Khi nào được ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền?

Ký thay (KT.), ký thừa lệnh (TL.), ký thừa ủy quyền (TUQ.) là những hình thức ký văn bản khác nhau. Vậy ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền được áp dụng thế nào?

Căn cứ:

- Điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư sửa đổi tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP.

1. Trường hợp nào được ký thay người khác?

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức; có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.):

- Các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

- Một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Ai được phép ký thừa lệnh?

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản.

Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng một số đơn vị ký các văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể cơ quan, tổ chức.

Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, người ký thừa lệnh phải là cấp trưởng. Tuy nhiên trong thực tế có rất nhiều văn bản cấp phó ký thay các văn bản ký thừa lệnh.

Khi nào được ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền? (Ảnh minh họa)

3. Ký thừa ủy quyền khi nào?

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký.

Giống với ký thừa lệnh, việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản. Song ký thừa ủy quyền còn phải giới hạn trong một thời gian nhất định.

Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.

>> Cách ký tên, đóng dấu đúng chuẩn có thể bạn chưa biết

Hậu Nguyễn