hạn sử dụng đất là ổn định lâu dài theo quy định của pháp luật đất đai.

* Đối với đất nông nghiệp, lâm nghiệp do các hộ gia đình, cá nhân sử dụng thì căn cứ vào chính sách đất đai của Nhà nước và quy hoạch sử dụng đất chi tiết ở địa phương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền duyệt.

+ Cột 6 "Phần ghi thêm": Ghi chú những ràng buộc về quyền sử dụng đất trong các trường hợp sau:

* Thửa đất Nhà nước cho thuê sử dụng thì ghi chú "Nhà nước cho thuê".

* Thửa đất thuộc quyền sử dụng chung của nhiều chủ thì ghi chú "Đồng sử dụng", trong trường hợp đồng sử dụng một phần diện tích của thửa đất thì phải mô tả thêm (hoặc thể hiện trên trang trích lục): vị trí, diện tích, kích thước phần đất đồng sử dụng.

* Thửa đất hoặc một phần thửa đất nằm trong quy hoạch chuyển sang sử dụng vào mục đích khác thì ghi chú "vị trí, diện tích" nằm trong quy hoạch chuyển mục đích sử dụng và "thời gian" thực hiện quy hoạch.

* Những ràng buộc trong hành lang an toàn giao thông, thuỷ lợi trên từng thửa đất (nếu có).

e. Số vào sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Ghi bằng chữ số ả rập ở góc cuối bên trái trang 2 của giấy chứng nhận và giữa các chữ: "Số... QSDĐ". Số này là số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, được xác định như sau:

* Đối với các hộ gia đình cá nhân: mỗi xã có một hệ thống số thứ tự vào sổ liên tục từ số 1 đến số cuối cùng trong mỗi xã. Khi ghi vào giấy chứng nhận phải ghi đủ 5 số, ví dụ số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng nhận là thứ 15 thì ghi "số 00015 QSDĐ/".

* Đối với các tổ chức: mỗi huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh lập một quyển sổ cấp giấy chứng nhận chung cho tất cả các tổ chức sử dụng đất trong phạm vi địa giới hành chính; mỗi đơn vị cấp huyện có một hệ thống số thứ tự vào sổ liên tục từ số 1 đến số cuối cùng trong mỗi huyện. Khi ghi vào giấy chứng nhận phải ghi đủ 5 chữ số và mã hiệu bằng chữ (T) phía trước 5 chữ số, ví dụ số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng nhận là thứ 215 thì ghi "số T00215 QSDĐ/".

* Phần để trống sau ký hiệu "QSDĐ/..." để ghi số, ký hiệu loại văn bản, cơ quan ký văn bản, năm ký văn bản là cơ sở pháp lý của việc cấp giấy chứng nhận. Cơ quan ký văn bản được phép viết tắt cho các cấp như sau: CP-Chính phủ, T-UBND tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương; H-UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Đối với đất đô thị, phía dưới dòng "Số... QSDĐ/..." ghi thêm 4 chữ số ả rập, trong đó: 2 chữ số đầu là số hiệu quyển sổ địa chính và 2 chữ số cuối là số hiệu trang đăng ký trong sổ địa chính cho chủ sử dụng.

g. Ghi ngày, tháng, năm, chữ ký của Chủ tịch và dấu của UBND cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận.

Ngày, tháng, năm trên giấy chứng nhận là ngày, tháng, năm ký quyết định cấp giấy chứng nhận.

- Trang 3: Ghi một trong những nội dung sau:

a. Lập bảng liệt kê để ghi tiếp các thửa đất trong trường hợp chủ sử dụng nhiều thửa không liệt kê hết trên trang 2 của giấy chứng nhận. Nội dung bảng liệt kê và cách viết như quy định trên trang 2 của giấy chứng nhận.

Trường hợp chủ sử dụng quá nhiều thửa đất không liệt kê hết trên trang 3 thì viết giấy chứng nhận khác cho các thửa đất còn lại.

b. Trích lục bản đồ địa chính hoặc hồ sơ kỹ thuật thửa đất nếu giấy chứng nhận cấp cho ít thửa.

Nội dung trích lục thửa đất phải thể hiện được: tỷ lệ vẽ, số hiệu tờ bản đồ trích lục, số hiệu thửa đất, diện tích, hình thể đường ranh giới, kích thước cạnh (nếu có), tứ cận.

- Trang 4: Ghi những thay đổi sau khi cấp giấy chứng nhận với nội dung như sau:

+ Cột 1: "Ngày, tháng, năm" tại thời điểm cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thay đổi.

+ Cột 2: "Số và nội dung quyết định" theo số văn bản, ký hiệu văn bản, cơ quan ký văn bản, năm ký văn bản cho phép thay đổi.

Nội dung văn bản ghi tóm tắt trong từng trường hợp như sau:

* Khi thay đổi mục đích sử dụng đất phải ghi: Số hiệu thửa thay đổi, mục đích sử dụng mới và các thay đổi khác nếu có.

* Khi thay đổi thời hạn sử dụng đất phải ghi: Số hiệu thửa thay đổi, thời hạn sử dụng đất mới.

* Khi thay đổi diện tích đã cấp giấy chứng nhận do thu hồi, chia tách hộ, cho tặng, chuyển nhượng, thừa kế quyền sử dụng đất cho chủ khác phải ghi: Số hiệu thửa, diện tích biến động (nếu là một phần thửa), hình thức (thu hồi, chuyển nhượng, v.v...), tên chủ nhận chuyển quyền, những thay đổi khác nếu có.

* Khi chuyển đổi quyền sử dụng đất phải ghi: số hiệu thửa chuyển đổi, tên chủ nhận chuyển đổi. Thửa đất nhận về phải ghi: số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng và những ràng buộc nếu có.

* Khi thay đổi hình thể thửa đất phải ghi: Số hiệu thửa thay đổi, hình thức thay đổi (tách thửa, gộp thửa, v.v...), số hiệu và diện tích của thửa mới được chỉnh lý, những thay đổi khác nếu có. Trích lục bản đồ trong trang 3 của giấy chứng nhận (nếu có) phải được chỉnh lý lại theo quy định chỉnh lý bản đồ địa chính.

* Khi chứng nhận tình trạng thế chấp phải ghi: Tên tổ chức, cá nhân nhận thế chấp, số hợp đồng thế chấp. Khi chấm dứt việc thế chấp phải đóng dấu xoá thế chấp đè lên nội dung chứng nhận đang thế chấp, mực dấu màu đen. Dấu có hình bầu dục nằm ngang, kích thước vòng bầu dục ngoài là 20 mm x 09 mm, dấu đăng ký tại cơ quan công an cấp tỉnh, do Sở Địa chính quản lý và tổ chức sử dụng.

Nội dung dấu gồm có:

- Xung quanh sát mép dấu khắc tên cơ quan đăng ký thế chấp

"Sở Địa chính tỉnh..."

- Giữa khắc dòng chữ: "Xoá thế chấp";

(Mẫu dấu mô tả trong phụ lục 1).

* Khi chứng nhận tình trạng cho người khác thuê lại đất phải ghi rõ: tên người thuê đất, số hợp đồng thuê đất. Khi chấm dứt việc cho thuê lại đất phải đóng dấu xoá tình trạng cho thuê lại đất đè lên nội dung chứng nhận tình trạng đang cho thuê lại đất, mực dấu màu đen. Dấu có hình bầu dục nằm ngang, kích thước vòng bầu dục ngoài là 20 mm x 09 mm, dấu đăng ký tại cơ quan công an cấp tỉnh, do Sở Địa chính quản lý và tổ chức sử dụng.

Nội dung dấu gồm có:

- Xung quanh sát mép khắc tên cơ quan đăng ký thuê lại đất:

"Sở Địa chính tỉnh...";

- Giữa khắc dòng chữ: "Xoá thuê lại";

(Mẫu dấu mô tả trong phụ lục 1).

+ Cột 3: "Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền" được thực hiện bằng chữ ký của Thủ trưởng và dấu của cơ quan có thẩm quyền xác nhận đối với từng hình thức thay đổi theo quy định tại "phần II" Thông tư này và các quy định khác của pháp luật.

 

II. HÌNH THỨC VIẾT GIẤY CHỨNG NHẬN

 

1. Chữ viết phải rõ ràng, không được tẩy, xoá bất kỳ nội dung nào đã viết.

2. Được phép sử dụng các hình thức viết: viết tay, đánh máy chữ, in bằng máy vi tính. Trường hợp viết tay phải viết bằng mực đen.

3. Toàn bộ nội dung viết trên trang 2, 3 của giấy chứng nhận (không kể trích lục bản đồ) phải thống nhất một cách viết, một kiểu chữ, một loại mực.

4. Cỡ chữ và số theo quy định sau:

- Các nội dung: tên cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận và tên chủ sử dụng được cấp giấy phải viết kiểu chữ đậm, kích thước chữ:

+ Chữ hoa cao từ 5mm đến 8mm.

+ Chữ thường cao từ 2,5mm đến 3mm.

- Các nội dung còn lại viết chữ thường có kích thước chữ:

+ Chữ hoa cao từ 3mm đến 4mm.

+ Chữ thường cao từ 1,5mm đến 2mm.

+ Chữ số cao 2mm đến 3mm.

 

III. CÁC QUY ĐỊNH KHÁC:

 

1. Thửa đất có nhiều chủ sử dụng chung không xác định được ranh giới sử dụng giữa các chủ (dưới đây quy ước là "đồng sử dụng") thì mỗi chủ sử dụng đất được cấp giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận cấp cho từng chủ sử dụng đất được ghi như sau:

+ Tên chủ sử dụng đất: ghi một tên của chủ được cấp giấy chứng nhận.

+ "Phần ghi thêm" trong bảng liệt kê thửa đất phải ghi chú "Đồng sử dụng" cho thửa đất sử dụng chung.

+ Giấy chứng nhận cấp cho các chủ đồng sử dụng một thửa đất phải ghi chung một số đăng ký vào sổ cấp giấy chứng nhận ở góc cuối bên trái trang 2 của giấy.

Trên sổ cấp giấy chứng nhận phải liệt kê tên của tất cả các chủ đồng quyền sử dụng đất trong cùng một số thứ tự.

2. Giấy chứng nhận QSDĐ cấp trên cơ sở đo đạc tạm thời (chưa có bản đồ địa chính có toạ độ) phải đóng dấu chứng thực tình trạng "Đo đạc tạm thời" lên trang 2 của giấy chứng nhận bằng mực dấu màu đỏ như sau:

- Trường hợp tất cả các thửa trên giấy chứng nhận đều mới đo tạm thời: Dấu được đóng đè lên tổng diện tích cấp giấy ghi sau dòng chữ "Được quyền sử dụng...";

- Trường hợp chỉ có một hoặc một số thửa đất viết trên giấy được đo đạc tạm thời: Dấu đóng đè lên dòng ghi thửa đất đo đạc tạm thời trong bảng liệt kê thửa đất;

- Dấu hình bầu dục nằm ngang, kích thước vòng bầu dục ngoài là 20mm x 09mm; dấu phải đăng ký tại cơ quan Công an cấp tỉnh, do Sở Địa chính quản lý và tổ chức sử dụng. Nội dung dấu gồm có:

+ Xung quanh, sát mép dấu khắc tên cơ quan chứng thực: "Sở Địa chính tỉnh (thành phố)...";

+ Giữa khắc dòng chữ: "Đo đạc tạm thời";

+ Mẫu dấu mô tả trong phụ lục 1.

- Giấy chứng nhận QSDĐ được cấp trên cơ sở tài liệu đo đạc tạm thời sẽ phải đổi giấy chứng nhận mới khi đã có bản đồ địa chính có toạ độ.

3. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp trong trường hợp Nhà nước cho thuê đất thì đóng dấu xác nhận Nhà nước cho thuê đất lên trang 2 của giấy chứng nhận bằng mực dấu mầu đỏ như sau:

- Trường hợp tất cả các thửa trên giấy chứng nhận đều được Nhà nước cho thuê: Dấu được đóng đè lên tổng diện tích cấp giấy ghi sau dòng chữ "Được quyền sử dụng...";

- Trường hợp chỉ có một hoặc một số thửa đất viết trên giấy được Nhà nước cho thuê: Dấu đóng đè lên dòng ghi thửa đất đo đạc tạm thời trong bảng liệt kê thửa đất;

- Dấu hình bầu dục nằm ngang, kích thước vòng bầu dục ngoài là 20mm x 09mm; dấu phải đăng ký tại cơ quan Công an cấp tỉnh, do Sở Địa chính quản lý và tổ chức sử dụng. Nội dung dấu gồm có:

+ Xung quanh, sát mép dấu khắc tên cơ quan chứng thực: Sở Địa chính tỉnh (thành phố)...";

+ Giữa khắc dòng chữ: "Đất thuê";

+ Mẫu dấu mô tả trong phụ lục 1.

 

PHẦN IV

LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

I. HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

 

Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách, v.v... chứa đựng những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của đất đai đã được thiết lập trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính, đăng ký ban đầu và đăng ký biến động đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

I.1. Hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý bao gồm:

1. Bản đồ địa chính có toạ độ; ngoài ra tuỳ theo điều kiện hiện nay ở từng địa phương còn có các loại bản đồ sau:

- Bản đồ giải thửa toàn xã đo vẽ bằng nhiều phương pháp khác nhau,

- Hồ sơ kỹ thuật thửa đất (đối với đô thị) hoặc sơ đồ trích thửa (đối với các thửa đất nông, lâm nghiệp có nhiều chủ sử dụng nhưng ranh giới sử dụng giữa các chủ chưa thể hiện bằng bờ cố định),

- Bản đồ trích đo một khu vực (ô phố, xứ đồng, thôn, ấp, bản, v. v...) hoặc từng thửa đất (trong trường hợp chưa có bản đồ địa chính mà có nhu cầu cần đăng ký lập hồ sơ, cấp giấy chứng nhận đến từng nhóm hộ, cá nhân, từng tổ chức trên từng thửa đất).

2. Sổ địa chính.

3. Sổ mục kê đất.

4. Sổ theo dõi biến động đất đai.

5. Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

6. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

7. Biểu thống kê diện tích đất đai.

I.2. Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết bao gồm:

1. Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính bao gồm toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo luận chứng kinh tế kỹ thuật đã được duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập bản đồ địa chính; trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa đã nói tại mục I.1 phần IV ở trên.

2. Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất gồm:

- Các giấy tờ do chủ sử dụng đất nộp khi kê khai đăng ký như đơn kê khai đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc đất đai, v.v...

- Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn của cấp xã, cấp huyện.

- Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong việc thực hiện đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như quyết định thành lập Hội đồng đăng ký, quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyết định xử lý các vi phạm pháp luật đất đai, v.v...

- Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét cấp giấy chứng nhận QSDĐ.

 

II. PHƯƠNG THỨC LẬP HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

 

Hồ sơ địa chính nói trên được thành lập theo đơn vị cấp xã, do UBND xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dưới sự hướng dẫn chuyên môn của cán bộ Phòng Địa chính cấp huyện và kiểm tra nghiệm thu của Sở Địa chính. Riêng hồ sơ tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính (quy định tại mục 1 phần I.2 ở trên) Sở Địa chính chịu trách nhiệm đưa vào hệ thống hồ sơ sau khi kiểm tra nghiệm thu tiếp nhận sản phẩm đo đạc địa chính của mỗi công trình.

Các hồ sơ, tài liệu sau đây phải được Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn và Giám đốc Sở Địa chính ký tên, đóng dấu mới có giá trị pháp lý:

- Bản đồ địa chính,

- Sổ địa chính,

- Sổ mục kê,

- Biểu thống kê diện tích đất đai.

 

III. QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

 

III.1. Các tài liệu sau đây được lập thành ba bộ có giá trị pháp lý như nhau để lưu trữ và sử dụng tại ba cấp: tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương), huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh); xã (phường, thị trấn):

- Bản đồ địa chính,

- Sổ địa chính,

- Sổ mục kê,

- Biểu thống kê diện tích đất đai.

Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chỉ lập để theo dõi việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo thẩm quyền tại 2 cấp tỉnh, huyện.

Sổ theo dõi biến động đất đai chỉ lập tại cấp xã để ghi chép biến động đất đai do các chủ sử dụng đất kê khai đăng ký.

III.2. Cán bộ địa chính xã (phường, thị trấn), Phòng Địa chính huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), Sở Địa chính chịu trách nhiệm trước UBND cùng cấp, cơ quan địa chính cấp trên về việc thực hiện lưu trữ, quản lý toàn bộ hồ sơ địa chính theo phân cấp.

III.3. Chỉnh lý hồ sơ địa chính: Các hành vi làm thay đổi đất đai sau khi đăng ký ban đầu quy định tại mục III.1 về đăng ký biến động đất đai thuộc phần II của Thông tư này, sau khi chủ sử dụng đất đã hoàn tất thủ tục đăng ký biến động tại UBND xã (phường, thị trấn), sau 5 ngày cán bộ địa chính cấp xã hoàn thành việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại cấp xã, chuyển hồ sơ đăng ký biến động và báo cáo về Phòng Địa chính cấp huyện, 3 ngày sau khi nhận được hồ sơ và báo cáo của cấp xã Phòng Địa chính cấp huyện phải hoàn thành việc chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại cấp huyện để gửi tiếp hồ sơ biến động đất đai về Sở Địa chính, 5 ngày sau khi nhận được hồ sơ và báo cáo của cấp huyện, Sở Địa chính phải hoàn thành việc chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại Sở đồng thời lưu hồ sơ đăng ký biến động và bổ sung danh mục hồ sơ lưu của xã sở tại trong hệ thống hồ sơ lưu của Sở.

Nội dung chỉnh lý biến động trên bản đồ địa chính có hướng dẫn riêng của Tổng cục Địa chính. Chỉnh lý sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận QSDĐ và sổ theo dõi biến động ở mỗi cấp được thực hiện theo quy định tại Quyết định 499 QĐ/ĐKTK ngày 27/7/1995 của Tổng cục Địa chính.

III.4. Sở Địa chính là cơ quan chịu trách nhiệm trước UBND cấp tỉnh về việc tổ chức lưu trữ, quản lý và cung cấp các thông tin pháp lý về đất đai (như: quyền sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, diện tích và kích thước thửa đất, v.v....) cho các ngành, các cấp, từng tổ chức, hộ gia đình và cá nhân sử dụng đất.

Các hồ sơ địa chính được lưu tại cấp xã, cấp huyện theo quy định tại Thông tư này là cơ sở pháp lý trực tiếp giúp UBND cấp đó xử lý các mối quan hệ đất đai nẩy sinh ở mỗi địa phương. Trong những trường hợp cần thiết phải tra cứu hồ sơ pháp lý gốc lưu trữ tại các Sở Địa chính.

 

PHẦN V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

I. Theo những chủ trương về chuyên môn đã hướng dẫn tại Thông tư này UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào điều kiện cụ thể của mỗi địa phương để xác định chủ trương, giải pháp và kế hoạch triển khai nhằm chỉ đạo UBND các huyện (thị xã, thành phố thuộc tỉnh), UBND xã (phường, thị trấn) lập kế hoạch cụ thể để tổ chức thực hiện việc đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận QSDĐ cho tất cả các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất trên mỗi đơn vị hành chính. Hồ sơ đất đai phải được lập đến từng chủ sử dụng, theo đơn vị hành chính cấp xã nhằm phục vụ kịp yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và các yêu cầu chính trị - kinh tế - xã hội khác.

UBND cấp tỉnh phải chỉ đạo các Sở Địa chính và các Sở, Ban, ngành khác có liên quan trong tỉnh để cùng phối hợp chặt chẽ giúp UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện tốt công tác đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận QSDĐ tại mỗi địa phương.

II. Giám đốc Sở Địa chính căn cứ vào Thông tư này giúp UBND cấp tỉnh trực tiếp triển khai việc đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận QSDĐ theo chủ trương kế hoạch của tỉnh đã xác định. Các Sở Địa chính có trách nhiệm tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ địa chính xã, huyện và các tổ đăng ký đất đai của mỗi xã.

III. Thông tư này có hiệu lực từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc cần phản ảnh kịp thời về Tổng cục Địa chính để xem xét giải quyết.

 

PHỤ LỤC I

MẪU DẤU CHỨNG THỰC TRÊN GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN
SỬ DỤNG ĐẤT VÀ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

 

1. Mẫu dấu chứng thực xoá tình trạng thế chấp quyền sử dụng đất

Dấu hình bầu dục, kích thước vòng bầu dục ngoài là (9x20)mm, kích thước vòng bầu dục trong là (5x14) mm

Giữa vòng bầu dục trong và vòng bầu dục ngoài có dòng chữ in hoa kiểu VnArialH, cao 1,0 mm

"SỞ ĐỊA CHÍNH TỈNH..."

Giữa vòng bầu dục trong có dòng chữ in hoa kiểu VntimeH cao 1,5mm:

"XOÁ THỂ CHẤP"

2. Mẫu dấu chứng thực xoá tình trạng cho thuê lại đất

Dấu hình bầu dục, kích thước vòng bầu dục ngoài là (9x20) mm, kích thước vòng bầu dục trong là (5x14) mm

Giữa vòng bầu dục trong và vòng bầu dục ngoài có dòng chữ in hoa kiểu VnArialH, cao 1,0 mm

"SỞ ĐỊA CHÍNH TỈNH..."

Giữa vòng bầu dục trong có dòng chữ in hoa kiểu VntimeH cao 1,5 mm:

"XOÁ THUÊ LẠI"

3. Mẫu dấu chứng thực số liệu đo đạc tạm thời

Dấu hình bầu dục, kích thước vòng bầu dục ngoài là (9x20) mm, kích thước vòng bầu dục trong là (5x14) mm

Giữa vòng bầu dục trong và vòng bầu dục ngoài có dòng chữ in hoa kiểu VnArialH, cao 1,0 mm

"SỞ ĐỊA CHÍNH TỈNH..."

Giữa vòng bầu dục trong có dòng chữ in hoa kiểu VntimeH cao 1,5 mm:

"ĐO ĐẠC TẠM THỜI"

4. Mẫu dấu chứng thực đất thuê của Nhà nước

Dấu hình bầu dục, kích thước vòng bầu dục ngoài là (9x20) mm, kích thước vòng bầu dục trong là (5x14) mm

Giữa vòng bầu dục trong và vòng bầu dục ngoài có dòng chữ in hoa kiểu VnArialH, cao 1,0 mm

"SỞ ĐỊA CHÍNH TỈNH..."

Giữa vòng bầu dục trong có dòng chữ in hoa kiểu VntimeH cao 1,5 mm:

"ĐẤT THUÊ"

(Các mẫu dấu xem hình bên cạnh).

 

PHỤ LỤC II

MẪU HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

(Ban hành theo Thông tư số 346/1998/TT-TCĐC ngày 16/3/1998)

 

Bao gồm các mẫu số: 05/ĐK, 6a/ĐK, 6b/ĐK, 7/ĐK, 8/ĐK, 9/ĐK, 10/ĐK, 11/ĐK, 12/ĐK, 13/ĐK, 14/ĐK, 15/ĐK, 16/ĐK, 17/ĐK, 18/ĐK, 19/ĐK, 20a/ĐK, 20b/ĐK, 21/ĐK, 22/ĐK,

UỶ BAN NHÂN DÂN

Huyện (quận, thị xã, thành phố)

.........................................

Số:......... /QĐ-UB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

..... ngày...... tháng..... năm....

 

(Mẫu số 05/ĐK)

QUYẾT ĐỊNH

CỦA UBND VỀ VIỆC THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT

 

UỶ BAN NHÂN DÂN

 

- Căn cứ Luật tổ chức của Hội đồng nhân dân và UBND ngày 21/6/1994

- Căn cứ Luật đất đai ngày 14/7/1993

- Theo đề nghị của Chủ tịch UBND xã (phường, thị trấn):......

 

QUYẾT ĐỊNH

 

Điều 1: Nay thành lập Hội đồng đăng ký đất xã (phường, thị trấn):....

Thành phần gồm các ông, bà có tên sau đây:

1................... Phó Chủ tịch UBND xã (phường, thị trấn) Chủ tịch

2.................................................. Cán bộ địa chính Thư ký

3.............................................................................. Uỷ viên

4.............................................................................. Uỷ viên

5.............................................................................. Uỷ viên

6.............................................................................. Uỷ viên

7.............................................................................. Uỷ viên

8.............................................................................. Uỷ viên

9.............................................................................. Uỷ viên

10............................................................................ Uỷ viên

 

Điều 2: Hội đồng đăng ký đất có nhiệm vụ:

- Phân loại thẩm tra, xác minh, thảo luận và đề xuất hình thức giải quyết từng đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất để UBND xã (phường, thị trấn) trình cơ quan có thẩm quyền duyệt.

- Công khai hồ sơ đăng ký đất để lấy ý kiến nhân dân và thẩm tra giải quyết các trường hợp có khiếu nại.

 

Điều 3: Các ông Chánh Văn phòng UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), Chủ tịch UBND xã (phường, thị trấn) và các ông, bà có tên nói trên chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

 

T/M UỶ BAN NHÂN DÂN

Chủ tịch

(Ký tên, đóng dấu)

 

Nơi nhận:

- Thành viên ĐHĐK

- UBND xã (phường, thị trấn)

- Phòng ĐC

- Sở ĐC

- Lưu: VT

(Mẫu số 6a/ĐK)

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 


ĐƠN XIN ĐĂNG LÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

Kính gửi:..............................................................................

1. Chủ sử dụng đất *:

1.1. Họ tên chủ hộ gia đình (cá nhân):.......................................

- Năm sinh (của chủ hộ gia đình, cá nhân):................................

- Số CMND:....... cấp ngày.../.../... tại.........................................

- Số sổ đăng ký hộ khẩu:............................................................

- Họ tên vợ/chồng (của chủ hộ gia đình, cá nhân):...

1.2. Tên tổ chức:.........................................................................

- Thành lập theo Quyết định số:.... ngày.../..../....

1.3. Nơi thường trú:....................................................................

2. Làm đơn xin đăng ký quyền sử dụng tổng diện tịch đất:......... m2

(Bằng chữ:.................................................)

Các thửa đất xin đăng ký được kê khai trong bảng sau:

 

Tờ B.Đ số

Thửa số

Địa danh

Diện tích (m2)

Loại đất

Mục đích sử dụng

Thời hạn sử dụng*

Nguồn gốc sử dụng đất

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ghi chú:

* Chủ sử dụng đất là hộ gia đình cần ghi rõ: Hộ ông (bà) và họ tên chủ hộ. Hộ gia đình chỉ khai phần diện tích thuộc quyền sử dụng chung của cả hộ gia đình. Thửa đất thuộc quyền sử dụng của riêng một số thành viên trong hộ gia đình phải làm đơn riêng.

* Cột thời hạn sử dụng do UBND xã (phường, thị trấn) xác định.

(Mẫu số 6b/ĐK)

BẢNG LIỆT KÊ ĐẤT

(Dùng cho UBND xã (phường, thị trấn) đăng ký đất chưa giao sử dụng
và các chủ sử dụng nhiều thửa chưa kê khai hết trên đơn)

 

Tên chủ sử dụng:...............................

 

Tờ B.Đ số

Thửa số

Địa danh

Diện tích (m2)

Loại đất

Mục đích sử dụng

Thời hạn sử dụng

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ngày....tháng...năm... Ngày.... tháng.... năm...

T/M UBND xã (phường, thị trấn) NGƯỜI SỬ DỤNG ĐẤT

Chủ tịch (Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký tên, đóng dấu)

 

(Mẫu số: 7/ĐK)

 

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

 


ĐƠN KHIẾU NẠI
(Về kết quả đo đạc, xét duyệt đăng ký đất)

Kính gửi:.......................................................................

1. Tên tôi là:...................

2. Nơi thường trú:...............

3. Nội dung khiếu nại:

....................................

....................................

....................................

....................................

...................................

....................................

....................................

....................................

Tôi xin cam đoan nội dung khiếu nại là đúng, nếu sai tôi xin chịu toàn bộ phí tổn để giải quyết khiếu nại trên đây.

Đề nghị Hội đồng đăng ký đất xem xét giải quyết.

 

Ngày.....tháng....năm...

Người làm đơn

(Ký tên)

PHẦN THẨM TRA CỦA HỘI ĐỒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT

 

Xã (phường, thị trấn)...................................................

 

Thành phần tham gia thẩm tra gồm có (ghi rõ họ tên, chức vụ từng người):

......................................

......................................

......................................

Kết quả thẩm tra:

......................................

......................................

......................................

......................................

ý kiến kết luận và đề nghị:

.......................................

.......................................

.......................................

Xác nhận Ngày....tháng....năm... Ngày....tháng....năm...

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TM HỘI ĐỒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT

(phường, thị trấn) (Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, đóng dấu)

 

 

HỘI ĐỒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT

(phường, thị trấn)

.....................

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

(Mẫu số: 8/ĐK)

BIÊN BẢN XÉT DUYỆT
CỦA HỘI ĐỒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT

Ngày... tháng.... năm...., Hội đồng đăng ký đất xã (phường, thị trấn).... đã tổ chức xét duyệt đơn xin đăng ký của các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất trong phạm vi xã (phường, thị trấn)......

I. Thành phần tham dự gồm có:

1. Thành viên Hội đồng đăng ký đất có.... người; vắng mặt các ông (bà) sau:

..................................

..................................

..................................

2. Đại biểu mời dự gồm các Ông (bà) sau:

..................................

..................................

..................................

II. Kết quả xét duyệt

Hội đồng đã tiến hành phân loại, thẩm tra xác minh, thảo luận giải quyết đơn xin đăng ký của từng chủ sử dụng đất. Hội đồng đã thống nhất đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền như sau:

1. Đề nghị duyệt cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho...... tổ chức và.... hộ gia đình, cá nhân đủ điều kiện;

2. Đề nghị giải quyết đối với...... tổ chức và...... hộ gia đình, cá nhân chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận.

Kèm theo biên bản có:

+ Biên bản ghi chép chi tiết quá trình xét duyệt của Hội đồng đăng ký đất;

+ Danh sách các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận.

 

Xác nhận ngày...tháng...năm... Thư ký Chủ tịch

Chủ tịch (Ký, ghi rõ họ tên) Hội đồng đăng ký đất

UBND xã (phường, thị trấn) (Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, đóng dấu)

 

 

 

(Mẫu số: 9/ĐK)

Thôn ấp:

...........

DANH SÁCH CÁC CHỦ SỬ DỤNG ĐẤT
ĐỦ ĐIỀU KIỆN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN

 

(phường, thị trấn)...................................

Huyện (quận, thị xã, thành phố).................

Tỉnh (thành phố trực thuộc TƯ)..................

 

TT

Tên chủ sử dụng đất

Tổng diện tích (m2)

Gồm các thửa

 

 

 

Tổng số thửa

Liệt kê số hiệu thửa và số hiệu tờ bản đồ (...)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng

 

 

 

 

Ngày.... tháng.... năm.... Ngày.... tháng... năm....

T/M HỘI ĐỒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT T/M UBND xã (phường, thị trấn)

Chủ tịch Chủ tịch

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu)

 

 

Duyệt ngày.... tháng.... năm...

T/M UBND (cấp thẩm quyền)....

Chủ tịch

(Ký, đóng dấu)

 

 


(phường, thị trấn)

.................................

Huyện (quận, thị xã, thành phố)

.....................

Tỉnh (thành phố trực thuộc TƯ)

.....................

TỔNG HỢP GIẢI QUYẾT CÁC TRƯỜNG HỢP CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN

Hình thức chưa đủ điều kiện:..............

Mẫu số:10/ĐK

.......................

(0,27x0,38) m

Số TT

Tên chủ sử dụng đất

Nơi thường trú

Tờ bản đồ số

Thửa đất số

Diện tích (m2)

Loại đất

Thời điểm sử dụng

Lý do chưa đủ điều kiện

Ý kiến của UBND xã (phường, thị trấn)

ý kiến quyết định của UBND cấp có thẩm quyền

 

 

 

 

 

 

 

 

Cho sử dụng đất

Diện tích thu hồi

Hình thức thu tiền

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Diện tích

Thời hạn SD

Mục đích SD

 

......... (1000đ)

......... (1000đ)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ngày........tháng......năm... Duyệt ngày...tháng...năm...

T/M UBND xã (phường, thị trấn) T/M UBND (cấp có thẩm quyền)....

Chủ tịch Chủ tịch

(Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu)


UỶ BAN NHÂN DÂN

(phường, thị trấn)

........................

Số:...../TB-UB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

 

(Mẫu số: 11/ĐK)

THÔNG BÁO
VỀ VIỆC CÔNG KHAI HỒ SƠ ĐĂNG KÝ ĐẤT

Uỷ ban nhân dân xã (phường, thị trấn)..............................

 

Trân trọng thông báo: Kể từ ngày... tháng... năm... hồ sơ đăng ký đất đã được Hội đồng đăng ký đất xã (phường, thị trấn)..... xét duyệt sẽ được công khai tại:

1-.............

2-.............

3-.............

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nói trên ai có điều gì cần khai báo thêm hoặc khiếu nại thì nộp đơn khiếu nại tại UBND xã (phường, thị trấn) để Hội đồng đăng ký đất thẩm tra giải quyết.

Quá thời hạn trên mọi việc khai báo thêm hoặc khiếu nại sẽ không được giải quyết.

Ngày........tháng.......năm.....

T/M UỶ BAN NHÂN DÂN

(phường, thị trấn)

Chủ tịch

(Ký, đóng dấu)

 

 

UỶ BAN NHÂN DÂN

(phường, thị trấn)

........................

Số:...../BB-UB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

 

(Mẫu số: 12/ĐK)

BIÊN BẢN
VỀ VIỆC KẾT THÚC CÔNG KHAI HỒ SƠ ĐĂNG KÝ ĐẤT

 

Ngày... tháng... năm... Uỷ ban nhân dân xã (phường, thị trấn).... .... đã kết thúc việc công khai hồ sơ đăng ký đất tại xã (phường, thị trấn) trong thời gian 15 ngày (kể từ ngày... tháng... năm... ) theo đúng qui định của Tổng cục Địa chính.

Trong thời gian nói trên, UBND xã (phường, thị trấn) đã tiếp nhận.... đơn khiếu nại về đất. Trong đó đã thẩm tra giải quyết.... đơn.

Kèm theo Biên bản này có...... đơn khiếu nại về đất của chủ sử dụng.

 

T/M HỘI ĐỒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT T/M UỶ BAN NHÂN DÂN

Chủ tịch (phường, thị trấn)

(Ký, ghi rõ họ tên) Chủ tịch

(Ký, đóng dấu)

 

UỶ BAN NHÂN DÂN

(phường, thị trấn)

........................

Số:...../TT-UB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

 

(Mẫu số 13/ĐK)

TỜ TRÌNH
V/V CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT VÀ
GIẢI QUYẾT CÁC TRƯỜNG HỢP CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN CẤP GCN QSDĐ

Kính gửi:..........................................................................

 

Thực hiện Thông tư số 346/1998/TT-TCĐC ngày 16/3/1998 của Tổng cục Địa chính hướng dẫn thủ tục đăng ký đất, lập hồ sơ địa chính cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các chủ trương chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân các cấp tỉnh, huyện về công tác đăng ký đất, xã (phường, thị trấn)..... đã tổ chức đo đạc, kê khai đăng ký và xét duyệt các đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất, đến nay đã hoàn thành, kết quả đạt được như sau:

Nội dung

Đơn vị

Tổng số

Hộ gia đình cá nhân

Cơ quan tổ chức

1. Chủ đang sử dụng đất

Hộ/tổ chức

............

................

...............

2. Chủ đã làm đơn xin đăng ký

Đơn

............

................

...............

3. Kết quả xét duyệt đơn

 

 

 

- Số đơn đủ điều kiện cấp GCN

Đơn

............

................

...............

- Số GCN đề nghị cấp

Giấy

............

................

...............

- Diện tích đủ điều kiện cấp

m2

............

................

...............

Trong đó: Dùng vào nông nghiệp

m2

............

................

...............

Lâm nghiệp

m2

............

................

...............

Chuyên dùng

m2

............

................

...............

Đất ở

m2

............

................

...............

- Số đơn chưa đủ điều kiện cấp

Đơn

............

................

...............

Trong đó:......

 

............

................

...............

...............

 

............

................

...............

...............

 

............

................

...............

...............

 

............

................

...............

 

Đề nghị UBND..... và cơ quan Địa chính các cấp xem xét quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các chủ sử dụng đủ điều kiện và xử lý các trường hợp vi phạm chính sách đất đai.

Kèm theo tờ trình có các tài liệu sau:

1. Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất.

2. Biên bản xét duyệt của HĐĐK đất xã.

3. Danh sách các chủ sử dụng đất đủ điều kiện cấp GCN

4. Biểu tổng hợp giải quyết các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp GCN.

 

Nơi nhận: T/M UỶ BAN NHÂN DÂN

- Như trên Chủ tịch

- Sở Địa chính (Ký, đóng dấu)

- Phòng ĐC cấp huyện

- Lưu VP

 

.......................................

........................

Số:...../BB-....

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

(Mẫu số 14/ĐK)

BIÊN BẢN KIỂM TRA
HỒ SƠ XÉT DUYỆT ĐĂNG KÝ ĐẤT

Của xã............................... huyện........................... tỉnh..........................

Ngày.....tháng....năm 199...

Cơ quan kiểm tra:...............................................................

 

THÀNH PHẦN TỔ KIỂM TRA:

 

1. Ông (bà)............................................. Tổ trưởng

2. Ông (bà).............................................

3. Ông (bà).............................................

4. Ông (bà).............................................

5. Ông (bà).............................................

6. Ông (bà).............................................

Cùng với các ông, bà.................................... ........................................................

 

KẾT QUẢ KIỂM TRA:

 

1. Đánh giá tình hình kiểm tra của các cấp trước đây:

........................................................

........................................................

........................................................

2. Mức độ đầy đủ các tài liệu:

- Tổng số đơn xin đăng ký QSDĐ:....... đơn, tỷ lệ kê khai đăng ký:......%

Trong đó, cá nhân, hộ gia đình có:....... đơn, tỷ lệ kê khai đăng ký:......%

- Tổng số trường hợp khiếu nại có:.......... trường hợp.

Trong đó, số trường hợp đã thẩm tra xác minh:.... trường hợp

- Biên bản xét duyệt của HĐĐKĐ gồm...... bộ, đã xét duyệt xong cho.... đơn.

Trong đó, danh sách các chủ đủ điều kiện cấp GCN có:... đơn

- Biểu tổng hợp giải quyết các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp GCN có... trường hợp.

- Thông báo về việc công khai hồ sơ đăng ký đất lập ngày.../... /199...

- Biên bản kết thúc công khai hồ sơ đăng ký đất lập ngày..../... /199...

- Tờ trình của UBND xã về việc cấp GCN và xử lý vi phạm........... bộ

- Các tài liệu khác.........................

............................................

............................................

3. Hình thức tài liệu: chữ viết, mức độ đầy đủ và cách thức trình bày nội dung của các tài liệu:

.............................................

.............................................

..............................................

.............................................

4. Nội dung xét duyệt xử lý các trường hợp vi phạm:

- Tổng số đơn được kiểm tra:........

- Tổng số trường hợp xét duyệt chưa đúng......, Tỷ lệ sai:.... %

Trong đó: + Sai với pháp luật đất đai...............

+ Sai với quy hoạch sử dụng đất......

(Kết quả kiểm tra theo mẫu số 15/ĐK đính kèm)

5. Đối chiếu giữa đơn đăng ký với bản đồ địa chính và tài liệu đo đạc khác

- Tổng số đơn kiểm tra.............

- Tổng số đơn sai khác.............tỷ lệ sai......%

6. Tổng hợp kết quả xét duyệt đơn đăng ký vào mẫu số 10, 13/ĐK:

...............................................

...............................................

...............................................

(Kết quả kiểm tra chi tiết có bảng liệt kê mẫu số 17/ĐK kèm theo)

 

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ

.........................................

.........................................

.........................................

.........................................

CHỦ TỊCH TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG

UBND xã (phường, thị trấn) Tổ đăng ký đất Tổ kiểm tra

(Ký, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

(phường, thị trấn) ..................

Huyện (quận, thị xã, thành phố)

..................

Tỉnh (thành phố trực thuộc TƯ)

..................

KẾT QUẢ KIỂM TRA
VIỆC XÉT DUYỆT ĐƠN XIN ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

 

 

(Mẫu số: 15/ĐK)

Ngày.... tháng... năm 199...

Họ tên chủ sử dụng đất

Nơi thường trú

Tờ bản đồ số

Thửa số

Nội dung xét duyệt chưa đúng

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T/M HỘI ĐỒNG ĐĂNG KÝ TỔ TRƯỞNG NGƯỜI KIỂM TRA

Chủ tịch Tổ đăng ký đất (Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

.......................................

........................

Số:........ /BB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

(Mẫu số 16/ĐK)

BIÊN BẢN KIỂM TRA

HỒ SƠ ĐĂNG KÝ ĐẤT

 

Của xã.................................. huyện........................................tỉnh..............

Ngày......tháng....năm 199...

Cơ quan kiểm tra:........................................................................................

 

THÀNH PHẦN TỔ KIỂM TRA:

 

1. Ông (bà)................................... Tổ trưởng

2. Ông (bà).............................................

3. Ông (bà).............................................

4. Ông (bà).............................................

5. Ông (bà).............................................

6. Ông (bà).............................................

Cùng với các ông, bà.................................... ........................................................

 

KẾT QUẢ KIỂM TRA:

 

1. Đánh giá tình hình kiểm tra của các cấp trước đây:

.............................

.............................

.............................

2. Mức độ đầy đủ các tài liệu:

- Tổng số tờ bản đồ địa chính hoặc bản đồ, sơ đồ giải thửa (can/in).......... tờ

- Tổng số hồ sơ/kỹ thuật hoặc sơ đồ trích đo thửa đất:............................... tờ

- Tổng số GCN đã viết:.......... tờ, cho......... chủ sử dụng đất

Trong đó:

+ Hộ gia đình, cá nhân có: ...... GCN, của....... hộ

+ Tổ chức có:.................... GCN, của....... tổ chức

- Sổ địa chính đã lập:...... quyển x .... bộ; đã lập cho:....... chủ sử dụng đất

- Sổ mục kê đã lập:... quyển x .... bộ; đã lập cho... tờ bản đồ, gồm... thửa đất

- Sổ cấp GCN đã lập cho....... giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Biểu thống kê đất đã lập các mẫu số..... gồm..... bộ

- Các tài liệu khác............. ................................

3. Kết quả kiểm tra bản đồ địa chính đã hoàn chỉnh:

3.1. Hình thức trình bày (chữ viết, nét can, đánh số thửa, ký hiệu loại đất, các nội dung khác):.........................................................................................................

3.2. Kết quả đối chiếu với bản đồ gốc................... .............................................

3.3. Kết quả kiểm tra ghép biên giữa các tờ bản đồ địa chính và đối chiếu với hồ sơ địa giới xã........................................................................................................

4. Kết quả kiểm tra sổ địa chính, giấy chứng nhận, sổ cấp giấy chứng nhận

4.1. Hình thức từng loại tài liệu:..........

............................................

............................................

.............................................

4.2. Kết quả đối soát đồng bộ các tài liệu trên với đơn xin đăng ký và sổ mục kê đất:

- Tổng số thửa kiểm tra......thửa, Tổng số chủ sử dụng kiểm tra:...chủ

Tổng số thửa sai......, của...... chủ, tỷ lệ thửa sai..... %

Trong đó: + Sai diện tích..... thửa, sai loại đất:..... thửa

+ Sai số hiệu thửa và số hiệu tờ bản đồ:..... thửa

............................................

5. Kết quả kiểm tra số mục kê - Biểu thống kê đất:

5.1. Hình thức tài liệu (chữ viết, ký hiệu loại đất, và các nội dung khác):..............

5.2. Đối soát giữa sổ mục kê với bản đồ địa chính và tài liệu đo đạc khác:

- Số tờ bản đồ kiểm tra... tờ, số thửa kiểm tra (kể cả thửa phụ).... thửa

- Số thửa sai khác:...... thửa, tỷ lệ sai......... %

5.3. Tổng hợp cuối trang mục kê:

Số trang kiểm tra:... trang, số trang tổng hợp sai:..... trang, tỷ lệ sai..... %

5.4. Tổng hợp cuối sổ lên biểu thống kê

.......................................

.......................................

.......................................

(Kết quả kiểm tra chi tiết có bảng liệt kê Mẫu số 17/ĐK kèm theo)

 

 

 

 

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ

.........................................

.........................................

.........................................

 

CHỦ TỊCH TỔ TRƯỞNG TỔ TRƯỞNG

UBND xã (phường, thị trấn) Tổ đăng ký đất Tổ kiểm tra

(Ký, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

 

 

 

(phường, thị trấn) (Mẫu số: 17/ĐK)

..................

Huyện (quận, thị xã, thành phố)

..................

Tỉnh (thành phố trực thuộc TƯ)

..................

 

KẾT QUẢ ĐỐI CHIẾU TÀI LIỆU

TÀI LIỆU KIỂM TRA...........................

 

Ngày.... tháng... năm 199...

Tờ BĐ số

Thửa số

Nội dung sai sót

Tài liệu sai

Nguyên nhân

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TỔ TRƯỞNG NGƯỜI KIỂM TRA

Tổ dăng ký đất (Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

UỶ BAN NHÂN DÂN

..........................

Số: /QĐ-UB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

 

(Mẫu số 18/ĐK)

 

QUYẾT ĐỊNH

CỦA UBND VỀ VIỆC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

UỶ BAN NHÂN DÂN

 

- Căn cứ Luật Tổ chức của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 21/6/1994

- Căn cứ Luật đất đai ngày 14/7/1993

- Căn cứ biên bản kiểm tra hồ sơ xét duyệt đăng ký đất của Sở Địa chính và Phòng Địa chính huyện (quận, thị xã, thành phố)..... ngày... /..../....

- Theo tờ trình số...../TT-UB của UBND....... ngày.../.../...

QUYẾT ĐỊNH

 

Điều 1: Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các chủ sử dụng đủ điều kiện theo đề nghị của UBND xã (phường, thị trấn)..... như sau:

1. Tổng số chủ sử dụng đất được cấp là:........

Trong đó:

+ Số tổ chức được cấp...; số giấy chứng nhận cấp... tờ

(Vào sổ cấp giấy chứng nhận từ số.......... đến số.......)

+ Số cá nhân, hộ gia đình được cấp.........; số giấy chứng nhận cấp:.... tờ.

(Vào sổ cấp giấy chứng nhận từ số.......đến số.......)

2. Tổng diện tích cấp giấy chứng nhận là:............. m2

Trong đó dùng vào các mục đích:

- Đất nông nghiệp:........ m2

- Đất lâm nghiệp:.......... m2

- Đất ở:.......................... m2

- Đất chuyên dùng:....... m2

 

Điều 2: Các ông, (bà) Chánh văn phòng UBND; thủ trưởng cơ quan Địa chính các cấp; Chủ tịch UBND xã (phường, thị trấn).....; và các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có tên trong danh sách kèm theo chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

 

TM/ UỶ BAN NHÂN DÂN

Chủ tịch

(Ký, đóng dấu)

Nơi nhận:

- UBND xã (phường, thị trấn)

- Phòng ĐC cấp huyện

- Sở Địa chính

- Lưu VT

 

 

UỶ BAN NHÂN DÂN

..........................

Số: /QĐ-UB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

 

(Mẫu số 19/ĐK)

 

QUYẾT ĐỊNH

CỦA UBND VỀ VIỆC GIẢI QUYẾT CÁC TRƯỜNG HỢP CHƯA ĐỦ
ĐIỀU KIỆN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

 

UỶ BAN NHÂN DÂN

 

- Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 21/6/1994

- Căn cứ Luật đất đai ngày 14/7/1993

- Căn cứ biên bản kiểm tra hồ sơ xét duyệt đăng ký đất của cơ quan Địa chính các cấp ngày.../.../....

- Theo tờ trình số:...../TT-UB của UBND ........ngày.../.../...

QUYẾT ĐỊNH

 

Điều 1: Nay phê chuẩn việc giải quyết:... trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại xã (phường, thị trấn):. ...., có biểu "Tổng hợp giải quyết các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận" kèm theo.

 

Điều 2: Các đối tượng chưa đủ điều kiện cấp GCN có tên trong biểu tổng hợp đã nêu tại Điều 1 phải thực hiện nghiêm chỉnh theo Quyết định này. Người có hành vi chống đối hoặc cố tình trì hoãn việc thi hành sẽ bị xử lý theo pháp luật.

 

Điều 3: UBND xã (phường, thị trấn)....... phối hợp với cơ quan thuế huyện (Quận, thị xã, thành phố)...... có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quyết định này và báo cáo kết quả về UBND......... chậm nhất vào ngày.../...../......

 

Điều 4: Cơ quan Địa chính có trách nhiệm theo dõi chỉ đạo thực hiện Quyết định này và làm thủ tục cấp giấy chứng nhận bổ sung cho các đối tượng đủ điều kiện sau khi đã thực hiện Quyết định.

TM/ UỶ BAN NHÂN DÂN

Chủ tịch

(Ký, đóng dấu)

Nơi nhận:

- UBND xã (phường, thị trấn)

- Phòng Địa chính các cấp

- Cơ quan Thuế

- Lưu VT

 

UỶ BAN NHÂN DÂN

Xã (phường, thị trấn)

..........................

Số: /TT-UB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

 

(Mẫu số 20a/ĐK)

TỜ TRÌNH

V/V THẨM TRA HỒ SƠ ĐĂNG KÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI

 

Kính gửi: UỶ BAN NHÂN DÂN...................................................

 

Từ ngày..... tháng.... năm....... UBND xã (phường, thị trấn).... đã thẩm tra hồ sơ xin đăng ký biến động đất đai như sau:

1- Tên chủ sử dụng đất xin đăng ký biến động:...................

.............................................................................................

2- Nơi thường trú:................................................................

.............................................................................................

3- Hình thức biến động:.............................. .........................

 

NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIỂM TRA

 

...........................................................................................................

...........................................................................................................

...........................................................................................................

...........................................................................................................

...........................................................................................................

 

Ý KIẾN KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ

 

...........................................................................................................

...........................................................................................................

...........................................................................................................

...........................................................................................................

...........................................................................................................

 

Địa chính xã T/M UỶ BAN NHÂN DÂN

(Ký, ghi rõ họ tên) Chủ tịch

(Ký, đóng dấu)

 

........................................

..........................

Số: /TT-UB

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

 

(Mẫu số 20b/ĐK)

TỜ TRÌNH

V/V THẨM TRA HỒ SƠ ĐĂNG KÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI

 

Kính gửi: UỶ BAN NHÂN DÂN..................................................

 

Từ ngày.... tháng...... năm..... Cơ quan Địa chính........ đã thẩm tra hồ sơ xin đăng ký biến động đất đai như sau:

1- Tên chủ sử dụng đất xin đăng ký biến động:.............................

.......................................................................................................

2- Nơi thường trú:.........................................................................

.......................................................................................................

3- Hình thức biến động:........... .....................................................

.......................................................................................................

 

NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIỂM TRA

 

.......................................................................................................

.......................................................................................................

.......................................................................................................

.......................................................................................................

 

Ý KIẾN KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ

 

.......................................................................................................

.......................................................................................................

.......................................................................................................

.......................................................................................................

 

Cán bộ thẩm tra CƠ QUAN ĐỊA CHÍNH

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu)

 

(Mẫu số 21/ĐK)

TRÍCH LỤC BẢN ĐỒ

 

Thửa đất số:.......................... Tờ bản đồ số:.............

Tại xã:.............., huyện:........, tỉnh:.........................

Tên chủ sử dụng đất:...............................................

Nơi thường trú:.........................................................

 

 

 

 

 

 

 

HƯỚNG

 

 

 

 

 

 

 

(Trích lục bằng mực đen, chỉnh lý bằng mực đỏ) Tỷ lệ:...................

Chứng thực trích lục

Chứng thực chỉnh lý biến động

Trích lục ngày.../..../....

Chứng thực ngày.../..../....

Chỉnh lý ngày.../..../....

Kiểm tra ngày.../..../....

Chứng thực ngày.../..../....

Họ tên, chữ ký người vẽ:.........

.....................

.....................

.....................

Chữ ký, đóng dấu cơ quan trích lục:......

........................

........................

........................

Họ tên, chữ ký người chỉnh lý:.........

........................

........................

........................

Họ tên, chữ ký người kiểm tra:.........

........................

........................

........................

Chữ ký, đóng dấu của cơ quan Địa chính:.........

........................

........................

........................

 

........................................

..........................

 

(Mẫu số 22/ĐK)

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

......, ngày... tháng... năm....

 

BIÊN BẢN

KIỂM TRA ĐĂNG KÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI

 

Ngày......tháng....năm......

Cơ quan kiểm tra:....................................................................................

 

Thành phần tổ kiểm tra:

1. Ông (bà):.................................... tổ trưởng

2. Ông (bà):..............................................

3. Ông (bà):..............................................

4. Ông (bà):..............................................

5. Ông (bà):..............................................

6. Ông (bà):..............................................

Cùng với các ông (bà):.................................... ......................................................

...............................................................................................................................

Đã kiểm tra tình hình thực hiện đăng ký biến động đất đai trong phạm vi xã........., huyện......., tỉnh................

Hồ sơ kiểm tra được lưu tại:...................................................................................

 

Kết quả kiểm tra:

1. Tình hình thực hiện kiểm tra của các cấp:

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

2. Tài liệu kiểm tra gồm có (liệt kê tổng số tài liệu từng loại hiện có và số lượng từng loại đã kiểm tra).

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

3. Mức độ đầy đủ tài liệu của từng hồ sơ đăng ký đất:

Tổng số hồ sơ thiếu tài liệu:....... Tổng số hồ sơ kiểm tra:...................................

Tài liệu thiếu gồm:................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

4. Hình thức, quy cách trình bày từng tài liệu hồ sơ đăng ký biến động:

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

5. Điều kiện cho phép biến động của các hồ sơ đã duyệt:

- Số hồ sơ kiểm tra:.............. Số hồ sơ duyệt không đủ điều kiện..........................

- Hình thức không đủ điều kiện gồm:

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

 

6. Đối soát đồng bộ tài liệu:

- Giữa hồ sơ đăng ký được duyệt với sổ địa chính, sổ mục kê, bản đồ, sổ cấp GCN; sổ theo dõi biến động đất đai:

- Số hồ sơ kiểm tra:........... ............Số thửa có sai sót.............................................

- Giữa các sổ sách lưu ở các cấp xã, huyện, tỉnh:...................................................

Số thửa kiểm tra:.......................... Số thửa sai sót..................................................

(Kết quả kiểm tra chi tiết có bảng liệt kê mẫu số: 17/ĐK kèm theo)

 

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ

 

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

 

NGƯỜI QUẢN LÝ HỒ SƠ TỔ TRƯỞNG TỔ KIỂM TRA

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

 

 

Xác nhận ngày....tháng......năm....

CƠ QUAN QUẢN LÝ HỒ SƠ

(Ký, đóng dấu)

 

 

 

Thuộc tính văn bản
Thông tư 346/1998/TT-TCĐC của Tổng cục Địa chính về việc hướng dẫn thủ tục đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Cơ quan ban hành: Tổng cục Địa chính Số công báo: Đã biết
Số hiệu: 346/1998/TT-TCĐC Ngày đăng công báo: Đang cập nhật
Loại văn bản: Thông tư Người ký: Đặng Hùng Võ
Ngày ban hành: 16/03/1998 Ngày hết hiệu lực: Đã biết
Áp dụng: Đã biết Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Lĩnh vực: Đất đai-Nhà ở
Tóm tắt văn bản
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Nội dung văn bản đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem VB liên quan.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Hiệu lực.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

THE GENERAL DEPARTMENT OF LAND ADMINISTRATION
-----
SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM
Independence - Freedom – Happiness
----------
No. 346/1998/TT-TCDC
Hanoi, March 16, 1998

 
CIRCULAR
GUIDING THE PROCEDURES FOR LAND REGISTRATION, COMPILING CADASTRAL DOSSIERS AND GRANTING LAND TENURE CERTIFICATES
Pursuant to the Land Law of July 17, 1993;
Pursuant to Decree No. 64-CP of September 27, 1993 of the Government stipulating the allotment of agricultural land to households and individuals for stable and long-term use for agricultural production;
Pursuant to Decree No. 2-CP of January 15, 1994 of the Government stipulating the allotment of forestry land to organizations, households and individuals for stable and long-term use for forestry production;
Pursuant to Decree No. 34-CP of April 23, 1994 of the Government on the functions, tasks, powers and organizational structure of the National Administration of Land
Pursuant to Decree No. 88-CP of August 17, 1994 of the Government on the management and use of urban land;
Pursuant to Decree No. 9-CP of February 12, 1994 of the Government stipulating the regime on the management and use of land for defense and security purpose;
Pursuant to Directive No. 10/1998/CT-TTg of February 20, 1998 of the Prime Minister on stepping up and completing the land allotment and the granting of agricultural land tenure certificates;
Pursuant to Directive No. 245/1998/CT-TTg of April 22, 1998 of the Prime Minister on organizing the performance of urgent tasks in the management of land use by domestic organizations with State-allotted or leased land;
Considering the need to strengthen the uniform land management;
Considering the need to speed up the process of land declaration and registration, compiling cadastral dossiers and granting land tenure certificates to organizations, households and individuals nationwide;
At the proposals of the Director of the Department of Registration and Statistics and the Director of the Department of Legal Affairs,
The National Administration of Land hereby provides the following guidance on the land declaration and registration, the compilation of cadastral dossiers and the granting of land tenure certificates:
Part I
GENERAL PROVISIONS
I. LAND DECLARATION AND REGISTRATION
I.1. All organizations, households, individuals who are Vietnamese citizens and foreign organiza-tions and individuals that are:
1. Allotted or leased land by the State of Vietnam;
2. Using land for various purposes;
3. Permitted to alter the land use purpose;
4. Permitted to exchange, transfer, lease, mortgage or inherit the land tenure right;
shall have to register land with the People's Committees of communes, wards or townships, where they have land, according to the guidance of this Circular. Particularly for residential urban land, the land registration shall comply with a separate regulation.
The People's Committees of communes, wards or townships shall have to organize the land registration, consider dossiers then submit them to the People's Committee of the competent level for granting land tenure certificates to organizations, households and individuals that are using land within the administrative boundaries of their respective localities.
The Land Administration agencies of various levels shall have to assist the People's Committees of the same level in directly performing the tasks of registering land, compiling cadastral dossiers and granting land tenure certificates in line with the policies and plans of the People's Committees of each level and in conformity with the professional and technical regulations of the National Administration of Land in this Circular.
1.2. People who are responsible for declaring and registering land include:
1. Household heads or people who are authorized by household heads to act on the households' behalf;
2. Individuals or lawfully authorized persons;
3. The heads or persons who are authorized by the heads of organizations which are State agencies, political organizations, socio-political organizations, domestic economic organizations, foreign economic organizations, joint ventures in Vietnam between Vietnamese and foreign partners;
4. The heads or persons who are authorized by the heads of organizations of the Ministry of Defense: general departments, military zones, various services and corps, the border guard command, academies, schools, agencies and units attached to the Ministry of Defense, the military commands of the provinces and cities directly under the Central Government;
5. The heads or persons who are authorized by the heads of organizations under the Ministry of the Interior, the General Department of Logistics and units attached to the Ministry of the Interior and the police departments of the provinces and cities directly under the Central Government;
6. The Offices of the People's Committees of the provinces and cities directly under the Central Government
7. The Offices of the People's Committees of communes, wards and townships.
I.3. Categories of land subject to declaration and registration:
1. Organizations, households and individuals shall declare the whole areas of land they are using, including the land areas which they have, at their own will, leased to other users, let their officials and employees build dwelling houses thereon, or are still left unused; but shall not have to declare the land areas rented or borrowed from other users.
2. The Offices of the People's Committees of the provinces and cities directly under the Central Government shall declare for registration in the cadastral books of the communes, wards and townships, where the land is located, the land areas owned by diplomatic missions, consular offices, other foreign representative offices with the diplomatic function, representative offices of international and inter-governmental organizations in Vietnam, and offices or representative offices of non-governmental organizations.
3. The Offices of the commune, ward or township People's Committees shall declare for registration in the cadastral books the following land areas:
- Land on which working offices of commune administrative and non-business agencies are built; other types of special-use land used for public purposes, which are situated within the boundaries of each commune, ward or township or stretch over several communes and are under the direct management of the commune, ward or township People's Committees or without specific owners.
- Agricultural land, forestry land, land with water surface used for aquaculture, land used for salt production, and other special-use land not yet allotted to organizations, households or individuals for a stable and long term use, which are currently under the direct management of the commune-level People's Committees for lease, borrowing or temporary allotment such as agricultural land earmarked for communes' public utility, hardly divisible agro-forestry land, etc.
- Unused land including bare hills, rock mountains, riverbank and coastal alluvial deposits, rivers and streams, and waste water surface areas, etc., situated within the administrative boundaries of each commune.
1.4. The following land areas of organizations, households or individuals shall be considered for registration in the cadastral books and granted land tenure certificates:
1. Land areas that are newly allotted or leased for various purposes by decisions of the People's Committees of the competent levels;
2. Areas of agricultural land, forestry land, land with water surface used for aquaculture and land used for salt production already allotted for a stable and long-term use under Decree No. 64-CP of September 27, 1993 and Decree No. 2-CP of January 15, 1994 of the Government;
3. Areas of special-use land, residential land, agricultural land of various types, forestry land, land with water surface used for aquaculture and land used for salt production that are used directly by organizations, households or individuals whose legitimate use right has been considered and certified by the commune-level People's Committees in the process of filling the land registration procedures;
4. Land areas already determined following a review of the land use demands of domestic organizations which are State agencies, political organizations, socio-political organizations, people's armed forces units and already approved by the competent State agencies in strict accordance with the requirements in Directive No. 245-TTg of April 22, 1996 of the Prime Minister and Official Dispatch No. 862-CV/DC of July 16, 1996 of the National Administration of Land;
5. Land areas already determined to be subject to payment of land rents by domestic organizations that have to change to the form of land lease.
1.5. Land of various categories that is directly declared by the Offices of the commune-level People's Committees shall be only registered in the cadastral books but not granted land tenure certificates.
1.6. After the land has been registered, the granting of land tenure certificates to the following objects shall be subject to a separate guidance:
1. Religious organizations;
2. Foreign organizations and individuals.
II. CONDITIONS FOR ORGANIZING LAND REGISTRATION AND COMPILATION OF CADASTRAL DOSSIERS.
II.1. Communes, wards and townships shall organize land registration, compilation of cadastral dossiers and consider the granting of land tenure certificates on the basis of the cadastral maps with coordinates or making use of other detailed maps and plans of land plots that have been examined, assessed and adjusted, so as to ensure the clear determination of the location, form, area, category of each land plot as well as its user, suited to the actual status of land use at the time of registration and the specific conditions of each locality:
1. Areas of urban land, rural residential land and special-use land of various types:
To organize land declaration and registration, compilation of cadastral dossiers, granting of land tenure certificates on the basis of available cadastral maps with coordinates or measuring each land area or plot, in special cases the cadastral maps of the former administration, detailed maps of land plots drawn under Directive No. 299-TTg of October 11, 1980 of the Prime Minister, detailed planning maps or maps on the actual land status that serve the allocation of land for house construction already designed for every land plot of each land user may be used; these above-mentioned maps and materials must be supplemented, adjusted and examined according to the requirements already guided in Official Dispatch No. 647-CV-DC of May 31, 1995 as well as other guidance of the National Administration of Land.
2. Agricultural land, forestry land, land with water surface used for aquaculture and land used for salt production:
a/ The land registration, the compilation of cadastral dossiers and the granting of land tenure certificates must be carried out as soon as the measurement and drawing of cadastral maps with coordinates are finished
b/ In localities where cadastral maps with coordinates are not available: the land declaration and registration, the compilation of dossiers and the granting of land tenure certificates are permitted to be done on the basis of making full use of existing documents and maps depending on the concrete conditions of each locality. Specifically;
- Revising and updating the necessary elements on maps and documents already surveyed and measured according to Directive No. 299-TTg of October 11, 1980 of the Prime Minister;
- Making use of the results of latest detailed maps of land plots in each communes (if any);
- Supplementing aerial surveys already adjusted, ortho-maps or photo-maps
- Documents, data and plans on the allotment of agricultural land to each household or individual under Decree No. 64-CP of September 27, 1993 and the allotment of forestry land under Decree No. 2-CP of January 15, 1994 of the Government.
II.2. First-time land declaration and registration, compilation of cadastral dossiers and consideration of the granting of land tenure certificates shall be simultaneously organized all over the territories of communes, wards and townships or in part of a locality (such as villages, hamlets...) for unregistered land areas that are being used by all organizations, households or individuals. For localities that lack conditions for mass declaration and registration, organizations, households and individuals therein, if they wish, may be allowed to make declaration and registration and granted with land tenure certificates in separate cases.
Organizations, households and individuals that are allotted or; eased new land by competent State agencies or permitted to take acts that cause land-related changes shall be entitled to register their land immediately after they complete administrative procedures for land allotment, lease or alteration of the land use purpose, or transfer of land tenure right, etc., and be granted land tenure certificates immediately after they complete land registration procedures.
II.3. Cadastral dossiers shall be compiled right in the process of land declaration and registration and consideration of the granting of land tenure certificates. Cadastral dossiers shall be compiled according to a form applicable nationwide under the provisions of Decision No. 499-QD/DKTK of July 27, 1995 of the National Administration of Land and the guidance in this Circular.
III. THE CERTIFICATE FORM AND MODE OF GRANTING
III. 1. The form of land tenure certificates (hereafter abbreviated as LTCs) issued together with Decision No. 201-QD-DKTK of July 14, 1989 of the General Department of Land Management (now the National Administration of Land) shall be uniformly used nationwide for all plots of agricultural land, forestry land. land with water surface used for aquaculture, land used for salt production, residential rural land and special-use land of all categories, land plots with non-residential constructions thereon, residential land plots without any houses or makeshifts thereon in inner areas of cities, towns or townships.
III.2. Land tenure certificates shall be granted to every land plot in the following cases:
1. Land used for various purposes in inner areas of cities, towns and townships;
2. Agricultural land, forestry land, land with water surface used for aquaculture that satisfy the following conditions:
- Large land plots with stable and clear boundaries for use.
- The number of land plots owned by one household is small (not more than five plots per household).
- The concerned households wish to be granted land tenure certificates and agree to fulfill all prescribed financial obligations.
3. Residential land in rural areas if the locality has such policy or land users so wish;
4. Special-use land under the use right of organizations or individuals.
LTCs shall be granted to every land plot provided that it has a cadastral map with coordinates or a sketch-map drawn under the guidance of the National Administration of Land.
III.3. Land tenure certificates shall be granted to every household, one certificate may be granted for several land plots:
This certificate-granting mode shall apply mainly to rural areas, regardless of whether the cadastral maps with coordinates are available or not and whether the land is agricultural land, forestry land, rural residential land or special-use land, in the following cases:
- The land area of each household is too small and scattered
- Each household has too many land plots and the numbers of land plots owned by households are changeable.
III.4. For land plots which are used by several users but have no clear use boundaries between such users (co-users), each of the co-users shall be granted a certificate.
III.5. Certificates of "restricted" land tenure right shall apply to agricultural land, forestry land, land with water surface used for aquaculture and land used for salt production in communes, wards or townships where cadastral maps with coordinates are not available;; the land declaration and registration and the consideration of granting of land tenure certificates shall be conducted on the basis of making use of available documents, materials and maps which have been examined and revised. When doing so, the two following requirements must be ensured:
1. Complying with the approval order and procedures as guided in this Circular; precisely determining each land user's lawful tenure right to each land plot.
2. Uniformly using the form of LTCs issued together with Decision No. 201-QD-DKTK of July 14, 1989, the seal of" Temporary Measurement" shall be stamped in the certificates according to the guidance in Part III of this Circular.
IV. COMPETENCE TO CONSIDER, APPROVE AND GRANT LAND TENURE CERTIFICATES
IV.1. The People's Committees of communes, wards or townships shall have to consider and determine each land user's lawful tenure right to each land plot when the land is registered for the first time. The concrete contents to be considered include:.
- Clearly determining the origin of the land use, the time of commencement of use and changes arising in the course of use;
- Determining the present status of land use in terms of use purpose, boundaries of use, disputes and other peculiar characteristics.
IV.2. The People's Committees of districts, provincial capitals or cities shall sign to approve the granting of LTCs to households and individuals that use land for agricultural production, forestry, aquaculture, salt-making and the building of residential houses in rural areas.
IV.3. The People's Committees of the provinces and cities directly under the Central Government shall sign to approve the granting of LTCs to the following land users:
- Domestic organizations with land allotted or -leased by the State for use for various purposes;
- Foreign organizations and individuals renting land in Vietnam;
- Households and individuals that use different categories of land in inner areas of cities, towns and townships, special-use land in rural areas.
Part II
PROCEDURES FOR REGISTERING LAND AND CONSIDERING THE GRANTING OF LAND TENURE CERTIFICATES
I. FIRST-TIME REGISTRATION OF LAND, CONSIDERATION OF THE GRANTING OF LAND TENURE CERTIFICATES TO ORGANIZATIONS, HOUSEHOLDS AND/OR INDIVIDUALS THAT ARE USING UNREGISTERED LAND
I.1. Objects and scope of application:
- Households and individuals: All the land areas being used for all purposes;
- Domestic organizations including State agencies, political organizations, socio-political organizations and people's armed forces units: Land areas being used which do not fall into the category required to change to the form of land lease as prescribed in Directive No. 245-TTg of April 22, 1996 of the Prime Minister;
- Agricultural, forestry, fishing and salt-making enterprises: Land areas directly used for agricultural production, forestry, aquaculture or salt production;
- Other enterprises: Land areas which are subject to land tax payment under the Ordinance on House and Land Tax, land areas which do not fall into the category required to change to the form of land lease as prescribed in Directive No. 245-TTg of April 22, 1996 of the Prime Minister, land areas being used which fall into the category of paid land allotment.
I.2. The land registration and consideration of the granting of LTCs shall be carried out in the following order:
I.2.1 Preparatory work:
1. Setting up the commune, ward or township Land Registration Boards:
a/ The Land Registration Boards are bodies that advise the commune, ward and township People's Committees in considering applications for land tenure registration at the commune level.
b/ A Land Registration Board is composed of from five to seven members, including the following mandatory members:
- A vice-president of the commune (ward or township) People's Committee: Chairman of the Board;
- An official in charge of legal matters: Vice chairman of the Board;
- A land administration official: Secretary of the Board;
- The chairman of the People's Council: Member of the Board;
- The heads of the villages or hamlets (for communes) or the heads of street population groups (for wards): Members of the Board.
Particularly for the heads of the villages or hamlets or the heads of street population groups, they shall only participate in considering applications of the subjects under their management.
Apart from the above-mentioned mandatory members, the district, precinct, town, provincial city People's Committees may, depending on the concrete situation of each locality, decide to add other necessary members.
Apart from its official members, the Board shall, when necessary, be allowed to invite people who are knowledgeable about the locality's land situation as well as land policies and legislation.
c/ The commune (ward or township) People's Committees shall propose potential members of the Boards to the People's Committees of the districts (precincts, towns or provincial cities) for consideration and decision on the establishment of such Boards.
d/ The working regime of a Board:
- The Board shall meet under the chairmanship of its chairman to consider one after another declaration and registration application on the basis of the land users' dossiers and materials already prepared, verified and classified by the assisting experts' group. The Board may consider and approve many dossiers (in case of mass land declaration and registration) or a small number of dossiers (in case of sporadic land declaration and registration).
- The results of the Board's working shall be recorded in a minutes which must be adopted by all the Board members and signed by the Board's Chairman and Secretary.
- The Board shall work on the principle of "majority vote" while any opinions different from the general conclusion shall be reserved and recorded in the minutes.
- During the Board's working course, the rural/urban district, , town or provincial-city People's Committees shall have to send officials from such concerned bureaus as the Land Bureau, the Justice Bureau and the construction Bureau (for wards and townships) to regularly participate therein so as to provide guidance on professional and legal matters as well as to thoroughly understand the situation, serving as the basis for verification and submission of applications to the competent levels for consideration and approval.
2. Setting up the assisting experts' group (called the Land Registration Group for short):
a/ The Land Registration Group shall be tasked to directly assist the commune (ward or township) People's Committees in performing all professional work in the process of organizing the land declaration and registration, compiling cadastral dossiers and preparing dossiers before they are submitted to the competent levels for consideration and granting of LTCs.
b/ A Land Registration Group shall be composed of:
- The ward (commune or township) land administration official as the Group's head;
- Other members of the Group, including the People's Committee's officials who are knowledgeable about the locality's land situation such as those in charge of planning, statistics, taxes, chairmen or vice chairmen of agro- forestrial cooperatives (if any), village (hamlet) chiefs, heads of street population groups, heads of production teams, etc., and some people who are capable of quickly learning professional techniques and have a good hand-writing.
The number of members shall depend on the size of each area where declaration and registration are made as well as each locality's cadastral dossier-compiling capability.
c/ The district-level Land Administration Bureau may, depending on the concrete situation of each locality, send professional officials to directly participate in the Land Registration Group as its permanent members and these people may work as a full-time staff of the higher level directly assisting the communes in organizing land declaration and registration.
d/ In the process of land declaration and registration in each commune (ward or township) land registration officials of the provincial-level Land Administration Department must regularly provide the professional direction and supervision.
3. Drawing up options and plans for organizing the land declaration and registration in each commune (ward or township) in line with the general policies of the provinces (or cities directly under the Central Government), of the rural districts (urban districts or provincial capitals and cities) and suitable to the particular characteristics of the locality; clearly determining specific professional situations, discussing and approving the options and plans of the communes (wards or townships) and submitting them to the district-level People's Committees for approval.
4. Gathering relevant documents in service of the land declaration and registration and organizing the consideration and approval of dossiers.
5. Preparing necessary technical supplies, forms, books and stationery.
6. Organizing professional skills training for participants.
7. Making the Party organizations, the administration, mass organizations, leading officials as well as ordinary people firmly grasp the policies, plans and implementation measures, popularizing them to land users so that the latter are well aware of their duties and obligations and voluntarily fulfill them.
1.2.2. Checking and evaluating existing materials:
Before starting the work, all land-related materials available in localities must be evaluated. Such materials include:
- Detailed maps of land plots, old cadastral maps, newly-drawn cadastral maps (if any);
- Other relevant measurement materials and maps such as land allotment plans, zoning maps of localities, etc.;
- Old land records;
- Carrying out necessary work to make materials, maps and books suited to the actual land use status at the time of registration.
1.2.3. Organizing the land declaration and registration:
The land declaration and registration shall be organized in the following order:
1. Preparing a list of land users who wish to register land, preparing the registration venue and the registration time table suitable to each category of subjects and each particular area, providing work briefing and detailed guidance so that all land users can prepare sufficient materials, maps and forms necessary for the land declaration and registration, assigning professional officials to guide the land declaration and registration at each registration location.
2. Guiding each land user how to fill declaration forms and prepare enclosed relevant documents.
3. Land users shall declare and submit declaration dossiers at the commune (ward or township) People's Committees, such a dossier includes:
- An application for registration of the land tenure right;
- Enclosed legal documents on the origin of the land being used;
- The cadastral maps of the land areas or the sketch maps of the land plots (for sporadic and single registrations);
- The land use declaration (for domestic organizations that have declared their land use according to Directive No. 245-TTg of April 22, 1996 of the Prime Minister);
- The paper certifying the land use demand of the concerned managing branch or the provincial-level People's Committee (for domestic land-using organizations).
4. Officials who receive registration dossiers shall have to check them in order to detect in time any errors, guide land users to complete the registration dossiers and record them into the registration book.
5. Upon the expiry of the declaration and registration time limit, the commune (ward or township) People's Committees shall have to make statistics and publicly announce land plots that have not been declared and registered then directly register them in the cadastral books.
6. In cases where there are complaints about the areas and shapes of land plots, the commune (ward or township) People's Committees shall have to organize the examination and re-verification; the settlement results shall be clearly stated in the written complaints.
1.2.4. Consideration and approval of registration applications in communes (wards or townships):
The commune (ward or township) People's Committees shall have to consider and certify in each land user's registration application after studying the conclusions of the Land Registration Boards and the provisions of law. The implementation order shall be as follows:
1. Basing themselves on the land users' declarations, the Land Registration Groups shall examine and verify them and compile a complete dossier for each land user; preliminarily classify dossiers according to the extent of their completeness: complete or incomplete, valid or invalid, clear land origin or unclear land origin, etc., for submission to the Land Registration Board.
2. Organization of the meeting to consider applications:
- The Land Registration Boards shall listen to the wrap-up reports on the declaration results and results of the examination and verification of land registration applications; The Boards shall consider every land user's declaration of each land plot and certify the following:
+ The legal basis of the use right to each land plot already registered;
+ Evaluating the present land use status in terms of area, use purpose, time of commencement of use, term of use, etc., according to the declared contents;
+ Analyzing in detail the origin and changes during the use process in necessary cases.
By carefully studying the above-mentioned aspects, the Boards shall clearly determine:
+ Cases that meet all conditions for registration and being granted LTCs;
+ Cases that lack the conditions thus need to be further processed in order to be registered and granted LTCs;
+ Cases that are not permitted for registration and granting of LTCs.
- The Boards shall discuss and propose measures to deal with violations.
The consideration results and the conclusions of the Boards must be voted and recorded in detail in the daily meeting minutes, which shall be incorporated in a general minutes.
3. Making public the dossiers under consideration:
- After the Land Registration Boards have reached a conclusion, the commune (ward or township) People's Committees shall publicly announce the results of consideration for public comments.
- The duration of public announcement shall be 15 days. Past this time limit, the commune (ward or township) People's Committees shall make a report to conclude the publicization of dossiers. In cases where there are complaints or new matters detected by the people, the commune (ward or township) People's Committees shall organize the examination and verification so that the Boards can further consider then adopt the consideration results.
4. Compiling the dossiers on the results of application consideration at the commune level and submitting them to the competent levels for approval.
A dossier on the results of the applications consideration includes:
- All land users' registration applications with the Boards' opinions and the commune (ward or township) People's Committee's certification written therein, enclosed with legal documents relating to the origin of land use;
- Copies of the cadastral maps;
- The technical dossiers of land plots, reports defining the boundaries of land plots (for wards and townships);
- The reports on the consideration and approval by the Land Registration Boards;
- The commune (ward or township) People's Committees' reports enclosed with proposed lists of land users to be granted LTCs, wrap-up reports on the settlement of cases that lack conditions for being granted LTSc.
The dossiers submitted to the district, town or provincial city People's Committees shall be made in two following separate types:
- The type for subjects that fall under the approving competence of the district-level People's Committees (of districts, provincial capitals or cities);
- The type for subjects that fall under the approving competence of the provincial-level People's Committees (of the provinces or cities directly under the Central Government).
1.3. Procedures for approval by the People's Committees of the competent levels
1. The specialized agency's examination and evaluation:
Basing themselves on the consideration and approval dossiers of the commune (ward or township) People's Committees already submitted to the district-level People's Committees (of districts, towns or provincial cities) the provincial Land Administration Departments shall assume the main responsibility together with the district Land Administration Bureaus to organize the examination of the whole dossiers on the consideration of registration applications regarding the following contents:
- Checking the completeness of the dossiers and materials as prescribed.
- Checking the results of consideration and approval in the materials: registration applications, consideration and approval reports of the Land Registration Boards, wrap-up reports on the handling of violations in the following aspects:
+ Classification of registration applications: those that meet all the conditions, those that lack conditions and need to be processed for being granted LTCs and those fail to meet the conditions for being granted LTCs and need to be further processed;
+ Forms of handling cases that lack or fail to meet the conditions for being granted LTCs;
+ The checking results shall be written in a report.
- Technical examination of the form and style of presentation of each document, making comparison so as to examine the compatibility and uniformity between the registration applications and the cadastral maps, the consideration and approval reports of the Land Registration Boards, the proposed lists of land users to be granted LTCs, the wrap-up reports on the settlement of cases that lack conditions for being granted LTCs. The examination results shall be written in a report. At the end of the examination, a report thereon must be made
- Performing the following necessary work:
+ Writing the conclusions after checking every application for land use registration.
+ Making a report enclosed with draft decisions to grant LTCs, draft decisions to handle cases that lack conditions for being granted LTCs.
+ Writing LTCs for qualified subjects.
- The district Land Administration Bureaus shall have to submit to the district, precinct, town or provincial city People's Committees for approval lists of subjects which are households and individuals using agricultural or forestry land, land used for salt production or land with water surface used for aquaculture, draft reports for the rural or urban district or provincial-capital or city People's Committees to submit them to the People's Committees of the provinces (or cities directly under the Central Government) for approval lists of subjects that are organizations, households and individuals using various categories of urban land;
* The provincial/municipal Land Administration Departments shall have to expertise and submit to the People's Committees of the provinces (or cities directly under the Central Government) for approval lists of subjects under their competence after receiving the dossiers submitted by the People's Committees of the districts (precincts, towns or provincial cities).
2. The People's Committees of the provinces (or cities directly under the Central Government) and the People's Committees of the districts (provincial capitals or cities) shall base themselves on the dossiers of consideration of registration applications from communes (wards or townships), the expertise reports and the reports of the land administration agencies to decide to approve the granting of LTCs to qualified land users, decide to handle cases that lack or fail to meet the conditions for being granted LTCs for subjects falling under their respective competence.
II. FIRST-TIME REGISTRATION OF LAND, CONSIDERATION OF THE GRANTING OF LAND TENURE CERTIFICATES TO ORGANIZATIONS, HOUSEHOLDS AND INDIVIDUALS THAT HAVE COMPLETED THE PROCEDURES FOR LAND ALLOTMENT OR LEASE
II.1. Objects and scope of application:
- Vietnamese organizations, households and individuals; foreign organizations and individuals that are allotted or leased new land by competent agencies;
- Domestic organizations that are using land but now subject to land lease.
- Foreign organizations and individuals that are using land and have completed the land lease procedures but not yet registered such land or not yet filled the land lease procedures.
The above-mentioned objects, after having completed all the procedures for land allotment or lease according to Circular No. 293-TT/DC of March 14, 1997 of the National Administration of Land (for domestic organizations allotted with new land), Joint Circular No. 856-LB/DC-TC of July 12, 1996 of the Ministry of Finance and the National Administration of Land (for domestic organizations being now subject to land lease), Circular No. 679-TT/DC of May 12, 1997 of the National Administration of Land (for foreign organizations and individuals that lease land in Vietnam), shall have to register their land with (the People's Committees of) the communes, wards or townships where their land is located. After having registered, they shall be granted land tenure certificates.
II.2. A land registration dossier includes:
- The application for registration of the land tenure right: two copies;
- The land allotment or lease decision: one copy (notarized copy)
- The cadastral map of the allotted or leased land area: one copy (certified by the provincial/municipal Land Administration Department);
- The land lease contract: one copy (for land-leasing organizations, the notarized copy);
- The land use declaration (for domestic organizations being now subject to land lease, already declared according to Directive No. 245-TTg).
II.3. The land registration dossiers shall be submitted to the commune-level People's Committees of the place where the land is located. Within five days after receiving the complete dossiers, the commune (ward or township) People's Committees shall finish their consideration, register in the communes' cadastral books and update any changes in the maps and books; certify the land has been "registered" in the land tenure right registration applications (in the section "The commune People's Committee's opinion"); collect the cadastral fees as prescribed and return one application to each land user who shall submit it to the provincial Land Administration Department or the district Land Administration Bureau for being granted a LTC (depending on the competence to sign and grant LTCs). Commune land administration officials shall compile land registration dossiers for users of the registered land, record in the commune cadastral books, report to the provincial/municipal Land Administration Departments or the district Land Administration Bureaus for updating any changes in the cadastral books archived at each level.
Note: For this case of land registration, the commune-level People's Committees shall have neither to organize the consideration of registration applications by the commune-level Land Registration Boards nor to submit to the provincial-level or district-level People's Committees for signing and granting LTCs. This work has been done right in the course of handling dossiers and submitting them to the provincial-level or district-level People's Committees for decision to allot or lease land and, at the same time, submitting to the People's Committee of the competent level for signing LTCs immediately after the issuance of land allotment decisions. The LTCs shall be kept at the Land Administration Departments or Bureaus and only handed over to land users after there is the commune-level People's Committees' certification in the land tenure right registration applications that the land has been registered.
III. REGISTRATION OF LAND-RELATED CHANGES, GRANTING OF LAND TENURE CERTIFICATES IN CASE OF SUCH CHANGES
III. 1. Objects and scope of application:
After having their land registered and compiled in cadastral dossiers and having been granted first-time land tenure certificates, land users shall have to declare and register with the commune-level People's Committees of the places where their land is situated any land-related changes after they are permitted by the competent levels to take acts that cause the following land-related changes:
1. Changing the land use purposes stated in the certificates:
- Using the agricultural, forestry, aquacultural or salt-making land for building residential houses or for special-use purpose or leaving it uncultivated, or vice verse;
- Using the wet rice-growing land for planting perennial trees (fruit trees or perennial industrial plants), turning it into ponds, swamps or ditches for aquaculture; using submerged forest land for aquaculture, using forest land for planting short-term plants, etc., or vice verse.
2. Re-shaping land plots: Dividing one plot into several plots or merging several plots into one plot so as to meet different requirements of land users.
3. Changing the land tenure right: For cases where the land tenure right is exchanged, transferred, inherited, split or given as a gift; the State allots or leases more new land or recovers land being used; land users no longer need to use land and voluntarily revert it to the State, etc.
4. Using land as a mortgage at banks for borrowing loans.
5. Altering the land use duration
6. Sub-leasing land (for enterprises engaged in the dwelling house construction and business, in the investment, construction and commercial operation of infrastructure).
The registration of land-related changes shall be made only after the above-mentioned acts that cause changes are permitted by the People's Committees of the competent level and effected in accordance with current regulations.
III.2. A dossier of application for land-related change registration includes:
- Legal papers issued by the competent-level People's Committees permitting to effect changes, such as decisions to allot, lease or recover land; decisions to permit changes in the land use purpose or duration; contracts for land exchange or transfer or for mortgaging the land tenure right, etc., already certified by the concerned People's Committees;
- The land tenure certificate;
- The index map of the land plot subject to the change(s);
- Invoices and vouchers on the payment of fees and levies related to the financial obligations that must be fulfilled by the land user when being allotted or leased land or permitted by the State to transfer the land tenure right.
III.3. Dossiers of application for of land-related change shall be submitted to the People's Committees of the communes, wards or townships where the land in question is situated. Within five days after receiving the complete dossiers, the commune land administration officials shall have to fulfill the following:
- Checking the validity and completeness of the registration dossiers, guiding land users to complete their dossiers (if necessary);
- Registering the changes into the book for monitoring land-related changes, the cadastral books and the statistical books in accordance with Decision No. 499-QD/DKTK of July 27, 1995 of the National Administration of Land;
- Collecting the land-related change registration fees as prescribed;
- Compiling the land-related change registration dossiers, reporting such to the district-level Land Administration Bureaus and the provincial-level Land Administration Departments so that the latter shall update the land-related changes into the cadastral dossiers filed at the provincial and district levels; submit the land-related change registration dossiers so that the provincial-level Land Administration Departments shall file them in the original cadastral dossiers of each commune, ward or township (the land-related change registration dossiers are prescribed in Section III.2, excluding the LTCs).
III.4. Depending on the nature and extent of land-related changes the land users may either be granted new LTCs or have the changes updated in the granted LTCs.
1. Certifying land-related changes in the granted land tenure certificates in the following cases:
- Altering the use purposes, use terms or shapes of land plots without changing the land tenure right;
- Exchanging the land tenure rights (certification of such land-related change shall be written in the LTC of each party involved in the exchange);
- Transferring, splitting or giving as a gift the land tenure rights (certification of such land-related change shall be written in the LTCs of the transferors);
- Registering or releasing mortgage of the land tenure right.
2. Granting new land tenure certificates in the following cases:
- Being allotted or leased new land by the State;
- Inheriting the land tenure right Under the Civil Code.
- Being given as a gift the land tenure right;
- Transferring the land tenure right (new LTCs to be granted to the transferees for the transferred areas of land);
- There is a change in the land area or shape as a result of measurement to draw official cadastral maps with coordinates (new LTCs to be granted in replacement of the old LTCs which were granted previously when the measurement had been inaccurate).
Part III
WRITING LAND TENURE CERTIFICATES
The form of the land tenure certificate issued together with Decision No. 201-QD/DKTK of July 14, 1989 of the General Department of Land Management shall be written according to the guidance of this Circular which replaces Circular No. 302-TT/RD-DKTK of October 28, 1989 of the General Department of Land Management.
I. CONTENTS WRITTEN IN THE LTCs:
Page 1: No writing is added to the printed contents.
Page 2: Write the following contents:
a/ Name of the agency competent to grant certificates: Write the name of the administrative unit competent to grant certificates on the dotted line immediately below the words: "The People's Committee", for example: Ha Nam province, Hanoi city or Ly Nhan district;
b/ Name of the land user granted the certificate: shall be written on the dotted line immediately below the word "certify" as follows:
- For organizations, write the exact name of the organization used in its establishment decision (no abbreviation is accepted).
- For households, clearly write: "The household of Mr. (Mrs.) plus the name of the household head, write the full name of the household head according to his/her birth certificate.
- For individuals, clearly write: "Mr. (Mrs.) plus the name of the person who is granted the certificate, write his/her full name according to his/her birth certificate.
The names of the land users written in the certificates must be the same names written in the applications for land tenure right registration and in the cadastral books.
For land users that are households or individuals, the serial numbers of the identity cards of the household heads or individuals must be written.
The line immediately below the name of the land user shall be used for writing the name of the place of registration of the land user's permanent residence, including the names of the administrative units of the provincial, district, commune, village (hamlet or street) levels and the house number. If the name of the place of permanent residence is also the name of the province, district or commune where there is the land plot to be granted the certificate, only the specific addresses shall be written in addition to the names of the province, district and commune already written in the section for the land plot address, for example: The household of Mr. Tran Van Phong, ID card number" 010803181, 35 Giai Phong Boulevard, Phuong Mai ward, Dong Da district, Hanoi.
c/ Total land area in use: calculated in square meter, written in Arabic numerals in parentheses (...) on the blank line following the words: "have the right to use", for example: (3075) m2.
d/ The location of the land plot to be granted the certificate: Write one after another the names of the administrative units of the commune, district and provincial levels; one line for each level.
For example:
- Sai Dong township
- Gia Lam district
- Hanoi city.
e/ Listing in detail all the land plots the land user has the right to use in the printed table, ensuring the following requirements:
- The land plots must be written in the table one after another, one line for one plot, starting from the first line, not written on every other line, and the unused lines must be crossed out with an oblique line.
- On the same lines written with the land plots, a dash (-) must be marked in the middle of each column box for which there is nothing to declare
The content of the columns is written as follows:
- Column 1 "Codes of maps": Write the codes of the maps and plans of the land plots to be granted the certificate. If cadastral maps with coordinates are used, the codes of such maps shall be written in Arabic numerals, in the order from the first map to the last map for each commune). In cases where the certificate is granted on the basis of measurement, a dash (-) is marked in the middle of column 1. If the certificate is granted to several land plots in several maps, write for each land plot the code of its map in the order of from lower to higher map code numbers.
- Column 2 "Codes of land plots": Write the code of each land plot; for land plots with attached plots which also have code numbers, write first the codes of the main land plots then the codes of their attached land plots in parentheses (...). If the certificate is granted to several land plots included in the same map, write the codes of land plots in the order of from lower to higher code numbers. In cases where the certificate is granted on the basis of measurement documents, write the code of the measurement document for each land plot instead of the code of the land plot.
- Column 3 "Area": Write the area of each land plot corresponding to its code written in column 2, the area is calculated in square meter.
For land plots used for different purposes, the area used for each purpose should be additionally written on the immediate following lines.
- Column 4 "Use purpose": Write the symbol indicating each kind of land use purpose as prescribed in the last page of the cadastral book (issued together with Decision No. 499-QD/DC of July 27, 1995 of the National Administration of Land).
- Column 5 "Use term" shall be filled as follows:
+ For residential land and land of other categories, allotted by the State for stable and permanent use in accordance with the land legislation (the expiry of the use term is not predetermined), write "permanent".
+ For land of all other categories allotted or leased by the State for a given term, clearly write the expiry time: "month and year" of the use term.
The land use term is determined according to the land allotment or lease decisions of the competent State agencies. For cases where the land is used without any land allotment or lease decision, the land use term shall be determined as follows:
+ For organizations that use land of all categories, the People's Committees of the provinces or cities directly under the Central Government shall base on the State's land policies to settle on the case-by-case basis.
+ For residential land allotted to households or individuals, which has a lawful use origin, the land use term shall be stable and long-term in accordance with the provisions of the land legislation.
+ For agricultural or forestry land used by households or individuals, the State's land policies and the locality's detailed land use planning already approved by the competent State agencies shall apply.
- Column 6 "Additional remarks": Note down the bindings regarding the land tenure right in the following cases:
+ For land plots leased by the State for use, write the note "leased by the State".
+ For land plots which several users have the right to use, note "co-used", in cases where only a portion of the land plot is co-used, the location, area and measurements of such co-used portion must be described (or reflected on an additional page).
+ For land plots which are planned to be wholly or partly used for other purpose(s), note the "location and area" incorporated in the plan to shift its use purpose and the "time" of implementation of such plan.
+ Bindings (if any) related to the safe traffic corridor or irrigation on each land plot.
f/ The number to be recorded into the land tenure certificate-granting book: Write in Arabic numerals at the left bottom of page two of the certificate in between the words: No. ... QSDD". This number, which is the serial number to be recorded in the land tenure certificate-granting, book, is determined as follows:
+ For households and individuals: Each commune has a system of serial numbers to be recorded in the book one after another from Number 1 to the last number of the commune. When written in the certificates, all five numerals must be written, for example, the serial number recorded in the book on the granting of land use certificates is 15, write No. 00015 QSDD/".
+ For organizations, each rural or urban district, or provincial capital or city shall have one land tenure certificate-granting book for all land-using organizations located within its administrative boundary; each district-level unit shall have a system of serial numbers to be recorded in such book one after another from number 1 to the last number of the district. When written in the certificates all five numerals must be written after the (T) code. For example, the serial number recorded in the land tenure certificate-granting book is 215, write: No. T00215 QSDD/".
* The blank space following the symbol "QSDD/..." is used for writing the number and code of the type of the document, the agency that signs the document and the year of signing of the document which serves as the legal basis for granting certificates. The signing agencies are allowed to use the following abbreviations for different levels: CP- the Government, T - The People's Committee of the province or city directly under the Central Government; H- The rural or urban district provincial capital or city People's Committee.
For urban land, below the line "No...QSDD/...", write four more Arabic numerals, with the two first being the serial number of the cadastral book and the two last being the page number registered in the cadastral book for the land user.
g/ Writing the date, month and year and the signature of the president and the seal of the People's Committee competent to grant certificates.
The date, month and year written in a certificate is the date, month and year of the decision to issue the certificate.
Page 3: Write one of the following contents:
a/ Draw a table for additionally writing land plots that can not be listed in page two of the certificate in cases where the land user has several land plots. The contents of the table and way of writing are as guided for page two of the certificate.
In cases where a land user has too many land plots that can not be all listed in page three, write another certificate for the remaining land plots.
b/ Copies of the cadastral maps or the technical dossiers of land plots if the certificate is granted to few land plots.
The duplicates must demonstrate: the drawing scale, the code of the map that is duplicated, the code and area of the land plot, the shape of its, boundaries, edge measurements (if any), quadruple sides.
Page four: write changes after the certificate is granted with the following contents:
- Column 1: "Date, month, year" of the time the competent State agency permits the change(s).
- Column 2: "The number and contents of the decision" according to the number and code of the document, the agency that signs the document and the year of signing of the document permitting the change(s).
The contents of the document are summarized for each of the following cases:
+ For change in the land use purpose, write: The code of the concerned land plot, the new use purpose and other changes (if any).
+ For change in the land use term, write: The code of the concerned land plot and the new land use term.
+ For change in the land area already granted a certificate as a result of recovery, household splitting, donation, transfer or inheriting of the land tenure right to another user, write : The code of the land plot, the changed area (for sections of the land plot), the form of change (recovery, transfer, etc.), the name of the succeeding user, and other changes, if any.
+ For exchange of the land tenure rights, write: the code of the exchanged land plot, the name of the land transferee. For the received land plot, write: the code of the map, the code of the land plot, its area, use purpose and use term, and bindings (if any).
+ For change in the shape of a land plot, write :the code of the land plot in question, form of change (splitting, merging, etc.), the code and area of the newly adjusted land plot, other changes, if any. The index map (if any) in the certificate's page three must be revised in accordance with the regulations on revision of cadastral maps.
+ For certifying the status of mortgage, write: The name of the organization or individual that receives the mortgage, the number of the mortgage contract. Upon termination of the mortgage a mortgage-deletion seal in black ink must be stamped onto the contents certifying the mortgage. Such seal, which is in the horizontal oval shape with the outer size of 20 mm x 09 mm, is registered with the provincial-level police and used and managed by the provincial/municipal Land Administration Department.
The seal includes the following contents:
- The name of the mortgage-registering agency "the Land Administration Department of the province of....", which is carved around the edge of the seal.
- The words "Mortgage deleted", which is carved in the seal's center.
+ For certifying the sublease of a land plot to another user, clearly write: the name of the lessee and the number of the land lease contract. Upon the termination of the land sublease, the black-ink seal of "deletion of the land-sublease" must be stamped onto the contents certifying the state of land sublease. Such seal, which is in the horizontal oval shape with the outer size of 20 mm x 09 mm, is registered with the provincial-level police and used and managed by the provincial/municipal Land Administration Department.
The seal includes the following contents:
- The name of the mortgage-registering agency "the Land Administration Department of the province of....", which is carved around the edge of the seal.
- The words "Land sublease deleted", which is carved in the seal's center.
- Column 3: Certification by the competent agency" is effected by the signature of the head and the seal of the agency competent to certify each form of change as prescribed in "Part II" of this Circular and in accordance with other provisions of law.
II. FORM OF WRITING CERTIFICATES
1. The writing must be clear, without erasing or crossing out.
2. The forms of writing: hand writing, typewriting and computer-printing, are permitted. Handwriting must be in black ink.
3. All the contents written in pages two and three of a certificate (excluding the map duplicates) must be written with the same writing style, the same type of letters and the same ink.
4. The sizes of letters and numerals are prescribed as follows:
- The contents: the names of the agencies competent to grant certificates and the names of the land users who are granted certificates must be written in small and bold letters.
+ For the capital letters, it is from 5 mm to 8 mm in height
+ For the small letters, it is from 2.5 mm to 3 mm in height.
The remaining contents are written in normal letters with the size:
+ For the capital letters, it is from 3 mm to 4 mm in height.
+ For small letters, it is from 1.5 mm to 2 mm in height.
+ For numerals, it is from 2 mm to 3 mm in height.
III. OTHER PROVISIONS:
1. For a land plot which is jointly used by several users without a clear use boundary between users (hereafter referred to as co-used), each user of such land plot shall be granted a certificate. The certificate granted to each land user is written as follows:
- The name of the land user: Write the name of one land user granted with the certificate.
- "Section for additional remarks" in the table of land plots, note down "co-used" for jointly used land plots.
- Certificates granted to the co-users of one land plot must bear the same serial number written at the left bottom of page two of each certificate and registered in the certificate-granting book.
All the names of co-users who have the right to use the land plot must be listed in the certificate-granting book under the same serial number.
2. LTCs granted on the basis of temporary measurement (in the absence of cadastral maps with coordinates) must be stamped with a red-ink seal certifying the status of "Temporary measurement" on page two of the certificates as follows:
- In cases where all land plots in the certificate are only temporarily measured: The seal shall be stamped onto the number indicating the total land area granted the certificate, written after the words "Have the right to use....".
- In cases where only one or some of the land plots in the certificate are temporarily measured: The seal shall be stamped onto the line(s) written with the temporarily measured land plot(s) in the table of land plots.
- The seal is in the horizontal oval shape with the outer size of 20 mm x 09 mm, which is registered with the provincial-level police and used and managed by the provincial/municipal Land Administration Department. The seal includes the following contents:
+ The name of the certifying agency "the Land Administration Department of the province of....", which is carved around the edge of the seal.
+ The words "Leased land", which is carved in the seal's center.
+ LTCs granted on the basis of temporary measurement documents must be changed for new certificates when the cadastral maps with coordinates are available.
3. For LTCs granted in cases where the land is leased by the State, they shall be stamped with a red-ink seal certifying that the land is leased by the State on page two of the certificates as follows:
- In cases where all land plots in the certificate are leased by the State: The seal shall be stamped onto the number indicating the total land area granted the certificate written after the words "Have the right to use....";
- In cases where only one or some of the land plots in the certificate are leased by the State: The seal shall be stamped onto the line(s) written with the State-leased land plot(s) in the table of land plots.
- The seal is in the horizontal oval shape with the outer size of 20 mm x 09 mm, which is registered with the provincial-level police and used and managed by the provincial/municipal Land Administration Department. The seal include the following contents:
+ The name of the mortgage-registering agency "the Land Administration Department of the province of....", which is carved around the edge of the seal;
+ The words "Mortgage deleted", which is carved in the seal's center.
Part IV
COMPILATION AND MANAGEMENT OF LAND ADMINISTRATION DOSSIERS
I. CADASTRAL DOSSIERS
The cadastral dossier is a system of documents, data, maps, books, etc., containing necessary information about the natural, economic, social and legal aspects of land, which are formed in the process of measuring and drawing cadastral maps, making first-time registration and land-related change registration and granting of land tenure certificates.
1.1. The cadastral dossier regularly used in service of management includes:
1. Cadastral maps with coordinates; Besides, depending on the current conditions of each locality, there are also the following types of maps:
- The detailed map of land plots of the whole commune, measured and drawn with different methods;
- The technical dossiers of land plots (for urban land) or the detailed plans of land plots (for agricultural and forestry land plots used by several users without a fixed use boundary between users).
- The sketch map of a certain area (a street block, rice field, rural hamlet, mountainous hamlet, etc.) or each land plot (for cases where cadastral maps are not available but there is a need to make registration, compile dossiers and grant certificates to each group of households, each individual or each organization for each land plot).
2. The cadastral book.
3. The land statistical book.
4. The land-related change monitoring book.
5. The land tenure certificate-granting book.
6. Land tenure certificates.
7. Forms of statistics of land areas.
1.2. Original dossiers and materials, which are filed for reference when necessary, include:
1. Original materials formed during the process of measuring and drawing cadastral maps, including all outputs, according to the already approved economic-technical feasibility study, of each project of measuring and drawing cadastral maps, excluding cadastral maps, technical dossiers of land plots and measurement plans of land plots mentioned in Section I.1, Part IV above.
2. Original materials formed during the process of making first-time registration, land-related change registration and granting of land tenure certificates, including:
- Papers submitted by land users when making registration and declaration such as applications for declaration and registration, legal documents on the origin of land, etc.
- Dossiers and materials formed in the process of considering and approving applications at the commune and district levels.
- The legal documents issued by levels with competence to perform the land registration and to grant land use certificates such as decisions to establish registration boards, decisions to grant land tenure certificates and decisions to handle violations of land legislation, etc.
- Dossiers on technical examination, testing before accepting land registration results, consideration of the LTC granting.
II. MODE OF COMPILING CADASTRAL DOSSIERS
The above-said cadastral dossiers are compiled at the commune level by the commune, ward or township People's Committees under the professional guidance of the district-level Land Administration Bureau officials and examination of their validity by the provincial/municipal Land Administration Departments. Particularly for the original dossiers and materials formed in the process of measuring the cadastral maps (prescribed in Section 1, Part I.2 above) the provincial/municipal Land Administration Departments shall have to incorporate them into the system of dossiers after checking and accepting the land measurement results of each project.
The following dossiers and materials shall have legal effect only after they are signed by the presidents and stamped with the seal of the commune, ward or township People's Committees and by the directors and stamped with the seal of the provincial/municipal Land Administration Departments.
- Cadastral maps,
- Cadastral books,
- Land statistical books,
- Forms of statistics of land areas.
III. MANAGEMENT OF CADASTRAL DOSSIERS
III.1. The following materials shall be made in three sets of equal legal effect for filing and use at the three levels: provincial (provinces and cities directly under the Central Government), district (rural and urban districts provincial capitals and cities) and commune (wards and townships):
- Cadastral maps,
- Cadastral books,
- Land statistical book,
- The statistical tables of land areas.
The land tenure certificate-granting books are used only for monitoring the granting of land tenure certificates under the jurisdiction of the provincial and district levels.
The books for monitoring land-related changes are used only for recording land-related changes declared and registered by land users.
III.2. Commune (ward or township) land administration officials, the Land Administration Bureaus of districts (rural/urban districts, provincial capitals and cities), and the Land Administration Departments of the provinces and cities directly under the Central Government shall be accountable to the People's Committees of the same level and the higher-level land administration agency for filing and managing all cadastral dossiers according to their assigned responsibility.
III.3. Revision of cadastral dossiers: For acts that cause land-related changes after first-time registration prescribed in Section III.1 on registration of land-related changes in Part II of this Circular, and after the land users have completed the procedures for registering changes with the commune (ward or township) People's Committees, commune land administration officials shall, with five days, complete the updating and revision of the cadastral dossiers filed at the commune level, transfer the change registration dossiers and reports thereon to the district-level Land Administration Bureaus which shall, within three days after receiving the dossiers and reports from the commune level, complete the revision of the cadastral dossiers filed at the district level and continue to send the land-related change registration dossiers to the provincial/municipal Land Administration Departments. within five days after receiving the dossiers and reports from the district level, the provincial/municipal Land Administration Departments shall complete the revision of the cadastral dossiers filed at the Departments and, at the same time, keep such dossiers and make addition to the list of commune dossiers filed in the Departments' systems of files.
The revision of changes in cadastral maps shall comply with a separate guidance of the National Administration of Land. The revision of the cadastral books, the land registration books, the LTC-granting books and the land-related change monitoring books at each level shall comply with the provisions in Decision No. 499-QD/DKTK of July 27, 1995 of the National Administration of Land.
III. 4 The provincial/municipal Land Adminis-tration Departments shall be accountable to the provincial-level People's COmmittees for organizing the filing, management and supply of legal information on land (such as: the land tenure right, land use purposes, land use terms, areas and measurements of land plots, etc.,) for all land-using branches and levels, organization, households or individuals.
Cadastral dossiers filed at the commune and district levels in accordance with the provisions of this Circular shall serve as the legal basis for the People's Committees of such levels to deal with land relations arising in each locality. In necessary cases, the lawful original dossiers filed at the provincial/municipal Land Administration Departments must be referred to.
Part V
ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION
I. In line with the policies on professional matters guided in this Circular, the People's Committees of the provinces and cities directly under the Central Government shall base themselves on the concrete conditions of each locality to determine the policies, solutions and implementation plans so as to direct the People's Committees of districts (provincial capitals and cities) and the People's Committees of communes (wards and townships) to draw up concrete plans for implementing the land registration, compiling cadastral dossiers and granting land tenure certificates to all organizations, households and individuals that are using land in each administrative unit. Cadastral dossiers must be compiled for every land user at the commune-level administrative unit so as to serve in time the requirements of State management over land as well as other political, economic and social requirements.
The provincial-level People's Committees shall have to direct the Land Administration Departments and other concerned departments, sections and branches of the provinces to closely coordinate with one another in assisting the district-level and commune-level People's Committees to well implement the land registration, compile cadastral dossiers and grant land tenure certificates in each locality.
II. The directors of the provincial/municipal Land Administration Departments shall base themselves on this Circular to assist the provincial-level People's Committees to directly implement the land registration, compile cadastral dossiers and grant land tenure certificates according to the set plans of the provinces. The provincial/municipal Land Administration Departments shall have to organize professional training for commune and district land administration officials and Land Registration Groups of each commune.
III. This Circular takes effect from the date of its signing. Any difficulties and problems arising in the course of implementation should be promptly reported to the National Administration of Land for consideration and settlement.
 

 
THE GENERAL DEPARTMENT OF LAND ADMINISTRATION
DEPUTY GENERAL DIRECTO




Dang Hung Vo

 
Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây.
Văn bản tiếng Anh
Bản dịch tham khảo
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Văn bản đã hết hiệu lực. Quý khách vui lòng tham khảo Văn bản thay thế tại mục Hiệu lực và Lược đồ.
Để được giải đáp thắc mắc, vui lòng gọi
1900.6192 hoặc gửi câu hỏi tại đây

Tải ứng dụng LuatVietnam Miễn phí trên

Văn bản cùng lĩnh vực
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!