Quyết định 469/1998/QĐ-NHNN2 của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước

QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC  VIỆT NAM

SỐ 469/1998/QĐ-NHNN2 NGÀY 31 THÁNG 12 NĂM 1998 VỀ VIỆC

BAN HÀNH QUY TRÌNH KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ CHUYỂN TIỀN

ĐIỆN TỬ TRONG HỆ THỐNG NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997;

- Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/03/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn  và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

- Căn cứ Quyết định số 196/TTg ngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng các dữ liệu thông tin trên vật mang tin để làm chứng từ kế toán của các Ngân hàng và Tổ chức Tín dụng;

- Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính Ngân hàng Nhà nước;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước"

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3.  Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Cục trưởng Cục Công nghệ Tin học Ngân hàng, Vụ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước và Cục quản trị chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử

trong hệ thống ngân hàng nhà nước

(Ban hành kèm theo Quyết định số 469/1998/QĐ-NHNN2

ngày 31 tháng 12 năm 1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

PHẦN I

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng

Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử này quy định các thủ tục và trình tự xử lý về kiểm soát và hạch toán kế toán  các khoản chuyển tiền giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước với nhau, bao gồm chuyển tiền thuộc hoạt động nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước hoặc hoạt động thanh toán, điều chuyển vốn của các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.

Điều 2. Kiểm soát và đối chiếu trong chuyển tiền điện tử

Chuyển tiền điền tử giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước (đơn vị liên hàng cũ) theo quy trình này được thực hiện theo phương thức kiểm soát và đối chiếu trung trên hệ thống máy vi tính theo quy trình: Việc chuyển tiền từ Ngân hàng A sẽ phải qua Vụ Kế toán - Tài chính (Ngân hàng Nhà nước) để kiểm soát trước khi Ngân hàng B nhận được.

1/ Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm kiểm soát và đối chiếu toàn bộ doanh số chuyển tiền phát sinh giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước;

2/ Các đơn vị chuyển tiền điện tử (các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước và Cục Quản trị) có nhiệm vụ lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày theo quy định để phục vụ cho việc kiểm soát, đối chiếu tập trung tại Vụ Kế toán - Tài chính.

Điều 3. Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử

Chứng từ ghi sổ trong kế toán chuyển tiền điện tử là Lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử). Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập Lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán sử dụng để chuyển tiền thanh toán liên hàng và liên ngân hàng theo chế độ hiện hành.

1/ Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ số liên do Ngân hàng Nhà nưóc quy định và phải đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ theo quy định tại chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

2/ Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do Ngân hàng Nhà nước quy định  cụ thể và phải thực hiện đúng các quy định  có liên quan tại Quy chế về lập, sử  dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 308/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Điều 4. Chuyển tiền Nợ trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước

Tất cả các khoản chuyển tiền Nợ  trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước đều phải có uỷ quyền trước, trong đó:

1/  Các khoản chuyển tiền Nợ sau đây của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước được mặc nhiên coi là chuyển tiền Nợ có uỷ quyền (không cần Hợp đồng chuyển Nợ):

- Điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh toán (theo lệnh của cấp có thẩm quyền) giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước với nhau;

- Chuyển số chênh lệch thiếu (số tiền kiểm đếm thực tế nhỏ hơn số tiền ghi trên chứng từ) khi điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh toán giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước theo biên bản kết quả kiểm đếm của Hội đồng giao nhận kiểm đếm.

- Thanh toán séc chuyển tiền, thư tín dụng do Ngân hàng Nhà nước phát hành;

- Đòi tiền nhượng giấy tờ in quan trọng giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước;

- Thanh toán mua hộ ngoại tệ cho Ngân hàng Nhà nước

- Chuyển số chênh lệch thu nhỏ hơn chi của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước về Vụ Kế toán - Tài chính sau khi quyết toán được duyệt;

- Chuyển giá trị còn lại (chưa khấu hao hết) của tài sản cố định khi được phép thanh lý hoặc điều chuyển;

- Thanh toán Tín phiếu, Trái phiếu Ngân hàng Nhà nước và  Tín phiếu, Trái phiếu Kho Bạc Nhà nước đến hạn;

- Chuyển tiền Nợ trong các trường hợp từ  chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ và chuyển tiêu số liệu quyết toán chuyển tiền;

- Đối với chuyển các khoản Nợ về tạm ứng phải có văn bản đề nghị của thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Nhà nước nhận Nợ trong phạm vi chế độ tạm ứng cho phép.

2/ Đối với các khoản chuyển tiền Nợ của khách hàng (các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước): Các bên khách hàng phải ký Hợp đồng chuyển Nợ với nhau và phải đựơc Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính) chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

Điều 5. Chuyển tiền giá trị cao và chuyển tiền khẩn

- Chuyển tiền giá trị cao là chuyển tiền Có có giá trị từ 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng) trở lên.

- Các chuyển tiền khẩn là các chuyển tiền Có mà khách hàng yêu cầu chuyển  khẩn.

Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải ưu tiên xử lý ngay các chuyển tiền khẩn, chuyển tiền giá trị cao khi tiếp cận được.

Điều 6. Thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử

Thời điểm này chỉ áp dụng khi thực hiện chuyển tiền điện tử, các giao dịch khác vẫn thực hiện theo các quy định hiện hành

1/ Các thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử được quy định như sau:

- Thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền trong ngày là 14 giờ 30 của ngày làm việc: Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ nhận chứng từ chuyển tiền của khách hàng (chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử) đến 14 giờ 30 và xử lý chuyển ngay trong ngày. Các chứng từ nhận sau  14 giờ 30 sẽ được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo;

- Thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày là 15 giờ 00 của ngày làm việc. Riêng Vụ Kế toán - Tài chính ngừng chuyển cho các đơn vị là 15 giờ 30. Sau 15 giờ 30 đến 16 giờ 30, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ đối chiếu và xác nhận số liệu chuyển tiền đi và chuyển tiền đến với các đơn vị Ngân hàng A và Ngân hàng B;

- Thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền đến trong ngày là 16 giờ 00 của ngày làm việc;

- Thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày là 16 giờ 30 của ngày làm việc.

2/ Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện chuyển tiền điện tử phải chấp hành đúng quy định về thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền  điện tử trên đây để đảm bảo chuyển tiền được tiến hành thuận lợi, chính xác, kịp thời và an toàn tài sản.

PHẦN II

THỦ TỤC KẾ TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠI

CÁC ĐƠN VỊ NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

I/ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC PHÁT SINH CHUYỂN TIỀN ĐI

(NGÂN HÀNG  A)

Điều 7. Nhiệm vụ xử lý chuyển tiền đi

1/ Nhiệm vụ xử lý của Kế toán viên giữ tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản nội bộ (từ đây gọi tắt là  kế toán viên giao dịch)

1.1- Đối với chứng từ giấy:

- Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;

- Đối chiếu kiểm soát số dư tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ thanh toán chuyển tiền;

- Hạch toán vào tài khoản thích hợp (nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp, đủ số dư);

- Nhập vào máy vi tính (tạo) các dữ liệu gốc chuyển tiền sau đây:

+ Tài khoản chuyển tiền;

+ Người phát lệnh và người nhận lệnh;

+ Địa chỉ/số CMND của người phát lệnh và người nhận lệnh;

+ Tài khoản của người phát lệnh và người nhận lệnh;

+ Tên và Mã ngân hàng phục vụ người phát lệnh và ngân hàng phục                  vụ người nhận lệnh;

+ Nội dung chuyển tiền;

+ Số tiền bằng số, bằng chữ.

- Kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền điện tử (từ đây gọi tắt là kế toán viên chuyển tiền ) xử lý tiếp.

1.2- Đối với chứng từ điện tử:

Khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ theo quy định đối với chứng từ điện tử, cụ thể phải  thực hiện:

a/ Kiểm soát kỹ thuật thông tin:

- Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định;

- Các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã đã quy định;

- Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định, kiểm soát bảo đảm không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ;

- Nội dung chứng từ hợp lệ.

b/ Kiểm soát nội dung nghiệp vụ:

- Kiểm tra chữ ký điện tử, kỹ hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên chứng từ;

- Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dư tài khoản để chi trả số tiền trên chứng từ;

- Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.

Nếu chứng từ không có sai sót thì kế toán viên giao dịch in (chuyển hoá) chứng từ điện tử ra giấy (1 liên, để phục vụ cho các khâu kiểm soát sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng) và xử lý;

c/ Hạch toán và nhập (tạo) dữ liệu gốc chuyển tiền:

- Nếu chưa có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử: Kế toán viên giao dịch phải căn cứ chứng  từ in ra (chứng từ điện tử đã chuyển hoá) để hạch toán và nhập dữ liệu như đối với xử lý chứng từ giấy đã quy định tại khoản 1 điều này.

- Nếu có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử thì xử lý dữ liệu theo quy định của chương trình phần mềm để hạch toán và tạo đầy đủ các dữ liệu chuyển tiền.

d/ Luân chuyển chứng từ: Kế toán viên giao dịch phải kiểm soát lại việc hạch toán và nhập dữ liệu chuyển tiền, ký vào  chứng từ (cả chứng từ giấy in ra và chứng từ điện tử) sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng vi tính chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển tiền cho kế toán viên chuyển tiền xử lý tiếp trước khi người kiểm soát xử lý.

2. Nhiệm vụ xử lý của kế toán viên chuyển tiền:

2.1- Kiểm soát: Khi tiếp nhận chứng từ (chứng từ gốc bằng giấy hoặc chứng từ in ra) và dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán viên giao dịch. Đối với Lệnh chuyển Nợ còn phải kiểm tra có uỷ quyền không? Nếu phát hiện bất kỳ sai sót gì trên chứng từ hoặc dữ liệu phải chuyển chứng từ lại cho kế toán viên giao dịch để xử lý lại. Kế toán viên chuyển tiền nhất thiết không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng như dữ liệu đã nhập của kế toán viên giao dịch (chương trình không cho phép). Nếu không có sai sót thì xác định ngay chuyển tiền giá trị thấp hay chuyển tiền khẩn, chuyển tiền giá trị cao để xử lý cho thích hợp.

2.2- Lập Lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền lập riêng cho từng chứng từ  thanh toán. Ngoài các dữ liệu đã được kế toán viên giao dịch nhập vào (tạo), kế toán viên chuyển tiền bổ sung thêm các dữ liệu quy định còn lại để hoàn chỉnh Lệnh chuyển tiền theo đúng mẫu quy định (mẫu tại phụ lục số 1). Các dữ liệu này bao gồm:

- Số lệnh;

- Ngày lập lệnh;

- Mã chứng từ và loại nghiệp vụ;

- Ngày giá trị;

- Tên và mã Ngân hàng Nhà nước A và Ngân hàng Nhà nước B;

- Mã ngân hàng phục vụ người phát lệnh và ngân hàng phục vụ người nhận lệnh (nhập lại để kiểm soát);

- Số tiền bằng số (nhập lại để kiểm soát).

Sau khi đã vào đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền phải ký vào chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra) đồng thời ghi chữ kỹ điện tử của mình vào Lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển chứng từ giấy và file (tệp) dữ liệu chuyển tiền cho người kiểm soát để kiểm soát tiếp và ký duyệt cho chuyển đi.

3/ Nhiệm vụ xử lỹ của người kiểm soát:

Người kiểm soát phải sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu (yếu tố) của Lệnh chuyển tiền vừa lập, đảm bảo dữ  liệu đã được nhập đẩy đủ, chính xác, theo đúng mẫu  biểu, dữ liệu theo đúng chứng từ chuyển tiền khách hàng nộp vào (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) và chữ kỹ của kế toán viên giao dịch, kế toán viên chuyển tiền theo quy định. Nếu có sai lệch thì phải chuyển lại cho kế toán viên giao dịch hoặc kế toán viên chuyển tiền để xử lý lại. Người kiểm soát không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của Lệnh chuyển tiền (chương trình không cho phép). Nếu đúng, người kiểm soát duyệt (ghi chữ ký điện tử vào Lệnh chuyển tiền) để chuyển đi.

Điều 8. Hạch toán và xử lý các khoản chuyển tiền đi.

1/ Khi gửi Lệnh chuyển tiền đi:

- Đối với Lệnh chuyển Có:

Nợ TK Thích hợp của đơn vị chuyển

Có TK Chuyển tiền đi năm nay.

- Đối với Lệnh chuyển Nợ:

Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay

Có TK Nội bộ thích hợp (đối với Lệnh chuyển Nợ của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước)  hoặc TK Các khoản chờ thanh toán khác (đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền của khách hàng).

Khi nhận được Thông báo chấp nhận chuyển Nợ của Ngân hàng B, Ngân hàng A sẽ trả tiền cho khách hàng (lập phiếu chuyển khoản để ghi Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác, ghi Có TK khách hàng thích hợp).

2/ Xử lý đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao: Ngân hàng A còn phải làm thủ tục xác nhận như sau:

Ngay khi nhận được Yêu cầu xác nhận của Ngân hàng B, kế toán viên chuyển tiền phải kiểm soát và đối chiếu lại với Lệnh chuyển Có giá trị cao đã gửi đi, nếu đúng thì nhập dữ liệu xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao, in ra giấy và ký (cả chữ ký tay và chữ ký điện tử) để chuyển sang Người kiểm soát.

Người kiểm  soát phải kiểm soát lại, nếu không có sai sót thì ghi chữ ký điện tử lên điện xác nhận, truyền lại ngay cho Ngân hàng B.

3/ Xử lý trong trường hợp nhận được Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) của Ngân hàng B, Ngân hàng A phải kiểm soát lại chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán:

+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Nợ: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ của Ngân hàng B ghi:

Nợ TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Có)

Có TK Chuyển tiền đến năm nay.

+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B ghi:

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay

Có TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã trích chuyển).

Ngân hàng A phải gửi lại cho khách hàng Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền.

4/ Xử lý trường hợp do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, không gửi được Lệnh chuyển tiền đi:

Sau thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày, Ngân hàng A lập "Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử" và thông báo ngay cho khách hàng biết (nếu có điều kiện thông tin liên lạc) về tình trạng của Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được do sự cố kỹ  thuật hoặc truyền tin. Xử lý các Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được như sau:

- Trả lại chứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu);

- Hoặc ghi nhập "Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật" (nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại được). Sang ngày làm việc hôm sau, khi đã khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất "Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật".

II/ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC NHẬN CHUYỂN TIỀN ĐẾN

(NGÂN HÀNG B):

Điều 9. Quy trình xử lý và hạch toán chuyển tiền đến

1/ Kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến:

- Người kiểm soát: Khi nhận được Lệnh chuyển tiền của Ngân hàng A (qua Vụ Kế toán - Tài chính), người kiểm soát phải sử dụng mật mã và chương trình tính, kiểm soát chữ kỹ điện tử của Vụ Kế toán - Tài chính (từ đây gọi tắt là chương trình) để xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền để xử lý tiếp.

- Kế toán viên chuyển tiền phải in Lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy (2 liên) sau đó kiểm soát kỹ các yếu tố của Lệnh chuyển tiền đến để xác định:

+ Có đúng Lệnh chuyển tiền gửi cho Ngân hàng mình không?

+ Các yếu tố trên Lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không? (Lệnh chuyển Nợ thì có uỷ quyền không ?)

+ Nội dung có gì nghi vấn không ?

Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào Lệnh chuyển tiền in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý, hạch toán thích hợp.

- Kế toán viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán cho khách hàng.

2/ Hạch toán:

2.1- Đối với Lệnh chuyển Có đến:

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay

Có TK Thích hợp (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng, ...)

Đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao trước khi trả triền cho khách hàng còn phải làm thủ tục xác nhận như sau:

- Khi nhận được Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính sẽ tự động tạo điện yêu cầu xác nhận (theo phụ lục số 11a). Kế toán viên chuyển tiền phải kiểm soát lại sau đó gửi (truyền) ngay cho Ngân hàng A dưới dạng điện giao dịch.

- Khi nhận được điện Xác nhận của Ngân hàng A, người kiểm soát giải mã và kiểm soát tính xác thực của điện Xác nhận sau đó  chuyển cho Kế toán viên chuyển tiền in ra, đính kèm với Lệnh chuyển Có giá trị cao trả tiền cho khách hàng. Trường hợp sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày vẫn không nhận được điện Xác nhận của Ngân hàng A thì Ngân hàng B hạch toán Lệnh chuyển Có giá trị cao vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý.

2.2- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:

- Trường hợp chuyển Nợ của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước:

Nợ TK nội bộ thích hợp

Có TK Chuyển tiền đến năm nay.

- Trường hợp chuyển Nợ của khách hàng:

Chỉ Lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên tài khoản của người nhận lệnh có đủ tiền để trả thì Ngân hàng B mới hạch toán:

Nợ TK Tiền gửi của người nhận lệnh (người phải trả).

Có TK Chuyển tiền đến năm nay.

Sau đó phải gửi ngay Thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho Ngân hàng A (qua Vụ Kế toán - Tài chính) và báo Nợ cho khách hàng.

- Đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền đến nhưng khách hàng không đủ khả năng thanh toán:

+ Ngân hàng B phải thông báo ngay cho khách hàng (ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước) nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định (tối đa là 02 giờ làm việc kể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ đến).

+ Trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B hạch toán:

Nợ TK Thích hợp của khách hàng (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng...)

Có TK Chuyển tiền đến năm nay.

Hết thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ và căn cứ vào Thông báo này lập Lệnh chuyển Nợ đi để chuyển trả lại Ngân hàng A. Trong trường hợp này hạch toán:

Căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ đến ghi:

Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.

Có TK Chuyển tiền đến năm nay.

Căn cứ vào Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ để lập Lệnh chuyển Nợ đi gửi Ngân hàng A:

Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay.

Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.

Ngân hàng B phải mở Sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ đến không thanh toán được để có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền điện tử theo quy định.

2.3-Đối với Lệnh chuyển tiền khẩn:

Ngân hàng B phải thực hiện theo quy định tại Điều 10 của Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

PHẦN III

KIỂM SOÁT VÀ ĐỐI CHIÊÚ TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ

I/ TẠI CÁC ĐƠN VỊ CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ:

Điều 10. Lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày.

Về nguyên tắc, các đơn vị chuyển tiền đi và đơn vị nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành việc lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày và gửi (truyền) Vụ Kế toán - Tài chính ngay trong ngày phát sinh chuyển tiền (trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin).

Báo cáo chuyển tiền đi và đến trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử được thiết kế và lập theo mẫu tại phụ  lục số 4 và 5. Báo cáo chuyển tiền trong ngày phải được mã hoá, có  chữ ký điện tử của người lập, người kiểm soát và được bảo quản chặt chẽ như các báo cáo kế toán của Ngân hàng Nhà nước:

- Ngay sau thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày theo quy định, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải lập và gửi (truyền) ngay Vụ Kế toán - Tài chính "Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày" (phụ lục số 4).

- Ngay sau thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền đến trong ngày, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải lập và gửi (truyền) ngay Vụ Kế toán - Tài chính "Báo cáo nhận chuyển tiền đến trong ngày" (phụ lục số 5).

Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải thực hiện đầy đủ các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ theo đúng chương trình phần mềm đối với công việc này để việc lập và gửi Báo cáo chuyển tiền hàng ngày được chính xác, kịp thời đúng theo quy định.

Điều 11. Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày

Khi nhận được "Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán -Tài chính đã nhận được trong ngày" (phụ lục 6) và "Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày" (phụ lục 7) của Vụ Kế toán - Tài chính, các đơn vị chuyển tiền điền tử phải đối chiếu với các Lệnh chuyển tiền đã hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đi năm nay và tài khoản chuyển tiền đến năm nay và với Báo cáo chuyển tiền trong ngày, nếu số liệu khớp đúng hoàn toàn thì mới được phép lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh chuyển tiền.

Điều 12. Xử lý các sai  sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu chuyển tiền.

- Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm:

+ Chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày;

+ Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng;

+ Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.

- Khi phát hiện sai sót, đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra soát ngay Vụ Kế toán - Tài chính (nếu sai sót do đơn vị phát hiện) hoặc trả lời  tra soát (nếu sai  sót do Vụ Kế toán - Tài chính phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.

- Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu, đơn vị chuyển tiền điện tử phải phối hợp với Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị có liên quan xử lý xong  ngay trong ngày phát hiện sai sót, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin.

1/ Trường hợp chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày:

Nếu đơn vị chuyển tiền điện tử chưa gửi (truyền) Báo cáo chuyển tiền trong ngày tới Vụ Kế toán - Tài chính thì phải truyền ngay theo quy định tại Điều 10 trên đây.

2/ Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển  tiền điện tử có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính không có hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền ) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng).

Đơn vị chuyển tiền điện tử phải rà soát lại các Lệnh chuyển tiền  gửi đi và nhận được và khâu lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày để xác định rõ nguyên nhân, lập Biên bản và xử lý:

- Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền không phải của mình hoặc Lệnh chuyển tiền bị thất lạc phải thông báo ngay cho Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị có liên quan (Ngân hàng A hoặc Ngân hàng B) để có biện pháp xử lý thích hợp và có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị có liên quan giải quyết kịp thời, đảm bảo an toàn tài sản.

- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì đơn vị được phép điều chỉnh lại theo hướng dẫn của Vụ Kế toán - Tài chính.

3/ Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin:

Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến cuối ngày làm việc - thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, vẫn không gửi được hoặc không gửi hết Báo cáo chuyển tiền trong ngày về Vụ Kế toán - Tài chính thì đơn vị chuyển tiền điện tử phải lập "Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điền tử". Biên bản này kèm với Báo cáo chuyển tiền trong ngày (in ra giấy và ký tên, đóng dấu đơn vị) để ghi Sổ theo dõi Báo cáo chuyển tiền trong ngày chưa gửi đi, ngày hôm sau xử lý gửi đi. Sang ngày làm việc tiếp theo, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, đơn vị chuyển tiền điện tử phải truyền ngay Báo cáo chuyển tiền đó tới Vụ Kế toán - Tài chính.

Báo cáo chuyển tiền của ngày bị ảnh hưởng sự cố phải được lập và truyền riêng, không được lập chung với báo cáo chuyển tiền của (những) ngày kế tiếp.

II/ TẠI VỤ KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH:

Điều 13. Kiểm soát và hạch toán các Lệnh chuyển tiền

1/ Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm tiếp nhận Lệnh chuyển tiền của các Ngân hàng A, thực hiện việc kiểm soát, hạch toán và truyền đi các Ngân hàng B có liên quan. Toàn bộ các khâu tiếp nhận, kiểm soát, hạch toán, truyền dẫn Lệnh chuyển tiền và lưu trữ dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính được xử lý tự động trên hệ thống máy tính. Quy trình xử lý cụ thể như sau:

a) Khi nhận được Lệnh chuyển tiền do Ngân hàng A chuyển đến, người kiểm soát chuyển tiền của Vụ Kế toán - Tài chính sử dụng mật mã và chương trình để kiểm soát tính hợp pháp và đúng đắn của Lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm soát theo các quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể sau:

- Chữ ký điện tử và kỹ hiệu mật ghi trên Lệnh chuyển tiền có đúng không?

- Địa chỉ gửi và nhận Lệnh chuyển tiền: Tên, mã Ngân hàng A, Ngân hàng B; tên, mã Ngân hàng (các Ngân hàng, Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước) phục vụ;

- Các yếu tố khác của Lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, Ngày lập, Loại Lệnh     chuyển tiền (ký hiệu Lệnh).

b) Các Lệnh chuyển tiền đến sau khi được Vụ Kế toán - Tài chính kiểm soát, nếu không có sai  sót gì sẽ được tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các Ngân hàng B có liên quan. Trên Lệnh chuyển tiền phải có ký hiệu xác nhận đã kiểm soát và tên người chịu trách nhiệm kiểm soát chuyển tiền  của Vụ kế toán - Tài chính.

c) Hạch toán tại Vụ Kế toán - Tài chính:

- Đối với các Lệnh chuyển Có đến, Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).

Có TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB).

Đối với các Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động thống kê lại để kiểm soát và có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền điện tử theo quy định.

- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB)

Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).

2) Khi kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến nếu phát hiện có sai sót, Vụ Kế toán - Tài chính phải tra soát ngay Ngân hàng A để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp, đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống. Xử lý sai sót như sau:

- Nếu nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật  thì Vụ Kế toán - Tài chính được huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Ngân hàng A gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng để thay thế;

- Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải lập Biên bản và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đồng thời phải thông báo ngay cho các đơn vị liên quan để phối hợp ngăn chặn lợi dụng và giải quyết.

Vụ Kế toán - Tài chính phải mở Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để phục vụ cho việc lập Báo cáo chuyển tiền điện tử cũng như để đánh giá và quản lý hệ thống.

3) Đối với các Lệnh chuyển tiền Vụ Kế toán  - Tài chính đã tiếp nhận được từ các Ngân hàng A nhưng không thể truyền tiếp đi ngay trong ngày cho các Ngân hàng B liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì xử lý như sau:

- Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính lập "Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử" và "Bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý" để lập phiếu chuyển khoản để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý vào tài khoản "Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay" theo tiểu khoản thích hợp:

+ Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).

Có TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển Có, Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý).

+ Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý).

Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).

- Sang ngày làm việc tiếp theo,  khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ truyền tiếp Lệnh chuyển tiền cho Ngân hàng B liên quan và tất toán tài khoản thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay, và hạch toán:

+  Đối với Lệnh chuyển Nợ:

Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB).

Có TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý).

+ Đối với Lệnh chuyển Có, Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ thì hạch toán ngược lại.

Điều 14. Đối chiếu số liệu chuyển tiền điện tử trong ngày.

Về nguyên tắc, toàn bộ doanh số chuyển tiền điện tử phát sinh hàng ngày giữa các đơn vị phải được Vụ Kế toán - Tài chính đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả  kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin.

Việc đối chiếu chuyển tiền trong toàn hệ thống được thực hiện cho từng ngày riêng biệt. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu được trong ngày theo quy định thì được phép đối chiếu sang ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày kế tiếp nhưng vẫn  phải phản ảnh theo ngày phát sinh các chuyển tiền đó.

Ngày phát sinh chuyển tiền được quy định trong đối chiếu như sau:

- Đối với Ngân hàng A: là ngày lập Lệnh chuyển tiền và cũng chính là ngày gửi (truyền) Lệnh chuyển tiền đi.

- Đối với Ngân hàng B: là ngày nhận được Lệnh chuyển tiền.

1/ Đối chiếu chuyển tiền:

a/ Khi nhận được Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn  vị chuyển tiền điện tử, Vụ Kế toán  - Tài chính thực hiện đối chiếu dữ liệu chuyển tiền  của các đơn vị với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Việc đối chiếu này được xử lý tự động trên hệ thống  máy tính.

Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, các Lệnh chuyển tiền đã đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) sẽ được máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính phân loại và phản ảnh trên "Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được trong ngày" (phụ lục 6) và "Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày" (phụ lục 7) theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử.

b/ Khi đã đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử nào thì Vụ Kế toán - Tài chính phải truyền lại ngay cho đơn vị đó "Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được trong ngày" (phụ lục 6) và "Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày" (phụ lục 7) để xác nhận lại cho đơn vị chuyển tiền điện tử.

c/ Đối với  (các) đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả kháng thì Vụ Kế toán - Tài chính in ra "Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được trong ngày" (phụ lục 6) và "Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được  trong ngày" (phụ lục 7) của đơn vị đó để theo dõi riêng (theo dõi theo ngày) và tiếp tục đôn đốc đối chiếu trong (những) ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng.

d/ Số liệu chuyển tiền và đối chiếu chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống Ngân hàng Nhà nước được coi là chính xác và khớp đúng khi trên "Bảng tổng hợp và đối chiếu doanh số  chuyển tiền đi của các đơn vị  Ngân hàng Nhà nước trong ngày" (phụ lục số 9) và "Bảng tổng hợp và đối chiếu doanh số chuyển tiền đến của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trong ngày" (phụ lục số 10) thể hiện các cân đối sau:

2/ Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật:

Khi thực hiện đối chiếu, Vụ Kế toán - Tài chính nếu phát hiện thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày hoặc có sự chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu lệnh chuyển tiền), các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng thì xử lý như sau:

a/ Trường hợp thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày:

Máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động kiểm soát việc lập (tạo) và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong toàn hệ thống; trợ giúp phát hiện và tra soát ngay các đơn vị chuyển tiền điện tử không hoặc chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày kịp thời theo quy định.

b/ Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu tại Vụ Kế toán - Tài chính không có Lệnh chuyển tiền này hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng).

Vụ Kế toán - Tài chính phải điện tra soát ngay đơn vị chuyển tiền điện tử đồng thời rà soát lại các Lệnh chuyển tiền đã tiếp nhận và đã gửi đi trong ngày cho đơn vị và các khâu xử lý dữ liệu liên quan để xác định rõ nguyên nhân, lập biên bản và xử lý:

- Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền giả mạo, nghi giả mạo không phải thông báo ngay cho các đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (Ngân hàng A, Ngân hàng B) và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết để đảm bảo an toàn tài sản.

- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì phải điều chỉnh lại đồng thời hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (bằng điện giao dịch) để điều chỉnh lại (nếu cần thiết). Vụ Kế toán - Tài chính phải vào sổ theo dõi sự cố kỹ thuật chuyển tiền điện tử và thông báo kịp thời cho các đơn vị có liên quan để khắc phục, chỉnh sửa ngay.

c/ Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin:

Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính vẫn không nhận được hoặc chưa nhận đủ Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử. Trong trường hợp này, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ xử lý theo quy định tài điểm a và điểm c khoản 1 điều này.

d/ Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu chuyển tiền, Vụ Kế toán - Tài chính phải phối hợp và hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý xong trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin.

PHẦN IV

ĐIỀU CHỈNH SAI SÓT TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ

Điều 15. Các nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử

1/ Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa Ngân hàng A, Ngân hàng B với Vụ Kế toán - Tài chính. Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Nghiêm cấm việc tùy tiện sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử.

2/  Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm chễ tới công tác thanh toán. Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng được quy định tài điều 15, Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước để đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng.

3/  Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót, tuỳ theo mức độ lỗi sẽ vị xử phạt theo quy định và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về những lỗi do mình gây ra  cho các bên liên quan.

Điều 16. Huỷ Lệnh chuyển tiền

Việc huỷ Lệnh chuyển tiền phải thực hiện đúng các quy định tại Điều 16 của Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, cụ thể như sau:

1/ Đối với Huỷ lệnh chuyển tiền của khách hàng là các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước.

- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ được huỷ khi khách hàng đã trả lại số tiền được hưởng cho đơn vị Ngân hàng Nhà nước phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền đi (Ngân hàng A).

- Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi đơn vị Ngân hàng Nhà nước tiếp nhận chuyển tiền đến (Ngân hàng B) chưa ghi Có vào tài khoản của khách hàng hoặc đã ghi Có vào tài khoản của khách hàng nhưng khách hàng đã trả lại.

2/ Đối với Huỷ lệnh chuyển tiền của bản thân Ngân hàng Nhà nước: Các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước chỉ được huỷ Lệnh chuyển tiền trong trường hợp lập sai Lệch chuyển tiền và cũng phải tuân thủ nguyên tẵc sau:

- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ được huỷ khi đơn vị Ngân hàng Nhà nước phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền đi (Ngân hàng A) chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc trả rồi nhưng đã thu hồi lại được.

- Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi đơn vị Ngân hàng Nhà nước tiếp nhận chuyển tiền đến (Ngân hàng B) chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc trả rồi nhưng đã thu hồi lại được.

3/ Chứng từ huỷ Lệnh chuyển tiền bao gồm:

- Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có: Do Ngân hàng A lập và gửi cho Ngân hàng B đề nghị huỷ Lệnh chuyển Có bị sai sót (huỷ một phần hoặc toàn bộ số tiền tùy theo từng trường hợp sai sót cụ thể); Là căn cứ để Ngân hàng B lập Lệnh chuyển Có đi, trả lại tiền cho Ngân hàng A nhưng phải trên cơ sở đã thu hồi lại được tiền đã trả (đối với huỷ Lệnh chuyển Có của bản thân Ngân hàng Nhà nước) hoặc khách hàng đã chuyển trả (đối với huỷ Lệnh chuyển Có của khách hàng).

- Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ: có giá trị như một Lệnh chuyển Có; Do Ngân hàng A lập và gửi Ngân hàng B để huỷ Lệnh chuyển Nợ bị sai sót (huỷ một phần hoặc toàn bộ số tiền).

4/ Các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc Ngân hàng Nhà nước khi xử lý và thực hiện Huỷ Lệnh chuyển tiền phải thực hiện khẩn trương như đối với Lệnh chuyển tiền khẩn.

Điều 17. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng A

1/ Điều chỉnh sai sót ở thời điểm trước khi truyền Lệnh chuyển tiền đi:

a/ Nếu sai sót của Lệnh chuyển tiền được phát hiện ngay trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.

b/ Nếu sai sót trên Lệnh chuyển tiền được phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử thì phải lập Biên bản huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ, ngày, hủy Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toán viên chuyển tiền và kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản được lưu vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi.

c/ Trường hợp Vụ Kế toán - Tài chính phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng A cũng xử lý như đối với Lệnh chuyển tiền bị sai sót phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử nêu tại khoản 1 điểm b điều này.

2/ Điều  chỉnh sai sót phát hiện sau khi đã chuyển tiền đi:

Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, Ngân hàng A phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho Ngân hàng B để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng A phải lập Biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý:

a/ Trường hợp sai thiếu:

Căn cứ biên bản để lập Lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi Ngân hàng B. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ "chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số... ngày... tháng... năm... Số tiền đã chuyển... " và phải gửi kèm theo biên bản đã lập trên, sau đó hạch toán:

- Đối với  Lệnh chuyển Có bị sai thiếu:

Nợ TK Thích hợp                                                       Số tiền chuyển Có

Có TK Chuyển tiền đi năm nay                        còn thiếu

- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:

Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay                         Số tiền chuyển Nợ

Có TK Thích hợp                                                    còn thiếu

Ngân hàng A phải đăng ký sai sót vào "Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót" để có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền theo quy định.

b/ Trường hợp sai thừa:

- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa:

Căn cứ biên bản lập Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (yêu cầu huỷ số tiền đã chuyển thừa) gửi ngay cho Ngân hàng B đồng thời lập Phiếu chuyển khoản ghi:

Nợ TK Các khoản phải thu                                       Số tiền đã chuyển

(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)                    thừa trên Lệnh chuyển Có

Có TK Thích hợp

Ghi Nhập "Sổ theo dõi yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có gửi đi"

Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B trả lại số tiền thừa nói trên, Ngân hàng A hạch toán:

Ghi xuất "Sổ theo dõi Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có gửi đi" và

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay                         Số tiền Ngân hàng B đã

Có TK  Các khoản phải thu                                    thu hồi và chuyển trả

(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)

Trường hợp Ngân hàng B từ chối Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì Ngân hàng A phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.

- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa:

Căn cứ Biên bản lập Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ để huỷ số tiền đã chuyển thừa, hạch toán:

Nợ TK thích hợp: (một trong các tài khoản sau)

+ Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng)      Số tiền

+ Tiền gửi của khách hàng (nếu đã trả cho khách hàng)                  đã chuyển

+ Các khoản phải thu (nếu đã trả tiền  và tài khoản tiền gửi             thừa trên

của khách hàng không còn đủ số dư)                                                  Lệnh

+ TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ của nội bộ của NHNN)                  chuyển Nợ

Có TK Chuyển tiền đi năm nay.

Trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng tài khoản của khách hàng không đủ số dư để thực hiện Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ đối với số tiền chuyển thừa thì Ngân hàng A hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tiểu khoản người gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định.

c/ Trường hợp sai ngược vế:

Ngân hàng A phải lập Biên bản đồng thời lập Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ (đối với Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế) hoặc Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có (đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế) để huỷ toàn bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngược vế sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng gửi Ngân hàng B.

- Điều chỉnh Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế:

+ Đáng lẽ chuyển: Nợ TK thích hợp

Có TK chuuyển tiền đi năm nay

+ Nhưng đã chuyển: Nợ TK chuyển tiền đi năm nay

Có TK thích hợp

+ Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập Lệnh Huỷ Lệnh chuyển Nợ gửi Ngân hàng B và hạch toán:

Nợ TK thích hợp                                             Toàn bộ số tiền đã

Có TK chuyển tiền đi năm nay                            chuyển sai

+ Sau đó lập Lệnh chuyển Có đúng gửi đi.

- Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế:

+ Đáng lẽ chuyển:     Nợ TK chuyển tiền đi năm nay

Có TK thích hợp

+ Nhưng đã chuyển:             Nợ TK thích hợp

Có TK chuyển tiền đi năm nay

+ Nay phải sửa lại là: lập Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng B  và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán:

Nợ TK Các khoản phải thu                               Toàn bộ số tiền đã

(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)                       chuyển sai

Có TK thích hợp

+ Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.

+ Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B chuyển trả lại số tiền chuyển sai, Ngân hàng A hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu để tất toán số tiền chuyển sai.

3/ Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh chuyển tiền, sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu nội dung nghiệp vụ v.v... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát, đối chiếu): Khi nhận được tra soát của Ngân hàng B, Ngân hàng A phải trả lời tra soát ngay.

Điều 18. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng B

1/ Khi tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ Vụ Kế toán - Tài chính,  phát hiện các sai sót như:

+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật;

+ Sai các yếu tố đối chiếu của Lệnh chuyển tiền như số lệnh, tên và mã Ngân hàng A;

+ Lệnh chuyển tiền ghi không đúng tên và mã của Ngân hàng mình (sai địa chỉ Ngân hàng B).

Các trường hợp này Ngân hàng B không được phép hạch toán phải tra soát ngay Vụ Kế toán - Tài chính để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định như sau:

- Huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Vụ  Kế tóan - Tài chính gửi  lại Lệnh chuyển tiền đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai sót do lỗi kỹ thuật gây ra.

- Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Vụ Kế toán - Tài chính và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết bảo đảm an toàn tài sản và an toàn hệ thống.

2/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu:

Khi nhận được Lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng A, Ngân hàng B phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và Lệnh chuyển tiền bổ sung. Nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh chuyển tiền bổ sung như Lệnh chuyển tiền đúng bình thường khác.

3/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thừa:

a/ Phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản khách hàng: Nếu Ngân hàng B nhận được thông báo hoặc tra soát của Ngân hàng A về chuyển tiền thừa trước khi nhận được Lệnh chuyển tiền thì Ngân hàng B phải ghi sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.

Khi nhận được Lệnh chuyển tiền đến, Ngân hàng B kiểm soát, đối chiếu với nội dung thông báo nhận được, nếu xác định sai sót như đã được thông báo thì sẽ xử lý như sau:

- Nếu là Lệnh chuyển Có, ghi:

Nợ TK chuyển tiền đến năm nay                 : Toàn bộ số tiền chuyển đến

Có TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền chuyển thừa

Có TK khách hàng                                   : Số tiền đúng

- Nếu là Lệnh chuyển Nợ, ghi:

Nợ TK khách hàng                                  : Số tiền đúng

Nợ TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền thừa

Có TK chuyển tiền đến năm nay                  : Toàn bộ số tiền chuyển đến

Khi nhận được Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có đối với số tiền thừa (trường hợp Lệnh chuyển Có bị sai thừa) hoặc Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ đối với số tiền thừa (trường hợp Lệnh chuyện Nợ bị sai thừa) của Ngân hàng A thì xử lý:

- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có đi hoàn trả Ngân hàng A số tiền thừa ghi:

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý               Số tiền chuyển thừa trên

Có TK Chuyển tiền đi năm nay                                Lệnh chuyển Có bị sai thừa

- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ ghi:

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay                               Số tiền chuyển thừa trên

Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay              Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa

b/ Trường hợp nhận được thông báo của Ngân hàng A sau khi đã trả tiền  cho khách hàng thì Ngân hàng B ghi Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót và xử lý:

- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi  nhận được Yêu cầu Huỷ lệnh  chuyển Có đối với số tiền chuyển thừa của Ngân hàng A, nếu kiểm soát đúng Ngân hàng B xử lý:

+ Trường hợp tài khoản của khách hàng có đủ số dư: Căn cứ vào Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có đi, chuyển trả Ngân hàng A số tiền chuyển thừa:

Nợ TK tiền gửi của khách hàng                                 Số tiền chuyển thừa

Có TK chuyển tiền đi năm nay                              phải trả lại Ngân hàng A

+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì Ngân hàng B ghi nhập Sổ theo dõi  Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện Yêu cầu Huỷ này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất Sổ theo dõi Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có chưa thực hiện được, lập Lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng A và hạch toán như đã hướng dẫn trên.

+ Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, thì  Ngân hàng B phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, toà án, v.v... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì  Ngân hàng B được từ chối Yêu cầu Huỷ  lệnh chuyển Có: Lập Thông báo từ chối Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại Ngân hàng A đồng thời ghi xuất sổ theo dõi Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có chưa thực hiện được.

4/ Điều chỉnh các sai sót khác:

a/ Đối chiếu với Lệnh chuyển tiền sai địa chỉ khách hàng (Lệnh chuyển tiền chuyển đúng Ngân hàng B nhưng không có người nhận lệnh hoặc người nhận lệnh mở tài khoản ở ngân hàng khác): Ngân hàng B hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chở xử lý sau đó lập Lệnh chuyển tiền trả lại Ngân hàng A kèm với Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối). Nghiêm cấm Ngân hàng B chuyển tiền tiếp.

b/ Khi kiểm soát các Lệnh chuyển tiền đến, nếu phát hiện các sai sót như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh chuyển tiền (đúng tên nhưng sai số hiệu tài khoản hoặc ngược lại), ký hiệu chứng từ, ký hiệu loại nghiệp vụ:

Ngân hàng B chưa thực hiện hạch toán Lệnh chuyển tiền mà phải tra soát ngay Ngân hàng A, chỉ khi nhận được điện trả lời tra soát của Ngân hàng A và sau khi kiểm soát lại đúng mới được xử lý tiếp. Ngân hàng B phải thống kê các sai sót này vào sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót.

Trường hợp cuối ngày không nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng A, Ngân hàng B hạch toán:

- Đối với Lệnh chuyển Có:

Nợ TK Chuyển tiền đễn năm nay

Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay

- Đối với Lệnh chuyển Nợ:

Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.

Có TK Chuyển tiền đến năm nay.

Khi nhận đựơc trả lời tra soát của Ngân hàng A, Ngân hàng B hạch toán tất toán tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý để ghi Nợ hoặc Có tài khoản thích hợp của khách hàng.

Điều 19. Đối với Huỷ Lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng

1/ Xử lý tại Ngân hàng A:

Khi tiếp nhận Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có - gọi tắt là Yêu cầu Huỷ (đối với huỷ Lệnh chuyển Có) hoặc Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ (theo mẫu phụ lục số 2) - gọi tắt là Lệnh Huỷ (đối với huỷ Lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, Ngân hàng A phải kiểm tra tính hợp lệ củaYêu cầu Huỷ hoặc Lệnh Huỷ, đối chiếu Yêu cầu Huỷ hoặc Lệnh Huỷ với Lệnh chuyển tiền sẽ bị huỷ. Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu Yêu cầu Huỷ hoặc Lệnh Huỷ hợp lệ thì xử lý như sau:

1.1- Nếu huỷ một Lệnh chuyển tiền chưa được thực hiện hoặc chưa gửi đi: Ngân hàng A gửi cho khách hàng Thông báo chấp nhận Yêu cầu Huỷ hoặc Lệnh Huỷ và không thực  hiện Lệnh chuyển tiền đó (không hạch toán).

1.2- Nếu Huỷ một Lệnh chuyển tiền đã được thực hiện và gửi đi:

- Đối với Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có:

+ Căn cứ vào Yêu cầu Huỷ hợp lệ của khách hàng, kế toán viên chuyển tiền bổ sung các yếu tố cần thiết của Yêu cầu Huỷ theo quy định (mẫu theo phụ lục số 3) và ghi chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu Huỷ.

+ Người kiểm soát phải kiểm soát lại các yếu tố của Yêu cầu Huỷ vừa lập với Yêu cầu Huỷ của khách hàng để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng, người kiểm soát ký chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu Huỷ để gửi Ngân hàng B.

+ Ngân hàng A ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có gửi đi (không hạch toán nội bảng).

+ Khi nhận đủ số tiền (của Lệnh chuyển Có bị huỷ) do Ngân hàng B hoàn trả, Ngân hàng A hạch toán trả lại  tiền cho khách hàng. Căn cứ Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B, hạch toán:

Ghi Xuất Sổ theo dõi Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có gửi đi.

và

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay.

Có TK Thích hợp của khách hàng (TK trước đây đã trích chuyển)

- Đối với Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền:

Căn cứ Lệnh Huỷ, Ngân hàng A hạch toán trích tài khoản của khách hàng số tiền đã ghi Có trước đây để chuyển cho Ngân hàng B:

Nợ TK Thích hợp sau:

- Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả tiền cho khách hàng).

- Tiền gửi của đơn vị chuyển (nếu đã trả tiền cho khách hàng).

Có TK Chuyển tiền đi năm nay.

2/ Xử lý tại Ngân hàng B:

2.1- Khi nhận được Yêu cầu Huỷ (đối với huỷ Lệnh chuyển Có), hoặc Lệnh Huỷ (đối với huỷ Lệnh chuyển Nợ) của Ngân hàng A, Ngân hàng B phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu huỷ (hoặc Lệnh huỷ) và đối chiếu Yêu cầu huỷ (hoặc Lệnh huỷ) với Lệnh chuyển tiền đã nhận được.

- Nếu phát hiện Yêu cầu huỷ bị sai sót thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có (ghi rõ lý do từ chối) gửi trả lại Ngân hàng A (không hạch toán).

- Nếu Lệnh Huỷ bị sai sót thì Ngân hàng B xử lý như đối với Lệnh chuyển Có đến bị sai sót.

2.2- Nếu yêu cầu  Huỷ (hoặc Lệnh Huỷ) hợp lệ thì xử lý như sau:

a/ Nếu huỷ một Lệnh chuyển tiền đến chưa được thực hiện:

Ngân hàng B gửi ngay cho Ngân hàng A Thông báo chấp nhận Yêu cầu Huỷ hoặc Lệnh Huỷ và xử lý:

- Trường hợp huỷ Lệnh chuyển Có đến:

+ Căn cứ vào Lệnh chuyển Có đến (Lệnh chuyển Có bị huỷ), hạch toán:

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay                                   Số tiền ghi trên

Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay             Lệnh chuyển Có bị huỷ

+ Căn cứ Yêu cầu Huỷ để lập Lệnh chuyển Có đi trả lại cho Ngân hàng A, hạch toán:

Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay          Số tiền ghi trên Lệnh chuyển

Có TK Chuyển tiền đi năm nay                             Có trả lại cho Ngân hàng A

- Trường hợp huỷ Lệnh chuyển Nợ đến:

+ Căn cứ Lệnh chuyển Nợ đến (Lệnh chuyển Nợ bị huỷ) ghi:

Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay

Có TK Chuyển tiền đến năm nay.

+ Đồng thời căn cứ Lệnh Huỷ đến hạch toán:

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay.

Có TK Chuyển tiền  đến chờ xử lý năm nay

b/ Nếu huỷ một Lệnh chuyển tiền đã được thực hiện:

- Đối với Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có đến:

+ Nếu Lệnh chuyển Có đến đã được thực hiện thì Ngân hàng B phải gửi  ngay Yêu cầu Huỷ cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt, lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyển trả thì Ngân hàng B mới được phép thực hiện Yêu cầu Huỷ, bút toán ghi:

Nợ TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Có theo Lệnh chuyển Có bị huỷ)

Có TK Chuyển tiền đi năm nay

Sau đó phải gửi lại thông báo chấp nhận Yêu cầu huỷ cho khách hàng và Ngân hàng A biết.

+ Đối với Yêu cầu Huỷ không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng theo quy định trên thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận Yêu cầu Huỷ có ghi rõ lý do gửi lại Ngân hàng A (không hạch toán nội bảng).

- Đối với Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ đến:

Căn cứ vào Lệnh Huỷ đến, Ngân hàng B hạch toán:

Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay

Có TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Nợ)

Sau đó phải gửi Thông báo chấp nhận Lệnh Huỷ cho khách hàng và Ngân hàng A biết.

Lưu ý: Nếu Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có hoặc Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ kèm theo Lệnh chuyển  tiền  đúng để thay thế Lệnh chuyển tiền bị huỷ thì Ngân hàng B phải mở sổ theo dõi chặt chẽ Lệnh chuyển tiền để tránh trả tiền 2 lần cho khách hàng. Chỉ sau khi thực hiện huỷ Lệnh chuyển tiền xong mới được xử lý và hạch toán Lệnh chuyển tiền đúng như hướng dẫn tại phần B mục II của văn bản này.

PHẦN V

BÁO CÁO VÀ QUYẾT TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ

I/ BÁO CÁO CHUYỂN TIỀN TRONG NGÀY:

Điều 20. Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử bao gồm:

- Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày (phụ lục số 4)

- Báo cáo nhận chuyển tiền trong ngày (phụ lục số 5)

Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải hoàn  thành việc lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày theo đúng quy định tài Điều 10 của Quy trình này.

1/ Đối với các đơn vị chuyển tiền điện tử nhận được ngay xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính (mẫu tại phụ lục số 6 và 7), sau khi kiểm soát, đối chiếu lại khớp đúng thì xử lý lưu trữ báo cáo chuyển tiền trong ngày như sau:

a/ Chứng từ giấy: đơn vị chuyển tiền điện tử in Báo cáo chuyển tiền trong ngày (phụ lục số 4 và 5), ký tên, đóng dấu đơn vị và xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính (phụ lục số 6 và 7) để lưu trữ theo quy định đối với chứng từ giấy.

b/ Chứng từ điện tử: Báo cáo chuyển tiền trong ngày và xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính được lưu trữ theo quy định đối với chứng từ điện tử.

2/ Đối với các đơn vị chuyển tiền điện tử chưa nhận được xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế toán - Tài chính thì - sau thời điểm 16 giờ 15 vẫn phải in Báo cáo chuyển tiền trong ngày (có chữ ký tay của người kiểm soát chuyển tiền) để tiếp tục theo dõi cho đến khi nhận được xác nhận chuyển tiền trong ngày của  Vụ Kế toán - Tài chính, kiểm soát, đối chiếu lại khớp đúng mới được lưu trữ dữ liệu như quy định tại khoản 1, điều này.

Điều 21. Tại Vụ Kế toán - Tài chính

1/ Lập và kiểm soát Báo cáo chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống:

a/ Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính phải lập (tạo) Báo cáo chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống dưới dạng chứng từ điện tử, bao gồm các loại sau:

- Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được trong ngày (phụ lục số 6)

- Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày (phụ lục số 7)

- Sao kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý (phụ lục số 8)

- Bảng tổng hợp và đối chiếu doanh số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (phụ lục số 9)

- Bảng tổng hợp và đối chiếu doanh số chuyển tiền đến của các đơn vị NHNN trong ngày (phụ lục số 10)

b/ In ra giấy các loại mẫu biểu quy định theo các phụ lục số 8, 9 và 10.

c/ Người kiểm soát chuyển tiền của Vụ Kế toán - Tài chính phải kiểm soát lại báo cáo chuyển tiền trong ngày (bao gồm cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy) và kiểm tra các cân đối được quy định tại điểm 1 khoản d Điều 14 của quy trình này để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng của khâu lập báo cáo và số liệu thể hiện trên các mẫu biểu.

d/ Sau khi kiểm soát xong, người kiểm soát chuyển tiền ký chữ ký tay và chuyển các mẫu biểu (chứng từ giấy) quy định tại phụ lục số 8, 9 và 10 sang bộ phận kế toán để đối chiếu với số liệu đã hạch toán trên các tài khoản thanh toán chuyển tiền đi năm nay; thanh toán chuyển tiền đến năm nay và thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.

2/ Báo cáo chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống được lưu trữ khi đã được kiểm soát và đối chiếu khớp đúng hoàn toàn theo quy định. Xử lý lưu trữ Báo cáo chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống như sau:

a/ Chứng từ giấy: Các mẫu biểu sau đây (có đầy đủ chữ ký và dấu) được lưu trữ theo quy định đối với chứng từ giấy:

- Sao kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý (phụ lục 8)

- Bảng tổng hợp và đối chiếu doanh số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (phụ lục 9)

- Bảng tổng hợp và đối chiếu doanh số chuyển tiền đến của các đơn vị NHNN trong ngày (phụ lục 10)

b/ Chứng từ điện tử: Báo cáo chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống (bao gồm các phụ lục 6, 7, 8, 9, 10) được lưu trữ theo quy định đối với chứng từ điện tử.

3/ Trường hợp hệ thống chưa đối chiếu và xử ký xong các sai sót ngay trong ngày phát sinh thì Vụ Kế toán - Tài chính còn phải in thêm các mẫu biểu:

- Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được trong ngày (phụ lục 6);

- Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày (phụ lục 7); của các đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu chuyển tiền xong với Vụ Kế toán - Tài chính để tiếp tục theo dõi trong các ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng mới được lưu trữ theo quy định tại khoản 2, điều này.

4/ Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử (phụ lục số 4 và 5), sau khi sử dụng cho đối chiếu và lập báo cáo, Vụ Kế toán - Tài chính phải lưu trữ theo đúng quy định đối với chứng từ điện tử.

II / BÁO CÁO CHUYỂN TIỀN THÁNG:

Điều 22. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo kế toán định kỳ, các đơn vị chuyển tiền điện tử định kỳ hàng tháng phải lập và gửi các Báo cáo  chuyển tiền tháng (từ đây gọi tắt là Báo cáo tháng) về Vụ Kế toán - Tài chính.

1/ Báo cáo tháng bao gồm:

- Báo cáo chuyển tiền tháng (phụ lục số 11)

- Sao kê số dư tài khoản Chuyển tiền đến chờ xử lý (phụ lục số 12).

2/ Báo cáo tháng phải bảo đảm tính trung thực, đầy đủ, kịp thời.

Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải căn cứ vào số liệu của các tài khoản chuyển tiền điện tử (tài khoản chuyển tiền đi năm nay, tài khoản chuyển tiền đến năm nay, tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay) và các Lệnh chuyển tiền đã được thực hiện tại đơn vị mình để lập đủ số báo cáo theo mẫu quy định. Thủ trưởng các đơn vị chuyển tiền phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các Báo cáo tháng của đơn vị mình.

Chậm nhất là ngày 5 tháng sau, đơn vị chuyển tiền điện tử phải gửi (truyền) Báo cáo tháng dưới dạng file (tệp) dữ liệu điện tử về Vụ Kế toán - Tài chính. Đối với đơn vị chuyển tiền điện tử bị sự cố kỹ thuật, truyền tin thì có thể gửi đĩa mềm chứa Báo cáo tháng về Vụ Kế toán - Tài chính (nếu có điều kiện trao đổi trực tiếp với Vụ Kế toán - Tài chính) hoặc in ra giấy các Báo cáo tháng để gửi về Vụ Kế toán - Tài chính. Khi nối lại đường truyền phải truyền lại các Báo cáo tháng về Vụ Kế toán - Tài chính.

a/ Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử:

- Lập và gửi Báo cáo tháng:

Vào ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải căn cứ vào số liệu của các tài khoản chuyển tiền và Lệnh chuyển tiền đã được thực hiện tại đơn vị mình để lập Báo cáo tháng:

+ Báo cáo chuyển tiền điện tử tháng được lập gồm số dư đầu tháng, doanh số trong tháng, số dư cuối tháng và doanh số từ đầu năm đến thời điểm báo cáo của các khoản chuyển tiền (tài khoản chuyển tiền đi năm nay, tài khoản chuyển tiền đến năm nay và tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay).

+ Việc sao kê tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý: Phải kê chi tiết các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý còn lại đến ngày cuối tháng chưa được xử lý.

+ Báo cáo tháng - dưới dạng phai (tệp) dữ liệu điện tử gửi (truyền) cho Vụ Kế toán - Tài chính, phải được mã hoá và bảo mật đúng quy định và phải có chữ ký điện tử của người kiểm soát chuyển tiền  của đơn vị. Báo cáo tháng - dưới dạng chứng từ giấy in ra và lưu tại đơn vị, phải có đầy đủ chữ ký và dấu của đơn vị theo quy định (phụ lục số 11 và 12).

- Xử lý các sai sót của Báo cáo tháng:

Khi nhận được tra soát của Vụ Kế tóan - Tài chính do thiếu Báo cáo tháng hoặc Báo cáo tháng có sai sót thì đơn vị chuyển tiền điện tử phải rà soát, đối chiếu lại với các Sổ kế toán chi tiết của các tài khoản chuyển tiền và với các Lệnh chuyển tiền đã phát sinh trong tháng tại đơn vị mình, xác định nguyên nhân và xử lý ngay.

b/ Tại Vụ Kế toán - Tài chính:

- Kiểm soát, đối chiếu Báo cáo tháng:

+ Khi nhận được Báo cáo tháng của các đơn vị chuyển tiền điện tử, máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên Báo cáo tháng của các đơn vị chuyển tiền điện tử với dữ liệu của Vụ Kế toán   - Tài chính, kiểm tra sự cân đối về tổng doanh số và số dư trên các tài khoản chuyển tiền của toàn hệ thống.

+ Khi thực hiện kiểm soát, đối chiếu Báo cáo tháng, Vụ Kế toán - Tài chính phát hiện thiếu Báo cáo tháng hoặc Báo cáo tháng có sai sót, nhầm lẫn thì phải tra soát ngay đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan để xác định nguyên nhân, phối hợp và hướng  dẫn  đơn vị  chuyển tiền điện tử  xử  lý kịp thời  đảm bảo an toàn  tài  sản.

+ Đối với trường hợp sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, hết thời hạn gửi Báo cáo tháng vẫn không khắc phục được thì Vụ Kế toán - Tài chính phải có ngay biện pháp hướng dẫn đơn vị xử lý phù hợp. Khi nhận được đĩa mềm hoặc các Báo cáo tháng bằng giấy của các đơn vị chuyển tiền điện tử gửi lên, Vụ Kế toán - Tài chính tiến hành đối chiếu với dữ liệu đã có tại Vụ Kế toán - Tài chính. Khi nhận được Báo cáo tháng dưới dạng chứng từ điện tử thì Vụ Kế toán - Tài chính phải kiểm soát lại việc đã đối chiếu trước đây.

III/ QUYẾT TOÁN CHUYỂN TIỀN NĂM:

Điều 23. Cuối ngày 31/12 hàng năm, Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử  phải xử lý xong tất cả các Lệnh chuyển tiền trong năm và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12, doanh số chuyển tiền tháng và doanh số chuyển tiền của cả năm, đảm bảo số liệu khớp đúng để chuẩn bị chuyển tiêu.

- Để phân biệt doanh số chuyển tiền của từng năm, sang ngày làm việc đầu tiên của năm mới, các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính phải chuyển số dư (đến cuối ngày 31/12) của các khoản chuyển tiền năm nay sang các tài khoản chuyển tiền năm trứơc (không phải lập phiếu chuyển khoản ).

- Tất cả các Lệnh chuyển tiền phát sinh từ ngày 31/12 trở về trước (thuộc năm cũ) các đơn vị  chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính phải hạch toán vào các tài khoản chuyển tiền năm trước. Các Lệnh chuyển tiền phát sinh vào các ngày đầu tháng của năm mới các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế  toán - Tài chính phải hạch toán vào các tài khoản chuyển tiền năm nay. Trên Bảng cân đối  tài khoản mở đầu tài khoản (nhập khoá) các tài khoản chuyển tiền năm nay không có số dư, trái lại các tài khoản chuyển tiền năm trước vẫn còn số dư phản ảnh tình hình chuyển tiền đến cuối ngày 31/12 năm trước.

- Chỉ khi số liệu thanh  toán giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính hoàn toàn khớp đúng, tất cả các Lệnh chuyển tiền đã được đối chiếu khớp đúng, mọi sai sót đã được xử lý xong đảm bảo các điều kiện:

- Doanh số chuyển tiền đi năm trước phải bằng doanh số chuyển tiền đến năm trước của cả hệ thống, thể hiện:

+ Tại Vụ Kế toán - Tài chính: Số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đi năm trước phải bằng số dư tài khoản Thanh toán  chuyển tiền đến năm trước.

+ Tại các đơn vị chuyển tiền (thể hiện trên Bảng cân đối toàn hàng): Số dư tài khoản chuyển tiền đi năm trước phải bằng số dư tài khoản chuyển tiền đến năm trước.

+ Số dư tài khoản Chuyển tiền đi năm trước của các đơn vị chuyển tiền phải bằng số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đến năm trước tại Vụ Kế toán - Tài chính; Số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đi năm trước tại Vụ Kế toán - Tài chính phải bằng số dư tài khoản Chuyển tiền đến năm trước của các đơn vị chuyển tiền.

- Tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý năm trước hết số dư (số dư bằng 0): cả ở Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền, thì Vụ Kế toán - Tài chính sẽ ra lệnh quyết toán chuyển tiêu số liệu chuyển tiền năm trước và yêu cầu các đơn vị chuyển tiền điện tử lập Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) để chuyển chênh lệch số dư tài khoản chuyển tiền đi và đến năm trước về Vụ Kế toán - Tài chính. Xử lý quyết toán chuyển tiêu chuyển tiền năm trước như sau:

1/ Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử:

Ví dụ 1: Tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. có số liệu về chuyển tiền điện tử như sau:

- TK Chuyển tiền đi năm trước      -  dư Có: 100.000đ

- TK Chuyển tiền đến năm trước   - dư Nợ: 150.000đ

Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. lập phiếu chuyển khoản tất toán số dư 2 tài khoản nói trên và lập Lệnh chuyển Nợ chuyển chênh lệch số dư về Vụ Kế toán - Tài chính:

Nợ TK Chuyển tiền đi năm trước  :  100.000 đ

Có TK Chuyển tiền đến năm trước:  150.000 đ

Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay     :    50.000 đ

Ví dụ 2: Tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. có số liệu về chuyển tiền điện tử như sau:

- TK Chuyển tiền đi năm trước      - dư Có: 250.000 đ

- TK Chuyển tiền đến năm trước   - dư Nợ: 150.000 đ

Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. lập phiếu chuyển khoản tất toán số dư 2 tài khoản nói trên và lập Lệnh chuyển Có chuyển chênh lệch số dư về Vụ Kế toán - Tài chính:

Nợ TK Chuyển tiền đi năm trước  :  250.000 đ

Có TK Chuyển tiền đến năm trước:  150.000 đ

Có TK Chuyển tiền đi năm nay     :  100.000 đ

2. Tại Vụ Kế toán - Tài chính:

Nhận được Lệnh chuyển tiền quyết toán do các đơn vị chuyển tiền điện tử gửi, Vụ Kế toán - Tài chính phải kiểm soát chặt chẽ và đối chiếu với số dư tài khoản chuyển tiền đi năm trước và chuyển tiền đến năm trước của từng đơn vị trong dữ liệu của mình, nếu không khớp đúng sẽ hạch toán:

- Căn cứ Lệnh chuyển Nợ quyết toán của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. (theo ví dụ 1) hạch toán:

Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm trước (tiểu khoản NH.X) :150.000 đ

Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm trước (tiểu khoản NH.X): 100.000 đ

Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH.X)  :  50.000 đ

- Căn cứ Lệnh chuyển Có quyết toán của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. (theo ví dụ 2) hạch toán:

Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm trước (tiểu khoản NH.Y) : 150.000 đ

Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm trước (tiểu khoản NH.Y): 250.000 đ

Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH.Y)  : 100.000đ

Sau khi nhận và hành tự hết các Lệnh chuyển tiền quyết toán của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong hệ thống, các tài khoản Chuyển tiền đi năm trước và Chuyển tiền đến năm trước (cả ở Vụ Kế toán - Tài  chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử) phải hết số dư.

PHẦN VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài Chính chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước.

Việc sửa đổi, bổ sung quy trình này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.

PHỤ LỤC SỐ: 1A

LỆNH CHUYỂN CÓ

Số lệnh .............(2)...................Ngày lập........./......../........(2).......................

Mã chứng từ và loại nghiệp vụ: ..............................(2).................................

Ngày giá trị: ...........................................................(2)................................

Ngân hàng gửi lệnh:..(Ngân hàng Nhà nước A).. (2). Mã NH.. (2)..TK Nợ ..(1)...

Ngân hàng nhận lệnh:..(Ngân hàng Nhà nước B)..(2).. Mã NH..(2)..TK Có..(1)...

Người phát lệnh: .........................(1)...........................................................

Địa chỉ/Số CMND:......................(1)...........................................................

Tài khoản:....................................(1)..........................................................

Tại Ngân hàng:............................(1).............. Mã NH .........(1)....(2)........

Người nhận lệnh: ........................(1)..........................................................

Địa chỉ/Số CMND:......................(1)..........................................................

Tài khoản:....................................(1).........................................................

Tại Ngân hàng:............................(1)....................... Mã NH .........(1)....(2).......

Nội dung:.................................  (1) ....................................................................

...........................................................................................................................

.................................................................................

Số tiền bằng chữ:.........................(1)........................

..................................................................................

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

Ngày ...../...../.....(2)

NGÂN  HÀNG GỬI

KẾ TOÁN (2)                                                                         KẾ TOÁN (3)

Nhận lúc.......giờ.......phút

Ngày...../....../.......

NGÂN  HÀNG  NHẬN

KẾ TOÁN                                                                            TP.KẾ TOÁN

Ghi chú:

- Trường hợp Người phát lệnh hoặc Người nhận lệnh không có tài khoản thì phải ghi rõ địa chỉ hoặc Số chứng minh, ngày cấp và nơi cấp;

- (1) Các yếu tố do kế toán giao dịch nhập dữ liệu.

(2) Các yếu tố do kế toán chuyển tiền nhập dữ liệu.

(3) Yếu tố của kiểm soát, trưởng phòng.

PHỤ LỤC SỐ: 1B

LỆNH CHUYỂN NỢ

Số lệnh ...............(2).................Ngày lập........./......../........(2)...................

Mã chứng từ và loại nghiệp vụ: ........................................(2)..................

Ngày giá trị: .....................................................................(2)...................

Ngân hàng gửi lệnh:..(Ngân hàng Nhà nước A).. (2).. Mã NH.. (2)..TK Có..(1)..

Ngân hàng nhận lệnh:..(Ngân hàng Nhà nước B)..(2).. Mã NH..(2)..TK Nợ..(1)..

Người phát lệnh: .........................(1).........................................................

Địa chỉ/Số CMND:.....................(1)..........................................................

Tài khoản:..................................(1)........................................................

Tại Ngân hàng:..........................(1)................. Mã NH .........(1)....(2)............

Người nhận lệnh: ......................(1)...........................................................

Địa chỉ/Số CMND:....................(1).......................................................

Tài khoản:.................................(1).........................................................

Tại Ngân hàng:..........................(1)............ Mã NH .........(1)....(2)..............

Nội dung:..................................(1).............................................................

..................................................................................................................

................................................................................

Số tiền bằng chữ:.........................(1)........................

.................................................................................

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

Ngày ...../...../.....(2)

NGÂN HÀNG GỬI

KẾ TOÁN (2)                                                                           KẾ TOÁN (3)

Nhận lúc.......giờ.......phút

Ngày...../....../.......

NGÂN HÀNG  NHẬN

KẾ TOÁN                                                                                      TP.KẾ TOÁN

Ghi chú:

- Trường hợp Người phát lệnh hoặc Người nhận lệnh không có tài khoản thì phải ghi rõ địa chỉ hoặc Số chứng minh, ngày cấp và nơi cấp;

- (1) Các yếu tố do kế toán giao dịch nhập dữ liệu.

(2) Các yếu tố do kế toán chuyển tiền nhập dữ liệu.

(3) Yếu tố của kiểm soát, trưởng phòng.

PHỤ LỤC SỐ: 2

LỆNH HUỶ LỆNH CHUYỂN NỢ

Số Lệnh.........................Ngày lập........./......../..............................................

Mã chứng từ và loại nghiệp vụ: ...................................................................

Ngày giá trị: .................................................................................................

Ngân hàng gửi lệnh:...(Ngân hàng A).......... Mã NH..............TK Nợ .........

Ngân hàng nhận lệnh:..(Ngân hàng B)......... Mã NH.............TK Có.........

Người phát lệnh: ..........................................................................................

Địa chỉ:..........................................................................................................

Tài khoản:.....................................................................................................

Tại Ngân hàng:.......................................... Mã NH ......................................

Người nhận lệnh: .......................................................................................

Địa chỉ:.........................................................................................................

Tài khoản:...................................................................................................

Tại Ngân hàng:..................................................... .Mã NH ........................

Nội dung:......(Huỷ số tiền của Lệnh chuyển Nợ số:.... lập ngày.../...Lý do...).....

....................................................................................

.....................................................................................

Số tiền bằng chữ:........................................................

....................................................................................

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

Ngày ...../...../.....

NGÂN HÀNG GỬI

KẾ TOÁN                                                                          TP.KẾ TOÁN

Nhận lúc.......giờ.......phút

Ngày...../....../.......

NGÂN HÀNG  NHẬN

KẾ TOÁN                                                                                     TP.KẾ TOÁN

PHỤ LỤC SỐ: 3

YÊU CẦU HUỶ LỆNH CHUYỂN CÓ

Lập ngày ...../....../.......               Số: ...........

Ngân hàng gửi: ......(Ngân hàng A),.................Mã NH:........................

Ngân hàng nhận:..........(Ngân hàng B)...........................Mã NH:..........

Căn cứ vào............................số:....................lập ngày ....../......./...........

của:........................................................................................................

Địa chỉ /Số CMT:..................................................................................

Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có số ............Lập ngày: ................và chuyển trả lại theo địa chỉ sau:

Người nhận tiền: ...................................................................................

Địa chỉ/Số CMT: ...................................................................................

Tài khoản: .............................................................................................

Tại Ngân hàng: ..............................................Mã NH: .........................

Lý do Huỷ:............................................................................................

..............................................................................................................

................................................................. .

..................................................................

Số tiền Yêu cầu Huỷ (bằng chữ): ..........................................................

...............................................................................................................

Truyền đi lúc ....... giờ ...... phút

Ngày ....../......../........

NGÂN HÀNG A

KẾ TOÁN                                                                    TP.KẾ TOÁN

Nhận lúc ..... giờ ..... phút

Ngày ...../......./.......

NGÂN HÀNG B

KẾ TOÁN                                                                   TP.KẾ TOÁN

PHỤ LỤC SỐ: 4

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Việt Nam                                                            Số:

Lập lúc ... giờ ... phút

Ngày .../.../...

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

Ngày .../.../...

KẾ TOÁN                                   TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN

Ghi chú:

- Ký hiệu Lệnh:

30 - Lệnh chuyển Có - thể hiện số tiền vào cột DS PS Có (cột 7)

31 - Lệnh chuyển Nợ - thể hiện số tiền vào cột DS PS Nợ (cột 6)

32 - Huỷ Lệnh chuyển tiền - thể hiện số tiền vào cột DS PS Có (cột 7)

- Các Lệnh chuyển tiền đi được sắp xếp theo (trật tự) "Số Lệnh chuyển tiền"

Lập lúc ... giờ ... phút

Ngày .../.../...

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

Ngày .../.../...

KẾ TOÁN                                                                       TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN

Ghi chú:

- Ký hiệu Lệnh:

30 - Lệnh chuyển Có - thể hiện số tiền vào cột DS PS Nợ (cột 6)

31 - Lệnh chuyển Nợ - thể hiện số tiền vào cột Có (cột 7)

32 - Huỷ Lệnh chuyển tiền - thể hiện số tiền vào cột DS PS Nợ (cột 6)

- Các Lệnh chuyển tiền đến được sắp xếp theo (trật tự) "Mã Ngân hàng A".

Đơn vị: ... (Tên NHA).......... Mã NH..............(Mã  NHA)..............

II/ KẾT QUẢ ĐỐI CHIẾU CHUYỂN TIỀN:

Lập lúc ... giờ ... phút

Ngày .../..../.....

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

Ngày .../.../....

LẬP BẢNG                                                                        KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Ký hiệu Lệnh:

30 - Lệnh chuyển Có - thể hiện số tiền vào cột DS PS Nợ (cột 6)

31 - Lệnh chuyển Nợ - thể hiện số tiền vào cột DS PS Có (cột 7)

32 - Huỷ Lệnh chuyển tiền - thể hiện số tiền vào cột DS PS Nợ (cột 6)

Bảng đối chiếu các chuyển tiền

Vụ kế toán tài chính đã chuyển đi -đơn vị

đã nhận được trong ngày ...../...../.....

Đơn vị: ... (Tên NHB) ............. Mã NH.........(NHB)..............

I/ CÁC CHUYỂN TIỀN VỤ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH ĐÃ CHUYỂN ĐI CHO ĐƠN VỊ TRONG NGÀY:

II/ KẾT QUẢ ĐỐI CHIẾU CHUYỂN TIỀN:

Lập lúc ... giờ ... phút

Ngày .../..../.....

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

Ngày .../.../....

LẬP BẢNG                                                                     KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Ký hiệu Lệnh:

30 - Lệnh chuyển Có - thể hiện số tiền vào cột DS PS Có (cột 7)

31 - Lệnh chuyển Nợ - thể hiện số tiền vào cột DS  PS Nợ (cột 6)

32 - Huỷ Lệnh chuyển tiền - thể hiện số tiền vào cột DS PS Có (cột 7)

SAO KÊ CHI TIẾT CHUYỂN TIỀN ĐẾN CHỜ XỬ LÝ

Ngày ........ tháng ........... năm ..........

Lập lúc ..... giờ ....... phút

Ngày ........../......../.......

LẬP BẢNG                                                                    KIỂM SOÁT

Ghi chú: - Các lệnh chuyển tiền được sắp xếp theo trật tự "Mã NHB"

BẢNG TỔNG HỢP VÀ ĐỐI CHIẾU

DOANH SỐ CHUYỂN TIỀN ĐI CUẢ CÁC ĐƠN VỊ NHNN

TRONG NGÀY ...../...../.....

I /TỔNG HỢP DOANH SỐ CHUYỂN TIỀN ĐI CỦA

CÁC ĐƠN VỊ NHNN TRONG NGÀY:

II/ TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐỐI CHIẾU CHUYỂN TIỀN:

LẬP BẢNG                                                                     KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Phần (I): Lấy số tổng cộng Doanh số phát sinh (ngày và luỹ kế) trên Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày (phụ lục số 4) của từng đơn vị. Mỗi đơn vị ghi một dòng.

- Phần (II): Lấy số liệu của:

+ Điểm 1 phần II trong phụ lục 6

+ Điểm 2 phần II trong phụ lục 6

BẢNG TỔNG HỢP VÀ ĐỐI CHIẾU

DOANH SỐ CHUYỂN TIỀN ĐẾN CỦA CÁC ĐƠN VỊ NHNN                      TRONG NGÀY ...../...../.....

II/ TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐỐI CHIẾU CHUYỂN TIỀN:

LẬP BẢNG                                                                 KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Phần (I): Lấy số tổng cộng Doanh số phát sinh (ngày và luỹ kế) trên Báo cáo nhận chuyển tiền đến trong ngày (phụ lục 5) của từng đơn vị. Mỗi đơn vị ghi một dòng.

- Phần (II): Lấy số liệu của: + Điểm 1 phần II trong phụ lục 7

+ Điểm 2 phần II trong phụ lục 7

Đơn vị:                                 Báo cáo Chuyển tiền  điện tử

Mã NH:                                                      Tháng ... Năm ....

DOANH SỐ TỪ ĐẦU NĂM

Truyền đi lúc .. giờ .... phút

LẬP BẢNG               TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN          GIÁM ĐỐC

Ghi chú:

- Đơn vị lập báo cáo: Các đơn vị chuyển tiền điện tử

- Thời hạn gửi báo cáo: Chậm nhất ngày 05 tháng sau

Đơn vị:                         Sao kê số dư tài khoản

Mã NH:               chuyển tiền điện tử đến chờ xử lý

Tháng ... Năm ....

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

LẬP BẢNG                 TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN           GIÁM ĐỐC

Ghi chú:

- Mẫu này dùng chung cho cả Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử.

- Đơn vị lập báo cáo: Các đơn vị chuyển tiền điện tử

- Thời hạn gửi báo cáo: Chậm nhất là ngày 05 tháng sau

- Đơn vị nhận báo cáo:  Vụ Kế toán - Tài chính

ĐIỆN TRA SOÁT

Ngày tra soát: ......./....../......                       Số:

Tra soát Ngân hàng: ............................. Mã NH: .......................................

Theo Lệnh chuyển Nợ/Có số: ........Ký hiệu lệnh: .........Ngày lập: .../.../...

Số tiền bằng chữ: ...............................................

..............................................................................

Nội dung tra soát: ............................................................................

.......................................................................................................

Truyền đi lúc .... giờ ....... phút

KẾ TOÁN                                   TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN

PHẦN TRẢ LỜI TRA SOÁT

Ngân hàng: ............................................. Mã NH: ..................................

Trả lời tra soát của Ngân hàng: ............. Mã NH: ...................................

Nội dung trả lời: ......................................................................................

.........................................................................................................

Truyền đi lúc ......giờ ......... phút

KẾ TOÁN                                              TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN

ĐIỆN YÊU CẦU XÁC NHẬN

LỆNH CHUYỂN CÓ GIÁ TRỊ CAO

Lập ngày:...../....../........

Số:

Kính gửi: (Tên đơn vị chuyển tiền điện tử và mã Ngân hàng)

Ngân hàng gửi: ................... Mã NH: ........................................................

Yêu cầu xác nhận Lệnh chuyển Có số: ...............Ngày lập: ....../......./......

Người phát lệnh: .......................................................................................

Địa chỉ/Số CMT: .......................................................................................

Tài khoản:.................................................................................................

Tại Ngân hàng:................................. .Mã NH ........................................

Người nhận lệnh: ....................................................................................

Địa chỉ/Số CMT: .....................................................................................

Tài khoản:................................................................................................

Tại Ngân hàng:..................................................... .Mã NH ....................

Số tiền bằng chữ:.......................................................

..........................................................................

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

KẾ TOÁN                                          TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN

ĐIỆN XÁC NHẬN

LỆNH CHUYỂN CÓ GIÁ TRỊ CAO

Lập ngày: ..../....../.....

Số:

Kính gửi: (Tên đơn vị chuyển tiền điện tử và mã Ngân hàng)

Theo Điện yêu cầu xác nhận số:....................... Ngày lập: ..../...../.....

Ngân hàng: ... (Tên Ngân hàng A) ................... Mã NH: ..................

Xác nhận Lệnh chuyển Có số: .......................... Ngày lập: ..../..../.....

Người phát lệnh: ............................................................................

Địa chỉ/Số CMT: ............................................................................

Tài khoản:......................................................................................

Tại Ngân hàng:.............................. .Mã NH .................................

Người nhận lệnh: ...........................................................................

Địa chỉ/Số CMT: ............................................................................

Tài khoản:........................................................................................

Tại Ngân hàng:..................................................... Mã NH .............

Số tiền bằng chữ:...................................................

.............................................................................

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

KẾ TOÁN                             TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN

ĐIỆN THÔNG BÁO

CHẤP NHẬN/TỪ CHỐI LỆNH CHUYỂN TIỀN

Lập ngày:...../....../........

Số:

Kính gửi: (Tên đơn vị chuyển tiền điện tử và mã Ngân hàng)

Ngân hàng: ......................... Mã NH: ........................................................

Thông báo đã chấp nhận/từ chối:

Lệnh chuyển tiền Nợ/Có số: ........... Loại: ....... Ngày lập: ....../......../...........

Người phát lệnh: ........................................................................

Địa chỉ/Số CMT: ........................................................................

Tài khoản:...................................................................................

Tại Ngân hàng:........................................... Mã NH ................

Người nhận lệnh: .........................................................................

Địa chỉ/Số CMT: ..........................................................................

Tài khoản:.....................................................................................

Tại Ngân hàng:.............................................. Mã NH ..................

Số tiền bằng chữ:................................................

...........................................................................

Lý do từ chối: .................(dùng trong trường hợp từ chối) ............................

Truyền đi lúc ... giờ ... phút

KẾ TOÁN                                     TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN

Ghi chú:

- Nếu chấp nhận thì bỏ từ chối và ngược lại

- Nếu từ chối thì ghi rõ lý do, nếu chấp nhận thì không ghi yếu tố này.

PHỤ LỤC SỐ: 17

Số: ......../BB-CTĐT

BIÊN BẢN SỰ CỐ KỸ THUẬT

TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ

Chúng tôi gồm có:

1. Ông (bà): ....................................... chức vụ: .....................................

2. Ông (bà): ........................................chức vụ: .....................................

3. Ông (bà): ........................................chức vụ:......................................

Nhất trí xác định sự cố kỹ thuật trong CTĐT sau đây:

- Sự cố kỹ thuật : ................... ( mô tả sự cố ) .........................................

- Thời điểm xảy ra sự cố: ......... giờ ..... phút, ngày ....../......../................

- Nguyên nhân: ........................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

- Hậu quả của sự cố kỹ thuật: ..................................................................

............................................................................................................

...............................................................................................................

- Phương án xử lý sự cố kỹ thuật: ......................................................

..............................................................................................................

...........................................................................................................

..............., Ngày ...... tháng ......... năm ........

CÁN BỘ TIN HỌC            TP KẾ TOÁN                        GIÁM ĐỐC

PHỤ LỤC SỐ: 18

Số:...../BB-CTĐT

BIÊN BẢN CHUYỂN TIỀN (THỪA/THIẾU)

Chúng tôi gồm có:

1. Ông (bà): ....................................... chức vụ: .....................................

2. Ông (bà): ........................................chức vụ: .....................................

3. Ông (bà): ........................................chức vụ:......................................

Nhất trí xác định tình trạng, nguyên nhân và trách nhiệm trong việc chuyển tiền ......... (thừa/thiếu) ........... dưới đây:

Lệnh chuyển tiền Nợ/Có số: ...................... Ngày lập lệnh: ....../......../...........

Người phát lệnh: ...............................................................................

Địa chỉ/Số CMND:..............................................................................

Tài khoản:.............................................................................................

Tại Ngân hàng:...........................................Mã NH ...............................

Người nhận lệnh: .................................................................................

Địa chỉ/Số CMND:...............................................................................

Tài khoản:............................................................................................

Tại Ngân hàng:................................................. Mã NH ......................

Số tiền: ..............................................................................................

Đã chuyển: ....... (thừa/thiếu) .......... là: ................ đ (bằng chữ...............

..............................................................................................................)

Nguyên nhân sai sót:..................................................

...................................................................................

..................................................................................

Người chịu trách nhiệm:.........................

............................................................................

Đề nghị quý Ngân hàng:............ căn cứ Biên bản này để:............... (thu hồi ngay hoặc xử lý trả tiếp cho khách hàng) ....... số tiền đã chuyển .........(thừa/thiếu) ..........nói trên.

..........., Ngày  ...... tháng .... năm ......

KẾ TOÁN                  TP KẾ TOÁN                            GIÁM ĐỐC