Công văn 1378/TCT-DNL 2018 chứng từ điện tử đối với thanh toán hoa hồng

Kính gửi: Tổng công ty CP Bảo hiểm Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.
(Địa chỉ: Tầng 10, 11 Tòa nhà 126 Đội Cấn, Quận Ba Đình, Hà Nội)

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 349/CV-VBI5 ngày 14/03/2018 của Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam về chứng từ điện tử liên quan đến thanh toán hoa hồng cho đại lý cá nhân. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Khoản 1 Điều 16 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội quy định về nội dung chứng từ kế toán:

“1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.".

Tại Khoản 1 Điều 17 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội quy định chứng từ điện tử:

"1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, địa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.".

Tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 18 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội quy định lập và lưu trữ chứng từ kế toán:

"1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này...".

Tại Khoản 4 Điều 19 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội quy định ký chứng từ kế toán:

"4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.".

Tại Điều 10 Mục 1 chương II Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội quy định hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu:

"Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác."

Tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC:

"Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.".

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam sử dụng Bảng đối trừ phí bảo hiểm và hoa hồng đại lý là chứng từ kế toán được lập dưới hình thức điện tử đáp ứng quy định của Luật Kế toán, Luật Giao dịch điện tử thì Bảng đối trừ phí bảo hiểm và hoa hồng đại lý được coi là chứng từ điện tử. Đối với khoản chi phí hoa hồng đại lý Tổng công ty trả cho các đại lý bảo hiểm cá nhân phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đủ chứng từ theo quy định thì khoản chi trả hoa hồng đại lý này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Tổng cục Thuế trả lời để Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam được biết và thực hiện./.