Công văn 2527/BTP-TCCB 2025 của Bộ Tư pháp về việc xử lý khó khăn, vướng mắc khi thực hiện Công văn 1866/BTP-PLHSHC

Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1. Lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi

1.1. Về hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi (hướng dẫn thứ 3 tại điểm a mục I.1 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC), Bộ Tư pháp chỉnh lý nội dung hướng dẫn như sau:
“Đối với các hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi[1] mà UBND cấp huyện tiếp nhận, giải quyết, nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết, thì UBND cấp xã nơi cư trú hiện tại, hoặc nơi cư trú trước đây của người có yêu cầu tiếp tục giải quyết, bảo đảm không gián đoạn, không ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân. Trường hợp không thể xác định được nơi cư trú tại Việt Nam của người có yêu cầu (do đã xuất cảnh hoặc là người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư tại nước ngoài...) thì Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu/hồ sơ và báo cáo Chủ tịch UBND cấp tỉnh (hoặc theo phân cấp/ủy quyền của Chủ tịch UBND cấp tỉnh) giao cho UBND cấp xã phù hợp giải quyết, bảo đảm thuận lợi nhất cho người có yêu cầu (trừ trường hợp các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành mới có nội dung hướng dẫn khác). Khi UBND cấp xã được phân công tiếp tục giải quyết hồ sơ do UBND cấp huyện đã giải quyết trước đó thì UBND cấp xã ghi tiếp vào Sổ hộ tịch đang đăng ký theo từng loại việc”.

1.2. Về thực hiện nhiệm vụ đối với cấp huyện (tại mục I.2 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC), Bộ Tư pháp chỉnh lý hướng dẫn như sau:
“Về Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do UBND cấp huyện tiếp nhận, giải quyết, UBND cấp huyện chủ động kiểm tra, rà soát, thống kê Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu giữ (toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ thời điểm sẽ chấm dứt hoạt động trở về trước[2]) gửi Sở Tư pháp để Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định việc bàn giao cho UBND cấp xã mới theo hướng: ưu tiên bàn giao cho UBND cấp xã nơi có trụ sở của UBND quận/huyện/thị xã trước đây hoặc UBND cấp xã mới có quy mô dân số (của cấp huyện trước đây) lớn nhất, có điều kiện giao thông thuận lợi... để kịp thời giải quyết TTHC về hộ tịch cho người dân.
Đối với Sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi của Ủy ban nhân dân cấp xã chuyển lưu tại cấp huyện theo quy định pháp luật hộ tịch trước đây, tùy điều kiện của địa phương, UBND cấp tỉnh quyết định việc chuyển giao cho Sở Tư pháp thực hiện việc lưu trữ hoặc chuyển lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan lưu trữ của địa phương theo quy định của pháp luật về lưu trữ”.
(Việc chuyển sổ lưu kép cho Sở Tư pháp lưu trữ hoặc lưu tại cơ quan lưu trữ để bảo đảm nguyên tắc dự phòng, tránh rủi ro, do các sổ này đã được lưu 01 bản tại UBND cấp xã. Các sổ chuyển lưu chỉ phục vụ việc lưu trữ dự phòng không thực hiện việc ghi chép bổ sung các nội dung thay đổi sau này - nếu có, việc ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền chỉ thực hiện đối với sổ lưu tại UBND cấp xã và trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử).

1.3. Về thực hiện việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đối với cấp xã (tại gạch đầu dòng thứ nhất của điểm c mục I.3 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC), Bộ Tư pháp chỉnh lý như sau:
“Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã (thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới nhưng không thay đổi tên gọi): Cấp xã cũ cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, sử dụng. Đơn vị mới tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký.
Ví dụ: 02 xã là xã A, xã B, sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã là xã C để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới nhưng vẫn giữ tên gọi là xã C, thì xã A và xã B cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, sử dụng. Đơn vị mới là xã C tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký”.

1.4. Bổ sung hướng dẫn về thời điểm bàn giao Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi như sau:
- Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ năm 2024 trở về trước, căn cứ tình hình thực tế của địa phương, UBND cấp tỉnh quyết định thời điểm bàn giao phù hợp.
- Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi năm 2025, thời điểm bàn giao phù hợp với thời điểm chấm dứt hoạt động của UBND cấp huyện, thời điểm sáp nhập, thành lập các đơn vị hành chính cấp xã, cấp tỉnh mới theo chỉ đạo, hướng dẫn của Quốc hội, Chính phủ và Bộ Nội vụ.

2. Lĩnh vực chứng thực
Bộ Tư pháp chỉnh lý hướng dẫn về thẩm quyền, thời điểm bàn giao hồ sơ chứng thực, sổ chứng thực mà Phòng Tư pháp đang lưu giữ như sau:
- Hồ sơ chứng thực; sổ chứng thực; giấy tờ và văn bản đã chứng thực do Phòng Tư pháp đang lưu trữ, thực hiện bàn giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã mới nơi đặt trụ sở cũ của UBND quận, huyện, thị xã.
- Phòng Tư pháp thực hiện việc bàn giao sổ chứng thực; hồ sơ chứng thực; giấy tờ và văn bản đã chứng thực đang lưu trữ cho UBND xã mới thành lập, hoàn thành trước ngày 30/6/2025[3].

3. Lĩnh vực bồi thường nhà nước
Bổ sung hướng dẫn về vấn đề xác định cơ quan mưu UBND tỉnh giải quyết đối với các vụ việc chưa giải quyết xong của cấp huyện sau khi sắp xếp, tổ chức bộ máy như sau:
Trường hợp UBND cấp tỉnh là cơ quan giải quyết bồi thường đối với các vụ việc chưa giải quyết xong của cấp huyện sau khi sắp xếp, tổ chức bộ máy thì UBND cấp tỉnh có trách nhiệm phân công người giải quyết bồi thường đáp ứng các điều kiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 43 Luật Trách nhiệm bồi thường nhà nước năm 2017 để thực hiện việc tiếp tục giải quyết yêu cầu bồi thường.

1. Lĩnh vực phổ biến giáo dục pháp luật, trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở, tiếp cận pháp luật

1.1. Đối với lĩnh vực phổ biến giáo dục pháp luật (PBGDPL), Bộ Tư pháp trả lời kiến nghị của Sở Tư pháp tỉnh Gia Lai như sau:
- Về nhiệm vụ của Hội đồng phối hợp PBGDPL cấp huyện (tại điểm b mục II.1.1.1 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC) và nhiệm vụ của Hội đồng phối hợp PBGDPL cấp huyện, trách nhiệm của Phòng Tư pháp, UBND cấp huyện trong thực hiện công tác PBGDPL (mục II.2.1 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC)
Việc chuyển nhiệm vụ của Hội đồng phối hợp PBGDPL cấp huyện cho Hội đồng phối hợp PBGDPL cấp tỉnh đã bám sát các nguyên tắc thực hiện sắp xếp, tinh gọn và định hướng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương 02 cấp. Theo quy định tại Luật Phổ biến, giáo dục pháp luật, Quyết định số 21/2021/QĐ-TTg ngày 21/6/2021 của Thủ tướng Chính phủ quy định về thành phần và nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng phối hợp PBGDPL, ở địa phương, Hội đồng phối hợp PBGDPL được thành lập tại cấp tỉnh, cấp huyện và không có ở cấp xã. Hội đồng là thiết chế tư vấn, các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng cấp tỉnh và cấp huyện chủ yếu thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, triển khai công tác PBGDPL trong lĩnh vực, địa bàn cần sự phối hợp liên ngành. Do đó, chuyển nhiệm vụ của Hội đồng cấp huyện cho Hội đồng phối hợp PBGDPL cấp tỉnh là phù hợp.
Đối với kế hoạch hoạt động năm 2025 của Hội đồng cấp huyện, để bảo đảm sự chỉ đạo, hướng dẫn và triển khai đồng bộ, thống nhất trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp với vai trò cơ quan Thường trực Hội đồng phối hợp PBGDPL tỉnh có thể hướng dẫn Hội đồng cấp huyện rà soát kế hoạch hoạt động, đánh giá kết quả thực hiện, cần thiết điều chỉnh các nhiệm vụ cho phù hợp với điều kiện thực tế, không gián đoạn triển khai nhiệm vụ khi thực hiện sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính.
- Về trách nhiệm của Phòng Tư pháp, UBND cấp huyện trong thực hiện công tác PBGDPL (tại điểm c mục II.1.1.1 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC), Bộ Tư pháp trả lời kiến nghị của Sở Tư pháp tỉnh Gia Lai như sau:
Theo quy định của Luật Phổ biến, giáo dục pháp luật, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về phổ biến, giáo dục pháp luật tại địa phương. Phòng Tư pháp tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân triển khai nhiệm vụ này. Quyền hạn, trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện theo quy định hiện hành có tính đồng nhất, chỉ khác về phạm vi quản lý. Trên cơ sở nguyên tắc chuyển giao nhiệm vụ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, trong đó cấp xã là cấp trực tiếp thực hiện chính sách, việc chuyển nhiệm vụ quản lý nhà nước về phổ biến, giáo dục pháp luật của cấp huyện (Phòng Tư pháp tham mưu) cho cấp tỉnh (Sở Tư pháp tham mưu) theo văn bản hướng dẫn số 1866/BTP-PLHSHC đã bảo đảm phù hợp về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương cấp tỉnh và cấp xã.

1.2. Đối với lĩnh vực trợ giúp pháp lý (tại mục II.1.2 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC), Bộ Tư pháp trả lời kiến nghị của Sở Tư pháp tỉnh Gia Lai như sau:
Trong bối cảnh thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy để tổ chức và hoạt động theo mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, nội dung hướng dẫn về việc duy trì, giải thể, thành lập Chi nhánh TGPL tại mục II.1.2 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC phù hợp với Nghị quyết số 190/2025/QH15 của Quốc hội quy định về xử lý một số vấn đề liên quan đến sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước. Đề nghị Sở Tư pháp phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Ban chỉ đạo hợp nhất 02 tỉnh Gia Lai và Bình Định quyết định.

2. Lĩnh vực bồi thường nhà nước

2.1. Về kiến nghị của Sở Tư pháp tỉnh Gia Lai về kinh phí chi trả cho giải quyết bồi thường đối với các vụ việc chưa giải quyết xong của cấp huyện trước khi sắp xếp, Bộ Tư pháp có ý kiến như sau:
Theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 60 Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước năm 2017, trường hợp cơ quan giải quyết bồi thường được bảo đảm kinh phí hoạt động từ ngân sách địa phương thì kinh phí bồi thường được bảo đảm từ ngân sách cấp tỉnh và Sở Tài chính có trách nhiệm cấp phát kịp thời và đầy đủ kinh phí bồi thường. Tuy nhiên, hiện nay trong bối cảnh sắp xếp, tổ chức lại mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, đề nghị Sở Tư pháp phối hợp với Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

2.2. Về kiến nghị của Sở Tư pháp tỉnh Gia Lai về thay đổi chủ thể có trách nhiệm bồi thường do sắp xếp tổ chức bộ máy, Bộ Tư pháp có ý kiến như sau:
- Trường hợp UBND cấp huyện là bị đơn trong vụ án dân sự về bồi thường nhà nước hoặc là người bị kiện trong vụ án hành chính mà Tòa án kết hợp giải quyết yêu cầu bồi thường trong quá trình tố tụng hành chính
Điểm b khoản 2 Điều 74 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định: “Trường hợp cơ quan, tổ chức phải chấm dứt hoạt động, bị giải thể là cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức Chính trị - xã hội, tổ chức Chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thì đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp của cơ quan, tổ chức đó hoặc đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức tiếp nhận các quyền, nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức đó tham gia tố tụng” và Khoản 4 Điều 59 Bộ luật Tố tụng hành chính năm 2015 quy định: “Trường hợp người bị kiện là cơ quan, tổ chức bị hợp nhất, sáp nhập, chia, tách thì cơ quan, tổ chức kế thừa quyền, nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức cũ thực hiện quyền, nghĩa vụ tố tụng của cơ quan, tổ chức đó. Trường hợp người bị kiện là cơ quan, tổ chức đã giải thể mà không có người kế thừa quyền, nghĩa vụ thì cơ quan, tổ chức cấp trên thực hiện quyền, nghĩa vụ của người bị kiện”.
Do đó, trường hợp UBND cấp huyện trước khi sắp xếp, tổ chức lại bộ máy là bị đơn trong vụ án dân sự về bồi thường nhà nước thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận các quyền, nghĩa vụ của cơ quan đó tham gia tố tụng. Trường hợp UBND cấp huyện trước khi sắp xếp, tổ chức lại bộ máy là người bị kiện trong vụ án hành chính mà Tòa án kết hợp giải quyết yêu cầu bồi thường trong quá trình tố tụng hành chính, cơ quan, tổ chức kế thừa quyền, nghĩa vụ của cơ quan đó thực hiện quyền, nghĩa vụ tố tụng.
- Trường hợp UBND cấp huyện là cơ quan giải quyết bồi thường với tư cách là cơ quan trực tiếp quản lý người thi hành công vụ gây thiệt hại
Theo hướng dẫn tại mục IV.2.2 Công văn số 1866/BTP-PLHSHC, các vụ việc yêu cầu bồi thường do UBND cấp huyện đang giải quyết trước khi sắp xếp, tổ chức lại bộ máy mà sau khi sắp xếp, tổ chức lại bộ máy, hành vi gây thiệt hại làm phát sinh trách nhiệm bồi thường của UBND cấp huyện thuộc nhóm nhiệm vụ, quyền hạn được chuyển giao cho UBND cấp tỉnh thì UBND cấp tỉnh tiếp tục giải quyết, nếu chuyển giao cho UBND cấp xã thì UBND cấp xã tiếp tục giải quyết.
Trên đây ý kiến của Bộ Tư pháp đối với việc xử lý khó khăn, vướng mắc khi thực hiện Công văn số 1866/BTP-PLHSHC, kính gửi Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện./.

 

Nơi nhận: - Như trên; - Phó TTg Chính phủ Lê Thành Long (để báo cáo); - Bộ trưởng (để báo cáo); - Các Thứ trưởng (để biết); - Bộ Nội vụ (để phối hợp); - Sở Tư pháp (để thực hiện); - Cục BTTP, Cục HCTP, Cục PBGDPL&TGPL; Cục ĐKGDBĐ&BTNN (để thực hiện); - Lưu: VT, TCCB.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Thanh Tịnh

 

^[1] Hồ sơ ghi vào Sổ việc nuôi con nuôi đã được đăng ký ở nước ngoài; xác nhận công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới đủ điều kiện nhận trẻ em nước ngoài cư trú ở khu vực biên giới của nước láng giềng làm con nuôi.

^[2] UBND cấp cơ sở tiếp tục lưu trữ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch của cấp xã chuyển giao, khai thác Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

^[3] Căn cứ Quyết định 759/QĐ-TTg ngày 14/4/2025 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp.