Tiếng Anh 
Thông tư 16/2023/TT-BNV định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy
- Tóm tắt
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
- Nội dung MIX
- Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…
- Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.
Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.
Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.
Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.
thuộc tính Thông tư 16/2023/TT-BNV
| Cơ quan ban hành: | Bộ Nội vụ | Số công báo: Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý. | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Số công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
| Số hiệu: | 16/2023/TT-BNV | Ngày đăng công báo: | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày đăng công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
| Loại văn bản: | Thông tư | Người ký: | Phạm Thị Thanh Trà |
Ngày ban hành: Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành. | 15/11/2023 | Ngày hết hiệu lực: Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng). | Đang cập nhật |
Áp dụng: Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng). | Tình trạng hiệu lực: Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,... | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! | |
| Lĩnh vực: | Hành chính |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy
Ngày 15/11/2023, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy. Cụ thể như sau:
1. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy là thời gian lao động hao phí để chỉnh lý hoàn thành một mét tài liệu, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động quản lý và định mức lao động phục vụ:
- Định mức lao động trực tiếp là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy;
- Định mức lao động quản lý là tổng thời gian lao động quản lý quá trình chỉnh lý tài liệu;
- Định mức lao động phục vụ là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ chỉnh lý tài liệu gồm phục vụ địa điểm chỉnh lý; kiểm tra thiết bị, dụng cụ, vệ sinh nơi làm việc.
2. Định mức máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ là thời gian sử dụng máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ để thực hiện chỉnh lý 01 mét tài liệu nền giấy.
3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm và định mức tiêu hao năng lượng là mức hao phí từng loại vật tư, văn phòng phẩm và năng lượng để chỉnh lý 01 mét tài liệu nền giấy.
Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/01/2024.
Xem chi tiết Thông tư 16/2023/TT-BNV tại đây
tải Thông tư 16/2023/TT-BNV
Thông tư 16/2023/TT-BNV DOC DOC (Bản Word) Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Thông tư 16/2023/TT-BNV PDF PDF (Bản có dấu đỏ) Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
|
BỘ NỘI VỤ _____________ Số: 16/2023/TT-BNV |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ______________________ Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2023 |
THÔNG TƯ
Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật
chỉnh lý tài liệu nền giấy
______________________
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 32/2019/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2019 của Chính phủ quy định giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cung cấp sản phẩm, dịch vụ công sử dụng ngân sách nhà nước từ nguồn kinh phí chi thường xuyên;
Căn cứ Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21 tháng 6 năm 2021 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập;
Căn cứ Nghị định số 63/2022/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.
Thông tư này quy định định mức kinh tế-kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy bao gồm quy trình; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng phục vụ chỉnh lý tài liệu.
Cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy.
Thời gian sử dụng các máy móc thiết bị được áp dụng theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
Trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư, nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để xem xét, quyết định./.
|
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG
Phạm Thị Thanh Trà |
Phụ lục I
QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY (HỆ SỐ 01)
(Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
______________________
I. QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY
Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~ 100m).
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ
- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ;
- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;
- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ
- Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);
- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);
- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.
Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú.
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.
Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
Bước 11. Biên mục hồ sơ
a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;
b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ
a) Viết lời nói đầu;
b) In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ).
Bước 22. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại
a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;
b) Viết thuyết minh tài liệu loại.
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý
a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;
b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
II. ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT
1. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy
Đơn vị tính: phút/mét tài liệu
|
STT |
Nội dung công việc |
Lao động thực hiện |
Định mức lao động |
|
I |
Định mức lao động trực tiếp |
|
|
|
1 |
Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
6,00 |
|
2 |
Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~ 100m) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
30,00 |
|
3 |
Vệ sinh sơ bộ tài liệu |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
50,00 |
|
4 |
Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu) |
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 |
120,00 |
|
5 |
Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại. |
|
|
|
a) |
Đối với tài liệu rời lẻ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
1.379,96 |
|
b) |
Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
413,99 |
|
6 |
Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ |
|
|
|
a) |
Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
1.965,65 |
|
b) |
Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
1.238,36 |
|
7 |
Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
1.598,40 |
|
8 |
Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin |
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 |
679,28 |
|
9 |
Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại |
Lưu trữ viên bậc 4/9 |
86,40 |
|
10 |
Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 |
144.00 |
|
11 |
Biên mục hồ sơ |
|
|
|
a) |
Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin |
Lưu trữ viên từng cấp bậc 1/12 |
610,00 |
|
b) |
Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
1.219,00 |
|
c) |
Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
790,00 |
|
12 |
Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
191,81 |
|
13 |
Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
75,50 |
|
14 |
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
155,30 |
|
15 |
Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
40,00 |
|
16 |
Viết/in và dán nhãn hộp (cặp) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
35,00 |
|
17 |
Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
30,00 |
|
18 |
Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
75,00 |
|
19 |
Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 |
360,00 |
|
20 |
Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
72,00 |
|
21 |
Lập mục lục hồ sơ |
|
|
|
a) |
Viết lời nói đầu |
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 |
14,40 |
|
b) |
In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 |
15,00 |
|
22 |
Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại |
|
|
|
a) |
Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 |
385,49 |
|
b) |
Viết thuyết minh tài liệu loại |
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 |
4,80 |
|
23 |
Kết thúc chỉnh lý |
|
|
|
a) |
Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
10,00 |
|
b) |
Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý |
Lưu trữ viên bậc 5/9 |
14,40 |
|
|
Tổng cộng định mức lao động trực tiếp (1), trong đó: |
|
|
|
|
Tài liệu rời lẻ (1a) |
|
10.157,39 |
|
|
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b) |
|
8.464,13 |
|
II |
Định mức lao động quản lý (được tính bằng 10% định mức lao động trực tiếp) (2) |
Lưu trữ viên bậc 4/9 |
|
|
|
Tài liệu rời lẻ (2a) |
|
1.015,74 |
|
|
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (2b) |
|
846,41 |
|
III |
Định mức lao động phục vụ (được tính bằng 5% định mức lao động trực tiếp) (3) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
|
|
|
Tài liệu rời lẻ (3a) |
|
507,87 |
|
|
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (3b) |
|
423,21 |
|
IV |
Định mức lao động tổng hợp (Bằng định mức lao động trực tiếp + định mức lao động quản lý + định mức lao động phục vụ) |
|
|
|
|
Tài liệu rời lẻ (1a + 2a + 3a + 3b) |
|
11.681,00 |
|
|
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b + 2b + 3b) |
|
9.733,75 |
2. Định mức máy móc thiết bị (tính cho 01 mét tài liệu)
|
STT |
Danh mục thiết bị |
Đơn vị tính |
Định mức |
|
1 |
Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU |
ca |
5,29 |
|
2 |
Máy vi tính PC |
ca |
19,25 |
|
3 |
Máy in A4 |
ca |
6,92 |
|
4 |
Máy hút ẩm công suất 170w |
ca |
5,29 |
Định mức máy móc thiết bị trên được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên.
3. Định mức công cụ dụng cụ hệ số 1.0 (tính cho 01 mét tài liệu)
|
STT |
Danh mục công cụ, dụng cụ |
Đơn vị tính |
Thời hạn sử dụng (tháng) |
Định mức |
|
1 |
Quần áo bảo hộ lao động |
ca |
12 |
21,16 |
|
2 |
Quạt trần 0,1 kw |
ca |
36 |
21,16 |
|
3 |
Quạt thông gió 0,04kw |
ca |
36 |
21,16 |
|
4 |
Bộ đèn neon 0,04 kw |
ca |
12 |
21,16 |
|
5 |
Ghế tựa |
ca |
36 |
21,16 |
|
6 |
Bàn làm việc 1,2m |
ca |
36 |
4,16 |
|
7 |
Xe đẩy tài liệu |
ca |
36 |
8,65 |
|
8 |
Bàn làm việc dài 2m |
ca |
36 |
16,87 |
|
9 |
Ghim dập cỡ to |
ca |
24 |
1,50 |
Định mức công cụ dụng cụ trên được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên.
4. Định mức vật tư, văn phòng phẩm (tính cho 01 mét tài liệu)
|
STT |
Danh mục vật tư, văn phòng phẩm |
Đơn vị tính |
Số lượng |
Ghi chú |
|
|
Tài liệu kê từ ngày 30/4/1975 trở về trước, tài liệu cá nhân |
Tài liệu sau ngày 30/4/1975 |
||||
|
1 |
Bìa hồ sơ (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
170,00 |
100,00 |
Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành |
|
2 |
Tờ mục lục văn bản (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
230,00 |
130,00 |
Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành |
|
3 |
Giấy trắng làm sơ mi khi lập hồ sơ |
tờ |
170,00 |
100,00 |
Giấy trắng khổ A4, định lượng <70g/m2 |
|
4 |
Giấy trắng in mục lục hồ sơ, nhãn hộp (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
40,00 |
30,00 |
Giấy trắng khổ A4, định lượng >80g/m2 |
|
5 |
Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
12,00 |
18,00 |
Giấy trắng khổ A4, định lượng >80g/m2 |
|
6 |
Phiếu tin (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
170,00 |
100,00 |
Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành |
|
7 |
Bút viết bìa |
chiếc |
2,50 |
2,00 |
|
|
8 |
Bút viết phiếu tin, thống kê tài liệu loại |
chiếc |
0,50 |
0,30 |
|
|
9 |
Bút chì đánh số tờ |
chiếc |
0,30 |
0,20 |
|
|
10 |
Mực in mục lục hồ sơ, nhãn hộp |
hộp |
0,03 |
0,02 |
|
|
11 |
Cặp, hộp đựng tài liệu |
chiếc |
10,00 |
7,00 |
Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành |
|
12 |
Hồ dán nhãn hộp |
lọ |
0,30 |
0,20 |
Hồ chất lượng cao, độ bám dính tốt, có hóa chất chống chuột và các côn trùng |
|
13 |
Găng tay, khẩu trang, dao, kéo, dây buộc, bút xoá, chổi lông, khăn lau và các văn phòng phẩm khác có liên quan |
|
|
|
|
5. Định mức tiêu hao năng lượng (tính cho 01 mét tài liệu)
|
STT |
Danh mục trang thiết bị |
Đơn vị tính |
Công suất |
Định mức |
|
1 |
Điều hoà nhiệt độ 12.000BTU |
kw |
3,5kw/h |
148,13 |
|
2 |
Máy vi tính PC |
kw |
0,25kw/h |
38,50 |
|
3 |
Máy in A4 |
kw |
0,36kw/h |
19,93 |
|
4 |
Quạt trần 0.1 kw |
kw |
0,2kw/h |
8,46 |
|
5 |
Quạt thông gió 0.04kw |
kw |
0,04kw/h |
1,69 |
|
6 |
Bộ đèn neon 0.04kw |
kw |
0,04kw/h |
1,69 |
|
7 |
Máy hút ẩm 0,17kw |
kw |
0,17kw/h |
7,19 |
Định mức tiêu hao năng lượng được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên./.
Phụ lục II
QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY PHỤC VỤ XÂY DỰNG
CƠ SỞ TÀI LIỆU LƯU TRỮ (HỆ SỐ 01)
(Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
_____________________
I. QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY
Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~ 100m).
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ
- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ;
- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;
- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ
- Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);
- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);
- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.
Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú.
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.
Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
Bước 11. Biên mục hồ sơ
a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;
b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ
a) Viết lời nói đầu;
b) In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ).
Bước 22. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại
a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;
b) Viết thuyết minh tài liệu loại.
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý
a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;
b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
II. ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT
1. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy
Đơn vị tính: phút/mét tài liệu
|
STT |
Nội dung công việc |
Lao động thực hiện |
Định mức lao động |
|
I |
Định mức lao động trực tiếp |
|
|
|
1 |
Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
6,00 |
|
2 |
Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~ 100m) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
30,00 |
|
3 |
Vệ sinh sơ bộ tài liệu |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
50,00 |
|
4 |
Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu) |
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 |
120,00 |
|
5 |
Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại. |
|
|
|
a) |
Đối với tài liệu rời lẻ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
1.379,96 |
|
b) |
Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
413,99 |
|
6 |
Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ |
|
|
|
a) |
Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
1.965,65 |
|
b) |
Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
1.238,36 |
|
7 |
Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
1.598,40 |
|
8 |
Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin |
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 |
679,28 |
|
9 |
Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại |
Lưu trữ viên bậc 4/9 |
86,40 |
|
10 |
Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 |
144.00 |
|
11 |
Biên mục hồ sơ |
|
|
|
a) |
Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin |
Lưu trữ viên từng cấp bậc 1/12 |
610,00 |
|
b) |
Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
1.219,00 |
|
c) |
Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
790,00 |
|
12 |
Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
191,81 |
|
13 |
Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
75,50 |
|
14 |
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
155,30 |
|
15 |
Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
40,00 |
|
16 |
Viết/in và dán nhãn hộp (cặp) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
35,00 |
|
17 |
Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
30,00 |
|
18 |
Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
75,00 |
|
19 |
Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 |
360,00 |
|
20 |
Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin |
Lưu trữ viên bậc 3/9 |
72,00 |
|
21 |
Lập mục lục hồ sơ |
|
|
|
a) |
Viết lời nói đầu |
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 |
14,40 |
|
b) |
In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 |
15,00 |
|
22 |
Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại |
|
|
|
a) |
Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 |
385,49 |
|
b) |
Viết thuyết minh tài liệu loại |
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 |
4,80 |
|
23 |
Kết thúc chỉnh lý |
|
|
|
a) |
Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 |
10,00 |
|
b) |
Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý |
Lưu trữ viên bậc 5/9 |
14,40 |
|
|
Tổng cộng định mức lao động trực tiếp (1), trong đó: |
|
|
|
|
Tài liệu rời lẻ (1a) |
|
10.157,39 |
|
|
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b) |
|
8.464,13 |
|
II |
Định mức lao động quản lý (được tính bằng 10% định mức lao động trực tiếp) (2) |
Lưu trữ viên bậc 4/9 |
|
|
|
Tài liệu rời lẻ (2a) |
|
1.015,74 |
|
|
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (2b) |
|
846,41 |
|
III |
Định mức lao động phục vụ (được tính bằng 5% định mức lao động trực tiếp) (3) |
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 |
|
|
|
Tài liệu rời lẻ (3a) |
|
507,87 |
|
|
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (3b) |
|
423,21 |
|
IV |
Định mức lao động tổng hợp (Bằng định mức lao động trực tiếp + định mức lao động quản lý + định mức lao động phục vụ) |
|
|
|
|
Tài liệu rời lẻ (1a + 2a + 3a + 3b) |
|
11.681,00 |
|
|
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b + 2b + 3b) |
|
9.733,75 |
2. Định mức máy móc thiết bị (tính cho 01 mét tài liệu)
|
STT |
Danh mục thiết bị |
Đơn vị tính |
Định mức |
|
1 |
Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU |
ca |
5,29 |
|
2 |
Máy vi tính PC |
ca |
19,25 |
|
3 |
Máy in A4 |
ca |
6,92 |
|
4 |
Máy hút ẩm công suất 170w |
ca |
5,29 |
Định mức máy móc thiết bị trên được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên.
3. Định mức công cụ dụng cụ hệ số 1.0 (tính cho 01 mét tài liệu)
|
STT |
Danh mục công cụ, dụng cụ |
Đơn vị tính |
Thời hạn sử dụng (tháng) |
Định mức |
|
1 |
Quần áo bảo hộ lao động |
ca |
12 |
21,16 |
|
2 |
Quạt trần 0,1 kw |
ca |
36 |
21,16 |
|
3 |
Quạt thông gió 0,04kw |
ca |
36 |
21,16 |
|
4 |
Bộ đèn neon 0,04 kw |
ca |
12 |
21,16 |
|
5 |
Ghế tựa |
ca |
36 |
21,16 |
|
6 |
Bàn làm việc 1,2m |
ca |
36 |
4,16 |
|
7 |
Xe đẩy tài liệu |
ca |
36 |
8,65 |
|
8 |
Bàn làm việc dài 2m |
ca |
36 |
16,87 |
|
9 |
Ghim dập cỡ to |
ca |
24 |
1,50 |
Định mức công cụ dụng cụ trên được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên.
4. Định mức vật tư, văn phòng phẩm (tính cho 01 mét tài liệu)
|
STT |
Danh mục vật tư, văn phòng phẩm |
Đơn vị tính |
Số lượng |
Ghi chú |
|
|
Tài liệu kê từ ngày 30/4/1975 trở về trước, tài liệu cá nhân |
Tài liệu sau ngày 30/4/1975 |
||||
|
1 |
Bìa hồ sơ (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
170,00 |
100,00 |
Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành |
|
2 |
Tờ mục lục văn bản (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
230,00 |
130,00 |
Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành |
|
3 |
Giấy trắng làm sơ mi khi lập hồ sơ |
tờ |
170,00 |
100,00 |
Giấy trắng khổ A4, định lượng <70g/m2 |
|
4 |
Giấy trắng in mục lục hồ sơ, nhãn hộp (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
40,00 |
30,00 |
Giấy trắng khổ A4, định lượng >80g/m2 |
|
5 |
Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
12,00 |
18,00 |
Giấy trắng khổ A4, định lượng >80g/m2 |
|
6 |
Phiếu tin (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) |
tờ |
170,00 |
100,00 |
Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành |
|
7 |
Bút viết bìa |
chiếc |
2,50 |
2,00 |
|
|
8 |
Bút viết phiếu tin, thống kê tài liệu loại |
chiếc |
0,50 |
0,30 |
|
|
9 |
Bút chì đánh số tờ |
chiếc |
0,30 |
0,20 |
|
|
10 |
Mực in mục lục hồ sơ, nhãn hộp |
hộp |
0,03 |
0,02 |
|
|
11 |
Cặp, hộp đựng tài liệu |
chiếc |
10,00 |
7,00 |
Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành |
|
12 |
Hồ dán nhãn hộp |
lọ |
0,30 |
0,20 |
Hồ chất lượng cao, độ bám dính tốt, có hóa chất chống chuột và các côn trùng |
|
13 |
Găng tay, khẩu trang, dao, kéo, dây buộc, bút xoá, chổi lông, khăn lau và các văn phòng phẩm khác có liên quan |
|
|
|
|
5. Định mức tiêu hao năng lượng (tính cho 01 mét tài liệu)
|
STT |
Danh mục trang thiết bị |
Đơn vị tính |
Công suất |
Định mức |
|
1 |
Điều hoà nhiệt độ 12.000BTU |
kw |
3,5kw/h |
148,13 |
|
2 |
Máy vi tính PC |
kw |
0,25kw/h |
38,50 |
|
3 |
Máy in A4 |
kw |
0,36kw/h |
19,93 |
|
4 |
Quạt trần 0.1 kw |
kw |
0,2kw/h |
8,46 |
|
5 |
Quạt thông gió 0.04kw |
kw |
0,04kw/h |
1,69 |
|
6 |
Bộ đèn neon 0.04kw |
kw |
0,04kw/h |
1,69 |
|
7 |
Máy hút ẩm 0,17kw |
kw |
0,17kw/h |
7,19 |
Định mức tiêu hao năng lượng được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên./.
Phụ lục III
HỆ SỐ PHỨC TẠP
(Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
_______________
1. Hệ số phức tạp căn cứ vào đơn vị hình thành phông
|
STT |
Nhóm tài liệu
|
Hệ số phức tạp |
Ghi chú |
|
I |
Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức |
|
|
|
1 |
Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính phủ và tương đương. |
1,05 |
|
|
2 |
Văn phòng Chủ tịch nước; bộ, cơ quan ngang bộ; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Toà án nhân dân tối cao; Kiểm toán Nhà nước; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương. |
1,00 |
|
|
3 |
- Cơ quan thuộc Chính phủ; Tổng cục; Cục thuộc bộ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương; - Tập đoàn kinh tế; tổng công ty nhà nước. |
0,90 |
|
|
4 |
- Cục thuộc tổng cục; sở và tương đương; - Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục; - Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và tương đương. |
0,80 |
|
|
5 |
- Chi cục; - Công ty trực thuộc tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước. |
0,70 |
|
|
6 |
Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở, cục, chi cục. |
0,60 |
|
|
II |
Tài liệu chuyên môn |
|
|
|
1 |
Tài liệu công trình xây dựng |
|
Phân loại theo văn bản quy định hiện hành về phân cấp công trình xây dựng và hướng dẫn áp dụng trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng |
|
a |
Công trình cấp đặc biệt |
0,80 |
|
|
b |
Công trình cấp I |
0,70 |
|
|
c |
Công trình cấp II |
0,60 |
|
|
d |
Công trình cấp III |
0,50 |
|
|
đ |
Công trình cấp IV |
0,40 |
|
|
2 |
Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, hồ sơ bệnh án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học,... |
0,50 |
|
|
3 |
Sổ sách, chứng từ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng, thuế,... |
0,40 |
2. Hệ số phức tạp căn cứ vào thời gian hình thành tài liệu
Định mức lao động chỉnh lý tài liệu kể từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 trở về trước, các tài liệu cá nhân được nhân với hệ số 1,5.
3. Hệ số phức tạp căn cứ vào đặc điểm và tình trạng vật lý của tài liệu
Định mức lao động chỉnh lý tài liệu được nhân với hệ số 1,2 đối với những tài liệu đưa ra chỉnh lý có một hoặc nhiều hơn một trong các đặc điểm sau: giấy mỏng; chữ mờ; giấy dính bết; giấy khổ lớn hơn khổ A4.
4. Hệ số phức tạp đối với tài liệu tiếng nước ngoài
Định mức lao động trực tiếp đối với các bước công việc phải sử dụng tiếng nước ngoài được nhân với hệ số 1,5 và được lấy làm căn cứ để xác định định mức lao động phục vụ, quản lý tương ứng.
5. Hướng dẫn áp dụng đối với tài liệu có nhiều hệ số phức tạp
Định mức lao động chỉnh lý tài liệu được nhân đồng thời nhiều hệ số phức tạp nếu thuộc đối tượng áp dụng.
Ví dụ: Căn cứ đơn vị hình thành phông xác định Phông A (tiếng Việt) có hệ số phức tạp là 0,9. Thời gian tài liệu trước 30/4/1975; tình trạng vật lý: giấy mỏng, chữ mờ. Như vậy, định mức lao động (ĐMLĐ) chỉnh lý tài liệu phông A được tính như sau:
ĐMLĐ chỉnh lý tài liệu Phông A = ĐMLĐ hệ số 01 x 0,9 x 1,5 x 1,2
Văn bản gốc có dấu (PDF) Văn bản gốc (Word)
