Quyết định 04/2020/QĐ-KTNN chế độ nộp lưu, bảo quản hồ sơ kiểm toán

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 10/2016/QĐ-KTNN ngày 28/12/2016 của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, các Đoàn kiểm toán nhà nước, các thành viên của Đoàn kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy định này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán, các Đoàn kiểm toán của Kiểm toán nhà nước (gọi tắt là Đoàn kiểm toán), Kiểm toán viên nhà nước (KTVNN), tổ chức và cá nhân được ủy thác hoặc thuê thực hiện kiểm toán, cộng tác viên kiểm toán nhà nước, đơn vị được kiểm toán và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán.

2. Thành viên Đoàn kiểm toán không phải là KTVNN khi tham gia Đoàn kiểm toán nhà nước phải áp dụng Quy định này như đối với KTVNN.

Chương II

DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN

Điều 3. Danh mục hồ sơ kiểm toán

Danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán, hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán và hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng các Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).

Điều 4. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán, gồm:

1. Các tài liệu thu thập được trong quá trình khảo sát, lập Kế hoạch kiểm toán (KHKT) tổng quát, gồm:

a) Quyết định thành lập Đoàn khảo sát thu thập thông tin lập KHKT (nếu có);

b) Công văn và đề cương khảo sát gửi đơn vị được khảo sát;

c) Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, báo cáo khác;

d) Các báo cáo, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành… về triển khai, thực hiện nhiệm vụ của đơn vị được kiểm toán (nếu có);

đ) Các tài liệu khác có liên quan đến quá trình khảo sát, thu thập thông tin lập KHKT tổng quát (nếu có).

2. Dự thảo KHKT tổng quát và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát, gồm:

2.1. Xét duyệt của Kiểm toán trưởng

a) Dự thảo KHKT tổng quát Đoàn kiểm toán trình Kiểm toán trưởng xét duyệt;

b) Quyết định thành lập Tổ thẩm định dự thảo KHKT tổng quát; Báo cáo thẩm định dự thảo KHKT tổng quát của Tổ thẩm định, Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;

c) Quyết định thành lập hội đồng thẩm định, xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán; Biên bản họp xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát của Kiểm toán trưởng;

d) Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán (Báo cáo tiếp thu và giải trình đối với các nội dung trong báo cáo kết quả thẩm định dự thảo KHKT của Tổ thẩm định, báo cáo kết quả kiểm soát chất lượng kiểm toán của Tổ kiểm soát, ý kiến kết luận của Hội đồng thẩm định, xét duyệt KHKT tổng quát…);

đ) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt KHKT tổng quát của Kiểm toán trưởng (nếu có).

2.2. Xét duyệt của Tổng Kiểm toán nhà nước

a) Tờ trình và dự thảo KHKT tổng quát trình Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước xét duyệt;

b) Các báo cáo thẩm định của các đơn vị có chức năng kiểm soát, thẩm định đối với dự thảo KHKT tổng quát;

c) Văn bản tiếp thu, giải trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;

d) Thông báo kết luận của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước tại cuộc họp xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát;

đ) Các văn bản trao đổi giữa đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và Vụ Tổng hợp trong quá trình ban hành KHKT tổng quát và Quyết định kiểm toán của cuộc kiểm toán.

e) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt KHKT tổng quát của Tổng Kiểm toán nhà nước (nếu có).

3. KHKT tổng quát; Tờ trình và KHKT tổng quát điều chỉnh, bổ sung và các tài liệu bổ sung có liên quan (nếu có).

4. Công văn của Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán xác nhận Đoàn kiểm toán đã hoàn thành việc lập KHKT chi tiết làm cơ sở ban hành quyết định kiểm toán.

5. Quyết định kiểm toán; Tờ trình và các Quyết định kiểm toán điều chỉnh, bổ sung (nếu có).

6. Các báo cáo được kiểm toán, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, báo cáo khác (nếu có thay đổi so với Điểm c, Khoản 1, Điều này).

7. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).

8. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán, gồm: Văn bản chỉ đạo hoạt động kiểm toán của các cấp đối với Đoàn kiểm toán (nếu có); các văn bản hướng dẫn đối với cuộc kiểm toán chuyên đề, đặc thù (nếu có); Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước đối với Đoàn kiểm toán (nếu có); văn bản chỉ đạo của Lãnh đạo Đoàn kiểm toán đối với Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán (nếu có), tài liệu khác có liên quan.

9. Báo cáo định kỳ và đột xuất của Đoàn kiểm toán gửi Kiểm toán trưởng, Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước.

10. Nhật ký công tác của Trưởng đoàn kiểm toán, Phó Trưởng đoàn kiểm toán (nếu có).

11. Các biên bản họp Đoàn kiểm toán.

12. Các dự thảo Báo cáo kiểm toán và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán, gồm:

12.1. Xét duyệt của Kiểm toán trưởng

a) Dự thảo Báo cáo kiểm toán trình Kiểm toán trưởng;

b) Báo cáo Kiểm soát chất lượng kiểm toán của Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (đến giai đoạn xét duyệt dự thảo báo cáo kiểm toán);

c) Quyết định thành lập Tổ thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm toán; Báo cáo thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm toán của Tổ thẩm định;

d) Quyết định thành lập hội đồng thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán; Biên bản họp xét duyệt của Kiểm toán trưởng đối với dự thảo Báo cáo kiểm toán;

đ) Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán (Báo cáo tiếp thu và giải trình đối với các nội dung trong báo cáo kết quả thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm toán của Tổ thẩm định, báo cáo kết quả kiểm soát chất lượng kiểm toán của Tổ kiểm soát; ý kiến kết luận của Hội đồng thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán…);

e) Các văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, đơn vị có liên quan khác (nếu có).

g) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt Báo cáo kiểm toán của Kiểm toán trưởng (nếu có).

12.2. Xét duyệt của Tổng Kiểm toán nhà nước

a) Tờ trình xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán (kèm theo Phụ lục ước lượng và đánh giá sai sót phát hiện qua kiểm toán - nếu có), dự thảo Báo cáo kiểm toán đã hoàn thiện theo kết quả xét duyệt của Kiểm toán trưởng và các tài liệu kèm theo theo quy định;

b) Báo cáo thẩm định của các đơn vị có chức năng thẩm định đối với dự thảo Báo cáo kiểm toán;

c) Báo cáo kiểm soát chất lượng kiểm toán của Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán;

d) Văn bản tiếp thu, giải trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;

đ) Thông báo kết luận của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước tại cuộc họp xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán;

e) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước (nếu có).

13. Công văn gửi dự thảo Báo cáo kiểm toán kèm theo dự thảo Báo cáo kiểm toán gửi lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán.

14. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Báo cáo kiểm toán (nếu có).

15. Văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có).

16. Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán đối với ý kiến tham gia của đơn vị được kiểm toán vào dự thảo Báo cáo kiểm toán;

17. Biên bản họp thông qua dự thảo Báo cáo kiểm toán với đơn vị được kiểm toán.

18. Tờ trình Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước về việc phát hành Báo cáo kiểm toán.

19. Báo cáo thẩm định Báo cáo kiểm toán trình phát hành của các Vụ tham mưu (nếu có).

20. Công văn phát hành Báo cáo kiểm toán kèm theo Báo cáo kiểm toán.

21. Thông báo kết quả kiểm toán của Đoàn kiểm toán; Thông báo kết luận, kiến nghị kiểm toán cho các bên có liên quan (các đơn vị, bộ, ngành…).

22. Báo cáo bảo lưu ý kiến của thành viên Đoàn kiểm toán (nếu có).

23. Biên bản, báo cáo kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán (ngoài tài liệu tại mục 12.2.c, Điều 4) của các Đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm soát và các tài liệu khác có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).

24. Văn bản gửi các cơ quan liên quan và văn bản trả lời của các cơ quan liên quan về chính sách, chế độ và các vấn đề có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).

25. Các công văn gửi Kho bạc nhà nước về việc thực hiện kiến nghị kiểm toán.

26. Đơn thư khiếu nại, tố cáo và trả lời khiếu nại, tố cáo trong giai đoạn thực hiện kiểm toán (nếu có).

27. Kết quả chấm điểm chất lượng Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán, thành viên Đoàn kiểm toán theo dự thảo Báo cáo kiểm toán và rà soát lại theo Báo cáo kiểm toán phát hành theo quy định.

28. Các văn bản trao đổi giữa đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và Vụ Tổng hợp trong quá trình lập dự thảo Báo cáo kiểm toán trình phát hành (nếu có).

29. Các tài liệu khác có liên quan đến hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).

Điều 5. Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán, gồm:

1. Các báo cáo được kiểm toán và báo cáo được kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư và các báo cáo khác có liên quan đến số liệu và thông tin tại Biên bản kiểm toán (phù hợp với lĩnh vực kiểm toán).

2. KHKT chi tiết và các Tờ trình điều chỉnh KHKT chi tiết, KHKT chi tiết điều chỉnh, bổ sung (nếu có).

3. Tờ trình kiểm tra đối chiếu với bên thứ ba; Công văn gửi Kế hoạch kiểm tra đối chiếu với bên thứ ba; Công văn về phối hợp trong kiểm tra, đối chiếu (nếu có); Kế hoạch kiểm tra, đối chiếu bên thứ ba; Kế hoạch kiểm tra hiện trường (nếu có).

4. Văn bản yêu cầu đơn vị được kiểm toán, đơn vị liên quan cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ công tác kiểm toán và công tác kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba (nếu có).

5. Nhật ký kiểm toán:

- Kết thúc cuộc kiểm toán tại đơn vị: Nếu chưa áp dụng ghi nhật ký điện tử và chưa áp dụng chữ ký số, KTVNN phải in, ký và nộp nhật ký kiểm toán cho Tổ trưởng tổ kiểm toán.

- Khi KTNN thực hiện chữ ký số và số hóa hồ sơ tài liệu thì Tổ trưởng và KTVNN ký chữ ký số và không cần in nhật ký; Nhật ký kiểm toán sẽ lưu trữ trên phần mềm (Trung tâm Tin học có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu về nhật ký kiểm toán ở dạng file mềm).

6. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).

7. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán, gồm: Văn bản chỉ đạo về hoạt động kiểm toán đối với Tổ kiểm toán (nếu có); Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của Lãnh đạo Đoàn kiểm toán, Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán đối với Tổ kiểm toán (nếu có); tài liệu khác có liên quan.

8. Báo cáo định kỳ và đột xuất của Tổ kiểm toán gửi Trưởng đoàn kiểm toán, Kiểm toán trưởng.

9. Bằng chứng kiểm toán liên quan đến các số liệu, thông tin trình bày tại Báo cáo kiểm toán, Biên bản kiểm toán, Thông báo kết quả kiểm toán; liên quan đến các phát hiện, sai sót, tồn tại, kết luận, kiến nghị kiểm toán (các thông tin, tài liệu, ghi chép kế toán và các thông tin khác liên quan đến nội dung kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu do KTVNN thu thập; các bản tính toán, phân tích, điều tra, phỏng vấn, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… do KTVNN thu thập, lập làm căn cứ để hình thành ý kiến đánh giá, xác nhận, kết luận, kiến nghị về nội dung được kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu; ý kiến của chuyên gia, Biên bản kiểm tra hiện trường, kho, quỹ...) (Chi tiết tại Phụ lục 01 kèm theo).

10. Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán.

11. Biên bản kiểm toán; Biên bản kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba; Biên bản làm việc; Biên bản kiểm tra hiện trường (nếu có).

12. Biên bản họp Tổ kiểm toán.

13. Dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán trình Trưởng đoàn kiểm toán phê duyệt.

14. Dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán tại cuộc họp thông qua (hoặc gửi lấy ý kiến) với đơn vị được kiểm toán.

15. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).

16. Văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có).

17. Biên bản họp thông qua dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).

18. Văn bản tiếp thu, giải trình của Tổ kiểm toán đối với ý kiến tham gia của đơn vị được kiểm toán vào dự thảo Biên bản kiểm toán (nếu có).

19. Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán.

20. Tờ trình về việc phát hành Thông báo kết quả kiểm toán tại các đơn vị được kiểm toán chi tiết.

21. Thông báo kết quả kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán chi tiết; Thông báo kết luận, kiến nghị kiểm toán cho các bên liên quan (nếu có).

22. Biên bản kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các Đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm soát và các tài liệu có liên quan tại Tổ kiểm toán (nếu có).

23. Báo cáo bảo lưu ý kiến của Thành viên tổ kiểm toán, Tổ kiểm toán (nếu có).

24. Tài liệu khác có liên quan đến hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán.

Điều 6. Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán

Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, gồm:

1. Báo cáo của đơn vị được kiểm toán về việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.

2. Các văn bản kiến nghị, khiếu nại về kết quả kiểm toán của đơn vị được kiểm toán hoặc các tổ chức, cá nhân có liên quan và văn bản trả lời của Kiểm toán nhà nước và hồ sơ có liên quan (nếu có).

3. Kế hoạch kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

4. Văn bản thẩm định kế hoạch kiểm tra (nếu có).

5. Quyết định kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

6. Thông báo kế hoạch kiểm tra kèm theo Đề cương hướng dẫn đơn vị được kiểm tra chuẩn bị văn bản báo cáo Đoàn kiểm tra.

7. Các tài liệu, bằng chứng thu thập trong quá trình kiểm tra (chi tiết tại phụ lục 02 kèm theo)

8. Các báo cáo có liên quan đến việc thực hiện kiến nghị kiểm toán (báo cáo theo yêu cầu của đơn vị chủ quản, Bộ Tài chính…nếu có).

9. Biên bản kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

10. Biên bản họp Đoàn kiểm tra (nếu có).

11. Ý kiến giải trình của đơn vị được kiểm toán (nếu có).

12. Công văn gửi Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán và Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

13. Quyết định thành lập Tổ thẩm định Báo cáo kiểm tra của Thủ trưởng đơn vị chủ trì việc kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán; Báo cáo thẩm định Báo cáo kiểm tra.

14. Văn bản chỉ đạo đối với hoạt động của Đoàn kiểm tra (nếu có).

15. Các văn bản của Kiểm toán nhà nước gửi đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân liên quan về những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện kiến nghị kiểm toán (nếu có).

16. Các Biên bản họp của Tổ, Đoàn, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán,… và các báo cáo liên quan đến xử lý kết quả, thực hiện kiến nghị thanh tra, kiểm tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán (nếu có).

17. Tài liệu kiểm toán bổ sung sau khi phát hành Báo cáo kiểm toán (trường hợp sửa đổi tài liệu kiểm toán đã lưu trữ hoặc bổ sung tài liệu kiểm toán sau khi đã hoàn thiện hồ sơ kiểm toán do bất kỳ nguyên nhân nào thì phải được chấp thuận của cấp có thẩm quyền và phải ghi chép và lưu lại trong hồ sơ kiểm toán).

18. Tài liệu khác có liên quan đến kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán (nếu có).

Điều 7. Hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán

Việc giải quyết khiếu nại phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ giải quyết khiếu nại, bao gồm:

1. Văn bản khiếu nại kiểm toán của đơn vị được kiểm toán;

2. Tài liệu, chứng cứ do các bên cung cấp;

3. Văn bản thông báo thụ lý hoặc không thụ lý giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại (nếu có);

4. Quyết định tạm đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ kết luận, kiến nghị kiểm toán (nếu có);

5. Biên bản kiểm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có);

6. Biên bản tổ chức đối thoại (nếu có);

7. Tờ trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán về phương án trả lời kiến nghị của đơn vị được kiểm toán kèm theo dự thảo Công văn trả lời đối với trường hợp trả lời lần 2 hoặc thay đổi kiến nghị kiểm toán;

8. Ý kiến bằng văn bản của các Vụ tham mưu (Vụ Tổng hợp, Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán, Vụ Pháp chế) về phương án trả lời do đơn vị chủ trì kiểm toán dự kiến đối với nội dung khiếu nại;

9. Ý kiến tư vấn của Hội đồng kiểm toán (nếu có);

10. Quyết định giải quyết khiếu nại;

11. Công văn trả lời đơn vị được kiểm toán (Công văn của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán đối với trường hợp trả lời lần đầu và giữ nguyên kiến nghị kiểm toán; Công văn của KTNN đối với trả lời lần 2 hoặc thay đổi kiến nghị kiểm toán);

12. Báo cáo kiểm toán, Thông báo kết quả kiểm toán, Thông báo kết luận, kiến nghị đã điều chỉnh (nếu có);

13. Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).

Điều 8. Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng

Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng đối với cuộc kiểm toán, gồm:

1. Các văn bản liên quan đến tổ chức thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán, như:

a) Kế hoạch kiểm soát chất lượng kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;

b) Các quyết định thành lập Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán;

c) Các kế hoạch kiểm soát chất lượng kiểm toán và văn bản điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, thay đổi,…

2. Các văn bản, tài liệu liên quan làm căn cứ kiểm soát (ngoại trừ các tài liệu được nêu tại Điều 4. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán và Điều 5. Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán).

3. Các bằng chứng kiểm soát chất lượng kiểm toán (bao gồm các tài liệu chứng minh cho các phát hiện kiểm soát, ngoại trừ các tài liệu đã được nêu tại Khoản 2, Điều này).

4. Các loại tài liệu, giấy tờ làm việc (ngoại trừ các tài liệu đã lưu tại Khoản 2.1 và Khoản 12.1, Điều 4. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán): biên bản làm việc, văn bản chỉ đạo hoạt động kiểm soát,…;

5. Báo cáo Kiểm soát chất lượng kiểm toán bổ sung của Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán cho giai đoạn lập và gửi báo cáo kiểm toán;

6. Các văn bản, tài liệu, giấy tờ khác có liên quan đến hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng.

Chương III

CHẾ ĐỘ NỘP LƯU, BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ HỦY HỒ SƠ KIỂM TOÁN

Điều 9. Nộp lưu hồ sơ kiểm toán

1. Mỗi cuộc kiểm toán (có một hoặc nhiều chủ đề kiểm toán) theo Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán hàng năm của các đơn vị trực thuộc KTNN lập một hồ sơ kiểm toán theo quy định tại Điều 3 và lưu theo năm kiểm toán (xác định theo năm của Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán). Phương pháp lập hồ sơ kiểm toán thực hiện theo Phụ lục 03 của quy định này.

2. Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm toán có trách nhiệm lập mục lục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định). Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

3. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định).

4. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết khiếu nại được đưa vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định).

5. Chậm nhất 12 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Kiểm toán trưởng của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, các đơn vị tham mưu phải nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý; hồ sơ kiểm toán thuộc Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực quản lý. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ đến hạn nộp lưu, Kiểm toán trưởng phải lập danh mục hồ sơ giữ lại trình Tổng Kiểm toán nhà nước (qua Văn phòng Kiểm toán nhà nước) xem xét, giải quyết; thời hạn giữ lại thêm không quá 12 tháng tính từ ngày đến hạn nộp lưu.

6. Đối với các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục hồ sơ kiểm toán, hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán và hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng phát sinh sau 12 tháng kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán, ngoài các hồ sơ quy định tại Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều này, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ kiểm toán chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hoàn thành xử lý công việc nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước (đối với Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, các đơn vị tham mưu), nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực (đối với Kiểm toán nhà nước khu vực).

7. Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu trước khi nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước. Kiểm toán nhà nước khu vực có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu của Kiểm toán nhà nước khu vực. Vụ Tổng hợp có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần hai và các lần tiếp theo (nếu có).

8. Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng Quy chế thực hiện công tác lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

9. Việc số hóa, tạo lập, lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử của cuộc kiểm toán trên phần mềm thực hiện theo quy định hiện hành của Kiểm toán nhà nước về số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử.

10. Nhật ký công tác, Nhật ký kiểm toán ghi trên phần mềm điện tử đảm bảo yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định của Nhà nước thì được công nhận tính hợp pháp đại diện cho tài liệu gốc và tích hợp lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.

11. Lập mục lục hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời gian và diễn biến công việc), bao gồm ghi tên tài liệu thuộc danh mục hồ sơ, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số trang của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ (chi tiết tại Phụ lục 03 kèm theo).

12. Việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện như đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.

Điều 10. Bảo quản hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

2. Hồ sơ kiểm toán bảo quản tại kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý; hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các đơn vị tham mưu trước khi nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước do phòng Tổng hợp trực tiếp quản lý (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định); hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do phòng Tổng hợp (trước khi nộp vào lưu trữ của Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực) và Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực trực tiếp quản lý.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ lâu dài (như lưu trữ băng từ).

4. Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư quy định của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Điều 11. Khai thác hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán được khai thác trong các trường hợp sau:

a) Khi có đề nghị của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan điều tra và các các cơ quan có liên quan theo quy định của pháp luật;

b) Khi có yêu cầu giám định, kiểm tra kiểm soát chất lượng kiểm toán, giải quyết kiến nghị về báo cáo kiểm toán, khiếu nại, tố cáo;

c) Lập kế hoạch kiểm toán kỳ sau;

d) Các yêu cầu khác theo quy định của Kiểm toán nhà nước.

2. Quyết định cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán

a) Tổng Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán đối với các trường hợp quy định tại Điểm a và Điểm d của Khoản 1 Điều này;

b) Chánh Văn phòng Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán đang được lưu trữ tại kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước đối với các trường hợp quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này;

c) Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán do đơn vị mình quản lý đối với các trường hợp quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này.

3. Tổ chức, cá nhân thuộc Kiểm toán nhà nước được mang hồ sơ kiểm toán ra khỏi lưu trữ để phục vụ công tác theo quy định tại Khoản 1 Điều này sau khi được người có thẩm quyền quyết định cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn khi kết thúc công việc; việc giao, nhận hồ sơ kiểm toán phải được lập thành biên bản.

4. Tổ chức, cá nhân không thuộc Kiểm toán nhà nước có nhu cầu khai thác hồ sơ kiểm toán phải có giấy giới thiệu nêu rõ mục đích khai thác và phải tuân thủ quy định về khai thác. Việc khai thác hồ sơ kiểm toán chỉ được thực hiện tại nơi lưu trữ và đối với những tài liệu liên quan đến việc cần giải quyết. Việc sao chụp tài liệu không thuộc tài liệu mật tại nơi lưu trữ chỉ khi được sự cho phép của người có thẩm quyền và phải do bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ thực hiện.

5. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được thực hiện theo quy định của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán nhà nước và các quy định văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 12. Hủy hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ được hủy theo quy định của Kiểm toán nhà nước, trừ trường hợp có quyết định xem xét lại việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Quy trình tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được thực hiện chung theo quy định tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

Điều 13. Nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước

Chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán nhà nước và các quy định văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, các Đoàn kiểm toán, thành viên Đoàn kiểm toán và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm tổ chức, thực hiện quy định này; trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh mới hoặc có khó khăn, vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán để tổng hợp báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.