Quyết định 61/2002/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống Kho bạc Nhà nước

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống Kho bạc Nhà nước".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 490 TC/QĐ/KBNN ngày 09/7/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý kho quỹ trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

Điều 3. Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính và Giám đốc các Kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng điều chỉnh

1. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước bao gồm:

1.1. Kho bạc Nhà nước Trung ương.

1.2. Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là Kho bạc Nhà nước tỉnh).

1.3. Kho bạc Nhà nước quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt là Kho bạc Nhà nước huyện).

2. Các tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý với Kho bạc Nhà nước.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh:

1. Tiền mặt.

2. Giấy tờ có giá.

3. Tài sản quý.

Điều 3. Giải thích từ ngữ:

Trong chế độ này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Tiền mặt là Đồng Việt Nam, ngoại tệ.

2. Giấy tờ có giá là séc, trái phiếu, thương phiếu, kỳ phiếu, cổ phiếu, công trái và các loại giấy tờ có giá khác theo quy định của pháp luật.

3. Tài sản quý là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, cổ vật, báu vật Quốc gia.

4. Ủy quyền là việc giao cho người khác sử dụng quyền của mình (bằng văn bản) về quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

5. Ủy nhiệm là việc giao cho người có đủ điều kiện được ủy nhiệm thực hiện một nhiệm vụ nhất định trong việc quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

Chương 2.

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ THAM GIA QUẢN LÝ TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ

Điều 4. Ban quản lý kho tiền tại các Kho bạc Nhà nước

1. Thành phần Ban quản lý kho tiền gồm có:

1.1. Vụ trưởng Vụ Ngân quỹ (tại Kho bạc Nhà nước Trung ương), Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh (tại Kho bạc Nhà nước tỉnh), Giám đốc Kho bạc Nhà nước huyện (tại Kho bạc Nhà nước huyện) là: Trưởng ban.

1.2. Vụ trưởng Vụ Kế toán (tại Kho bạc Nhà nước Trung ương), Trưởng phòng Kế toán (tại Kho bạc Nhà nước tỉnh), Kế toán trưởng (tại Kho bạc Nhà nước huyện) là: Thành viên

1.3. Thủ kho là: Thành viên

Việc thành lập Ban quản lý kho tiền do Thủ trưởng Kho bạc Nhà nước có kho tiền quyết định bằng văn bản.

2. Trách nhiệm Ban quản lý kho tiền:

2.1. Chịu trách nhiệm trực tiếp toàn bộ hoạt động nhập, xuất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý và sự an toàn trong kho tiền.

2.2. Kiểm tra, giám sát những người làm việc trong kho tiền.

2.3. Trực tiếp tham gia kiểm kê kho tiền theo quy định.

2.4. Xác định nguyên nhân thừa, thiếu tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho tiền.

2.5. Áp dụng các biện pháp cần thiết đảm bảo an toàn kho tiền.

3. Nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên Ban quản lý kho tiền:

3.1. Trưởng ban quản lý kho tiền:

- Tổ chức quản lý đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý và hoạt động của kho tiền tại đơn vị mình.

- Bảo quản và sử dụng chìa khóa một ổ khóa kho thuộc lớp ngoài cánh cửa kho tiền.

- Trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền; cùng vào, ra với các thành viên quản lý chìa khóa kho tiền.

3.2. Thành viên là Vụ trưởng Vụ Kế toán Kho bạc Nhà nước Trung ương, Trưởng phòng Kế toán Kho bạc Nhà nước tỉnh, Kế toán trưởng Kho bạc Nhà nước huyện:

- Tổ chức, thực hiện hạch toán kế toán về tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý theo chế độ kế toán thống kê và chế độ kế toán Kho bạc Nhà nước tại đơn vị mình.

- Bảo quản và sử dụng chìa khóa một ổ khóa kho thuộc lớp ngoài cánh cửa kho tiền.

- Trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền; cùng vào, ra với các thành viên quản lý chìa khóa kho tiền.

- Kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán và sổ kho, quỹ đảm bảo các số liệu khớp đúng và hợp pháp.

- Kiểm soát việc tuân thủ các quy định về quản lý an toàn, kho, quỹ; phát hiện và báo cáo kịp thời những sai phạm có thể dẫn tới mất an toàn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

3.3. Thành viên là thủ kho:

- Chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo an toàn tuyệt đối tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho.

- Thực hiện xuất, nhập tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý chính xác, kịp thời theo đúng chứng từ hợp pháp, hợp lệ.

- Bảo quản và sử dụng chìa khóa một ổ khóa thuộc lớp trong cánh cửa kho tiền; chìa khóa một ổ khóa cánh cửa ngoài kho tiền (nếu cánh cửa ngoài có ba ổ khóa); các chìa khóa của ổ khóa gian kho trong kho tiền: hòm, két, tủ lưới đặt trong kho tiền và chìa khóa phòng đệm kho tiền.

- Sắp xếp các loại tiền, tài sản trong kho gọn gàng, ngăn nắp khoa học và làm vệ sinh kho.

- Kiến nghị và thực hiện các biện pháp chống mối mọt, chuột, gián, ẩm mốc và nguyên nhân khác ảnh hưởng tới việc bào quản an toàn tài sản trong kho.

- Mở các loại sổ nghiệp vụ theo quy định; ghi chép, bảo quản sổ nghiệp vụ và các giấy tờ có liên quan đầy đủ, rõ ràng, chính xác.

- Đối chiếu số liệu nhập, xuất, tồn kho tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trên thẻ kho và các sổ nghiệp vụ của mình với sổ kế toán.

- Chứng kiến và phục vụ việc kiểm tra, kiểm kê kho tiền.

- Kiểm tra lần cuối về sự an toàn trước khi ra khỏi kho.

Thủ kho có quyền:

- Từ chối việc xuất, nhập tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý không đúng mục đích.

- Không cho nhập kho các loại tài sản không thuộc phạm vi bảo quản trong kho tiền.

- Không cho những người không có nhiệm vụ hoặc không chấp hành đầy đủ chế độ quy định vào kho tiền.

Điều 5. Trưởng phòng kho, quỹ:

1. Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý tại đơn vị mình và các Kho bạc Nhà nước trực thuộc.

2. Kiểm tra, giám sát việc thu, chi, xuất, nhập bảo quản tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý tại đơn vị mình.

3. Tổ chức vận chuyển, bảo quản an toàn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trên đường vận chuyển.

4. Tổ chức và tham gia Hội đồng kiểm tra, kiểm kê, bàn giao kho, quỹ.

5. Đề xuất với Giám đốc Kho bạc Nhà nước thực hiện các biện pháp an toàn kho quỹ.

Điều 6. Thủ quỹ:

1. Đảm bảo an toàn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý do mình quản lý tại quầy giao dịch.

2. Thực hiện thu, chi tiền mặt, tài sản quý theo đúng chứng từ kế toán, đảm bảo chính xác, nhanh chóng, kịp thời.

3. Bảo quản và sử dụng chìa khóa két giao dịch.

4. Mở các loại sổ nghiệp vụ theo quy định: ghi chép, bảo quản sổ nghiệp vụ và các giấy tờ có liên quan đầy đủ, rõ ràng, chính xác.

5. Đôn đốc, nhắc nhở kiểm ngân chấp hành nội quy, quy trình thu, chi kiểm đếm, bảo quản tiền mặt, tài sản quý.

6. Đối chiếu số liệu, thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trên các sổ nghiệp vụ của mình với sổ kế toán.

7. Chứng kiến và phục vụ việc kiểm kê tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý tại quỹ.

8. Khi hết giờ giao dịch buổi trưa phải cất tiền mặt trong két sắt niêm phong, hết giờ giao dịch cuối ngày phải bàn giao cho thủ kho để bảo quản trong kho tiền.

Điều 7. Kiểm ngân:

1. Kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói, niêm phong tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý đảm bảo chính xác số tiền, tài sản do mình kiểm đếm. Chịu trách nhiệm về số tiền, tài sản được giao kiểm đếm.

2. Thực hiện quy trình thu, chi tiền mặt theo quy định.

3. Hướng dẫn khách hàng chấp hành quy định về kiểm đếm khi thu, chi tiền mặt, chứng kiến việc kiểm đếm của khách hàng.

Điều 8. Phụ kho:

Giúp thủ kho kiểm đếm, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền, tài sản, các loại vật tư chuyên dùng kho quỹ trong kho và ngoài kho; thay thế thủ kho khi vắng mặt (nếu được Thủ trưởng đơn vị chỉ định bằng văn bản).

Điều 9. Cán bộ kiêm nhiệm chức danh quản lý kho, quỹ:

Cán bộ tại bộ phận công tác khác khi kiêm nhiệm chức danh kho, quỹ phải thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ của chức danh do mình đảm nhiệm.

Điều 10. Bố trí chức danh quản lý kho, quỹ:

1. Việc bố trí các chức danh quản lý kho, quỹ phải căn cứ vào khối lượng công việc, điều kiện cụ thể của từng đơn vị, đảm bảo an toàn tuyệt đối tiền và tài sản do Kho bạc Nhà nước quản lý.

2. Giao Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước hướng dẫn cụ thể việc bố trí các chức danh quản lý kho, quỹ tại các cấp Kho bạc Nhà nước.

Điều 11. Ủy quyền, ủy nhiệm của các thành viên tham gia quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý:

1. Vụ trưởng Vụ Ngân quỹ Kho bạc Nhà nước Trung ương, Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh, huyện được phép ủy quyền cho cấp phó của mình thực hiện từng phần hoặc toàn bộ công việc quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý và kho tiền. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm thực hiện các công việc được giao theo đúng quy định trong chế độ này.

2. Vụ trưởng Vụ Kế toán Kho bạc Nhà nước Trung ương, Trưởng phòng Kế toán Kho bạc Nhà nước tỉnh được phép ủy quyền cho cấp phó của mình thực hiện từng phần hoặc toàn bộ công việc quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý nhưng phải được Thủ trưởng Kho bạc chấp nhận bằng văn bản. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm thực hiện các công việc được giao theo đúng quy định trong chế độ này.

Kế toán trưởng Kho bạc Nhà nước huyện khi vắng mặt có lý do được phép ủy quyền cho kế toán viên thay thế, nhưng phải được Giám đốc Kho bạc Nhà nước huyện đồng ý bằng văn bản.

3. Thủ kho, thủ quỹ khi nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi họp, đi học, … cần người thay thế mình phải có văn bản đề nghị và được Giám đốc đơn vị chấp thuận mới được thực hiện. Người thay thế chịu trách nhiệm thực hiện các công việc được giao theo quyền hạn và trách nhiệm của thủ kho hoặc thủ quỹ.

4. Khi ủy quyền nhất thiết phải tiến hành bàn giao tài sản. Tùy theo yêu cầu công việc, thời gian cần ủy quyền, người ủy quyền quyết định bàn giao từng phần hay bàn giao toàn bộ tài sản. Hết thời gian ủy quyền, người được ủy quyền phải báo cáo công việc đã làm và làm thủ tục bàn giao lại tài sản. Thủ tục bàn giao lại tài sản thực hiện như khi nhận bàn giao.

5. Người được ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác.

6. Giám đốc, Kế toán trưởng hoặc những người đã nhận ủy quyền có việc đột xuất phải vắng mặt trong thời gian ngắn (ốm, đi họp …) được ủy nhiệm cho cấp phó hoặc chức vụ lãnh đạo tương đương thực hiện nhiệm vụ. Trường hợp không có cấp phó hoặc chức vụ lãnh đạo tương đương có thể ủy nhiệm cho cán bộ nghiệp vụ có đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ. Người ủy nhiệm và người nhận ủy nhiệm chỉ cần bàn giao chìa khóa cửa kho tiền và ký xác nhận trên sổ bàn giao chìa khóa.

Người được ủy nhiệm không được ủy nhiệm tiếp cho người khác.

7. Trường hợp đã có 01 thành viên ủy nhiệm thì các thành viên còn lại không được phép ủy nhiệm.

Chương 3.

QUẢN LÝ TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ TRONG KHO TIỀN

MỤC I. KHO TIỀN

Điều 12. Đối tượng bảo quản trong kho tiền tại các cấp Kho bạc Nhà nước:

Kho tiền tại các Kho bạc Nhà nước bảo quản: Tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

Việc bảo quản tài sản quý tại Kho bạc Nhà nước huyện do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh quyết định căn cứ vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị Kho bạc Nhà nước trực thuộc.

Điều 13. Yêu cầu xây dựng kho tiền và các trang thiết bị trong kho tiền

1. Yêu cầu xây dựng kho tiền:

1.1. Kho tiền phải được xây dựng trong trụ sở Kho bạc Nhà nước, bố trí gần nơi làm việc của bộ phận kho quỹ, đảm bảo kín đáo, an toàn, thuận tiện cho việc xuất nhập tài sản.

1.2. Mỗi kho tiền có một phòng đệm để kiểm tra tiền, tài sản trước khi thực hiện việc xuất nhập.

1.3. Kho tiền có một cửa ra vào, cửa kho tiền phải có 2 lớp cánh cửa sắt lắp ổ khóa chất lượng cao: Lớp cánh cửa ngoài có tối thiểu 02 ổ khóa, lớp cánh cửa trong có tối thiểu 01 ổ khóa.

1.4. Cấu trúc kho tiền phải đảm bảo an toàn, bền chắc, thông thoáng.

2. Tiêu chuẩn kho tiền.

2.1. Kết cấu kho tiền:

- Nền, tường và trần kho bằng bê tông cốt thép liên kết với nhau thành một khối hộp.

- Nền kho, tường kho, trần kho phải được xử lý chống ẩm, chống mối mọt. Mặt nền kho bằng phẳng, phía gần cửa độ dốc ra ngoài.

- Ô thông gió được bố trí tại các tường kho, gian kho và gian đệm có độ cao cách nền kho trên 2,5 mét. Ô thông gió gồm 03 lớp bảo vệ: 02 lớp thép đan lưới mặt trong và mặt ngoài kho, ở giữa có song thép đứng và ngang.

2.2. Tiêu chuẩn kỹ thuật.

- Độ dày nền kho, tường kho bằng bê tông cốt thép tối thiểu 200 mm. Độ dày trần kho bằng bê tông cốt thép tối thiểu 150 mm.

- Ô thông gió kích thước tối đa: 300 mm x 300 mm.

3. Các trang thiết bị trong kho tiền phải đảm bảo an toàn, chất lượng và thuận tiện cho việc xuất nhập tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước căn cứ yêu cầu công tác và kinh phí hiện có để từng bước trang bị phương tiện đảm bảo an toàn tiền, tài sản Nhà nước trong kho.

Điều 14. Chìa khóa kho tiền:

Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa từng gian kho trong kho tiền, két sắt, tủ sắt (kể cả trong kho và ngoài kho) phải có đủ 02 chìa: 01 chìa sử dụng hàng ngày và 01 chìa dự phòng. Nếu khóa mã số thì chìa khoá là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị.

Điều 15. Bảo quản chìa khóa sử dụng hàng ngày:

1. Chìa khóa, mã số sử dụng hàng ngày của cánh cửa kho tiền do từng thành viên Ban quản lý kho bảo quản tại két sắt của mình đặt tại nơi làm việc trong trụ sở cơ quan. Chìa khóa phòng đệm kho tiền do thủ kho bảo quản cùng với chìa khóa sử dụng hàng ngày cánh cửa kho tiền.

2. Chìa khóa, mã số của khóa số dùng hàng ngày của tủ sắt, hòm sắt, két sắt đặt tại gian kho trong kho tiền nào thì bỏ chung vào hộp sắt con khóa lại và để hộp sắt tại gian kho đó.

3. Chìa khóa gian kho trong kho tiền, chìa khóa hộp sắt con nói ở điểm 2 được thủ kho bảo quản trong két sắt của mình cùng với chìa khóa cánh cửa kho sử dụng hàng ngày.

Điều 16. Bảo quản chìa khóa và hộp khóa dự phòng:

1. Bảo quản chìa khóa dự phòng.

1.1. Chìa khóa dự phòng (kể cả các mã số sử dụng hàng ngày) của cửa kho tiền do các thành viên trong Ban quản lý kho tiền được giao trách nhiệm sử dụng chìa khóa đó tự tay bỏ chung vào trong một hộp sắt kèm theo bảng kê ghi rõ ràng, chính xác số lượng, số hiệu của từng chìa khóa, ngày tháng năm và ký tên có sự chứng kiến của các thành viên Ban quản lý kho. Hộp sắt đựng chìa khóa dự phòng phải được khóa và niêm phong. Niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố như bảng kê.

Hộp đựng chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền có 01 ổ khóa do thủ kho giữ chìa khóa và bảo quản tại trong két sắt đựng chìa khóa sử dụng hàng ngày cánh cửa kho tiền.

Ban quản lý kho lập biên bản cụ thể về việc bảo quản chìa khóa dự phòng trong hộp sắt niêm phong.

1.2. Chìa khóa dự phòng của cửa từng gian kho trong kho tiền, két, tủ sắt, hòm sắt do thủ kho bảo quản phải được tự tay thủ kho bỏ vào hộp sắt kèm theo bảng kê ghi rõ ràng, chính xác số lượng, số hiệu của từng chìa khóa, ngày tháng năm và ký tên. Hộp sắt đựng chìa khóa dự phòng phải được khóa và niêm phong. Niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố như bảng kê.

Hộp đựng chìa khóa dự phòng của cửa từng gian kho trong kho tiền, két, tủ sắt, hòm sắt có 01 ổ khóa do thủ kho giữ chìa khóa và bảo quản trong két đựng chìa khóa kho của mình.

2. Bảo quản hộp đựng chìa khóa dự phòng:

2.1. Hộp sắt đựng chìa khóa dự phòng cửa kho tiền:

- Hộp đựng chìa khóa dự phòng của kho tiền Kho bạc Nhà nước Trung ương: Do Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước bảo quản tại két riêng của mình đặt tại phòng làm việc trong trụ sở cơ quan.

- Hộp đựng chìa khóa dự phòng của kho tiền Kho bạc Nhà nước tỉnh: Do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh bảo quản tại két riêng của mình đặt tại phòng làm việc trong trụ sở cơ quan.

- Hộp đựng chìa khóa dự phòng của kho tiền Kho bạc Nhà nước huyện: Được gửi và bảo quản tại kho tiền Kho bạc Nhà nước tỉnh hoặc kho tiền Kho bạc Nhà nước huyện gần nhất do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh chỉ định bằng văn bản.

2.2. Hộp sắt đựng chìa khóa từng gian kho trong kho tiền, tủ sắt, két sắt:

- Kho bạc Nhà nước Trung ương: Do Vụ trưởng Vụ Ngân quỹ bảo quản tại két riêng của mình trong trụ sở cơ quan.

- Kho bạc Nhà nước tỉnh, huyện: Do Giám đốc đơn vị bảo quản tại két riêng của mình trong trụ sở cơ quan.

3. Hộp chìa khóa dự phòng chỉ được mở trong các trường hợp sau đây:

3.1. Mất chìa khoá đang dùng hàng ngày.

3.2. Cần mở kho khẩn cấp nhưng không đủ thành phần tham gia mở.

3.3. Khi có quyết định thay đổi các ổ khóa.

3.4. Do két đựng chìa khóa kho dùng hàng ngày bị mất, hỏng chìa, kẹt số, không thể mở lấy được chìa khóa kho ra sử dụng.

3.5. Khi có thay đổi mã số.

3.6. Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng của Kho bạc Nhà nước cấp trên.

Mỗi lần sử dụng chìa khóa dự phòng phải có quyết định bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị (trừ trường hợp khẩn cấp). Khi mở hộp đựng chìa khóa dự phòng phải lập biên bản và có đủ thành phần trong Ban quản lý kho. Nếu thiếu 1 trong 3 người phải có thêm người chứng kiến.

Điều 17. Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ bảo quản các loại chìa khóa kho tiền:

1. Cán bộ được giao nhiệm vụ bảo quản và sử dụng chìa khóa cửa kho tiền, tự tay đặt mã số của mình sử dụng, tự chọn và quản lý 03 mã số để có thể thay đổi khi cần thiết, ghi mã số lên giấy bỏ vào 02 phong bì dán kín, niêm phong (01 phong bì bảo quản cùng với chìa khóa dùng hàng ngày, 01 phong bì bảo quản cùng với chìa khóa dự phòng).

2. Mỗi lần cần bàn giao chìa khóa kho tiền, người giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khóa và ký nhận vào sổ bàn giao chìa khóa kho tiền. Đối với khóa mã số, khi bàn giao chìa khóa cửa kho tiền người giao phải xóa mã số, người nhận phải tự cài đặt lại mã số của mình.

3. Nghiêm cấm:

3.1. Làm thất lạc, mất mát, hư hỏng chìa khoá.

3.2. Mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơ quan.

3.3. Cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ chìa khóa

3.4. Làm thêm, in, sao chụp chìa khóa.

3.5. Vào kho nhưng vẫn để chìa khóa tại ổ khóa trên cánh cửa kho tiền.

4. Tuyệt đối không để trình trạng vì điều động cán bộ hay bất cứ nguyên nhân nào khác mà các chìa của ổ khóa cửa kho tiền qua tay một người.

5. Cán bộ giữ chìa khóa kho phải khóa cửa kho ngay sau khi ra khỏi kho, cất chìa khóa kho vào nơi quy định.

6. Trường hợp chìa khóa đang sử dụng hàng ngày bị mất, người làm mất phải báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian, địa điểm làm mất chìa khóa. Thủ trưởng Kho bạc Nhà nước lập biên bản về việc mất chìa khóa và làm thủ tục lấy chìa khóa dự phòng để sử dụng tạm thời, đồng thời báo cáo Kho bạc Nhà nước cấp trên. Trường hợp cần thiết phải báo cáo Công an đồng cấp.

7. Các ổ khóa cửa kho tiền bị lộ bí mật chìa hoặc bị hỏng, mất chìa đều phải thay thế ngay bằng các ổ khóa mới. Các mã số của khóa số bị lộ phải thay ngay bằng mã số mới.

Người làm mất, lộ chìa khóa phải kiểm điểm nghiêm túc và chịu trách nhiệm về việc làm mất, lộ chìa khóa. Tùy mức độ  thiệt hại do hậu quả gây ra, người làm lộ, mất chìa khóa phải chịu xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 18. Đối tượng được phép vào kho tiền khi thực hiện nhiệm vụ:

1. Các thành viên Ban quản lý kho tiền, nhân viên phụ kho thực hiện việc giám sát, nhập, xuất tiền, tài sản tại đơn vị mình.

2. Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước vào kiểm tra kho tiền các cấp Kho bạc Nhà nước.

3. Các cán bộ của Kho bạc Nhà nước cấp trên về kiểm tra kho, quỹ có giấy giới thiệu của Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước, Giám đốc Kho bạc nhà nước tỉnh.

4. Giám đốc, Phó Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh vào kiểm tra kho tiền thuộc cấp mình quản lý.

5. Trưởng phòng kho quỹ kiểm tra, giám sát việc xuất, nhập tiền, tài sản trong kho tại đơn vị mình.

6. Các cán bộ có trách nhiệm của đơn vị kiểm kê, kiểm tra định kỳ, đột xuất kho tiền theo quy định.

7. Các nhân viên kỹ thuật sửa chữa trang thiết bị trong kho được sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị có kho tiền.

Điều 19. Mục đích vào kho tiền:

1. Thực hiện các lệnh, các phiếu xuất, nhập, tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

2. Đưa tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý vào bảo quản trong kho hoặc lấy ra để sử dụng hàng ngày.

3. Sắp xếp, đảo kho, vệ sinh kho, chống mối mọt.

4. Kiểm tra, kiểm kê kho theo định kỳ hoặc đột xuất.

5. Sửa chữa, lắp đặt thiết bị trong kho.

6. Cứu tài sản trong kho khi xảy ra sự cố.

7. Các trường hợp đặc biệt khác phải được Giám đốc Kho bạc Nhà nước có kho tiền quyết định bằng văn bản.

Điều 20. Nguyên tắc vào, ra kho tiền:

1. Vào kho tiền phải đúng mục đích.

2. Mỗi lần vào, ra kho tiền, từng người phải đăng ký và ký xác nhận vào sổ "Theo dõi ra, vào kho tiền".

3. Vào kho phải có đủ thành phần giữ chìa khóa kho. Khi vào, thủ kho vào đầu tiên, khi ra thủ kho ra sau cùng. Trường hợp đã vào kho nếu một người giữ chìa khóa cửa kho ra ngoài thì tất cả mọi người đều phải ra khỏi kho.

4. Không được mang túi sách, cặp, ví tiền cá nhân vào trong kho.

5. Kiểm tra trước khi vào, ra kho tiền:

5.1. Trước khi mở khóa kho các thành phần giữ chìa khóa kho phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài của các ổ khóa. Nếu có dấu hiệu nghi vấn không được mở khóa và phải lập biên bản, ghi nhận đầy đủ các dấu hiệu đó. Nếu có dấu hiệu kho đã bị kẻ gian xâm phạm phải giữ nguyên hiện trường và mời Công an đến xem xét, lập biên bản, sau đó tùy tình hình cụ thể để xử lý, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc an toàn kho và yêu cầu của cơ quan chức năng.

5.2. Trước khi ra khỏi kho, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về sự an toàn trong kho. Sau khi hoàn tất các công việc này những người làm việc trong kho mới ra khỏi kho cùng với Ban Quản lý kho. Sau khi ra khỏi kho Ban Quản lý kho khóa cửa kho theo quy định.

Điều 21. Bảo vệ kho tiền:

1. Kho tiền của Kho bạc Nhà nước là mục tiêu bảo vệ trọng điểm của Nhà nước. việc bảo vệ kho tiền được kết hợp chặt chẽ với bảo vệ trụ sở cơ quan Kho bạc Nhà nước và được thực hiện 24 giờ/ngày.

2. Từng đơn vị Kho bạc Nhà nước phối hợp chặt chẽ với lực lượng Công an địa phương có phương án bảo vệ kho tiền tại đơn vị mình.

3. Những người được giao nhiệm vụ bảo vệ cơ quan phải chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối kho tiền.

- Nơi bảo quản tiền, tài sản phải kín đáo.

- Nơi giao dịch phải có nội quy quy định cụ thể.

2. Các trang thiết bị tại quầy giao dịch phải đủ đảm bảo việc bảo quản an toàn, kiểm đếm chọn lọc, phân loại tiền mặt chính xác.

Điều 26. Vào, ra quầy giao dịch:

1. Thủ quỹ, kiểm ngân làm việc nơi giao dịch phải mặc quần áo không túi, không được mang túi sách, ví, cặp, tiền bạc, tài sản cá nhân khác. Trước khi ra khỏi nơi giao dịch phải cất hết tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vào két sắt và được khóa lại.

2. Nghiêm cấm người không có nhiệm vụ vào trong quầy giao dịch.

MỤC II. QUẢN LÝ TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ TẠI QUẦY GIAO DỊCH

Điều 27. Thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý:

1. Nguyên tắc thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

1.1. Mọi khoản thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ kế toán ngày nào phải thực hiện thu, chi ngay trong ngày đó, đồng thời phải ghi chính xác, kịp thời vào các sổ nghiệp vụ.

1.2. Trước khi thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý phải kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán. Khi thu, chi phải kiểm đếm chính xác.

1.3. Khách hàng nhận tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý phải kiểm đếm trước khi rời khỏi quầy chi của Kho bạc Nhà nước; khách hàng nộp tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý phải chứng kiến cán bộ Kho bạc kiểm nhận.

1.4. Đối với bó tiền còn nguyên niêm phong, trước khi chi tiền cho khách hàngi phải xé bỏ niêm phong và cắt dây buộc bó tiền. Nghiêm cấm việc chi tiền của Kho bạc Nhà nước cho khách hàng theo bó tiền còn nguyên niêm phong.

1.5. Trên chứng từ kế toán và bảng kê thu, chi (hoặc biên bản giao nhận) phải có chữ của khách hàng và cán bộ Kho bạc.

1.6. Kho bạc Nhà nước không chịu trách nhiệm đền bù số tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý bị thiếu, mất khi khách hàng đã ký tên nhận đủ trên chứng từ kế toán và rời khỏi quầy chi.

1.7. Không thu vào quỹ các loại tiền khách hàng đem nộp không đủ tiêu chuẩn lưu thông do nguyên nhân có tính chất phá hoại, tiền giả, tiền mẫu… Khi phát hiện các trường hợp này nhân viên thu tiền lập biên bản, giữ lại hiện vật và xử lý theo quy định hiện hành.

1.8. Đối với các loại giấy tờ có giá in thừa, thiếu, hỏng, viết sai, bị rách trong khi sử dụng đều phải gạch chéo (X) và ghi chữ hủy bỏ từng tờ.

2. Quy trình thu, chi tiền mặt

2.1. Nguyên tắc quy trình thu, chi tiền mặt:

- Chứng từ thu, chi tiền mặt phải qua kế toán kiểm soát và được chuyển đến bộ phận thu tiền bằng đường dây nội bộ.

- Thu, chi tiền mặt phải đảm bảo khớp đúng với chứng từ hợp pháp, hợp lệ.

- Việc ghi sổ nghiệp vụ phải tuân thủ: Khi chi ghi trước, khi thu ghi sau.

2.2. Giao Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước hướng dẫn cụ thể quy trình thu, chi tiền mặt.

Điều 28. Kiểm đếm, đóng gói, niêm phong tiền mặt:

1. Kiểm đếm:

Mọi khoản thu tiền mặt đối với khách hàng phải được nhân viên kiểm ngân kiểm đếm, chọn lọc từng tờ, cụ thể như sau:

1.1. Nhận tiền kiểm sơ bộ tổng số tiền, đưa tất cả các loại tiền qua phương tiện chuyên dùng để kiểm tra, phát hiện tiền giả, sau đó kiểm đếm từng tờ. Kiểm đếm tiền đủ bó trước, đếm các thếp, tờ lẻ sau.

1.2. Vừa kiểm đếm vừa chọn lọc, sắp xếp riêng tiền lành, tiền rách, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông. Không để các loại tiền đã kiểm đếm lẫn với các loại tiền chưa kiểm đếm.

2. Đóng gói tiền mặt:

2.1. Đóng bó: Cứ 100 tờ tiền cùng loại sắp thành 1 thếp, cứ 10 thếp tiền cùng loại đóng thành 1 bó. Đối với loại tiền từ 1.000 đồng trở lên, buộc 03 vòng dây ngang và 01 vòng dây dọc. Đối với loại tiền từ 500 đồng trở xuống có thể buộc 2 vòng ngang và 1 vòng dọc.

2.2. Đóng bao: Cứ 20 bó tiền cùng loại đóng thành 1 bao, buộc hoặc khâu dây chặt miệng túi.

3. Niêm phong tiền mặt:

3.1. Giấy niêm phong của bó, bao tiền phải mỏng, kích thước phù hợp. Trên giấy niêm phong in sẵn, ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố sau: Tên Kho bạc Nhà nước; loại tiền, số lượng tờ (nếu là bó tiền): số lượng bó (nếu là bao tiền); số tiền; ngày, tháng, năm đóng bó, bao; họ tên và chữ ký người kiểm đếm, đồng bộ, bao niêm phong.

3.2. Cách thức niêm phong:

- Niêm phong bó tiền: Tờ niêm phong của loại tiền niêm phong đúng loại tiền đó và được dán trên tờ lót của bó tiền và các mối dây buộc thắt nút bó tiền đó.

- Niêm phong bao tiền: Dùng dây sợi tốt buộc thắt chặt miệng túi (hoặc khâu kín miệng bao, gấp miệng, mũi khâu cách nhau 3-4 cm), dán tờ niêm phong lên điểm buộc và 02 đầu dây. Khi dán niêm phong phải tách riêng 02 đầu dây cách nhau.

Điều 29. Giao nhận tiền mặt:

1. Giao nhận tiền mặt giữa Kho bạc Nhà nước với Ngân hàng:

Phương thức giao nhận tiền mặt giữa các đơn vị Kho bạc Nhà nước với Ngân hàng thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

2. Giao nhận tiền mặt trong nội bộ một đơn vị Kho bạc Nhà nước:

2.1. Các trường hợp giao nhận:

- Giao nhận giữa thủ quỹ với bộ phận thu tiền.

- Giao nhận giữa thủ quỹ với bộ phận chi tiền.

- Giao nhận giữa thủ quỹ với thủ kho.

Trong quá trình giao dịch, bộ phận thu và chi tiền mặt không được giao nhận trực tiếp với nhau. Mọi quan hệ giao nhận phải qua thủ quỹ.

2.2. Hình thức giao nhận:

- Giao nhận giữa thủ quỹ với bộ phận thu tiền, bộ phận chi tiền theo bó nguyên niêm phong đối với tiền chẵn bó; các thếp, tờ lẻ phải kiểm đếm từng tờ.

- Giao nhận giữa thủ quỹ với thủ kho theo bao, túi nguyên niêm phong hoặc theo bó, thếp, tờ (đối với số tiền đã được kiểm quỹ cuối ngày).

Tiền mặt cuối ngày từ các điểm thu về nhập kho theo niêm phong chưa qua kiểm đếm được thực hiện theo quy định của Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước.

2.3. Thời gian giao nhận:

- Cuối mỗi ngày làm việc, toàn bộ số tiền thu được ở các bộ phận thu và số tiền mặt còn lại ở bộ phận chi đều phải được kiểm đếm, đóng bó, niêm phong và giao lại cho thủ quỹ.

- Tùy thuộc vào số tiền mặt giao dịch trong ngày, thủ quỹ thực hiện giao nhận tiền mặt 1 lần hay nhiều lần với thủ kho, bộ phận thu, bộ phận chi tiền mặt của đơn vị.

2.4. Mỗi lần giao nhận tiền mặt trong nội bộ đơn vị Kho bạc Nhà nước, người giao và người nhận phải ký trên sổ giao nhận tiền.

3. Giao nhận khi thực hiện điều chuyển tiền mặt giữa các đơn vị Kho bạc Nhà nước:

3.1. Đơn vị Kho bạc Nhà nước nhận tiền mặt theo phương thức nguyên niêm phong đối với các loại tiền chẵn bó (10 thếp). Đối với các loại tiền không chẵn bó phải kiểm đếm từng tờ.

3.2. Mỗi lần giao nhận khi thực hiện điều chuyển tiền mặt phải lập 02 liên biên bản giao nhận, có chữ ký của bên giao và bên nhận; 01 liên gửi bên nhận, 01 liên gửi bên giao.

Điều 30. Giao nhận, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong giấy tờ có giá, tài sản quý:

1. Giao cho Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước hướng dẫn việc giao nhận, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong giấy tờ có giá.

2. Việc giao nhận, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong tài sản quý thực hiện theo Thông tư số 80/1999/TT-BTC ngày 29/6/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý đối với các loại tài sản quý hiếm và chứng chỉ có giá do Kho bạc Nhà nước nhận gửi và bảo quản.

Điều 31. Sắp xếp, bảo quản:

Trong giờ làm việc, toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo từng loại trong các hòm, két sắt …

Hết giờ làm việc trong ngày, toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý sau khi kiểm kê, đối chiếu số liệu với kế toán đều phải được đưa vào kho tiền bảo quản.

Chương 5.

VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ

Điều 32. Nguyên tắc tổ chức vận chuyển:

1. Vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý giữa các đơn vị Kho bạc Nhà nước phải có Lệnh của Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước hoặc Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh.

2. Tuyệt đối giữ bí mật về thời gian, tuyến đường, khối lượng giá trị hàng hóa, địa điểm giao, nhận khi thực hiện vận chuyển.

3. Tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý khi vận chuyển phải được đóng gói trong bao, túi, hòm và niêm phong.

4. Vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý phải đi ban ngày (trừ trường hợp vận chuyển bằng máy bay, tàu hỏa, tàu biển).

5. Không bố trí những người thân như: Bố, mẹ, vợ hoặc chống, con, anh, chị, em trong một gia đình cùng thực hiện một chuyến vận chuyển.

6. Trên phương tiện vận chuyển không cho những người không có nhiệm vụ đi cùng.

7. Việc tổ chức vận chuyển phải tuân thủ theo quy trình: Bắt đầu từ khi nhận, đóng gói niêm phong hàng và phương tiện bảo quản; bốc xếp lên xe; vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận; giao hàng và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc.

8. Việc bố trí lực lượng bảo vệ thực hiện nhiệm vụ áp tải, bảo vệ hàng trên đường vận chuyển phải đảm bảo:

8.1. Vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý giữa các đơn vị Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố, giữa Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố với các Trung tâm phải có Cảnh sát bảo vệ; Nếu vận chuyển séc, cổ phiếu với số lượng ít có thể bố trí bảo vệ chuyên trách trang bị công cụ hỗ trợ áp tải, bảo vệ.

8.2. Vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý giữa các đơn vị Kho bạc Nhà nước trong phạm vi tỉnh, thành phố hoặc từ Ngân hàng, điểm giao dịch về trụ sở cơ quan và ngược lại, nếu không bố trí được Cảnh sát bảo vệ thì phải bố trí bảo vệ chuyên trách hoặc cán bộ tăng cường được trang bị công cụ hỗ trợ làm nhiệm vụ áp tải bảo vệ.

9. Giao cho Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước quy định việc sử dụng phương tiện vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý cho phù hợp với điều kiện cụ thể.

Điều 33. Trách nhiệm của các cá nhân tham gia tổ chức vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý:

1. Cán bộ giao, nhận: Là người được Thủ trưởng giao nhiệm vụ về việc giao, nhận và áp tải tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý từ nơi nhận đến nơi giao hoặc ngược lại. Cán bộ giao, nhận phải là người nắm vững về nghiệp vụ kho quỹ có khả năng độc lập công tác, đáng tin cậy. Cán bộ giao, nhận chịu trách nhiệm chỉ huy chung đảm bảo an toàn tài sản từ khi nhận hàng đến khi giao hàng, cụ thể:

1.1. Thông báo thời gian dự kiến hàng đến cho đơn vị tiếp nhận.

1.2. Chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng hàng trong quá trình giao nhận và vận chuyển. Khi giao, nhận nếu xảy ra thừa, thiếu, cán bộ giao nhận phải cùng đơn vị lập biên bản và xử lý theo quy định.

1.3. Không rời hàng từ khi nhận đến khi giao hàng. Trong quá trình vận chuyển đường dài, nếu phải nghỉ lại qua đêm tại các đơn vị Kho bạc phải gửi hàng đã niêm phong vào kho. Khi gửi cũng như khi nhận phải kiểm tra kỹ các niêm phong và tình trạng của các bao, túi, hòm.

1.4. Được quyền cấm những người không có nhiệm vụ lên xe vận chuyển hàng.

1.5. Khi có sự cố hoặc bất trắc xảy ra trên đường vận chuyển, cán bộ giao nhận được phép huy động mọi người trong đoàn tập trung lực lượng tìm mọi biện pháp bảo đảm an toàn tài sản, đồng thời thông tin ngay về đơn vị Kho bạc Nhà nước và Công an xã, phường gần nhất để hỗ trợ.

2. Lực lượng bảo vệ bao gồm: Cảnh sát bảo vệ và bảo vệ chuyên trách của Kho bạc Nhà nước có nhiệm vụ cụ thể sau đây:

2.1. Phải có phương án bảo vệ trên đường.

2.2. Khi có sự cố trên đường vận chuyển như: Phá hoại, cướp tài sản … lực lượng bảo vệ phải trực tiếp cùng mọi người trên xe bảo vệ hàng.

2.3. Trên đường vận chuyển nếu xe bị hư hỏng phải cùng cán bộ giao, nhận và lái xe tìm mọi biện pháp khắc phục nhanh nhất.

2.4. Tuân thủ sự chỉ đạo của cán bộ giao, nhận.

3. Lái xe có trách nhiệm:

3.1. Đảm bảo các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật của phương tiện vận chuyển. Trước khi xe xuất phát phải chuẩn bị và kiểm tra xăng dầu, phụ tùng thay thế … đảm bảo phương tiện hoạt động tốt.

3.2. Thực hiện đúng hành trình vận chuyển. Khi dừng xe, đỗ xe phải được sự đồng ý của cán bộ giao, nhận.

3.3. Khi có sự cố xảy ra phải nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục nhanh nhất, đảm bảo đưa hàng về nơi an toàn.

3.4. Chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ giao thông.

3.5. Tuân thủ sự chỉ đạo của cán bộ giao, nhận.

Tùy theo khối lượng, giá trị và tính chất của mỗi chuyến hàng. Thủ trưởng Kho bạc Nhà nước quyết định số lượng cán bộ và thành phần cán bộ đi làm nhiệm vụ vận chuyển.

Chương 6.

HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ VÀ BÁO CÁO KHO QUỸ

Điều 34. Yêu cầu hạch toán nghiệp vụ và báo cáo kho quỹ:

1. Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tiền mặt, tài sản về số lượng, giá trị.

2. Thông qua việc hạch toán nghiệp vụ thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn tiền mặt, tài sản trong kho, quỹ.

Giao cho Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước hướng dẫn cụ thể phương pháp hạch toán ghi sổ nghiệp vụ và lập báo cáo kho quỹ.

Chương 7.

KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO VÀ XỬ LÝ THỪA THIẾU TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ

MỤC I. KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ

Điều 35. Kiểm kê tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý cuối ngày:

1. Hàng ngày khi hết giờ giao dịch, Giám đốc, Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) hoặc những người được ủy quyền, ủy nhiệm phải thực hiện kiểm kê tồn quỹ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý thực tế đến cuối ngày. Giám đốc có thể huy động một số cán bộ, nhân viên giúp việc thực hiện kiểm kê.

2. Đối với tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý còn nguyên niêm phong phải trực tiếp xem xét việc đóng bó, niêm phong theo quy định. Đối với tiền mặt, giấy tờ có giá chưa đóng bó, niêm phong theo quy định phải kiểm đếm từng tờ. Khi xét thấy cần thiết phải ở một số bó hoặc tất cả các bó để kiểm đếm từng tờ. Kiểm đếm xong, người kiểm đếm phải đóng bó, niêm phong đúng quy định.

Đối chiếu số liệu thực tế đã kiểm kê với số dư trên sổ quỹ, sổ kế toán; Nếu có chênh lệch thực tế so với sổ sách thì phải tìm nguyên nhân và xử lý theo đúng quy định.

Kiểm kê xong, Giám đốc, Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng), Thủ quỹ phải ký trên sổ quỹ, sổ kế toán và sổ kiểm quỹ.

Điều 36. Kiểm kê định kỳ kho tiền:

1. Thành phần kiểm kê:

1.1. Tại Kho bạc Nhà nước Trung ương gồm có:

- Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc: Chủ tịch Hội đồng

- Vụ trưởng Vụ Ngân quỹ: Ủy viên

- Vụ trưởng Vụ Kế toán: Ủy viên

- Vụ trưởng Vụ Thanh tra: Ủy viên

- Chánh Văn phòng: Ủy viên

1.2. Tại Kho bạc Nhà nước tỉnh gồm có:

- Giám đốc hoặc Phó giám đốc Kho bạc Nhà nước: Chủ tịch Hội đồng

- Trưởng phòng kho quỹ: Ủy viên

- Trưởng phòng kế toán: Ủy viên

- Trưởng phòng thanh tra: Ủy viên

1.3. Tại Kho bạc Nhà nước huyện, thành phần kiểm kê gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng.

Thủ kho, thủ quỹ là người chứng kiến và phục vụ việc kiểm kê. Giúp việc Hội đồng kiểm kê có một số cán bộ do Giám đốc chỉ định.

2. Nội dung kiểm kê: Kiểm kê toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

3. Thời điểm kiểm kê: Tiến hành cuối ngày làm việc cuối cùng của tất cả các tháng trong năm.

4. Phương pháp kiểm kê:

Đối với tiền mặt và giấy tờ có giá: Kiểm đếm từng bao, gói niêm phong; xem xét niêm phong và tình trạng nguyên vẹn của bao, bó. Đối với tiền mặt, giấy tờ có giá chưa đóng bó, niêm phong theo quy định phải kiểm đếm từng tờ. Có thể tháo dỡ một số bao, bó để kiểm đếm tờ. Kiểm đếm xong từng loại, đóng bó xếp vào bao, hòm, két … niêm phong đúng quy định.

Đối với tài sản quý: Kiểm đếm số lượng túi, hộp đựng tài sản, xem xét kỹ niêm phong trên các túi, hộp đựng tài sản.

Đối với giấy tờ có giá rách nát, hư hỏng đã kiểm kê chờ tiêu hủy bảo quản trong hòm tôn chỉ cần xem xét tình trạng niêm phong trên các hòm.

Kiểm kê hiện vật xong, phải đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với số liệu trên các loại sổ nghiệp vụ kho quỹ và sổ kế toán.

Sau khi kiểm kê, các thành phần trong Hội đồng kiểm kê phải ký xác nhận tồn kho, quỹ trên sổ kho, quỹ và sổ kế toán. Kế toán trưởng lập biên bản nêu rõ nội dung kiểm kê, kết quả, ý kiến đề xuất. Biên bản phải được các thành viên trong Hội đồng ký xác nhận.

Điều 37. Kiểm tra, kiểm kê đột xuất:

1. Tổng giám đốc, Giám đốc Kho bạc Nhà nước các cấp phải thường xuyên tổ chức kiểm tra, kiểm kê đột xuất công tác quản lý an toàn kho quỹ tại đơn vị mình và các đơn vị Kho bạc Nhà nước trực thuộc. Thành phần kiểm tra, kiểm kê do Giám đốc Kho bạc Nhà nước các cấp quyết định.

2. Kiểm tra, kiểm kê đột xuất còn được tiến hành trong các trường hợp sau:

2.1. Khi thay đổi một trong ba thành viên quản lý chìa khóa kho tiền.

2.2. Khi thay đổi ổ khóa cửa kho.

2.3. Khi có nghi vấn kẻ gian đột nhập kho, quỹ.

2.4. Khi có sai lệch về số liệu.

2.5. Khi có lệnh của Tổng giám đốc hoặc Giám đốc Kho bạc Nhà nước cấp trên.

3. Nội dung kiểm tra, kiểm kê:

Tùy theo mục đích của việc kiểm tra, kiểm kê đột xuất, Thủ trưởng Kho bạc Nhà nước quyết định kiểm tra, kiểm kê toàn diện hoặc từng phần công tác quản lý an toàn kho, quỹ của đơn vị.

Điều 38. Bàn giao quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý:

1. Việc bàn giao trách nhiệm quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý được tiến hành khi có thay đổi Giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, thủ kho tiền.

2. Thủ tục bàn giao:

Mỗi lần bàn giao quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý phải lập Hội đồng kiểm kê bàn giao. Người nhận bàn giao phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, kiểm đếm, không được ủy quyền cho người khác làm thay và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc đảm bảo an toàn tài sản từ khi nhận bàn giao.

3. Nội dung bàn giao:

3.1. Tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý.

3.2. Hồ sơ, số liệu, sổ sách, chứng từ về tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý.

3.3. Chìa khóa kho, gian kho, két sắt, tủ sắt, hòm tôn (chìa khóa sử dụng hàng ngày và chìa khóa dự phòng).

3.4. Các phương tiện, thiết bị chuyên dùng kho quỹ.

3.5. Các công việc kho quỹ đang làm dở dang cần tiếp tục theo dõi, giải quyết.

Tùy theo yêu cầu công việc, thời gian nghỉ, Giám đốc quyết định bằng văn bản cho các thành viên Ban quản lý kho tiền việc bàn giao từng phần hay bàn giao toàn bộ tài sản và một số nhiệm vụ quản lý khác.

MỤC II. XỬ LÝ THỪA, THIẾU TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ

Điều 39. Trình tự xử lý khi phát hiện thừa, thiếu:

1. Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu tiền mặt (trừ trường hợp tiền lẻ phát sinh trong giao dịch), giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho tiền, ở quầy giao dịch và trên đường vận chuyển phải báo cáo ngay với Giám đốc đơn vị. Giám đốc cùng các thành phần có trách nhiệm quản lý phải kiểm kê ngay toàn bộ tiền, tài sản của nơi xảy ra thừa, thiếu, lập biên bản, xác định rõ mức độ, nguyên nhân, quy trách nhiệm đối với cá nhân, có biện pháp kịp thời để thu hồi tài sản bị thiếu, mất, đồng thời điện báo Kho bạc Nhà nước cấp trên chậm nhất trong 24 giờ kể từ khi xảy ra vụ việc.

2. Nếu số tiền, tài sản bị mất trị giá từ 5 triệu đồng trở lên, Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh phải ra quyết định tạm thời đình chỉ ngay công tác của những người trực tiếp liên quan đến vụ việc.

Điều 40. Nguyên tắc xử lý thừa, thiếu:

1. Thừa tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý:

1.1. Thừa tiền mặt do tiền lẻ phát sinh trong giao dịch, cuối tháng kế toán lập phiếu thu, hạch toán số tiền này vào khoản thu nhập của Kho bạc Nhà nước.

1.2. Thừa tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý không rõ nguyên nhân, kế toán lập phiếu thu, hạch toán số tiền này vào tài khoản thừa, thiếu chờ xử lý.

2. Thiếu, mất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý tại bộ phận nào thì cán bộ bảo quản trực tiếp phải chịu trách nhiệm bồi hoàn. Thiếu tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong bó, túi nguyên niêm phong của kho bạc thì cán bộ có tên trên niêm phong chịu trách nhiệm bồi hoàn.

Trong mọi trường hợp không được lấy số tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý thừa bù trừ cho số tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý thiếu.

Chương 8.

KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT VÀ CHẾ ĐỘ BỒI DƯỠNG, PHỤ CẤP

Điều 41. Khen thưởng:

1. Đối với Ban quản lý kho tiền và cán bộ, nhân viên kho quỹ làm việc tận tụy, liêm khiết, chấp hành nghiêm chế độ, trong năm không để xảy ra các trường hợp thiếu, mất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý, có thành tích trả lại tiền thừa cho khách hàng, tùy theo thành tích sẽ được khen thưởng.

2. Cán bộ, nhân viên kho quỹ, cảnh sát bảo vệ Kho bạc Nhà nước có thành tích đặc biệt như: Dũng cảm bảo vệ tiền, tài sản kho quỹ … tùy thành tích cụ thể, Giám đốc Kho bạc Nhà nước xem xét khen thưởng hoặc đề nghị Kho bạc Nhà nước cấp trên khen thưởng kịp thời.

Điều 42. Xử lý đối với cá nhân gây ra thiếu, mất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý

1. Cán bộ, nhân viên Kho bạc Nhà nước tham ô, lợi dụng, lấy cắp tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý, ngoài việc bồi hoàn đủ giá trị tiền, tài sản thiếu, mất còn phải buộc thôi việc, trường hợp nghiêm trọng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

2. Cán bộ, nhân viên Kho bạc Nhà nước vi phạm chế độ dẫn tới thiếu, mất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý thì ngoài việc bồi hoàn đủ giá trị tiền, tài sản thiếu, mất còn bị kỷ luật hành chính, nếu nghiêm trọng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

3. Cán bộ, nhân viên Kho bạc Nhà nước vi phạm chế độ chưa dẫn tới mất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị nhắc nhở, phê bình hoặc kỷ luật hành chính.

4. Thủ trưởng Kho bạc Nhà nước các cấp và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát kho tiền, quản lý trực tiếp tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý, nếu do thiếu tinh thần trách nhiệm, không kiểm tra đôn đốc, giám sát việc chấp hành chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý để cán bộ tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì tùy theo mức độ sẽ bị phê bình hoặc kỷ luật từ mức khiển trách, cảnh cáo đến cách chức, điều động đi làm công tác khác: Nếu liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ việc mất tiền, tài sản thì phải chịu trách nhiệm bồi hoàn. Trường hợp nghiêm trọng phải truy cứu trách nhiệm hình sự.

5. Người nhận ủy nhiệm chịu trách nhiệm vật chất nếu xác định trong thời gian nhận ủy nhiệm để xảy ra mất tiền, tài sản không tìm được thủ phạm; Nếu không xác định được thời gian hoặc ngoài thời gian của người nhận ủy nhiệm thì người ủy nhiệm chịu trách nhiệm. Việc xử lý kỷ luật hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm và mức độ thiệt hại tài sản.

6. Trường hợp có một số cán bộ cùng chịu trách nhiệm bồi hoàn thiệt hại vật chất thì phải thành lập Hội đồng xử lý thiếu, mất tiền, tài sản kho, quỹ.

6.1. Thành phần Hội đồng gồm:

- Tại Kho bạc Nhà nước Trung ương:

+ Tổng Giám đốc hoặc Phó tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước: Chủ tịch

+ Vụ trưởng Vụ Ngân quỹ: Phó chủ tịch.

+ Vụ trưởng Vụ Kế toán: Ủy viên.

+ Vụ trưởng Vụ Thanh tra: Ủy viên.

+ Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ: Ủy viên.

- Tại Kho bạc Nhà nước tỉnh:

+ Giám đốc Kho bạc Nhà nước: Chủ tịch

+ Trưởng phòng kho quỹ: Phó chủ tịch.

+ Trưởng phòng Kế toán: Ủy viên.

+ Trưởng phòng Thanh tra: Ủy viên.

+ Trưởng phòng Tổ chức cán bộ: Ủy viên.

Các thành viên trong Hội đồng là những người không có liên quan đến vụ việc thiếu, mất tiền, tài sản phải xử lý. Nếu cấp trưởng liên quan thì cấp phó thay thế.

6.2. Quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng xử lý thiếu, mất tiền, tài sản kho quỹ:

- Hội đồng xử lý thiếu, mất tiền, tài sản kho quỹ tại Kho bạc Nhà nước tính xử lý các vụ việc thiếu, mất tiền tài sản tại các đơn vị Kho bạc Nhà nước trực thuộc và Văn phòng Kho bạc Nhà nước tỉnh đối với số tiền bị mật, thiệt hại có giá trị từ 50 triệu đồng trở xuống.

- Đối với các vụ việc thiếu mất tiền trên 50 triệu đồng, Kho bạc Nhà nước tỉnh có trách nhiệm điều tra, xác minh, lập hồ sơ kiến nghị báo cáo Kho bạc Nhà nước Trung ương giải quyết.

Điều 43. Chế độ bồi dưỡng và phụ cấp:

Những cán bộ, nhân viên làm công tác kho, quỹ quy định trong chế độ này được hưởng phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nặng nhọc, bồi dưỡng độc hại bằng hiện vật được trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân theo quy định của Nhà nước.

Chương 9.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 44. Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện:

Giao Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước hướng dẫn, tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ này.

Điều 45. Quy định việc sửa đổi, bổ sung chế độ:

Việc sửa đổi, bổ sung các điều khoản trong chế độ này do Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định./.