Công văn 5134/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh về việc hóa đơn điện tử

Kính gửi: Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT
Địa chỉ: số 6, Đường Thăng Long, P.4, Q.Tân Bình, TP.HCM
Mã số thuế: 0304680974

Trả lời văn bản số 21_1 và 21_2/DHL-VNPT ngày 21/03/2017 của Công ty về hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

- Tại Điều 9 quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập:

“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”.

- Tại Điều 12 quy định về chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

…"

Căn cứ công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn điện tử (bản chụp đính kèm);

Căn cứ công văn số 3605/TCT-DNL ngày 4/8/2016 của Tổng cục Thuế về hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử (bản chụp đính kèm),

Trường hợp Công ty theo trình bày đã xây dựng hệ thống kiểm soát hóa đơn điện tử, quản lý tài khoản người chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi cho phép kiểm soát việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ chuyển đổi 1 lần để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông thì hóa đơn chuyển đổi của Công ty có thể không phải có chữ ký người đại diện pháp luật và dấu của Công ty theo hướng dẫn tại công văn số 3605/TCT-DNL ngày 04/8/2016 của Tổng cục Thuế, Công ty phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Trường hợp Công ty bán hàng cho người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người mua với người bán như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Trường hợp Công ty lập hóa đơn điện tử cho người mua nếu có phát hiện sai sót thì thực hiện điều chỉnh theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.