Quyết định 08/2021/QĐ-UBND Cao Bằng Quy chế tiếp nhận và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng

^{____________________}

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2021 và thay thế Quyết định số 22/2014/QĐ-UBND ngày 04 tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành Quy định về trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng; Quyết định số 14/2015/QĐ-UBND ngày 16 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành quy định về quản lý, ứng dụng chữ ký số trong việc gửi, nhận và sử dụng văn bản điện tử của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, Ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các cơ quan, đơn vị và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng
(Kèm theo Quyết định số 08/2021/QĐ-UBND ngày 05 tháng 5 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)

^{_______________________}

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Cao Bằng.

Những nội dung liên quan tới việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử không được quy định tại Quy chế này thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.

2. Quy chế này không áp dụng đối với việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, bao gồm: Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã và các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử.

2. Cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

4. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị không thuộc khoản 1 Điều này sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử theo Quy chế này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là phần mềm có chức năng quản lý, gửi, nhận, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng (sau đây được gọi tắt là Hệ thống).

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử đã ký số được gửi, nhận qua Hệ thống quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua Hệ thống có giá trị để biết, tham khảo không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Điều 5. Đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Văn phòng hoặc Bộ phận hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh là đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý và theo Quy chế làm việc, Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

3. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; Văn phòng - Thống kê Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn là đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý và theo Quy chế làm việc, Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Các loại văn bản điện tử gửi, nhận

1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan hành chính nhà nước phải được gửi, nhận, xử lý, quản lý qua Hệ thống, trừ văn bản có nội dung bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy:

a) Văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh;

b) Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản gửi cơ quan ngoài hệ thống hành chính nhà nước và cơ quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật;

c) Văn bản, tài liệu mà pháp luật quy định có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, phải lưu trữ hồ sơ bằng bản chính;

d) Trong từng giai đoạn, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục văn bản điện tử phát hành gửi kèm văn bản giấy phù hợp với tình hình thực tế.

Điều 7. Tiếp nhận văn bản đến

1. Trường hợp văn bản đến là văn bản giấy: Văn thư tiến hành quét văn bản đến, cập nhật thông tin văn bản đến vào Hệ thống, chuyển đến người có thẩm quyền xử lý theo quy trình quy định tại khoản 3 Điều này.

2. Trường hợp văn bản đến là văn bản điện tử: Văn thư cập nhật văn bản đến ngay trong ngày hoặc chậm nhất trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo chuyển đến người có thẩm quyền xử lý theo quy trình tại khoản 3 Điều này.

3. Người có thẩm quyền xử lý văn bản của cơ quan xem xét, nghiên cứu nội dung văn bản, phân loại, cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, thời hạn xử lý, chuyển cho các phòng chức năng, đơn vị, cá nhân liên quan triển khai thực hiện theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan.

4. Lãnh đạo phòng, đơn vị trực tiếp xử lý văn bản đến hoặc chuyển cho chuyên viên xử lý theo yêu cầu, tính chất công việc, phân công của phòng, đơn vị.

Điều 8. Ban hành và phát hành văn bản

1. Các loại văn bản thuộc khoản 1 Điều 7 của Quy chế này sử dụng chữ ký số để phát hành văn bản được thực hiện theo trình tự như sau:

a) Soạn tệp tin văn bản điện tử, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành;

b) Sau khi dự thảo văn bản hoàn thành, chuyên viên vào mục “Khởi tạo văn bản đi”, điền đầy đủ, chính xác các mục thông tin, tải lên tệp tin văn bản gửi kèm và các tệp tin liên quan (nếu có). Mục “Trích yếu” trên Hệ thống phải giống như trích yếu trên tệp tin văn bản điện tử. Sau đó, chuyển lãnh đạo đơn vị tham mưu soạn thảo văn bản duyệt văn bản. Lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản xử lý văn bản, trình người có thẩm quyền xem xét, ký ban hành;

c) Người có thẩm quyền ký số cá nhân lên tập tin văn bản điện tử chuyển Văn thư phát hành; Văn thư cấp số văn bản, cập nhật ngày, tháng ban hành văn bản; sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị mình ký số tổ chức lên văn bản điện tử đã được ký duyệt; phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua Hệ thống.

2. Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy:

Trường hợp cơ quan, đơn vị ban hành văn bản đi từ văn bản giấy, Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa văn bản giấy và phát hành văn bản đã số hóa.

Điều 9. Thời điểm gửi văn bản điện tử

Thời điểm gửi văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư cơ quan gửi phát hành trên Hệ thống; thời điểm nhận một văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào Hệ thống của cơ quan nhận.

Điều 10. Tiêu chuẩn, kỹ thuật văn bản điện tử

1. Các tiêu chuẩn về định dạng các tài liệu là văn bản, bảng tính, trình diễn, ảnh đồ họa, bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

2. Định dạng văn bản điện tử ký số được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Điều 11. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung của văn bản điện tử được gửi, nhận trên Hệ thống của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. Yêu cầu thông tin của văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

2. Các cơ quan, đơn vị khi phát hành văn bản điện tử phải áp dụng biện pháp kỹ thuật để bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử theo quy định của pháp luật; sử dụng mã định danh theo quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống.

Điều 12. Mã hóa văn bản điện tử

1. Tùy theo tính chất, nội dung văn bản mà các cơ quan có thể mã hóa văn bản điện tử.

2. Việc mã hóa văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về mật mã.

Điều 13. Quản lý, lưu trữ văn bản điện tử

Việc quản lý, lưu trữ đối với văn bản điện tử được thực hiện theo Quy chế công tác văn thư tỉnh Cao Bằng ban hành kèm theo Quyết định số 34/2020/QĐ- UBND ngày 11 tháng 12 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

Điều 14. Tổng hợp thông tin, tình hình gửi, nhận văn bản điện tử

1. Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi nhận văn bản điện tử của các Sở, Ban ngành, Ủy ban nhân dân các cấp thông qua nền tảng tích hợp chia sẻ dữ liệu tỉnh và Hệ thống.

2. Văn phòng hoặc bộ phận hành chính của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các đơn vị trực thuộc thông qua Hệ thống của cơ quan, đơn vị mình.

3. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của đơn vị và các cơ quan chuyên môn trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã thông qua Hệ thống của địa phương.

Điều 15. Tài khoản đăng nhập

1. Định dạng tài khoản đăng nhập của các cá nhân người dùng tham gia vào Hệ thống có dạng: <tên><họ> <đệm>.<hậu_tố>

Trong đó: <tên> là tên của người được cấp tài khoản, viết không dấu.

<họ> <đệm> là họ và chữ đệm, lấy 01 chữ cái đầu của họ và chữ đệm của người được cấp tài khoản.

<hậu_tố> là tên viết tắt của cơ quan, đơn vị, được phân cách với các phần khác bằng dấu chấm.

Trường hợp trùng tên, họ, đệm, cơ quan, đơn vị, thêm 01 chữ số vào cuối đệm của người truy cập trùng nhau.

2. Mật khẩu tài khoản: Cá nhân, đơn vị sử dụng Hệ thống có trách nhiệm quản lý, bảo mật thông tin về mật khẩu của tài khoản được cấp. Trường hợp mất kiểm soát tài khoản cần báo ngay cho người quản trị của cơ quan để xử lý.

Điều 16. Quản trị Hệ thống

1. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm quản trị Hệ thống ở mức cao nhất; phân quyền quản trị cho các cơ quan, đơn vị sử dụng.

2. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm phân công người quản trị như sau:

a) Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức quản trị Hệ thống của cơ quan mình và các đơn vị trực thuộc.

b) Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức quản trị Hệ thống của đơn vị và các cơ quan chuyên môn trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc địa bàn.

3. Chức năng của quản trị của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện:

a) Phân quyền quản trị cho người dùng trong phạm vi cơ quan, đơn vị và đơn vị trực thuộc; quản lý tài khoản người dùng; quản lý danh mục đơn vị trực thuộc, danh mục các nhóm người dùng; thiết lập cấu hình luân chuyển văn bản nội bộ; thực hiện các chức năng khác theo phân quyền trên Hệ thống.

b) Phối hợp với bộ phận kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ trong xử lý sự cố, cấu hình tham số.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, đánh giá kỹ thuật Hệ thống đáp ứng yêu cầu sử dụng, phù hợp với các tiêu chuẩn, quy chuẩn, hướng dẫn kỹ thuật hiện hành; đảm bảo kết nối liên thông qua nền tảng tích hợp chia sẻ dữ liệu tỉnh và liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia.

2. Chủ trì ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, theo dõi, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản điện tử bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trên Hệ thống.

3. Tham mưu quản lý, cấp phát mã định danh cơ quan phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng mã định danh khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống.

4. Tiếp nhận các yêu cầu, kiến nghị từ các cơ quan, đơn vị về chức năng, tính năng của Hệ thống để xem xét, kiến nghị hiệu chỉnh.

5. Tổ chức đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức trong việc gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống.

Điều 18. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước theo Quy chế này và các văn bản pháp luật hiện hành.

2. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục văn bản điện tử phát hành gửi kèm văn bản giấy phù hợp với tình hình thực tế.

Điều 19. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về dự toán, thanh quyết toán kinh phí sử dụng Hệ thống và các nhiệm vụ liên quan đến gửi, nhận văn bản điện tử.

Điều 20. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức kiểm tra, theo dõi thực hiện Quy chế này trên phạm vi toàn tỉnh.

Điều 21. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

1. Chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống trong phạm vi cơ quan, đơn vị và đơn vị trực thuộc.

2. Chủ động bố trí nguồn kinh phí được cấp có thẩm quyền giao hằng năm để sử dụng dịch vụ Hệ thống.

3. Đảm bảo các điều kiện cần thiết để sử dụng Hệ thống thống nhất kết nối, liên thông phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị.

4. Triển khai ứng dụng chữ ký số trong gửi, nhận văn bản trên Hệ thống.

5. Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống của cơ quan, đơn vị mình.

6. Phản ánh, đề xuất yêu cầu nhằm cải thiện chức năng, tính năng Hệ thống, chuyển cơ quan có thẩm quyền tổng hợp, giải quyết.

7. Thực hiện chế độ báo cáo, cung cấp số liệu theo quy định.

Điều 22. Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ

1. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng Hệ thống, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm có hiệu quả.

2. Thông báo bằng văn bản cho các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm trước khi tiến hành bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp, cập nhật phiên bản Hệ thống. Đảm bảo tính toàn vẹn cơ sở dữ liệu trước và sau bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, cập nhật phiên bản mới.

3. Tiếp thu, xem xét hiệu chỉnh các chức năng, tính năng của Hệ thống theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung đảm bảo phù hợp./.