Quyết định 415/QĐ-NHNN 2021 Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

^{_______________}

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 628/QĐ-NHNN ngày 31 tháng 3 năm 2017 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Quy chế làm việc của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 1382/QĐ-NHNN ngày 10 tháng 8 năm 2020 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng Chính phủ tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Bãi bỏ Quyết định số 2899/QĐ-NHNN ngày 06/12/2013 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Công văn số 2309/NHNN-VP ngày 23/3/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Quyết định số 1068/QĐ-NHNN ngày 21/5/2019 ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước.

Điều 4. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
(Kèm theo Quyết định số 415/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 3 năm 2021

của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo và điều hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi là Ngân hàng Nhà nước, viết tắt là NHNN) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.

2. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc NHNN; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư thông qua kết nối, liên thông Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của NHNN với các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước qua Trục liên thông văn bản quốc gia và các đơn vị thuộc NHNN.

3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc NHNN.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị thuộc NHNN (sau đây gọi là đơn vị) và công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị (sau đây gọi là cá nhân) có liên quan đến thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ.

2. Các tổ chức đảng, đoàn thể thuộc NHNN căn cứ quy định tại Quy chế này và các quy định của Đảng, đoàn thể, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Đơn vị thuộc NHNN Trung ương bao gồm: Vụ, Cục, Sở giao dịch, các Ban, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng (Cơ quan TTGSNH); đơn vị sự nghiệp (Trung tâm thông tin tín dụng Quốc gia Việt Nam (CIC), Viện Chiến lược ngân hàng, Thời báo Ngân hàng, Tạp chí Ngân hàng, Trường Bồi dưỡng cán bộ ngân hàng); tổ chức đảng, đoàn thể (Đảng ủy Cơ quan Ngân hàng Trung ương, Công đoàn Ngân hàng Việt Nam, Công đoàn Cơ quan NHNN Trung ương, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ngân hàng Trung ương).

2. Đơn vị thuộc NHNN bao gồm: Vụ, Cục, Sở giao dịch, các Ban, Cơ quan TTGSNH; đơn vị sự nghiệp (CIC, Viện Chiến lược ngân hàng, Thời báo Ngân hàng, Tạp chí Ngân hàng, Trường Bồi dưỡng cán bộ ngân hàng, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, Học viện Ngân hàng); doanh nghiệp trực thuộc (Nhà máy In tiền quốc gia); tổ chức đảng, đoàn thể (Đảng ủy Cơ quan Ngân hàng Trung ương, Công đoàn Ngân hàng Việt Nam, Công đoàn Cơ quan NHNN Trung ương, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ngân hàng Trung ương); NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố.

3. Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của NHNN, đơn vị và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

4. Văn bản chuyên ngành là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của NHNN.

5. Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của NHNN, đơn vị thuộc NHNN.

6. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

7. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa.

8. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do NHNN, đơn vị thuộc NHNN ban hành.

9. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản (kể cả đơn, thư) do NHNN, đơn vị thuộc NHNN nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

10. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của NHNN, đơn vị thuộc NHNN.

11. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

12. Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

13. Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

14. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

15. Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

16. Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ được lập trong năm của NHNN/đơn vị.

17. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

18. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

19. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

20. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

21. Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành của NHNN (gọi tắt là Hệ thống Edoc) là phần mềm tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng, các quy trình hoạt động xử lý, tìm kiếm, lưu trữ thông tin, giải quyết công việc trong NHNN.

22. Trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.

23. Văn thư Cơ quan NHNN (gọi tắt là văn thư cơ quan) là bộ phận văn thư thuộc Phòng Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng NHNN được giao làm đầu mối tiếp nhận, quản lý, phát hành văn bản của NHNN.

24. Văn thư Ban lãnh đạo NHNN là bộ phận văn thư thuộc Phòng Thư ký, Văn phòng NHNN được giao thực hiện một số nhiệm vụ văn thư của NHNN.

25. Văn thư đơn vị là các cá nhân được giao làm đầu mối thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của đơn vị thuộc NHNN.

26. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

27. Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.

28. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc của cá nhân.

29. Lưu trữ cơ quan/đơn vị là bộ phận thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan/đơn vị.

30. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan, đơn vị và từ các nguồn khác.

31. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan (hoặc đơn vị), Lưu trữ lịch sử.

32. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

33. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư, lưu trữ tại NHNN được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của NHNN, đơn vị phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, NHNN. Văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Chương III Quy chế này.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của NHNN phải được quản lý tập trung đầu mối tại văn thư cơ quan hoặc văn thư đơn vị (sau đây gọi là văn thư) để làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc" “Thượng khẩn”, “Khẩn”, (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ") (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

d) Văn bản có dấu chỉ độ mật, tối mật, tuyệt mật (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành và của NHNN về bảo vệ bí mật Nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.

đ) Các bút phê của lãnh đạo ghi bên lề văn bản, phiếu trình chỉ sử dụng trong nội bộ NHNN; không sao, chụp, chuyển phát đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài NHNN. Trường hợp cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài NHNN, bút phê của lãnh đạo phải được thể hiện bằng văn bản hành chính phù hợp hoặc xin ý kiến của lãnh đạo NHNN/đơn vị, đảm bảo đúng chức năng, thẩm quyền.

e) Những văn bản thuộc chức năng, thẩm quyền xử lý của NHNN/đơn vị do lãnh đạo NHNN, lãnh đạo và cá nhân các đơn vị nhận trực tiếp từ cá nhân của cơ quan/đơn vị/tổ chức,... đều phải chuyển lại văn thư cơ quan/đơn vị để đăng ký văn bản đến theo quy định.

g) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống Edoc.

h) Cá nhân được giao xử lý, theo dõi công việc của cơ quan/đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

i) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của NHNN và đơn vị phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

k) Các hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, được lập hoàn chỉnh và thực hiện giao nộp theo đúng thời hạn, trình tự, thủ tục quy định.

l) Hệ thống Edoc phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 5. Thẩm quyền, trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Thống đốc NHNN trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

a) Chỉ đạo xây dựng, ban hành văn bản và chỉ đạo thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

b) Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trong Ngành; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng NHNN

Tham mưu, giúp Thống đốc NHNN trong việc tổ chức xây dựng, ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của NHNN theo quy định của pháp luật; thực hiện quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại NHNN Trung ương; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với đơn vị thuộc NHNN.

3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị thuộc NHNN

Chỉ đạo, tổ chức triển khai, thực hiện các quy định của Nhà nước, NHNN về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình.

4. Trách nhiệm của cá nhân thuộc NHNN

Trong quá trình giải quyết công việc được phân công, mỗi cá nhân phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, NHNN, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ.

5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan/đơn vị

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

Đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan/đơn vị; các loại con dấu khác theo quy định.

Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước và thông tin hạn chế sử dụng trong công tác văn thư, lưu trữ

1. Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của NHNN phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành và của NHNN về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Các loại văn bản không được scan, gửi, luân chuyển trên Hệ thống Edoc

a) Văn bản mật (trừ trường hợp đáp ứng các quy định về cơ yếu).

b) Các đơn, thư khiếu nại, tố cáo gửi đến NHNN/đơn vị.

c) Văn bản đi khác của NHNN/đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo NHNN/đơn vị hoặc đề nghị của đơn vị/phòng soạn thảo.

Điều 7. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Cản trở, ngăn cản trái phép hoặc thay đổi quá trình truyền, gửi, nhận văn bản của NHNN trên môi trường mạng.

2. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ văn bản được trao đổi, tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số của người khác để gửi, nhận văn bản điện tử.

4. Lợi dụng việc trao đổi văn bản điện tử để tiết lộ bí mật Nhà nước, bí mật công tác và những thông tin khác do pháp luật quy định.

5. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại Hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

6. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất, làm giả, tẩy xóa, sửa chữa, làm sai lệch nội dung, làm rách nát tài liệu lưu trữ.

7. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Chương II. QUY ĐỊNH VỀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 8. Nguyên tắc, yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử

1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc của Luật giao dịch điện tử, đảm bảo an ninh, an toàn thông tin, văn thư, lưu trữ và các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Tất cả các loại văn bản điện tử của NHNN, đơn vị (trừ văn bản được quy định tại khoản 2, Điều 6 Quy chế này) phải được gửi, nhận qua Hệ thống Edoc và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy, bao gồm:

a) Tài liệu phục vụ các cuộc họp của Ban lãnh đạo NHNN, đơn vị; hội nghị, hội thảo, tập huấn, tọa đàm, thuyết trình,...

b) Văn bản gửi lãnh đạo NHNN để báo cáo (các văn bản gửi báo cáo lãnh đạo tại mục “Nơi nhận”).

c) Các loại văn bản theo Danh mục tại Phụ lục I Quy chế này.

3. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy theo Danh mục tại Phụ lục II Quy chế này.

4. Các trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy không quy định tại khoản 3 Điều này, do lãnh đạo NHNN/đơn vị quyết định.

5. NHNN/đơn vị không phát hành văn bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ trường hợp bên nhận không nhận được văn bản điện tử và các trường hợp quy định tại khoản 3, 4 Điều này.

6. Văn thư NHNN/đơn vị có quyền từ chối nhận và trả lại văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời phản hồi cho bên gửi biết thông qua Hệ thống Edoc hoặc Trục liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định.

7. Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó được lãnh đạo ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).

Trường hợp văn bản điện tử khẩn phải gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

Điều 9. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Điều 10. Yêu cầu đối với văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử phải được đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.

2. Văn bản điện tử phải được bảo đảm đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.

3. Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử

Định dạng văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Nhà nước. Cụ thể:

a) Định dạng tệp văn bản điện tử phổ biến được tạo lập từ phần mềm máy tính theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.doc), (.docx), (.pdf), (.xls), (.xlsx).

b) Văn bản điện tử số hóa từ văn bản giấy sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf).

4. Đặt tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử

a) Đối với bản thảo văn bản, tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử gồm: <tên viết tắt loại văn bản>-<tên viết tắt cơ quan/đơn vị/phòng ban hành văn bản>.

b) Đối với văn bản ban hành, tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử gồm: <số văn bản>-<tên viết tắt loại văn bản>-<tên viết tắt cơ quan/đơn vị/phòng ban hành văn bản>-<ngày ban hành văn bản>. Cụ thể như sau:

- Số văn bản: Viết số văn bản được văn thư cấp số ban hành.

- Tên viết tắt loại văn bản: Viết hoa tên viết tắt loại văn bản.

- Tên viết tắt cơ quan/đơn vị/phòng ban hành văn bản: Viết hoa chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị/phòng ban hành văn bản.

- Ngày ban hành: Viết liền 08 ký tự số theo định dạng ngày, tháng, năm (ddmmyyyy).

c) Đối với tài liệu, phụ lục đính kèm văn bản, tên tệp dữ liệu gồm: <PL>-<tên tệp dữ liệu của văn bản quy định tại điểm a, b khoản 4 Điều này>. Đánh số thứ tự phụ lục nếu có từ 02 phụ lục trở lên (PL1, PL2...).

Điều 11. Bộ mã ký tự tiếng Việt

Bộ mã ký tự sử dụng trong văn bản điện tử là bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, phông chữ Times New Roman.

Điều 12. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên Hệ thống Edoc bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.

2. Các thông tin của văn bản điện tử trên Hệ thống Edoc được thể hiện theo quy định tại Điều 10, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước.

3. Mã định danh của cơ quan, đơn vị: Mã định danh của NHNN, các đơn vị thuộc NHNN được quy định tại Quyết định số 1346/QĐ-NHNN ngày 05/8/2020 của NHNN ban hành Danh mục mã đơn vị định danh các đơn vị thuộc NHNN phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Chương III. SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN

Mục 1. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 13. Hình thức và các loại văn bản

Văn bản của NHNN được ban hành dưới các hình thức và loại hình văn bản sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư.

2. Văn bản hành chính: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

3. Văn bản chuyên ngành của NHNN: Các loại giấy phép, lệnh điều chuyển và các văn bản khác theo Phụ lục IX Quy chế này.

Văn bản chuyên ngành khác: Các loại văn bản thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 14. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

a) Quốc hiệu và tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản,

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số Fax.

4. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước và của NHNN.

5. Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV, mẫu trình bày thực hiện theo quy định tại Phụ lục VIII Quy chế này; thể thức, mẫu trình bày văn bản chuyên ngành của NHNN thực hiện theo quy định tại Phụ lục IX Quy chế này; văn bản chuyên ngành khác thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.

6. Thể thức văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 15. Kỹ thuật trình bày văn bản

1. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và quy định của Nhà nước, NHNN.

3. Kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành và văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Quy chế này. Chữ viết tắt tên đơn vị được thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI, VII Quy chế này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục VIII Quy chế này.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 16. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo NHNN hoặc lãnh đạo đơn vị thuộc NHNN giao cho một đơn vị/phòng/bộ phận/cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của Nhà nước, NHNN.

3. Việc soạn thảo văn bản khác, đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xác định tên loại, nội dung, độ mật, độ khẩn và nơi nhận văn bản.

b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.

c) Soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

d) Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo NHNN hoặc lãnh đạo đơn vị lấy ý kiến góp ý của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo văn bản.

đ) Đối với văn bản mật phải thực hiện đầy đủ các quy định theo Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của NHNN. Trường hợp văn bản mật do lãnh đạo NHNN ký, cá nhân trình bày đề xuất các nội dung theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước tại phần cuối trong nội dung của tờ trình lãnh đạo NHNN, đề xuất cấp độ mật kiểu chữ đứng, đậm.

e) Ghi ký hiệu người soạn thảo văn bản đối với các văn bản hành chính; ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành đối với văn bản mật; ghi tại vị trí cuối mục “Lưu”. Ký hiệu người soạn thảo văn bản bằng chữ in hoa (viết tắt chữ cái đầu họ và tên đệm, ghi rõ tên người soạn thảo), số lượng bản bằng chữ số Ả rập, kiểu chữ đứng, ví dụ: NTLAN.(10), số lượng bản phát hành được tính không bao gồm bản lưu tại văn thư và bản lưu tại đơn vị.

g) Đối với văn bản có tài liệu, hồ sơ gửi kèm, phải ghi cụ thể danh mục gửi kèm ngay dưới phần “Nơi nhận”.

h) Trình duyệt dự thảo văn bản.

i) Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm:

- Thực hiện các nội dung nêu tại khoản 3 Điều này và phải đưa bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống Edoc và cập nhật các thông tin cần thiết.

- Trình dự thảo văn bản trên Hệ thống Edoc cho người được giao trách nhiệm duyệt nội dung và duyệt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để trình lãnh đạo có thẩm quyền ký ban hành.

- Tạo lập hồ sơ điện tử cho văn bản đi trên Hệ thống Edoc.

3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống Edoc, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, có ý kiến để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 17. Duyệt bản thảo văn bản; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được lãnh đạo NHNN hoặc lãnh đạo đơn vị thuộc NHNN phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

Điều 18. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Đối với văn bản do lãnh đạo NHNN ký

a) Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN và trước pháp luật về nội dung của văn bản; đề xuất mức độ khẩn; đề xuất các nội dung theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước (mức độ mật, được phép hay không được phép sao chụp,...); xác định đối tượng nhận văn bản; ký nháy (ký tắt) vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và cuối nội dung các phụ lục, dự thảo văn bản gửi kèm (nếu có) trước khi trình lãnh đạo NHNN ký ban hành.

b) Văn thư cơ quan (hoặc văn thư Ban lãnh đạo NHNN/thư ký lãnh đạo NHNN trong trường hợp gấp, đơn vị trình thẳng) khi tiếp nhận tờ trình ký văn bản phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và tài liệu, phụ lục kèm theo (nếu có). Trường hợp phát hiện có sai sót thì trả lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện theo đúng quy định hoặc báo cáo ngay cho người có thẩm quyền để kịp thời xử lý.

c) Chánh Văn phòng NHNN thực hiện kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và ký nháy (ký tắt) vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình lãnh đạo NHNN ký ban hành.

d) Vụ Pháp chế có trách nhiệm thẩm định tính hợp pháp đối với văn bản quy phạm pháp luật của NHNN trước khi trình lãnh đạo NHNN ký ban hành.

2. Đối với văn bản do lãnh đạo các đơn vị thuộc NHNN ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền Thống đốc NHNN hoặc ký ban hành theo thẩm quyền

a) Lãnh đạo phòng chủ trì soạn thảo văn bản hoặc người được lãnh đạo đơn vị giao kiểm soát phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về nội dung văn bản; đề xuất mức độ khẩn; đề xuất các nội dung theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước (mức độ mật, được phép hay không được phép sao chụp,...); xác định đối tượng nhận văn bản; ký nháy (ký tắt) vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và cuối nội dung các phụ lục, dự thảo văn bản gửi kèm (nếu có) trước khi trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành.

b) Lãnh đạo phòng phụ trách công tác văn thư của đơn vị hoặc người được lãnh đạo đơn vị giao kiểm soát phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và ký nháy (ký tắt) vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành.

3. Đối với Cơ quan TTGSNH, việc ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN hoặc ký ban hành theo thẩm quyền, căn cứ quy định tại Điều 18 Quy chế này để quy định thực hiện tại đơn vị, đảm bảo phù hợp, đúng chức năng, thẩm quyền.

4. Đối với văn bản điện tử:

a) Người được giao kiểm tra, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện thao tác duyệt trên Hệ thống Edoc.

b) Quy trình ký số văn bản điện tử trên Hệ thống Edoc được thực hiện theo quy định tại Điều 14 Quyết định số 1382/QĐ-NHNN ngày 10/8/2020 ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng Chính phủ tại NHNN.

Điều 19. Ký ban hành văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, quy chế làm việc của NHNN/đơn vị.

2. Thống đốc NHNN có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của NHNN; thủ trưởng các đơn vị thuộc NHNN ký ban hành các văn bản của đơn vị theo thẩm quyền được lãnh đạo NHNN giao; Thống đốc NHNN hoặc thủ trưởng các đơn vị có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng, cấp phó ký thay người đứng đầu phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.

3. Đối với các tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Khi ký thay mặt phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên đơn vị, tổ chức.

4. Trong trường hợp đặc biệt, Thống đốc NHNN có thể ủy quyền cho thủ trưởng đơn vị thuộc NHNN ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của NHNN. Khi ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của Thống đốc (người ủy quyền).

5. Thống đốc NHNN có thể giao thủ trưởng các đơn vị thuộc NHNN ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong Quy chế làm việc của NHNN. Khi ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.

6. Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.

7. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Thống đốc NHNN, thủ trưởng đơn vị thuộc NHNN phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do NHNN, đơn vị ban hành.

8. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Chữ ký trong văn bản phải rõ nét, đúng mẫu chữ ký đã đăng ký; chữ ký nháy/tắt cần rõ nét, nhỏ, gọn.

9. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại điểm d khoản 7 Mục II Phần I Phụ lục IV Quy chế này.

Chương IV. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 20. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tất cả văn bản đến NHNN phải được quản lý theo trình tự sau:

a) Tiếp nhận văn bản đến.

b) Đăng ký văn bản đến.

c) Trình, chuyển giao văn bản đến.

d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2. Việc tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao và quản lý văn bản đến tại NHNN Trung ương được thực hiện theo quy định tại Mục 1 Chương IV và Phụ lục III Quy chế này.

Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Tiếp nhận văn bản giấy

- Khi tiếp nhận văn bản đến trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận trước khi nhận và ký nhận (khi ký nhận phải ghi rõ họ và tên, thời gian nhận).

- Trường hợp phát hiện các sai sót: bì không có văn bản, văn bản bị rách, thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, số, ký hiệu ghi ngoài bì không đúng với số, ký hiệu của văn bản trong bì, văn bản đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ) hoặc các dấu hiệu bất thường khác, văn thư hoặc người được giao tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý và thông báo cho nơi gửi văn bản; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản đến.

- Đối với văn bản được chuyển qua máy fax, phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi; nếu đạt yêu cầu, chụp lại trước khi đóng dấu “ĐẾN”. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu văn bản đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax).

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản

- Phân loại bì theo độ mật, độ khẩn, loại phải bóc bì hoặc không bóc bì để xử lý theo quy định.

- Loại bóc bì: Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) ghi gửi NHNN, đơn vị thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được bóc bì; scan, đính kèm file vào Hệ thống Edoc (trừ văn bản quy định tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này); đóng dấu “ĐẾN”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này.

Dấu “ĐẾN” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

- Loại không bóc bì:

+ Bì điện mật gửi đến NHNN, đơn vị, thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý điện mật.

+ Các bì văn bản mật gửi đến mà trên bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

+ Bì gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đảng, đoàn thể, đơn vị/phòng/bộ phận trong cơ quan, đơn vị.

Đối với loại văn bản không bóc bì, văn thư thực hiện vào Sổ đăng ký văn bản đến các thông tin ngoài bì, chuyển cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư cơ quan, đơn vị để đăng ký.

c) Yêu cầu đối với việc bóc bì văn bản:

- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời.

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản.

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh các dấu hiệu bất thường hoặc những văn bản đến mà ngày nhận xa ngày tháng của văn bản (ước trừ thời gian chuyển theo vị trí địa lý), văn thư giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

d) Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cá nhân hoặc bảo vệ cơ quan/đơn vị được giao tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, ký nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn, cá nhân hoặc bảo vệ cơ quan/đơn vị nhận phải báo cáo ngay với lãnh đạo NHNN (qua thư ký riêng), thủ trưởng đơn vị hoặc Chánh Văn phòng NHNN, trưởng phòng phụ trách văn thư của đơn vị để xử lý.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Khi tiếp nhận, văn thư phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận, vào sổ trên Hệ thống Edoc.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì văn thư phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống Edoc. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo ngay cho nơi gửi văn bản.

c) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc gửi, nhận văn bản thông qua tính năng cập nhật tự động của Hệ thống Edoc.

Điều 22. Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu số đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến trên Hệ thống Edoc. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan hoặc văn thư đơn vị thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống Edoc.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan, đơn vị đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này.

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống Edoc

Văn thư cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản và scan (đối với văn bản giấy đến), đăng ký vào Hệ thống Edoc, cập nhật các trường thông tin đầu vào của dữ liệu văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống Edoc phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

4. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn thư không scan nội dung, thực hiện đăng ký vào Hệ thống Edoc các thông tin của văn bản để trình lãnh đạo NHNN/đơn vị.

5. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước. Văn bản mật đến có thể đăng ký vào Hệ thống Edoc (không scan và đính kèm file văn bản, không cập nhật trích yếu văn bản) thì khi chuyển giao phải in ra giấy để ký nhận và đóng sổ để quản lý. Máy tính dùng để đăng ký văn bản mật không được nối mạng Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.

Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, văn thư phải trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị/phòng/cá nhân được giao xử lý (văn bản tham gia góp ý, các báo cáo theo yêu cầu của các đơn vị/phòng...), văn thư thực hiện đăng ký vào sổ, chuyển văn bản đến đơn vị/phòng/cá nhân xử lý.

3. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, lãnh đạo NHNN/lãnh đạo đơn vị ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

4. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” (ví dụ: Vụ CSTT, Vụ QLNH thì Vụ CSTT là đơn vị chủ trì, Vụ QLNH là đơn vị phối hợp) hoặc ghi tại Phiếu trình (Mẫu Phiếu trình được tích hợp trên Hệ thống Edoc theo Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến tại Phụ lục X Quy chế này). Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo NHNN, lãnh đạo đơn vị, văn bản đến được chuyển lại cho văn thư để đăng ký bổ sung thông tin, scan ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, chuyển cho đơn vị/phòng/cá nhân được giao giải quyết (chuyển bản chính văn bản đến đơn vị/phòng/cá nhân chủ trì giải quyết). Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.

Trường hợp văn bản giấy đến trước và đã xử lý qua Hệ thống Edoc, văn bản điện tử đến sau, văn thư cơ quan, đơn vị sử dụng chức năng hợp nhất văn bản trong Hệ thống Edoc để đảm bảo nguyên tắc số đến của văn bản đến là duy nhất.

5. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống Edoc: Văn thư trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống Edoc.

a) Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống Edoc và cập nhật vào Hệ thống Edoc các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.

b) Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy, văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống Edoc. Đối với văn bản giấy, văn thư cơ quan, đơn vị đóng dấu “ĐẾN”, ghi số đến và ngày đến như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đã đăng ký trước đó, ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” như quy định tại khoản 4 Điều này và chuyển văn bản giấy đến đơn vị/phòng hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

6. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao văn bản vào sổ. Người nhận văn bản phải ký nhận, ghi rõ họ tên, thời gian nhận vào sổ.

7. Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại văn thư cơ quan ngay trong ngày đối với những văn bản chuyển nhầm địa chỉ để xử lý tiếp hoặc những văn bản không thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị. Văn thư đơn vị không được chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị khác.

Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, phân phối giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan/đơn vị, theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy chế làm việc hiện hành của NHNN/ đơn vị. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đến có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử đối với văn bản đến trên Hệ thống Edoc.

4. Lãnh đạo đơn vị/phòng/ban và cá nhân được giao xử lý văn bản có trách nhiệm cập nhật kịp thời tiến độ xử lý văn bản trên Hệ thống Edoc.

5. Chánh Văn phòng NHNN, Trưởng phòng phụ trách công tác văn thư của đơn vị được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến, báo cáo lãnh đạo NHNN/lãnh đạo đơn vị về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến.

6. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, thông tin, dữ liệu về tình hình nhận văn bản điện tử để báo cáo Chánh Văn phòng NHNN hoặc Trưởng phòng phụ trách công tác văn thư của đơn vị. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

7. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, “Xem xong trả lại” thì cá nhân tiếp nhận văn bản có trách nhiệm phối hợp với văn thư làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi đúng thời hạn quy định.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 25. Trình tự quản lý văn bản đi

1. Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

a) Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

b) Đăng ký văn bản đi.

c) Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, đơn vị (đối với văn bản điện tử).

d) Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

đ) Lưu văn bản đi.

2. Việc quản lý văn bản đi tại NHNN Trung ương được thực hiện theo quy định tại Mục 2 Chương IV và Phụ lục III Quy chế này.

Điều 26. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Trước khi cấp số, thời gian ban hành văn bản, văn thư kiểm tra lại hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót, văn thư thực hiện từ chối cấp số, trả lại ngay đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa, hoàn thiện và trình lại lãnh đạo cơ quan/đơn vị (nêu rõ lý do từ chối) hoặc báo cáo ngay người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

a) Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm, do văn thư thống nhất quản lý (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của NHNN, đơn vị là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

b) Đơn vị căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm để lập sổ cấp số văn bản đi cho phù hợp, thuận tiện. Văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. Văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

4. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống Edoc.

Điều 27. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống Edoc.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống Edoc

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống Edoc phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật đi được đăng ký theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 28. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận văn bản và phần kính gửi (đối với tờ trình, báo cáo, công văn). Nếu văn bản gửi đến nhiều cơ quan, đơn vị mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có danh sách nơi nhận kèm theo để làm căn cứ thực hiện nhân bản đúng số lượng, gửi đúng đối tượng và lưu kèm văn bản gốc.

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản theo nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra, trao đổi công việc, để biết, để lưu; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để tham khảo.

c) Thực hiện nhân bản: Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm nhân bản các văn bản do lãnh đạo NHNN ký ban hành. Đơn vị phối hợp nhân bản văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN và chịu trách nhiệm nhân bản văn bản do lãnh đạo đơn vị ký ban hành theo thẩm quyền.

d) Việc nhân bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định.

đ) Việc nhân bản văn bản mật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

e) Việc đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.

2. Ký số của cơ quan, đơn vị đối với văn bản điện tử

Việc ký số của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại khoản 8 Mục II Phần I Phụ lục IV Quy chế này.

Điều 29. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại văn thư và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

3. Phát hành văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan ký số của NHNN các văn bản điện tử đã được lãnh đạo NHNN ký số hoặc lãnh đạo đơn vị ký số thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN và gửi văn bản điện tử qua Hệ thống Edoc cho các cơ quan, tổ chức nhận văn bản trên Trục liên thông văn bản quốc gia đồng thời gửi các đơn vị thuộc NHNN theo nơi nhận, gửi đơn vị soạn thảo để lưu hồ sơ điện tử.

b) Văn thư đơn vị ký số của đơn vị (nếu có) các văn bản điện tử đã được lãnh đạo đơn vị ký số và gửi văn bản điện tử qua Hệ thống Edoc đến nơi nhận văn bản, gửi phòng soạn thảo để lưu hồ sơ điện tử.

c) Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, dấu của đơn vị (nếu có) để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

4. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy:

a) Đối với văn bản do lãnh đạo NHNN ký và lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của NHNN theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 32 Quy chế này để gửi đến các cơ quan, tổ chức nhận văn bản trên Trục liên thông văn bản quốc gia, gửi các đơn vị thuộc NHNN theo nơi nhận, gửi đơn vị soạn thảo để lưu hồ sơ điện tử.

b) Đối với văn bản đi của đơn vị: Văn thư đơn vị thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của đơn vị theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 32 Quy chế này để gửi đến các đơn vị qua Hệ thống Edoc.

c) Văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản giấy do lãnh đạo NHNN ký đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản giấy. Đơn vị phát hành văn bản giấy do lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN, văn bản giấy do lãnh đạo đơn vị ký theo thẩm quyền đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản giấy.

Trường hợp văn bản do lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN, đơn vị phối hợp với văn thư cơ quan thực hiện việc lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào bì và dán bì, đóng dấu mức độ khẩn, dấu chỉ độ mật và dấu khác lên bì (nếu có) và gửi văn thư cơ quan chuyển phát qua bưu điện.

5. Chuyển phát văn bản đi

a) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện (Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện được thực hiện theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này). Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận, ghi rõ họ tên.

b) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong hoặc ngoài NHNN phải được ký nhận, ghi rõ họ tên vào sổ. Các cơ quan, tổ chức bên ngoài NHNN, cá nhân đến nhận văn bản trực tiếp phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và giấy tờ chứng minh nhân thân hợp pháp.

c) Gửi văn bản điện tử qua Hệ thống Edoc: Văn thư kiểm tra lại các thông tin của văn bản đi trên Hệ thống Edoc trước khi gửi đến nơi nhận; theo dõi việc gửi, nhận văn bản thông qua tính năng cập nhật tự động của Hệ thống Edoc.

d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua hộp thư điện tử của NHNN: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax, qua thư điện tử của NHNN, sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản phải gửi kèm bản giấy.

đ) Việc chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

6. Đính chính văn bản

a) Đính chính văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, NHNN.

b) Đính chính văn bản hành chính: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung, đơn vị soạn thảo phải làm văn bản có hình thức tương đương để sửa đổi, thay thế. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành, đơn vị soạn thảo phải làm công văn đính chính.

7. Thu hồi văn bản

a) Văn bản của NHNN/đơn vị cần thu hồi, đơn vị chủ trì phải trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký văn bản thu hồi.

b) Đối với văn bản giấy, khi nhận được văn bản thông báo thu hồi của bên gửi, văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

c) Đối với văn bản điện tử, khi nhận được văn bản thông báo thu hồi của bên gửi, văn thư cơ quan, đơn vị hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống Edoc, đồng thời thông báo qua Hệ thống Edoc để bên gửi biết (thực hiện bằng chức năng của Hệ thống Edoc).

8. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi quá trình phát hành và việc chuyển phát văn bản đi; kịp thời phối hợp với các đơn vị/phòng/cá nhân liên quan xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình gửi, nhận, chuyển phát văn bản. Đối với văn bản điện tử, văn thư có trách nhiệm theo dõi việc gửi, nhận văn bản thông qua tính năng cập nhật tự động của Hệ thống Edoc.

b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, “Xem xong trả lại” phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

d) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng có sai sót, Bưu điện trả lại thì văn thư chuyển trả ngay cho đơn vị hoặc cá nhân gửi văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

đ) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc hoặc văn bản không có người nhận, văn thư phải báo cáo ngay người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

Điều 30. Đăng Công báo và đưa lên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Cổng thông tin điện tử của NHNN

1. Đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật (trừ văn bản mật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước), đơn vị soạn thảo gửi file dự thảo văn bản và bản thuyết minh cho Văn phòng NHNN (Phòng Văn thư - Lưu trữ, email: [email protected]) để đưa lên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ và gửi Vụ Truyền thông để đưa lên Cổng thông tin điện tử của NHNN.

2. Đối với văn bản quy phạm pháp luật (trừ văn bản mật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước), đơn vị soạn thảo gửi file văn bản cho Văn phòng NHNN (Phòng Văn thư - Lưu trữ, email: [email protected]) để làm thủ tục đăng Công báo; gửi thông cáo báo chí cho Vụ truyền thông để đưa lên Cổng thông tin điện tử của NHNN.

Điều 31. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy:

a) Bản gốc văn bản đi và các văn bản, phụ lục kèm theo (nếu có) được lưu tại văn thư cơ quan/đơn vị và phải được đóng dấu (nếu có) ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

Trường hợp đơn vị soạn thảo đề xuất thêm bản chính văn bản để phục vụ công việc thì ghi rõ số lượng bản (gồm bản lưu và bản thêm) tại mục “Nơi nhận”, ví dụ: Lưu: VT, CSTT(02). Đơn vị chịu trách nhiệm về việc sử dụng bản chính văn bản do đơn vị đề xuất thêm.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử của NHNN, đơn vị phải được lưu trên Hệ thống Edoc.

b) Văn thư NHNN, đơn vị in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của NHNN, đơn vị (nếu có) để tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại văn thư và hồ sơ công việc cho đến khi Hệ thống Edoc đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số (có ký nháy, tắt của người dịch).

4. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản mật đi được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

5. Các văn bản của NHNN/đơn vị, liên bộ, ngành, tài liệu họp không lấy số tại văn thư, sau khi đóng dấu, văn thư có trách nhiệm lưu bản chính hoặc bản sao hợp pháp.

6. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, đơn vị. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu thực hiện theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này.

Mục 3. SAO VĂN BẢN

Điều 32. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.

Điều 33. Giá trị pháp lý của bản sao

1. Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

2. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Điều 34. Thẩm quyền sao văn bản

1. Thống đốc NHNN giao Chánh Văn phòng NHNN ký sao các văn bản do NHNN ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến.

2. Đối với NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố: Giám đốc ký sao các văn bản do cấp trên gửi đến. Giám đốc quyết định việc sao văn bản do đơn vị ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

3. Đối với các đơn vị khác thuộc NHNN có con dấu riêng: Thủ trưởng đơn vị quyết định việc sao văn bản do đơn vị ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

4. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và của NHNN về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 35. Sao văn bản

Khi có nhu cầu cấp bản sao văn bản, cơ quan, đơn vị, tổ chức phải có văn bản (kèm bản chính văn bản giấy cần thực hiện sao) gửi cơ quan, đơn vị có thẩm quyền sao văn bản, trong đó nêu rõ hình thức bản sao (sao y, sao lục, trích sao), mục đích sao văn bản, số lượng bản sao, nơi nhận bản sao để làm thủ tục sao văn bản.

Mục 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 36. Lập Danh mục hồ sơ

1. Danh mục hồ sơ do người Thống đốc NHNN, thủ trưởng đơn vị phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục XI Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của mình gửi văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị.

Điều 37. Lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ

a) Mở hồ sơ

- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hoặc kế hoạch công tác, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ (sử dụng bìa hồ sơ), cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành),

- Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

- Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân vào mục Quản lý hồ sơ trên Hệ thống Edoc để tạo mới hồ sơ cần lập.

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

c) Kết thúc hồ sơ

- Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

- Người lập hồ sơ có trách nhiệm:

+ Rà soát, kiểm tra lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả văn bản,...; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp (nếu cần); hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

+ Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số tờ, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ả rập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu.

+ Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống Edoc các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống Edoc.

2. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ; hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Điều 38. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

3. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).

d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

4. Thủ tục nộp lưu

a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục XI Quy chế này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b) Đối với hồ sơ điện tử

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống Edoc.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống Edoc.

Điều 39. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng NHNN hoặc Trưởng phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị

a) Tham mưu cho Thống đốc NHNN hoặc thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị.

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị.

3. Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân thuộc NHNN

a) Thủ trưởng đơn vị thuộc NHNN chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Đơn vị và cá nhân thuộc NHNN có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, đơn vị; không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức, đơn vị khác.

e) Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Chương V. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 40. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư phải thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này; quy định tại Quyết định số 1382/QĐ-NHNN và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Chánh Văn phòng NHNN chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan NHNN; Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị và xây dựng quy chế quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật tại đơn vị; người được giao trách nhiệm tại các đơn vị chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị mình.

3. Con dấu của NHNN (dấu quốc huy) được sử dụng đóng trên các văn bản, giấy tờ do lãnh đạo NHNN ký và lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN.

4. Đối với các đơn vị có con dấu riêng, được sử dụng dấu đóng trên các văn bản, giấy tờ do lãnh đạo đơn vị ký theo thẩm quyền quy định tại quy chế làm việc của NHNN và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị.

5. Các con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm:

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp đặc biệt, cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và người sử dụng phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được lập biên bản,

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đúng hình thức, thể thức và đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

6. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

7. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo ngay lãnh đạo trực tiếp để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị phải báo cáo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

8. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 41. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; nét dấu rõ.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi của NHNN trên văn bản giấy, đơn vị phối hợp Văn phòng NHNN xử lý.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Chương VI. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP VÀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 42. Trách nhiệm thực hiện, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Văn phòng NHNN (Phòng Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc NHNN Trung ương, Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc NHNN Trung ương là nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ NHNN Trung ương.

2. Phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ thuộc NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố, Học viện Ngân hàng, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, Nhà máy In tiền quốc gia có trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị theo quy định của pháp luật. Hồ sơ, tài liệu của các phòng/ban thuộc đơn vị là nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ của đơn vị.

Điều 43. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị

Hàng năm, công chức, viên chức Lưu trữ cơ quan, đơn vị thuộc NHNN có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Kho Lưu trữ cơ quan/đơn vị.

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thông báo bằng văn bản cho các đơn vị/phòng.

2. Phối hợp với các đơn vị/phòng, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị.

3. Hướng dẫn các đơn vị/phòng, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

6. Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị.

7. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Điều 44. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản an toàn trong Kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ.

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, đơn vị.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ và lập hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Được xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 45. Xác định giá trị tài liệu

1. Văn phòng NHNN có nhiệm vụ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trình Thống đốc NHNN ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

3. Căn cứ để thực hiện xác định giá trị tài liệu

a) Các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được cơ quan chức năng của Nhà nước và NHNN quy định.

b) Quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu.

c) Bảng quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của NHNN.

d) Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của NHNN nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp.

đ) Danh mục hồ sơ của đơn vị hình thành phông (nếu có).

e) Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

g) Tham khảo ý kiến của công chức, viên chức trong đơn vị trực tiếp làm chuyên môn nghiệp vụ.

Điều 46. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị, Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Đối với các đơn vị tại NHNN Trung ương

- Đại diện lãnh đạo Văn phòng NHNN là Chủ tịch Hội đồng.

- Đại diện lãnh đạo và một công chức đơn vị có tài liệu là ủy viên.

- Đại diện lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng NHNN là ủy viên.

- Cán bộ, công chức lưu trữ, Văn phòng NHNN là ủy viên, kiêm thư ký Hội đồng.

b) Đối với NHNN chi nhánh các tỉnh, thành phố, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trực thuộc NHNN (gọi chung là đơn vị)

- Đại diện lãnh đạo đơn vị là Chủ tịch Hội đồng.

- Đại diện lãnh đạo phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ là ủy viên.

- Đại diện các phòng, ban có tài liệu là ủy viên.

- Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ của đơn vị là ủy viên, kiêm thư ký Hội đồng.

3. Nhiệm vụ của Hội đồng là tư vấn cho thủ trưởng cơ quan hoặc đơn vị quyết định về Danh mục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại để tiếp tục bảo quản tại lưu trữ của cơ quan hoặc đơn vị; hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị cần nộp vào lưu trữ lịch sử; danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần hủy.

4. Phương thức làm việc của Hội đồng

a) Từng thành viên của Hội đồng xem xét để đưa ra ý kiến đối với những hồ sơ, tài liệu được thống kê trong bản Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và Danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy. Đối với Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị bảo quản đề nghị tiêu hủy cần phải được kiểm tra, đối chiếu với thực tế tài liệu.

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.

c) Hội đồng thông qua biên bản, trình thủ trưởng đơn vị quyết định hồ sơ, tài liệu cần giữ lại hoặc hồ sơ, tài liệu cần nộp vào lưu trữ lịch sử hoặc cho thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy.

Điều 47. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị

a) Thống đốc NHNN quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan NHNN Trung ương, Học viện Ngân hàng, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp trực thuộc NHNN sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Thủ trưởng đơn vị quyết định việc tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan NHNN Trung ương sau khi có ý kiến thẩm định của Văn phòng NHNN.

b) Giám đốc NHNN Chi nhánh các tỉnh, thành phố quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Văn phòng NHNN và cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trên địa bàn.

2. Thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

a) Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị của các đơn vị thuộc NHNN Trung ương, Học viện Ngân hàng, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh và doanh nghiệp trực thuộc NHNN,

b) Văn phòng NHNN và cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh, thành phố thẩm định tài liệu hết giá trị của NHNN chi nhánh các tỉnh, thành phố trên địa bàn.

c) Văn phòng NHNN thẩm định các hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc NHNN Trung ương, Học viện Ngân hàng, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp trực thuộc NHNN không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan NHNN Trung ương.

d) Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm định.

3. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị:

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, thống nhất danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy.

b) Có văn bản đề nghị thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy theo quy định tại khoản 2 Điều này.

c) Căn cứ ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm định của cơ quan, đơn vị theo quy định, Văn phòng NHNN, Phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị trình Thống đốc NHNN, thủ trưởng đơn vị quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

4. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

5. Trong quá trình thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải có sự giám sát chặt chẽ của ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu, đại diện của đơn vị có tài liệu; có xác nhận của người thực hiện và đại diện đơn vị có tài liệu.

6. Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị dưới bất kỳ hình thức nào.

7. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

b) Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị kèm bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

đ) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị.

e) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan hoặc đơn vị có thẩm quyền.

g) Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

h) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.

i) Biên bản hủy tài liệu.

k) Báo cáo tổng kết đợt tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

l) Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

8. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy trong thời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 48. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

a) Đối với tài liệu quản lý hành chính: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, NHNN có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

b) Đối với tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, NHNN có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của đơn vị.

2. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan, đơn vị

a) Văn phòng NHNN (Phòng Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm trình Thống đốc NHNN Danh mục hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.

b) Phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị (NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố; Học viện Ngân hàng; Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh; Nhà máy In tiền quốc gia) có trách nhiệm trình thủ trưởng đơn vị Danh mục hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trên địa bàn.

c) Thực hiện giao nộp tài liệu có giá trị thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định, hướng dẫn của Nhà nước. Trường hợp cơ quan, đơn vị muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của Lưu trữ lịch sử cấp có thẩm quyền.

3. Những hồ sơ, tài liệu của đơn vị không thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được bảo quản tại lưu trữ cơ quan cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu hủy theo quy định.

MỤC 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 49. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị do công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị và tập trung bảo quản trong Kho lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định.

3. Tài liệu lưu trữ phải được bảo vệ an toàn tuyệt đối, tập trung thống nhất, đảm bảo sắp xếp khoa học và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định.

4. Chánh Văn phòng NHNN, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định của Nhà nước và NHNN về bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.

b) Lập và quản lý các loại sổ sách để theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

c) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

d) Trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ.

đ) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu.

e) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu.

g) Tu bổ, phục chế các tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

h) Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho: kiểm tra, vệ sinh định kỳ, đột xuất kho và tài liệu lưu trữ.

i) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với những tài liệu đặc biệt quý hiếm.

5. Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và NHNN về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, kịp thời báo cáo, đề xuất với thủ trưởng đơn vị biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi của mình quản lý.

Điều 50. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Đối tượng

a) Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, đơn vị.

b) Cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài NHNN và mọi cá nhân có nhu cầu vì mục đích công vụ và nhu cầu riêng chính đáng đều được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, đơn vị nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu và phải được Lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị có tài liệu lưu trữ (hoặc Chánh Văn phòng NHNN) đồng ý.

b) Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác và phải được lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị có tài liệu lưu trữ (hoặc Chánh Văn phòng NHNN) đồng ý.

c) Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật phải thực hiện đúng quy định hiện hành của Nhà nước và NHNN về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 51. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Điều 52. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Chánh Văn phòng NHNN phê duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho Lưu trữ NHNN Trung ương.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc NHNN phê duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại đơn vị.

Điều 53. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Các đơn vị thuộc NHNN quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại đơn vị (Văn phòng NHNN ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ của NHNN Trung ương; các đơn vị ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ của đơn vị).

b) Quản lý các loại sổ sách theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt.

d) Người sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành đúng Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị và các quy định khác có liên quan.

2. Tổ chức sử dụng tài liệu tại chỗ (tại phòng đọc)

a) Đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo đúng Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị.

b) Sau khi xem xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả vào Sổ theo dõi cho mượn tài liệu lưu trữ. Công chức, viên chức lưu trữ phải giám sát trong quá trình cho mượn và kiểm tra tài liệu sau khi được hoàn trả.

3. Cho mượn tài liệu lưu trữ về nơi làm việc

a) Người đến khai thác muốn mượn tài liệu lưu trữ đưa về nơi làm việc (trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước chưa được giải mật), thực hiện thủ tục đề nghị như quy định đối với mượn tài liệu xem tại chỗ, nhưng ghi rõ yêu cầu mượn về nơi làm việc. Trước khi ký mượn, cán bộ lưu trữ và người mượn tài liệu phải kiểm tra tình trạng tài liệu và ghi cụ thể vào sổ mượn.

b) Thời gian cho mượn về không quá 10 ngày. Trường hợp công việc chưa giải quyết xong người mượn đề nghị gia hạn, nhưng không quá 05 ngày làm việc.

c) Khi hoàn trả, người mượn phải trả đủ số lượng và bảo đảm tài liệu không bị hư hỏng, thiếu, mất. Nếu để xảy ra mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu, công chức, viên chức lưu trữ phải lập Biên bản và đề nghị xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Sao, chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần sao chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật và thủ tục đề nghị như quy định mượn tài liệu. Việc sao, chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ phải do công chức, viên chức lưu trữ trực tiếp thực hiện.

5. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ mật và tài liệu lưu trữ của NHNN thuộc diện hạn chế sử dụng thực hiện theo quy định của pháp luật và NHNN có liên quan.

Điều 54. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Thực hiện theo quy định tại Chương II “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử”, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.

Chương VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 55. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng NHNN đầu mối hướng dẫn, triển khai, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; sử dụng các tính năng báo cáo, thống kê của Hệ thống Edoc để tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của NHNN; tiếp nhận, xử lý các kiến nghị liên quan đến thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử của NHNN.

2. Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, liên thông văn bản; ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin theo quy định; đầu mối phối hợp với Văn phòng NHNN, các đơn vị theo dõi, rà soát để nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống Edoc, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định của Nhà nước, NHNN.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc NHNN có trách nhiệm quán triệt, chỉ đạo, triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này; xây dựng, ban hành Quy chế hoặc quy định công tác văn thư, lưu trữ thực hiện tại đơn vị, đảm bảo phù hợp với quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

4. Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế Quy chế này do Thống đốc NHNN xem xét, quyết định.

5. Các văn bản viện dẫn tại Quy chế này nếu được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì được thực hiện theo quy định của các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế đó.

Điều 56. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của Nhà nước và NHNN.

2. Các đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định của Nhà nước và NHNN về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo mức độ, tính chất vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC I

DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN CHỈ GỬI, NHẬN ĐIỆN TỬ
(Kèm theo Quyết định số 415/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 3 năm 2021

của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

PHỤ LỤC II

DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN GỬI, NHẬN ĐIỆN TỬ KÈM VĂN BẢN GIẤY
(Kèm theo Quyết định số 415/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 3 năm 2021

của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

PHỤ LỤC III

QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG
(Kèm theo Quyết định số 415/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 3 năm 2021

của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này áp dụng đối với công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử) tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương (viết tắt là NHNN TW).

2. Văn bản đến, văn bản đi

a) Văn bản đến là tất cả văn bản, hồ sơ của cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi NHNN, lãnh đạo NHNN và các đơn vị, cá nhân thuộc NHNN TW theo đường bưu điện, fax, trực tiếp hoặc qua Hệ thống Edoc.

b) Văn bản đi là tất cả văn bản, hồ sơ của NHNN, lãnh đạo NHNN, các đơn vị được Thống đốc NHNN ủy quyền gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo đường bưu điện, fax, trực tiếp hoặc qua Hệ thống Edoc, qua hộp thư điện tử của NHNN.

3. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

a) Tập trung đầu mối tiếp nhận văn bản, xử lý và phát hành văn bản tại văn thư cơ quan.

b) Trách nhiệm của các cấp (bao gồm: lãnh đạo NHNN, lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng và cá nhân trong quá trình xử lý văn bản) tham gia xử lý văn bản theo chức trách, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về ý kiến tham mưu, đề xuất.

c) Lãnh đạo các cấp ký số các văn bản phát hành theo thẩm quyền được giao, trừ các văn bản có độ mật.

d) Văn bản không có độ mật (trừ văn bản được quy định tại khoản 2, Điều 6 Quy chế này) phải được xử lý trên Hệ thống Edoc.

đ) Bảo đảm yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước.

e) Thực hiện các yêu cầu khác theo chỉ đạo của lãnh đạo NHNN.

4. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

4.1. Trách nhiệm của Văn phòng NHNN

a) Tiếp nhận văn bản đến, đăng ký, chuyển giao văn bản đến tới các đơn vị, cá nhân được lãnh đạo NHNN giao xử lý.

b) Phát hành văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

c) Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan.

d) Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản; thống kê, báo cáo về tình hình xử lý văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo NHNN.

đ) Lưu trữ văn bản, hồ sơ của NHNN, lãnh đạo NHNN.

e) Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ đối với các đơn vị thuộc NHNN.

g) Định kỳ báo cáo lãnh đạo NHNN kết quả thực hiện nhiệm vụ.

h) Phòng Thư ký có trách nhiệm:

- Giao, nhận và lập Sổ theo dõi văn bản, hồ sơ trình.

- Kiểm tra hồ sơ, phiếu trình và nội dung dự thảo văn bản; trình lãnh đạo NHNN.

4.2. Trách nhiệm của các đơn vị

a) Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:

- Tổ chức xử lý văn bản; đôn đốc, kiểm tra kết quả xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo NHNN về kết quả và thời hạn xử lý văn bản của đơn vị.

- Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại đơn vị.

- Định kỳ hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo NHNN, báo cáo kết quả tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản tại đơn vị; kịp thời đề xuất phương án giải quyết những khó khăn, vướng mắc.

b) Cấp phó đơn vị có trách nhiệm giúp Thủ trưởng đơn vị xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về kết quả xử lý văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

c) Trưởng phòng các phòng chức năng có trách nhiệm:

- Tổ chức xử lý văn bản; đôn đốc, kiểm tra kết quả xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về kết quả và thời hạn xử lý văn bản của phòng.

- Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của phòng.

- Kịp thời, chủ động đề xuất phương án giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình xử lý văn bản.

d) Cá nhân có trách nhiệm:

- Xử lý và phối hợp xử lý văn bản theo phân công của lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo trực tiếp; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về ý kiến tham mưu, báo cáo kết quả xử lý văn bản với lãnh đạo.

- Quản lý văn bản; lập hồ sơ đối với những công việc được giao theo dõi, giải quyết; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

- Cập nhật nhiệm vụ do lãnh đạo đơn vị/phòng giao vào Hệ thống Edoc (trừ văn bản mật); tổng hợp các nhiệm vụ do lãnh đạo đơn vị/phòng giao tại các văn bản để phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra.

- Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo phòng/đơn vị.

Phần II

TIẾP NHẬN, ĐĂNG KÝ VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

5. Tiếp nhận văn bản đến

5.1. Văn bản đến được tập trung tiếp nhận tại văn thư cơ quan.

5.2. Đối với văn bản giấy

a) Văn thư cơ quan thực hiện tiếp nhận, phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc hoặc không bóc theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Quy chế này.

b) Văn thư cơ quan bóc bì văn bản thường gửi Ban Cán sự Đảng NHNN, NHNN, scan, đính kèm file văn bản vào Hệ thống Edoc.

Phòng Thư ký, Văn phòng NHNN bóc bì văn bản gửi đích danh lãnh đạo NHNN (theo chỉ đạo của lãnh đạo NHNN) và bóc bì văn bản mật gửi NHNN.

5.3. Đối với văn bản điện tử

Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Quy chế này.

6. Đăng ký văn bản đến

a) Văn bản đến được đăng ký tại văn thư cơ quan. Việc đăng ký văn bản đến bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin theo quy định.

b) Đăng ký văn bản giấy: Thực hiện theo quy định tại Điều 22 Quy chế này.

Đối với các văn bản không được bóc bì, văn thư cơ quan đóng dấu “ĐẾN” ngoài bì, đăng ký, vào sổ trên Hệ thống Edoc, ghi số đến và ngày đến, cập nhật các thông tin trên bì vào Hệ thống Edoc.

c) Đăng ký văn bản điện tử

- Cập nhật vào Hệ thống Edoc các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định.

- Hủy bỏ văn bản điện tử khi nhận được văn bản thông báo thu hồi của bên gửi; thông báo để bên gửi biết.

7. Trình, chuyển giao văn bản đến tại văn thư cơ quan

a) Đối với điện mật, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận chuyển ngay đến lãnh đạo NHNN và chuyển ngay đến đơn vị (hoặc cá nhân) được lãnh đạo giao xử lý. Sau khi xử lý xong, đơn vị (hoặc cá nhân) gửi lại điện mật cho Văn phòng NHNN để trả lại cơ yếu theo quy định.

b) Trường hợp văn bản đến NHNN đã xác định rõ đơn vị được giao xử lý (văn bản tham gia ý kiến, góp ý, báo cáo theo yêu cầu của các đơn vị thuộc NHNN TW... hoặc các văn bản khác theo chỉ đạo của lãnh đạo NHNN, lãnh đạo Văn phòng NHNN), văn thư cơ quan đăng ký vào Sổ, chuyển giao văn bản đến đúng đơn vị nhận.

c) Đối với văn bản điện tử đến, văn thư cơ quan tiếp nhận, vào sổ trên Hệ thống Edoc, in văn bản giấy, chuyển Phòng Thư ký để trình lãnh đạo.

d) Văn thư Ban lãnh đạo NHNN tiếp nhận tất cả các văn bản gửi Lãnh đạo NHNN, NHNN đã được đăng ký tại văn thư cơ quan.

đ) Văn thư Ban lãnh đạo NHNN lập, in phiếu trình kèm văn bản đến để trình Lãnh đạo Văn phòng NHNN cho ý kiến phân phối văn bản và trình lãnh đạo NHNN cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.

Sau khi có ý kiến phân phối văn bản, văn thư Ban lãnh đạo NHNN cập nhật các thông tin vào Hệ thống Edoc, scan văn bản (phiếu trình) đã có bút phê của lãnh đạo Văn phòng NHNN, chuyển văn bản điện tử (bản chính giấy) cho đơn vị giải quyết (trường hợp lãnh đạo Văn phòng NHNN ghi chuyển đơn vị); trình lãnh đạo NHNN theo ý kiến của lãnh đạo Văn phòng NHNN.

Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo NHNN, văn thư Ban lãnh đạo NHNN cập nhật các thông tin vào Hệ thống Edoc, scan văn bản (phiếu trình) đã có bút phê của lãnh đạo NHNN, chuyển văn bản điện tử cho đơn vị được giao giải quyết; chuyển văn bản hoặc phiếu trình kèm văn bản giấy cho văn thư cơ quan thực hiện sao chụp văn bản theo bút phê của lãnh đạo (nếu có), chuyển văn bản đến các đơn vị được giao giải quyết (chuyển bản chính văn bản giấy đến đơn vị được giao chủ trì giải quyết văn bản).

e) Văn thư đơn vị (gồm cả văn thư Ban lãnh đạo NHNN) chủ động nhận, gửi văn bản, tờ trình tại quầy văn thư cơ quan 4 lần/ngày làm việc, trong đó, buổi sáng 2 lần, buổi chiều 2 lần.

g) Văn thư cơ quan chuyển giao ngay cho văn thư Ban lãnh đạo NHNN các văn bản có các mức độ khẩn gửi lãnh đạo NHNN, NHNN.

Trường hợp phát sinh văn bản khẩn, đơn vị nhận văn bản tại quầy văn thư cơ quan tại Trụ sở NHNN (49 Lý Thái Tổ) hoặc tại Trụ sở NHNN (25 Lý Thường Kiệt) ngay khi có thông báo của văn thư cơ quan.

8. Chuyển giao văn bản tại đơn vị

a) Nhiệm vụ của văn thư đơn vị:

- Chuyển giao cho phòng chức năng/cá nhân xử lý sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền đối với văn bản thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị.

- Trả lại văn thư cơ quan ngay trong ngày nếu văn bản không thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị (theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền) hoặc văn bản gửi nhầm.

b) Nhiệm vụ của phòng chức năng: Tiếp nhận văn bản được giao để xử lý kịp thời, đúng thời hạn yêu cầu; nếu không thuộc trách nhiệm thì báo cáo ngay người có thẩm quyền giải quyết.

Phần III

PHÁT HÀNH VĂN BẢN

9. Thủ tục phát hành văn bản

a) Văn bản của NHNN tập trung đầu mối lấy số, phát hành tại văn thư cơ quan.

b) Văn thư cơ quan thực hiện:

- Tiếp nhận văn bản, phụ lục và văn bản kèm theo (nếu có) đã được người có thẩm quyền ký; rà soát, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, trả đơn vị để chỉnh sửa, hoàn thiện.

- Cấp số, thời gian ban hành văn bản (theo quy định tại Điều 26 Quy chế này).

- Đăng ký văn bản phát hành bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi (theo quy định tại Điều 27 Quy chế này).

- Nhân bản văn bản giấy: Nhân bản từ bản gốc (đối với văn bản được ký trực tiếp), từ bản in trên Hệ thống Edoc (đối với văn bản được ký số) theo đúng số lượng để lưu và gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản giấy theo quy định tại khoản 3, khoản 4, khoản 5 Điều 8 Quy chế này.

- Đóng dấu cơ quan và các dấu khác (nếu có) (theo quy định tại Điều 28 Quy chế này).

- Ký số cơ quan (theo quy định tại Điều 28 Quy chế này).

+ Đối với văn bản giấy được ký trực tiếp, thực hiện số hóa và ký số cơ quan để phát hành.

+ Đối với văn bản điện tử được ký số trên Hệ thống Edoc, ký số cơ quan để phát hành.

c) Đối với văn bản do lãnh đạo NHNN ký:

- Sau khi lãnh đạo NHNN ký ban hành văn bản, hồ sơ trình ký được chuyển lại văn thư Ban lãnh đạo NHNN để chuyển văn thư cơ quan thực hiện thủ tục phát hành văn bản.

- Văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản theo quy định tại Điều 29 Quy chế này; liên kết văn bản đã phát hành với Tờ trình trên Hệ thống Edoc để theo dõi, quản lý; kèm 01 bản chính văn bản giấy vào hồ sơ trình ký và chuyển hồ sơ hoàn chỉnh về đơn vị soạn thảo lưu.

10. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản

a) Văn thư cơ quan phát hành văn bản trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có độ khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký.

b) Văn thư cơ quan theo dõi quá trình phát hành và chuyển phát văn bản đi; kịp thời phối hợp với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình gửi, nhận văn bản.

11. Lưu văn bản:

a) Lưu văn bản giấy

- Văn thư cơ quan lưu bản gốc văn bản giấy (đối với văn bản ký trực tiếp) hoặc bản chính văn bản giấy (đối với văn bản ký số).

- Cá nhân được giao chủ trì soạn thảo giữ 01 bản chính văn bản giấy để lưu hồ sơ công việc.

b) Lưu văn bản điện tử

Văn thư cơ quan lưu bản gốc văn bản điện tử hoặc bản được số hóa từ văn bản giấy trên Hệ thống Edoc.

Phần IV

QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ

12. Quản lý văn bản, hồ sơ giấy

a) Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu tại các đơn vị

- Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:

+ Chỉ đạo tổ chức khai thác văn bản, hồ sơ, tài liệu tại đơn vị.

+ Chỉ đạo kiểm tra thực hiện quy định về quản lý văn bản, hồ sơ công việc.

+ Bảo vệ bí mật Nhà nước và an toàn hồ sơ, tài liệu.

+ Tổ chức rà soát văn bản, hồ sơ hết thời hạn lưu giữ để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

- Trưởng phòng các phòng chức năng có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo rà soát các hồ sơ công việc của phòng trước khi nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

- Cá nhân thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ công việc; hàng năm rà soát những văn bản, hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn lưu giữ, báo cáo lãnh đạo trực tiếp, nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

b) Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu tại Văn phòng NHNN:

- Quản lý bản gốc văn bản đi của NHNN.

- Thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ NHNN Trung ương.

- Tổ chức khai thác, cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ NHNN Trung ương.

13. Quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

a) Cá nhân có trách nhiệm lập, nộp hồ sơ điện tử theo các quy định hiện hành.

b) Đơn vị có trách nhiệm quản lý, nộp lưu văn bản, hồ sơ, dữ liệu điện tử về Văn phòng NHNN.

c) Văn phòng NHNN có trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu điện tử; thực hiện lưu trữ và tổ chức khai thác văn bản, hồ sơ điện tử.

Phần V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

14. Thực hiện Quy định

a) Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt thực hiện Quy định tại đơn vị.

b) Chánh Văn phòng NHNN có trách nhiệm giúp Thống đốc NHNN theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy định; kịp thời báo cáo những bất cập để sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp.