Công văn 2901/CTHNA-TTHT của Cục Thuế tỉnh Hà Nam về khoản chi công tác phí nước ngoài

Ngày 28/9/2023, Cục Thuế tỉnh Hà Nam nhận được văn bản hỏi số 2109/2023-LM VINA của Công ty TNHH L&M VINA (gọi tắt là Công ty), mã số thuế 0700670338 về việc khoản chi công tác phí nước ngoài. Về vấn đề này, Cục Thuế tỉnh Hà Nam có ý kiến như sau:

Căn cứ Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC) quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

...

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này

...

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boardingpass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

...

2.30. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:

...”

Căn cứ Điều 85 Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định:

“Điều 85. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản giao dịch với cơ quan thuế

Ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt. Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch. Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

...”

Căn cứ các quy định trên, về nguyên tắc: Trừ các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nêu tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC), doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện nêu tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC).

Đối với các chi phí phát sinh tại nước ngoài thì các hóa đơn, chứng từ của các khoản chi phí này phải phù hợp với quy định của nước sở tại và phải được dịch ra Tiếng Việt theo hướng dẫn tại Điều 85 Thông tư số 80/2021/TT-BTC để làm căn cứ hạch toán chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đề nghị Công ty căn cứ vào các quy định pháp luật nêu trên, đối chiếu với tình hình thực tế để thực hiện theo đúng quy định. Nếu có vướng mắc, người nộp thuế liên hệ Phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế (0226.3851.553); Phòng Thanh tra - Kiểm tra số 1 (0226.3851.545).

Cục Thuế tỉnh Hà Nam trả lời để Công ty TNHH L&M VINA được biết, thực hiện./.