Công văn 9332/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh về việc lập hóa đơn

Trả lời văn bản số 673/NMN-TCKT ngày 30/10/2013 của Công ty về lập hóa đơn, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Điều 20 Mục I Chương II Luật Kế toán (Luật số:03/2003/QH11 của Quốc hội) qui định :

“ Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.”

Căn cứ Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 1 Điều 4 quy định nội dung trên hóa đơn đã lập:

“ 1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy:

…

đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

…”

+ Tại Khoản 2 Điều 14 quy định cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

“ b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

…

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

…”

1/ Về nguyên tắc, khi lập hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Trường hợp Công ty nhận được những hóa đơn có các tiêu thức “Tên Công ty” và “Tên người mua hàng”, trong đó không ghi tiêu thức “Tên người mua hàng” nhưng có ghi đầy đủ tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế và tại tiêu thức “Người mua hàng ký ghi rõ họ tên” được ký và ghi đầy đủ họ tên người mua, các nội dung khác đảm bảo đúng quy định thì hóa đơn vẫn hợp pháp để kê khai thuế.

2/ Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng …) là chứng từ kế toán nhưng không phải là chứng từ kế toán chi tiền nên không bắt buộc phải ký theo từng liên; khi lập hóa đơn người bán hàng, người mua hàng có thể ký trên liên 1 và được tự động in sang liên 2, liên 3 bằng giấy carbon hoặc có thể ký sống trên từng liên thì hóa đơn vẫn được xác nhận là hợp pháp để kê khai thuế.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.