Quyết định 515/QĐ-UBCK của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước về việc ban hành Quy trình thực hiện công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cho các đối tượng tham gia thị trường chứng khoán

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN

CỐNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC VÀ BÁO CÁO

ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG THAM GIA

THỊ TRƯỜNG CHỨNG KHOÁN

------------------------------------------------

CHỦ TỊCH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Chứng khoán số 70/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung Luật Chứng khoán số 62/2010/QH12 ngày 24/11/2010;

Căn cứ Quyết định số 112/2009/QĐ-TTg ngày 11/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Phát triển thị trường,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY TRÌNH

THỰC HIỆN CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA

ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC VÀ BÁO CÁO ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG THAM GIA THỊ TRƯỜNG CHỨNG KHOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 515/QĐ-UBCK ngày 25 tháng 6 năm 2012

 của Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước)
 

Thực hiện Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán (Thông tư 52/2012/TT-BTC), Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) hướng dẫn các đối tượng chịu sự điều chỉnh của Thông tư thực hiện công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Đối tượng công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN

Công ty đại chúng, tổ chức phát hành (ngoại trừ trường hợp phát hành trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh), công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, Sở giao dịch chứng khoán (SGDCK), Trung tâm lưu ký chứng khoán (TTLKCK) và người có liên quan.

2. Hình thức chuyển tải thông tin

a) Định dạng thông tin

Thông tin do các đối tượng tham gia thị trường chứng khoán gửi công bố trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN được chuyển tải dưới dạng:

- Văn bản (bản chính có đầy đủ dấu và chữ ký hợp lệ theo quy định của pháp luật);

- File dữ liệu điện tử (yêu cầu định dạng: File tài liệu được định dạng dưới dạng file.doc và file.xls phải có đầy đủ tên và chức vụ của người ký văn bản, số hiệu, ngày tháng văn bản; file.pdf phải có chữ ký và dấu đỏ của công ty).

b) Cách thức gửi thông tin:

- Đối tượng công bố thông tin có trách nhiệm gửi thông tin bằng văn bản qua đường bưu điện đến UBCKNN hoặc gửi trực tiếp tại trụ sở UBCKNN, đồng thời gửi thông tin dưới dạng file dữ liệu điện tử qua địa chỉ email cho UBCKNN.

- Trong trường hợp khẩn cấp, đối tượng công bố thông tin có thể gửi thông tin qua Fax và đồng thời gửi bản chính cho UBCKNN.

3. Nội dung thông tin cần công bố

Những thông tin được quy định tại Thông tư 52/2012/TT-BTC, bao gồm:

- Thông tin định kỳ

- Thông tin bất thường

- Thông tin theo yêu cầu

4. Người thực hiện công bố thông tin

Việc công bố thông tin của công ty chỉ do một người duy nhất thực hiện là:

- Người đại diện theo pháp luật của công ty, hoặc

- Người được uỷ quyền công bố thông tin.

Trong trường hợp Người công bố thông tin của công ty là Người được ủy quyền công bố thông tin thì người đại diện theo pháp luật của công ty vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin do người được uỷ quyền công bố thông tin công bố.

5. Địa chỉ nhận thông tin công bố trên cổng thông tin điện tử UBCKNN và báo cáo

a) Đối với tài liệu công bố thông tin hoặc báo cáo và công bố thông tin

- Địa chỉ nhận thông tin bằng văn bản: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước - 164 Trần Quang Khải, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. (Chú ý: Ngoài phong bì ghi rõ: Công bố thông tin và Báo cáo), Số điện thoại liên lạc: 04. 39340 773; số fax: 04. 39350 054.

- Địa chỉ nhận thông tin điện tử:

+ Đối với tài liệu không áp dụng chứng thư số: Gửi đến địa chỉ hòm thư [email protected]v.vn.

+ Đối với tài liệu có áp dụng chứng thư số: Gửi đến địa chỉ [email protected] và theo hướng dẫn của UBCKNN về áp dụng chứng thư số

b) Đối với tài liệu báo cáo

- Đối với tài liệu không áp dụng chứng thư số:

Đối tượng thực hiện báo cáo gửi tài liệu bằng văn bản và tài liệu điện tử đến các vụ chức năng quản lý trực tiếp (ngoài phong bì có ghi rõ là tài liệu Báo cáo), cụ thể như sau:

+ Công ty đại chúng: Vụ Quản lý phát hành - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: 04.3934.0750 máy lẻ 344, địa chỉ email: [email protected].

+ Công ty chứng khoán (kể cả công ty chứng khoán đại chúng): Vụ Quản lý kinh doanh - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: 04.3934.0750 máy lẻ 410, địa chỉ email: quanlykinhdoanh@ssc.gov.vn.

+ Công ty quản lý quỹ (kể cả công ty quản lý quỹ đại chúng): Vụ Quản lý Quỹ - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. số điện thoại: 04.3934.0750 máy lẻ 323, địa chỉ email: [email protected].

+ SGDCK:

Ø Báo cáo liên quan đến hoạt động giám sát: Vụ Giám sát thị trường - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại:04.3934.0750 máy lẻ 317, địa chỉ email: [email protected].

Ø Báo cáo liên quan đến phát hành, niêm yết: Vụ Quản lý phát hành - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại:04.3934.0750 máy lẻ 344, địa chỉ email: quanly[email protected].

Ø Báo cáo liên quan đến thành viên: Vụ Quản lý kinh doanh - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: 04.3934.0750 máy lẻ 403, địa chỉ email: [email protected].

Ø Báo cáo chung về hoạt động của SGDCK: Vụ Phát triển thị trường UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại:04.3934.0750 máy lẻ 432, địa chỉ email: [email protected]. Trong trường hợp báo cáo chung có các nội dung quan trọng liên quan đến công tác giám sát của các Vụ chức năng thì Vụ Phát triển thị trường chuyển cho các Vụ để tham khảo.

+ TTLKCK: Vụ Phát triển thị trường - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: 04.3934.0750 máy lẻ 432, địa chỉ email: [email protected].

- Đối với tài liệu điện tử có áp dụng chứng thư số: Gửi đến địa chỉ [email protected] và theo các hướng dẫn của UBCKNN về áp dụng chứng thư số.

c) Đối với gửi thông tin qua hệ thống tiếp nhận báo cáo và công bố thông tin thông qua cổng trực tuyến: Thực hiện theo các quy định và hướng dẫn của UBCKNN.

6. Thời hạn xử lý và công bố thông tin lên cổng thông tin điện tử của UBCKNN

a) Thời gian xử lý và công bố thông tin

Sau khi nhận được thông tin cần công bố của đối tượng công bố thông tin gửi đến, UBCKNN xem xét tính hợp lệ của thông tin cần công bố và tiến hành đăng lên cổng thông tin điện tử của UBCKNN nếu thông tin đó phù hợp với quy định pháp luật, cụ thể:

- Công bố thông tin định kỳ sẽ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin cần công bố của đối tượng công bố thông tin gửi tới.

- Công bố thông tin bất thường sẽ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN trong thời hạn 12 giờ kể từ thời điểm nhận được thông tin cần công bố của đối tượng công bố thông tin gửi tới.

- Công bố thông tin theo yêu cầu sẽ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm nhận được thông tin cần công bố của đối tượng công bố thông tin gửi tới.

- Đối với những thông tin mà UBCKNN nhận được từ công ty gửi tới sau 15 giờ hàng ngày sẽ được tính sang ngày hôm sau.

b) Thời gian nhận thông tin công bố

- Đối với việc nhận thông tin công bố bằng văn bản: Xác định thời gian theo dấu bưu điện hoặc dấu công văn đến;

- Đối với việc nhận thông tin công bố qua fax: Là thời gian UBCKNN nhận được thông tin.

- Đối với việc nhận thông tin công bố qua Email: Thời điểm nhận văn bản điện tử được tính căn cứ trên thời gian nhận được Email hiển thị trên phần mềm nhận thư.

- Đối với việc nhận thông tin công bố qua hệ thống tiếp nhận báo cáo và công bố thông tin: Xác định thời gian trên cơ sở thời gian của máy chủ hệ thống.

7. Trách nhiệm và nghĩa vụ công bố thông tin của đối tượng công bố thông tin và báo cáo trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN

- Các đối tuợng CBTT có nghĩa vụ công bố thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định, chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin được công bố.

- Trường hợp thông tin do các đối tượng CBTT công bố gửi để công bố hoặc báo cáo không chính xác với tình hình hoạt động thực tế công ty, nếu UBCKNN phát hiện những sai phạm về tính trung thực của nội dung thông tin do công ty gửi công bố hoặc những vi phạm về công bố thông tin nói chung, công ty sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật hiện hành, đồng thời công ty phải cải chính nội dung thông tin đã công bố theo quy định của pháp luật về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

II. QUY TRÌNH CÔNG BỐ THÔNG TIN

1. Đăng ký công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN

- Đối với Người đại diện theo pháp luật: Công ty gửi công văn cho UBCKNN đăng ký họ và tên người đại diện theo pháp luật, địa chỉ liên hệ, số điện thoại cơ quan, điện thoại di động, địa chỉ email, số chứng minh thư/Hộ chiếu theo Phụ lục I kèm theo Quy trình này.

- Đối với người được ủy quyền công bố thông tin: Công ty gửi công văn cho UBCKNN đăng ký 01 người được ủy quyền công bố thông tin theo Phụ lục số 1 Thông tư số 52/2012/TT-BTC.

- Công ty chỉ đăng ký duy nhất 01 địa chỉ hộp thư điện tử (email) dùng để gửi thông tin công bố trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và cung cấp Thông tin tổng quát về công ty cho UBCKNN để xây dựng mục hồ sơ doanh nghiệp trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN trước khi công ty thực hiện công bố thông tin theo Phụ lục I kèm theo Quy trình này.

Trường hợp thay đổi người được uỷ quyền công bố thông tin hoặc địa chỉ email công ty phải thông báo bằng văn bản cho UBCKNN ít nhất năm (05) ngày làm việc trước khi có sự thay đổi.

- Địa chỉ nhận đăng ký: Địa chỉ nhận đăng ký công bố thông tin: Phòng Thông tin và Quan hệ Công chúng, Văn phòng, UBCKNN 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiêm, Hà Nội (Công ty gửi trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện) đồng thời gửi file đăng ký qua email: [email protected].

Các đối tượng thực hiện công bố thông tin và báo cáo trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN phải đăng ký chậm nhất là 20 ngày, kể từ ngày Quyết định này được ký ban hành.

III. Quy trình Báo cáo

1. Công ty đại chúng, công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, tổ chức phát hành, cổ đông lớn, cổ đông sáng lập, cổ đông nội bộ và người có liên quan; SGDCK, TTLKCK có trách nhiệm báo cáo UBCKNN theo quy định tại Thông tư 52/2012/TT-BTC.

Các đối tượng nói trên có nghĩa vụ gửi tài liệu báo cáo về các Vụ chức năng thuộc UBCKNN theo địa chỉ quy định tại điểm b khoản 5 Mục I Quy trình này.

2. Các Vụ chức năng có trách nhiệm xem xét về tính hợp lệ của tài liệu báo cáo. Nếu tài liệu báo cáo không đúng và không đảm bảo về yêu cầu, các Vụ chức năng sẽ trực tiếp liên lạc lại với tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm về nội dung tài liệu báo cáo để yêu cầu giải thích và cải chính, chỉnh sửa.

3. Trường hợp cần thiết, thủ trưởng các Vụ chức năng có trách nhiệm chuyển tài liệu báo cáo qua Văn phòng để công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN để nhà đầu tư có thể tham khảo.

IV. Tổ chức thực hiện

1. Cục công nghệ thông tin chịu trách nhiệm hướng dẫn các đối tượng công bố thông tin đăng ký áp dụng chữ ký số; hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị thuộc UBCKNN thực hiện việc tiếp nhận và công bố thông tin; xây dựng hệ thống nhận và công bố thông tin tự động, đảm bảo hệ thống hoạt động có hiệu quả.

2. Các Vụ chức năng thực hiện nghiêm túc Quy trình nội bộ công bố thông tin trong việc nhận và lưu trữ thông tin của các đối tượng công bố thông tin liên quan đến đơn vị mình quản lý.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung xin gửi văn bản về Vụ Phát triển thị trường. Trên cơ sở ý kiến của các đơn vị, Vụ Phát triển thị trường xem xét, nghiên cứu và trình Lãnh đạo Ủy ban để xử lý.

4. Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Chủ tịch UBCKNN quyết định.

PHỤ LỤC I

MẪU ĐĂNG KÝ THỰC HIỆN CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN

ĐIỆN TỬ CỦA UBCKNN VÀ BÁO CÁO UBCKNN
(Ban hành kèm theo Quy trình thực hiện công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử

 của UBCKNN và báo cáo UBCKNN)

ĐĂNG KÝ THỰC HIỆN CÔNG BỐ THÔNG TIN VÀ BÁO CÁO TRÊN CỔNG THÔNG TIN

ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

Kính gửi: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Công ty:

Trụ sở chính:

Điện thoại:

Fax:

Công ty ... xác nhận việc đăng ký công bố thông tin và báo cáo trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

1. Người thực hiện công bố thông tin (Chỉ đăng ký duy nhất một người):

- Người đại diện theo pháp luật: Điện thoại di động, cố định (cơ quan), địa chỉ e- mail, số chứng minh thư; hoặc

- Người được ủy quyền công bố thông tin: Điện thoại di động, cố định (cơ quan); e- mail, số chứng minh thư (Nếu người thực hiện công bố công thông tin của công ty là người được ủy quyền, công ty phải gửi kèm theo Giấy ủy quyền thực hiện công bố thông tin theo Phụ lục số I ban hành kèm theo Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn về việc CBTT trên TTCK).

2. Người có liên quan tới việc công bố thông tin:

- Chủ tịch HĐQT: Điện thoại di động, cố định (cơ quan, nhà riêng), e-mail.

- Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc): Điện thoại di động, cố định (cơ quan), e-mail.

- Người đại diện theo pháp luật: Điện thoại di động, cố định (cơ quan), e-mail (Chỉ khai khi người thực hiện công bố thông tin là người được uỷ quyền).

3. Hộp thư điện tử (e-mail) đăng ký dùng gửi thông tin công bố trên cổng thông tin điện tử UBCKNN (chỉ đăng ký duy nhất 01 địa chỉ):

Email: ...

Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã đăng ký.

* Tài liệu đính kèm:

- Thông tin tổng quát về công ty (theo mẫu đính kèm)

- Sơ yếu lý lịch của người được ủy quyền công bố thông tin (theo mẫu đính kèm)

Mẫu thông tin tổng quát về công ty
(Kèm theo Phụ lục I)

Mẫu sơ yếu lý lịch của người được ủy quyền công bố thông tin
(Kèm theo Phụ lục I)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------

SƠ YẾU LÝ LỊCH

Họ và tên: ………………………… Nam/Nữ ………………………………………………

Ngày sinh: ……………. tháng ……….. năm …………… tại: ……………………………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………

Địa chỉ liên hệ: ………………………………………………………………………………

Số chứng minh nhân dân: …………………….. cấp tại: …………………………………

ngày... .tháng... .năm ………….

Điện thoại: ………………………… Email: …………………………………………………

Trình độ văn hóa: ……………………………………………………………………………

Nghề nghiệp/trình độ chuyên môn: ………………………………………………………

Cấp bậc/chức vụ: ……………………………………………………………………………

THÀNH PHẦN GIA ĐÌNH

Họ và tên Bố/Mẹ/Anh/Chị/Em/Con ruột/Vợ/Chồng/ ………………………………………

Ngày sinh …………. tháng …….. năm .............. tại: ………………………………………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………

Địa chỉ liên hệ: …………………………………………………………………………………

Số chứng minh nhân dân: ……………………………………………………………………

Điện thoại: ………………………………………………………………………………………

Nghề nghiệp/trình độ chuyên môn: …………………….. chức vụ: ………………………

PHỤ LỤC II

MẪU CÔNG BỐ THÔNG TIN
(Ban hành kèm theo quy trình thực hiện công bố thông tin trên cổng

 thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN)

CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA

ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

Kính gửi: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Công ty:

Trụ sở chính:

Điện thoại:

Fax:

Người thực hiện công bố thông tin:

Địa chỉ:

Điện thoại (di động, cơ quan, nhà riêng):

Fax:

Loại thông tin công bố: £ 24h £ 72h £ Yêu cầu £ Bất thường £ Định kỳ

(công ty đánh dấu X vào mục cần công bố)

Nội dung thông tin công bố: ………………………………………………………………

Chúng tôi xin cam kết các thông tin công bố trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung các thông tin đã công bố.