Quyết định 931/QĐ-STNMT-KHTC của Sở Tài nguyên và Môi trường Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chế quản lý nguồn kinh phí sự nghiệp

QUYẾT ĐỊNH

Về ban hành Quy chế quản lý nguồn kinh phí sự nghiệp của Sở Tài nguyên và Môi trường

GIÁM ĐỐC SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật ngân sách nhà nước số 83/2015/QH13 ngày 25 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2013;

Căn cứ Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Chính phủ về quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 117/2013/NĐ-CP ngày 07 tháng 10 năm 2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 130/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 10 năm 2013 của Chính phủ về sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích;

Căn cứ Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập;

Căn cứ Nghị định số 141/2016/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác;

Căn cứ Thông tư 342/2016/TT-BTC ngày 10 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài chính về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ công văn số 1441/UBND-TM ngày 14 tháng 3 năm 2006 của Ủy ban nhân dân thành phố về giải quyết những vướng mắc trong việc triển khai thực hiện các chương trình, phương án sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp;

Căn cứ Công văn số 7395/UBND-TM ngày 03 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc chủ trương phê duyệt các chương trình, phương án thường xuyên của Sở Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Quyết định số 121/2003/QĐ-UB ngày 18 tháng 7 năm 2003 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Quyết định số 38/2012/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố;

Căn cứ Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 11 tháng 7 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Quyết định số 1997/QĐ-STNMT ngày 01 tháng 8 năm 2016 của Sở Tài nguyên và Môi trường về ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng chuyên môn thuộc cơ quan Sở Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Quyết định số 737/QĐ-STNMT-VP ngày 29 tháng 3 năm 2017 của Sở Tài nguyên và Môi trường về ban hành Quy chế làm việc của Sở Tài nguyên và Môi trường;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý nguồn kinh phí sự nghiệp của Sở Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1105/QĐ-TNMT-KH ngày 10 tháng 10 năm 2014.

Điều 3. Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính, Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ NGUỒN KINH PHÍ SỰ NGHIỆP CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 931/QĐ-STNMT-KHTC ngày 28 tháng 6 năm 2018 của Sở Tài nguyên và Môi trường)

Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích

1. Nhằm quản lý thống nhất, chặt chẽ nguồn kinh phí sự nghiệp của Sở Tài nguyên và Môi trường được Ủy ban nhân dân thành phố giao hàng năm, đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Tạo điều kiện thuận lợi để các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường triển khai và hoàn thành tốt các chương trình, đề án, nhiệm vụ được giao.

3. Phát huy quyền làm chủ tập thể, dân chủ, công khai, minh bạch trong việc quản lý và sử dụng tài chính.

4. Tăng cường công tác tự kiểm tra, giám sát nội bộ.

Điều 2. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này được quy định áp dụng đối với các chương trình, đề án, nhiệm vụ (sau đây gọi chung là nhiệm vụ) sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp của Sở Tài nguyên và Môi trường được Giám đốc ban hành quyết định giao dự toán ngân sách nhà nước hàng năm (kể cả các chương trình, đề án, nhiệm vụ của các cơ quan khác ngoài Sở Tài nguyên và Môi trường, do Ủy ban nhân dân thành phố giao nhiệm vụ cho Sở Tài nguyên và Môi trường quản lý kinh phí từ nguồn kinh phí sự nghiệp của Sở Tài nguyên và Môi trường).

Các nhiệm vụ sử dụng nguồn kinh phí quản lý hành chính không thuộc phạm vi áp dụng của quy chế này.

Chương II. QUY TRÌNH QUẢN LÝ NGUỒN KINH PHÍ SỰ NGHIỆP

Điều 3. Xây dựng các chỉ tiêu phân bổ dự toán hàng năm

1. Quy trình xây dựng các chỉ tiêu phân bổ dự toán hàng năm, thực hiện như sau:

Bước 1: Trưởng các phòng, ban, đơn vị lập hồ sơ dự toán ngân sách cho năm tiếp theo gởi phòng Kế hoạch - Tài chính. Thời gian từ ngày 01 đến ngày 15 tháng 6 hàng năm. Hồ sơ bao gồm:

- Báo cáo tình hình thực hiện thu chi ngân sách nhà nước năm hiện hành (01 bộ), trong đó có các nội dung: Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ và tình hình thu chi dự toán ngân sách nhà nước năm hiện hành; Đề xuất nhu cầu dự toán cho năm tiếp theo.

- Phương án dự toán của các nhiệm vụ phát sinh trong năm hiện hành và các nhiệm vụ của năm tiếp theo (06 bộ).

- Đối với các công việc mới mà các văn bản quy phạm pháp luật chưa quy định thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ thì phải có văn bản chấp thuận chủ trương của Ủy ban nhân dân thành phố hoặc của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Bước 2: Phòng Kế hoạch - Tài chính phối hợp cùng các phòng, ban, đơn vị có liên quan tổ chức họp thẩm định phương án dự toán của năm tiếp theo. Đối với các nhiệm vụ mới và các nhiệm vụ có nội dung thực hiện khác so với các năm trước, ưu tiên thẩm định trước ngày 25 tháng 8 hàng năm, những nhiệm vụ còn lại sẽ tổ chức thẩm định phương án dự toán sau nhưng không quá ngày 31 tháng 01 của năm tiếp theo.

Bước 3: Phòng Kế hoạch - Tài chính tổng hợp dự toán ngân sách và gởi các phòng, ban, đơn vị cho ý kiến tối đa không quá 03 (ba) ngày làm việc trước khi trình Giám đốc xem xét.

Bước 4: Sau khi có ý kiến của Giám đốc, Phòng Kế hoạch - Tài chính chỉnh sửa, hoàn thiện bản dự toán ngân sách của năm tiếp theo của Sở Tài nguyên và Môi trường gởi Sở Tài chính thẩm tra theo quy định trước ngày 31 tháng 8 hàng năm.

Bước 5: Trên cơ sở Quyết định giao chỉ tiêu dự toán thu - chi ngân sách nhà nước hàng năm của Ủy ban nhân dân thành phố phân bổ cho Sở Tài nguyên và Môi trường và ý kiến của Sở Tài chính, trong vòng 07 (bảy) ngày làm việc, Phòng Kế hoạch - Tài chính dự thảo Quyết định giao chỉ tiêu dự toán thu - chi ngân sách nhà nước năm tiếp theo cho các phòng, ban, đơn vị trình Giám đốc ký ban hành. Thời gian Giám đốc ký Quyết định là 03 (ba) ngày làm việc.

2. Điều chỉnh các chỉ tiêu phân bổ dự toán hàng năm, thực hiện như sau:

Việc điều chỉnh các chỉ tiêu phân bổ dự toán trong năm chỉ xem xét thực hiện khi phát sinh nhiệm vụ công việc phải thực hiện theo chỉ đạo của Thành ủy, Ủy ban nhân dân thành phố và Bộ Tài nguyên và Môi trường mà chưa được xem xét giao đầu năm hoặc theo chỉ đạo của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách mà làm cho phương án dự toán của nhiệm vụ tăng so với chỉ tiêu phân bổ dự toán đã giao.

Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Trưởng các phòng, ban, đơn vị lập hồ sơ điều chỉnh dự toán ngân sách gởi phòng Kế hoạch - Tài chính xem xét thẩm định. Hồ sơ bao gồm:

- Báo cáo tình hình thực hiện thu chi ngân sách nhà nước (01 bộ), trong đó có các nội dung: Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ và tình hình thu chi dự toán ngân sách nhà nước năm hiện hành; Đề xuất nhu cầu điều chỉnh, bổ sung dự toán trong năm;

- Phương án dự toán của các nhiệm vụ phát sinh cần điều chỉnh trong năm (06 bộ).

Bước 2: Sau khi xem xét các hồ sơ pháp lý, đề xuất của các phòng, ban, đơn vị và khả năng cân đối ngân sách của Sở, Phòng Kế hoạch - Tài chính sẽ trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách:

a/ Trường hợp điều chỉnh các chỉ tiêu phân bổ dự toán mà không vượt tổng dự toán đã giao cho đơn vị cần điều chỉnh (đơn vị dự toán cấp 3)

Văn bản gửi Sở Tài chính xem xét thống nhất việc điều chỉnh dự toán kinh phí sự nghiệp bố trí các nội dung công việc trên cơ sở cân đối dự toán ngân sách đã được bố trí cho đơn vị sử dụng ngân sách (đơn vị dự toán cấp 3) thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, thời gian thực hiện không quá 07 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ.

Trên cơ sở ý kiến thống nhất của Sở Tài chính, Phòng Kế hoạch - Tài chính sẽ tham mưu Giám đốc ban hành Quyết định điều chỉnh chỉ tiêu phân bổ dự toán ngân sách, thời gian thực hiện không quá 05 ngày làm việc. Trong trường hợp Sở Tài chính không thống nhất với đề xuất nêu trên thì sẽ thực hiện theo ý kiến của Sở Tài chính.

b/ Trường hợp điều chỉnh các chỉ tiêu phân bổ dự toán mà vượt tổng dự toán đã giao cần phải bổ sung hoặc điều chuyển dự toán giữa các đơn vị.

Văn bản gửi Sở Tài chính xem xét thẩm định trình Ủy ban nhân dân thành phố chấp thuận việc điều chỉnh bổ sung hoặc điều chuyển dự toán giữa các đơn vị dự toán (đơn vị dự toán cấp 3) thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, thời gian thực hiện không quá 07 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ.

- Trong trường hợp Sở Tài chính thống nhất và trình Ủy ban nhân dân thành phố chấp thuận với đề xuất. Căn cứ vào văn bản chấp thuận của Ủy ban nhân dân thành phố, Phòng Kế hoạch - Tài chính sẽ tham mưu Giám đốc ban hành Quyết định điều chỉnh, bổ sung chỉ tiêu phân bổ dự toán ngân sách cho các đơn vị dự toán, thời gian thực hiện không quá 05 ngày làm việc.

- Trong trường hợp Sở Tài chính không thống nhất với đề xuất nêu trên thì sẽ thực hiện theo ý kiến của Sở Tài chính.

Điều 4. Thẩm định, phê duyệt phương án dự toán

1. Yêu cầu nội dung đối với các phương án dự toán:

Các phương án dự toán phải gồm các nội dung chính như sau:

- Căn cứ pháp lý hoặc ý kiến chỉ đạo bằng văn bản của người có thẩm quyền hoặc cơ quan có thẩm quyền;

- Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ của các năm trước, trong trường hợp đây là nhiệm vụ mới phải nêu lên được tính cần thiết thực hiện nhiệm vụ;

- Nội dung công việc và khối lượng thực hiện;

- Các bước thực hiện: quy trình, tiến độ thực hiện, phân công trách nhiệm,...;

- Dự toán chi tiết: Từng nội dung chi trong dự toán chi tiết phải nêu được các quy định pháp luật áp dụng hoặc cơ sở pháp lý áp dụng. Trong trường hợp nội dung công việc chưa có quy định về định mức thì phải thuyết minh cơ sở thực tế tính toán, trường hợp nội dung công việc chưa có đơn giá thì phải cung cấp 03 bảng báo giá của các đơn vị có chức năng và giấy phép kinh doanh phù hợp tại thời điểm xây dựng phương án. Trường hợp không thu thập đủ 03 bảng báo giá thì phòng, ban, đơn vị phải có văn bản giải trình và được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách chấp thuận. Trưởng phòng, ban, đơn vị chịu trách nhiệm về các báo giá cung cấp để làm cơ sở thẩm định, phê duyệt.

- Sản phẩm đầu ra: Loại sản phẩm, số lượng, phương thức nghiệm thu và đơn vị chịu trách nhiệm nghiệm thu sản phẩm, đơn vị quản lý và khai thác sản phẩm.

2. Thẩm định, phê duyệt phương án dự toán:

a) Đối với các phương án dự toán thuộc thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường (giá trị dự toán kinh phí từ 5.000.000.000 đồng trở xuống). Việc thẩm định, phê duyệt thực hiện như sau:

Bước 1: Sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ (theo khoản 1 Điều 4) của các phòng, ban, đơn vị, phòng Kế hoạch - Tài chính tổ chức họp thẩm định. Thời gian tổ chức họp thẩm định tối đa không quá 10 (mười) ngày làm việc. Trường hợp phương án dự toán của các đơn vị tập trung quá nhiều tại cùng một thời điểm, phòng Kế hoạch - Tài chính báo cáo Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách cho phép kéo dài thời gian tổ chức họp thẩm định, thời gian kéo dài không quá 05 (năm) ngày làm việc. Phòng Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm thông báo về việc kéo dài thời gian tổ chức họp thẩm định đến phòng, ban, đơn vị được thẩm định biết.

Bước 2: Phòng Kế hoạch - Tài chính soạn thảo thông báo kết quả cuộc họp thẩm định tối đa 03 (ba) ngày làm việc sau ngày họp thẩm định.

Bước 3: Các phòng, ban, đơn vị chỉnh sửa, hoàn thiện phương án dự toán theo thông báo kết quả cuộc họp và có văn bản giải trình nội dung chỉnh sửa gởi phòng Kế hoạch - Tài chính. Thời gian chỉnh sửa, hoàn thiện tối đa không quá 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày ra thông báo kết quả cuộc họp. Trường hợp nội dung phương án dự toán sau khi chỉnh sửa khác với phương án dự toán ban đầu và thông báo kết quả cuộc họp, thì phải có ý kiến chấp thuận của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách.

Bước 4: Phòng Kế hoạch - Tài chính trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ban hành quyết định phê duyệt phương án dự toán. Trường hợp chưa có Quyết định giao chỉ tiêu dự toán thu - chi ngân sách nhà nước hàng năm của Sở Tài nguyên và Môi trường, phòng Kế hoạch - Tài chính trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ban hành văn bản thẩm định phương án dự toán. Khi có quyết định giao chỉ tiêu dự toán sẽ trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký quyết định phê duyệt phương án dự toán. Thời gian thực hiện của phòng Kế hoạch - Tài chính tối đa không quá 03 (ba) ngày làm việc. Thời gian Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký không quá 02 (hai) ngày làm việc.

b) Đối với các phương án dự toán thuộc thẩm quyền phê duyệt của Ủy ban nhân dân thành phố (giá trị dự toán kinh phí từ 5.000.000.000 đồng trở lên và các trường hợp khác), việc thẩm định, phê duyệt phương án dự toán được thực hiện theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố.

Sở Tài nguyên và Môi trường sẽ tổ chức họp thẩm định, góp ý phương án dự toán trước khi trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt. Trình tự tổ chức việc thẩm định, góp ý được thực hiện theo bước 1, bước 2 và bước 3 tại điểm a, khoản 2, điều 4 của Quyết định này. Sau đó, phòng Kế hoạch - Tài chính sẽ dự thảo công văn trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách gởi Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

Đối với các phương án dự toán của Văn phòng Biến đổi khí hậu do Ban Chỉ đạo thực hiện Kế hoạch hành động ứng phó với biến đổi khí hậu phê duyệt, thực hiện theo khoản 1, Điều 8 của Quy chế này.

c) Căn cứ vào nội dung thực hiện của phương án dự toán, phòng Kế hoạch - Tài chính đề xuất Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách thành lập hội đồng thẩm định đối với các phương án dự toán cần tổ chức hội đồng thẩm định. Thành phần của hội đồng thẩm định do phòng Kế hoạch - Tài chính đề xuất và trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách quyết định.

d) Đối với những công việc sử dụng kinh phí dịch vụ vệ sinh môi trường:

- Công tác nghiệp vụ chuyên môn khác phục vụ cho dịch vụ vệ sinh môi trường: phương án dự toán được xây dựng và thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 4 và các điểm a, b, c của khoản 2 điều 4.

- Công tác xử lý rác, vớt rác trên kênh, vận chuyển chất thải rắn: phòng Quản lý chất thải rắn lập bảng tổng hợp khối lượng công việc và kinh phí thực hiện chi tiết của từng hạng mục công việc gởi kèm Báo cáo tình hình thực hiện thu chi ngân sách nhà nước quy định tại Bước 1 điều 3 mà không cần tổ chức họp thẩm định, phê duyệt phương án dự toán.

3. Thẩm định, phê duyệt phương án dự toán điều chỉnh:

Phương án dự toán điều chỉnh được phê duyệt lại khi:

- Kinh phí thực hiện cao hơn dự toán đã được phê duyệt;

- Nội dung công việc hoặc khối lượng công việc thay đổi so với phương án dự toán đã được phê duyệt.

- Khi có sự thay đổi về định mức kinh tế - kỹ thuật hoặc đơn giá hoặc các quy định trong ngành tài nguyên - môi trường liên quan đến việc triển khai phương án dự toán.

- Một số trường hợp khác theo chỉ đạo của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách.

Các bước thẩm định, phê duyệt phương án dự toán điều chỉnh thực hiện theo khoản 2, Điều 4 của Quy chế này.

Điều 5. Về phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu và hợp đồng thuê đơn vị thực hiện nhiệm vụ được giao

1. Thẩm định, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

- Đối với các nhiệm vụ phải tổ chức lựa chọn nhà thầu, việc thẩm định, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu thực hiện như sau:

Bước 1: Các phòng, ban, đơn vị có Tờ trình phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy định hiện hành và các hồ sơ liên quan kèm theo gởi về Phòng Kế hoạch - Tài chính. Thời gian tối đa không quá 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày có Quyết định phê duyệt phương án dự toán. Việc phân chia gói thầu phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Đấu thầu. Đối với các nhiệm vụ của các cơ quan khác (ngoài Sở Tài nguyên và Môi trường) do Chi cục Bảo vệ môi trường quản lý nguồn vốn thì phải có ý kiến bằng văn bản của Chi cục Bảo vệ môi trường.

Bước 2: Phòng Kế hoạch - Tài chính thẩm định và trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phê duyệt. Thời gian thẩm định tối đa không quá 07 (bảy) ngày làm việc. Thời gian Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký quyết định phê duyệt tối đa không quá 03 (ba) ngày làm việc.

Trường hợp hồ sơ phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của các phòng, ban, đơn vị tập trung quá nhiều tại cùng một thời điểm, phòng Kế hoạch - Tài chính báo cáo Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách cho phép kéo dài thời gian thẩm định, thời gian kéo dài không quá 05 (năm) ngày làm việc. Phòng Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm thông báo về việc kéo dài thời gian thẩm định đến phòng, ban, đơn vị được thẩm định biết.

Các công việc tiếp theo của công tác đấu thầu: phòng Kế hoạch - Tài chính tham mưu Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách thành lập Tổ đấu thầu tổ chức lựa chọn nhà thầu đối với các phương án dự toán của các phòng trực thuộc cơ quan Sở. Thành phần Tổ đấu thầu bao gồm đại diện phòng Kế hoạch - Tài chính và phòng, ban, đơn vị có phương án dự toán cần lựa chọn nhà thầu thực hiện. Việc tổ chức lựa chọn nhà thầu được tổ chức thực hiện theo quy định của pháp luật đấu thầu.

2. Hợp đồng thuê đơn vị thực hiện:

a) Đối với các hợp đồng thuê đơn vị thực hiện do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký, thực hiện như sau:

- Các phòng được giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng và chịu trách nhiệm về nội dung công việc và sản phẩm nêu trong hợp đồng. Phòng Kế hoạch - Tài chính có ý kiến về các nội dung hợp đồng liên quan đến tạm ứng, thanh quyết toán hợp đồng trước khi trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký.

- Các phòng được giao nhiệm vụ có trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện, thời gian kết thúc hợp đồng; chịu trách nhiệm kiểm tra khối lượng, chất lượng sản phẩm trước khi nghiệm thu sản phẩm.

- Đối với những hợp đồng có giá trị trên 200 triệu đồng, trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày ký, các phòng được giao nhiệm vụ theo dõi thực hiện phải có trách nhiệm chuyên cho Phòng Kế hoạch - Tài chính lập thủ tục Cam kết chi với Kho bạc nhà nước.

b) Đối với các hợp đồng thuê đơn vị thực hiện do Trưởng các đơn vị trực thuộc Sở ký:

Trưởng các đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm thực hiện theo quy định hiện hành.

Điều 6. Thực hiện tạm ứng, thanh quyết toán

1. Đối với các phòng chuyên môn thuộc Sở, thực hiện như sau:

Bước 1: Trưởng các phòng chuyên môn của Sở tiến hành kiểm tra, rà soát các chứng từ sau đó lập thủ tục đề nghị tạm ứng, thanh toán, quyết toán kinh phí gởi cho phòng Kế hoạch - Tài chính. Thành phần hồ sơ (theo phụ lục đính kèm)

Bước 2: Phòng Kế hoạch - Tài chính căn cứ vào quyết định phê duyệt phương án dự toán, hợp đồng kinh tế đã được ký kết và đôi chiêu với quy định về tạm ứng, thanh toán, quyết toán, trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phê duyệt. Thời gian kiểm tra, rà soát tối đa không quá 03 (ba) ngày làm việc (kể từ ngày nhận đủ hồ sơ) . Thời gian Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký phê duyệt tối đa không quá 03 (ba) ngày làm việc.

Bước 3: Phòng Kế hoạch - Tài chính chuyển hồ sơ tạm ứng, thanh toán đến kho bạc Nhà nước. Thời gian thực hiện là 02 (hai) ngày làm việc (kể từ ngày được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký duyệt vào hồ sơ thanh toán).

2. Đối với các đơn vị trực thuộc Sở: Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện tạm ứng, thanh quyết toán theo quy định hiện hành.

Điều 7. Công tác kiểm tra và quyết toán kinh phí hàng năm

- Phòng Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm trình Giám đốc ban hành Quyết định thành lập Tổ kiểm tra và quyết toán kinh phí đối với các đơn vị trực thuộc và xây dựng kế hoạch kiểm tra vào thời điểm tháng 4 hàng năm. Trong quyết định thành lập Tổ kiểm tra và quyết toán kinh phí phải nêu rõ trách nhiệm của từng thành viên.

- Sau đợt kiểm tra, Tổ kiểm tra và quyết toán kinh phí soạn thảo biên bản quyết toán gửi đến các thành viên trong Tổ và đơn vị được kiểm tra. Thời gian thực hiện tối đa không quá 30 (ba mươi) ngày làm việc sau khi kết thúc kiểm tra.

- Các thành viên trong Tổ kiểm tra và quyết toán kinh phí và đơn vị được kiểm tra có ý kiến phản hồi về bản dự thảo biên bản quyết toán. Thời gian thực hiện tối đa không quá 05 (năm) ngày làm việc (kể từ ngày nhận được bản dự thảo để góp ý), quá thời gian này mà không có ý kiến xem như thống nhất với dự thảo.

- Tổ kiểm tra và quyết toán kinh phí phát hành biên bản quyết toán. Thời gian thực hiện tối đa không quá 03 (ba) ngày làm việc (kể từ ngày nhận đủ ý kiến của các thành viên và ý kiến của đơn vị được kiểm tra).

- Tổ kiểm tra và quyết toán kinh phí trình Giám đốc Sở ký và gởi lại các phòng, ban, đơn vị Thông báo xét duyệt quyết toán năm. Thời gian thực hiện tối đa không quá 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày phát hành biên bản quyết toán.

- Căn cứ nội dung biên bản quyết toán, các đơn vị được kiểm tra có trách nhiệm báo cáo việc khắc phục, sửa chữa (nếu có) và kiến nghị biện pháp xử lý gởi Tổ kiểm tra và quyết toán kinh phí để trình Giám đốc Sở xem xét, chỉ đạo. Thời gian thực hiện không quá 20 (hai mươi) ngày làm việc.

Điều 8: Quản lý kinh phí sự nghiệp của Văn phòng Biến đổi khí hậu

1. Đối với các nhiệm vụ do Trưởng Ban chỉ đạo thực hiện Kế hoạch hành động ứng phó với biến đổi khí hậu phân công thực hiện:

- Vào tháng 6 hàng năm, Văn phòng Biến đổi khí hậu trình Trưởng Ban chỉ đạo thực hiện Kế hoạch hành động ứng phó với biến đổi khí hậu thông qua danh mục các nhiệm vụ cho Ban chỉ đạo thực hiện trong năm tiếp theo.

- Văn phòng Biến đổi khí hậu tổ chức họp Ban Chỉ đạo thực hiện Kế hoạch hành động ứng phó với biến đổi khí hậu để thẩm định phương án dự toán của năm tiếp theo. Công tác thẩm định phải hoàn tất trước ngày 25 tháng 8 hàng năm.

- Sau khi hoàn tất công tác thẩm định, tối đa trong 03 (ba) ngày làm việc, Văn phòng Biến đổi khí hậu gởi phòng Kế hoạch - Tài chính các hồ sơ quy định tại bước 1, điều 3 của Quy chế này đế tổng hợp vào dự toán ngân sách của Sở Tài nguyên và Môi trường.

2. Đối với các nhiệm vụ do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường phân công thực hiện:

Văn phòng Biến đổi khí hậu thực hiện theo quy định tại Điều 3, Điều 4 và Điều 5 của Quy chế này.

Chương III. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

Điều 9. Trách nhiệm của phòng Kế hoạch - Tài chính

- Đảm bảo danh mục các nhiệm vụ được phân bổ dự toán hàng năm đúng theo chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị đã được Giám đốc phân công; đã có chủ trương của Ủy ban nhân dân thành phố hoặc của Bộ Tài nguyên và Môi trường hoặc đã được quy định thực hiện trong các văn bản quy phạm pháp luật.

- Làm đầu mối tổng hợp các đề xuất của các phòng, ban, đơn vị có liên quan đến kế hoạch vốn hàng năm và trao đổi, làm việc với các phòng nghiệp vụ của Sở Tài chính để thống nhất hướng giải quyết, trình Giám đốc xem xét, quyết định.

- Thẩm định phương án dự toán của các phòng, ban, đơn vị và thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

- Chủ trì công tác tổ chức lựa chọn nhà thầu để thực hiện các phương án dự toán của Sở Tài nguyên và Môi trường.

- Chủ trì và chịu trách nhiệm thực hiện công tác kiểm tra, quyết toán kinh phí hàng năm của các đơn vị trực thuộc Sở.

- Định kỳ hàng quý tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị để báo cáo Giám đốc.

- Hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị áp dụng, vận dụng cơ sở pháp lý để xây dựng dự toán chi tiết.

- Chịu trách nhiệm quản lý về việc tạm ứng, thanh quyết toán các phương án dự toán của các phòng trực thuộc Sở và kinh phí thường xuyên hàng năm của Sở.

- Hàng quý theo dõi, đôn đốc tiến độ giải ngân và kết quả giải ngân báo cáo Giám đốc.

- Xây dựng biểu mẫu thống nhất về việc tạm ứng, thanh quyết toán.

- Đề xuất Giám đốc biện pháp xử lý đối với việc quản lý thu chi của các đơn vị trực thuộc Sở thực hiện chưa đúng quy định.

Điều 11. Trách nhiệm của các phòng, ban, đơn vị

- Đảm bảo xây dựng phương án dự toán đầy đủ, hợp lệ và đúng thời gian quy định.

- Chịu trách nhiệm về các báo giá cung cấp để làm cơ sở thẩm định, phê duyệt phương án dự toán.

- Trước khi đề xuất Giám đốc các nhiệm vụ cần thực hiện, các phòng, ban, đơn vị phải tiến hành khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ đó tại các cơ quan, đơn vị khác để đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ không trùng lắp và chịu trách nhiệm về các nội dung triển khai nhiệm vụ.

- Trưởng phòng, ban, đơn vị phải tham dự đầy đủ các cuộc họp thẩm định phương án dự toán đối với các nhiệm vụ của đơn vị mình. Trường hợp cấp phó phòng, ban, đơn vị dự thay, phải có sự đồng ý của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách.

- Trưởng phòng, ban, đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát về khối lượng, chất lượng và hiệu quả các nhiệm vụ được giao, đảm bảo thực hiện theo đúng phương án dự toán đã được phê duyệt. Trường hợp các nhiệm vụ không thể triển khai hoặc triển khai không đúng tiến độ, trưởng phòng, ban, đơn vị phải chủ động báo cáo Giám đốc Sở xem xét, điều chỉnh giảm dự toán đã giao.

- Trưởng các đơn vị trực thuộc Sở phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ sổ sách và giải trình khi có yêu cầu của tổ công tác kiểm tra và quyết toán kinh phí hàng năm.

- Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, Trưởng các phòng, ban, đơn vị báo cáo, đề xuất phương án giải quyết trình Giám đốc Sở xem xét, chỉ đạo.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN VỀ HỒ SƠ TẠM ỨNG, THANH TOÁN TỪ NGUỒN KINH PHÍ SỰ NGHIỆP
(Đính kèm Quyết định số 931/QĐ-STNMT-KHTC ngày 28 tháng 6 năm 2018)

A. Hồ sơ cam kết chi:

1. Đối với hợp đồng có giá trị trên 200 triệu đồng, trong vòng 5 ngày sau khi ký hợp đồng, phòng chuyên môn được giao nhiệm vụ thực hiện chịu trách nhiệm gửi hồ sơ về Phòng Kế hoạch Tài chính làm thủ tục cam kết chi với Kho bạc Nhà nước, hồ sơ gồm có:

- Toàn bộ hồ sơ có liên quan đến công tác đấu thầu: Hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu, quyết định lựa chọn nhà thầu,.. .các văn bản khác liên quan.

- Hợp đồng ký kết giữa hai bên A - B.

2. Đối với hợp đồng có giá trị dưới 200 triệu đồng, không phải thực hiện cam kết chi, tuy nhiên phòng chuyên môn ban được giao nhiệm vụ thực hiện chịu trách nhiệm gửi hồ sơ về Phòng Kế hoạch Tài chính để kiểm soát hồ sơ. Hồ sơ gồm có:

- Toàn bộ hồ sơ có liên quan đến công tác đấu thầu: Hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu, quyết định lựa chọn nhà thầu,... các văn bản khác liên quan.

- Hợp đồng ký kết giữa hai bên A - B.

B. Tạm ứng hợp đồng:

Trong hợp đồng phải nêu rõ về mức tạm ứng, thời điểm tạm ứng, bảo lãnh tạm ứng, thu hồi tạm ứng. Mức tạm ứng hợp đồng không được vượt quá 30% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết (bao gồm cả dự phòng nếu có), ngoại trừ các trường hợp sau mức tạm ứng tối thiểu được quy định như sau:

a) Đối với hợp đồng tư vấn:

- 15% giá hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị trên 10 tỷ đồng.

- 20% giá hợp đồng đối với các hợp đồng có giá trị đến 10 tỷ đồng.

b) Đối với hợp đồng thi công xây dựng công trình:

- 10% giá hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng.

- 15% giá hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng.

- 20% giá hợp đồng đối với các hợp đồng có giá trị dưới 10 tỷ đồng.

c) Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, hợp đồng EC, EP, PC và EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: 10% giá hợp đồng.

Lưu ý: Tiền tạm ứng được thu hồi dần qua các lần thanh toán, mức thu hồi của từng lần do hai bên thống nhất ghi trong hợp đồng nhưng phải bảo đảm tiền tạm ứng được thu hồi hết khi giá trị thanh toán đạt 80% giá hợp đồng đã ký kết.

Hồ sơ tạm ứng:

* Bên nhận thầu phải có văn bản đề nghị tạm ứng theo điều khoản tạm ứng của hợp đồng đã ký, cam kết sử dụng tạm ứng hợp đồng đúng mục đích, đúng đối tượng, có hiệu quả;

* Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn;

* Giấy bảo lãnh tạm ứng của ngân hàng.

* Giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng của ngân hàng.

* Các văn bản khác liên quan.

* Đối với việc sản xuất các cấu kiện, bán thành phẩm có giá trị lớn, một số vật liệu phải dự trữ theo mùa thì bên giao thầu, bên nhận thầu thỏa thuận kế hoạch tạm ứng và mức tạm ứng để bảo đảm tiến độ thực hiện hợp đồng.

C. Thanh toán hợp đồng:

Việc thanh toán theo hợp đồng phụ thuộc vào hình thức của hợp đồng được quy định trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, ngoại trừ hợp đồng đặt hàng (quy định tại mục V).

I. Đối với loại hợp đồng trọn gói

1. Nguyên tắc thanh toán:

Việc thanh toán đối với hợp đồng trọn gói được thực hiện nhiều lần và phải được quy định cụ thể trong hợp đồng sau mỗi lần nghiệm thu theo điểm dừng kỹ thuật với giá trị tương ứng với khối lượng công việc đã thực hiện hoặc một lần sau khi nhà thầu hoàn thành các trách nhiệm theo hợp đồng với giá trị bằng giá hợp đồng trừ đi giá trị tạm ứng (nếu có). Trường hợp không thể xác định được chi tiết giá trị hoàn thành tương ứng với từng hạng mục công việc hoặc giai đoạn nghiệm thu hoàn thành thì có thể quy định thanh toán theo tỷ lệ phần trăm (%) giá trị hợp đồng.

2. Hồ sơ thanh toán đối với hợp đồng trọn gói bao gồm:

a) Thanh toán từng đợt:

- Biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có).

- Bảng xác nhận giá trị công việc hoàn thành.

- Các văn bản khác liên quan;

- Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành.

- Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu: Ghi rõ khối lượng được nghiệm thu, số tiền đã tạm ứng, số tiền khấu trừ tạm ứng, số tiền đề nghị thanh toán kỳ này.

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.

- Đối với công việc mua sắm hàng hóa: Tùy tính chất của hàng hóa để quy định hồ sơ thanh toán cho phù hợp như danh mục hàng hóa đóng gói, chứng từ vận tải, đơn bảo hiểm, Giấy chứng nhận chất lượng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, Giấy chứng nhận xuất xứ và các tài liệu, chứng từ khác liên quan.

b) Thanh quyết toán hợp đồng

Hồ sơ thanh toán đợt cuối bao gồm:

- Biên bản nghiệm thu tổng khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng xác nhận tổng giá trị công việc hoàn thành;

- Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành (phần còn lại);

- Các văn bản khác liên quan;

- Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu: Ghi rõ khối lượng được nghiệm thu, số tiền đã tạm ứng, số tiền khấu trừ tạm ứng, số tiền đề nghị thanh toán kỳ này;

- Biên bản thanh lý hợp đồng;

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.

II. Đối với loại hợp đồng theo đơn giá cố định

1. Nguyên tắc thanh toán:

- Giá trị thanh toán được tính bằng cách lấy đơn giá cố định trong hợp đồng nhân với khối lượng, số lượng công việc thực tế mà nhà thầu đã thực hiện;

- Đối với công việc xây lắp, trường hợp khối lượng công việc thực tế mà nhà thầu đã thực hiện để hoàn thành theo đúng thiết kế ít hơn khối lượng công việc nêu trong hợp đồng, nhà thầu chỉ được thanh toán cho phần khối lượng thực tế đã thực hiện. Trường hợp khối lượng công việc thực tế mà nhà thầu đã thực hiện để hoàn thành theo đúng thiết kế nhiều hơn khối lượng công việc nêu trong hợp đồng, nhà thầu được thanh toán cho phần chênh lệch khối lượng công việc này với đơn giá không thay đổi nêu trong hợp đồng;

- Chủ đầu tư, tư vấn giám sát (nếu có) và nhà thầu chịu trách nhiệm xác nhận vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành để làm cơ sở thanh toán cho nhà thầu.

2. Hồ sơ thanh toán bao gồm:

a) Thanh toán từng đợt:

- Biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có).

- Bảng xác nhận khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng xác nhận giá trị công việc hoàn thành trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành đã được xác nhận và đơn giá ghi trong hợp đồng;

- Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành;

- Các văn bản khác liên quan;

- Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu: Ghi rõ khối lượng được nghiệm thu, số tiền đã tạm ứng, số tiền khấu trừ tạm ứng, số tiền đề nghị thanh toán kỳ này;

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.

- Đối với công việc mua sắm hàng hóa: Tùy tính chất của hàng hóa để quy định hồ sơ thanh toán cho phù hợp như danh mục hàng hóa đóng gói, chứng từ vận tải, đơn bảo hiểm, Giấy chứng nhận chất lượng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, Giấy chứng nhận xuất xứ và các tài liệu, chứng từ khác liên quan.

b) Thanh quyết toán hợp đồng

Hồ sơ thanh toán đợt cuối bao gồm:

- Biên bản nghiệm thu tổng khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng xác nhận tổng khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng xác nhận tổng giá trị công việc hoàn thành trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành đã được xác nhận và đơn giá ghi trong hợp đồng;

- Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành (phần còn lại);

- Các văn bản khác liên quan;

- Đề nghị thanh toán của nhà thầu, trong đó nêu rõ khối lượng đã hoàn thành và giá trị hoàn thành, giá trị tăng (giảm) so với hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn thanh toán;

- Biên bản thanh lý hợp đồng;

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.

- Đối với công việc mua sắm hàng hóa: Tùy tính chất của hàng hóa để quy định hồ sơ thanh toán cho phù hợp như hóa đơn của nhà thầu, danh mục hàng hóa đóng gói, chứng từ vận tải, đơn bảo hiểm, Giấy chứng nhận chất lượng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, Giấy chứng nhận xuất xứ và các tài liệu, chứng từ khác liên quan.

III. Đối với loại hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh

1. Nguyên tắc thanh toán:

- Giá trị thanh toán được tính bằng cách lấy đơn giá điều chỉnh ghi trong hợp đồng nhân với khối lượng, số lượng công việc thực tế mà nhà thầu đã thực hiện;

- Đối với công việc xây lắp, trường hợp khối lượng công việc thực tế mà nhà thầu đã thực hiện để hoàn thành theo đúng thiết kế ít hơn khối lượng công việc nêu trong hợp đồng, nhà thầu chỉ được thanh toán cho phần khối lượng thực tế đã thực hiện. Trường hợp khối lượng công việc thực tế mà nhà thầu đã thực hiện để hoàn thành theo đúng thiết kế nhiều hơn khối lượng công việc nêu trong hợp đồng, nhà thầu khối lượng công việc này;

- Chủ đầu tư, tư vấn giám sát (nếu có) và nhà thầu chịu trách nhiệm xác nhận vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành để làm cơ sở thanh toán cho nhà thầu.

2. Hồ sơ thanh toán bao gồm:

a) Thanh toán từng đợt:

- Biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng xác nhận khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành đã được xác nhận và đơn giá ghi trong hợp đồng hoặc đơn giá được điều chỉnh theo quy định của hợp đồng;

- Đề nghị thanh toán của nhà thầu, trong đó nêu rõ khối lượng đã hoàn thành và giá trị hoàn thành, giá trị tăng (giảm) so với hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn thanh toán;

- Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành;

- Các văn bản khác liên quan;

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.

- Đối với công việc mua sắm hàng hóa: Tùy tính chất của hàng hóa để quy định hồ sơ thanh toán cho phù hợp như hóa đơn của nhà thầu, danh mục hàng hóa đóng gói, chứng từ vận tải, đơn bảo hiểm, Giấy chứng nhận chất lượng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, Giấy chứng nhận xuất xứ và các tài liệu, chứng từ khác liên quan.

b) Thanh quyết toán hợp đồng

Hồ sơ thanh toán đợt cuối bao gồm:

- Biên bản nghiệm thu tổng khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng xác nhận tổng khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng tính tổng giá trị đề nghị thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành đã được xác nhận và đơn giá ghi trong hợp đồng hoặc đơn giá được điều chỉnh theo quy định của hợp đồng;

- Đề nghị thanh toán của nhà thầu, trong đó nêu rõ khối lượng đã hoàn thành và giá trị hoàn thành, giá trị tăng (giảm) so với hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn thanh toán;

- Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành (phần còn lại);

- Các văn bản khác liên quan;

- Biên bản thanh lý hợp đồng;

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.

- Đối với công việc mua sắm hàng hóa: Tùy tính chất của hàng hóa để quy định hồ sơ thanh toán cho phù hợp như hóa đơn của nhà thầu, danh mục hàng hóa đóng gói, chứng từ vận tải, đơn bảo hiểm, Giấy chứng nhận chất lượng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, Giấy chứng nhận xuất xứ và các tài liệu, chứng từ khác liên quan.

IV. Đối với loại hợp đồng theo thời gian

1. Nguyên tắc thanh toán:

- Mức thù lao cho chuyên gia được tính bằng cách lấy lương của chuyên gia và các chi phí liên quan đến lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ lễ, nghỉ tết và các chi phí khác được nêu trong hợp đồng hoặc được điều chỉnh theo quy định nhân với thời gian làm việc thực tế (theo tháng, tuần, ngày, giờ). Trường hợp thời gian làm việc thực tế của chuyên gia ít hơn hoặc nhiều hơn so với thời gian trong hợp đồng đã ký, việc thanh toán căn cứ theo thời gian làm việc thực tế mà chuyên gia đã thực hiện;

- Các khoản chi phí liên quan bao gồm: Chi phí quản lý của đơn vị quản lý, sử dụng chuyên gia (nếu có); chi phí đi lại, khảo sát, thuê văn phòng làm việc, thông tin liên lạc và các chi phí khác thì thanh toán theo phương thức quy định trong hợp đồng. Đối với mỗi khoản chi phí này, trong hợp đồng cần quy định rõ phương thức thanh toán như thanh toán theo thực tế dựa vào hóa đơn, chứng từ hợp lệ do nhà thầu xuất trình hoặc thanh toán trên cơ sở đơn giá thỏa thuận trong hợp đồng:

2. Hồ sơ thanh toán:

- Hợp đồng theo thỏa thuận giữa hai bên;

- Biên bản nghiệm thu kết quả của công việc tư vấn của chuyên gia;

- Hóa đơn, chứng từ hợp lệ, bảng tính chi phí chuyên gia...do nhà thầu xuất trình;

- Các văn bản khác liên quan;

- Biên bản thanh lý hợp đồng;

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.

V. Hợp đồng đặt hàng:

- Thực hiện theo Nghị định 130/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 10 năm 2016 và quy chế đặt hàng và giao kế hoạch cung ứng sản phẩm dịch vụ công ích ngành Tài nguyên và Môi trường tại Thành phố Hồ Chí Minh.

1. Hồ sơ thanh toán hợp đồng đặt hàng

a) Hồ sơ thanh toán từng đợt:

- Biên bản nghiệm thu số lượng, khối lượng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ích hoàn thành;

- Bảng xác nhận khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng xác nhận giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán.

- Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành;

- Các văn bản khác liên quan;

- Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu: Ghi rõ khối lượng được nghiệm thu, số tiền đã tạm ứng, số tiền khấu trừ tạm ứng, số tiền đề nghị thanh toán kỳ này;

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.

b) Thanh quyết toán hợp đồng

Hồ sơ thanh toán đợt cuối bao gồm:

- Biên bản nghiệm thu tổng số lượng, khối lượng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ích hoàn thành;

- Bảng xác nhận tổng khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của đại diện nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có);

- Bảng tính tổng giá trị đề nghị thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc hoàn thành đã được xác nhận và đơn giá ghi trong hợp đồng;

- Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành (phần còn lại);

- Các văn bản khác liên quan;

- Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu: Ghi rõ khối lượng được nghiệm thu, số tiền đã tạm ứng, số tiền khấu trừ tạm ứng, số tiền đề nghị thanh toán kỳ.

- Biên bản thanh lý hợp đồng;

- Giấy đề xuất của Phòng chuyên môn.