Quyết định 38/2026/QĐ-UBND Điện Biên Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng CSDL công chứng, chứng thực

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Điện Biên.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 và thay thế Quyết định số 46/2019/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên ban hành Quy chế cung cấp, quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Điện Biên.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan thuộc Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Điện Biên và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy chế này quy định về nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Điện Biên (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu).

2. Đối tượng áp dụng:

Cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực; các cơ quan quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn, cảnh báo rủi ro và giải tỏa ngăn chặn trong hoạt động công chứng, chứng thực, thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực, văn bản công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực.

2. Thông tin ngăn chặn về công chứng, chứng thực là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện giao dịch công chứng, chứng thực.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn về công chứng, chứng thực là thông tin bằng văn bản có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn do chính cơ quan, tổ chức đã có yêu cầu ngăn chặn trước đó hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Thông tin về giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân các xã, phường (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã) đã thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch và được nhập vào Cơ sở dữ liệu.

5. Quản lý Cơ sở dữ liệu là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, cung cấp, nhập thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

6. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép khai thác và sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện việc công chứng, chứng thực theo quy định.

7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu

1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định của pháp luật và quy định của Quy chế này.

2. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

4. Việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu.

5. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode, các chương trình kiểm tra phần mềm độc hại phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu cho cơ quan, tổ chức, cá nhân không phải là đối tượng theo quy định của Quy chế này.

2. Tiết lộ phương thức kết nối, địa chỉ, mã khóa truy cập; sử dụng tài khoản của cơ quan, tổ chức khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của cơ quan, tổ chức mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

3. Truy cập Cơ sở dữ liệu để thực hiện sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu, làm thay đổi giao diện, cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong dữ liệu trái quy định của pháp luật.

4. Không thực hiện, trì hoãn thực hiện việc cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu trái quy định.

5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu trái quy định pháp luật.

6. Phá hoại cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin hoặc phát tán thư rác, phần mềm độc hại.

7. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ; quyền tiếp cận thông tin của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.

8. Hành vi khác vi phạm Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 5. Nguồn thông tin Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được cập nhật từ các nguồn sau:

1. Thông tin giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng và chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Thông tin cảnh báo rủi ro của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

4. Các nguồn thông tin hợp pháp khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

Điều 6. Cấp, quản lý tài khoản

1. Cấp tài khoản

a) Tài khoản quản trị: Sở Tư pháp được cấp 01 tài khoản quản trị hệ thống Cơ sở dữ liệu ở cấp cao nhất.

b) Tài khoản sử dụng:

- Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp được phân công phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;

- Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp;

- Công chức Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp được phân công quản lý Cơ sở dữ liệu;

- Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai, viên chức tại Văn phòng đăng ký đất đai, Giám đốc và viên chức tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các khu vực trên địa bàn tỉnh;

- Ủy ban nhân dân cấp xã;

- Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh; các cơ quan, tổ chức khác khi được giao thực hiện công tác quản lý nhà nước có liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực.

c) Tên tài khoản là tên viết tắt theo các chữ cái đầu trong tên gọi của cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản.

d) Tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

- Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất, chấm dứt hoạt động;

- Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền hoặc cơ quan thực hiện công tác quản lý nhà nước khi phát hiện hành vi vi phạm liên quan đến việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

- Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

đ) Tài khoản bị khóa quy định tại điểm d khoản 1 Điều này sẽ được xem xét mở lại khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

2. Quản lý tài khoản

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại điểm b khoản 1 Điều này có trách nhiệm phân công cá nhân làm đầu mối quản lý tài khoản sử dụng của cơ quan, tổ chức và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ thông tin được cập nhật bởi tài khoản của cơ quan, tổ chức trên Cơ sở dữ liệu.

b) Sau khi được cấp tài khoản sử dụng, các cơ quan, tổ chức thực hiện đổi mật khẩu và chịu trách nhiệm bảo mật đối với tài khoản được cấp. Trường hợp tài khoản sử dụng bị mất hoặc không sử dụng được, các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh bằng văn bản đến Sở Tư pháp để xử lý.

3. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc quản lý, cấp, khóa tài khoản, mở lại tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này.

Điều 7. Sử dụng tài khoản

1. Tài khoản quản trị của Sở Tư pháp

a) Được quyền theo dõi, quản lý toàn bộ thông tin về Cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi tài khoản sử dụng của các cơ quan, đơn vị trên Cơ sở dữ liệu.

b) Quản lý toàn bộ tài khoản sử dụng được cấp cho các cơ quan, đơn vị quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 Quy chế này.

2. Tài khoản sử dụng của cơ quan, tổ chức theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6.

a) Thực hiện việc cập nhật, chia sẻ thông tin theo quy định tại Quy chế này;

b) Được quyền theo dõi toàn bộ thông tin được cập nhật bởi tài khoản sử dụng của cơ quan, tổ chức mình và tài khoản sử dụng của các cơ quan, tổ chức cấp dưới trực tiếp (nếu có);

c) Được quyền tra cứu thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản; các thông tin về biện pháp ngăn chặn và thông tin cảnh báo rủi ro được áp dụng đối với tài sản và cá nhân, tổ chức có liên quan đến giao dịch được công chứng, chứng thực;

d) Không được quyền tra cứu thông tin về người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực và thông tin của tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc công chứng, chứng thực giao dịch do Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng khác cập nhật lên Cơ sở dữ liệu.

3. Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6

Căn cứ quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP của Chính phủ và các quy định khác của pháp luật có liên quan, Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện việc phân quyền sử dụng tài khoản.

Điều 8. Hạ tầng lưu trữ Cơ sở dữ liệu

1. Cơ sở dữ liệu được thiết lập và lưu trữ tập trung tại Trung tâm dữ liệu điện tử của tỉnh hoặc triển khai thuê dịch vụ máy chủ tại các Trung tâm dữ liệu đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn về an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

2. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng.

3. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, cảnh báo rủi ro phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định.

Chương II

CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 9. Cập nhật, chia sẻ thông tin lên Cơ sở dữ liệu

1. Cập nhật, chia sẻ thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

a) Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 6 Điều 10 Quy chế này có trách nhiệm gửi bản chính văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Hệ chương trình quản lý văn bản và điều hành cho Sở Tư pháp ngay sau khi ban hành văn bản để cập nhật và chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp pháp luật có quy định về hình thức văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn chỉ được cập nhật, chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu khi được ban hành đúng hình thức văn bản được quy định.

b) Sở Tư pháp kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại, cập nhật, chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu; việc cập nhật, chia sẻ thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay sau văn bản cung cấp thông tin được kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn (trừ thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ, tết theo quy định).

- Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn sau khi được kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền sau 17 giờ thì văn bản sẽ được cập nhật vào ngày làm việc tiếp theo.

- Trường hợp không cập nhật, chia sẻ hoặc cập nhật, chia sẻ không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì Sở Tư pháp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do cho cơ quan cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về việc không cập nhật, chia sẻ hoặc cập nhật, chia sẻ không đầy đủ. Thời hạn trả lời được thực hiện như thời gian cập nhật, chia sẻ thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

c) Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 5 Điều 10 Quy chế này phải được cơ quan, tổ chức này cập nhật, chia sẻ chính xác, đầy đủ lên Cơ sở dữ liệu ngay trong ngày ban hành văn bản. Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn được ban hành sau 17 giờ thì sẽ được cập nhật, chia sẻ vào ngày làm việc tiếp theo.

2. Cập nhật, chia sẻ thông tin về giao dịch trong Cơ sở dữ liệu

a) Các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật, chia sẻ thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực tại đơn vị mình vào Cơ sở dữ liệu. Thời hạn nhập thông tin trong vòng 24 giờ kể từ khi giao dịch được công chứng, chứng thực (trừ ngày nghỉ theo quy định).

b) Nội dung của giao dịch được cập nhật, chia sẻ vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (các trường hợp thông tin có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm thông tin cơ bản sau:

- Thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, Số định danh cá nhân, Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước hoặc Hộ chiếu.

- Thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động và người đại diện (nếu có), mã số doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập;

- Thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất, quyền sử dụng nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Địa chỉ thửa đất, số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích thửa đất, số phát hành các giấy chứng nhận hoặc số vào sổ Giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp;

- Thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

- Thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc chứng thực;

- Các thông tin khác có liên quan.

3. Cập nhật, chia sẻ thông tin cảnh báo rủi ro

a) Sở Tư pháp xem xét, quyết định việc cập nhật, chia sẻ thông tin cảnh báo rủi ro lên Cơ sở dữ liệu theo văn bản đề nghị tạm dừng giao dịch, tạm dừng chuyển dịch quyền tài sản của tổ chức, cá nhân có liên quan khi có căn cứ.

b) Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp thực hiện việc xác minh để làm rõ thông tin đề nghị tạm dừng giao dịch, tạm dừng chuyển dịch quyền tài sản của cá nhân, tổ chức trước khi quyết định cập nhật, chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu.

Điều 10. Cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Cơ sở dữ liệu

Các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin để cập nhật, chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu gồm:

1. Tòa án nhân dân các cấp cung cấp quyết định kê biên tài sản đang tranh chấp, quyết định phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, quyết định cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp, lệnh kê biên tài sản và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên, quyết định hủy bỏ lệnh kê biên, thông báo thụ lý vụ án tranh chấp đất đai theo thẩm quyền.

2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên tài sản theo thẩm quyền.

3. Công an các cấp cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo tổ chức, cá nhân, giả mạo giấy tờ để giao dịch, lừa đảo liên quan đến tài sản theo thẩm quyền.

4. Cơ quan Thi hành án dân sự cung cấp thông báo việc kê biên tài sản hoặc giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự, quyết định phong tỏa tài sản, quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định theo thẩm quyền.

5. Sở Nông nghiệp và Môi trường chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai khu vực kịp thời cập nhật thông tin về các trường hợp thu hồi các giấy chứng nhận như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin trong vòng 48 giờ kể từ khi các Giấy chứng nhận bị thu hồi, hủy bỏ, nhận được thông báo mất.

6. Ủy ban nhân dân cấp xã thông báo bằng văn bản về các trường hợp thu hồi, hủy, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; việc thụ lý đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.

7. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin được quy định các tại khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này nhưng khi tra cứu trên Cơ sở dữ liệu không có thông tin thì phải thông báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời lên Cơ sở dữ liệu.

8. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã khi nhận được thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản, thông tin về cá nhân, tổ chức đang bị tạm dừng giao dịch về tài sản hoặc thông tin giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền gửi đến phải có trách nhiệm thông báo với Sở Tư pháp để xem xét, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 11. Cung cấp thông tin cảnh báo rủi ro

Các tổ chức, cá nhân quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 6 Điều 10 Quy chế này gửi văn bản đề nghị tạm dừng giao dịch, tạm dừng chuyển dịch quyền tài sản kèm theo các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Hệ chương trình quản lý văn bản và điều hành cho Sở Tư pháp ngay sau ngày ban hành văn bản. Trường hợp văn bản đề nghị tạm dừng giao dịch, tạm dừng chuyển dịch quyền tài sản được ban hành sau 17 giờ thì được gửi vào ngày làm việc tiếp theo.

Điều 12. Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhật, chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu

1. Việc sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhật, chia sẻ vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót về kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu chưa được chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu thì người thực hiện cập nhật sửa chữa lại chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin;

3. Đối với các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin được chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu thì người thực hiện cập nhật báo cáo ngay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức mình để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa thông tin sai sót.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm đối với việc quyết định phê duyệt sửa chữa sai sót.

4. Việc xóa thông tin đã được chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp quyết định trong trường hợp có căn cứ phát hiện thông tin được nhập lên Cơ sở dữ liệu không chính xác hoặc trùng lặp.

Điều 13. Tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu

1. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản, người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro và thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu.

Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực giao dịch về tài sản.

2. Cơ quan quản lý đất đai, cơ quan đăng ký đất đai tra cứu thông tin về tình trạng giao dịch của tài sản để phục vụ cho công tác quản lý và đăng ký đất đai.

3. Các cơ quan có thẩm quyền được quyền đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin trong Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

4. Các tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân cấp xã được sử dụng Cơ sở dữ liệu để:

a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực;

b) Thực hiện thống kê, báo cáo số liệu công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

Điều 14. Kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu

1. Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương và các Cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm hiệu quả, an toàn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện việc kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu; phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu.

2. Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện quy định của Quy chế này.

Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan

1. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện kết nối Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, tỉnh thông qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu (LGSP) của tỉnh theo quy định.

b) Chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng và duy trì hạ tầng kết nối Cơ sở dữ liệu.

2. Sở Nông nghiệp và Môi trường

a) Cung cấp thông tin và chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh; Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai khu vực cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất vào Cơ sở dữ liệu;

b) Có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai do Cơ quan mình trực tiếp hoặc chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết và cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

3. Công an tỉnh

Chỉ đạo các phòng nghiệp vụ thuộc Công an tỉnh; Công an cấp xã cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị về Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 10, Điều 11, Điều 13 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

4. Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Thi hành án dân sự tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cung cấp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị về Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 10, Điều 11, Điều 13 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

Điều 17. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã có thực hiện chứng thực giao dịch

1. Quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với công chức đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản;

2. Thực hiện cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu các giao dịch đã chứng thực.

Điều 18. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng và Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng

1. Cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu các giao dịch đã công chứng; khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu khi công chứng các giao dịch theo quy định pháp luật.

2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra phần mềm độc hại trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;

b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu;

c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;

d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu;

đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;

e) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 19. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

Quán triệt các Công chứng viên là Hội viên thực hiện nghiêm túc việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu; xử lý các hành vi vi phạm quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật khác có liên quan.

Điều 20. Điều khoản thi hành

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh theo chức năng nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.