Quyết định 75/QĐ-VP Kiên Giang 2020 quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang

^__________

CHÁNH VĂN PHÒNG UBND TỈNH KIÊN GIANG

Căn cứ Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang về ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang;

Căn cứ Quyết định số 729/QĐ-UBND ngày 23/3/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòng UBND tỉnh

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang ban hành kèm theo Quyết định số 64/QĐ-VP ngày 24 tháng 3 năm 2016 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.

Điều 3. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức, lãnh đạo các phòng, ban, trung tâm, đơn vị sự nghiệp trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động công tác tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ LÀM VIỆC

Của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 75/QĐ-VP ngày 16 tháng 6 năm 2020

của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục tiêu của Quy chế làm việc.

Quy chế này được ban hành nhằm điều chỉnh mối quan hệ làm việc nội bộ và mối quan hệ làm việc giữa Văn phòng UBND tỉnh với các ngành, các cấp để đạt mục tiêu xây dựng Văn phòng văn minh, hiện đại và chuyên nghiệp do Đại hội Đảng bộ Văn phòng đề ra trong nhiệm kỳ 2020 - 2025.

Điều 2. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh.

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ công tác của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Văn phòng UBND tỉnh).

2. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của các phòng, ban, trung tâm và đơn vị sự nghiệp (gọi chung là các đơn vị) thuộc Văn phòng UBND tỉnh và các tổ chức, cá nhân có quan hệ làm việc với Văn phòng UBND tỉnh chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 3. Nguyên tắc làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

1. Văn phòng UBND tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ1; đảm bảo xử lý và giải quyết công việc theo đúng phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền.

2. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao cho một tổ chức (đơn vị), một cá nhân phụ trách và chịu trách nhiệm chính, chuyên sâu theo lĩnh vực được phân công, đảm bảo không chồng chéo, bỏ sót công việc hoặc thực hiện quá thẩm quyền trong phạm vi được giao; đồng thời đảm bảo sự phối hợp, thống nhất trong các đơn vị và cá nhân.

3. Đảm bảo tuân thủ đúng trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật, theo các quy trình công việc, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy chế làm việc, trừ trường hợp đột xuất hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

4. Đảm bảo nguyên tắc công khai, dân chủ, rõ ràng, chính xác và hiệu quả trong mọi hoạt động.

5. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chấp hành nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước và quy chế văn hóa công sở theo quy định khi thực thi công vụ.

Điều 4. Cơ cấu, bộ máy và tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh.

Cơ cấu, bộ máy của Văn phòng UBND tỉnh tổ chức như sau:

1. Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng.

2. Các phòng chuyên môn.

a) Khối nghiên cứu, tổng hợp:

1. Phòng Tổng hợp.

2. Phòng Kinh tế.

3. Phòng Khoa giáo - Văn xã.

4. Phòng Nội chính.

b) Khối hành chính:

1. Phòng Hành chính - Tổ chức

2. Phòng Quản trị - Tài vụ.

3. Ban Tiếp công dân.

c) Đơn vị hành chính đặc thù:

* Trung tâm Phục vụ hành chính công.

d) Đơn vị sự nghiệp trực thuộc:

* Nhà ăn

Chương II

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Mục 1. CHÁNH VĂN PHÒNG, PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Điều 5. Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

1. Trách nhiệm, quyền hạn của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

a) Chánh Văn phòng UBND tỉnh là người đứng đầu cơ quan, đơn vị, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định cho Văn phòng và Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

b) Chánh Văn phòng phân công các Phó Chánh Văn phòng, ủy quyền cho các Trưởng phòng, đơn vị trực thuộc một số công việc cụ thể theo thẩm quyền; là người quyết định cuối cùng các vấn đề, công việc khi chưa có sự thống nhất giữa các Phó Chánh Văn phòng, các phòng, bộ phận thuộc Văn phòng; phân công công việc cụ thể đối với từng phòng, bộ phận, chuyên viên trong Văn phòng UBND tỉnh; chủ động phối hợp với các sở, ban, ngành trong tỉnh để xử lý các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Văn phòng hoặc do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao.

c) Thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản:

- Văn bản thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tại các hội nghị, cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì để các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan biết và thực hiện;

- Giấy mời họp, lịch làm việc 15 ngày của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, báo cáo hàng tháng về sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Các văn bản khác theo quy định và ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

d) Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

đ) Thường xuyên giữ mối quan hệ chặt chẽ với Đảng ủy, lãnh đạo các tổ chức đoàn thể trong cơ quan nhằm phát huy dân chủ, trí tuệ tập thể của mỗi thành viên cơ quan tạo nên sự thống nhất trong tổ chức và thực hiện nhiệm vụ.

2. Phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

a) Những công việc thuộc thẩm quyền quy định trong Quy chế làm việc của UBND tỉnh, các văn bản pháp luật có liên quan và những công việc quy định tại Khoản 1 Điều này.

b) Những công việc được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao hoặc ủy quyền.

c) Trực tiếp giải quyết một số công việc đã phân công cho Phó Chánh Văn phòng nhưng do thấy cần thiết vì nội dung cấp bách, quan trọng hay do Phó Chánh Văn phòng vắng mặt. Sau khi xử lý Chánh Văn phòng thông báo lại ý kiến xử lý cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối và các tổ chức, cá nhân có liên quan.

d) Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, sẽ ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng thay mặt giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng; việc ủy nhiệm được thông báo bằng văn bản khi Chánh Văn phòng vắng mặt từ 05 ngày làm việc trở lên và bằng thông tin điện tử khi vắng mặt dưới 05 ngày làm việc.

Điều 6. Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

1. Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc theo lĩnh vực chuyên môn, được ký thay Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.

2. Căn cứ chương trình công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, có trách nhiệm chỉ đạo các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện; chủ động trao đổi, tổ chức phối hợp, đôn đốc việc thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách với các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố những vấn đề liên quan.

3. Xem xét, thẩm định về trình tự, thủ tục, nội dung và tính hợp pháp các báo cáo, kiến nghị, đề án của các sở, ngành, đơn vị trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách theo đúng Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

4. Chỉ đạo các phòng, bộ phận chức năng tổ chức thực hiện công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; chủ động phối hợp với các Phó Chánh Văn phòng khác để thống nhất giải quyết những công việc liên quan, nếu có ý kiến khác nhau phải báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.

5. Báo cáo tại các cuộc họp giao ban hoặc đột xuất về kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân công để Chánh Văn phòng có ý kiến chỉ đạo và giải quyết; đối với những vấn đề quan trọng, phức tạp hoặc nhạy cảm phải báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.

6. Được trực tiếp thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 5 theo lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc khi Chánh Văn phòng UBND tỉnh vắng mặt ủy quyền.

7. Riêng Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiêm Trưởng Ban Tiếp công dân tỉnh thực hiện trách nhiệm được Quy định tại Điều 47 Quy chế ban hành Kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

8. Riêng lãnh đạo Văn phòng và tương đương kiêm nhiệm Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thực hiện theo Điều 9, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ quy định về trách nhiệm người đứng đầu Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

Mục 2. CÁC PHÒNG CHUYÊN MÔN VÀ TRƯỞNG PHÒNG, PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

Điều 7. Chức năng, nhiệm vụ và chế độ làm việc của các phòng chuyên môn.

1. Nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thực hiện theo quyết định của Chánh Văn phòng UBND tỉnh ban hành quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ và bố trí nhân sự của các phòng, ban, trung tâm và đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang.

2. Chế độ làm việc: Các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND tỉnh có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, chuyên viên và nhân viên. Phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng và nguyên tắc tập trung dân chủ.

Ban Tiếp công dân tỉnh còn thực hiện theo Quy chế làm việc được ban hành kèm theo Quyết định số 1617/QĐ-UBND ngày 06/8/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh.

Trung tâm Phục vụ hành chính công còn thực hiện theo Quy chế làm việc được ban hành kèm theo Quyết định số 1960/QĐ-UBND ngày 28/8/2019 của UBND tỉnh.

Điều 8. Phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng, Phó Trưởng phòng chuyên môn.

1. Trưởng các phòng chuyên môn là người chịu trách nhiệm cá nhân trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh về hoạt động của phòng được giao phụ trách; đối với Trưởng phòng thuộc khối chuyên viên nghiên cứu ngoài nhiệm vụ cụ thể được Chánh Văn phòng phân công, còn chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ hoạt động và kết quả công tác của phòng theo chế độ thủ trưởng.

Trách nhiệm cụ thể của Trưởng phòng:

a) Xây dựng quy chế làm việc, các quy trình xử lý công việc cụ thể của phòng nhằm tổ chức triển khai có hiệu quả nhiệm vụ, các công việc của phòng;

b) Chủ động phối hợp với các phòng, đơn vị trong Văn phòng về việc cung cấp thông tin và trao đổi nghiệp vụ để giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng. Những vấn đề không thuộc thẩm quyền, Trưởng phòng phải báo cáo lại lãnh đạo Văn phòng phụ trách xem xét, giải quyết;

c) Chủ động thu thập thông tin, nghiên cứu tổng hợp, đánh giá kết quả hoạt động của phòng được phân công phụ trách;

d) Điều hành hoạt động của phòng; duy trì kỷ luật lao động, quản lý công chức, lao động; xây dựng kế hoạch học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho công chức theo quy hoạch trong phòng;

đ) Thực hiện việc đánh giá, xếp loại công chức, thi đua khen thưởng trong phòng hàng năm theo quy định;

e) Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách giao.

2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh ủy quyền cho Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức được thừa lệnh ký một số văn bản, giấy tờ và chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, cụ thể như sau:

a) Giấy giới thiệu cán bộ, công chức Văn phòng UBND tỉnh liên hệ công tác phạm vi trong tỉnh;

b) Giấy đi đường công tác cho cán bộ, công chức đi công tác phạm vi trong tỉnh (trừ Nhà khách);

c) Thông báo ý kiến lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trong nội bộ cơ quan; trong trường hợp thông thường, thông báo bằng thông tin điện tử;

d) Giấy nghỉ phép thường niên, đột xuất sau khi có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng.

đ) Phiếu trả lại hồ sơ, văn bản trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh không đúng quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh và Quy chế tiếp nhận, xử lý, quản lý và phát hành văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh.

3. Phó Trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, được Trưởng phòng giao phụ trách một số công việc cụ thể của phòng, thay mặt Trưởng phòng giải quyết công việc được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Văn phòng về công việc đó.

Khi Trưởng phòng đi vắng, Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy quyền điều hành công việc của phòng và có trách nhiệm báo cáo Trưởng phòng về những công việc đã giải quyết.

Mục 3. ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC

Điều 9. Chức năng, nhiệm vụ và chế độ làm việc của đơn vị sự nghiệp trực thuộc.

1. Chức năng, nhiệm vụ.

Nhà ăn là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh; cơ cấu tổ chức bộ máy, biên chế, kinh phí hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của Nhà ăn thực hiện theo Đề án tổ chức lại đơn vị Nhà ăn.

2. Chế độ làm việc.

Nhà ăn có Giám đốc, Phó Giám đốc, viên chức trực thuộc, có tư cách pháp nhân; làm việc theo chế độ tự chủ theo Nghị định của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

Điều 10. Trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc, Phó Giám đốc đơn vị sự nghiệp.

1. Giám đốc đơn vị sự nghiệp chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của đơn vị trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh và trước pháp luật.

Giám đốc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định của Nhà nước về quản lý đơn vị sự nghiệp và nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng UBND tỉnh giáo. Hàng năm thông qua lãnh đạo Văn phòng về kế hoạch hoạt động, phương án tài chính và điều chỉnh, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ theo quy định. Giám đốc thực hiện việc báo cáo về toàn bộ hoạt động của đơn vị cho lãnh đạo Văn phòng theo định kỳ và đột xuất.

Giám đốc có trách nhiệm xây dựng quy chế làm việc, các quy trình công việc theo nhiệm vụ và thẩm quyền. Thực hiện quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và viên chức, người lao động theo quy định hiện hành.

Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách giao.

2. Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc được Giám đốc giao phụ trách một số công việc cụ thể của đơn vị, thay mặt Giám đốc giải quyết công việc được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và lãnh đạo Văn phòng về công việc đó.

Khi Giám đốc đi vắng, Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền điều hành công việc của đơn vị và có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc về những công việc đã giải quyết.

Mục 4. CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG (CCVCNLĐ)

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của CCVCNLĐ.

1. CCVCNLĐ thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Cán bộ, công chức; Luật Viên chức; Bộ luật Lao động và các quy định của Nhà nước về công chức, viên chức và người lao động.

CCVCNLĐ có trách nhiệm thực hiện đầy đủ chế độ và kỷ luật lao động; chấp hành đúng các quy định, quy chế, quy trình công việc do Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Giám đốc ban hành; chấp hành sự phân công, hướng dẫn công việc của cấp trên.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, khi có ý kiến khác với lãnh đạo, CCVCNLĐ phải phục tùng sự phân công; đồng thời có quyền trình bày ý kiến, bảo lưu ý kiến và báo cáo lên cấp trên. Các ý kiến thắc mắc, đề xuất phải được phản ánh đúng với người có thẩm quyền.

2. Có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong phạm vi công việc được phân công; có tinh thần hợp tác với tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan, không được thoái thác, đùn đẩy trách nhiệm, đồng thời không làm việc ngoài thẩm quyền.

3. Có nghĩa vụ đóng góp với lãnh đạo Văn phòng về những biện pháp nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Riêng chuyên viên nghiên cứu phải có ý kiến đề xuất độc lập khi tham mưu xử lý công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và chịu trách nhiệm về ý kiến đề xuất của mình; chủ động phối hợp với chuyên viên khác hoặc với các ngành, các cấp có liên quan để có ý kiến đề xuất chính xác, đúng luật và kịp thời gian quy định. Đồng thời, báo cáo nội dung công việc thực hiện để Trưởng phòng nắm và theo dõi theo đúng Khoản 1, Điều 3 của Quy chế này.

4. Có nghĩa vụ học tập, bồi dưỡng để đạt tiêu chuẩn chức danh ngạch, bậc theo quy định. CCVCNLĐ năng lực trình độ yếu, thiếu tinh thần trách nhiệm, không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm nội quy, quy chế cơ quan, gây mất đoàn kết hoặc để có dư luận không tốt làm ảnh hưởng đến uy tín cơ quan phải chịu xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Có ý thức xây dựng và bảo vệ uy tín của cơ quan, đơn vị, giữ gìn sự đoàn kết nội bộ và kỷ luật phát ngôn. Nghiêm cấm công chức, viên chức lợi dụng cương vị công tác gây phiền hà, tiêu cực, sách nhiễu với tổ chức, cá nhân khi đến quan hệ công tác. Việc cung cấp thông tin, số liệu cho tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

6. CCVCNLĐ phải nghiêm túc thực hành tiết kiệm, thực hiện tốt Quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý tài sản công của Văn phòng UBND tỉnh. Cá nhân, tập thể vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất và chịu hình thức kỷ luật theo các quy định hiện hành.

7. Thực hiện tốt quy chế dân chủ trong cơ quan, nhằm phát huy quyền làm chủ của CCVCNLĐ trong khuôn khổ của pháp luật và theo đúng nguyên tắc tập trung dân chủ, góp phần xây dựng cơ quan trong sạch, vững mạnh.

8. Thực hiện nghiêm chỉnh việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO hành chính) của cơ quan, đơn vị.

9. Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách và Trưởng phòng giao.

Chương III

CÁC CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỤ THỂ

Mục 1. CHẾ ĐỘ THAM MƯU, GIÚP VIỆC CHO UBND TỈNH, CHỦ TỊCH, CÁC PHÓ CHỦ TỊCH UBND TỈNH

Điều 12. Xây dựng chương trình công tác và lịch làm việc của UBND tỉnh, Chủ tịch và các phó Chủ tịch UBND tỉnh.

1. Trình tự xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc của UBND tỉnh được thực hiện theo Điều 13 Quy chế ban hành Kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

2. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chung giúp UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và lịch làm việc, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện các đề án, dự án, kế hoạch, chương trình định kỳ đúng thời gian quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

3. Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối giúp Chánh Văn phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các đề án, dự án, kế hoạch, chương trình thuộc các ngành, lĩnh vực phụ trách.

4. Trưởng phòng Tổng hợp chủ trì dự thảo văn bản trên cơ sở tổng hợp từ đề xuất của các Trưởng phòng nghiên cứu. Các Trưởng phòng nghiên cứu có trách nhiệm cung cấp thông tin cho Trưởng phòng Tổng hợp đầy đủ theo lĩnh vực phụ trách và đúng thời gian quy định của Chánh Văn phòng.

5. Chuyên viên chịu trách nhiệm theo dõi ngành, lĩnh vực báo cáo đầy đủ thông tin và đúng thời gian quy định cho Trưởng phòng nghiên cứu và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối về nội dung và thời gian cung cấp thông tin; đồng thời chịu trách nhiệm thông tin trực tiếp cho Phòng Tổng hợp, để tổng hợp thông tin.

Điều 13. Tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của UBND tỉnh:

1. Việc tiếp nhận và chuẩn bị hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh được thực hiện theo Điều 28 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

2. Có ý kiến thẩm tra đối với dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật và các đề án, dự án, báo cáo lớn thuộc chương trình công tác của UBND tỉnh.

3. Chuẩn bị, chủ trì và phối hợp với các cơ quan liên quan hoàn chỉnh hồ sơ, thủ tục và dự thảo văn bản cần ban hành để trình Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định đối với các công việc thường xuyên thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Các thủ tục văn bản trình, cách thức xử lý và thông báo kết quả giải quyết công việc của UBND tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh được thực hiện theo Điều 29 và Điều 30 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

5. Việc phát hành, công bố các văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện theo Điều 33 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

6. Ngoài ra việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của UBND tỉnh còn tuân thủ đúng Quy chế tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh ban hành và được vận hành trên “Chương trình Quản lý hồ sơ công việc của Văn phòng UBND tỉnh”.

7. Trách nhiệm xử lý văn bản được phân theo ngành, lĩnh vực mà Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, chuyên viên nghiên cứu phụ trách theo thông báo phân công của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

8. Khi có một vụ việc liên quan đến nhiều phòng nghiên cứu, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực quyết định người xử lý chính, người phối hợp.

Điều 14. Chuẩn bị phục vụ phiên họp của UBND tỉnh; các cuộc hội nghị, cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.

1. Phiên họp UBND tỉnh.

a) Chuẩn bị nội dung.

- Công tác chuẩn bị cho phiên họp của UBND tỉnh được thực hiện theo Khoản 2 Điều 18 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chuẩn bị cho tổ chức phiên họp UBND tỉnh.

- Trưởng phòng Tổng hợp chủ trì tập hợp tất cả các nội dung liên quan đến phiên họp và báo cáo Chánh Văn phòng.

- Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực điều hành Trưởng phòng nghiên cứu và chuyên viên nghiên cứu chịu trách nhiệm cung cấp cho Trưởng phòng Tông họp các tài liệu họp theo nội dung được phân công đúng thời gian do Chánh Văn phòng quy định.

- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức gửi tài liệu cho thành phần dự họp theo quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

- Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm cập nhật danh sách thông tin đại biểu đăng ký dự họp (ban đầu).

- Phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm báo cáo danh sách đại biểu (có mặt) tham dự họp tại Hội trường và các điểm cầu trực tuyến cho Chánh Văn phòng.

b) Chuẩn bị cơ sở vật chất.

- Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm chuẩn bị trước 24 giờ về hội trường, trang trí, âm thanh, điện, nước, giải lao, vệ sinh; ăn nghỉ, đi lại (nếu có) cho thành viên dự họp. Trường hợp có họp trực tuyến, Phòng Quản trị - Tài vụ phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công chuẩn bị trước 24 giờ về phần kỹ thuật.

c) Phát hành giấy mời.

- Giấy mời phiên họp thành viên UBND tỉnh do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh được ủy nhiệm ký. Nội dung giấy mời ngoài thời gian, địa điểm, thành phần, cần cung cấp đầy đủ thông tin cho thành viên dự họp gồm điều kiện ăn nghỉ, người cần liên hệ, số điện thoại, địa chỉ hộp thư điện tử...

- Trưởng phòng Tổng hợp dự thảo giấy mời cho Chánh Văn phòng.

- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức phát hành giấy mời cho thành phần dự họp và các bộ phận trong nội bộ để chuẩn bị. Giấy mời được phát hành đúng thời gian quy định tại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh. Trường hợp cần thiết Chánh Văn phòng triệu tập cuộc họp nội bộ để phân công, kiểm tra việc chuẩn bị.

d) Dự họp.

- Phiên họp UBND tỉnh yêu cầu Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực, Trưởng phòng nghiên cứu, chuyên viên nghiên cứu dự họp đầy đủ, nếu vắng mặt phải xin phép Chánh Văn phòng và nêu rõ lý do.

- Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ phân công người trang trí hội trường, âm thanh, ánh sáng và trực tại hội trường suốt phiên họp (kể cả họp trực tuyến).

- Trưởng phòng Tổng hợp, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức và Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ phối hợp phân công người sắp xếp chỗ ngồi, bố trí bảng tên của đại biểu dự họp.

đ) Biên bản và thông tin về kết quả phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh được thực hiện theo Điều 21 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

Trưởng phòng Tổng hợp có trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp và dự thảo thông báo kết luận cuộc họp.

2. Tổ chức hội nghị, hội thảo, các cuộc làm việc với cơ quan trung ương, tổ chức và cá nhân người nước ngoài.

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tuân thủ đúng như Khoản 1 Điều này; có điều chỉnh như sau:

- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực chịu trách nhiệm về hội nghị, hội thảo, các cuộc làm việc với cơ quan trung ương, người nước ngoài theo lĩnh vực phụ trách, phối hợp với tổ chức, cá nhân có liên quan để chuẩn bị. Trường hợp cần thiết Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực triệu tập cuộc họp nội bộ để phân công, kiểm tra việc chuẩn bị.

- Trưởng phòng, chuyên viên nghiên cứu phối hợp với các tổ chức, cá nhân có liên quan theo lĩnh vực phụ trách chuẩn bị nội dung, tài liệu, hội trường, dự thảo và phát hành giấy mời, ghi biên bản và dự thảo Thông báo kết luận theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng, trừ trường hợp chủ trì hội nghị có sự phân công cho đơn vị khác.

- Thành phần dự hội nghị, hội thảo gồm lãnh đạo Văn phòng, Trưởng phòng và chuyên viên nghiên cứu có liên quan.

3. Cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

Trường hợp có cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đột xuất, thì quy trình không tuân thủ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, nhưng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực:

- Phân công Trưởng phòng nghiên cứu hoặc chuyên viên nghiên cứu thực hiện trách nhiệm được giao theo Điểm a, Khoản 1 và Điểm đ, Khoản 2, Điều 22 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

- Chịu trách nhiệm ký giấy mời và sau 07 ngày làm việc phải có Thông báo kết luận.

- Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh dự họp giao ban để trực tiếp báo cáo về phần công việc được phân công theo dõi. Trường hợp cần thiết, theo chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh mời thêm chủ trì đề án hoặc đại biểu khác dự họp.

- Tại cuộc họp giao ban, Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trực tiếp theo dõi công việc báo cáo các vấn đề cần xin ý kiến; trường hợp cơ quan chủ trì đề án dự họp thì chủ đề án trực tiếp báo cáo. Chủ tịch và các Phó Chủ tịch trao đổi ý kiến, Chủ tịch kết luận để xử lý dứt điểm từng vấn đề, công việc.

b) Trưởng phòng nghiên cứu hoặc chuyên viên nghiên cứu thực hiện nhiệm vụ được lãnh đạo Văn phòng giao theo Điểm a Khoản này. Dự thảo Giấy mời, Thông báo kết luận và ghi Biên bản theo quy định cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực. Trong trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh kiểm tra toàn diện kinh tế - xã hội cấp huyện, Trưởng phòng Tổng hợp dự thảo. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh kiểm tra chuyên đề, Trưởng phòng nghiên cứu hoặc chuyên viên nghiên cứu cùng đi sẽ dự thảo văn bản cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách.

c) Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ là đầu mối sắp xếp phòng họp, chuẩn bị phòng họp và phục vụ cuộc họp, buổi làm việc.

Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh làm việc ngoài Văn phòng, Trưởng phòng, chuyên viên nghiên cứu là đầu mối phối hợp với đơn vị đến làm việc chuẩn bị nội dung, điều kiện họp, Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ phối hợp để phục vụ.

Điều 15. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quyết định của UBND tỉnh, văn bản, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

1. Căn cứ vào các quyết định của UBND tỉnh, các văn bản, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm chỉ đạo việc đôn đốc, kiểm tra triển khai thực hiện của các sở, ngành, đơn vị.

2. Kết quả triển khai thực hiện được báo cáo trong phiên họp thành viên UBND tỉnh, do Trưởng phòng Tổng hợp dự thảo.

3. Trưởng phòng, chuyên viên nghiên cứu có trách nhiệm tổng hợp việc theo dõi cung cấp cho Trưởng phòng Tổng hợp đầy đủ thông tin, đề xuất biện pháp xử lý đúng thời gian quy định của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 16. Xây dựng các báo cáo và thực hiện chế độ thông tin của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

1. Các báo cáo định kỳ trong phiên họp thành viên UBND tỉnh.

a) Chánh Văn phòng được Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền và thực hiện trách nhiệm về chế độ báo cáo, thông tin theo Điểm b, Khoản 1 và Khoản 2 Điều 49 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

Được ủy nhiệm chủ trì họp báo và có trách nhiệm cung cấp thông tin hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh theo Điểm b, Khoản 1 và Khoản 2 Điều 50 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18/8/2017 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Kiên Giang.

b) Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực tổng hợp chủ trì chuẩn bị nội dung, chương trình và báo cáo Chánh Văn phòng trước 24 giờ để chuẩn bị.

c) Trưởng phòng Tổng hợp có trách nhiệm liên hệ với các sở, ngành, huyện, thị xã, thành phố dự thảo báo cáo trình Chánh Văn phòng, đảm bảo nội dung và đúng thời gian do Chánh Văn phòng quy định.

d) Trong trường hợp xét thấy cần thiết, Chánh Văn phòng triệu tập cuộc họp nội bộ thông qua dự thảo báo cáo.

2. Các báo cáo đột xuất của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

a) Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm thẩm định nội dung báo cáo đột xuất theo ngành và lĩnh vực phụ trách; đôn đốc sở ngành, địa phương có liên quan xây dựng báo cáo.

b) Trưởng phòng nghiên cứu, chuyên viên nghiên cứu có trách nhiệm liên hệ với các sở, ngành, địa phương được giao dự thảo báo cáo, chuyên viên soạn thảo, biên tập, thẩm định trình Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách đảm bảo nội dung và đúng thời gian do lãnh đạo Văn phòng quy định.

c) Trong trường hợp báo cáo mang tính chất tổng hợp và do Văn phòng chịu trách nhiệm, Trưởng phòng Tổng hợp dự thảo báo cáo.

Điều 17. Truyền thông tin trên mạng diện rộng của UBND tỉnh

Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm khai thác và phổ biến những thông tin trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo và các thông tin liên quan khác để phục vụ có hiệu quả công tác điều hành của Chính phủ và lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 18. Quản lý hộp thư Chủ tịch UBND tỉnh.

Quản lý hộp thư Chủ tịch theo Quy trình Tiếp nhận và xử lý thông tin do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang quyết định. Thư ký Chủ tịch là đầu mối tổng hợp xử lý thông tin trong hộp thư Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định.

Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, Trưởng, Phó Trưởng phòng và chuyên viên nghiên cứu có trách nhiệm phối hợp khi Thư ký Chủ tịch trưng cầu ý kiến để tham mưu cho Chủ tịch trả lời cho người dân, doanh nghiệp và phóng viên báo chí.

Mục 2. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, THÔNG TIN, HỘI HỌP CỦA NỘI BỘ VĂN PHÒNG UBND TỈNH.

Điều 19. Chế độ báo cáo.

1. Báo cáo sử dụng tài chính của Văn phòng do Phòng Quản trị - Tài vụ tham mưu thực hiện theo quy định.

2. Báo cáo hoạt động của đơn vị sự nghiệp do Nhà ăn thực hiện và phải gửi trước ngày 25 hàng tháng về Phòng Hành chính - Tổ chức.

3. Xây dựng báo cáo của Văn phòng theo yêu cầu của cấp trên và các ngành có liên quan.

a) Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức chủ trì xây dựng báo cáo hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của cấp trên hoặc các ngành có liên quan.

b) Trong trường hợp khác Chánh Văn phòng sẽ giao cá nhân hoặc đơn vị khác chủ trì xây dựng báo cáo.

c) Báo cáo phải đầy đủ, đúng thời gian do Chánh Văn phòng quy định.

4. Xây dựng báo cáo năm.

a) Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức chủ trì xây dựng báo cáo hoạt động hàng năm của Văn phòng UBND tỉnh và xây dựng kế hoạch tổng kết năm trình Chánh Văn phòng quyết định.

b) Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm gửi báo cáo đơn vị mình cho Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp đúng thời gian quy định.

c) Trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng quyết định giao cá nhân, đơn vị có báo cáo chuyên để.

Điều 20. Chế độ thông tin.

1. Mọi thông tin về hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh phải được công khai đầy đủ trên Bảng thông tin điện tử cơ quan. Nội dung Bảng thông tin gồm có:

- Thông tin cho tổ chức, cá nhân đến liên hệ với cơ quan gồm: Hệ thống bộ máy tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh và nhiệm vụ cụ thể của công chức, viên chức; sơ đồ các phòng làm việc; lịch làm việc, lịch họp, nơi họp, người chủ trì; nội quy cơ quan; quy chế văn hóa, ứng xử.

- Thông tin cho nội bộ cơ quan gồm: Các quy chế do Chánh Văn phòng UBND tỉnh ban hành, các quy trình công việc; tiến độ xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, các báo cáo tài chính cần công khai, các hoạt động khác của Văn phòng UBND tỉnh.

2. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm cung cấp thông tin sau khi thông qua ý kiến của lãnh đạo Văn phòng; Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công chịu trách nhiệm cập nhật thông tin trên Trang thông tin điện tử.

3. Mỗi quý một lần, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cho CCVCNLĐ tiếp thu các văn bản mới theo quy định về ngày tuyên truyền pháp luật do Chủ tịch UĐND tỉnh ban hành. Chánh Văn phòng quyết định nội dung và cử người chịu trách nhiệm báo cáo.

Điều 21. Chế độ hội họp của cơ quan.

1. Nguyên tắc cuộc họp cơ quan.

- Tất cả thành viên được triệu tập phải có trách nhiệm dự họp và đóng góp ý kiến; trường hợp vắng mặt phải xin ý kiến người chủ trì.

- Tất cả cuộc họp đều phải có người chuẩn bị nội dung và ghi biên bản cuộc họp.

- Chánh Văn phòng quyết định ngày họp cụ thể, người được giao chuẩn bị nội dung phải báo cáo Chánh Văn phòng trước cuộc họp 24 giờ.

- Để tiết kiệm thời gian cần kết hợp các nội dung cuộc họp nếu thành phần giông nhau.

2. Các cuộc họp của Văn phòng và các bộ phận trực thuộc.

a) Hội nghị tổng kết công tác Văn phòng kết hợp với hội nghị CCVCNLĐ được tổ chức vào cuối năm hoặc trong tháng 01 năm sau.

- Nội dung hội nghị tổng kết công tác năm của Văn phòng, kết hợp với hội nghị công chức hàng năm, thông qua các nội dung báo cáo tổng kết năm, chương trình công tác năm tiếp theo, tổng kết và triển khai công tác thi đua khen thưởng, thông qua điều chỉnh quy chế chi tiêu nội bộ.

- Thành phần hội nghị toàn thể CCVCNLĐ do Chánh Văn phòng và Ban Chấp hành công đoàn chủ trì hội nghị.

- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức kết hợp với Ban Chấp hành Công đoàn chuẩn bị nội dung tổng kết và hoàn chỉnh văn bản, lưu trữ hồ sơ.

b) Cuộc họp lãnh đạo Văn phòng kết hợp với họp Ban Chấp hành Đảng bộ.

- Cuộc họp lãnh đạo Văn phòng do Chánh Văn phòng chủ trì nhằm xử lý tất cả vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng, những chủ trương lớn mà Chánh Văn phòng cần trưng cầu ý kiến trước khi quyết định. Thành phần mở rộng do Chánh Văn phòng quyết định.

- Nội dung họp do Chánh Văn phòng nêu và các Phó Chánh Văn phòng đề xuất. Kết luận cuộc họp được đưa vào ghi biên bản trong cuộc họp Ban Chấp hành Đảng bộ sau đó.

c) Họp giao ban về chuyên môn một quý một lần vào những ngày cuối tháng, kết hợp với cuộc họp báo của chuyên viên nghiên cứu. Ngày họp do Chánh Văn phòng quyết định.

- Nội dung báo cáo tiến độ thực hiện kế hoạch công tác năm, kế hoạch thực hiện quý tiếp theo và xử lý những công việc còn vướng mắc.

- Thành phần cuộc họp gồm lãnh đạo Văn phòng, Trưởng phòng, Giám đốc và chuyên viên nghiên cứu. Cuộc họp do Chánh Văn phòng chủ trì.

- Trưởng phòng Giám đốc chuẩn bị báo cáo (theo mẫu), kiến nghị và thảo luận biện pháp giải quyết những khó khăn, vướng mắc. Chánh Văn phòng kết luận và Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức ghi biên bản. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức phối hợp với trưởng các bộ phận lập mẫu báo cáo tháng phù hợp với việc tổng kết báo cáo năm.

d) Họp báo chuyên viên nghiên cứu 01 lần/tháng.

- Nội dung tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội 01 tháng, xử lý vướng mắc trong công tác tham mưu nghiên cứu, trong xử lý văn bản và môi quan hệ với các bộ phận khác.

- Thành phần cuộc họp gồm lãnh đạo Văn phòng, Trưởng phòng và chuyên viên nghiên cứu, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Cuộc họp do Chánh Văn phòng chủ trì.

- Trưởng phòng Tổng hợp báo cáo tình hình trên cơ sở tổng hợp từ các phòng nghiên cứu. Trưởng phòng nghiên cứu, chuyên viên nghiên cứu báo cáo bổ sung. Cuộc họp thảo luận, Phó Chánh Văn phòng kết luận; Trưởng phòng Tổng hợp ghi biên bản và có thông báo cụ thể (nếu cần). Sau cuộc họp hoàn chỉnh báo cáo thông tin công việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

đ) Họp giao ban chuyên môn của nội bộ đơn vị.

Trưởng phòng, Giám đốc (trừ các phòng nghiên cứu) chủ động tổ chức họp giao ban chuyên môn một tháng/lần, kết hợp tổ chức họp sau cuộc họp chi bộ (có sổ ghi biên bản và báo cáo Phó Chánh Văn phòng phụ trách).

e) Chế độ trao đổi công việc đầu giờ.

- Mỗi buổi sáng trước giờ làm việc, lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu hội ý và phân công thực hiện công việc.

- Công việc phân công đầu giờ được xem là chính thức và cá nhân được phân công chịu trách nhiệm thi hành và chịu sự kiểm tra của người phân công.

Mục 3. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG.

Điều 22. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Văn phòng.

1. CCVCNLĐ tùy theo vị trí được phân công, bắt buộc phải sử dụng thành thạo các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Văn phòng được Ủy ban nhân dân tỉnh quy định, gồm:

- Sử dụng các phần mềm ứng dụng.

- Sử dụng hệ thống thư tín điện tử.

- Tham gia hệ thống mạng diện rộng của tỉnh, của Chính phủ và Internet.

2. Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công căn cứ chức năng và nhiệm vụ được giao, có trách nhiệm triển khai, duy trì và phát triển ứng dụng công nghệ thông tin của Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 23. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại Văn phòng.

1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác quản lý hành chính tại Văn phòng.

2. CCVCNLĐ có nghĩa vụ chấp hành và thực hiện nghiêm túc hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng tại Văn phòng và chấp hành sự phân công của Chánh Văn phòng trong việc triển khai, xây dựng, thực hiện, đánh giá, duy trì và phát triển hệ thống.

3. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định của UBND tỉnh.

Mục 4. THỰC HIỆN QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ; QUẢN LÝ HỒ SƠ, LÝ LỊCH VÀ BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC.

Điều 24. Thực hiện quy chế về công tác văn thư lưu trữ.

1. CCVCNLĐ có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc Quy chế công tác văn thư và lưu trữ do Chánh Văn phòng quyết định.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế và báo cáo Chánh Văn phòng hàng năm theo quy định.

3. Định kỳ vào tháng 01 hàng năm, các phòng, đơn vị trực thuộc phải sắp xếp tài liệu năm trước; lập hồ sơ công việc và chuyển giao cho bộ phận lưu trữ của Văn phòng.

4. Tổ Lưu trữ thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm thu thập, chỉnh lý hồ sơ và giao nộp tài liệu lưu trữ sau 5 năm theo quy định.

Điều 25. Chế độ quản lý và bảo mật hồ sơ đảng viên, cán bộ, công chức, viên chức, và người lao động.

1. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc quản lý và bảo vệ bí mật hồ sơ đảng viên, cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan và hàng năm cập nhật đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Trong trường hợp phát hiện hồ sơ chưa hoàn chỉnh Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có quyền yêu cầu bằng văn bản đến CCCVNLĐ kê khai bổ sung.

2. CCVCNLĐ có nghĩa vụ kê khai, cập nhật đầy đủ, trung thực và đúng hạn về hồ sơ cá nhân của mình theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính “Tổ chức.

Điều 26. Chế độ bảo vệ bí mật nhà nước.

1. CCVCNLĐ của Văn phòng chấp hành nghiêm túc Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước do Chánh Văn phòng UBND tỉnh ban hành.

Nghiêm cấm CCVCNLĐ tiết lộ thông tin nhằm mục đích trục lợi. Nghiêm cấm việc sử dụng máy vi tính kết nối mạng internet để soạn thảo, lưu giữ văn bản mật, thông tin có yếu tố mật. Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xây dựng quy chế sử dụng Internet để đảm bảo bảo mật thông tin.

2. Tổ chỉ đạo bảo vệ bí mật nhà nước của Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tham mưu, hướng dẫn, triển khai và kiểm tra công tác bảo vệ bí mật nhà nước tại Văn phòng.

3. Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, sử dụng chứng thư số để thực hiện ký số theo quy định của pháp luật về cơ yếu:

- Đối với chứng thư số của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh: Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng ký số theo quy định.

- Đối với chứng thư số cá nhân Các cá nhân (lãnh đạo UBND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh) được cấp chứng thư số để thực hiện nhiệm vụ được giao có trách nhiệm tự quản lý và sử dụng ký số theo quy định.

- Trường hợp chứng thư số có hư hỏng hoặc bị lỗi không sử dụng được: Đơn vị, cá nhân đang quản lý báo cáo Chánh Văn phòng để đề nghị cơ quan cơ yếu thay đổi kịp thời theo quy định.

4. Việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí thực hiện theo Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí do Chủ tịch UBND tỉnh ban hành.

Việc cung cấp thông tin của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh cho cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài Văn phòng UBND tỉnh đều phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

Mục 5. CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG.

Điều 27. Quản lý, sử dụng công chức, viên chức và người lao động.

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về việc quản lý, sử dụng công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan; kể cả các đơn vị sự nghiệp trực thuộc.

2. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh Văn phòng:

a) Quản lý và cập nhật hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động;

b) Tham mưu và chuẩn bị các thủ tục về tuyển dụng, thi tuyển, xét tuyển, nâng lương, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, từ chức, miễn nhiệm, chuyển đổi vị trí công tác, nghỉ hưu, tinh giản biên chế, kỷ luật; xây dựng các quy trình cụ thể cho các công việc trên;

c) Tham mưu đề xuất quy hoạch cán bộ, quy hoạch đào tạo;

d) Tham mưu việc quản lý và sử dụng biên chế;

đ) Chủ động phối hợp với Phòng Quản trị - Tài vụ xây dựng các quy trình về giải quyết chế độ, chính sách cho đối tượng nghỉ việc, về hưu, chuyển cơ quan.

Điều 28. Thực hiện chế độ chấm công lao động.

1. Cán bộ, CCVCNLĐ tại Văn phòng UBND tỉnh làm việc 08 giờ/ngày; 5 ngày/tuần. Buổi sáng bắt đầu từ 07 giờ đến 11 giờ; buổi chiều bắt đầu từ 13 giờ đến 17 giờ.

2. CCVCNLĐ Văn phòng UBND tỉnh thực hiện chế độ chấm công lao động, làm cơ sở cho việc trả lương, phân phối thu nhập tăng thêm theo Quy chế chi tiêu nội bộ và thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, xét thi đua khen thưởng.

3. Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về chấm công lao động của đơn vị minh quản lý. Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng, hướng dẫn biểu mẫu chấm công và quản lý chung ngày công, giờ công cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của cơ quan.

4. Phòng Quản trị - Tài vụ chỉ trả lương cho người lao động khi có bảng chấm công và căn cứ ngày công để phân phối thu nhập tăng thêm.

5. Giám đốc đơn vị sự nghiệp tự tổ chức việc chấm công cho viên chức của đơn vị do mình quản lý.

Điều 29. Chế độ nghỉ ngơi.

1. CCVCNLĐ được nghỉ làm việc hưởng nguyên lương theo quy định của Bộ luật Lao động;

- Trong năm, lãnh đạo các phòng, đơn vị có trách nhiệm bố trí, sắp xếp cho công chức, người lao động thuộc quyền quản lý thay phiên nhau nghỉ phép năm theo quy định, không được nghỉ dồn cùng lúc vào cuối năm. Trường hợp Chánh Văn phòng yêu cầu không nghỉ thì được thanh toán bằng tiền lương theo quy định.

- Khi nghỉ phải làm đơn xin phép và có ý kiến đề xuất của Trưởng đơn vị và lãnh đạo Văn phòng quyết định.

- Ngoài quy định về nghỉ làm việc được hưởng nguyên lương, CCVCNLĐ xin nghỉ việc riêng hoặc trừ vào số ngày phép năm hoặc xin nghỉ phép không hưởng lương theo quy định.

2. CCVCNLĐ được nghỉ chế độ thai sản, chế độ ốm đau hoặc khi con ốm đau theo Luật Bảo hiểm xã hội và được chuyển hồ sơ về Bảo hiểm xã hội chi trả.

3. Thẩm quyền giải quyết nghỉ.

- Trưởng các đơn vị giải quyết nghỉ việc riêng có lý do 01 buổi làm việc CCVCNLĐ thuộc phạm vi quản lý nhưng không quá 02 lần/tháng và có báo cáo lãnh đạo Văn phòng phụ trách;

- Phó Chánh Văn phòng giải quyết nghỉ việc riêng có lý không quá 03 ngày làm việc cho CCVCNLĐ thuộc phạm vi quản lý và có báo cáo Chánh Văn phòng.

- Chánh Văn phòng phòng giải quyết nghỉ việc riêng có lý do trên 03 ngày làm việc cho CCVCNLĐ và thông báo lại Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng phụ trách lĩnh vực.

- Giám đốc đơn vị sự nghiệp giải quyết chế độ nghỉ theo quy chế làm việc của đơn vị và theo đúng pháp luật hiện hành.

4. Trưởng phòng Hành chính “ Tổ chức hướng dẫn mẫu đơn và quy trình nghỉ phép, đồng thời lưu hồ sơ, theo dõi để tính công lao động và tính điểm thi đua cuối năm.

5. CCVCNLĐ trừ trường hợp bất khả kháng, tự ý nghỉ trước rồi báo cáo sau với người có trách nhiệm sẽ bị trừ điểm thi đua. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng sẽ xem xét xử lý theo quy định.

Điều 30. Chế độ đi công tác.

1. CCVCNLĐ có nghĩa vụ đi công tác theo sự phân công của người có thẩm quyền. Khi đi công tác phải có kế hoạch chuẩn bị, thực hiện thủ tục cử đi công tác và có báo cáo kết quả với người cử đi công tác.

2. Thẩm quyền cử đi công tác, đi họp.

- Trưởng phòng cử đi công tác, đi họp trong tỉnh 01 ngày làm việc phạm vi các sở ngành trực thuộc UBND tỉnh và có báo cáo Phó Chánh Văn phòng phụ trách.

- Phó Chánh Văn phòng cử đi công tác, đi họp trong tỉnh và ngoài tỉnh thuộc lĩnh vực quản lý 03 ngày làm việc và quyết định phương tiện công tác và báo cáo với Chánh Văn phòng, thông báo cho Trưởng phòng phụ trách.

- Chánh Văn phòng cử đi công tác, đi họp trong tỉnh và ngoài tỉnh trên 03 ngày làm việc, quyết định phương tiện đi công tác và thông báo cho Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng phụ trách.

3. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức chủ trì phối hợp với Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ hướng dẫn thủ tục cử đi công tác, đi họp và theo dõi việc đi công tác, đi họp của CCVCNLĐ.

4. Người có thẩm quyền cử đi công tác, đi họp phải chọn đúng thành phần, phù hợp với nội dung; không kết hợp cử đi công tác với tham quan, du lịch làm ảnh hưởng ngân sách, ảnh hưởng quy chế chi tiêu nội bộ.

Điều 31. Chế độ làm thêm giờ.

1. Chế độ làm thêm giờ thực hiện theo nguyên tắc CCVCNLĐ đều phải cố gắng hoàn thành các công việc được giao trong thời gian làm việc; trường hợp không thể hoàn thành, phải làm thêm thì được bố trí nghỉ bù vào ngày làm việc khác và không thanh toán chế độ làm thêm giờ.

2. Trường hợp CCVCNLĐ phải làm thêm giờ và không thể bố trí nghỉ bù, Trưởng phòng đề xuất và lãnh đạo Văn phòng chấp thuận thì thực hiện quy trình làm thêm giờ và được thanh toán, nhưng không được vượt quá số giờ quy định.

3. Trường hợp phải trực ngày lễ, ngày Tết và các nhiệm vụ cấp bách, đột xuất có lịch phân công của lãnh đạo Văn phòng thì được thanh toán chế độ làm thêm giờ theo quy định của Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh.

4. Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực có thẩm quyền quyết định việc làm thêm giờ của CCVCNLĐ; trường hợp làm thêm quá 16 giờ/tháng, Chánh Văn phòng quyết định. Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ hướng dẫn quy trình, mẫu biểu và theo dõi việc làm thêm giờ, không vượt quá số giờ quy định.

Điều 32. Chế độ ủy quyền, bàn giao công việc khi vắng mặt.

1. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Giám đốc vắng mặt từ 05 ngày làm việc trở lên phải có văn bản ủy quyền cho cấp phó giải quyết công việc; trong trường hợp văng mặt dưới 05 ngày giao việc lại băng thông tin điện tử. Chánh Văn phòng phải báo cáo với lãnh đạo UBND tỉnh khi nghỉ phép.

2. Phó Chánh Văn phòng, Phó Trưởng phòng, CCVCNLĐ khi vắng mặt phải báo cáo cấp trên trực tiếp nội dung công việc phải xử lý và người thay thế xử lý; vắng mặt từ 05 ngày làm việc trở lên phải bàn giao công việc bằng văn bản; trong trường hợp vắng mặt dưới 05 ngày, giao việc lại bằng thông tin điện tử.

Mục 6. CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ; SỬ DỤNG TÀI SẢN, TÀI CHÍNH CỦA CƠ QUAN

Điều 33. Chế độ quản lý, sử dụng tài sản cơ quan.

CCVCNLĐ Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và Nghị định của Chính phủ quy định phân cấp quản lý tài sản nhà nước; cụ thể:

1. Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc chỉ đạo Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ và CCVCNLĐ quản lý, sử dụng tốt tài sản nhà nước của cơ quan, đơn vị và kiểm tra việc tài sản được sử dụng đúng mục đích, công năng, tiêu chuẩn, định mức, chế độ và đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.

2. Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm:

a) Cuối tháng 9 hàng năm, trên cơ sở tổng hợp yêu cầu của các đơn vị, trình lãnh đạo Văn phòng:

- Kế hoạch xây dựng, sửa chữa trụ sở cơ quan; kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản trình lãnh đạo Văn phòng để xin cấp có thẩm quyền đưa vào kế hoạch tài chính của năm sau;

- Kế hoạch thu hồi, điều chuyển, thanh lý tài sản cơ quan.

b) Lập và quản lý hồ sơ tài sản; kiểm kê báo cáo tài sản theo quy định.

c) Xây dựng các quy trình cụ thể về việc xây dựng, mua sắm, sửa chữa, bảo hành, bảo trì tài sản cơ quan.

d) Công khai hóa việc mua sắm, sửa chữa cho CCVCNLĐ.

đ) Tham mưu đưa vào quy chế chi tiêu nội bộ việc sử dụng tài sản an toàn, tiết kiệm và hiệu quả.

e) Giúp lãnh đạo Văn phòng kiểm tra việc sử dụng tài sản.

g) Chủ trì phối hợp với Công an bảo vệ mục tiêu có biện pháp bảo vệ an toàn tài sản, tài liệu, chống trộm cắp và phòng chống cháy nổ.

3. CCVCNLĐ có trách nhiệm:

- Bảo quản, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả tài sản được giao quản lý, sử dụng đúng quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ.

- Chịu trách nhiệm bồi thường vật chất khi làm hỏng, đánh mất tài sản không do nguyên nhân khách quan.

- Đối với máy vi tính và tài sản công nghệ cao khác khi sử dụng phải đảm bảo tuân thủ đúng các quy trình kỹ thuật được hướng dẫn. Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công hướng dẫn quy trình sử dụng và bảo vệ máy vi tính.

4. Giám đốc đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ quản lý và sử dụng tài sản trong đơn vị theo quy định.

5. Giao cho Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công quản lý tài sản thuộc chương trình công nghệ thông tin của Văn phòng, bao gồm lập hồ sơ, cơ sở dữ liệu quản lý theo quy định; sửa chữa, bảo trì và lập kế hoạch mua sắm thay thế, bổ sung hàng năm.

Điều 34. Chế độ quản lý và sử dụng ngân sách.

CCVCNLĐ Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm chấp hành nghiêm Luật Ngân sách nhà nước và các quy định về quản lý, sử dụng ngân sách; cụ thể:

1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh là chủ tài khoản của cơ quan, quyết định chi tiêu ngân sách của Văn phòng UBND tỉnh và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về các quyết định chi tiêu ngân sách của đơn vị. Khi cần thiết, Chánh Văn phòng triệu tập cuộc họp lãnh đạo Văn phòng trưng cầu ý kiến.

2. Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực Quản trị - Tài vụ là người được ủy quyền của chủ tài khoản; thay mặt Chánh Văn phòng quyết định việc chi tiêu theo quy chế chi tiêu nội bộ; ký các hồ sơ thanh toán, quyết toán sau khi báo cáo Chánh Văn phòng; lãnh đạo công tác quản trị, tài vụ và giám sát, kiểm tra việc chi tiêu ngân sách đúng mục đích, đúng quy định.

3. Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm:

a) Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và lập thủ tục thanh toán, quyết toán đúng quy định;

b) Thực hiện thủ tục công khai tài chính theo quy định;

c) Tham mưu cho Chánh Văn phòng về xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ định kỳ theo quy định;

d) Tham mưu chi tiêu cho những công việc quan trọng, cần thiết trong cơ quan;

đ) Đối với những việc chi có giá trị lớn, phức tạp, chưa rõ ràng chủ động yêu cầu Sở Tài chính kiểm soát trước khi chi.

4. Kế toán cơ quan thực hiện nhiệm vụ theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ theo quy định.

5. CCVCNLĐ nêu cao tinh thần trách nhiệm khi sử dụng ngân sách nhà nước, tiết kiệm chi, chi đúng theo Quy chế chi tiêu nội bộ. Có trách nhiệm thanh toán tạm ứng đúng thời hạn theo quy trình do Phòng Quản trị - Tài vụ hướng dẫn. Nghiêm cấm các hành vi vi phạm Luật Ngân sách nhà nước.

Mục 7. CHẾ ĐỘ TIẾP KHÁCH, LỄ TÂN

Điều 35. Chế độ tiếp khách và lễ tân.

1. Khi lãnh đạo UBND tỉnh có lịch làm việc, tiếp đoàn trong hoặc ngoài nước, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực nghiên cứu có liên quan là người chịu trách nhiệm chủ trì phối hợp với Phó Chánh Văn phòng phụ trách Quản trị - Tài vụ tổ chức việc tiếp đoàn.

2. Yêu cầu của việc tiếp đoàn:

- Phía đoàn đến phải nhận đầy đủ các thông tin việc tiếp đón của tỉnh về thời gian, địa điểm, thành phần, chế độ ăn, nghỉ, đi lại;

- Có địa chỉ, người trực tiếp làm đầu mối để đoàn đến liên hệ; có người hướng dẫn đoàn đến các nơi cần thiết;

- Tổ chức tiếp đón với tinh thần văn minh, lịch sự và trọng thị, tương xứng với vị trí của từng đoàn.

3. Quy trình cụ thể:

- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực sau khi nhận được thông tin phải báo cáo với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách xin chủ trương tiếp đoàn;

- Sau khi có chủ trương, chủ động phối hợp với Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực Quản trị - Tài vụ hoặc với sở ngành có liên quan (nếu có) để lập kế hoạch, phân công tiếp đón;

- Trưởng phòng có liên quan chịu trách nhiệm dự thảo kế hoạch cụ thể, có đầy đủ thông tin và thông báo cho đoàn đến;

- Người chủ trì tiếp đón phân công cá nhân cùng với mình dự tiếp khách với lãnh đạo UBND tỉnh;

- Phòng Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm về lễ tân, đưa đón, bố trí nơi tiếp, ăn nghỉ, đi lại (nếu có) và thực hiện chế độ chi tiếp đón nếu Văn phòng chịu trách nhiệm chi.

Điều 36. Tiếp khách của Văn phòng.

1. Việc tiếp khách của Văn phòng do Chánh Văn phòng quyết định và phân công người tiếp khách.

2. Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng và chuyên viên được phân công có trách nhiệm tiếp và làm việc với khách, kể cả việc chuẩn bị nội dung (nếu có).

3. Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ chịu trách nhiệm tổ chức đón tiếp và chi tiêu theo chế độ quy định.

4. Nguyên tắc tiếp khách là chu đáo, trọng thị nhưng tiết kiệm, đúng theo quy chế chi tiêu nội bộ.

Chương IV

QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 37. Mối quan hệ của Văn phòng UBND tỉnh với Đảng bộ, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan

1. Văn phòng UBND tỉnh chịu sự lãnh đạo về thực hiện nhiệm vụ chính trị của Đảng bộ Văn phòng UBND tỉnh.

2. Văn phòng UBND tỉnh phối hợp công tác với các tổ chức đoàn thể trong cơ quan Văn phòng như: Công đoàn, Chi Đoàn thanh niên, Ban Thanh tra nhân dân để triển khai thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, xây dựng cơ quan trong sạch, vững mạnh, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; đảm bảo chăm lo đời sống tinh thần và vật chất cho cán bộ, CCVCNLĐ cơ quan.

3. Văn phòng UBND tỉnh tạo điều kiện cho các tổ chức đoàn thể chính trị thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị tại cơ quan, đơn vị.

Điều 38. Mối quan hệ giữa Văn phòng UBND tỉnh với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh các vấn đề sau:

a) Dự kiến chương trình công tác năm, quý, tháng của UBND tỉnh;

b) Quy chế làm việc và phân công công việc trong khối chuyên viên nghiên cứu;

c) Xin ý kiến trước khi bổ nhiệm các chức danh Trưởng, Phó các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh; công tác quy hoạch cán bộ, tuyển dụng, bố trí, thuyên chuyển công tác, kỷ luật đối với Trưởng, Phó các phòng, đơn vị và chuyên viên khối nghiên cứu;

d) Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng được quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

2. Phó Chánh Văn phòng, Trưởng, Phó các phòng, đơn vị và chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực được làm việc trực tiếp với lãnh đạo UBND tỉnh; chủ động báo cáo, tham mưu, đề xuất giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công; tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh và soạn thảo các văn bản quản lý nhà nước để triển khai thực hiện theo đúng quy trình, chịu trách nhiệm về kết quả giải quyết công việc được giao.

3. Định kỳ Văn phòng làm việc với Phó Chủ tịch phụ trách Văn phòng để báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ và đề xuất các vấn đề liên quan đến hoạt động của Văn phòng.

Điều 39. Mối quan hệ giữa Văn phòng UBND tỉnh với các cơ quan thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố.

1. Lãnh đạo Văn phòng thực hiện nhiệm vụ trong mối quan hệ với các cơ quan thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

2. Trong quan hệ với các sở, ban, ngành, đơn vị, Trưởng các phòng, đơn vị, chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực được ủy quyền các nhiệm vụ sau:

a) Được tham dự các hội nghị, cuộc họp, buổi làm việc do các sở, ngành, đơn vị mời để bàn công tác có liên quan đến lĩnh vực được phân công;

b) Được đề nghị lãnh đạo các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thành phố cung cấp tài liệu cần thiết phục vụ công tác chuyên môn; làm việc với lãnh đạo các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố hoặc mời cán bộ có liên quan ở các sở, ngành, đơn vị đến làm việc về những nội dung do sở, ngành, đơn vị trình UBND tỉnh;

c) Được truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh đến Thủ trưởng các sở, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có liên quan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung truyền đạt.

Điều 40. Mối quan hệ giữa Văn phòng UBND tỉnh với Văn phòng Chính phủ.

1. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo theo yêu cầu của Văn phòng Chính phủ; có nghĩa vụ dự các cuộc họp, hội nghị được triệu tập.

2. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Chính phủ khi tổ chức các cuộc họp, buổi làm việc giữa UBND tỉnh với Văn phòng Chính phủ và các cơ quan trung ương.

3. Văn phòng Chính phủ là cơ quan hướng dẫn Văn phòng UBND tỉnh về nghiệp vụ Văn phòng, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo.

Điều 41. Mối quan hệ giữa Văn phòng UBND tỉnh VớI Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh.

1. Văn phòng UBND tỉnh có sự phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH và Văn phòng HĐND tỉnh để lập chương trình công tác, lịch làm việc nhằm đảm bảo tính thống nhất, khoa học trong phối hợp làm việc giữa Thường trực Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh với UBND tỉnh.

2. Văn phòng UBND tỉnh với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH và Văn phòng HĐND tỉnh có sự trao đổi, thông báo cho nhau về những chủ trương, chính sách lớn, những vấn đề có liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh và UBND tỉnh.

Điều 42. Mối quan hệ giữa Văn phòng UBND tỉnh với Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố.

1. Văn phòng UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ trong mối quan hệ với Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện theo Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ.

2. Ngoài việc phối hợp trong công tác thông tin, báo cáo, tham mưu giúp việc cho UBND và Chủ tịch UBND, Văn phòng UBND tỉnh còn có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Công an tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ để hướng dẫn triển khai công tác văn thư, lưu trữ, công tác tin học hóa quản lý nhà nước, công tác bảo vệ bí mật nhà nước và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hành chính.

Điều 43. Mối quan hệ giữa Văn phòng UBND tỉnh với Văn phòng UBMTTQ tỉnh và Văn phòng các đoàn thể chính trị - xã hội.

Văn phòng UBND tỉnh quan hệ với Văn phòng UBMTTQ tỉnh và Văn phòng các đoàn thể chính trị xã hội để tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND tỉnh với UBMTTQ tỉnh và đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh.

Điều 44. Mối quan hệ giữa các phòng, các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng.

a) Chánh Văn phòng, các Phó chánh Văn phòng là đầu mối phân công phối hợp hoạt động giữa các phòng, các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng.

b) Trong mối quan hệ phối hợp khi có những vấn đề còn ý kiến khác nhau thì chủ trì xây dựng quy trình phối hợp trên từng lĩnh vực công việc được giao.

c) Chánh Văn phòng chủ trì xử lý những ý kiến khác nhau khi cấp dưới không đủ thẩm quyền giải quyết.

Chương V

THI ĐUA, KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 45. Thi đua, khen thưởng.

1. Thi đua khen thưởng hàng năm.

a) Hàng năm Văn phòng phát động thi đua hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ công tác năm, kết hợp với thi đua theo khối do UBND tỉnh bố trí; CCVCNLĐ và đơn vị thi đua có nghĩa vụ đăng ký danh hiệu, chỉ tiêu và hoàn thành các thủ tục theo đúng kế hoạch thi đua cơ quan.

b) Nguyên tắc thi đua và xét khen thưởng dựa trên số liệu:

- Khối lượng công việc, chỉ tiêu hoàn thành được giao;

- Chấp hành kỷ luật, kỷ cương, quy chế, quy trình làm việc;

- Đạo đức, tác phong, văn hóa ứng xử.

c) Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hướng dẫn quy trình, thủ tục kết hợp đánh giá công chức và thi đua khen thưởng, theo dõi kết quả thi đua hàng tháng để tổng kết cả năm.

2. CCVCNLĐ còn được khen thưởng về thành tích đột xuất, thành tích do sở, ngành đề nghị. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức tham mưu cho HĐTĐKT cơ quan quyết định chọn người được khen thưởng đúng với tiêu chuẩn.

Điều 46. Xử lý kỷ luật.

1. Tùy theo tính chất vi phạm, CCVCNLĐ bị xét hình thức kỷ luật theo Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức. Để đảm bảo cho công tác xét thi đua và làm cơ sở kỷ luật CCVCNLĐ, trên cơ sở đề xuất của Trưởng phòng, Giám đốc, các Phó Chánh Văn phòng, Chánh Văn phòng áp dụng hình thức “Thư nhắc nhở” cho cá nhân khi CCVCNLĐ vi phạm nội quy, quy chế, quy trình làm việc và những việc CCVCNLĐ không được làm mà chưa đến mức áp dụng hình thức kỷ luật; gồm:

- “Thư nhắc nhở lần 1” cho lần đầu vi phạm, dùng để xem xét khi xét thi đua, khen thưởng;

- “Thư nhắc nhở lần 2” cho lần thứ hai vi phạm, CCVCNLĐ không đạt tiêu chuẩn hoàn thành nhiệm vụ;

- “Thư nhắc nhở lần 3” là cơ sở cho việc xét kỷ luật CCVCNLĐ.

Thư nhắc nhở chỉ có tác dụng trong 01 năm làm việc.

2. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hướng dẫn tiêu chí, quy trình trình Chánh Văn phòng quy định cụ thể việc phát hành Thư nhắc nhở.

Chương V

GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 47. Giải quyết khiếu nại, tố cáo của CCVCNLĐ của Văn phòng.

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân giải quyết việc khiếu nại, tố cáo của CCVCNLĐ của Văn phòng đối với quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính của Văn phòng mà theo họ đã bị xâm phạm đến quyên và lợi ích hợp pháp theo Luật Khiếu nại, tố cáo.

2. CCVCNLĐ có quyền phản ánh đến cấp có thẩm quyền về tâm tư, nguyện vọng, ý kiến khác với ý kiến cấp trên theo quy định; việc phản ánh phải đúng người đúng việc; nghiêm cấm CCVCNLĐ tố cáo nặc danh.

3. Văn phòng UBND tỉnh triển khai tốt Quy chế dân chủ trong cơ quan, công khai minh bạch các thông tin theo quy định.

Điều 48. Giải quyết khiếu nại, tố cáo của nơi khác gửi đến.

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân, tổ chức gửi đến để khiếu nại về quyết định hành chính, hành vi hành chính hoặc khiếu nại cá nhân CCVCNLĐ của Văn phòng; hoặc chuyển đơn đến cơ quan thẩm quyền giải quyết theo luật định.

Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo nội dung, vụ việc khiếu nại, tố cáo với Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách Văn phòng.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 49. Triển khai thực hiện Quy chế.

1. Quy chế này được phổ biến, quán triệt đến toàn thể CCVCNLĐ thuộc Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện.

2. Khi CCVCNLĐ mới tuyển dụng, Trưởng các bộ phận, người hướng dẫn công chức có trách nhiệm triển khai cho người mới được tuyển dụng.

3. Trưởng các đơn vị căn cứ nhiệm vụ được giao trong Quy chế xây dựng các quy trình, thủ tục, biểu mẫu trình Chánh Văn phòng ban hành.

4. Căn cứ Quy chế làm việc của Văn phòng, Trưởng các đơn vị xây dựng Quy chế của đơn vị mình để triển khai thực hiện trong nội bộ đơn vị.

5. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức phối hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công xây dựng “Sổ tay công tác Văn phòng” bao gồm Quy chế này, các quy trình làm việc và cập nhật các văn bản pháp luật có liên quan để công khai hóa trong cơ quan.

Điều 50. Sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc.

Trong quá trình thực hiện, Trưởng các phòng, ban, trung tâm, đơn vị sự nghiệp trực thuộc, CCVCNLĐ phản ánh với Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức những điểm chưa phù hợp để tổng hợp báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

1 Khoản 1, Điều 6 Thông tư liên tịch 01/2015/TT-VPCP-BNV: Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tinh và các đơn vị trực thuộc làm việc theo chế độ thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ.