Thông tư 01/2014/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này quy định về tập sự hành nghề công chứng, quản lý tập sự hành nghề công chứng, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng.

2. Thông tư này áp dụng đối với người tập sự hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý việc tập sự hành nghề công chứng

1. Cơ quan quản lý nhà nước về công chứng thực hiện quản lý nhà nước về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Luật công chứng, Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (sau đây gọi là Nghị định số 04/2013/NĐ-CP) và quy định của Thông tư này.

2. Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện giám sát việc tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư này.

Chương II

TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 3. Người đăng ký tập sự hành nghề công chứng

1. Người có Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật công chứng được đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

2. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng:

a) Đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

b) Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; đã bị kết án về tội phạm do cố ý;

c) Đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

d) Bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;

đ) Cán bộ, công chức, viên chức bị buộc thôi việc;

e) Người bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư.

Điều 4. Nhận tập sự hành nghề công chứng

1. Người muốn tập sự hành nghề công chứng lựa chọn và thỏa thuận với một tổ chức hành nghề công chứng về việc tập sự tại tổ chức đó. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự cấp Giấy xác nhận về việc nhận tập sự hành nghề công chứng theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này (Mẫu TP-TSCC-01) và cử công chứng viên đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này hướng dẫn người muốn tập sự hành nghề công chứng.

Người muốn tập sự hành nghề công chứng và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự có thể ký kết hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật về lao động.

2. Trong trường hợp người muốn tập sự không tự liên hệ tập sự thì có thể đề nghị Sở Tư pháp nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.

Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị bố trí tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02), Sở Tư pháp có trách nhiệm xem xét, chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng nhận người muốn tập sự vào tập sự và thông báo cho người đó bằng văn bản; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định tại Điều 25 của Thông tư này.

Điều 5. Đăng ký tập sự hành nghề công chứng

1. Việc đăng ký tập sự được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Hồ sơ đăng ký tập sự gồm có:

a) Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03);

b) Giấy xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng về việc nhận tập sự hoặc hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Thông tư này;

c) Bản sao Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng.

2. Trong thời hạn năm ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định về việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng và ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách người tập sự hành nghề công chứng (sau đây gọi là Danh sách người tập sự) của Sở Tư pháp; trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định tại Điều 25 của Thông tư này.

Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định về việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng, Sở Tư pháp gửi quyết định cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, đăng tải Danh sách người tập sự trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp, đồng thời gửi Danh sách đó cho Bộ Tư pháp để lập Danh sách người tập sự trong toàn quốc.

3. Người được ghi tên vào Danh sách người tập sự của Sở Tư pháp được gọi là người tập sự hành nghề công chứng (sau đây gọi là người tập sự). Người tập sự có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Thông tư này.

Điều 6. Thời gian tập sự hành nghề công chứng

1. Thời gian tập sự hành nghề công chứng (sau đây gọi là thời gian tập sự) là mười hai tháng, kể từ ngày tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng.

2. Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 7 của Thông tư này thì thời gian tập sự được tính bằng tổng thời gian tập sự của người đó tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Tổng thời gian tập sự được tính khi người tập sự có thời gian tập sự tại mỗi tổ chức hành nghề công chứng ít nhất là bốn tháng và phải có nhận xét bằng văn bản của công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

3. Người tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng có thời gian tập sự từ một tháng đến dưới bốn tháng thì được tính thời gian này vào tổng thời gian tập sự nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạm ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hoạt động theo quy định của Luật công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành;

b) Công chứng viên hướng dẫn tập sự chết hoặc vì lý do sức khỏe hoặc lý do khách quan khác mà không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự;

c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này;

d) Công chứng viên hướng dẫn tập sự không thực hiện đầy đủ trách nhiệm được quy định tại Điều 16 của Thông tư này;

đ) Người tập sự thay đổi nơi tập sự từ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.

Điều 7. Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì phải báo cáo bằng văn bản về việc thay đổi đó cho Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Báo cáo phải có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn tập sự, xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự đã tập sự và tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự xin chuyển đến.

Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo của người tập sự, Sở Tư pháp ra quyết định về việc thay đổi nơi tập sự; trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định tại Điều 25 của Thông tư này.

Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định về việc thay đổi nơi tập sự, Sở Tư pháp có trách nhiệm gửi quyết định cho tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự đã tập sự, tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự xin chuyển đến.

2. Người tập sự thay đổi nơi tập sự từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác thì phải có văn bản đề nghị rút tên khỏi danh Danh sách người tập sự của Sở Tư pháp nơi mình đã đăng ký và làm thủ tục đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp nơi có trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng mà mình chuyển đến theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này. Kèm theo hồ sơ đăng ký tập sự, người tập sự phải gửi báo cáo kết quả tập sự theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 13 của Thông tư này và quyết định của Sở Tư pháp nơi người tập sự đã đăng ký trước đó về việc rút tên người đó khỏi Danh sách người tập sự.

Điều 8. Tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự có thể tạm ngừng việc tập sự sau khi thỏa thuận bằng văn bản với tổ chức hành nghề công chứng mà mình đang tập sự và phải báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự.

Thời gian tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng không quá ba tháng, trừ trường hợp có lý do chính đáng; trong trường hợp tạm ngừng việc tập sự hành nghề công chứng quá ba tháng mà không có lý do chính đáng thì người tập sự phải đăng ký lại việc tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này.

2. Thời gian tạm ngừng việc tập sự không được tính vào thời gian tập sự hành nghề công chứng.

Thời gian tập sự trước khi tạm ngừng việc tập sự được tính vào tổng thời gian tập sự hành nghề công chứng, trừ trường hợp phải đăng ký lại việc tập sự theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 9. Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự chấm dứt việc tập sự hành nghề công chứng khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Tự chấm dứt việc tập sự;

b) Được tuyển dụng là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

c) Không còn thường trú tại Việt Nam;

d) Bị kết án và bản án đã có hiệu lực pháp luật;

đ) Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

2. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày người tập sự chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt tập sự, đồng thời xóa tên người tập sự khỏi Danh sách người tập sự của Sở Tư pháp.

Quyết định chấm dứt tập sự được gửi cho người tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và Bộ Tư pháp. Người bị chấm dứt tập sự có quyền khiếu nại theo quy định tại Điều 25 của Thông tư này.

3. Người tập sự chấm dứt việc tập sự hành nghề công chứng được xem xét đăng ký lại việc tập sự khi đủ điều kiện đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Thông tư này và thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Lý do chấm dứt tập sự quy định tại điểm a, điểm b, điểm c khoản 1 Điều này không còn;

b) Đã được xóa án tích, trừ trường hợp bị kết án về tội phạm do cố ý đối với trường hợp chấm dứt tập sự vì lý do quy định tại điểm d khoản 1 Điều này;

c) Đã chấp hành xong biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính đối với trường hợp chấm dứt tập sự vì lý do quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này.

Thủ tục đăng ký lại việc tập sự hành nghề công chứng thực hiện theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này. Thời gian tập sự trước khi chấm dứt việc tập sự hành nghề công chứng quy định tại khoản 1 Điều này không được tính vào thời gian tập sự hành nghề công chứng.

Điều 10. Hoàn thành tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự đạt yêu cầu của việc tập sự quy định tại khoản 2 Điều này theo đánh giá của công chứng viên hướng dẫn tập sự thì được coi là hoàn thành tập sự hành nghề công chứng.

2. Yêu cầu của việc tập sự hành nghề công chứng:

a) Có đủ thời gian tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này;

b) Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của người tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều 14 của Thông tư này.

3. Người hoàn thành tập sự hành nghề công chứng được Sở Tư pháp ghi  vào Sổ theo dõi tập sự của Sở Tư pháp và có quyền nộp hồ sơ đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên theo quy định của Luật công chứng.

Điều 11. Nội dung tập sự hành nghề công chứng

1. Nội dung tập sự hành nghề công chứng bao gồm các công việc và kỹ năng hành nghề sau đây:

a) Tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; xác định chủ thể hợp đồng, giao dịch;

b) Nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;

c) Chuẩn bị các nội dung của văn bản công chứng, bao gồm soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng hoặc kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn và soạn thảo lời chứng;

d) Kiểm tra, sắp xếp hồ sơ đã được công chứng để đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật;

đ) Kỹ năng hành nghề, kỹ năng quản trị, điều hành tổ chức hành nghề công chứng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

2. Công chứng viên hướng dẫn tập sự phân công và hướng dẫn người tập sự thực hiện các nội dung tập sự quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 12. Nhật ký tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự phải lập nhật ký tập sự hành nghề công chứng để ghi chép đầy đủ việc thực hiện các công việc trong thời gian tập sự.

2. Nhật ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04) phải có xác nhận hàng tuần của công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự khi kết thúc quá trình tập sự.

3. Nhật ký tập sự hành nghề công chứng được người tập sự nộp cho Sở Tư pháp cùng với Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng.

Điều 13. Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng

1. Khi hoàn thành thời gian tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này, người tập sự có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về kết quả tập sự hành nghề công chứng cho Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự chậm nhất là mười ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự.

2. Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng gồm những nội dung chính sau đây:

a) Việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của người tập sự;

b) Số lượng, nội dung, thời gian và địa điểm thực hiện đối với mỗi hồ sơ yêu cầu công chứng được công chứng viên hướng dẫn tập sự phân công, trong đó nêu rõ cơ sở pháp lý, cách thức giải quyết hồ sơ;

c) Kiến thức pháp luật, kỹ năng hành nghề công chứng và kinh nghiệm thu nhận được từ quá trình tập sự;

d) Những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tập sự (nếu có) và đề xuất, kiến nghị.

3. Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng của người tập sự phải có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 3 Điều 16 của Thông tư này và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự

1. Người tập sự có các quyền sau đây:

a) Được công chứng viên hướng dẫn cập nhật kiến thức pháp luật, chuyên môn nghiệp vụ công chứng, kỹ năng hành nghề công chứng, kỹ năng quản trị, điều hành tổ chức hành nghề công chứng, cách thức ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; quyền, nghĩa vụ của người tập sự;

b) Được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và công chứng viên hướng dẫn tập sự tạo điều kiện thực hiện những công việc và kỹ năng theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này;

c) Được đề nghị thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong trường hợp quy định tại Điều 18 của Thông tư này;

d) Được thực hiện quyền khiếu nại liên quan đến việc tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 25 của Thông tư này;

đ) Các quyền khác theo thỏa thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Người tập sự có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ các quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

b) Tuân theo nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

c) Thực hiện các công việc liên quan đến công chứng theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự ít nhất là bốn giờ mỗi ngày làm việc; chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về thời gian và chất lượng công việc được phân công;

d) Lập nhật ký tập sự hành nghề công chứng, báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 12, Điều 13 của Thông tư này;

đ) Các nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Điều kiện đối với công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải có các điều kiện sau đây:

a) Đang hành nghề trong tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

b) Có ít nhất ba năm kinh nghiệm hành nghề công chứng, có uy tín, trách nhiệm trong việc hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng;

c) Không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị áp dụng các biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính hoặc bị xử lý kỷ luật.

Trong trường hợp công chứng viên hướng dẫn tập sự bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng theo quy định của Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 9 năm 2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã (sau đây gọi là Nghị định số 110/2013/NĐ-CP) thì sau thời hạn một năm kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt mới được hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

2. Tại cùng một thời điểm, mỗi công chứng viên được hướng dẫn không quá hai người tập sự.

Điều 16. Trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Hướng dẫn người tập sự cập nhật kiến thức pháp luật, chuyên môn nghiệp vụ công chứng, kỹ năng hành nghề công chứng, kỹ năng quản trị, điều hành tổ chức hành nghề công chứng, cách thức ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, quyền và nghĩa vụ của người tập sự.

2. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc của người tập sự do mình phân công, xác nhận nhật ký tập sự của người tập sự mà mình hướng dẫn theo quy định tại Điều 12 của Thông tư này.

3. Nhận xét báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng của người tập sự, trong đó nêu rõ ưu điểm, hạn chế về năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề, cách thức ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người tập sự.

4. Nhiệt tình, trách nhiệm trong việc hướng dẫn người tập sự; chịu trách nhiệm toàn bộ về những công việc mà người tập sự thực hiện theo sự phân công, hướng dẫn của mình.

Điều 17. Từ chối hướng dẫn tập sự

1. Công chứng viên có thể từ chối hướng dẫn tập sự trong trường hợp không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này hoặc do có lý do chính đáng khác.

2. Trong quá trình hướng dẫn tập sự, công chứng viên từ chối tiếp tục hướng dẫn tập sự trong trường hợp không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này hoặc do có lý do chính đáng khác.

3. Khi từ chối hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này, công chứng viên có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Tổ chức hành nghề công chứng phân công công chứng viên khác trong tổ chức mình đáp ứng đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này hướng dẫn tập sự; trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng không có công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự thì phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ định tổ chức hành nghề công chứng khác cử công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Thông tư này.

Điều 18. Thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Người tập sự có quyền đề nghị thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên hướng dẫn tập sự không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này;

b) Công chứng viên hướng dẫn tập sự không thực hiện đầy đủ trách nhiệm được quy định tại Điều 16 của Thông tư này;

c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự chết hoặc vì lý do sức khỏe hoặc các lý do khách quan khác mà không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự.

2. Khi người tập sự đề nghị thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự thì tổ chức hành nghề công chứng phân công công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này tiếp tục hướng dẫn người tập sự đó và thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp.

Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng không có công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này thì phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ định tổ chức hành nghề công chứng khác cử công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Thông tư này.

3. Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạm ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hoạt động theo quy định của Luật công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành thì người tập sự liên hệ và thỏa thuận với một tổ chức hành nghề công chứng khác để tập sự. Trong trường hợp người tập sự không thỏa thuận được với tổ chức hành nghề công chứng khác thì đề nghị Sở Tư pháp nơi mình muốn tập sự chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng để tập sự. Tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định có trách nhiệm cử công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Thông tư này.

Điều 19. Điều kiện đối với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự

1. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự bao gồm:

a) Phòng công chứng;

b) Văn phòng công chứng.

2. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Có công chứng viên đáp ứng đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này;

b) Có cơ sở vật chất đảm bảo cho việc tập sự hành nghề công chứng.

3. Sở Tư pháp lập Danh sách các tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự tại địa phương, đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp và có trách nhiệm thường xuyên rà soát, cập nhật Danh sách này.

Điều 20. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự

1. Phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này hướng dẫn tập sự và chịu trách nhiệm về việc phân công đó.

2. Tạo điều kiện cho công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự thực hiện việc tập sự tại tổ chức mình.

3. Xem xét việc từ chối hướng dẫn tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự.

4. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự đối với người tập sự, quyền và nghĩa vụ của người tập sự theo quy định của Thông tư này; hòa giải tranh chấp giữa công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự.

5. Lập, quản lý, sử dụng Sổ theo dõi quá trình tập sự hành nghề công chứng tại tổ chức mình (Mẫu TP-TSCC-05).

6. Báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi có trụ sở về việc tập sự của người tập sự tại tổ chức mình định kỳ hàng năm. Báo cáo gồm những nội dung chính sau đây:

a) Số lượng người tập sự tại tổ chức mình;

b) Đánh giá chất lượng tập sự của người tập sự;

c) Việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự theo quy định của Thông tư này;

d) Những khó khăn, vướng mắc trong quá trình nhận tập sự (nếu có) và đề xuất, kiến nghị.

7. Các quyền và nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với người tập sự hoặc theo quy định của pháp luật.

Chương III

QUẢN LÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 21. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp

1. Cục Bổ trợ tư pháp là cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước và tổ chức thi hành pháp luật về công chứng, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc thực hiện Thông tư này;

b) Kiểm tra việc tập sự hành nghề công chứng theo định kỳ sáu tháng, hàng năm hoặc đột xuất trong trường hợp cần thiết.

Đối tượng kiểm tra là Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, người tập sự và công chứng viên hướng dẫn tập sự. Nội dung kiểm tra bao gồm việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng, quá trình tập sự và quản lý tập sự hành nghề công chứng; kiểm tra hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên để đảm bảo tính xác thực của việc tập sự và các vấn đề khác theo quy định.

Thời gian và nội dung kiểm tra phải được thông báo cho đối tượng kiểm tra chậm nhất là bảy ngày trước khi tiến hành kiểm tra;

c) Xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng theo thẩm quyền;

d) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2. Thanh tra Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình liên quan đến việc tập sự hành nghề công chứng và phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 22. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tiếp nhận hồ sơ và đăng ký tập sự cho người tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này.

2. Chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự theo quy định của Thông tư này.

3. Lập Danh sách người tập sự, Danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự; lập Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng tại địa phương (Mẫu TP-TSCC-06) theo quy định của Thông tư này.

4. Kiểm tra việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự, quyền và nghĩa vụ của người tập sự theo quy định của Thông tư này.

5. Xem xét việc từ chối nhận tập sự của tổ chức hành nghề công chứng.

6. Tiếp nhận báo cáo kết quả tập sự, nhật ký tập sự của người tập sự; xem xét, đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên đối với người hoàn thành tập sự hành nghề công chứng.

7. Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Luật công chứng, Nghị định số 04/2013/NĐ-CP, Nghị định số 110/2013/NĐ-CP và Thông tư này.

8. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Thông tư này.

Điều 23. Trách nhiệm của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên

1. Tập hợp, phản ánh tâm tư, nguyện vọng, ý kiến đóng góp, kiến nghị liên quan đến tập sự hành nghề công chứng của người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng.

2. Giám sát tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự trong quá trình tập sự; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật và Thông tư này.

3. Hoà giải các mâu thuẫn phát sinh giữa người tập sự với công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

4. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

Chương IV

XỬ LÝ VI PHẠM VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 24. Xử lý vi phạm đối với việc tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự vi phạm quy định của Thông tư này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Công chứng viên vi phạm quy định của Thông tư này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu một trong các hình thức xử lý theo quy định tại Điều 58 của Luật công chứng.

3. Tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định của Thông tư này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức xử lý theo quy định tại Điều 59 của Luật công chứng.

Điều 25. Khiếu nại về việc tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự có quyền khiếu nại đối với quyết định, hành vi của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Trưởng Văn phòng công chứng, Trưởng Phòng công chứng có trách nhiệm giải quyết khiếu nại lần đầu; trong trường hợp không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại này hoặc sau 15 ngày kể từ ngày khiếu nại lần đầu mà không được giải quyết thì người tập sự có quyền khiếu nại đến Sở Tư pháp. Quyết định giải quyết khiếu nại của Sở Tư pháp là quyết định cuối cùng.

2. Người tập sự, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có quyền khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của Sở Tư pháp khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Việc giải quyết khiếu nại quy định tại khoản này được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

Điều 26. Tố cáo về việc tập sự hành nghề công chứng

Cá nhân, tổ chức có quyền tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về các hành vi vi phạm quy định của Luật công chứng, Nghị định số 04/2013/NĐ-CP và Thông tư này.

Việc giải quyết tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 27. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2014.

Điều 28. Trách nhiệm thi hành

Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.