Quyết định 1447/QĐ-TCT 2021 ban hành Quy trình quản lý hóa đơn điện tử

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành quy trình quản lý hóa đơn điện tử

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Căn cứ Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Căn cứ Quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày 25/9/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 2156/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 2158/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ trưởng Bộ tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 1836/QĐ-BTC ngày 08/10/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định 520/QĐ-BTC ngày 13/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt kế hoạch sắp xếp, sáp nhập, hợp nhập Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố thành Chi cục thuế Khu vực thuộc Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 211/QĐ-TCT ngày 12/3/2019 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng và Văn phòng thuộc Cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố;

Căn cứ Quyết định số 245/QĐ-TCT ngày 25/3/2019 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuộc Chi cục Thuế;

Theo đề nghị của Tổ thường trực triển khai hóa đơn điện tử theo Quyết định số 1309/QĐ-TCT ngày 14/9/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình quản lý hóa đơn điện tử.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và áp dụng đối với các cơ quan thuế khi triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Điều 3. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thuế khu vực, quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
(Kèm theo Quyết định số: 1447/QĐ-TCT ngày 05 tháng 10 năm 2021 của Tổng cục Thuế)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích

1. Quy định nội dung và các bước công việc về quản lý, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế các cấp nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

2. Ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ cơ quan thuế các cấp xây dựng cơ sở dữ liệu, khai thác và quản lý thông tin hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật và đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa ngành Thuế.

3. Phân định rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân tham gia thực hiện quy trình.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy trình này quy định trình tự, thủ tục thực hiện hoạt động quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, công chức thuế các cấp từ tiếp nhận và xử lý đăng ký sử dụng; tiếp nhận, xử lý, quản lý rủi ro, kiểm tra và khai thác thông tin về hóa đơn điện tử thống nhất trong phạm vi toàn ngành Thuế.

2. Hóa đơn điện tử được quản lý theo quy trình này là các loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia, các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và các loại hóa đơn khác.

Điều 3. Đối tượng áp dụng

Quy trình này áp dụng đối với: Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực (gọi chung là Chi cục Thuế); công chức thuộc cơ quan thuế các cấp.

Điều 4. Giải thích từ ngữ và các cụm từ viết tắt

1. Giải thích từ ngữ

a) “Lãnh đạo cơ quan thuế” là Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng.

b) “Phụ trách bộ phận” là Cục trưởng, Phó cục trưởng, Vụ trưởng, Phó vụ trưởng, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng, Trưởng ban, Phó trưởng ban tại Tổng cục Thuế; Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng tại Cục Thuế; Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Đội trưởng, Phó đội trưởng tại Chi cục Thuế.

c) “Người nộp thuế” là tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

d) “Tổ chức truyền nhận” là tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với Tổng cục Thuế.

đ) “Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử dành cho NNT” là điểm truy cập tập trung trên Internet do Tổng cục Thuế cung cấp để người nộp thuế, cơ quan thuế, tổ chức truyền nhận và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thực hiện các giao dịch về hóa đơn điện tử theo quy định (sau đây gọi tắt là Cổng điện tử).

e) “Hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế” bao gồm phần mềm ứng dụng, cơ sở dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, khai thác dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định (sau đây gọi tắt là Hệ thống HĐĐT).

g) “Chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử” là quy định các thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế (sau đây gọi tắt là Chuẩn dữ liệu).

h) “Đơn vị, tổ chức, cá nhân sử dụng thông tin HĐĐT” là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ; các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký quy chế trao đổi thông tin hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với Tổng cục Thuế (sau đây gọi tắt là Bên sử dụng thông tin).

i) “Tài khoản” là tên và mật khẩu đăng nhập vào Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT do cơ quan thuế cấp.

k) “Tài khoản sử dụng ứng dụng” là tài khoản được cấp để sử dụng các chức năng trên Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT.

l) “Tài khoản kết nối, truyền nhận dữ liệu” là tài khoản được cấp để sử dụng kết nối truyền nhận dữ liệu liên quan đến hóa đơn giữa Tổng cục Thuế với tổ chức, doanh nghiệp kết nối trực tiếp/tổ chức truyền nhận.

m) “Tài khoản quản trị hệ thống” là tài khoản được phân quyền đăng ký, thay đổi, hủy bỏ đối với vai trò quản trị hệ thống của Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT.

n) “Hệ thống Active Directory” là hệ thống quản trị người sử dụng tập trung tại Tổng cục Thuế, dùng để cấp và quản lý tài khoản định danh theo người sử dụng của Tổng cục Thuế (sau đây gọi tắt là Hệ thống AD).

o) “Trạng thái mã số thuế của người nộp thuế” là tình trạng hoạt động của người nộp thuế, bao gồm: Trạng thái “00”: người nộp thuế đã được cấp MST; Trạng thái “01”: người nộp thuế ngừng hoạt động, đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế; Trạng thái “02”: người nộp thuế đã chuyển cơ quan thuế quản lý; Trạng thái “03”: người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế; Trạng thái “04”: người nộp thuế đang hoạt động (áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa đủ thông tin đăng ký thuế); Trạng thái “05”: người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh; Trạng thái “06”: người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; Trạng thái “07”: người nộp thuế chờ làm thủ tục phá sản.

2. Các cụm từ viết tắt

a) Tổng cục Thuế viết tắt là TCT.

b) Người nộp thuế viết tắt là NNT.

c) Hệ thống quản lý thuế tập trung viết tắt là Hệ thống TMS.

d) Ứng dụng Phân tích thông tin NNT, đánh giá rủi ro viết tắt là Hệ thống TPR.

đ) Ứng dụng Hỗ trợ theo dõi kết quả thanh tra, kiểm tra thuế viết tắt là Hệ thống TTR.

e) Ứng dụng Dịch vụ thuế điện tử viết tắt là Hệ thống eTax.

g) Mã số thuế viết tắt là MST.

h) Hóa đơn điện tử viết tắt là HĐĐT.

i) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết tắt là HĐĐT có mã.

k) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế viết tắt là HĐĐT không mã.

l) Tiếp nhận và trả kết quả viết tắt là TN&TKQ.

m) Công nghệ thông tin viết tắt là CNTT.

n) Quản lý rủi ro viết tắt là QLRR.

o) Người sử dụng viết tắt là NSD.

p) Cơ quan thuế viết tắt là CQT.

q) Cơ sở dữ liệu viết tắt là CSDL.

r) Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ viết tắt là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

s) Thông tư số 22/2020/TT-BTTTT ngày 07/9/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số viết tắt là Thông tư số 22/2020/TT-BTTTT.

t) Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ viết tắt là Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

u) Cục Công nghệ thông tin viết tắt là Cục CNTT.

v) Cục Thuế doanh nghiệp lớn viết tắt là Cục Thuế DNL.

x) Ban quản lý rủi ro viết tắt là Ban QLRR.

y) Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa và hộ kinh doanh, cá nhân, viết tắt là Vụ DNNCN.

Điều 5. Các chủ thể tham gia thực hiện quy trình

1. Bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử: Phòng được giao tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử thuộc Cục Thuế DNL; Phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT thuộc Cục Thuế; Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT/Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT - Trước bạ - Thu khác/Đội Nghiệp vụ quản lý thuế (trong trường hợp Chi cục Thuế không có Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT) thuộc Chi cục Thuế; Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa” tại địa bàn cấp huyện nơi không có trụ sở chính Chi cục Thuế khu vực (sau đây gọi tắt là Bộ phận tiếp nhận dữ liệu).

2. Bộ phận quản lý rủi ro hóa đơn điện tử: Ban Quản lý rủi ro thuộc Tổng cục Thuế; Phòng được giao quản lý rủi ro hóa đơn điện tử thuộc Cục Thuế Doanh nghiệp lớn; các Phòng Thanh tra - Kiểm tra thuộc Cục Thuế; các Phòng, Đội Kiểm tra thuế và các Đội Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường hoặc Đội Nghiệp vụ quản lý thuế (trong trường hợp Chi cục Thuế không có Đội kiểm tra thuế và Đội Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường) thuộc Chi cục Thuế (sau đây gọi tắt là Bộ phận QLRR). Thủ trưởng CQT giao một phòng hoặc một đội là đầu mối để tổng hợp chung về công tác quản lý rủi ro hóa đơn điện tử của toàn đơn vị.

3. Bộ phận Thanh tra - Kiểm tra: Cục Thanh tra - Kiểm tra thuế thuộc Tổng cục Thuế; Phòng được giao nhiệm vụ Thanh tra - Kiểm tra của Cục Thuế Doanh nghiệp lớn thuộc Tổng cục Thuế; các Phòng Thanh tra - Kiểm tra thuộc Cục Thuế; các Phòng, Đội Kiểm tra thuế và các Đội Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường hoặc Đội Nghiệp vụ quản lý thuế (trong trường hợp Chi cục Thuế không có Đội kiểm tra thuế và Đội Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường) thuộc Chi cục Thuế (sau đây gọi tắt là Bộ phận TTKT).

4. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận hành chính văn thư; Bộ phận Tuyên truyền - Hỗ trợ hoặc các bộ phận khác do Lãnh đạo CQT phân công tùy theo quy mô và yêu cầu giải quyết công việc; Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa” tại địa bàn cấp huyện nơi không có trụ sở chính của Chi cục Thuế khu vực.

5. Bộ phận chủ trì triển khai hóa đơn điện tử của Cục Thuế/Chi cục Thuế: Phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT thuộc Cục Thuế; Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT/Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT - Trước bạ - Thu khác/Đội Nghiệp vụ quản lý thuế (trong trường hợp Chi cục Thuế không có Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT) thuộc Chi cục Thuế.

6. Bộ phận CNTT: Cục CNTT thuộc Tổng cục Thuế; Phòng Công nghệ thông tin thuộc Cục Thuế; Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học/Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học - Nghiệp vụ - Dự toán - Pháp chế/Đội Nghiệp vụ quản lý thuế thuộc Chi cục Thuế.

7. Các bộ phận nghiệp vụ khác tham gia quy trình: Vụ/Đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, Phòng thuộc Cục Thuế, Phòng/Đội thuộc Chi cục Thuế có liên quan theo phân công của Lãnh đạo CQT.

Điều 6. Nguyên tắc chung áp dụng trên Cổng điện tử và Hệ thống hóa đơn điện tử

1. Phương thức Cổng điện tử tiếp nhận thông tin về HĐĐT của NNT gửi đến CQT:

a) Tiếp nhận trực tiếp trên Cổng điện tử (đối với NNT thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ hoặc HĐĐT theo từng lần phát sinh, sử dụng trực tiếp các dịch vụ về HĐĐT trên Cổng điện tử).

b) Tiếp nhận trực tiếp từ các doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp (đối với doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp).

c) Tiếp nhận thông qua tổ chức truyền nhận (đối với NNT không thuộc trường hợp nêu tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều này).

2. Trình tự các bước đối chiếu thông tin, nội dung thông tin đối chiếu về HĐĐT:

a) Trình tự các bước đối chiếu thông tin:

- Đối chiếu bước 1: Cổng điện tử tự động đối chiếu các thông tin về HĐĐT (tình trạng hoạt động của NNT, thông tin CQT quản lý, chuẩn dữ liệu, chữ ký số của NNT, hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT ...) và gửi Thông báo cho NNT chậm nhất 15 phút kể từ khi nhận được hồ sơ của NNT. Riêng đối với HĐĐT đề nghị cấp mã của CQT, Cổng điện tử thực hiện đối chiếu và phản hồi chậm nhất trong thời gian 5 phút kể từ khi nhận được hóa đơn điện tử.

- Đối chiếu bước 2: Hệ thống HĐĐT tiếp tục tự động đối chiếu các thông tin trong phạm vi CSDL có thông tin phục vụ đối chiếu. Đối với các nội dung Hệ thống HĐĐT không có đủ thông tin để đối chiếu tự động, công chức thuế thực hiện đối chiếu theo quy định tại quy trình này. Kết quả đối chiếu được gửi cho NNT theo quy định tại quy trình này.

b) Nội dung thông tin đối chiếu:

- Nội dung chi tiết các thông tin đối chiếu theo từng nghiệp vụ xử lý được quy định cụ thể tại Chương II Quy trình này.

- Đối với hóa đơn ủy nhiệm, thông tin đối chiếu về ủy nhiệm bao gồm: Ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn, chữ ký số của bên nhận ủy nhiệm, tình trạng hoạt động của bên nhận ủy nhiệm, mã số thuế của người bán (bên ủy nhiệm) trên hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập.

- Đối với thông tin về hóa đơn được gửi qua tổ chức truyền nhận, thông tin đối chiếu về tổ chức truyền nhận bao gồm: tình trạng hoạt động, hiệu lực chữ ký số.

3. Phương thức Cổng điện tử gửi thông báo cho NNT:

a) Đối với hồ sơ, thông báo NNT gửi đến CQT trực tiếp trên Cổng điện tử, CQT gửi thông báo phản hồi qua tài khoản sử dụng Cổng điện tử của NNT và địa chỉ thư điện tử NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

b) Đối với hồ sơ, thông báo NNT gửi đến CQT thông qua tổ chức truyền nhận, CQT gửi thông báo phản hồi qua tổ chức truyền nhận.

c) Đối với hồ sơ, thông báo NNT là doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp gửi đến CQT, CQT gửi thông báo phản hồi trực tiếp đến hệ thống của NNT.

d) Đối với thông báo CQT chủ động gửi cho NNT, CQT gửi qua tài khoản sử dụng Cổng điện tử của NNT và địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

4. Trình tự ban hành thông báo điện tử của CQT về HĐĐT gửi NNT:

a) Đối với thông báo thuộc thẩm quyền ký của Thủ trưởng CQT:

- Công chức được phân công nhiệm vụ thực hiện lập dự thảo thông báo để trình Phụ trách bộ phận. Trường hợp Cổng điện tử hoặc Hệ thống HĐĐT tự động tạo lập thông báo thì công chức được phân công nhiệm vụ thực hiện rà soát trước khi trình Phụ trách bộ phận.

- Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức trình, Phụ trách bộ phận thực hiện duyệt, trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký ban hành.

- Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do Phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) thực hiện duyệt và ký số đích danh trên thông báo.

- Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh CQT trên thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký số trên thông báo.

- Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho NNT chậm nhất 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh CQT, theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều này.

Thời gian trình, phê duyệt và ký số của công chức, Phụ trách bộ phận, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) được quy định cụ thể tại Chương II Quy trình này đối với từng loại thông báo.

b) Đối với thông báo không thuộc thẩm quyền ký của Thủ trưởng CQT:

- Cổng điện tử hoặc Hệ thống HĐĐT tự động tạo lập thông báo.

- Cổng điện tử tự động sử dụng chữ ký nhân danh của Tổng cục Thuế để ký và tự động gửi cho NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều này.

5. Nguyên tắc đồng bộ dữ liệu từ các phần mềm ứng dụng tác nghiệp (TMS, TTR, TPR, ETAX) đến Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT:

- Dữ liệu được đồng bộ là dữ liệu đã được cập nhật vào phần mềm ứng dụng tác nghiệp theo Quy trình quản lý thuế liên quan.

- Tần suất đồng bộ: 2 lần/1 ngày.

- Thời gian đồng bộ:

+ 0 giờ đến 1 giờ: Đồng bộ dữ liệu lần thứ nhất trong ngày đối với dữ liệu đã được nhập vào phần mềm ứng dụng tác nghiệp từ 12h đến 24h của ngày hôm trước;

+ 12 giờ đến 13 giờ: Đồng bộ dữ liệu lần thứ hai trong ngày đối với dữ liệu đã được nhập vào phần mềm ứng dụng tác nghiệp từ 0h đến 12h.

6. Nguyên tắc lưu CSDL và khai thác thông tin về hóa đơn điện tử:

- Toàn bộ dữ liệu về HĐĐT từ NNT gửi đến CQT theo các phương thức quy định tại khoản 1 Điều này được ghi nhận nguyên trạng theo thông tin mà NNT đã lập hoặc kê khai.

- Các thông báo về hủy HĐĐT, giải trình thông tin HĐĐT của NNT và thông tin xử lý của CQT được lưu theo thời gian thực tế phát sinh dữ liệu, dữ liệu lịch sử không bị xóa hay hủy bỏ).

- Khi khai thác, tra cứu thông tin về HĐĐT trên Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT kết quả sẽ được hiển thị tương ứng theo phân quyền sử dụng dữ liệu.

Chương II. NỘI DUNG QUY TRÌNH

Mục 1. QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Điều 7. Quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Tiếp nhận và xử lý Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT của NNT (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT):

a) Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT của NNT, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin trên Tờ khai Mẫu số 01 /ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 04).

- CQT quản lý trên tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT đúng với cơ quan quản lý thuế trên phân hệ đăng ký thuế của Hệ thống TMS.

- Các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Trường hợp NNT gửi Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Cổng điện tử tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b, khoản 2 Điều 6 Quy trình này.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-TNĐT), ký và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình này.

b) Đối chiếu bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo về việc tiếp nhận Mẫu số 01/TB-TNĐT, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu các nội dung thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- NNT chỉ được đăng ký một trong hai hình thức HĐĐT là “Có mã của CQT” hoặc “Không có mã của CQT”.

- NNT đăng ký hình thức gửi dữ liệu và phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT phải phù hợp với hình thức hóa đơn đã lựa chọn.

- NNT đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử “Có mã của CQT” và chọn hình thức gửi dữ liệu là “trường hợp sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ” phải đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- NNT đăng ký loại hóa đơn sử dụng là “Hóa đơn giá trị gia tăng” thì phương pháp tính thuế giá trị gia tăng mà NNT đăng ký trên phân hệ đăng ký thuế phải là phương pháp khấu trừ.

- NNT là hộ kinh doanh thì phải có thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trên phân hệ đăng ký thuế.

Căn cứ kết quả đối chiếu bước 2, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT).

c) Ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT gửi NNT:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT cho NNT, theo quy định tại điểm a, khoản 4 Điều 6 Quy trình này, công chức, Phụ trách bộ phận tiếp nhận dữ liệu, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT, Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo cho NNT.

Trường hợp chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT, Hệ thống HĐĐT tự động tạo tài khoản, phân quyền theo quy định tại Mục 5 Quy trình này và gửi thông tin về tài khoản qua địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

2. Tiếp nhận và xử lý Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trong trường hợp ủy nhiệm/nhận ủy nhiệm lập HĐĐT:

a) Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT có nội dung về ủy nhiệm/nhận ủy nhiệm lập hóa đơn (mục 5, 6 Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT), Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin đăng ký của NNT gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 04).

- CQT quản lý trên tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT đúng với cơ quan quản lý thuế trên phân hệ đăng ký thuế của Hệ thống TMS.

- Các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Trường hợp NNT gửi đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Cổng điện tử tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-TNĐT), ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

b) Đối chiếu bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT cho bên ủy nhiệm/bên nhận ủy nhiệm (tùy thuộc vào việc bên nào gửi tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến sau), Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu các nội dung trên tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, bao gồm:

- NNT đã được CQT gửi thông báo chấp nhận đối với các tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trước đó.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- Thông tin đăng ký ủy nhiệm do bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm kê khai trên tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phải thống nhất.

Căn cứ kết quả đối chiếu bước 2, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận ủy nhiệm/nhận ủy nhiệm (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT).

c) Ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT gửi NNT:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT cho bên ủy nhiệm/bên nhận ủy nhiệm (tùy thuộc vào việc bên nào gửi tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến sau), theo quy định tại điểm a, khoản 4 Điều 6 Quy trình này, công chức, Phụ trách bộ phận tiếp nhận dữ liệu, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT, Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo cho NNT.

Điều 8. Quản lý thông tin hỗ trợ kiểm soát đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Cập nhật thông tin NNT ngừng sử dụng HĐĐT:

a) Cập nhật thông tin ngừng sử dụng HĐĐT trong trường hợp NNT có thông báo của CQT về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Hệ thống HĐĐT tự động đồng bộ từ Hệ thống TMS các thông tin: mã số thuế, tên NNT, số quyết định cưỡng chế, ngày quyết định, CQT ban hành, ngày quyết định có hiệu lực thi hành, ngày quyết định hết hiệu lực,... theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Quy trình này.

Đối với những quyết định về việc cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn và thông báo ngừng sử dụng hóa đơn đã ban hành và đang còn hiệu lực tại thời điểm bắt đầu triển khai Hệ thống HĐĐT: Tổng cục Thuế sẽ thực hiện giải pháp chuyển đổi các quyết định còn hiệu lực sang Hệ thống HĐĐT khi triển khai áp dụng HĐĐT.

b) Cập nhật thông tin NNT ngừng sử dụng HĐĐT trong trường hợp NNT chấm dứt hiệu lực mã số thuế; CQT xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; NNT thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh theo quy định tại điểm a, b, c khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Hệ thống HĐĐT tự động đồng bộ từ Hệ thống TMS thông tin thay đổi về trạng thái hoạt động của NNT, ngày thay đổi trên hồ sơ (nếu có), ngày thay đổi trên hệ thống, lý do chuyển đổi trạng thái mã số theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Quy trình này.

c) Cập nhật thông tin NNT ngừng sử dụng HĐĐT theo quy định tại điểm đ, e, g khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đối với các trường hợp:

- Trường hợp có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho CQT;

- Trường hợp có hành vi lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho CQT;

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, ngành nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Khi nhận được văn bản từ các cơ quan liên quan về các trường hợp nêu trên, Lãnh đạo CQT phân công bộ phận xử lý văn bản theo các quy trình quản lý thuế. Kết quả xử lý văn bản được cập nhật trên các phần mềm ứng dụng liên quan và được đồng bộ sang Hệ thống HĐĐT theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Quy trình này trong trường hợp kết quả xử lý yêu cầu NNT ngừng sử dụng HĐĐT. Trường hợp chưa có quy trình và phần mềm ứng dụng hỗ trợ, công chức bộ phận xử lý văn bản cập nhật kết quả và Phụ trách bộ phận xử lý văn bản phê duyệt kết quả cập nhật thông tin NNT ngừng sử dụng HĐĐT trực tiếp trên Hệ thống HĐĐT ngay trong ngày.

2. Cập nhật thông tin NNT tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

a) Cập nhật thông tin NNT được tiếp tục sử dụng HĐĐT sau khi có thông báo/quyết định của CQT về việc tiếp tục được sử dụng HĐĐT đối với NNT có thông báo của CQT về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Hệ thống HĐĐT tự động đồng bộ thông tin từ Hệ thống TMS về việc hóa đơn tiếp tục có giá trị sử dụng theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Quy trình này.

b) Cập nhật thông tin NNT được tiếp tục sử dụng HĐĐT sau khi NNT thông báo với CQT về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được CQT khôi phục mã số thuế:

Hệ thống HĐĐT đồng bộ từ Hệ thống TMS thông tin thay đổi về trạng thái hoạt động của NNT, ngày thay đổi trên hồ sơ (nếu có), ngày thay đổi trên hệ thống, lý do chuyển đổi trạng thái mã số thuế theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Quy trình.

c) Cập nhật thông tin NNT tiếp tục sử dụng hóa đơn sau khi có thông báo của cơ quan chức năng khi nhận được văn bản từ các cơ quan liên quan về các trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn:

Lãnh đạo CQT phân công bộ phận xử lý văn bản theo các quy trình quản lý thuế. Kết quả xử lý về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đã được cập nhật trên các phần mềm ứng dụng liên quan được đồng bộ sang Hệ thống HĐĐT theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Quy trình này. Trường hợp chưa có quy trình và phần mềm ứng dụng hỗ trợ, công chức bộ phận xử lý văn bản cập nhật kết quả và Phụ trách bộ phận xử lý văn bản phê duyệt kết quả cập nhật thông tin NNT ngừng sử dụng HĐĐT trực tiếp trên Hệ thống HĐĐT ngay trong ngày.

3. Cập nhật thông tin phục vụ đối chiếu về trường hợp NNT thuộc diện được sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

a) Danh sách địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin quy định về địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, công chức thuộc Vụ DNNCN thực hiện cập nhật trực tiếp danh sách địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn trên Hệ thống HĐĐT, bao gồm các thông tin: mã địa bàn, tên địa bàn, thời gian hiệu lực, số văn bản, ngày văn bản, cơ quan ban hành, trích yếu. Lãnh đạo Vụ DNNCN thực hiện phê duyệt trực tiếp trên Hệ thống HĐĐT ngay trong ngày.

b) Danh sách doanh nghiệp nhỏ và vừa theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin danh sách doanh nghiệp nhỏ và vừa được sử dụng hóa đơn điện tử không phải trả tiền dịch vụ đã được cấp thẩm quyền phê duyệt theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, công chức bộ phận tiếp nhận dữ liệu cập nhật thông tin trên Hệ thống HĐĐT (gồm MST, tên NNT, thời gian hiệu lực, số văn bản, ngày văn bản, cơ quan ban hành, trích yếu,...), Phụ trách bộ phận tiếp nhận dữ liệu phê duyệt kết quả cập nhật thông tin.

4. Rà soát, thông báo về việc NNT hết thời gian sử dụng HĐĐT có mã không thu tiền (Mẫu số 01/TB-KTT):

Từ ngày 10 đến ngày 15 hàng tháng, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu và tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTT về việc NNT sẽ hết thời gian sử dụng HĐĐT có mã không thu tiền sau 3 tháng.

Trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTT, công chức, Phụ trách Bộ phận tiếp nhận dữ liệu, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo theo trình tự quy định tại điểm a, khoản 4 Điều 6 Quy trình này. Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo cho NNT.

Mục 2. TIẾP NHẬN, XỬ LÝ DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Điều 9. Tiếp nhận, xử lý và cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã

1. Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 05 phút kể từ khi Cổng điện tử tiếp nhận HĐĐT đề nghị cấp mã từ NNT (không bao gồm HĐĐT theo từng lần phát sinh thực hiện theo quy định tại Điều 12 Quy trình này), Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu các thông tin, bao gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).

- Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Loại hóa đơn phù hợp với thông tin NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

- Số hóa đơn là duy nhất trong một ký hiệu hóa đơn của NNT.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- HĐĐT có thời điểm lập phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT theo đăng ký sử dụng của NNT hoặc các thông báo của CQT đã gửi NNT.

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp NNT ủy nhiệm lập hóa đơn, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với hóa đơn ủy nhiệm theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn thay thế thì tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn điều chỉnh thì tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế.

2. Cấp mã cho HĐĐT:

Trường hợp HĐĐT đảm bảo thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT thực hiện cấp mã hóa đơn, ký số nhân danh Tổng cục Thuế và gửi cho NNT chậm nhất trong thời gian 05 phút kể từ thời điểm nhận được HĐĐT đề nghị cấp mã theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

Trường hợp HĐĐT không đảm bảo thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT (Mẫu số 01/TB-KTDL), ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

3. Đối chiếu bước 2:

Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, căn cứ dữ liệu hóa đơn NNT đã được cấp mã, các thông tin đã được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, Hệ thống HĐĐT tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều này. Kết quả đối chiếu là căn cứ để CQT đề nghị NNT giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Quy trình này.

Điều 10. Tiếp nhận, xử lý hóa đơn điện tử không có mã chuyển theo phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn theo quy định tại điểm a2, khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

1. Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu HĐĐT không có mã của NNT, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin gói dữ liệu của NNT, bao gồm:

- Mã số thuế của NNT phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).

- Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng Chuẩn dữ liệu.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp doanh nghiệp/tổ chức kết nối gửi dữ liệu trực tiếp đến CQT thì đối chiếu trạng thái MST của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp phải đang hoạt động (00, 04).

- Số lượng hóa đơn trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng hóa đơn trong thông tin chung của gói dữ liệu HĐĐT.

Căn cứ kết quả đối chiếu các thông tin nêu trên, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình này.

2. Đối chiếu bước 2:

Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, căn cứ dữ liệu hóa đơn NNT đã gửi đến CQT, các thông tin đã được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, Hệ thống HĐĐT tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin quy định tại khoản 1 Điều này. Ngoài ra, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu bổ sung các thông tin sau:

- Số hóa đơn là duy nhất trong cùng bộ “MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn” trên hệ thống.

- Hóa đơn có thời điểm lập phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT theo đăng ký sử dụng của NNT hoặc các thông báo của CQT.

- Trường hợp NNT ủy nhiệm lập hóa đơn, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với hóa đơn ủy nhiệm theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp là hóa đơn thay thế thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế.

Kết quả đối chiếu là căn cứ để CQT đề nghị NNT giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Quy trình.

Điều 11. Tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn không có mã chuyển theo phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn theo quy định điểm a.1, khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

1. Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu HĐĐT không mã theo bảng tổng hợp của NNT, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin gói dữ liệu của NNT gồm:

- Mã số thuế của NNT phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).

- Các chỉ tiêu trên bảng tổng hợp đúng Chuẩn dữ liệu.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

- Trường hợp doanh nghiệp/tổ chức kết nối gửi dữ liệu trực tiếp đến CQT thì đối chiếu trạng thái MST của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp phải đang hoạt động (00, 04).

- Số lượng bảng tổng hợp trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng bảng tổng hợp trong thông tin chung của gói dữ liệu HĐĐT.

Căn cứ kết quả đối chiếu các thông tin nêu trên, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

2. Đối chiếu bước 2:

Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, căn cứ dữ liệu hóa đơn NNT đã được gửi đến CQT, các thông tin đã được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, Hệ thống HĐĐT tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin quy định tại khoản 1 Điều này. Ngoài ra, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu bổ sung các thông tin sau:

- Kỳ dữ liệu của bảng tổng hợp với thời hạn gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng.

- Số hóa đơn là duy nhất trong cùng bộ “MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn” trên hệ thống.

- Hóa đơn có thời điểm lập phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT theo đăng ký sử dụng của NNT hoặc các thông báo của CQT.

- Trường hợp là hóa đơn thay thế thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế.

Kết quả đối chiếu là căn cứ để CQT đề nghị NNT giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Quy trình.

Điều 12. Tiếp nhận, xử lý và cấp mã đối với hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2, Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

1. Tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh (Mẫu số 06/ĐN-PSĐT):

a) Tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT theo phương thức điện tử trong trường hợp NNT đã có chữ ký số hoặc tài khoản sử dụng Cổng điện tử:

Cổng điện tử tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã do NNT lập và gửi theo các phương thức quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy trình này.

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được đề nghị cấp HĐĐT có mã, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin và tạo, gửi thông báo (Mẫu số 01/TB-KTDL) theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình này.

Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu tiếp nhận trực tiếp các tài liệu liên quan tới đề nghị cấp HĐĐT có mã của NNT theo các văn bản quy định về việc cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh (như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý,...).

b) Tiếp nhận đề nghị cấp HĐĐT có mã của CQT theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT trong trường hợp NNT chưa có chữ ký số và tài khoản sử dụng Cổng điện tử:

Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu tiếp nhận đề nghị Mẫu số 06/ĐN-PSĐT bản giấy có ký, đóng dấu (nếu có) của NNT và các tài liệu liên quan theo các văn bản quy định về việc cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh (như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý, ...).

2. Đối chiếu và hướng dẫn NNT hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã CQT theo lần phát sinh:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi CQT nhận được hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã theo lần phát sinh, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu thực hiện đối chiếu và hướng dẫn NNT để đảm bảo:

- NNT gửi đề nghị cấp hóa đơn có mã đến đúng CQT.

- Trạng thái MST của NNT khác trạng thái 06.

- NNT thuộc trường hợp được sử dụng HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Thông tin trên chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân/hộ chiếu của người nhận hóa đơn khớp đúng với thông tin trên Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.

- Hướng dẫn NNT đăng ký bổ sung hồ sơ cấp MST theo quy định pháp luật trong trường hợp NNT chưa có MST.

- Đối với trường hợp NNT đang bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thêm hồ sơ của Bộ phận Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế chuyển sang.

Khi hồ sơ của NNT đáp ứng các nội dung nêu trên, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu hướng dẫn NNT thực hiện các thủ tục khai, nộp thuế theo quy định. Bộ phận tiếp nhận dữ liệu chuyển hồ sơ khai thuế đến bộ phận xử lý hồ sơ khai thuế (trừ trường hợp NNT đã nộp hồ sơ khai thuế theo phương thức điện tử).

3. Trình, phê duyệt hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã CQT theo lần phát sinh:

Khi NNT bổ sung chứng từ nộp thuế, ngay trong ngày làm việc, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thông tin chứng từ nộp thuế đảm bảo khớp đúng loại thuế, số tiền thuế mà NNT phải nộp theo quy định. Trường hợp NNT không nộp thuế theo phương thức điện tử và nhận chứng từ giấy thì công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu thực hiện lưu trữ bản chụp chứng từ nộp thuế vào NSNN sau khi đối chiếu với bản gốc của NNT lưu giữ.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi NNT bổ sung đầy đủ chứng từ nộp thuế, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu trình Phụ trách bộ phận phê duyệt hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh. Phụ trách Bộ phận xem xét và trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) duyệt hồ sơ cấp hóa đơn có mã theo lần phát sinh. Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) phê duyệt đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh. Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu cấp mã cho hồ sơ của NNT và cấp tài khoản cho NNT sử dụng để lập hóa đơn trực tiếp trên Cổng điện tử (trường hợp NNT chưa có tài khoản sử dụng Cổng điện tử). Tài khoản và mã hồ sơ được gửi đến địa chỉ thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại của NNT đăng ký trên Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.

Trường hợp chứng từ nộp thuế không hợp lệ, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ của NNT, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu lập thông báo phản hồi về hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT, trong đó ghi rõ lý do không chấp nhận hồ sơ, chuyển Phụ trách Bộ phận phê duyệt. Phụ trách Bộ phận xem xét, phê duyệt và trình thủ trưởng CQT hoặc người được ủy quyền ký ban hành thông báo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT. Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) phê duyệt, ký thông báo theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT. Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT. Công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu gửi thông báo cho NNT (gửi bản giấy đối với trường hợp NNT nộp bản giấy, Hệ thống HĐĐT tự động gửi cho NNT đối với trường hợp NNT nộp theo phương thức điện tử).

4. Tiếp nhận và xử lý HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh:

NNT sử dụng tài khoản trên Cổng điện tử để lập HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh.

Chậm nhất đầu giờ ngày làm việc tiếp theo kể từ khi NNT gửi HĐĐT, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử đề nghị cấp mã với hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh. Trường hợp thông tin khớp đúng, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu thực hiện xác nhận để Hệ thống HĐĐT tự động cấp mã theo quy định tại Điều 9 Quy trình này. Trường hợp thông tin không khớp đúng, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu lập thông báo theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT theo quy định tại khoản 3 Điều này và gửi cho NNT.

Điều 13. Tiếp nhận, xử lý thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đối với người nộp thuế gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo phương thức chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn

1. Đối chiếu bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu thông báo HĐĐT có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) của NNT theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Cổng điện tử tự động đối chiếu gói dữ liệu của NNT gồm:

- Mã số thuế phải thuộc các trạng thái (00, 02, 03, 04, 05).

- Các chỉ tiêu trên thông báo đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Số lượng thông báo HĐĐT có sai sót trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng thông báo HĐĐT có sai sót trong thông tin chung của gói dữ liệu.

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu trạng thái MST của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp phải đang hoạt động (00, 04).

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

2. Đối chiếu bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc tiếp nhận thông báo HĐĐT có sai sót theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu sự tồn tại của từng hóa đơn trong thông báo HĐĐT có sai sót NNT gửi. Đối với thông báo giải trình của NNT cho thông báo của CQT thì đối chiếu sự tồn tại thông báo của CQT.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tạo thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc HĐĐT đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-SSĐT).

3. Ban hành thông báo về việc kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-SSĐT) gửi NNT:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc tiếp nhận thông báo HĐĐT có sai sót theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, công chức, Phụ trách bộ phận TTKT, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-SSĐT theo quy định tại điểm a, khoản 4 Điều 6 Quy trình.

Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo Mẫu số 01/TB-SSĐT đã được ký số cho NNT theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.

Thông tin về hóa đơn điện tử trên Mẫu số 04/SS-HĐĐT và Mẫu số 01/TB-SSĐT cũng là căn cứ để Bộ phận TTKT xem xét ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT theo quy định tại Điều 19 Quy trình về kiểm soát thông tin hóa đơn.

Điều 14. Xử lý hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp - Tiếp nhận Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT

1. Đối chiếu bước 1:

a) Đối với trường hợp NNT đã có tài khoản sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử:

Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Mẫu số 03/DL-HĐĐT) của NNT theo quy định tại Điều 60 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Ứng dụng eTax tự động đối chiếu các thông tin:

- Mã số thuế phải có trạng thái hoạt động thuộc các trạng thái (00, 04).

- NNT thuộc trường hợp chưa triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Các chỉ tiêu trên tờ khai đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Đối chiếu thông tin chung của tờ khai đảm bảo tính hợp lệ của loại kỳ, trạng thái của tờ khai.

- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua Tổ cung cấp dịch vụ thuế điện tử, Hệ thống eTax tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.

b) Đối với trường hợp NNT chưa có tài khoản sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử:

Bộ phận TN&TKQ tiếp nhận và đối chiếu sơ bộ các thông tin đảm bảo tính hợp lệ của Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT của NNT ngay khi nhận được tờ khai của NNT bao gồm:

- Tờ khai được lập theo đúng Mẫu số 03/DL-HĐĐT theo quy định tại Điều 60 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 04).

- NNT thuộc trường hợp chưa triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Lập thông báo kết quả đối chiếu dữ liệu của tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra, ký và gửi cho NNT:

a) Đối với trường hợp NNT đã có tài khoản sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử:

Căn cứ kết quả đối chiếu, Ứng dụng Dịch vụ thuế điện tử (eTax) tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, ký nhân danh Tổng cục Thuế và gửi NNT theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình, đồng thời đồng bộ dữ liệu tờ khai sang Hệ thống HĐĐT theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Quy trình.

b) Đối với trường hợp NNT chưa có tài khoản sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử:

Bộ phận TN&TKQ lập thông báo kết quả đối chiếu dữ liệu của Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra, ký và gửi cho NNT theo Mẫu số 01/TB-KTDL trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai của NNT, đồng thời chuyển tờ khai cho Bộ phận tiếp nhận dữ liệu trong trường hợp tờ khai theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT đáp ứng theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

Bộ phận tiếp nhận dữ liệu nhập tờ khai vào Hệ thống HĐĐT trong thời gian 05 ngày kể từ ngày nhận được tờ khai từ Bộ phận TN&TKQ.

3. Đối chiếu bước 2:

Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, Hệ thống HĐĐT tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin quy định tại khoản 1 Điều này. Ngoài ra, Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu bổ sung các thông tin sau:

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn.

- Đối chiếu số hóa đơn là duy nhất trong cùng bộ “MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn”.

Kết quả đối chiếu là căn cứ để CQT đề nghị NNT giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Quy trình.

Mục 3. QUẢN LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO TỔ CHỨC, CÁ NHÂN LIÊN QUAN

Điều 15. Quản lý đối với tổ chức/doanh nghiệp kết nối trực tiếp

1. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp:

a) Tiếp nhận và rà soát sơ bộ về hồ sơ đăng ký:

Sau khi nhận được hồ sơ (văn bản đề nghị kết nối trực tiếp của doanh nghiệp/tổ chức và các tài liệu liên quan), trong thời gian 03 ngày làm việc, Cục Thuế DNL rà soát sơ bộ tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, xem xét điều kiện về số lượng hóa đơn sử dụng và danh sách công ty con (nếu có) đồng thời cập nhật trạng thái đã nhận được hồ sơ đề nghị kết nối trực tiếp của doanh nghiệp/tổ chức trên Hệ thống HĐĐT.

Trường hợp doanh nghiệp/tổ chức không đủ điều kiện để kết nối trực tiếp với CQT, Cục Thuế DNL trả lời bằng văn bản không chấp thuận đăng ký và gửi cho doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp đồng thời cập nhật trạng thái từ chối kết nối trực tiếp của doanh nghiệp/tổ chức trên Hệ thống HĐĐT.

Trường hợp doanh nghiệp/tổ chức đủ điều kiện để kết nối trực tiếp, Cục Thuế DNL chuyển danh sách cho Cục CNTT để tổ chức kết nối, kiểm thử hệ thống và thông báo đầu mối của Tổng cục Thuế là Cục CNTT để doanh nghiệp/tổ chức liên hệ thống nhất các nội dung kết nối, kiểm thử hệ thống.

b) Tổ chức kết nối, kiểm thử hệ thống:

Trong thời gian 10 ngày làm việc, Cục CNTT tổ chức kết nối, kiểm thử hệ thống với doanh nghiệp/tổ chức đăng ký kết nối trực tiếp. Kết quả kết nối kỹ thuật được ghi nhận bằng biên bản.

Sau khi hoàn tất việc kết nối kỹ thuật, Cục CNTT thông báo kết quả cho Cục Thuế DNL.

c) Trả lời văn bản về việc kết nối trực tiếp cho doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp:

Trên cơ sở kết quả kết nối kỹ thuật của Cục CNTT, trong thời gian 02 ngày làm việc, Cục Thuế DNL có văn bản trả lời doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp (chấp thuận/không chấp thuận) và gửi cho đơn vị.

Trường hợp các doanh nghiệp/tổ chức được CQT chấp nhận kết nối trực tiếp thì Cục Thuế DNL chuyển văn bản cho Cục CNTT để thực hiện cấp tài khoản kết nối, truyền nhận dữ liệu cho đơn vị/tổ chức theo quy định tại Mục 5 Quy trình. Bộ phận CNTT của TCT cập nhật danh sách doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp trên Hệ thống HĐĐT.

2. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ thay đổi thông tin của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp:

a) Tiếp nhận, rà soát sơ bộ hồ sơ thay đổi thông tin của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp:

Sau khi nhận được hồ sơ thay đổi thông tin của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp (văn bản đề nghị thay đổi thông tin và các tài liệu liên quan đính kèm), trong thời gian 02 ngày làm việc, Cục Thuế DNL rà soát sơ bộ tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ, Cục Thuế DNL đề nghị doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp yêu cầu bổ sung hồ sơ trong thời gian 05 ngày làm việc. Quá thời hạn trên, doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp không bổ sung hồ sơ, Cục Thuế DNL trả lời bằng văn bản về việc không chấp thuận thay đổi và gửi cho đơn vị.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Cục Thuế DNL thực hiện bước tiếp theo.

b) Rà soát và xử lý hồ sơ thay đổi thông tin của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp:

Trường hợp các nội dung thay đổi không làm ảnh hưởng đến việc kết nối như thay đổi danh sách công ty con truyền nhận, Cục Thuế DNL cập nhật trên Hệ thống HĐĐT.

Trường hợp nội dung thay đổi liên quan đến hạ tầng kỹ thuật của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, trong thời gian 01 ngày làm việc, Cục Thuế DNL chuyển danh sách cho Cục CNTT. Trong thời gian 02 ngày làm việc, Cục CNTT rà soát các nội dung thay đổi kỹ thuật, đánh giá ảnh hưởng và phối hợp với doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp để thống nhất kế hoạch và thực hiện kết nối hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử khả năng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn (nếu cần). Kết quả kết nối kỹ thuật được ghi nhận bằng biên bản.

Sau khi hoàn tất việc kết nối kỹ thuật, Cục CNTT thông báo kết quả cho Cục Thuế DNL để trả lời bằng văn bản về việc chấp thuận thay đổi của đơn vị.

3. Xử lý ngừng kết nối của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp:

Sau khi nhận được hồ sơ ngừng kết nối của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp (văn bản đề nghị thay đổi thông tin và các tài liệu liên quan đính kèm), trong thời gian 02 ngày làm việc, Cục Thuế DNL rà soát sơ bộ tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và thực hiện chuyển danh sách cho Cục CNTT.

Trong thời gian 03 ngày làm việc, Cục CNTT phối hợp với doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp thực hiện lập biên bản đối soát các dữ liệu HĐĐT truyền nhận với Tổng cục Thuế: số lượng hóa đơn, thông báo đã gửi đến CQT; số lượng hóa đơn còn đọng, ngày ngừng kết nối,...

Sau khi hoàn tất việc ngừng kết nối, Cục CNTT thông báo kết quả cho Cục Thuế DNL để trả lời bằng văn bản về việc chấp thuận ngừng kết nối và gửi cho đơn vị.

Điều 16. Quản lý và cung cấp thông tin cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

1. Tiếp nhận đề nghị đăng tải công khai thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT:

a) Cục CNTT trình Lãnh đạo TCT kế hoạch, phương án và thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về việc tiếp nhận đề nghị đăng tải công khai thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT.

b) Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của tổ chức, Cục CNTT đánh giá hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư số 78/2021/TT-BTC và trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt kết quả đánh giá để thực hiện đăng công khai tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết của tổ chức lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đối với các tổ chức đáp ứng đầy đủ tiêu chí. Trường hợp tổ chức không đáp ứng đầy đủ tiêu chí, Cục CNTT trình Tổng cục gửi văn bản đến tổ chức nêu rõ lý do.

с) Trong quá trình hoạt động, trường hợp phát hiện tổ chức cung cấp dịch vụ không đúng quy định, Cục CNTT trình Tổng cục gửi văn bản thông báo cho tổ chức và hủy thông tin công khai của tổ chức trên Cổng điện tử.

2. Quản lý tổ chức truyền nhận:

a) Tiếp nhận đề nghị ký hợp đồng kết nối, nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với CQT.

a1) Cục CNTT trình Lãnh đạo TCT kế hoạch, phương án và thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về việc tiếp nhận đề nghị ký hợp đồng kết nối, nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với CQT.

a2) Trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của Tổ chức, Cục CNTT rà soát sơ bộ hồ sơ chứng minh đáp ứng theo các quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư số 78/2021/TT-BTC của tổ chức. Trường hợp hồ sơ đề nghị của tổ chức chưa đủ theo các tiêu chí quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Cục CNTT đề nghị tổ chức bổ sung hồ sơ trong thời gian 05 ngày làm việc. Quá thời hạn trên tổ chức truyền nhận không bổ sung hồ sơ, Cục CNTT trình Lãnh đạo TCT phê duyệt văn bản gửi đến tổ chức truyền nhận và ghi rõ lý do.

a3) Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của tổ chức kèm đầy đủ hồ sơ chứng minh, Cục CNTT đánh giá hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, lấy ý kiến các Vụ/Đơn vị (nếu cần) và trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt kết quả đánh giá để gửi văn bản đề nghị tổ chức phối hợp kết nối và kiểm thử kỹ thuật đối với các tổ chức đáp ứng đầy đủ tiêu chí. Trường hợp tổ chức không đáp ứng đầy đủ tiêu chí, Cục CNTT trình Lãnh đạo Tổng cục gửi văn bản đến tổ chức nêu rõ lý do.

a4) Phối hợp kết nối và kiểm thử kỹ thuật

Trong thời gian 07 ngày làm việc kể ngày Tổng cục Thuế gửi văn bản đề nghị tổ chức phối hợp kết nối và kiểm thử kỹ thuật, Cục CNTT phối hợp với tổ chức thống nhất kế hoạch, thực hiện kết nối và kiểm thử kỹ thuật theo hình thức từ xa hoặc trực tiếp tại trụ sở của tổ chức. Kết quả kết nối kỹ thuật được ghi nhận bằng biên bản. Trường hợp kết quả kết nối, kiểm thử kỹ thuật không thành công, Cục CNTT trình Lãnh đạo Tổng cục gửi văn bản đến tổ chức nêu rõ lý do.

a5) Căn cứ kết quả đánh giá hồ sơ đáp ứng đủ theo quy định và kết quả kết nối, kiểm thử kỹ thuật thành công, Cục CNTT phối hợp với tổ chức dự thảo hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT (bao gồm cả điều kiện ủy thác cung cấp dịch vụ HĐĐT có mã không thu tiền trên Cổng điện tử, điều kiện ủy quyền cấp mã HĐĐT trong trường hợp hệ thống cấp mã của CQT gặp sự cố (nếu có)).

a6) Trong thời gian 02 ngày làm việc, Cục CNTT lấy ý kiến các Vụ/Đơn vị liên quan về dự thảo hợp đồng. Trên cơ sở ý kiến của Vụ/Đơn vị, trong thời gian 01 ngày làm việc, Cục CNTT hoàn thiện hợp đồng (nếu cần thiết) và trình Lãnh đạo TCT để ký hợp đồng với tổ chức về việc cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT.

a7) Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế và tổ chức ký hợp đồng, Cục CNTT thực hiện cấp tài khoản kết nối, truyền nhận dữ liệu cho tổ chức truyền nhận theo quy định tại Mục 5 Quy trình, đồng thời đăng tải công khai danh sách tổ chức truyền nhận trên Cổng điện tử.

b) Tiếp nhận đề nghị thay đổi thông tin của tổ chức truyền nhận đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kết nối nhận truyền dữ liệu HĐĐT với Tổng cục Thuế:

b1) Tiếp nhận, rà soát sơ bộ đề nghị thay đổi thông tin của Tổ chức

Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị thay đổi thông tin của tổ chức (văn bản đề nghị thay đổi thông tin và các tài liệu liên quan đính kèm), Cục CNTT rà soát sơ bộ đề nghị của tổ chức theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư số 78/2021/TT-BTC và hợp đồng đã ký.

Trường hợp hồ sơ đề nghị của tổ chức chưa đầy đủ, Cục CNTT đề nghị tổ chức bổ sung hồ sơ trong thời gian 05 ngày làm việc. Quá thời hạn trên tổ chức truyền nhận không bổ sung hồ sơ, Cục CNTT trình Lãnh đạo TCT phê duyệt văn bản gửi đến tổ chức truyền nhận và ghi rõ lý do.

b2) Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ đề nghị thay đổi thông tin của tổ chức, Cục CNTT rà soát và thực hiện:

- Trường hợp các nội dung thay đổi (ví dụ: điện thoại hỗ trợ, logo,...) không làm ảnh hưởng đến các điều khoản của hợp đồng, Cục CNTT cập nhật trên Cổng điện tử.

- Trường hợp nội dung thay đổi liên quan đến kết nối, hạ tầng kỹ thuật của tổ chức, Cục CNTT đánh giá ảnh hưởng và phối hợp với tổ chức để thống nhất kế hoạch và thực hiện kết nối, kiểm thử kỹ thuật (nếu cần). Kết quả kết nối và kiểm thử được ghi nhận bằng biên bản.

- Trường hợp nội dung thay đổi cần thiết phải ký phụ lục hợp đồng (ví dụ: thông tin liên quan đến tư cách pháp nhân của tổ chức). Cục CNTT phối hợp với tổ chức dự thảo phụ lục hợp đồng.

b3) Trong thời gian 02 ngày làm việc, Cục CNTT lấy ý kiến các Vụ/Đơn vị liên quan về dự thảo phụ lục hợp đồng. Trên cơ sở ý kiến của Vụ/Đơn vị, trong thời gian 01 ngày làm việc, Cục CNTT hoàn thiện phụ lục hợp đồng (nếu cần thiết) và trình Lãnh đạo TCT để ký phụ lục hợp đồng với tổ chức.

b4) Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế và tổ chức ký phụ lục hợp đồng, Cục CNTT cập nhật thông tin thay đổi của tổ chức trên Cổng điện tử.

c) Tiếp nhận, xử lý văn bản tạm ngừng/ngừng cung cấp dịch vụ của tổ chức truyền nhận:

c1) Tiếp nhận văn bản đề nghị tạm ngừng/ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT của tổ chức truyền nhận

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tạm ngừng/ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT của tổ chức, Cục CNTT thông báo kế hoạch tạm ngừng/ngừng cung cấp dịch vụ trên Cổng điện tử.

Trường hợp tổ chức đề nghị ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT, Cục CNTT tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.

c2) Xác định nghĩa vụ của tổ chức khi đề nghị ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT

Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT của tổ chức, Cục CNTT chủ trì phối hợp với các Vụ/Đơn vị liên quan tổ chức làm việc với tổ chức để rà soát và lập biên bản xác định trách nhiệm, nghĩa vụ của các bên liên quan về:

- Các điều khoản hợp đồng về nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi tổ chức truyền nhận đăng ký ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT.

- Dữ liệu HĐĐT truyền nhận với Tổng cục Thuế: số lượng hóa đơn, thông báo chưa gửi đến CQT hoặc chưa nhận được phản hồi từ CQT.

c3) Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ khi tổ chức hoàn thành các nghĩa vụ và trách nhiệm theo biên bản làm việc tại bước c2, Cục CNTT phối hợp với Tổ chức dự thảo biên bản thanh lý hợp đồng, gửi lấy ý kiến đến Vụ/Đơn vị liên quan (nếu cần).

c4) Trên cơ sở ý kiến của các Vụ/Đơn vị, trong thời gian 02 ngày làm việc, Cục CNTT trình Lãnh đạo TCT phê duyệt biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ HĐĐT.

c5) Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ HĐĐT, Cục CNTT thực hiện đóng tài khoản kết nối, truyền nhận dữ liệu của tổ chức; ngắt kết nối kỹ thuật giữa Tổng cục Thuế và tổ chức. Cục CNTT đăng tải công khai việc ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT của tổ chức trên Cổng điện tử.

d) Các trường hợp tạm ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT theo thông báo của Tổng cục Thuế:

Trường hợp Tổng cục Thuế có thay đổi về các thành phần dữ liệu HĐĐT hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật dẫn đến việc các tổ chức cần rà soát, hiệu chỉnh hệ thống hoặc cấu hình, rà soát kết nối với Tổng cục Thuế, Cục CNTT trình Lãnh đạo TCT gửi thông báo về kế hoạch và các nội dung thực hiện cho các tổ chức truyền nhận liên quan để phối hợp thực hiện.

Trong quá trình hoạt động, trường hợp phát hiện tổ chức cung cấp dịch vụ không đúng quy định, Cục CNTT trình Tổng cục gửi văn bản thông báo cho tổ chức để ngừng/tạm ngừng cung cấp dịch vụ HĐĐT.

3. Cung cấp thông tin HĐĐT cho tổ chức truyền nhận:

a) Cung cấp thông tin cho tổ chức truyền nhận phục vụ việc cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, bao gồm:

a1) Thông tin đăng ký thuế mới hoặc thông tin thay đổi về đăng ký thuế của NNT từ phân hệ Đăng ký thuế của Hệ thống TMS.

a2) Thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT hoặc thông tin thay đổi đăng ký sử dụng HĐĐT của NNT.

a3) Thông tin NNT sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

a4) Thông tin NNT ngừng hoặc tiếp tục sử dụng HĐĐT.

a5) Thông tin NNT sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ phải chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã thông qua tổ chức truyền nhận.

a6) Danh mục CQT.

a7) Danh mục địa bàn hành chính.

b) Phương thức cung cấp thông tin HĐĐT cho tổ chức truyền nhận:

Tổng cục Thuế (Cục CNTT) cung cấp các dịch vụ và mở cổng kết nối cho các tổ chức truyền nhận để truy vấn thông tin phục vụ việc cung cấp dịch vụ HĐĐT.

Điều 17. Quản lý và cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân sử dụng thông tin trên Cổng điện tử

1. Tiếp nhận, xử lý văn bản đề nghị sử dụng thông tin HĐĐT của đơn vị/tổ chức (bao gồm cả văn bản đề nghị thay đổi yêu cầu hoặc ngừng sử dụng HĐĐT):

Ban QLRR tiếp nhận văn bản đề nghị sử dụng thông tin HĐĐT của các đơn vị/tổ chức cấp Trung ương.

Bộ phận tiếp nhận dữ liệu (đối với Cục Thuế và Chi cục Thuế) tiếp nhận văn bản đề nghị sử dụng thông tin HĐĐT của các đơn vị/tổ chức đồng cấp.

Sau khi nhận được văn bản đề nghị sử dụng thông tin HĐĐT của đơn vị/tổ chức, trong thời gian 02 ngày làm việc, Ban QLRR hoặc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu (đối với Cục Thuế và Chi cục Thuế) xem xét các quy định liên quan về chức năng nhiệm vụ, mục đích sử dụng thông tin hóa đơn điện tử của các đơn vị/tổ chức.

Trường hợp đề nghị sử dụng thông tin HĐĐT không phù hợp, Ban QLRR hoặc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu (đối với Cục Thuế và Chi cục Thuế) trình Lãnh đạo CQT văn bản không chấp thuận đề nghị sử dụng thông tin HĐĐT và gửi cho đơn vị/tổ chức.

Trường hợp đề nghị sử dụng thông tin HĐĐT phù hợp, Ban QLRR hoặc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu (đối với Cục Thuế và Chi cục Thuế) thực hiện bước tiếp theo.

2. Xác định phạm vi cung cấp thông tin HĐĐT:

Trong thời gian 05 ngày làm việc, Ban QLRR hoặc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu (đối với Cục Thuế và Chi cục Thuế) xác định phạm vi thông tin HĐĐT sẽ cung cấp, bao gồm:

- Phạm vi dữ liệu (theo địa bàn, theo danh sách NNT, CQT, thời gian, loại hóa đơn,...).

- Cách thức cung cấp (sử dụng tài khoản để tra cứu dữ liệu trên Cổng điện tử).

- Đại diện đơn vị/tổ chức là cá nhân cụ thể sẽ được cấp tài khoản sử dụng để sử dụng thông tin HĐĐT.

- Trách nhiệm về sử dụng, bảo mật thông tin HĐĐT của đơn vị/tổ chức.

3. Phê duyệt quy chế cung cấp thông tin HĐĐT:

Trong thời gian 02 ngày làm việc, Ban QLRR hoặc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu (đối với Cục Thuế và Chi cục Thuế) dự thảo quy chế/văn bản cung cấp thông tin HĐĐT cho đơn vị/tổ chức, lấy ý kiến các đơn vị liên quan theo quy định, trình Lãnh đạo CQT xem xét, phê duyệt quy chế/văn bản cung cấp thông tin HĐĐT.

4. Cấp mới hoặc thay đổi thông tin tài khoản và phân quyền để tra cứu dữ liệu trên Cổng điện tử:

Chậm nhất 01 ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày quy chế/văn bản cung cấp thông tin được ký, Ban QLRR hoặc Bộ phận tiếp nhận dữ liệu của Cục Thuế/Chi cục Thuế chuyển quy chế/văn bản cho Bộ phận CNTT để thực hiện cấp mới hoặc thay đổi thông tin tài khoản và phân quyền để tra cứu dữ liệu trên Cổng điện tử cho đơn vị/tổ chức theo quy định tại Mục 5 Quy trình.

5. Cung cấp thông tin HĐĐT cho tổ chức, cá nhân sử dụng thông tin trên Cổng điện tử:

a) Cung cấp thông tin HĐĐT dành cho tổ chức, cá nhân không có tài khoản truy cập Cổng điện tử:

Tổ chức, cá nhân không có tài khoản truy cập Cổng điện tử có thể tìm kiếm thông tin từng HĐĐT trên Cổng điện tử khi có đủ các thông tin sau: Mã số thuế người bán, Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Tổng tiền thuế (nếu có), Tổng tiền thanh toán.

Trường hợp Hệ thống HĐĐT của CQT lưu trữ HĐĐT có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm, Cổng điện tử sẽ xác nhận kết quả phù hợp, trạng thái hoạt động MST của người bán và trạng thái hóa đơn.

Trường hợp Hệ thống HĐĐT của CQT lưu trữ HĐĐT có thông tin không khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm, Cổng điện tử sẽ thông báo không có kết quả phù hợp.

b) Cung cấp thông tin HĐĐT cho tổ chức, cá nhân có tài khoản truy cập Cổng điện tử:

Tổ chức, cá nhân có tài khoản truy cập Cổng điện tử có thể tra cứu thông tin HĐĐT trên Cổng điện tử, bao gồm:

- Danh sách HĐĐT mua vào của NNT đăng nhập (giới hạn thời gian tìm kiếm trong vòng 01 tháng).

- Danh sách hóa đơn bán ra của NNT đăng nhập (giới hạn thời gian tìm kiếm trong vòng 01 tháng).

- Thông tin chi tiết của từng HĐĐT mua vào hoặc bán ra của NNT đăng nhập.

Cổng điện tử truy vấn thông tin, gửi kết quả tìm kiếm và ghi nhật ký tra cứu của NNT.

6. Cung cấp thông tin HĐĐT cho đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin theo quy chế/văn bản cung cấp thông tin HĐĐT:

Đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT theo quy chế/văn bản cung cấp thông tin HĐĐT sử dụng tài khoản được CQT cấp để tra cứu sử dụng thông tin HĐĐT theo các nội dung, phạm vi tại quy chế/văn bản đã ký.

7. Cung cấp thông tin HĐĐT cho đơn vị/tổ chức theo hình thức tin nhắn của số điện thoại di động:

Đơn vị/tổ chức có nhu cầu nhận thông tin HĐĐT theo hình thức tin nhắn thì thực hiện đăng ký hình thức sử dụng tin nhắn của số điện thoại di động.

Khi có thông tin cập nhật về tài khoản truy cập Cổng điện tử để sử dụng thông tin HĐĐT (ví dụ: tài khoản đăng ký mới, tài khoản bổ sung thời hạn sử dụng, tài khoản thu hồi) hoặc thông tin cập nhật về hình thức sử dụng nhắn tin của số điện thoại di động của đơn vị/tổ chức (ví dụ: đăng ký mới, đăng ký bổ sung thời hạn sử dụng, thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động), Cổng điện tử sẽ thông báo bằng hình thức gửi tin nhắn từ số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức đến số điện thoại đăng ký của đơn vị/tổ chức.

Mục 4. KIỂM SOÁT, QUẢN LÝ RỦI RO VÀ KHAI THÁC DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Điều 18. Quản lý rủi ro hóa đơn điện tử và ban hành thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Phân tích dữ liệu, xác định mức độ rủi ro của NNT:

Ban QLRR xây dựng bộ tiêu chí, chỉ số để xác định mức độ rủi ro về thuế của NNT theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17/5/2021 của Bộ Tài chính quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế.

2. Cập nhật thông tin NNT phải thực hiện chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của CQT:

Bộ phận TTKT căn cứ danh sách NNT phân loại theo các mức rủi ro trong quản lý hóa đơn, chứng từ để thực hiện rà soát, lựa chọn kiểm tra tại trụ sở của CQT, bổ sung kế hoạch kiểm tra thanh tra tại trụ sở của NNT hàng năm theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Thông tư số 31/2021/TT-BTC. Căn cứ kết quả thực hiện trường hợp chưa có quy trình và phần mềm ứng dụng hỗ trợ, công chức, Phụ trách bộ phận TTKT cập nhật, phê duyệt thông tin NNT phải thực hiện chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của CQT trực tiếp trên Hệ thống HĐĐT ngay trong ngày.

3. Lập thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày có thông tin cập nhật NNT cần thực hiện chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của CQT, Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT về việc đề nghị NNT thực hiện chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của CQT.

4. Ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-KTT gửi NNT:

Trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTT, công chức, Phụ trách bộ phận QLRR, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo theo trình tự quy định tại điểm a, khoản 4 Điều 6 Quy trình này. Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo cho NNT.

Điều 19. Ban hành thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát gửi người nộp thuế (Mẫu số 01/TB-RSĐT)

1. Lập thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT:

Từ ngày 01 đến ngày 15 hàng tháng, căn cứ dữ liệu HĐĐT, thông báo hóa đơn có sai sót của NNT và các thông tin liên quan, Hệ thống HĐĐT tự động tạo sẵn thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (thông báo lần 1).

Trong trường hợp hết thời hạn được giải trình theo thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT lần 1 mà NNT không gửi giải trình cho CQT (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) hoặc NNT có giải trình nhưng việc giải trình của NNT là không đầy đủ và phù hợp, trong thời gian 2 ngày kể từ ngày hết thời hạn giải trình, Hệ thống HĐĐT lập thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT lần 2.

2. Ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT:

Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày Hệ thống HĐĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT, công chức, Phụ trách bộ phận TTKT, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền), công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo theo trình tự quy định tại điểm a, khoản 4 Điều 6 Quy trình này. Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo cho NNT.

3. Chuyển sang quản lý rủi ro hoặc thanh tra, kiểm tra NNT:

Hết thời hạn theo thông báo (lần 2) của CQT mà NNT không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu; hoặc giải trình mà không chứng minh được đầy đủ thông tin trên HĐĐT là đúng nhưng CQT chưa đủ căn cứ xác định hành vi vi phạm thì CQT phân loại theo các mức rủi ro trong quản lý hóa đơn, chứng từ để thực hiện rà soát, lựa chọn kiểm tra tại trụ sở của CQT, bổ sung kế hoạch kiểm tra thanh tra tại trụ sở của NNT hàng năm theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Thông tư số 31/2021/TT-BTC.

Điều 20. Khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế

Danh sách các mẫu biểu hỗ trợ quản lý, khai thác thông tin HĐĐT theo từng nhóm nghiệp vụ như sau:

1. Thông tin hỗ trợ rà soát đăng ký sử dụng, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin HĐĐT:

a) Danh sách mẫu biểu:

- Mẫu số 03-1/QTr-HĐĐT: Danh sách địa bàn kinh tế xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn.

- Mẫu số 03-2/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT sử dụng HĐĐT có mã của CQT không thu tiền.

- Mẫu số 03-3/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT ngừng/khôi phục sử dụng hóa đơn.

- Mẫu số 03-4/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT thuộc đối tượng ban hành thông báo hết thời gian sử dụng HĐĐT miễn phí.

- Mẫu số 03-5/QTr-HĐĐT: Danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

- Mẫu số 03-6/QTr-HĐĐT: Danh sách tổ chức kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế.

- Mẫu số 03-7/QTr-HĐĐT: Danh sách đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT theo quy chế/văn bản sử dụng thông tin HĐĐT.

b) Mục đích sử dụng thông tin hỗ trợ rà soát đăng ký sử dụng, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin HĐĐT:

- Phục vụ công tác rà soát đăng ký sử dụng, xử lý dữ liệu HĐĐT và cung cấp thông tin.

- Kiểm soát việc cập nhật danh sách đối tượng miễn phí sử dụng HĐĐT có mã; danh sách ngừng/tiếp tục sử dụng hóa đơn, danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT; danh sách tổ chức kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế; danh sách đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT theo quy chế cung cấp thông tin.

c) Đối tượng sử dụng: Cục CNTT, Cục Thuế DNL, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu và các Bộ phận nghiệp vụ có liên quan.

2. Thông tin về đăng ký sử dụng HĐĐT:

a) Danh sách mẫu biểu:

- Mẫu số 04-1/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT sử dụng hóa đơn điện tử có mã (lũy kế).

- Mẫu số 04-2/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (lũy kế).

- Mẫu số 04-3/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT đăng ký sử dụng HĐĐT (chi tiết đến từng hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT).

- Mẫu số 04-4/QTr-HĐĐT: Tổng hợp thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT có mã (tổng hợp theo CQT).

38

- Mẫu số 04-5/QTr-HĐĐT: Tổng hợp thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã (tổng hợp theo CQT).

- Mẫu số 04-6/QTr-HĐĐT: Tổng hợp thông tin NNT có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng.

- Mẫu số 04-7/QTr-HĐĐT: Tổng hợp ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-KTT của CQT.

- Mẫu số 04-8/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT được ủy thác qua các tổ chức truyền nhận.

b) Mục đích sử dụng thông tin về đăng ký sử dụng HĐĐT: Phục vụ công tác kiểm soát, xử lý, báo cáo tình hình đăng ký sử dụng HĐĐT và cung cấp thông tin cho Bộ phận liên quan phục vụ công tác chuyên môn.

c) Đối tượng sử dụng: Bộ phận tiếp nhận dữ liệu và các Bộ phận nghiệp vụ có liên quan.

3. Thông tin về tiếp nhận và xử lý HĐĐT:

a) Danh sách mẫu biểu:

- Mẫu số 05-1/QTr-HĐĐT: Tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo từng NNT (chi tiết theo tình trạng hóa đơn đã sử dụng, hủy, thay thế).

- Mẫu số 05-2/QTr-HĐĐT: Tổng hợp tình hình sử dụng HĐĐT (theo CQT).

- Mẫu số 05-3/QTr-HĐĐT: Tổng hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã (tổng hợp theo CQT).

- Mẫu số 05-4/QTr-HĐĐT: Tổng hợp hóa đơn điện tử không mã (tổng hợp theo CQT).

- Mẫu số 05-5/QTr-HĐĐT: Danh sách hóa đơn hủy/giải trình theo thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

- Mẫu số 05-6/QTr-HĐĐT: Danh sách hóa đơn điện tử có mã của CQT cấp theo từng lần phát sinh (chi tiết theo từng hóa đơn).

- Mẫu số 05-7/QTr-HĐĐT: Tổng hợp hóa đơn điện tử có mã của CQT cấp theo từng lần phát sinh (tổng hợp theo từng CQT).

- Mẫu số 05-8/QTr-HĐĐT: Tổng hợp tình hình ủy nhiệm lập hóa đơn.

- Mẫu số 05-9/QTr-HĐĐT: Danh sách hóa đơn được ủy quyền cấp mã.

- Mẫu số 05-10/QTr-HĐĐT: Tình hình chuyển dữ liệu HĐĐT theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện.

b) Mục đích thông tin về tiếp nhận và xử lý HĐĐT: Phục vụ công tác kiểm soát tiếp nhận, xử lý dữ liệu HĐĐT; báo cáo tình hình sử dụng HĐĐT (có mã, không mã, từng lần phát sinh); cung cấp thông tin cho Bộ phận liên quan phục vụ công tác chuyên môn.

c) Đối tượng sử dụng: Bộ phận tiếp nhận dữ liệu và các bộ phận nghiệp vụ có liên quan.

4. Thông tin về rủi ro và kiểm soát dữ liệu HĐĐT:

a) Danh sách mẫu biểu:

- Mẫu số 06-1/QTr-HĐĐT: Danh sách hóa đơn CQT cần ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.

- Mẫu số 06-2/QTr-HĐĐT: Tổng hợp ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT của CQT, giải trình của NNT và kết quả xử lý của CQT.

- Mẫu số 06-3/QTr-HĐĐT: Tình hình xử lý thông báo Mẫu số 01/TB-SSĐT của NNT theo cán bộ quản lý thuế.

- Mẫu số 06-4/QTr-HĐĐT: Danh sách hóa đơn điện tử có sai sót theo thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT

- Mẫu số 06-5/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT thuộc diện rủi ro cao về thuế.

- Mẫu số 06-6/QTr-HĐĐT: Danh sách NNT thuộc đối tượng rà soát ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT (chuyển từ sử dụng hóa đơn không có mã của CQT sang sử dụng hóa đơn có mã của CQT).

b) Mục đích sử dụng thông tin về rủi ro và kiểm soát dữ liệu HĐĐT: Phục vụ công tác kiểm soát dữ liệu HĐĐT có sai sót hoặc có dấu hiệu rủi ro về hành vi mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế chuyển Bộ phận thanh tra, kiểm tra thuế và cung cấp thông tin cho Bộ phận liên quan phục vụ công tác chuyên môn.

c) Đối tượng sử dụng: Bộ phận TTKT, Bộ phận QLRR, Bộ phận tiếp nhận dữ liệu và các bộ phận nghiệp vụ có liên quan.

5. Thông tin về phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT:

a) Danh sách mẫu biểu:

- Mẫu số 07-1/QTr-HĐĐT: Tổng hợp thông tin truy cập và sử dụng ứng dụng của NSD thuộc CQT.

- Mẫu số 07-2/QTr-HĐĐT: Tổng hợp thông tin đăng ký của NSD thuộc CQT.

- Mẫu số 07-3/QTr-HĐĐT: Tổng hợp truy cập và sử dụng ứng dụng của đơn vị thứ 3 (tổ chức truyền nhận, doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, tổ chức/đơn vị sử dụng thông tin HĐĐT).

b) Mục đích sử dụng thông tin về phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT: Phục vụ công tác kiểm soát tình hình cấp tài khoản và sử dụng tài khoản trên Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT.

c) Đối tượng sử dụng: Bộ phận CNTT.

Các mẫu biểu nêu trên sẽ được phân tích, hiệu chỉnh và thông báo sử dụng phù hợp với kế hoạch triển khai HĐĐT khi ứng dụng công nghệ thông tin.

Mục 5. PHÂN QUYỀN

Điều 21. Các quy định chung trong việc phân quyền trên Cổng điện tử và Hệ thống hóa đơn điện tử

1. Quy định về tài khoản sử dụng Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT:

a) Đối với NSD là công chức tại Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế chỉ được cấp 01 tài khoản sử dụng phần mềm ứng dụng, tên đăng nhập và mật khẩu trùng với tên và mật khẩu của Hệ thống AD.

b) Mỗi CQT được cấp 01 tài khoản quản trị Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT. Bộ phận CNTT của CQT cấp trên cấp tài khoản quản trị cho CQT cấp dưới trực tiếp.

c) Đối với NNT khi được CQT ra thông báo chấp nhận sử dụng HĐĐT, NNT được cấp 01 tên đăng nhập và mật khẩu. Riêng đối với NNT thuộc diện sử dụng HĐĐT có mã trực tiếp trên Cổng điện tử được phép tạo thêm không quá 10 tên đăng nhập và mật khẩu. Tên đăng nhập tạo thêm được tạo theo cấu trúc: MST_UXX, trong đó (XX tăng từ 01 đến 10).

d) Đối với tổ chức truyền nhận hoặc doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp với CQT sẽ được cấp 01 tài khoản kết nối, truyền nhận dữ liệu.

đ) Đối với đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT được cấp tài khoản theo văn bản/quy chế sử dụng thông tin HĐĐT.

2. Quy định về mật khẩu:

a) Có tối thiểu 8 ký tự, không chứa tên tài khoản và gồm tối thiểu 3 trong 4 loại ký tự sau: Chữ cái viết hoa (A - Z); chữ cái viết thường (a - z); chữ số (0 - 9); các ký tự khác trên bàn phím máy tính ( ` ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ - + = { } [ ] \ | : ; " ' < > , . ? / ) và dấu cách.

b) Bắt buộc phải đổi tối thiểu 03 tháng một lần đối với tài khoản người sử dụng và 02 tháng một lần đối với tài khoản quản trị.

c) Bắt buộc phải đổi ngay sau khi nhận bàn giao từ người khác hoặc có thông báo về sự cố an toàn thông tin, điểm yếu liên quan đến khả năng lộ mật khẩu.

d) Mật khẩu do Bộ phận CNTT khởi tạo không được trùng nhau giữa các tài khoản. NSD khi thay đổi mật khẩu của tài khoản thì mật khẩu mới không trùng với mật khẩu đang sử dụng tại thời điểm thực hiện thay đổi.

3. Quy định về phân quyền cho NSD là công chức thuế:

a) Mỗi tài khoản được phân quyền sử dụng chức năng trên Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT theo chức năng, nhiệm vụ được phân công của NSD.

b) NSD tại CQT nào chỉ được quyền cập nhật, khai thác dữ liệu do CQT đó quản lý. NSD tại CQT cấp trên được khai thác các báo cáo tổng hợp trên Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT đối với dữ liệu thuộc phạm vi xử lý của CQT cấp dưới (trừ một số trường hợp đặc biệt được khai khác dữ liệu chi tiết theo nhiệm vụ được giao thì phải có sự phê duyệt của Lãnh đạo CQT cấp trên).

c) NSD được phân công trực tiếp xử lý dữ liệu theo các quy định nghiệp vụ được phân quyền sử dụng các chức năng trên Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT để cập nhật, xử lý, khai thác dữ liệu theo quy định tại các quy trình nghiệp vụ.

d) NSD không được phân công trực tiếp xử lý dữ liệu theo các quy định nghiệp vụ có nhu cầu được phân quyền sử dụng các chức năng tra cứu, khai thác dữ liệu trên Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT phục vụ công tác chuyên môn theo thực tế phân công và yêu cầu công việc phải được lãnh đạo CQT phê duyệt.

4. Quy định về việc khóa vĩnh viễn tài khoản sử dụng Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT:

Bộ phận CNTT thực hiện khóa vĩnh viễn các tài khoản thuộc các trường hợp sau:

a) Tài khoản của NSD có quyết định nghỉ hưu, chuyển đơn vị công tác ngoài CQT, chuyển đơn vị công tác giữa các cấp trong CQT (Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực) theo văn bản đề nghị hoặc quyết định do Bộ phận Tổ chức cán bộ hoặc Bộ phận nghiệp vụ chuyển đến.

b) Tài khoản của người sử dụng đã bị khóa tạm thời do truy cập Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT trái phép, phục vụ mục đích khác không được phân công, tiết lộ mật khẩu cho người khác nhưng quá 10 ngày Bộ phận CNTT không nhận được văn bản giải trình đã được Bộ phận nghiệp vụ báo cáo Lãnh đạo đơn vị xác nhận.

c) Tài khoản của tổ chức truyền nhận, doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT đã chấm dứt hợp đồng với Tổng cục Thuế hoặc hết thời hạn theo văn bản/quy chế sử dụng thông tin HĐĐT hoặc khi có đề nghị ngừng kết nối của doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT.

d) Tài khoản truy cập Cổng điện tử hoặc số điện thoại di động của đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT không thực hiện việc tra cứu thông tin trong thời gian 06 tháng liên tục.

đ) Tài khoản của đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT sử dụng thông tin HĐĐT không đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ, không đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Quy định về việc khóa tạm thời tài khoản sử dụng Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT:

Bộ phận CNTT thực hiện khóa tạm thời trong các trường hợp sau:

a) Tài khoản của NSD có quyết định hoặc văn bản về việc nghỉ ốm dài hạn, nghỉ thai sản, nghỉ không lương, được cử đi học hoặc đi công tác dài hạn, chuyển công tác trong nội bộ cùng CQT (giữa các Vụ/đơn vị tại Tổng cục Thuế, giữa các phòng tại Cục Thuế, giữa các đội tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực) theo văn bản đề nghị hoặc quyết định do Bộ phận Tổ chức cán bộ hoặc Bộ phận nghiệp vụ chuyển đến.

b) Tài khoản không đăng nhập và sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT trong vòng 03 tháng.

c) NSD có dấu hiệu sai phạm trong việc sử dụng tài khoản để cập nhật, khai thác Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT (truy cập phần mềm ứng dụng trái phép, sử dụng tài khoản phục vụ mục đích không được phân công, tiết lộ mật khẩu cho người khác).

d) Tài khoản không được kích hoạt hoặc đổi mật khẩu trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận được thông tin tài khoản từ Bộ phận CNTT.

đ) Người sử dụng nhập sai mật khẩu tài khoản quá 05 lần liên tiếp khi đăng nhập.

6. Quy định về trách nhiệm của Bộ phận CNTT:

a) Sử dụng tài khoản quản trị để cấp mới, thay đổi thông tin, khóa tạm thời, khóa vĩnh viễn tài khoản sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT theo đúng quy định.

b) Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT.

c) Tổ chức rà soát tài khoản NSD định kỳ 06 tháng 01 lần (vào tháng 5 và tháng 11 hàng năm) hoặc đột xuất theo yêu cầu công việc nhằm loại bỏ, ngăn chặn các trường hợp tài khoản có dấu hiệu hoặc hành vi vi phạm các quy định về sử dụng tài khoản.

d) Định kỳ hàng ngày, rà soát tài khoản của đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT để thông báo cho cho đầu mối đăng ký của đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT bằng văn bản về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng trước thời điểm hết thời hạn sử dụng 30 ngày. Việc thông báo được thực hiện dưới hình thức thư điện tử hoặc tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức.

đ) Không được sử dụng tài khoản quản trị cho các mục đích khác (sử dụng chức năng không đúng thẩm quyền, cung cấp dữ liệu bất hợp pháp...).

e) Bộ phận CNTT cấp Tổng cục Thuế cấp tài khoản cho tổ chức truyền nhận, doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT là cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương.

g) Bộ phận CNTT cấp Cục Thuế, Chi cục Thuế cấp tài khoản cho đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT là cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.

7. Quy định về trách nhiệm của Phụ trách Bộ phận nghiệp vụ:

a) Rà soát, xác nhận văn bản đề nghị cấp mới/thay đổi quyền sử dụng của NSD đúng quy định, đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công.

b) Tiếp nhận, thông báo về kết quả cấp mới/thay đổi quyền sử dụng cho NSD.

c) Thông báo ngay cho Bộ phận CNTT nếu phát hiện cá nhân có dấu hiệu sai phạm trong việc sử dụng tài khoản để cập nhật, khai thác Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT.

d) Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT tại đơn vị.

8. Quy định về trách nhiệm của NSD là công chức thuế:

a) Lập văn bản đề nghị cấp mới/thay đổi quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

b) Đổi mật khẩu chậm nhất 03 tháng một lần đối với tài khoản đang sử dụng để đảm đảm yêu cầu an toàn, bảo mật thông tin.

c) Giữ bí mật thông tin tài khoản, không chia sẻ tài khoản cho người khác, chỉ sử dụng tài khoản để đăng nhập, cập nhật và khai thác dữ liệu theo đúng chức năng nhiệm vụ được phân công. Đóng các phiên làm việc ngay sau khi kết thúc công việc.

d) Thông báo ngay cho Bộ phận CNTT nếu phát hiện cá nhân khác sử dụng tài khoản trái phép hoặc có dấu hiệu sai phạm trong việc sử dụng tài khoản để cập nhật, khai thác Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT.

9. Quy định về trách nhiệm của Bộ phận quản lý cán bộ:

Bộ phận tổ chức cán bộ có trách nhiệm chuyển ngay cho Bộ phận CNTT các quyết định/văn bản như quyết định nghỉ hưu, nghỉ không lương, đi công tác dài hạn,...để Bộ phận CNTT điều chỉnh quyền sử dụng các tài khoản đã cấp cho người sử dụng.

Điều 22. Phân quyền cho công chức thuế sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống hóa đơn điện tử

1. Cấp mới/thay đổi quyền sử dụng tài khoản Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT theo phiếu đề nghị:

a) Lập phiếu đề nghị phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT

Căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao, NSD lập phiếu đề nghị phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT theo Mẫu số 02-1/QTr-HĐĐT (sau đây gọi là “Phiếu đề nghị”), trình Phụ trách Bộ phận nghiệp vụ phê duyệt.

b) Phê duyệt phiếu đề nghị

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được “Phiếu đề nghị” từ NSD, Phụ trách Bộ phận nghiệp vụ duyệt “Phiếu đề nghị” để đảm bảo việc cấp/thay đổi quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT của NSD đúng với chức năng, nhiệm vụ được phân công và chuyển “Phiếu đề nghị” đến Bộ phận CNTT.

c) Phân công thực hiện phân quyền sử dụng ứng dụng

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được “Phiếu đề nghị”, Phụ trách Bộ phận CNTT phân công công chức thuộc Bộ phận CNTT thực hiện cấp tài khoản và phân quyền theo “Phiếu đề nghị”.

d) Rà soát phiếu đề nghị

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phân công từ Phụ trách Bộ phận CNTT, công chức thuộc Bộ phận CNTT rà soát đầy đủ các thông tin trên “Phiếu đề nghị”.

Trường hợp Phiếu đề nghị hợp lệ (thông tin đầy đủ và chính xác), Bộ phận CNTT thực hiện theo quy định tại điểm đ khoản này.

Trường hợp “Phiếu đề nghị” chưa hợp lệ (thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác), Bộ phận CNTT trao đổi trực tiếp (điện thoại, email,...) với NSD để làm rõ. Sau khi trao đổi, nếu vẫn chưa đầy đủ thông tin, Bộ phận CNTT lập và gửi thông báo kết quả xử lý đề nghị phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT theo Mẫu số 02-2/QTr-HĐĐT ghi rõ lý do, trình Phụ trách Bộ phận CNTT phê duyệt theo quy định tại điểm e khoản này.

đ) Thực hiện cấp mới hoặc thay đổi quyền sử dụng

Căn cứ thông tin trên “Phiếu đề nghị” hợp lệ, công chức thuộc Bộ phận CNTT thực hiện:

- Tạo tài khoản sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT (đối với trường hợp cấp mới) theo quy định.

- Phân quyền hoặc thay đổi thông tin phân quyền sử dụng các chức năng theo quy định.

- Rà soát tài khoản và quyền sử dụng của tài khoản người sử dụng đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu theo “Phiếu đề nghị”, lập và gửi thông báo kết quả xử lý đề nghị phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT theo Mẫu số 02-2/QTr-HĐĐT, trình Phụ trách Bộ phận CNTT phê duyệt.

e) Duyệt thông báo kết quả xử lý đề nghị phân quyền

Phụ trách Bộ phận CNTT duyệt thông báo kết quả xử lý đề nghị phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Mẫu số 02-2/QTr-HĐĐT và gửi cho Bộ phận nghiệp vụ để gửi cho NSD.

g) Tiếp nhận kết quả xử lý đề nghị phân quyền

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Mẫu số 02-2/QTr-HĐĐT, Phụ trách Bộ phận nghiệp vụ chuyển thông báo kết quả phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT cho NSD (01 bản lưu tại Bộ phận CNTT, 01 bản lưu tại Bộ phận nghiệp vụ và 01 bản gửi cho người sử dụng).

h) Kích hoạt tài khoản

Ngay sau khi tiếp nhận kết quả xử lý đề nghị phân quyền sử dụng phần mềm ứng dụng, NSD kích hoạt tài khoản (đối với tài khoản được tạo mới).

Trường hợp có vướng mắc trong quá trình kích hoạt tài khoản, hoặc tài khoản được phân quyền chưa đúng với “Phiếu đề nghị” NSD liên hệ trực tiếp với Bộ phận CNTT để được hỗ trợ.

Đối với trường hợp đề nghị về tài khoản quản trị Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT, Bộ phận CNTT của CQT cấp trên cấp tài khoản quản trị cho CQT cấp dưới trực tiếp dựa trên “Phiếu đề nghị” theo Mẫu số 02-1/QTr-HĐĐT của CQT cấp dưới.

2. Thay đổi quyền sử dụng khi nhận được các văn bản, thông tin về công tác tổ chức cán bộ hoặc liên quan đến vi phạm sử dụng tài khoản:

a) Chuyển văn bản, thông tin cho Bộ phận CNTT

- Bộ phận tổ chức cán bộ, Bộ phận nghiệp vụ chuyển Bộ phận CNTT các văn bản liên quan đến công tác quản lý cán bộ (quyết định nghỉ hưu, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài hạn, chuyển đơn vị công tác, được cử đi học hoặc đi công tác dài hạn) chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ ngày ban hành văn bản/quyết định hoặc “Phiếu đề nghị” có phê duyệt của Phụ trách bộ phận.

- Bộ phận nghiệp vụ, người sử dụng thông báo bằng văn bản hoặc thư điện tử ngay cho Lãnh đạo Bộ phận CNTT nếu phát hiện đơn vị, cá nhân có dấu hiệu sai phạm trong việc sử dụng tài khoản để cập nhật, khai thác Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT.

b) Khóa tạm thời, khóa vĩnh viễn tài khoản

Căn cứ các quy định, Bộ phận CNTT thực hiện:

- Khóa vĩnh viễn hoặc khóa tạm thời các tài khoản theo văn bản/quyết định hoặc “Phiếu đề nghị” từ Bộ phận tổ chức cán bộ, Bộ phận nghiệp vụ chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/quyết định hoặc “Phiếu đề nghị” có phê duyệt của Phụ trách bộ phận.

- Thực hiện khóa vĩnh viễn hoặc khóa tạm thời các tài khoản đối với cá nhân truy cập phần mềm ứng dụng trái phép, phục vụ mục đích khác không được phân công hoặc có dấu hiệu sai phạm trong việc sử dụng tài khoản trong vòng 60 phút kể từ khi nhận được thông tin.

c) Khôi phục tài khoản

Căn cứ văn bản giải trình đối với lý do tài khoản bị khóa tạm thời đã được Lãnh đạo đơn vị xác nhận, người sử dụng lập “Phiếu đề nghị” chọn loại đề nghị Khôi phục tài khoản chuyển Bộ phận CNTT.

Bộ phận CNTT thực hiện khôi phục tài khoản sau khi nhận được Phiếu đề nghị.

Điều 23. Phân quyền cho người nộp thuế, tổ chức truyền nhận, doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Tạo mới, cập nhật, thay đổi thông tin tài khoản sử dụng Cổng điện tử:

a) Đối với NSD là NNT

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT được Lãnh đạo CQT phê duyệt về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT, Hệ thống HĐĐT căn cứ thông tin NNT kê khai trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thực hiện tạo tài khoản hoặc thay đổi thông tin tài khoản sử dụng Cổng điện tử.

Đối với trường hợp cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày Lãnh đạo CQT phê duyệt đề nghị cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh, Bộ phận CNTT thực hiện cấp tài khoản cho NNT sử dụng để lập hóa đơn trực tiếp trên Cổng điện tử. Tài khoản được gửi vào địa chỉ thư điện tử của NNT trên Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.

Đối với trường hợp tổ chức, cá nhân mua hóa đơn của CQT, chậm nhất trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT 01/TH-HĐĐT của NNT nhập trên Cổng điện tử, công chức thuộc Bộ phận CNTT căn cứ thông tin NNT thực hiện tạo tài khoản sử dụng Cổng điện tử cho tổ chức, cá nhân mua hóa đơn của CQT.

b) Đối với người sử dụng là tổ chức truyền nhận, doanh nghiệp/tổ chức kinh doanh kết nối trực tiếp

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hợp đồng cung cấp dịch vụ, phụ lục hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, văn bản chấp thuận kết nối trực tiếp, công chức thuộc Bộ phận CNTT của Tổng cục Thuế tạo tài khoản hoặc thay đổi thông tin tài khoản sử dụng Cổng điện tử phù hợp với nội dung văn bản, thông báo tài khoản cho đơn vị.

c) Đối với người sử dụng là đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT

- Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung tài khoản truy cập/nội dung cung cấp thông tin HĐĐT, chứng từ điện tử theo mẫu 01/CCTT-ĐK, Đăng ký sử dụng hình thức nhắn tin tra cứu thông tin HĐĐT, chứng từ điện tử theo mẫu 01/CCTT-NT, Đăng ký kết nối, dừng kết nối với Cổng thông tin HĐĐT, chứng từ điện tử theo mẫu 01/CCTT-KN, công chức thuộc Bộ phận CNTT rà soát với quy chế/văn bản cung cấp thông tin HĐĐT đã ký, thực hiện tạo tài khoản hoặc thay đổi thông tin tài khoản sử dụng Cổng điện tử phù hợp với nội dung văn bản. Trình phụ trách Bộ phận CNTT văn bản về việc chấp thuận hoặc không chấp nhận đề nghị của bên sử dụng thông tin theo Mẫu số 01/CCTT-TB.

- Trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT, phụ trách Bộ phận CNTT trình Lãnh đạo CQT phê duyệt văn bản chấp thuận/không chấp thuận đề nghị của bên sử dụng thông tin.

- Trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT, Lãnh đạo CQT phê duyệt văn bản chấp thuận/không chấp thuận đề nghị của bên sử dụng thông tin.

Trước thời điểm hết thời hạn sử dụng thông tin 30 ngày, Bộ phận CNTT có trách nhiệm thông báo cho đầu mối đăng ký của đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng.

2. Rà soát tài khoản, quyền sử dụng của NNT, tổ chức truyền nhận, doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT:

Công chức thuộc Bộ phận CNTT rà soát thông tin tài khoản NNT, tổ chức truyền nhận, doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT vừa cập nhật.

3. Kích hoạt tài khoản:

Cổng điện tử rà soát việc kích hoạt tài khoản của NNT, tổ chức truyền nhận, doanh nghiệp/tổ chức kết nối trực tiếp, đơn vị/tổ chức sử dụng thông tin HĐĐT theo quy định.

Điều 24. Luân chuyển và lưu hồ sơ phân quyền

1. Luân chuyển hồ sơ phân quyền:

Việc luân chuyển hồ sơ phân quyền ưu tiên sử dụng các phương thức điện tử đã được Tổng cục Thuế triển khai (ký số, thư điện tử).

2. Lưu trữ hồ sơ phân quyền:

Bộ phận CNTT, Bộ phận nghiệp vụ tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT (điện tử hoặc giấy) bao gồm: Phiếu đề nghị phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT, Thông báo về kết quả xử lý đề nghị phân quyền sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT và văn bản liên quan đến phân quyền người sử dụng.

Điều 25. Rà soát, báo cáo về công tác quản trị tài khoản sử dụng Cổng điện tử và Hệ thống hóa đơn điện tử

Hàng năm, các CQT bổ sung báo cáo về công tác quản trị tài khoản sử dụng Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT theo Quyết định số 1947/QĐ-TCT ngày 30 tháng 11 năm 2018 của Tổng cục Thuế về việc đơn giản hóa chế độ Báo cáo định kỳ các nội dung liên quan đến công tác triển khai Công nghệ thông tin tại Cục Thuế, Chi cục Thuế (hoặc các văn bản thay thế, sửa đổi tại thời điểm thực hiện báo cáo), bao gồm: Số lượng tài khoản cấp mới; số lượng tài khoản khóa tạm thời (lý do); số lượng tài khoản khóa vĩnh viễn (lý do) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

Chương III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 26. Tổ chức thực hiện

1. Lãnh đạo cơ quan thuế các cấp tổ chức, bố trí phân công công chức thực hiện theo đúng quy định của quy trình này; định kỳ hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy trình của các đơn vị và thực hiện các hình thức khen thưởng, kỷ luật theo quy định về chế độ chấp hành kỷ luật lao động, quy chế công tác đối với đơn vị.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo kịp thời về Tổng cục Thuế (Vụ DNNCN) để được giải quyết hoặc nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung Quy trình quản lý hóa đơn điện tử cho phù hợp./.