Công văn 2044/BHXH-BT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc điều chỉnh ghi sổ bảo hiểm xã hội về tiền lương đóng bảo hiểm xã hội

Kính gửi : Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Thực hiện Nghị định số 205/2004/CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ quy định về hệ thống thang lương, bảng lương và chế độ phụ cấp lương trong các công ty nhà nước và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đối với Nghị định này, ngày 04 tháng 02 năm 2005 Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành Công văn số 477/BHXH-BT về việc thu và ghi sổ BHXH đối với người lao động làm việc trong các Công ty nhà nước chuyển thành Công ty cổ phần; Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước từ một thành viên trở lên ghi theo mức tiền. BHXH các tỉnh, thành phố đã hướng dẫn cho các công ty nói trên thực hiện đầy đủ, kịp thời cho người lao động theo quy định.

Ngày 30 tháng 01 năm 2007, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22 tháng 12 năm 2006 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc. Tại khoản 6 phần D Thông tư này quy định: "Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động trong các Công ty nhà nước chuyển thành Công ty cổ phần; Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước từ một thành viên trở lên (sau đây gọi chung là công ty) được áp dụng mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH theo quy định tại khoản 4 mục IV phần B của Thông tư để tính lương hưu, trợ cấp một lần khi nghỉ hưu và BHXH một lần nếu Công ty thực hiện đầy đủ các quy định dưới đây:

a. Áp dụng thang lương, bảng lương do Nhà nước quy định và đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo quy định tại Nghị định số 114/2002/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ.

b. Thực hiện chuyển xếp lương, nâng bậc, nâng ngạch lương theo quy định của Nhà nước đối với Công ty nhà nước trên cơ sở thang lương, bảng lương được áp dụng.

c. Đóng BHXH trên cơ sở mức lương được áp dụng.

Trường hợp đơn vị không thực hiện đầy đủ các quy định trên thì áp dụng mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH quy định tại khoản 6 mục IV phần B của Thông tư để tính hưởng BHXH cho người lao động".

Để đảm bảo quyền lợi về BHXH cho người lao động trong các Công ty đã thực hiện đầy đủ các quy định nêu trên, BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH các tỉnh, thành phố:

1 Tiến hành kiểm tra, rà soát sổ BHXH của người lao động đang làm việc, người lao động đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người lao động đã nghỉ hưu và hưởng trợ cấp BHXH thuộc các Công ty khi chuyển đổi mà đã thu và ghi sổ BHXH bằng mức tiền theo hướng dẫn tại Công văn số 477/BHXH-BT ngày 04 tháng 02 năm 2005 của BHXH Việt Nam, kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2004 trở đi thì thực hiện như sau:

1.1 . Đối với người lao động đang làm việc tại Công ty mà tiền lương đóng BHXH đã ghi trên sổ BHXH theo mức tiền thì được quy đổi về hệ số (bao gồm cả lương cơ bản và phụ cấp theo lương) để điều chỉnh trên sổ BHXH theo quy định tại tiết 2.1 điểm 2 mục VII phần II Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13 tháng 5 năm 2009 của BHXH Việt Nam.

Phương pháp tính: Lấy mức tiền đóng BHXH ghi tại cột 8 trên sổ BHXH chia (:) tỷ lệ đóng, chia (:) mức lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng, nếu đúng bằng hệ số lương (bao gồm cả hệ số lương theo ngạch, bậc và hệ số phụ cấp chức vụ, thâm niên nghề, thâm niên vượt khung nếu có) của người lao động ghi trong Hợp đồng lao động hoặc Quyết định xếp lương theo thang lương, bảng lương quy định tại Nghị định số 205/2004/NĐ-CP của Chính phủ thì thực hiện điều chỉnh sổ BHXH cho người lao động. Trường hợp có kết quả không khớp đúng thì xem xét: Nếu sai lệch hệ số (tiền lương và phụ cấp) là do đơn vị đã làm tròn số khi ghi sổ BHXH đối với mức tiền lương hoặc mức đóng, thì công nhận và điều chỉnh theo hệ số tiền lương và phụ cấp trên hợp đồng hoặc quyết định của người lao động. Nếu sai lệch không do nguyên nhân này thì không thực hiện điều chỉnh số BHXH.

Ví dụ 1: ông Nguyễn Văn A - Công nhân, thuộc Công ty cổ phần Dược phẩm X; đã đóng và được ghi sổ BHXH từ ngày 01/11/2005 đến 01/10/2006 theo mức.tiền đóng tại các cột trên sổ BHXH là 872.900 đồng và 174.580 đồng, được quy đổi về mức đóng BHXH bằng hệ số như sau:

174.580 đồng : 20% : 290.000 đồng = 3,01

(ông A đang hưởng tiền lương bằng hệ số 3,01, lương công nhân xay, rây nguyên liệu bậc IV, nhóm III ngành Dược phẩm, theo thang lương quy định tại Nghị định số 205/2004/NĐ-CP)

Hệ số lương (3,01) này được điều chỉnh trên sổ BHXH theo hướng dẫn trên

Ví dụ 2: ông Nguyễn Văn B - Trưởng phòng, thuộc Công ty cổ phần Dược phẩm X như trên (trước khi chuyển thành Công ty cổ phần thì Công ty Dược phẩm X đang xếp hạng II) đã đóng và ghi sổ BHXH từ ngày 01/11/2005 đến 01/10/2006 theo mức tiền lương và mức tiền đóng BHXH tại các cột trên sổ BHXH là 1.244.100 đồng và 248.820 đồng, quy đổi về mức đóng BHXH bằng hệ số như sau:

248.820 đồng : 20% : 290.000 đồng = 4,29

(Hệ số 4,29 của ông B gồm lương theo ngạch bậc và phụ cấp chức vụ, trong đó: 3,89 là hệ số lương theo ngạch, bậc và 0,4 là hệ số phụ cấp chức vụ Trưởng phòng ghi điều chỉnh vào các cột tương ứng trên sổ BHXH)

Ví dụ 3: Vẫn trường hợp nêu tại ví dụ 1, quy đổi ra hệ số lương là 3,010345 , sai lệch so với hệ số lương trên hợp đồng lao động của ông A là 3,01 ; lý do sai lệch hệ số là do đơn vị làm tròn mức đóng 174.580 đồng, ghi trên sổ BHXH là 174.600 đồng nên khi tính lại hệ số là 3,010345, trường hợp này làm tròn là 3,01 .

1.2. Đối với người lao động đã nghỉ hưu hoặc đã hưởng trợ cấp BHXH mà chưa được tính bình quân tiền lương tháng đóng BHXH theo quy định tại khoản 4 mục IV phần B Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH ngày 30 tháng 01 năm 2007 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thì được điều chỉnh lại lương hưu, trợ cấp BHXH theo quy định. Đối tượng đang hưởng lương hưu (kể cả trợ cấp một lần khi nghỉ hưu) do BHXH tỉnh, thành phố nơi đang chi trả lương hưu, trợ cấp hàng tháng thực hiện điều chỉnh lại. mức hưởng; đối tượng hưởng trợ cấp một lần do BHXH tỉnh, thành phố nơi giải quyết thực hiện điều chỉnh lại mức hưởng. Mức hưởng sau khi điều chỉnh được tính từ ngày bắt đầu hưởng chế độ.

Trường hợp đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng sau khi giải quyết đã di chuyển đến tỉnh, thành phố khác thì BHXH tỉnh, thành phố nơi thực hiện điều chỉnh gửi văn bản yêu cầu BHXH tỉnh, thành phố nơi đã giải quyết chế độ cung cấp về việc xác định đối tượng (bao gồm.cả việc xác định về hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động thực hiện các quy định của pháp luật về tiền lương) để làm căn cứ thực hiện.

1.3. Đối với các trường hợp tạm dừng đóng BHXH, bảo lưu thời gian đóng BHXH do BHXH tỉnh, thành phố nơi chốt sổ BHXH thực hiện, kể cả người lao động đang làm việc chuyển đơn vị (trong địa bàn tỉnh).

1.4. Trường hợp người lao động đang làm việc chuyển đơn vị (ngoài địa bàn tỉnh) thì thực hiện như sau:

- Người lao động di chuyển trước thời điểm cơ quan BHXH tiến hành kiểm tra, rà soát và điều chỉnh sổ BHXH cho người lao động thì BHXH tỉnh, thành phố nơi đi có trách nhiệm phối hợp với BHXH tỉnh, thành phố nơi đến thông báo cho đơn vị có người lao động trong các trường hợp này biết để điều chỉnh.

- Từ thời điểm văn bản này có hiệu lực, BHXH tỉnh, thành phố có trách nhiệm điều chỉnh và xác nhận sổ BHXH cho người lao động theo quy định tại Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13 tháng 5 năm 2009 của BHXH Việt Nam hướng dẫn về cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH.

2. Trường hợp Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước từ một thành viên trở lên mà không thực hiện đấy đủ ba điều kiện quy định tại Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH nêu trên (bao gồm cả việc xếp hạng doanh nghiệp hoặc nguyên tắc xếp lương cũ sang lương mới) thì giữ nguyên mức tiền đóng như đã ghi trên sổ BHXH (không thực hiện điều chỉnh sổ BHXH, lương hưu và trợ cấp BHXH một lần).

3. Tập trung tổ chức, triển khai thực hiện và hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động thông báo cho người lao động thuộc đơn vị đã nghỉ hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp BHXH biết để liên hệ với cơ quan BHXH điều chỉnh lại mức hưởng. Việc điều chỉnh ghi sổ BHXH và điều chỉnh mức hưởng BHXH thực hiện xong trước ngày 30 tháng 6 năm 2010.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc báo cáo BHXH Việt Nam để xem xét giải quyết.