Công văn 11546/BGTVT-TTCNTT 2024 khảo sát hiện trạng xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ tại địa phương

Kính gửi: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 31/8/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 13/2023/TT-BNV về việc Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Trong đó, quy định “Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc”¹ và “Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử”².

Để triển khai việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, Bộ Giao thông vận tải trân trọng đề nghị quý cơ quan phối hợp cung cấp thông tin phiếu khảo sát hiện trạng, kế hoạch xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại địa phương. Văn bản trả lời gửi về Bộ Giao thông vận tải (qua Trung tâm Công nghệ thông tin) trước ngày 15/11/2024 để tổng hợp.

Thông tin đầu mối liên hệ: ông Ngô Đại Thắng, Trưởng phòng Cơ sở dữ liệu và Phần mềm - Trung tâm Công nghệ thông tin, Bộ Giao thông vận tải; Điện thoại: 02438222979, Di động/Zalo: 0988903386; Email: [email protected].

Bộ GTVT trân trọng sự phối hợp cung cấp thông tin của quý cơ quan./.

___________________

¹ Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 13/2023/TT-BNV;

² Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 13/2023/TT-BNV;

Phụ lục

PHIẾU KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG, KẾ HOẠCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ

TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI ĐỊA PHƯƠNG

(Ban hành kèm theo văn bản số: 11546/BGTVT-TTCNTT ngày 23/10/2024 của

Bộ Giao thông vận tải)

1. Hiện trạng đầu tư xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử³ của UBND tỉnh?

□ Chưa có kế hoạch đầu tư xây dựng

□ Đã có kế hoạch đầu tư xây dựng, chưa triển khai

□ Đã đầu tư xây dựng hệ thống và triển khai

2: Mô hình xây dựng, triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của UBND?

□ UBND xây dựng một Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tập trung, các sở, ban, ngành cấp tài khoản khai thác;

□ UBND giao các sở, ban, ngành xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử riêng, độc lập.

3. Năm đưa vào sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (nếu đã đầu tư)?

□ Trước năm 2023        □ Năm 2023         □ Năm 2024

4. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã xây dựng có đủ chức năng đáp ứng yêu cầu nêu tại Chỉ thị số 27/CT-TTg ngày 27/10/2023 của Thủ tướng Chính phủ (nếu đã đầu tư)?

□ Đáp ứng hoàn toàn yêu cầu nêu tại Chỉ thị số 27/CT-TTg

□ Đáp ứng một phần yêu cầu nêu tại Chỉ thị số 27/CT-TTg

5. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã có API sẵn sàng chia sẻ, kết nối thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ quốc gia (NDXP)?

□ Đã có API và sẵn sàng chia sẻ, kết nối thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ quốc gia (NDXP)

□ Chưa có API và chưa sẵn sàng chia sẻ, kết nối

6. Tên đơn vị xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho quý cơ quan (nếu đã đầu tư)?

…………………………………………………………………………………………………………

7. Tên đơn vị đang giao quản lý xây dựng, triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (nếu đang có kế hoạch)?

…………………………………………………………………………………………………………

8. Tên đơn vị đang quản lý, vận hành và duy trì Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (nếu đã triển khai)?

…………………………………………………………………………………………………………

9. Thông tin đầu mối của Sở GTVT, nếu UBND giao các sở, ban, ngành xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử riêng độc lập?

Ông/Bà: ………...... Chức vụ: ………...... Phòng/ban: ………...... Số điện thoại: ………........

Đầu mối cung cấp thông tin:

Ông/Bà: ………......………......………................ Chức vụ: ………......………......………..........

Tên cơ quan, đơn vị công tác: ………......………......………......………......………....................

Số điện thoại: ………......………......………...... Email: ………......………......……….................

______________________

³ Theo điểm c Mục 1 Chỉ thị số 27/CT-TTg ngày 27/10/2023 của Thủ tướng Chính phủ quy định “Trước ngày 15 tháng 12 năm 2023, hoàn thành việc kết nối Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh với Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia”.