Công văn 1287/TĐC-HCHQ 2018 của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng về hướng dẫn thực hiện Thông tư 15/2015/TT-BKHCN

Ngày 06/4/2016, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Tổng cục) đã ban hành Công văn số 562/TĐC-HCHQ (Công văn 562) hướng dẫn thực hiện Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN ngày 25/8/2015 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về quản lý đo lường, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu (sau đây viết tắt là Thông tư số 15). Để thuận lợi trong quá trình triển khai, Tổng cục hướng dẫn Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Chi cục TĐC) các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương một số nội dung liên quan đến đo lường, chất lượng để phổ biến tại địa phương và tiến hành công tác kiểm tra như sau:

1. Việc quy đổi kết quả đo lượng xăng dầu về điều kiện cơ sở (theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư số 15) trong mua bán, thanh toán giữa các tổ chức, cá nhân cần xác định được các yếu tố như sau:

a) Xác định lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế (V_t) bằng phương tiện đo có phạm vi đo phù hợp;

b) Xác định nhiệt độ (t) của lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế bằng nhiệt kế có phạm vi đo phù hợp;

c) Xác định giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng dầu tại nhiệt độ 15°C (D₁₅);

c.1) Tra cứu hồ sơ chất lượng đi kèm, xác định giá trị D₁₅;

c.2) Trường hợp giá trị D₁₅ không được cung cấp trong hồ sơ chất lượng, bên giao xăng dầu tiến hành xác định giá trị D₁₅ như sau:

- Xác định khối lượng riêng D_t của lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế bằng tỷ trọng kế hoặc bình tỷ trọng có phạm vi đo phù hợp;

- Căn cứ nhiệt độ (t) và khối lượng riêng D_t thực hiện tra Bảng 53B của Tiêu chuẩn ASTM D1250/API 2540 hoặc Tài liệu “Các bảng hiệu chỉnh, đo tính xăng dầu và khí Gas hóa lỏng theo Tiêu chuẩn, Thạc sĩ Kiều Đình Kiểm, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2004 (viết tắt là Tiêu chuẩn) và xác định giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng dầu tại nhiệt độ 15°C (D₁₅) (Tiêu chuẩn này được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục tại địa chỉ: http://Www.tcvn.gov.vn, hoạt động TCĐLCL, chuyên mục “Đo lường”). Trường hợp giá trị D_t ở giữa hai giá trị trong bảng thì tiến hành nội suy để xác định giá trị D₁₅.

d) Căn cứ nhiệt độ (t) và D₁₅ tra Bảng 54B trong Tiêu chuẩn để xác định là giá trị hệ số hiệu chỉnh lượng xăng dầu quy đổi tại nhiệt độ 15°C (VCF). Trường hợp giá trị D₁₅ ở giữa hai giá trị trong Bảng 54B thì tiến hành nội suy để xác định là giá trị VCF;

đ) Lượng xăng dầu quy đổi tại nhiệt độ 15°C (V₁₅) được xác định theo công thức sau:

Ví Dụ: V₁₅ = VCF x V_t

a) Sử dụng phương tiện đo phù hợp xác định được lượng xăng tại điều kiện thực tế(V_t) = 10 000L;

b) Sử dụng nhiệt kế xác định được nhiệt độ (t) của lượng xăng tại điều kiện thực tế là 22°C;

c) Giá trị D₁₅ không được cung cấp trong hồ sơ chất lượng đi kèm, tiến hành xác định D₁₅;

c.1) Sử dụng tỷ trọng kế xác định được khối lượng riêng (D_t) của lượng xăng tại điều kiện thực tế là 0,709 kg/L;

c.2) Căn cứ nhiệt độ (t) và khối lượng riêng (D_t),thực hiện tra Bảng 53B của Tiêu chuẩn ta xác định được giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng tại nhiệt độ 15°C (D1₅) là 0,7154 kg/L;

d) Căn cứ nhiệt độ t = 22°C và D₁₅ = 0,7154 kg/L tra Bảng 54B để xác định giá trị VCF.

Giá trị VCF tương ứng trong Bảng 54B ở giữa hai giá trị 0,9909 và 0,9910, thực hiện nội suy như sau:

đ) Lượng xăng dầu quy đổi về nhiệt độ 15°C (V₁₅) là:

V₁₅ = VCF X V_t = 0,9910 x 10000 = 9910 L

V₁₅ - 9910 L là lượng xăng quy đổi tại nhiệt độ 15°c.

2. Việc xây dựng kế hoạch và thực hiện định kỳ tự kiểm tra phương tiện đo, hệ thống đo, điều kiện thực hiện phép đo (quy định tại khoản 5 Điều 5 Thông tư số 15), đề nghị các Sở KH&CN (Chi cục TĐC) phổ biến, hướng dẫn cho thương nhân nghiên cứu, xem xét thực hiện với các nội dung chính sau đây:

a) Lập kế hoạch và nội dung định kỳ tự kiểm tra phương tiện đo, hệ thống đo, điều kiện thực hiện phép đo được xây dựng trên cơ sở hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật của cơ sở sản xuất, nhập khẩu;

b) Trên cơ sở kế hoạch và nội dung kiểm tra nêu trên, tiến hành kiểm tra (ví dụ: kiểm tra tình trạng hoạt động của phương tiện đo, hệ thống đo; điều kiện hoạt động (nhiệt độ, độ ẩm, điện áp, tần số của nguồn điện…) thực tế của phương tiện đo, hệ thống đo; trình tự thao tác, vận hành của người sử dụng... so với yêu cầu lắp đặt, vận hành, bảo quản trong hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật của cơ sở sản xuất, nhập khẩu; kiểm tra sự phù hợp của chứng chỉ kiểm định (thời gian giá trị của chứng chỉ, tính nguyên vẹn...) so với quy định);

3. Về yêu cầu các bộ phận, chi tiết của cột đo xăng dầu phải bảo đảm mới 100% khi kiểm định lần đầu tiên trước khi đưa vào sử dụng (quy định tại điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư số 15), tổ chức kiểm định cần tham khảo tài liệu về cột đo như: Quyết định phê duyệt mẫu, chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO), chứng nhận chất lượng hàng hóa (CQ) của hãng sản xuất...

4. Về quy định ‘’từ ngày 01/7/2018, các cột đo xăng dầu phải gắn thiết bị in chứng từ để in chứng từ cho khách hàng’’ tại khoản 7 Điều 6 Thông tư số 15

4.1. Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN không quy định cụ thể “phải gắn thiết bị in chứng từ cho môi cột đo xăng dầu” và cũng không quy định cụ thể “phải in chứng từ sau mỗi lần bơm xăng dầu cho khách hàng”. Vì vậy, trường hợp có nhiều cột đo xăng dầu tại một địa điểm, có thể sử dụng chung thiết bị in chứng từ cho nhiều cột đo xăng dầu nhưng không được gây nhầm lẫn cho khách hàng.

4.2. Đối với cột đo xăng dầu đã được sử dụng nhưng chưa gắn thiết bị in chứng từ thì doanh nghiệp sở hữu, sử dụng cột đo xăng dầu xem xét liên hệ với cơ sở sản xuất, nhập khẩu xăng dầu này để thực hiện gắn thiết bị in chứng từ.

II. Các nội dung liên quan đến chất lượng trong kinh doanh xăng dầu

1. Về việc xây (dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001 tại các tổ chức có mô hình đơn giản (lãnh đạo và trực tiếp bán lẻ xăng dầu):

Các Chi cục TĐC cần lưu ý trong quá trình kiểm tra và hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng và duy trì các quy trình/quy chế, thủ tục, tài liệu cần bảo đảm các nội dung sau:

- Chính sách chất lượng dạng văn bản thể hiện cam kết cung cấp cho khách hàng xăng dầu có đầy đủ số lượng và chất lượng phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và tiêu chuẩn công bố áp dụng;

- Quản lý mẫu (lấy mẫu, niêm phong mẫu, bàn giao mẫu và lưu mẫu xăng dầu phục vụ việc đối chứng khi có tranh chấp về chất lượng) và thực hiện quy chế kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về chất lượng, đo lường trong hoạt động kinh doanh xăng dầu;

- Lưu giữ hồ sơ thực hiện việc định kỳ tự kiểm tra, biên bản sửa chữa và giấy chứng nhận kiểm định cột đo xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ;

- Kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu;

- Xử lý xăng dầu không phù hợp;

- Giải quyết khiếu nại;

- Kiểm soát hồ sơ (các hồ sơ cần lưu giữ);

- Các tài liệu khác theo nhu cầu quản lý của tổ chức và do tổ chức tự quy định về hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL).

2. Về bằng chứng xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001:

Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN không bắt buộc HTQLCL của thương nhân kinh doanh xăng dầu phải được tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001. Thương nhân kinh doanh xăng dầu có thể chứng minh bằng việc tự tổ chức duy trì các quy trình/quy chế, thủ tục, tài liệu của mình phù hợp với các nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn áp dụng và các quy định về quản lý đo lường, chất lượng quy định tại Thông tư.

Trường hợp, thương nhân kinh doanh xăng dầu có Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001 do tổ chức chứng nhận cấp (tổ chức chứng nhận là tổ chức đã đăng ký hoạt động chứng nhận theo quy định của pháp luật) thì Giấy chứng nhận này là bằng chứng chứng minh thương nhân kinh doanh xăng dầu đã xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL.

3. Về xây dựng quy chế kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về đo lường, chất lượng trong hoạt động kinh doanh xăng dầu, đề nghị các Chi cục TĐC hướng dẫn thương nhân tại địa phương bảo đảm các nội dung sau đê tuân thủ quy định tại Thông tư số 15

a) Quy chế kiểm tra, giám sát là quy định nội bộ về các biện pháp quản lý chất lượng của thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu; thương nhân phân phối; tổng đại lý nhằm đảm bảo toàn bộ đối tượng trong chuỗi kinh doanh xăng dầu của mình có trách nhiệm thực hiện và tuân thủ theo quy định tại Nghị định số 83/2014/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN và các văn bản có liên quan;

b) Quy chế này gồm tối thiểu các nội dung sau:

- Tần suất kiểm tra, giám sát các quy định nêu trong quy chế (trách nhiệm kiểm tra, người chịu sự kiểm tra, bằng chứng kiểm tra...);

- Lấy mẫu thử nghiệm chất lượng xăng dầu để đảm bảo kiểm soát chất lượng xăng dầu theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và tiêu chuân công bố áp dụng (tần suất lấy mẫu, địa điểm lấy mẫu, cách thức lấy mẫu, nơi thử nghiệm, hồ sơ lưu...).

4. Về mẫu Biên bản lấy mẫu, niêm phong, bàn giao mẫu và cam kết chất lượng xăng dầu (Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL) và mẫu Biên bản lấy mẫu, bàn giao mẫu và kiểm tra niêm phong (Mẫu 2.BBLM-BGM-KTNP) các Chi cục TĐC cần hướng dẫn thực hiện như sau:

a) Các mẫu biên bản có thể tách thành nhiều biên bản khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu, mô hình quản lý của từng thương nhân kinh doanh xăng dầu nhưng phải bảo đảm đủ các thông tin theo quy định của các mẫu Biên bản;

b) Đối với Biên bản lấy mẫu, niêm phong, bàn giao mẫu và cam kết chất lượng xăng dầu (Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL), có thể sử dụng bằng hình thức:

Bên giao xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu bộ hồ sơ chất lượng của lô xăng dầu giao nhận như cam kết chất lượng, hóa đơn (hoặc phiếu xuất kho), biên bản lấy mẫu xăng dầu tại phương tiện (nếu có), biên bản niêm phong kẹp chì phương tiện và các hồ sơ, biên bản khác. Các nội dung trong bộ hồ sơ này cần đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của Biên bản quy định tại Mẫu 1. BBLM- NP-BKHCN Thông tư số 15.

c) Đối với Biên bản lấy mẫu, bàn giao mẫu và kiểm tra niêm phong (Mẫu 2.BBLM-BGM-KTNP), có thể sử dụng bằng hình thức:

Trước khi nhận hàng, bên nhận xăng dầu tiến hành kiểm tra niêm phong kẹp chì của phương tiện, lấy mẫu, lập và lưu hồ sơ chất lượng của lô xăng dầu trước khi nhập hàng như biên bản kiểm tra niêm phong kẹp chì, biên bản lấy mẫu xăng dầu tại phương tiện và các hồ Sơ, biên bản khác. Các nội dung trong bộ hồ sơ này cần bảo đảm đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của Biên bản quy định tại Mẫu 2.BBLM-BGM-KTNP Thông tư số 15.

5. Nội dung lưu giữ hồ sơ chất lượng xăng dầu cần lưu ý hướng dẫn thực hiện và kiểm tra như sau (cụ thể đối với từng đối tượng thương nhân):

5.1. Đối với thương nhân nhập khẩu xăng dầu

Việc lưu trữ hồ sơ thực hiện theo quy định khoản 8 Điều 10 Thông tư số 15, cụ thể như sau:

- Lưu giữ tại kho (công ty, chi nhánh) nơi trực tiếp tiếp nhận lô xăng dầu nhập khẩu: Giấy chứng nhận hợp quy, Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc phạm vi áp dụng của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; tiêu chuẩn công bố áp dụng; kết quả thử nghiệm của từng lô hàng (ví dụ Phiếu kết quả thử nghiệm theo tiêu chuẩn công bố áp dụng…);

- Công bố và lưu giữ đầy đủ tiêu chuẩn công bố áp dụng đối với các loại xăng dầu kinh doanh trên thị trường. Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu;

- Lập, lưu giữ và cung cấp hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.2. Đối với thương nhân sản xuất, pha chế xăng dầu

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định khoản 10 Điều 13 Thông tư số 15, cục thuế:

- Lưu giữ hồ sơ đăng ký cơ sở pha chế xăng dầu và Giấy chứng nhận đăng ký cơ sở pha chế xăng dầu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp;

- Lưu giữ Giấy chứng nhận hợp quy, hồ sơ công bố hợp quy, Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy, tiêu chuẩn công bố áp dụng hiện hành đối với loại xăng dầu sản xuất, pha chế;

- Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bô áp dụng, bản sao (sao y bản chính) Giấy chứng nhận hợp quy cho bên nhận xăng dầu;

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.3. Đối với thương nhân phân phối

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định khoản 10 Điều 18 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ bản sao (sao y bản chính) Giấy chứng nhận hợp quy, bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế xăng dầu trong nước cung cấp; bản sao (sao y bản chính) Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng đối với xăng dầu nhập khẩu, bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân nhập khẩu xăng dầu cung cấp;

- Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu;

- Lưu giữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2.BBLM-BGM- KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp;

- Lập, lưu giữ và cung cấp hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cho bên nhận xăng dầu.

5.4. Đối với tổng đại lý

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định khoản 11 Điều 19 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu xăng dầu cung cấp;

- Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu;

- Luôn giữ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp;

- Lập, lưu giữ và cung cấp hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.5. Đối với đại lý, thương nhân nhận quyền bán lẻ

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định khoản 8 Điều 20 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu; thương nhân phân phối, tổng đại lý cung cấp;

- Lưu giữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp;

- Lưu giữ hồ sơ kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu.

5.6. Đối với cửa hàng xăng dầu

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định khoản 5 Điều 21 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL của thương nhân đầu mối hoặc tổng đại lý hoặc thương nhân phân phối xăng dầu; Lập và lưu giữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp;

- Lưu giữ hồ sơ kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu.

5.7. Đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ vận chuyển xăng dầu

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định khoản 4 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu của thương nhân đầu mối hoặc tổng đại lý;

- Lập và lưu giữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu của đại lý, cửa hàng bán lẻ xăng dầu.

Căn cứ vào nội dung hướng dẫn của Công văn này, Tổng cục đề nghị các Chi cục TĐC tiếp tục tổ chức hướng dẫn chi tiết cho các thương nhân đầu mối xăng dầu, tổ chức kiểm định, cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu và tổ chức, cá nhân liên quan tại địa phương thực hiện, bảo đảm đúng quy định của Thông tư số 15.

Công văn này thay thế Công văn số 562/TĐC-HCHQ ngày 06/4/2016 về việc hướng dẫn thực hiện Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN ngày 25/8/2015 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về quản lý đo lường, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu.

Trong quá trình thực hiện Thông tư số 15, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời bằng văn bản về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để được hướng dẫn hoặc xem xét kiến nghị sửa đổi, bổ sung các quy định cho phù hợp./.