Khi nào được ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền?

Ký thay (KT.), ký thừa lệnh (TL.), ký thừa ủy quyền (TUQ.) là những hình thức ký văn bản khác nhau. Vậy ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền được áp dụng thế nào?

1. Trường hợp nào được ký thay người khác?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, chữ ký thay (KT.) được quy định như sau:

(1) Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

(2) Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.

Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Ai được phép ký thừa lệnh?

Theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản.

Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Tuy nhiên khi ký ban hành văn bản cần lưu ý các nội dung sau:

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

3. Ký thừa ủy quyền khi nào?

Tại khoản 3 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ:

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền.

Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

Trên đây là thông tin về ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền.