Thông tư 08/2012/TT-BNV về Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng

T_sp, 2 =

(T₂ + T₃) (phút/mét TL)

x Khối lượng tài liệu của phông (mét TL)

480 phút

TT

Nhóm tài liệu

Hệ số phức tạp

Định mức lao động theo khối lượng của Phông lưu trữ (Tổng Tsp các bước 1, 4, 5 và 6)

Ghi chú

Phông dưới 50 m

Phông từ 50 m đến phông dưới 100 m

100 m

Phông từ 100 m đến phông 200 m

Phông từ 200 m đến phông 300 m

Phông lớn hơn 300 m

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Hệ số khối lượng

0,85

0,9

1,0

1,1

1,2

1,3

I

Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức

1

Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao

1,05

19,10

20,22

22,47

24,72

26,96

29,21

2

Bộ, cơ quan ngang bộ, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương

1,00

18,19

19,26

21,40

23,54

25,68

27,82

Định mức lao động lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ theo hệ số khối lượng của phông (phụ lục số II)

3

Cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục, Tổng công ty 91, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương

0,90

16,37

17,33

19,26

21,19

23,11

25,04

4

Cục, tổng công ty 90, sở, ban ngành và tương đương

0,80

14,55

15,41

17,12

18,83

20,54

22,26

5

Đơn vị sự nghiệp; công ty trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng công ty 90, 91, sở, ngành và tương đương

0,70

12,73

13,48

14,98

16,48

17,98

19,47

II

Tài liệu chuyên môn

1

Tài liệu công trình xây dựng cơ bản

a

Dự án quan trọng quốc gia

0,90

16,37

17,33

19,26

21,19

23,11

25,04

Phân loại theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình.

b

Dự án nhóm A

0,80

14,55

15,41

17,12

18,83

20,54

22,26

c

Dự án nhóm B, C

0,70

12,73

13,48

14,98

16,48

17,98

19,47

2

Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học……

0,60

10,91

11,56

12,84

14,12

15,41

16,69

Áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn

3

Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng,.... (sổ sách, chứng từ)

0,50

9,10

9,63

10,70

11,77

12,84

13,91

TT

Nhóm tài liệu

Hệ số phức tạp

Mức tổng hợp (Tsp - Phút/mét)

Ghi chú

Bước 2

Bước 3

I

Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức

1

Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao

1,05

24,172

66,277

2

Bộ, cơ quan ngang bộ, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương

1,00

23,021

63,121

Định mức lao động bước 2,3 của quy trình lập danh mục tài liệu HCSD theo phụ lục số 1

3

Cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục, Tổng công ty 91, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương

0,90

20,719

56,809

4

Cục, tổng công ty 90, sở, ban ngành và tương đương

0,80

18,417

50,497

5

Đơn vị sự nghiệp; công ty trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng công ty 90, 91, sở, ngành và tương đương

0,70

16,115

44,185

II

Tài liệu chuyên môn

1

Tài liệu công trình xây dựng cơ bản

a

Dự án quan trọng quốc gia

0,90

20,719

56,809

Phân loại theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

b

Dự án nhóm A

0,80

18,417

50,497

c

Dự án nhóm B, C

0,70

16,115

44,185

2

Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học……

0,60

13,813

37,873

Áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn

3

Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng,.... (sổ sách, chứng từ)

0,50

11,511

31,561

TT

Tên vật tư, văn phòng phẩm

Đơn vị tính

Số lượng

Ghi chú

1

Giấy trắng viết thống kê tài liệu, hồ sơ dự kiến hạn chế sử đụng (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)

Tờ

500

Giấy trắng khổ A4, định lượng > 70g/m²

2

Giấy trắng in thống kê tài liệu, hồ sơ dự kiến hạn chế sử dụng (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)

Tờ

500

Giấy trắng khổ A4, định lượng > 70g/m²

3

Mực in thống kê tài liệu, hồ sơ dự kiến hạn chế sử dụng

Hộp

0,5

4

Bút bi

Cái

50

TT

Nhóm tài liệu

Ngạch, bậc viên chức thực  hiện công việc

Định mức lao động cho 01 hồ sơ phục vụ độc giả tại Phòng đọc (phút)

Ghi chú

Lao động trực tiếp (T_cn)

Lao động phục vụ (T_pv)

Lao động quản lý (T_ql)

Định mức tổng hợp cho 01 mét tài liệu (T_sp)

A

B

C

(1)

(2)=(1) x 2%

(3) = [(1) +(2)] x 5%

(4) = (1)+(2)+
(3)

(5)

1

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, làm thẻ độc giả và mở hồ sơ

3,476

0,070

0,177

3,723

a

Tiếp nhận giấy tờ đề nghị khai thác sử dụng tài liệu

Lưu trữ viên bậc 2/9

0,929

0,019

0,047

0,995

b

Làm thẻ độc giả

1,833

0,037

0,094

1,964

c

Vào sổ đăng ký và mở hồ sơ độc giả

0,714

0,014

0,036

0,764

2

Bước 2: Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu

4,590

0,092

0,233

4,915

a

Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu bằng các công cụ tra cứu

Lưu trữ viên bậc 2/9

1,750

0,035

0,089

1,874

b

Hướng dẫn độc giả viết phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

2,126

0,043

0,108

2,277

c

Nhận Phiếu yêu cầu của độc giả và đăng ký Phiếu yêu cầu vào sổ

0,714

0,014

0,036

0,764

3

Bước 3: Trình, duyệt Phiếu yêu cầu lên cấp có thẩm quyền

3,658

0,073

0,186

3,917

a

Trình Lãnh đạo phòng đọc

Lưu trữ viên bậc 2/9, Lãnh đạo

1,943

0,039

0,099

2,081

b

Trình Lãnh đạo cơ quan lưu trữ

1,715

0,034

0,087

1,836

4

Bước 4: Nhận lại Phiếu yêu cầu, chuyển Phiếu yêu cầu được duyệt đến Phòng Bảo quản

Nhận lại Phiếu yêu cầu; Thông báo kết quả xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc giả; Chuyển Phiếu yêu cầu được duyệt đến Phòng Bảo quản

Lưu trữ viên bậc 2/9

0,521

0,010

0,027

0,558

5

Bước 5: Phòng Bảo quản lấy tài liệu theo Phiếu yêu cầu

2,526

0,050

0,129

2,705

a

Tiếp nhận Phiếu yêu cầu; Tìm tài liệu theo phiếu yêu cầu

Lưu trữ viên bậc 2/9

1,965

0,0390

0,100

2,104

b

Chuyển tài liệu xuống phòng đọc

0,561

0,0110

0,029

0,601

6

Bước 6: Phòng Bảo quản xuất tài liệu cho Phòng Đọc

5,464

0,110

0,279

5,853

a

Đối chiếu tài liệu với Phiếu yêu cầu, Kiểm tra số lượng, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu

Lưu trữ viên bậc 2/9

4,783

0,096

0,244

5,123

b

Ký nhận tài liệu, vào sổ giao nhận tài liệu

0,681

0,014

0,035

0,730

7

Bước 7: Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu

2,733

0,055

0,139

2,927

a

Độc giả kiểm tra, ký nhận tài liệu với phòng đọc

Lưu trữ viên bậc 2/9

2,392

0,048

0,122

2,562

b

Thu phí khai thác, sử dụng tài liệu

0,341

0,007

0,017

0,365

8

Bước 8: Theo dõi việc nghiên cứu tài liệu

0,872

0,017

0,044

0,933

9

Bước 9: Phòng đọc nhận lại tài liệu từ độc giả

2,733

0,055

0,139

2,927

a

Kiểm tra nhận lại tài liệu

Lưu trữ viên bậc 2/9

2,392

0,048

0,122

2,562

b

Ký nhận vào sổ phòng đọc

0,341

0,007

0,017

0,365

10

Bước 11: Phòng đọc trả tài liệu cho Phòng Bảo quản

Kiểm tra tài liệu trước khi nhập kho; Ký trả vào sổ; Đưa tài liệu vào vị trí ban đầu

Lưu trữ viên bậc 2/9

8,511

0,170

0,434

9,115

11

Bước 12: Kết thúc, hoàn thiện hồ sơ độc giả

0,572

0,012

0,030

0,614

a

Hoàn thiện hồ sơ độc giả

Lưu trữ viên bậc 2/9

0,286

0,006

0,015

0,307

b

Lưu hồ sơ độc giả

0,286

0,006

0,015

0,307

Cộng

35,656

0,714

1,817

38,187

TT

Nhóm tài liệu

Ngạch, bậc viên chức thực hiện công việc

Định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ cho 01 trang tài liệu (phút)

Ghi chú

Lao động trực tiếp (T_cn)

Lao động phục vụ (T_pv)

Lao động quản lý (T_ql)

Định mức tổng hợp (T_sp)

A

B

C

(1)

(2)=(1) x 2%

(3) = [(1) +(2)] x 5%

(4) = (1)+(2)+
(3)

(5)

1

Bước 10.1: Tiếp nhận, đăng ký Phiếu yêu cầu cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

2,415

0,048

0,123

2,586

a

Hướng dẫn độc giả viết Phiếu yêu cầu cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

Lưu trữ viên bậc 2/9

1,701

0,034

0,087

1,822

b

Nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao, chứng thực lưu trữ và đăng ký Phiếu yêu cầu vào sổ

0,714

0,014

0,036

0,764

2

Bước 10.2: Trình, duyệt Phiếu yêu cầu lên cấp có thẩm quyền

Lưu trữ viên bậc 2/9, Lãnh đạo

2,115

0,042

0,108

2,265

a

Trình Lãnh đạo phòng đọc

1,143

0.023

0,058

1,224

b

Trình Lãnh đạo cơ quan lưu trữ

0,972

0,019

0,050

1,041

3

Bước 10.3: Nhận lại Phiếu yêu cầu, thông báo kết quả cho độc giả và giao nhận tài liệu cần nhân bản

0,385

0,008

0,020

0,413

a

Nhận lại Phiếu yêu cầu; Thông báo kết quả xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc giả; Chuẩn bị tài liệu cần nhân bản (tách hoặc đánh đấu) theo phiếu yêu cầu

Lưu trữ viên bậc 2/9

0,310

0,006

0,016

0,332

b

Ký, giao nhận tài liệu cần nhân bản

0,075

0,002

0,004

0,081

4

Bước 10.4: Nhân bản tài liệu

0,522

0,010

0,027

0,559

a

Nhân bản tài liệu

Lưu trữ viên bậc 2/9

0,414

0,008

0,021

0,443

b

Kiểm tra, sắp xếp bản gốc, bản sao theo trật tự ban đầu

0,108

0,002

0,006

0,116

5

Bước 10.5: Nhận lại tài liệu gốc và bản sao

0,184

0,004

0,010

0,198

a

Nhận lại bản gốc và bản sao tài liệu từ bộ phận nhân bản

Lưu trữ viên bậc 2/9

0,071

0,0010

0,004

0,076

b

Kiểm tra số lượng, chất lượng bản sao

0,083

0,0020

0,004

0,089

c

Ký nhận vào sổ

0,030

0,0010

0,002

0,033

6

Bước 10.6: Đóng dấu sao hoặc dấu chứng thực

a

Đóng dấu sao

Lưu trữ viên bậc 2/9

0,081

0,002

0,004

0,087

b

Đóng dấu chứng thực

1,771

0,035

0,091

1,897

- Đóng dấu chứng thực và ghi các thông tin trên dấu chứng thực

Lưu trữ viên bậc 2/9, Lãnh đạo

0,718

0,0140

0,037

0,769

- Trình Lãnh đạo cơ quan lưu trữ ký vào bản sao tài liệu có đóng dấu chứng thực

0,972

0,0190

0,050

1,041

- Văn thư đóng dấu cơ quan

0,081

0,0020

0,004

0,087

7

Bước 10.7: Thu phí và bàn giao bản sao, chứng thực cho độc giả

0,281

0,006

0,014

0,301

a

Thu phí cấp bản sao, chứng thực lưu trữ; Giao nhận bản sao, chứng thực cho độc giả

Lưu trữ viên bậc 2/9

0,047

0,001

0,002

0,050

b

Đưa tài liệu gốc về vị trí ban đầu

0,234

0,005

0,012

0,251

Định mức lao động cấp bản sao

5,983

0,120

0,306

6,409

Định mức lao động cấp bản chứng thực

7,673

0,153

0,393

8,219

TT

Tên vật tư, văn phòng phẩm

Đơn vị tính

Số lượng

Ghi chú

I

Định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng Đọc

Tính cho 100 hồ sơ

1

Giấy trắng in hoặc sao, chụp Phiếu yêu cầu (đã bao hàm 15% tỷ lệ sai hỏng)

Tờ

30

Giấy trắng khổ A4, định luợng 70g/m² hoặc 80g/m²

2

Mực in hoặc sao, chụp Phiếu yêu cầu

Hộp

0,02

3

Bút bi

Cái

2

II

Định mức vật tư, văn phòng phẩm cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

Tính cho 100 trang tài liệu

1

Giấy trắng in hoặc sao, chụp Phiếu yêu cầu (đã bao hàm 15% tỷ lệ sai hỏng)

Tờ

30

Giấy trắng khổ A4, định lượng 70g/m² hoặc 80g/m²

2

Giấy trắng in hoặc sao, chụp tài liệu (đã bao hàm 15% tỷ lệ sai hỏng)

Tờ

115

Giấy trắng khổ A4, định lượng 70g/m² hoặc 80g/m²

3

Mực in hoặc sao, chụp Phiếu yêu cầu, tài liệu

Hộp

0,1

4

Mực dấu

lọ

0,5

Dung tích 60 ml

5

Bút ký

Cái

1

6

Bút bi

Cái

2