Công văn 28/CCTTHC của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ về việc hướng dẫn tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về việc tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính tại công văn số 9109/VPCP-TCCV ngày 23 tháng 12 năm 2009, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ (sau đây gọi tắt là Tổ công tác chuyên trách) hướng dẫn các bộ, ngành cách thức tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính theo các nội dung sau.

I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA

Thông qua việc làm này, các bộ, ngành sẽ lượng hóa được các chi phí xã hội để tuân thủ các quy định về thủ tục hành chính. Trên cơ sở đó sẽ tính toán được lợi ích mang lại của các phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính; đề xuất được những giải pháp thực tiễn nhằm cắt giảm các khoản chi phí tuân thủ thủ tục hành chính hiện nay.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính là chi phí mà cá nhân, tổ chức phải gánh chịu để tuân thủ các quy định của một thủ tục hành chính nhất định. Trong khuôn khổ đề án 30, chi phí tuân thủ thủ tục hành chính được xác định gồm (1) chi phí hành chính, (2) chi phí tài chính gián tiếp, và (3) chi phí tài chính trực tiếp; trong đó:

- Chi phí hành chính là chi phí nhân công, chi phí quản lý và văn phòng (đối với doanh nghiệp) cho việc thu thập thông tin, xử lý hồ sơ, giấy tờ để hoàn thành bộ hồ sơ nộp cho các cơ quan hành chính nhà nước nhằm được giải quyết thủ tục hành chính.

- Chi phí tài chính gián tiếp: chi phí nhằm thay đổi mẫu mã sản phẩm, quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ, bổ sung thiết bị để tuân thủ yêu cầu đặt ra của thủ tục (ví dụ: để được cấp giấy phép kinh doanh karaoke, ngoài việc chuẩn bị hồ sơ theo quy định, người thực hiện thủ tục hành chính phải thiết kế, xây dựng và trang bị cho phòng karaoke đạt các tiêu chuẩn về cách âm, ánh sáng, an toàn, an ninh, v.v…). Chi phí tài chính gián tiếp thường được thể hiện thông qua việc tuân thủ các yêu cầu, điều kiện của thủ tục hành chính, bao gồm cả chi phí công chứng, chứng thực, mua mẫu đơn, tờ khai.

- Chi phí tài chính trực tiếp là phí, lệ phí để thực hiện thủ tục hành chính.

Việc tiến hành việc tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trong khuôn khổ đề án 30 được tiến hành theo bốn công đoạn bao gồm: (i) phân tích và chia nhỏ thủ tục hành chính thành những hoạt động có thể đo lường được chi phí; (ii) thu thập số liệu cần thiết phục vụ cho quá trình tính toán; (iii) phân tích số liệu và tiến hành tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính theo quy định hiện hành; và (iv) tính toán chi phí sau khi đơn giản hóa thủ tục hành chính và lập biểu đồ so sánh chi phí hiện tại và chi phí sau khi đơn giản hóa thủ tục hành chính.

1. Công đoạn 1: Phân tích và chia nhỏ thủ tục hành chính

Đây là việc phân tích trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ phải nộp và các yêu cầu, điều kiện của một thủ tục hành chính nhằm xác định các hoạt động cụ thể mà một cá nhân hoặc tổ chức phải trải qua khi thực hiện một thủ tục hành chính. Công đoạn này gồm 2 bước như sau:

Bước 1: Thông qua biểu mẫu thống kê thủ tục hành chính (biểu mẫu 1) và các mẫu đơn, tờ khai liên quan, xác định các nội dung, yêu cầu mà cá nhân, doanh nghiệp phải thực hiện như các quy định về thành phần hồ sơ phải nộp; các yêu cầu, điều kiện gắn với thủ tục hành chính phải tuân thủ; các khoản phí, lệ phí phải nộp.

Bước 2: Thông qua tham khảo thực tiễn thực hiện thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước cũng như phỏng vấn các đối tượng thực hiện thủ tục hành chính (cá nhân, tổ chức), xác định các hoạt động cụ thể mà cá nhân, tổ chức phải thực hiện để hoàn thành các nội dung, yêu cầu do cơ quan hành chính nhà nước đặt ra (được xác định tại bước 1).

2. Công đoạn 2: thu thập, phân tích số liệu

Số liệu có thể được thu thập từ các nguồn khác nhau, như từ các nghiên cứu đã được thực hiện, số liệu thống kê từ các bộ, ngành, các cơ quan địa phương, Tổng cục Thống kê, các trang web, hiệp hội doanh nghiệp, các cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính, hoặc phỏng vấn trực tiếp cá nhân, tổ chức đã thực hiện thủ tục hành chính. Việc thu thập số liệu cần tuân thủ hai nguyên tắc:

- Thu thập số liệu ứng với cá nhân, tổ chức hoạt động với hiệu quả bình thường: loại bỏ số liệu gắn với các cá nhân, tổ chức hoạt động với hiệu suất quá cao hoặc quá thấp.

- Tiếp cận cẩn trọng: lựa chọn số liệu ở mức trung bình thấp nếu có nhiều nguồn số liệu quá chênh lệch nhau

Các loại số liệu cần thu thập bao gồm:

Lưu ý: do hạn chế về thời gian và nguồn lực, việc tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính theo cách thức hướng dẫn trong công văn này không yêu cầu tính chính xác theo các nguyên tắc thống kê. Tuy nhiên, để bảo đảm tính thuyết phục của việc tính toán, cần tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc tiếp cận cẩn trọng đã nêu trên trong việc thu thập số liệu. Như vậy, chi phí tuân thủ thủ tục hành chính nếu tính theo các nguyên tắc thống kê sẽ luôn ở mức cao hơn con số tính toán theo hướng dẫn tại công văn này, vì các số liệu dùng để tính toán đã được chọn ở mức trung bình thấp.

3. Công đoạn 3: nhập số liệu và tính toán

Sử dụng các số liệu đã thu thập ở trên để điền vào file excel “Bảng ứng dụng tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính” do Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ xây dựng (xem phụ lục 1). File excel này đã có các công thức cần thiết. Người sử dụng chỉ cần nhập các dữ liệu vào các ô có liên quan mà không cần phải lập công thức. Nêu rõ nguồn dữ liệu thu thập được trong cột ghi chú của file excel nêu trên (ví dụ: theo định mức do Tổ công tác chuyên trách cung cấp; theo văn bản pháp luật (nếu rõ tên, số, ký hiệu văn bản); do vụ, cục chức năng cung cấp, v.v…)

Sau khi điền đủ và đúng số liệu, bảng excel sẽ tự động tính toán các chi phí tuân thủ thủ tục hành chính và cho biết số liệu theo từng hoạt động của thủ tục hành chính và tổng cộng đối với các thủ tục hành chính.

4. Công đoạn 4: tính toán chi phí theo phương án đơn giản hóa

- Trường hợp kiến nghị giữ nguyên thủ tục hành chính: không phải thực hiện công đoạn này.

- Trường hợp kiến nghị bãi bỏ, hủy bỏ thủ tục hành chính:

+ Nếu thủ tục hành chính được kiến nghị bãi bỏ, hủy bỏ hoàn toàn, chi phí thực hiện thủ tục hành chính sau khi đơn giản hóa được tính bằng 0.

+ Nếu thủ tục hành chính được kiến nghị bãi bỏ, hủy bỏ nhưng các yêu cầu, điều kiện vẫn tồn tại, như việc kiến nghị bãi bỏ thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật và chuyển sang hình thức kinh doanh có điều kiện nhưng không cần cấp phép, thực hiện tính toán chi phí tìm hiểu các quy định có liên quan nhằm tuân thủ các quy định đó.

- Trường hợp kiến nghị đơn giản hóa thủ tục hành chính:

Căn cứ vào phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính, cập nhật và điều chỉnh các chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trên cơ sở các số liệu đã có trước khi đơn giản hóa thủ tục hành chính trong bảng CHI PHÍ SAU ĐGH. Việc cập nhật và điều chỉnh có thể bao gồm:

+ Cắt bỏ một số hoạt động trong thủ tục hành chính.

+ Giảm thời gian thực hiện đối với từng hoạt động trong thủ tục hành chính (thông qua việc đơn giản hóa mẫu đơn, tờ khai, áp dụng cách thức thực hiện tiên tiến, loại bỏ yêu cầu công chứng, chứng thực, …)

+ Giảm những chi phí tài chính gián tiếp thông qua việc cắt giảm các yêu cầu, điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính

+ Giảm phí và lệ phí để thực hiện thủ tục hành chính.

+ Giảm số lượng đối tượng tuân thủ thủ tục hành chính.

+ Giảm tần suất thực hiện thủ tục hành chính thông qua việc giảm thời gian báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền (khai thuế, báo cáo hoạt động internet, v.v.) và kéo dài thời hạn của các loại giấy phép, chứng chỉ, đăng ký, v.v.

Sau khi điền đủ và đúng số liệu, bảng excel sẽ tự động tính toán các chi phí tuân thủ thủ tục hành chính theo phương án đơn giản hóa, đồng thời hệ thống tự động cập nhật, tạo biểu đồ so sánh chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trước và sau khi đơn giản hóa.

Lưu ý: trong khuôn khổ đề án 30, việc rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính tương đương với việc giảm chi phí cơ hội cho cá nhân, tổ chức không được tính vào chi phí tuân thủ thủ tục hành chính. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, việc rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với cá nhân, tổ chức, giúp cá nhân, tổ chức hưởng lợi đáng kể từ giải pháp rút ngắn thời gian này thì cơ quan tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính có thể quyết định thực hiện tính toán các chi phí cơ hội gắn với việc rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính nhằm chứng minh lợi ích của phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính. Ví dụ: việc rút ngắn thời gian hoàn thuế giá trị gia tăng giúp doanh nghiệp sớm được bổ sung nguồn vốn kinh doanh.

III. TRIỂN KHAI THỰC HIỆN TÍNH TOÁN CHI PHÍ TUÂN THỦ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Tổ công tác thực hiện đề án 30 tại các bộ, ngành chủ trì, phối hợp với các vụ, cục chức năng tiến hành tính toán chi phí tuân thủ của tất cả các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của bộ theo đúng hướng dẫn của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ.

Cán bộ chịu trách nhiệm tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính sử dụng hướng dẫn tại công văn này; ví dụ minh họa cách thức tính toán chi phí tuân thủ thủ tục Cấp chứng chỉ hành nghề kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật (phụ lục 3, 4); file excel “Bảng ứng dụng tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính” đăng tải trên trang www.thutuchanhchinh.vn, mục Văn bản để thực hiện.

Việc tính toán chi phí tuân thủ các thủ tục hành chính và lợi ích của việc đơn giản hóa thủ tục hành chính phải hoàn thành và gửi kết quả dưới dạng bản in và bản điện tử cùng với kết quả rà soát các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của các bộ, ngành về Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ trong ngày 28 tháng 2 năm 2010.

PHỤ LỤC 1

BẢNG ỨNG DỤNG TÍNH TOÁN CHI PHÍ TUÂN THỦ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
(Kèm theo công văn số 28/CCTTHC ngày 15 tháng 01 năm 2010 của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ)

BẢNG ỨNG DỤNG TÍNH TOÁN
CHI PHÍ TUÂN THỦ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

CÔNG THỨC TỔNG QUÁT:

CHI PHÍ TUÂN THỦ TTHC = CHI PHÍ HÀNH CHÍNH + CHI PHÍ TÀI CHÍNH GIÁN TIẾP + CHI PHÍ TÀI CHÍNH TRỰC TIẾP

GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ

Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính: là chi phí mà cá nhân, tổ chức phải gánh chịu để tuân thủ các quy định của một thủ tục hành chính nhất định.

Chi phí hành chính: là chi phí nhân công, chi phí quản lý và văn phòng (đối với doanh nghiệp) cho việc thu thập thông tin, xử lý hồ sơ, giấy tờ để hoàn thành bộ hồ sơ nộp cho các cơ quan hành chính nhà nước nhằm được giải quyết thủ tục hành chính

Chi phí tài chính gián tiếp: chi phí nhằm thay đổi mẫu mã sản phẩm, quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ, bổ sung thiết bị để tuân thủ yêu cầu đặt ra của thủ tục (ví dụ: để được cấp giấy phép kinh doanh karaoke, ngoài việc chuẩn bị hồ sơ theo quy định, người thực hiện thủ tục hành chính phải thiết kế, xây dựng và trang bị cho phòng karaoke đạt các tiêu chuẩn về cách âm, ánh sáng, an toàn, an ninh, v.v…). Chi phí tài chính gián tiếp thường được thể hiện thông qua việc tuân thủ các yêu cầu, điều kiện.

Chi phí tài chính trực tiếp: là phí, lệ phí để thực hiện thủ tục hành chính.

TÊN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH:

TÊN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH:

SO SÁNH LỢI ÍCH ĐƠN GIẢN HÓA

Chi phí tuân thủ TTHC trước và sau khi đơn giản hóa

Chi phí tuân thủ TTHC còn lại (màu nâu) và Chi phí tuân thủ TTHC cắt giảm được (màu xanh) sau đề xuất cải cách

0%

PHỤ LỤC 2

ĐỊNH MỨC MỘT SỐ LOẠI CHI PHÍ ĐỂ TÍNH TOÁN CHI PHÍ TUÂN THỦ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
(Kèm theo công văn số 28/CCTTHC ngày 15 tháng 01 năm 2010 của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ)

1. Tiền lương theo tháng bình quân của người lao động trong năm 2009 tại các doanh nghiệp: 2.800.000 đồng/người (nguồn: Vụ Lao động và tiền lương, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội)

2. Tiền lương theo tháng của người lao động tại các doanh nghiệp nhà nước trong một số ngành, lĩnh vực trong năm 2008 (nguồn: website Tổng cục Thống kê)

 3. Tiền lương theo tháng của người quản lý tại các doanh nghiệp: áp dụng mức bằng 5 lần tiền lương theo tháng của người lao động tại các doanh nghiệp thuộc các ngành, lĩnh vực tương ứng.

4. Định mức của một số loại chi phí khác

PHỤ LỤC 3

VÍ DỤ VỀ CÁCH THỨC TÍNH TOÁN CHI PHÍ TUÂN THỦ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ KINH DOANH THUỐC BẢO VỆ THỰC VẬT
(Kèm theo công văn số 28/CCTTHC ngày 15 tháng 01 năm 2010 của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ)

Bước 1. Căn cứ vào biểu mẫu 1, các mẫu đơn, tờ khai và yêu cầu, điều kiện của thủ tục, xác định các nội dung phải tuân thủ và các hoath động chi tiết

Minh họa nhập dữ liệu: Mở bảng Chi phí hiện tại và nhập thông tin về các hoạt động. Xóa bỏ các dòng thừa nhưng vẫn giữ nguyên dòng TỔNG

Bước 2: thu thập số liệu

Minh họa nhập dữ liệu: Mở bảng LƯƠNG, CHI PHÍ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN LÝ

Sau khi đã nhập mức lương vào bảng Lương, quản lý và văn phòng, chi phí lương sẽ được tự động cập nhật vào bảng tính Chi phí hiện tại và Chi phí sau ĐGH. Lưu ý không chỉnh sửa ô này.

Nhập số liệu về thời gian thực hiện các hoạt động

Nhập số liệu chi phí tài chính trực tiếp và gián tiếp

Nhập số liệu về số lượt đối tượng thực hiện và tần suất. Lưu ý: trường hợp TTHC quy định đối tượng khác nhau phải thực hiện các hoạt động khác nhau thì phải điều chỉnh số liệu về số lượt đối tượng tuân thủ.

Kết quả: Sau khi hoàn thành việc nhập số liệu, hệ thống sẽ tự tính toán ra Tổng chi phí tuân thủ thủ tục hành chính

Tính toán chi phí sau ĐGH: Trường hợp kiến nghị bãi bỏ TTHC này thay bằng quy định đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện nhưng miễn cấp phép, cá nhân có nhu cầu kinh doanh ngành nghề này sẽ không phải thực hiện TTHC này nữa nhưng phải tìm hiểu các điều kiện kinh doanh tương ứng. Chi phí này thể hiện trong bảng dưới đây

Kết xuất bản đồ

Chi phí tuân thủ TTHC trước và sau khi đơn giản hóa

PHỤ LỤC 4

BẢNG TÍNH CHI PHÍ TUÂN THỦ THỦ TỤC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ BUÔN BÁN THUỐC BẢO VỆ THỰC VẬT
(Kèm theo công văn số 28/CCTTHC ngày 15 tháng 01 năm 2010 của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ)

TÊN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH: Cấp chứng chỉ hành nghề buôn bán thuốc bảo vệ thực vật

TÊN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH: Cấp chứng chỉ hành nghề buôn bán thuốc bảo vệ thực vật

SO SÁNH LỢI ÍCH CỦA ĐƠN GIẢN HÓA

Chi phí tuân thủ TTHC trước và sau khi đơn giản hóa

Chi phí tuân thủ TTHC còn lại (màu nâu) và Chi phí tuân thủ TTHC cắt giảm được (màu xanh) sau đề xuất cải cách