Thông tư 15/2018/TT-BGDĐT quy định tổ chức, sử dụng thư điện tử, trang thông tin điện tử của các trường đại học, cao đẳng sư phạm

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử, trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử (sau đây gọi chung là trang thông tin điện tử) của các cơ sở giáo dục đại học, các trường cao đẳng sư phạm.

2. Thông tư này áp dụng đối với các đại học, học viện, các trường đại học, các trường cao đẳng sư phạm và các viện nghiên cứu khoa học được giao nhiệm vụ đào tạo trình độ tiến sĩ (sau đây gọi chung là cơ sở giáo dục đại học).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong văn bản này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Nhóm thư điện tử (email group) là tập hợp các địa chỉ thư điện tử được lập để chia sẻ thông tin nội bộ giữa các địa chỉ thư điện tử tham gia nhóm. Khi một thành viên trong nhóm gửi đến địa chỉ chung của nhóm thì các thành viên trong nhóm đều nhận được.

2. RSS (Really Simple Syndication) là một chuẩn định dạng nhằm mục đích chia sẻ nội dung trên mạng máy tính.

3. Chuẩn Dublin Core về dữ liệu đặc tả là một tập bao gồm 15 yếu tố dữ liệu đặc tả cơ bản được sử dụng để mô tả tài nguyên. Trong đó, dữ liệu đặc tả (metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

Điều 3. Yêu cầu chung về hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử

1. Việc thiết kế, xây dựng thư điện tử và trang thông tin điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin quy định tại Thông tư 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

b) Sử dụng tên miền quốc gia Việt Nam “.vn” cấp 2 (tên miền riêng).

2. Hệ thống thư điện tử, trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học được thiết lập theo một trong các phương thức sau:

a) Tự đầu tư thiết lập hệ thống.

b) Thuê dịch vụ công nghệ thông tin hoặc sử dụng dịch vụ miễn phí.

3. Việc quản lý thư điện tử và trang thông tin điện tử tại các cơ sở giáo dục đại học đảm bảo các nội dung sau:

a) Có quy chế quản lý, vận hành, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử.

b) Có giải pháp kỹ thuật duy trì hoạt động liên tục, ổn định, an toàn thông tin cho hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử.

c) Có kế hoạch nâng cấp, bảo trì thường xuyên đáp ứng yêu cầu của thực tế và lấy người sử dụng làm trung tâm.

4. Việc đầu tư xây dựng và bố trí nhân lực quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử do cơ sở giáo dục đại học thực hiện. Kinh phí triển khai, vận hành hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử được cân đối trong dự toán chi của cơ sở giáo dục đại học.

Chương II

THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4. Quản lý, vận hành, sử dụng thư điện tử

1. Cơ sở giáo dục đại học có trách nhiệm cung cấp miễn phí thư điện tử tên miền riêng (gồm địa chỉ và không gian lưu trữ) cho các đơn vị trực thuộc, cán bộ quản lý, giảng viên; khuyến khích cung cấp thư điện tử cho nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên phục vụ công tác quản lý, điều hành và giao dịch trên môi trường mạng.

2. Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng thư điện tử của cơ sở giáo dục đại học bao gồm tối thiểu các quy định sau:

a) Quy định về cung cấp, quản trị thư điện tử.

b) Quy định về nội dung thông tin gửi, nhận qua thư điện tử.

c) Quy định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân khi sử dụng thư điện tử.

3. Việc quản lý, quản trị, vận hành hệ thống thư điện tử tại cơ sở giáo dục đại học được giao cho một đơn vị thực hiện.

Điều 5. Nhóm thư điện tử dùng chung

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo thiết lập nhóm thư điện tử dùng chung để trao đổi thông tin giữa Bộ Giáo dục và Đào tạo với các cơ sở giáo dục đại học.

2. Các nhóm thư điện tử dùng chung do Bộ Giáo dục và Đào tạo cung cấp và quản lý bao gồm:

a) Nhóm thư điện tử của thủ trưởng các cơ sở giáo dục đại học:

[email protected]

b) Nhóm thư điện tử của văn thư các cơ sở giáo dục đại học:

[email protected].

3. Cơ sở giáo dục đại học có trách nhiệm liên hệ với Bộ Giáo dục và Đào tạo (Cục Công nghệ thông tin) để đăng kí, cập nhật kịp thời địa chỉ thư điện tử của thủ trưởng và bộ phận văn thư vào nhóm thư điện tử dùng chung.

Chương III

TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

Điều 6. Chức năng và nhiệm vụ của trang thông tin điện tử

1. Xây dựng mối quan hệ trực tuyến giữa cơ sở giáo dục đại học với các tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Công khai, minh bạch thông tin của cơ sở giáo dục đại học theo quy định hiện hành.

3. Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin chính thống của cơ sở giáo dục đại học trên môi trường mạng.

Điều 7. Nguyên tắc cung cấp thông tin lên trang thông tin điện tử

1. Thông tin cung cấp trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học phải đúng với quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và có giá trị pháp lý.

2. Thông tin cung cấp trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học phải tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn, an ninh mạng, bảo vệ bí mật nhà nước, báo chí, sở hữu trí tuệ và quản lý thông tin trên Internet.

3. Việc đăng tải, trích dẫn, sử dụng lại thông tin trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học phải ghi rõ thông tin về tác giả, nguồn của thông tin.

Điều 8. Quản lý, vận hành, sử dụng trang thông tin điện tử

1. Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học quyết định thành lập Ban Biên tập trang thông tin điện tử để quản lý nội dung của trang thông tin điện tử, phân công một lãnh đạo cơ sở giáo dục đại học làm trưởng Ban Biên tập.

2. Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng trang thông tin điện tử do Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học ban hành cần quy định tối thiểu các nội dung sau:

a) Nội dung cần công khai trên trang thông tin điện tử.

b) Quy trình tiếp nhận, xử lý, biên tập, cập nhật và xử lý thông tin đăng tải trên trang thông tin điện tử.

c) Thời hạn cung cấp, cập nhật thông tin trên trang thông tin điện tử.

d) Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc cung cấp, tổng hợp, thẩm định và duyệt nội dung đăng tải trên trang thông tin điện tử.

đ) Quy định về quản lý, vận hành kỹ thuật trang thông tin điện tử.

3. Cơ sở giáo dục đại học giao một đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm quản lý, vận hành kỹ thuật đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn thông tin cho trang thông tin điện tử.

Điều 9. Áp dụng công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật

Trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học áp dụng các công nghệ, tiêu chuẩn, giải pháp kỹ thuật sau:

1. Bộ mã ký tự chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trong việc lưu trữ dữ liệu và trao đổi thông tin trên trang thông tin điện tử.

2. Giải pháp kỹ thuật hỗ trợ người dùng truy cập trang thông tin điện tử từ các thiết bị di động.

3. Giải pháp hỗ trợ người khuyết tật truy cập thông tin theo quy định.

4. Giải pháp cung cấp công cụ tìm kiếm toàn văn.

5. Giải pháp cho phép chia sẻ nội dung RSS.

6. Chuẩn Dublin Core về dữ liệu đặc tả.

Điều 10. Thông tin chung về tổ chức, hành chính

Các cơ sở giáo dục đại học cung cấp, cập nhật thường xuyên, chính xác các thông tin chung về tổ chức, hành chính trên trang thông tin điện tử, bao gồm:

1. Thông tin giới thiệu gồm: Sứ mạng, tầm nhìn, chiến lược phát triển; sơ đồ, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ sở giáo dục đại học và các đơn vị trực thuộc; tóm lược quá trình hình thành và phát triển của cơ sở giáo dục đại học; họ và tên, chức vụ, điện thoại, địa chỉ thư điện tử và nhiệm vụ đảm nhiệm của lãnh đạo cơ sở giáo dục đại học.

2. Thông tin giao dịch gồm: Địa chỉ, điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử chính thức của cơ sở giáo dục đại học để giao dịch và tiếp nhận các thông tin.

3. Hệ thống các quy định, văn bản quản lý điều hành liên quan đến hoạt động của cơ sở giáo dục đại học.

4. Thông tin về thủ tục hành chính gồm:

a) Danh mục các dịch vụ trực tuyến được tổ chức thực hiện trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học.

b) Danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ sở giáo dục đại học kèm theo quy trình, hồ sơ, thủ tục, thông tin giao dịch của người xử lý trực tiếp, thời hạn giải quyết, phí và lệ phí (nếu có).

5. Thông tin tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách, quy hoạch của cơ sở giáo dục đại học.

6. Mục lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân gồm: Danh sách các vấn đề cần xin ý kiến; nội dung vấn đề xin ý kiến; địa chỉ, thư điện tử tiếp nhận ý kiến và thời hạn tiếp nhận ý kiến.

7. Khuyến khích các đơn vị trực thuộc cơ sở giáo dục đại học thiết lập trang tin điện tử riêng nằm trong hệ thống trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học.

Điều 11. Thông tin công khai đối với cơ sở giáo dục đại học

Thông tin công khai của cơ sở giáo dục đại học và thời hạn đăng tin lên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học thực hiện theo quy định tại Thông tư số 36/2017/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 12 năm 2017 ban hành quy chế thực hiện công khai đối với cơ sở giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, bao gồm:

1. Nhóm thông tin công khai cam kết chất lượng giáo dục và chất lượng giáo dục thực tế.

2. Nhóm thông tin công khai điều kiện đảm bảo chất lượng giáo dục.

3. Nhóm thông tin công khai thu chi tài chính.

Điều 12. Thông tin về tuyển sinh trình độ đại học, cao đẳng sư phạm

1. Thông tin về tuyển sinh đại học hệ chính quy, cao đẳng nhóm ngành đào tạo giáo viên hộ chính quy và thời hạn đăng tin lên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học thực hiện theo quy định tại Quy chế tuyển sinh đại học hệ chính quy, cao đẳng nhóm ngành đào tạo giáo viên hệ chính quy, bao gồm:

a) Đề án tuyển sinh, thông tin tuyển sinh.

b) Thông tin liên quan đến điều kiện, hồ sơ, thủ tục, thời gian và địa điểm đăng ký dự thi, sơ tuyển, xét tuyển.

c) Thông tin cần thiết để thí sinh đăng kí xét tuyển.

d) Kết quả trúng tuyển, điểm trúng tuyển, danh sách thí sinh trúng tuyển.

đ) Quy chế tuyển sinh của trường (nếu có).

2. Thông tin về đào tạo từ xa trình độ đại học và thời hạn đăng tin lên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học thực hiện theo quy định tại Thông tư số 10/2017/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy chế đào tạo từ xa trình độ đại học, bao gồm:

a) Thông báo tuyển sinh và các thông tin liên quan đến chương trình đào tạo từ xa, kết quả tuyển sinh.

b) Những quy định liên quan đến đào tạo từ xa, chương trình đào tạo từ xa, các điều kiện đảm bảo chất lượng cho việc thực hiện chương trình đào tạo từ xa, thông tin về kiểm định chất lượng của cơ sở giáo dục đại học, tình hình việc làm của người học sau khi tốt nghiệp đối với từng ngành đào tạo và từng khóa học.

Điều 13. Thông tin về tuyển sinh và đào tạo trình độ thạc sĩ

Thông tin về tuyển sinh, đào tạo trình độ thạc sĩ và thời hạn đăng tin lên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học thực hiện theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BGDĐT ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ, bao gồm:

1. Thông tin về phương thức tuyển sinh, số lần tuyển sinh, thời điểm tuyển sinh trong năm và địa điểm tuyển sinh.

2. Thông tin về việc học bổ sung, quy định về học bổ sung kiến thức.

3. Thông tin thông báo tuyển sinh.

4. Danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi.

5. Danh sách thí sinh trúng tuyển.

6. Các thông tin quy định tại khoản 9 Điều 34 Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ ban hành kèm theo Thông tư số 15/2014/TT-BGDĐT ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 14. Thông tin về tuyển sinh và đào tạo trình độ tiến sĩ

Thông tin về tuyển sinh, đào tạo trình độ tiến sĩ và thời hạn đăng tin lên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học thực hiện theo quy định tại Thông tư số 08/2017/TT-BGDĐT ngày 04 tháng 4 năm 2017 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy chế tuyển sinh và đào tạo trình độ tiến sĩ, bao gồm:

1. Thông tin liên quan đến tuyển sinh, đào tạo trình độ tiến sĩ, thông báo tuyển sinh. Thông báo tuyển sinh nêu rõ điều kiện dự tuyển, ngành đào tạo, danh sách người hướng dẫn, chỉ tiêu tuyển sinh, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ, kế hoạch và phương thức tuyển sinh.

2. Thời gian, địa điểm tổ chức đánh giá luận án, tóm tắt và toàn văn luận án, những điểm mới của luận án bằng tiếng Việt và tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài khác.

3. Toàn văn luận án và tóm tắt luận án hoàn chỉnh cuối cùng có chữ ký của nghiên cứu sinh, chữ ký của người hướng dẫn và xác nhận của thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học sau khi đã bổ sung, sửa chữa theo yêu cầu của Hội đồng đánh giá luận án cấp trường, viện và Hội đồng thẩm định (nếu có).

Điều 15. Thông tin kiểm định chất lượng giáo dục và cấp văn bằng, chứng chỉ

Công khai trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học các thông tin kiểm định chất lượng giáo dục và cấp văn bằng chứng chỉ, gồm:

1. Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng giáo dục được công bố chậm nhất 10 ngày làm việc sau khi được cấp theo quy định tại Thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT ngày 19 tháng 5 năm 2017 ban hành quy định về kiểm định chất lượng giáo dục đại học.

2. Thông tin về kết quả đánh giá ngoài, nghị quyết và kiến nghị của hội đồng kiểm định chất lượng giáo dục, kết quả công nhận đạt hay không đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục.

3. Thông tin về văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc theo quy định về quản lý văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

Điều 16. Niên giám thống kê về giáo dục

Công khai trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học các thông tin về niên giám, thống kê giáo dục, gồm:

1. Niên giám thống kê của cơ sở giáo dục đại học ít nhất 5 năm gần nhất hoặc từ ngày thành lập đối với cơ sở giáo dục đại học mới thành lập.

2. Niên giám thống kê gồm các thông tin cơ bản sau: Năm học, số lượng giảng viên, giáo viên, giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, thạc sĩ; số lượng sinh viên, theo các loại hình và trình độ đào tạo; số lượng sinh viên tuyển sinh đầu vào; số lượng sinh viên tốt nghiệp ra trường.

Điều 17. Thông tin khác

Các thông tin khác cần công khai trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học gồm:

1. Hệ thống thư viện số (giáo trình, bài giảng, học liệu số) tích hợp trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học.

2. Hệ thống học tập trực tuyến (e-Learning), phòng họp ảo tích hợp trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học.

3. Thông tin về các tổ chức Đảng, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, hội sinh viên và các đoàn thể khác.

4. Thông cáo báo chí, trả lời phỏng vấn và phát ngôn chính thức của cơ sở giáo dục đại học về các vấn đề có liên quan.

5. Giải đáp yêu cầu của sinh viên về các vấn đề có liên quan đến cơ sở giáo dục đại học.

6. Thông tin học bổng, tín dụng vay vốn và các dịch vụ hỗ trợ khác cho sinh viên.

7. Thông tin tư vấn hỗ trợ việc làm, tư vấn hướng nghiệp.

8. Các thông tin khác theo quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Trách nhiệm của các cơ sở giáo dục đại học

1. Các cơ sở giáo dục đại học chịu trách nhiệm triển khai sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử theo quy định tại Thông tư này.

2. Đưa nội dung xây dựng, nâng cấp, quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử, trang thông tin điện tử vào kế hoạch công tác 5 năm và hàng năm.

3. Chịu trách nhiệm quản lý tài khoản thư điện tử tham gia nhóm thư điện tử, chịu trách nhiệm nội dung thông tin gửi vào nhóm thư điện tử và kiểm tra xử lý thư điện tử nhận được trong nhóm thư điện tử dùng chung quy định tại Điều 5 Thông tư này.

4. Báo cáo kết quả triển khai sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử về Bộ Giáo dục và Đào tạo (qua Cục Công nghệ thông tin) hàng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

5. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đánh giá, xếp hạng kết quả hoạt động của hệ thống thư điện tử và nội dung thông tin trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học.

Điều 19. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 9 năm 2018.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 07/2010/TT-BGDĐT ngày 01 tháng 3 năm 2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử của các cơ sở giáo dục đại học.

Điều 20. Trách nhiệm thi hành

Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; Giám đốc đại học, học viện; Hiệu trưởng trường đại học; Hiệu trưởng các trường cao đẳng sư phạm, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.