Thông tư 08/2012/TT-BNV về Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ áp dụng đối với phông lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh.

2. Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc áp dụng cho loại hình tài liệu nền giấy.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này được áp dụng tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử có sử dụng ngân sách Nhà nước.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ

a) Định mức kinh tế-kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (sau đây viết tắt là HCSD) của một phông lưu trữ bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ việc Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ.

b) Định mức lao động Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.

Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - Tcn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định.

Định mức lao động phục vụ (Tpv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (Tpv) = (Tcn) x 2%.

Định mức lao động quản lý là (Tql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (Tql) = (Tcn + Tpv) x 5%.

2. Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc

a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm thực hiện việc Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc và cấp bản sao, chứng thực lưu trữ.

b) Định mức lao động Phục vụ độc giả tại Phòng đọc là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý. Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - Tcn) là tổng thời gian lao động hao phí thực hiện các bước công việc của Quy trình Phục vụ độc giả tại Phòng đọc trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định. Định mức lao động phục vụ (Tpv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (Tpv) = (Tcn) x 2%. Định mức lao động quản lý là (Tql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (Tql) = (Tcn + Tpv) x 5%.

c) Đơn vị sản phẩm Đơn vị sản phẩm của định mức lao động Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc là hồ sơ. Đơn vị sản phẩm của định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ là trang tài liệu.

d) Hệ số phức tạp của tài liệu (k) Hệ số đối với tài liệu lưu trữ hành chính (khổ A4) (ko) là 1,0. Hệ số đối với tài liệu lưu trữ bằng tiếng nước ngoài (k1) là 1,2. Đối với tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý kém (k2), hệ số phức tạp theo từng giai đoạn như sau: Tài liệu từ năm 1954 trở về trước: 1,2; Tài liệu từ sau năm 1954 đến năm 1975: 1,1. Đối với tài liệu lưu trữ bản vẽ khổ lớn hơn A3 (k3): Tài liệu khổ A1, A2: 1,15; Tài liệu khổ A0: 1,3. Đối với trường hợp tài liệu lưu trữ có nhiều hệ số phức tạp thì k được tính bằng tổng các hệ số phức tạp đó.

Điều 4. Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ

1. Định mức lao động Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ có hệ số khối lượng 1,0 và hệ số phức tạp 1,0 quy định tại Phụ lục I kèm theo.

2. Định mức Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ có hệ số khối lượng và hệ số phức tạp khác 1,0 được xác định bằng tổng định mức lao động của các bước 1, 4, 5, 6 (Tsp, 1) và tổng định mức lao động của các bước 2, 3 (Tsp, 2): Tsp = Tsp, 1 + Tsp, 2.

a) Tổng định mức lao động của các bước 1, 4, 5, 6 (Tsp, 1) quy định tại Phụ lục số II kèm theo.

b) Định mức lao động của các bước 2 (T2) và bước 3 (T3) tính cho 01 mét tài liệu quy định tại Phụ lục số III kèm theo.

3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ quy định tại Phụ lục IV kèm theo.

Điều 5. Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc

1. Định mức lao động Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc có hệ số phức tạp k0 = 1,0 quy định tại Phụ lục V kèm theo.

2. Định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ có hệ số phức tạp k0 = 1,0 quy định tại Phụ lục VI kèm theo.

3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm Phục vụ độc giả tại Phòng đọc quy định tại Phụ lục VII kèm theo.

Điều 6. Tổ chức thực hiện

Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 01 năm 2013.

Tổ chức Lưu trữ khác có thể áp dụng Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.