Công văn 745/HTQTCT-HT 2016 hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch

Kính gửi: Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh

Trả lời Công văn số 857/STP-HCTP ngày 29/02/2016 của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch và văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về quy định chung

- Quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; khoản 1 Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP chỉ áp dụng đối với các thủ tục đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP phải gửi văn bản yêu cầu xác minh như: cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký lại khai sinh, kết hôn.

Đối với các thủ tục đăng ký hộ tịch còn lại, để tránh tình trạng cố tình kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ, gây ảnh hưởng đến người dân hoặc tùy tiện trong việc cho phép người có yêu cầu đăng ký hộ tịch cam đoan, Sở Tư pháp cần chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch, đặc biệt là đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch nâng cao trách nhiệm khi giải quyết thủ tục hành chính, chủ động đôn đốc, bảo đảm thời hạn xác minh. Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cần chỉ đạo, phối hợp với các cơ quan liên quan bảo đảm kết quả xác minh hiệu quả, đúng thời hạn, đồng thời thường xuyên thực hiện việc thanh tra, kiểm tra để kịp thời phát hiện, xử lý những trường hợp vi phạm quy định pháp luật về hộ tịch.

- Trường hợp công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài yêu cầu đăng ký hộ tịch tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền giải quyết. Việc ghi quốc tịch trong giấy tờ hộ tịch của công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài được thực hiện theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 78/2009/NĐ-CP ngày 22/9/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quốc tịch Việt Nam.

2. Về thủ tục đăng ký khai sinh

- Việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú sự kiện hộ tịch đã được đăng ký theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch, nhằm bảo đảm nguyên tắc mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền; các giấy tờ hộ tịch được cấp do người dân cam đoan không đúng sự thật đều không có giá trị và phải thu hồi, hủy bỏ. Đồng thời, để cơ quan quản lý hộ tịch nắm rõ được tình trạng hộ tịch của cá nhân trong giai đoạn chuyển tiếp. Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp quán triệt các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn thực hiện nghiêm túc trách nhiệm thông báo theo quy định của Luật hộ tịch; trường hợp đăng ký khai sinh không phải tại nơi thường trú của người mẹ thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thông báo về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người mẹ.

- Việc xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi được thực hiện theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, theo đó Ủy ban nhân dân cấp xã nơi phát hiện trẻ bỏ rơi có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ.

3. Về thủ tục đăng ký kết hôn

- Về mẫu giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của một số quốc gia cấp cho công dân nước đó sử dụng trong hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã cung cấp cho các Sở Tư pháp theo Công văn số 1020/HTQTCT-HT ngày 13/02/2015 và Công văn số 4488/HTQTCT-HT ngày 21/8/2015, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn các địa phương thực hiện. Trong thời gian tới, Cục sẽ trao đổi thêm với Đại sứ quán một số nước tại Việt Nam để tiếp tục cập nhật.

- Trường hợp có vướng mắc về xác định giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài có quốc tịch một nước, nhưng thường trú ở nước khác, khi giải quyết yêu cầu đăng ký kết hôn, đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin cụ thể để Cục trao đổi với Cơ quan đại diện của nước mà người đó mang quốc tịch để có hướng dẫn thực hiện.

4. Về thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

- Thẩm quyền thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước được thực hiện theo quy định tại Điều 27 và khoản 3 Điều 46 của Luật hộ tịch.

- Quy định tại đoạn 2 khoản 2 Điều 28 của Luật hộ tịch được hiểu: Đối với trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì ngoài việc cấp trích lục thay đổi, cải chính, thì cơ quan đăng ký hộ tịch còn phải ghi những nội dung thay đổi, cải chính vào mặt sau Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn. Trường hợp người có yêu cầu không còn bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính trong Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn. Sau khi thay đổi, cải chính hộ tịch, Cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ vào Sổ hộ tịch cấp bản sao trích lục khai sinh, bản sao trích lục kết hôn có nội dung đã được thay đổi, cải chính cho người có yêu cầu.

- Việc bổ sung hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 29 Luật hộ tịch. Trường hợp yêu cầu bổ sung ngày, tháng sinh cho người không có Giấy chứng sinh nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân, nhưng ngày, tháng sinh trong các giấy tờ đó không thống nhất thì cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại khoản 5 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP để xác định ngày, tháng sinh.

Trường hợp yêu cầu bổ sung ngày, tháng sinh cho người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân thì cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại khoản 4 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 và khoản 2 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP để xác định ngày, tháng sinh, cụ thể như sau: Nếu không xác định được ngày sinh thì ghi ngày đầu tiên của tháng sinh; nếu không xác định được ngày, tháng sinh thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm sinh.

5. Cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

- Theo quy định tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì chỉ cấp 01 bản chính Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho mỗi lần yêu cầu (với mục đích cụ thể) của người dân. Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo, quán triệt Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đúng các quy định của Nghị định.

- Trường hợp công dân Việt Nam đã có thời gian cư trú ở nước ngoài, nay về thường trú tại Việt Nam khi yêu cầu cấp xác nhận tình trạng hôn nhân tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì phải có giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú ở nước ngoài. Trường hợp người đó không chứng minh được tình trạng hôn nhân của mình thì Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân của người đó. Nếu quá thời hạn xác minh mà không nhận văn bản trả lời kết quả xác minh hoặc Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao từ chối xác minh theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân, thì cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về nội dung cần xác minh theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Đối với trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú ở nhiều nơi khác nhau mà người đó đã chứng minh được tình trạng hôn nhân của mình hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã đã có kết quả xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó ở những nơi thường trú trước đây thì những căn cứ này được sử dụng để cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ở những lần khác nhau.

- Trường hợp công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian thường trú ở trong nước thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú trước khi xuất cảnh của người đó thực hiện cấp xác nhận tình trạng hôn nhân.

6. Ghi chú ly hôn

Thẩm quyền ghi chú ly hôn tại nơi cư trú theo quy định của Điều 38 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được hiểu là nơi cư trú của cá nhân tại thời điểm yêu cầu ghi chú ly hôn.

Trường hợp công dân Việt Nam chung sống với người khác như vợ, chồng không đăng ký kết hôn, sau đó cư trú ở nước ngoài, đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài giải quyết ly hôn/hủy việc kết hôn, nay người đó có yêu cầu ghi chú ly hôn để kết hôn mới thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đăng ký kết hôn mới có thẩm quyền giải quyết yêu cầu ghi chú ly hôn.

7. Đăng ký nhận cha, mẹ, con

Chứng cứ để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con đã được Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể tại Điều 11 Thông tư số 15/2015/TT-BTP, do vậy, đề nghị Sở Tư pháp chủ động nghiên cứu để hướng dẫn cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện.

8. Đăng ký lại khai sinh

Việc xác định nội dung đăng ký lại khai sinh được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư số 15/2015/TT-BTP; trường hợp cha, mẹ của người được đăng ký lại khai sinh đã chết thì người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải xuất trình giấy tờ chứng minh việc cha, mẹ chết; nội dung được xác định theo giấy tờ quy định tại Điều 9 Thông tư số 15/2015/TT-BTP; phần ghi về nơi cư trú của cha, mẹ trong Giấy khai sinh của người con ghi “đã chết”.

9. Đối với những nội dung Luật Hôn nhân và gia đình, Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BTP đã có quy định cụ thể, đề nghị Sở Tư pháp chủ động nghiên cứu để hướng dẫn địa phương thực hiện, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực không hướng dẫn lại. Trường hợp có vướng mắc phát sinh trong thực tiễn, đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin cụ thể để Cục có chỉ đạo, hướng dẫn.

Trên đây là ý kiến của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để Sở Tư pháp triển khai, thực hiện./.