Quyết định 38/2020/QĐ-UBND Thanh Hóa quản lý cơ sở dữ liệu công chứng

QUY CHẾ

Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

(Ban hành kèm theo Quyết định số 38/2020/QĐ-UBND ngày 29/10/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hoá)

____________________

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản đồng thời bằng dữ liệu điện tử do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng viên xem xét việc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đó.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng. Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để Công chứng viên kiểm tra tình trạng của tài sản trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

2. Các hoạt động quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ dữ liệu công chứng theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng.

3. Bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế này.

4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Chương II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng gồm:

a) Lãnh đạo Sở Tư pháp, trưởng, phó, công chức phòng Bổ trợ tư pháp, công chức khác được phân công quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.

b) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng trong các trường hợp sau:

a) Tổ chức hành nghề công chứng được chuyển nhượng, bị giải thể, bị chấm dứt hoạt động.

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu.

c) Tổ chức hành nghề công chứng cố ý không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng; tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện nghĩa vụ tài chính (chi phí khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu) theo quy định.

4. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý, cấp tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Quy chế này.

Điều 5. Cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện trên địa bàn tỉnh, kịp thời thông tin bằng văn bản việc yêu cầu dừng, tạm dừng giao dịch về tài sản, chấm dứt việc dừng, tạm dừng giao dịch về tài sản, hủy hoặc chấm dứt hợp đồng, giao dịch đã được công chứng đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện gửi Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Công an tỉnh, Công an cấp huyện trên địa bàn tỉnh kịp thời thông tin bằng văn bản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng về các trường hợp ngăn chặn giao dịch liên quan đến giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch, lừa đảo nhằm chiếm đoạt tài sản.

4. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện, các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khác gửi văn bản, quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, quyết định thi hành án, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt việc chuyển quyền sở hữu tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Sở Tài nguyên và Môi trường kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi đất; thu hồi, hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, hủy trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. UBND cấp huyện kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi đất; thu hồi, hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, hủy trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Các tổ chức, cá nhân khác có thẩm quyền ngăn chặn, dừng, tạm dừng, giải tỏa ngăn chặn theo quy định của pháp luật.

8. Các tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân, tổ chức khác có khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch về tài sản, lừa đảo nhằm chiếm đoạt tài sản, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản, bỏ sót thừa kế hoặc các thông tin cần thiết khác có liên quan trong hoạt động công chứng đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

9. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành văn bản ngăn chặn, giải toả ngăn chặn phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về tổ chức, cá nhân, tài sản bị ngăn chặn. Sở Tư pháp hướng dẫn các nội dung cần thiết khi cung cấp thông tin và cách thức gửi văn bản cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 6. Tiếp nhận, cập nhật, giải tỏa thông tin ngăn chặn trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp.

2. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong vòng 01 ngày làm việc, Sở Tư pháp tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

a) Đối với thông tin ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng thì trong vòng 01 ngày làm việc, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào thông tin ngăn chặn.

b) Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có, thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì trong vòng 01 ngày làm việc phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp biết để chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì trong vòng 01 ngày làm việc, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật thông tin phải báo cáo ngay với lãnh đạo Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.

4. Các văn bản xác nhận giải chấp do tổ chức tín dụng cung cấp sẽ do các tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp thực hiện.

Điều 7. Cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Thời gian nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, ngay sau khi hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên ký và đóng dấu.

2. Các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng từ ngày 01/01/2020 mà chưa được cập nhật, phải được cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Những hợp đồng, giao dịch đã công chứng trước ngày 01/01/2020 được cập nhật không hạn chế vào cơ sở dữ liệu.

3. Trường hợp phát hiện các sai sót của người nhập sau quá trình nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, người nhập thông tin báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, phòng chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp và phối hợp đơn vị cung cấp phần mềm sửa chữa sai sót chính xác với thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

4. Nội dung cập nhật

Phải nhập chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin của hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng chứng (Các trường thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu công chứng là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:

a) Thông tin về hợp đồng giao dịch: Tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày, tháng năm hợp đồng, giao dịch.

b) Thông tin về các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

- Đối với cá nhân: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;

- Đối với tổ chức: Tên gọi tổ chức; địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện theo pháp luật (chức vụ, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ của người đại diện).

c) Thông tin về tài sản, cụ thể:

- Đối với tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập các thông tin sau: Địa chỉ tài sản; số giấy chứng nhận, nơi cấp, ngày cấp, số thửa đất, số tờ bản đồ; tài sản gắn liền với đất.

- Đối với tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác thì nhập các thông tin sau: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có).

d) Các thông tin khác có liên quan.

5. Đối với Di chúc thì nhập các thông tin sau:

a) Thông tin về người lập di chúc: Thông tin họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú.

b) Thông tin về tài sản và các thông tin khác: thực hiện theo điểm c, d khoản 4 điều này.

Điều 8. Lưu trữ thông tin dữ liệu công chứng

1. Thông tin dữ liệu công chứng được lưu trữ ở dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.

2. Thông tin dữ liệu công chứng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

3. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ, theo đúng hướng dẫn của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng và quy định của Quy chế này.

Điều 9. Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

2. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

b) Nếu tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch chưa được hủy thì tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để xử lý theo quy định của pháp luật. Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì báo cho cơ quan cảnh sát điều tra nơi giao dịch để phối hợp giải quyết.

c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất nhưng chưa giải chấp trên cơ sở dữ liệu công chứng thì công chứng viên vẫn được tiếp tục công chứng; ngay sau khi công chứng hợp đồng thế chấp, tổ chức hành nghề công chứng gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư pháp cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.

Điều 10. Khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng

1. Đối với các tổ chức hành nghề công chứng mới thành lập phải đăng ký tham gia vào hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng đồng thời khi đề nghị Đăng ký hoạt động.

2. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.

3. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

4. Các cơ quan nhà nước có liên quan được Sở Tư pháp cung cấp tài khoản khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu công chứng để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phải nộp các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; các chi phí liên quan đến việc quản trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác (nếu có).

2. Sở Tư pháp phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh và các cơ quan, tổ chức có liên quan xác định mức thu chi phí khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện việc thu và sử dụng chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.

3. Kinh phí thu chi liên quan đến việc quản trị thuê đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan xác định, thống nhất thực hiện.

Chương III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Triển khai thực hiện đồng bộ, hiệu quả nội dung Quy chế này; theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

3. Thực hiện thanh tra, kiểm tra việc thực hiện cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh.

Điều 13. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Vận động công chứng viên là thành viên của Hội và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này, nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; báo cáo Sở Tư pháp để Sở có biện pháp xử lý nghiêm đối với các hành vi không chia sẽ thông tin kịp thời, trung thực hoặc có hành vi vi phạm khác có liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 14. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng (Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, viên chức và nhân viên)

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá phải tham gia vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Đề nghị Sở Tư pháp cấp, xóa hoặc thay đổi tài khoản cho tổ chức hành nghề công chứng.

b) Tổ chức việc quản lý nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức hành nghề công chứng. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

d) Đảm bảo điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ ...) cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức hành nghề công chứng.

đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên đăng nhập truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên đăng nhập.

f) Đóng chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; các chi phí liên quan đến quản trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bão dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác (nếu có).

g) Cử công chứng viên, nhân viên tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

h) Trước khi ký các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, phải tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong cơ sở dữ liệu công chứng; in kết quả tra cứu để lưu vào hồ sơ, có chữ ký xác nhận của Công chứng viên.

i) Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

3. Công chứng viên, viên chức và nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin, sửa chữa và xóa các thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng.

b) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và xóa các thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

c) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

d) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công.

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chỉ đạo đơn vị trực thuộc (Trung tâm Công nghệ thông tin) phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành và lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động của Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan tham mưu đề xuất UBND tỉnh bố trí kinh phí nâng cấp cơ sở vật chất, cơ sở dữ liệu theo thẩm quyền.

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường

1. Thực hiện các nội dung tại Quy chế này.

2. Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 18. Trách nhiệm của Cục Thi hành án dân sự tỉnh

1. Thực hiện các nội dung tại Quy chế này.

2. Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông b áo đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 19. Đề nghị Toà án nhân dân tỉnh, Công an tỉnh

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

Điều 20. Đề nghị Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản ngăn chặn, giải toả ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

Điều 21. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện

1. Thực hiện các nội dung theo Quy chế này.

2. Thông báo kịp thời đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 22. Xử lý vi phạm

1. Tổ chức hành nghề công chứng không nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, nhập thông tin không kịp thời, không chính xác và có các hành vi vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan nếu vi phạm Quy chế này thì sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật có liên quan trong từng trường hợp cụ thể.

Điều 23. Điều khoản thi hành

Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để phối hợp xử lý./.