Công văn 3810/BHXH-KHTC 2022 quản lý tiền thu tại Tổ chức Dịch vụ thu

Kính gửi: Tổ chức Dịch vụ thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Ngày 21/6/2021, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Thành phố Hồ Chí Minh đã có Công văn số 2280/BHXH-KHTC về hướng dẫn việc sử dụng, quyết toán biên lai thu tiền, quản lý tiền thu đối với Tổ chức Dịch vụ thu. Đến nay các tổ chức Dịch vụ thu đã thực hiện tương đối đầy đủ các quy định của BHXH Thành phố, tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn tồn tại một số nội dung cần lưu ý như sau:

1. Hiện nay, người tham gia đóng tiền BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình nộp tiền thu qua hai phương thức là tiền mặt và không dùng tiền mặt. Việc nộp tiền bằng phương thức không dùng tiền mặt, bao gồm: chuyển tiền vào tài khoản của Tổ chức Dịch vụ thu, tài khoản của cơ quan BHXH và nộp vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc qua các ứng dụng trên thiết bị thông minh.

Để quản lý chặt chẽ việc sử dụng, quyết toán biên lai và thu tiền thu BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung việc sử dụng, quyết toán biên lai thu tiền, quản lý tiền thu tại Tổ chức Dịch vụ thu như sau:

- Về thu, nộp tiền của Tổ chức Dịch vụ thu khi người tham gia nộp bằng phương thức không dùng tiền mặt:

Tổ chức Dịch vụ thu thực hiện mở riêng tài khoản chuyên thu BHXH tự nguyện, BHYT Hộ gia đình thu tiền của người tham gia và gửi thông báo thông tin tài khoản tiền gửi ngân hàng về cơ quan BHXH. Cơ quan BHXH thực hiện lưu bảng thông báo thông tin tài khoản tiền gửi ngân hàng vào bộ Hợp đồng thu tại thời điểm phát sinh.

Tổ chức Dịch vụ thu không viết biên lai thu tiền (mẫu C45-BB) và không lập mẫu C17-TS đối chiếu biên lai thu tiền với cơ quan BHXH đối với trường hợp chuyển tiền qua các hình thức trên; Người tham gia căn cứ thông báo chuyển tiền thành công làm chứng từ đã nộp tiền cho Tổ chức Dịch vụ thu; Giấy báo Có của ngân hàng về việc nộp thu của người tham gia làm chứng từ thu lưu tại Tổ chức Dịch vụ thu, không nộp về cơ quan BHXH.

- Đối với trường hợp người tham gia nộp tiền vào tài khoản của Tổ chức Dịch vụ thu: Tổ chức Dịch vụ thu có trách nhiệm chuyển tiền vào tài khoản cơ quan BHXH đúng theo hướng dẫn tại Công văn số 1205/BHXH-QLT, ngày 15/6/2017 của BHXH Thành phố về hướng dẫn thời hạn đóng tiền và cấp thẻ BHYT hộ gia đình và Công văn số 2280/BHXH-KHTC ngày 21/6/2021. Nhân viên Tổ chức Dịch vụ thu có trách nhiệm thông báo số tài khoản ngân hàng của Tổ chức Dịch vụ thu cho người tham gia nộp tiền. Nghiêm cấm việc thu tiền thông qua tài khoản cá nhân của nhân viên Tổ chức Dịch vụ thu hoặc nhân viên thuộc cơ quan BHXH.

- Đối chiếu tiền thu, quyết toán biên lai: điều chỉnh, bổ sung mục 4.2: Quyết toán biên lai và các biểu mẫu quy định tại Công văn số 2280/BHXH-KHTC như sau:

Chậm nhất ngày 05 hàng tháng, Tổ chức Dịch vụ thu thực hiện đối chiếu, quyết toán biên lai và tiền thu với cơ quan BHXH theo các biểu mẫu sau:

+ 03 bản đối chiếu biên lai thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT Hộ gia đình (mẫu C17- TS, đính kèm văn bản này), kèm toàn bộ liên 1 tờ biên lai thu tiền từ người tham gia, biên lai hủy bao gồm tất cả các tờ biên lai (gọi chung là cùi biên lai, bao gồm: biên lai do cơ quan BHXH cấp và biên lai do Tổ chức Dịch vụ thu tự in).

+ 03 bản quyết toán biên lai thu tiền và đề nghị cấp biên lai thu tiền, Mẫu số 03- AC (1) - ĐC đối với Tổ chức Dịch vụ thu sử dụng biên lai thu tiền do cơ quan BHXH cấp hoặc Mẫu số 03-AC (2) - ĐC đối với Tổ chức Dịch vụ thu thực hiện thu tiền bằng biên lai tự in (mẫu sửa đổi, bổ sung đính kèm văn bản này).

+ 03 bản Bảng kê tiền thu BHXH, BHYT qua tài khoản ngân hàng theo Phụ lục 01 đính kèm văn bản này và bản sao sổ phụ ngân hàng tài khoản chuyên thu BHXH TN, BHYT Hộ gia đình có phát sinh các khoản thu của người tham gia và các khoản nộp thu về cơ quan BHXH (đóng dấu treo của Tổ chức Dịch vụ thu).

+ 03 bản kê thu tiền BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình của đối tượng tự đóng theo mẫu Phụ lục 02 đính kèm văn bản này.

+ 01 bản đăng ký phát hành biên lai (đối với biên lai tự in), mẫu sửa đổi đính kèm văn bản này.

Phòng/ Bộ phận Quản lý thu tiếp nhận tất cả các biểu mẫu, phụ lục nêu trên và thực hiện đối chiếu biên lai, tiền thu theo quy định, phối hợp phòng/bộ phận Cấp sổ thẻ hoàn thiện phụ lục 02. Định kỳ, vào ngày 10 đầu tháng sau, sau khi hoàn thành xong công tác kiểm tra, đối chiếu bộ phận Quản lý thu chuyển cho Tổ chức Dịch vụ thu 01 bản các mẫu: C17-TS, Phụ lục 01, Phụ lục 02, 03-AC(1) - ĐC hoặc 03 - AC(2) - ĐC để lưu trữ; Bộ phận kế toán 01 bản các mẫu: bản đăng ký phát hành biên lai (đối với biên lai tự in), C17-TS, Phụ lục 01, Phụ lục 02, 03-AC(1) - ĐC hoặc 03-AC(2) - ĐC và cùi biên lai để lưu trữ, làm căn cứ thanh toán thù lao cho Tổ chức Dịch vụ thu. Tổ chức Dịch vụ thu dự trù số lượng biên lai đề nghị cấp mới, đảm bảo sử dụng đủ trong tháng cho đến thời điểm cơ quan BHXH đối chiếu, duyệt quyết toán biên lai thu tiền của tháng trước theo đúng thời gian quy định sẽ cấp mới cho tháng sau, cơ quan BHXH không thực hiện cấp mới biên lai đối với Tổ chức Dịch vụ thu không làm đối chiếu, quyết toán biên lai theo quy định, không thanh toán thù lao khi Phòng/ Bộ phận Quản lý thu chưa thực hiện đối chiếu và xác nhận số liệu quyết toán biên lai thu tiền với Tổ chức Dịch vụ thu.

2. Đối với Tổ chức Dịch vụ thu sử dụng biên lai do cơ quan BHXH cấp, có nhiều điểm thu: mỗi điểm thu sử dụng 01 quyển biên lai riêng biệt trong cùng thời điểm, vào ngày 05 của đầu tháng sau lập đối chiếu biên lai thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình (Mẫu C17-TS) cho từng điểm thu. Lưu ý: Mỗi điểm thu viết hết quyển biên lai này rồi mới sử dụng quyển biên lai khác và kê khai vào C17-TS đủ số lượng tờ biên lai đã sử dụng theo quyển biên lai, theo thứ tự thời gian trọn tháng, bao gồm cả biên lai hủy.

3. Đối với Tổ chức Dịch vụ thu sử dụng biên lai thu tiền tự in, thực hiện đăng ký sử dụng biên lai theo mẫu đính kèm, mỗi quyển biên lai được đăng ký tối đa 1.000 số. Sử dụng mẫu biên lai và thực hiện lập, ghi chứng từ đúng quy định tại Thông tư 107/2017/TT - BTC (Mẫu C45-BB). Biên lai phải được đánh số seri để thuận tiện trong tra cứu, dễ dàng ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý điểm thu cấp dưới, kiểm soát, đối chiếu số tiền đóng, số biên lai đã thu tiền của người tham gia; việc quản lý đánh số seri biên lai phải theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, đảm bảo mỗi số biên lai chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Liên 1 biên lai thu tiền đóng thành quyển (cùi biên lai) nộp về cơ quan BHXH, mỗi quyển được đóng 100 số biên lai (tờ biên lai)/ 01 quyển và số biên lai được xếp thứ tự theo số biên lai, theo thứ tự thời gian (trọn tháng), bao gồm biên lai hủy. Các quyển biên lai sau khi đã đóng thành quyển thì đánh số thứ tự quyển theo thứ tự số biên lai và thứ tự thời gian trước khi nộp về cơ quan BHXH.

Trong quá trình đối chiếu biên lai nếu có phát sinh trường hợp biên lai bị nhảy số hoặc bị thất lạc đề nghị Tổ chức Dịch vụ thu lập giải trình bằng văn bản đính kèm vào quyết toán biên lai cùng thời điểm.

Những quy định trước đây trái với quy định này đều được bãi bỏ.

Trên đây là hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung việc sử dụng, quyết toán biên lai thu tiền, quản lý tiền thu, thanh toán thù lao của Tổ chức Dịch vụ thu với cơ quan BHXH, đề nghị Tổ chức Dịch vụ thu, BHXH thành phố Thủ Đức, quận, huyện nghiêm túc thực hiện. Nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh về BHXH Thành phố (Phòng Kế hoạch Tài chính) để được hướng dẫn, giải quyết./.