Công văn 93343/CT-TTHT 2020 về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Kính gửi: Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Ngân hàng Sài gòn Thương Tín
(Mã số thuế: 0305584790-010; Địa chỉ: Tầng 2 Tòa nhà CLB, Sân Golf Long Biên, Khu Trung Đoàn 918, P. Phúc Đồng, Q. Long Biên, TP Hà Nội.)

Trả lời công văn số 60/2020/CV-SBJ đến ngày 18/9/2020 của Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Ngân hàng Sài gòn Thương Tín (sau đây gọi tắt là Công ty) hỏi về sử dụng hóa đơn điện tử. Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

+ Tại Khoản 1, Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.

3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.”

- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 hướng dẫn:

“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

…

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”

+ Tại điểm e Khoản 1, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

...e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán...

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

+ Tại Điều 12 quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

+ Tại Khoản 2 Điều 14 quy định như sau:

“2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.”

- Căn cứ Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

“... Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

- Thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử:

“... trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,...thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.”

- Thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017; CV 3501/TCT-CS ngày 04/9/2019 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về hóa đơn điện tử.

Căn cứ các quy định, hướng dẫn nêu trên, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC có hiệu lực kể từ ngày 14/11/2018. Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo Công ty chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Công ty vẫn áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Theo đó:

1. Về miễn chữ ký số của người mua hàng trên hóa đơn điện tử

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì Công ty lập hóa đơn theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán thỏa thuận về việc người mua ký trên hóa đơn).

2. Về tiêu thức chữ ký của người đại diện pháp luật và dấu của người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy:

- Trường hợp chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

- Trường hợp chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

3. Việc sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có nhiều hơn một trang:

Để phù hợp với đặc thù của HĐĐT, trường hợp chuyển đổi HĐĐT ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Trong quá trình thực hiện chính sách thuế, trường hợp còn vướng mắc, đơn vị có thể tham khảo các văn bản hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội được đăng tải trên website http://hanoi.gdt.gov.vn hoặc liên hệ với Phòng Thanh tra - Kiểm Tra số 8 để được hỗ trợ giải quyết.

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Ngân hàng Sài gòn Thương Tín được biết và thực hiện./.