Quyết định 848/QĐ-UBND Nghệ An 2022 Danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực văn thư lưu trữ

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN
-------

Số: 848/QĐ-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Nghệ An, ngày 04 tháng 4 năm 2022

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ;
- Cục KSTTHC - Văn phòng Chính phủ;
- Chủ tịch, PCT UBND tỉnh (Đ/c Hoa);
- Các Phó VP UBND tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, KSTT (V).

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Ngọc Hoa

TT

Tên thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết

Địa điểm thực hiện

Phí, lệ phí

Căn cứ pháp lý

1

Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc

- Đối với tài liệu sử dụng rộng rãi chậm nhất là 07 giờ làm việc.

- Đối với tài liệu được sử dụng hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 29 giờ làm việc.

Trực tiếp tại Chi cục Văn thư Lưu trữ, số 30 Đường Trần Quang Diệu, thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.

1. Mức phí:

- Tài liệu gốc và bản chính:

+ Tài liệu chữ viết trên nền giấy: 6.000 đồng/ đơn vị bảo quản;

+ Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật: 6.000 đồng/tấm

+ Tài liệu phim, ảnh: 1.500 đồng/tấm

+ Tài liệu ghi âm: 3.000 đồng/phút nghe

+ Tài liệu phim điện ảnh: 3.000 đồng/phút chiếu

-Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1):

+ Tài liệu chữ viết trên nền giấy: 3.000 đồng/đơn vị bảo quản;

+ Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật: 3.000 đồng/tấm;

+ Tài liệu phim, ảnh: 1.000 đồng/tấm

+ Tài liệu ghi âm: 1.500 đồng/phút nghe.

+ Tài liệu phim điện ảnh: 1.500 đồng/phút chiếu.

2. Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng 05 lần mức thu phí sử dụng các tài liệu tương tự quy định tại Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư này. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 26 Luật Lưu trữ.

3. Đối tượng không thu phí:

a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử;

b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình;

c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước.

4. Áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học, nghiên cứu sinh.

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

2

Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

- Đối với tài liệu sử dụng rộng rãi chậm nhất là 06 giờ làm việc.

- Đối với tài liệu được sử dụng hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 27 giờ làm việc.

- Trực tiếp hoặc nộp hồ sơ qua đường bưu điện tới tại Chi cục Văn thư Lưu trữ, Số 30 Đường Trần Quang Diệu, thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An;

- Hoặc nộp hồ sơ qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (mức độ 4) tại địa chỉ: http://dichvucong.nghean.gov.vn

1. Mức phí:

a) Phô tô tài liệu giấy (đã bao gồm vật tư):

+ Phô tô đen trắng: 3.000 đồng/trang A4

+ Phô tô màu: 20.000 đồng/trang A4

- In từ phim, ảnh gốc (đã bao gồm vật tư):

+ In ảnh đen trắng từ phim gốc: Cỡ từ 15x21 cm trở xuống: 40.000 đồng/tấm; Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm: 60.000 đồng/tấm; Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm: 150.000 đồng/tấm.

+ Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc: Cỡ từ 15x21 cm trở xuống: 60.000 đồng/tấm; Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm: 80.000 đồng/tấm; Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm: 170.000 đồng/tấm.

c) In sao tài liệu ghi âm (không kể vật tư): 30.000 đồng/phút nghe.

d) In sao phim điện ảnh (không kể vật tư): 60.000 đồng/phút chiếu.

đ) Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1):

+ Tài liệu giấy: In đen trắng (đã bao gồm vật tư): 2.000 đồng/ trang A4; In màu (đã bao gồm vật tư): 15.000 đồng/trang A4; Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư): 1.000 đồng/trang ảnh.

+ Tài liệu phim, ảnh: In ra giấy ảnh (đã bao gồm vật tư): Cỡ từ 15x21 cm trở xuống: 30.000 đồng/tấm; Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm: 40.000 đồng/tấm; Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm: 130.000 đồng/tấm. Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư): 30.000 đồng/tấm ảnh.

+ Sao tài liệu ghi âm dạng điện tử (không bao gồm vật tư): 27.000 đồng/phút nghe;

+ Sao tài liệu phim điện ảnh dạng điện tử (không kể vật tư): 54.000 đồng/phút chiếu.

2. Đối tượng không thu phí:

a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử;

b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, vợ chồng, con đẻ, con nuôi) liệt sỹ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng, người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình;

c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách cho chính mình theo quy định của Nhà nước.

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Thứ tự công việc

Đơn vị/người thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian thực hiện (tính mỗi ngày 08 giờ làm việc)

Mức độ dịch vụ công

Trường hợp 1: Đối với tài liệu được sử dụng rộng rãi

Bước 1

Viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Chi cục Văn thư lưu trữ

- Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp Chi cục Văn thư lưu trữ điền Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu kèm theo chứng minh nhân dân, Giấy giới thiệu, Công văn (nếu cơ quan, tổ chức có nhu cầu khai thác tài liệu);

- Làm thẻ độc giả đối với trường hợp độc giả có nhu cầu đọc tài liệu tại phòng đọc 5 ngày trở lên;

- Vào sổ đăng ký độc giả; hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu tại sổ mục lục và ghi các thông tin cần tìm vào Phiếu yêu cầu đọc tài liệu; kiểm tra độ mật, mức độ hạn chế sử dụng của tài liệu; trình lãnh đạo Chi cục phiếu yêu cầu đọc tài liệu của độc giả. Gửi phiếu hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

- Số hóa (scan) hồ sơ (giấy tờ của độc giả nộp và văn bản của viên chức tham mưu giải quyết) vào phần mềm Một cửa điện tử; chuyển hồ sơ (bản giấy và bản điện tử) trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh đến Lãnh đạo Chi cục.

1,5 giờ làm việc

2

Bước 2

Lãnh đạo Chi cục

- Phê duyệt hồ sơ đăng ký sử dụng tài liệu;

- Thẩm định, phê duyệt phiếu yêu cầu đọc tài liệu của độc giả.

1,5 giờ làm việc

Bước 3

Viên chức Phòng QLTLLT

- Sau khi Phiếu yêu cầu đọc tài liệu của độc giả được ký duyệt, viên chức phòng đọc vào sổ Đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Tìm và giao tài liệu cho độc giả kiểm tra, ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.

3 giờ làm việc

Bước 4

Viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Chi cục Văn thư lưu trữ

Làm thủ tục thu phí bạn đọc sau khi độc giả trả tài liệu; xác nhận hoàn tất trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh.

1 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết TTHC

7 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trường hợp 2: Đối với tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý hiếm, hiếm

Bước 1

Viên chức Phòng QLTLLT

- Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp Chi cục Văn thư lưu trữ điền Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu kèm theo chứng minh nhân dân, Giấy giới thiệu, Công văn (nếu cơ quan, tổ chức có nhu cầu khai thác tài liệu);

- Làm thẻ độc giả đối với trường hợp độc giả có nhu cầu đọc tài liệu tại phòng đọc 5 ngày trở lên;

- Vào sổ đăng ký độc giả; hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu tại sổ mục lục và ghi các thông tin cần tìm vào Phiếu yêu cầu đọc tài liệu; kiểm tra độ mật, mức độ hạn chế sử dụng của tài liệu; trình lãnh đạo Chi cục Phiếu yêu cầu đọc tài liệu của độc giả. Gửi phiếu hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

- Số hóa (scan) hồ sơ (giấy tờ của độc giả nộp và văn bản của viên chức tham mưu giải quyết) vào phần mềm Một cửa điện tử; chuyển hồ sơ (bản giấy và bản điện tử) trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh đến Lãnh đạo Chi cục.

3 giờ làm việc

Bước 2

Lãnh đạo Chi cục

- Phê duyệt hồ sơ đăng ký sử dụng tài liệu;

- Xem xét, trình Lãnh đạo Sở Nội vụ hồ sơ yêu cầu đọc tài liệu của độc giả

2 giờ làm việc

Bước 3

Viên chức Phòng QLTLLT

Vào số, đóng dấu văn bản, chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo Sở Nội vụ.

1,5 giờ làm việc

Bước 4

Lãnh đạo Sở Nội vụ

- Kiểm tra hồ sơ do lãnh đạo Chi cục trình;

- Xem xét, trình Chủ tịch UBND tỉnh đối với hồ sơ yêu cầu đọc tài liệu (chuyển bản điện tử và bản giấy tới Văn phòng UBND tỉnh);

5 giờ làm việc

Bước 5

Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

Nhận hồ sơ và phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

4 giờ làm việc

Bước 6

Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh

- Tham mưu dự thảo văn bản đồng ý/không đồng ý đối với đề nghị của Sở Nội vụ;

- Trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ký văn bản đồng ý/không đồng ý đối với đề nghị của Lãnh đạo Sở Nội vụ;

- Lấy số văn bản, đóng dấu, chuyển trả văn bản (bản giấy và bản điện tử) cho Chi cục VTLT (chuyển bản điện tử và bản giấy).

6 giờ làm việc

Bước 7

Lãnh đạo Chi cục

- Căn cứ văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh, xem xét, quyết định đối với đề nghị đọc tài liệu của độc giả;

- Chuyển hồ sơ cho viên chức Phòng QLTTLT.

2 giờ làm việc

Bước 8

Viên chức Phòng QLTLLT

- Viên chức vào sổ Đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu; tìm và giao tài liệu cho độc giả kiểm tra, ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.

- Hoặc tham mưu dự thảo văn bản từ chối trong trường hợp Chủ tịch UBND tỉnh, Lãnh đạo Sở Nội vụ, Lãnh đạo Chi cục không đồng ý.

- Chuyển trả kết quả cho viên chức đã tiếp nhận hồ sơ (chuyển kết quả điện tử và bản giấy).

4 giờ làm việc

Bước 9

Viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Chi cục Văn thư lưu trữ

Làm thủ tục thu phí bạn đọc sau khi độc giả trả tài liệu; xác nhận hoàn tất trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh.

1,5 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết TTHC

29 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Thứ tự công việc

Đơn vị/người thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian thực hiện (tính mỗi ngày 08 giờ làm việc)

Mức độ dịch vụ công

Trường hợp 1: Đối với tài liệu được sử dụng rộng rãi

Bước 1

Viên chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại Chi cục VTLT

- Tiếp nhận hồ sơ của cá nhân có nhu cầu sao và chứng thực tài liệu; hướng dẫn cá nhân đăng ký, điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu sao hoặc chứng thực tài liệu. Gửi phiếu hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

- Kiểm tra thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ;

- Thực hiện việc sao hoặc chứng thực tài liệu lưu trữ theo số lượng yêu cầu;

- Điền đầy đủ các thông tin vào dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, số chứng thực (đối với phiếu yêu cầu chứng thực); đóng dấu bản sao (đối với phiếu yêu cầu bản sao).

- Trình Lãnh đạo Chi cục xem xét, quyết định;

- Số hóa (scan) hồ sơ (giấy tờ của độc giả nộp và văn bản của viên chức tham mưu giải quyết) vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh; chuyển hồ sơ (bản giấy và bản điện tử) trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh đến Lãnh đạo Chi cục.

3 giờ làm việc

Bước 2

Lãnh đạo Chi cục

Xem xét, quyết định đối với việc cấp bản sao hoặc chứng thực tài liệu cho cá nhân, tổ chức.

1 giờ làm việc

Bước 3

Viên chức Phòng QLTLLT

- Đóng dấu, kiểm tra tài liệu sau khai thác và nhập về kho theo quy định;

- Trả kết quả cho viên chức đã tiếp nhận hồ sơ (chuyển kết quả điện tử và bản giấy).

1 giờ làm việc

Bước 4

Viên chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại Chi cục VTLT

- Nhận kết quả từ viên chức Phòng QLTTLT;

- Thu phí cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ;

- Xác nhận trả kết quả cho cá nhân, tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh; thông báo và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

1 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết TTHC

6 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trường hợp 2: Đối với tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định tại Điều 16, 17 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Bước 1

Viên chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại Chi cục VTLT

- Tiếp nhận cá nhân có nhu cầu sao và chứng thực tài liệu; hướng dẫn cá nhân đăng ký, điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu sao hoặc chứng thực tài liệu;

- Kiểm tra, hướng dẫn, gửi phiếu hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức;

- Kiểm tra thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ;

- Tham mưu văn bản đề nghị Sở Nội vụ trình UBND tỉnh xét duyệt;

- Số hóa (scan) hồ sơ vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh; chuyển hồ sơ (bản giấy và bản điện tử) trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh đến Lãnh đạo Chi cục.

4 giờ làm việc

Bước 2

Lãnh đạo Chi cục

Xem xét, quyết định trình Lãnh đạo Sở Nội vụ đối với việc cấp bản sao hoặc chứng thực tài liệu

2 giờ làm việc

Bước 3

Viên chức Phòng QLTLLT

Vào số, đóng dấu văn bản, chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo Sở Nội vụ (chuyển bản điện tử và bản giấy).

2 giờ làm việc

Bước 4

Lãnh đạo Sở Nội vụ

- Kiểm tra hồ sơ do lãnh đạo Chi cục trình;

- Xem xét, trình Chủ tịch UBND tỉnh đối với việc cấp bản sao hoặc chứng thực tài liệu (chuyển bản điện tử và bản giấy tới Văn phòng UBND tỉnh)

4 giờ làm việc

Bước 5

Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

Nhận hồ sơ (điện tử) và phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

3 giờ làm việc

Bước 6

Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh

- Tham mưu văn bản đồng ý/không đồng ý đối với đề nghị của Lãnh đạo Sở Nội vụ;

- Trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ký văn bản đồng ý/không đồng ý đối với đề nghị của Lãnh đạo Sở Nội vụ;

- Lấy số văn bản, đóng dấu, chuyển trả văn bản (bản giấy và bản điện tử) cho Chi cục VTLT (chuyển bản điện tử và bản giấy)

6 giờ làm việc

Bước 7

Lãnh đạo Chi cục

- Căn cứ văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh, xem xét, quyết định đối với việc cấp bản sao hoặc chứng thực tài liệu;

- Chuyển hồ sơ cho viên chức Phòng QLTLLT

1 giờ làm việc

Bước 8

Viên chức Phòng QLTLLT

- Thực hiện việc sao hoặc chứng thực tài liệu lưu trữ theo số lượng yêu cầu; đóng dấu chứng thực hoặc tham mưu văn bản từ chối trong trường hợp Chủ tịch UBND tỉnh không đồng ý;

- Trả kết quả cho viên chức đã tiếp nhận hồ sơ (chuyển kết quả điện tử và bản giấy);

4 giờ làm việc

Bước 9

Viên chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại Chi cục VTLT

- Nhận kết quả từ viên chức Phòng QLTTLT;

- Thu phí cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ;

- Xác nhận trả kết quả cho cá nhân, tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh; thông báo và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

1 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết TTHC

27 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định