Công văn 119/BGDĐT-GDTH 2025 về hướng dẫn thực hiện Học bạ số cấp tiểu học

1. Mục đích

- Tăng cường thực hiện chuyển đổi số trong ngành giáo dục theo Quyết định số 131/QĐ-TTg[2], đáp ứng nhiệm vụ chuyển đổi số quốc gia theo Quyết định số 06/QĐ-TTg[3].

- Thực hiện triển khai Học bạ số trên diện rộng ở cấp tiểu học theo mô hình kỹ thuật đã được điều chỉnh, cập nhật, bổ sung sau giai đoạn thí điểm.

- Nâng cao hiệu quả thực hiện cải cách thủ tục hành chính liên quan đến học bạ trên môi trường số; tăng cường hiệu quả quản lý, giảm áp lực cho giáo viên và cán bộ quản lý về hồ sơ, sổ sách; tiết kiệm chi phí và thuận tiện, minh bạch, hiệu quả trong thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn (chuyển trường, tuyển sinh,...) và đáp ứng các nhu cầu của xã hội, tổ chức, cá nhân trong việc xác thực thông tin liên quan đến học bạ.

2. Yêu cầu

- Thực hiện Học bạ số theo mô hình kỹ thuật thống nhất, liên thông trong bậc học phổ thông (tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông) bảo đảm về nội dung, giá trị pháp lý theo quy định pháp luật liên quan để thay thế học bạ giấy trong quản lý, sử dụng; bảo đảm lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin về kết quả học tập, rèn luyện của học sinh trong quá trình học tập tại các cơ sở giáo dục; nhất quán, toàn vẹn thông tin khi Học bạ số đã được phát hành (không thể thay đổi thông tin); bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật[4].

- Học bạ số phải được xác thực điện tử theo quy định[5] để có giá trị pháp lý khi sử dụng và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến học bạ trên môi trường số; bảo đảm thuận tiện trong việc sử dụng, quản lý, tra cứu, xác thực học bạ trực tuyến; bảo đảm kỹ thuật để xuất ra bản thể hiện (bản mềm) và in được trên giấy theo mẫu học bạ được Bộ GDĐT quy định về học bạ giấy (viết tắt là bản giấy Học bạ số) để sử dụng trong một số trường hợp cụ thể.

- Thực hiện triển khai Học bạ số trên diện rộng ở cấp tiểu học. Khi triển khai Học bạ số không phát sinh chi phí đối với người học. Đối với các cơ sở giáo dục chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin (máy tính, đường truyền, internet,...) để triển khai Học bạ số được tiếp tục sử dụng Học bạ giấy theo quy định hiện hành và phải sớm có giải pháp thực hiện Học bạ số.

3. Nội dung, tạo lập, quản lý, phát hành và sử dụng Học bạ số

Thực hiện các nội dung đã triển khai thí điểm và được cập nhật bổ sung theo các phụ lục đính kèm Công văn này.

4. Tổ chức thực hiện

a) Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo

- Thực hiện hiệu quả công tác tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố về những nội dung liên quan đến triển khai Học bạ số tại địa phương; tiếp tục thực hiện hiệu quả công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức và tầm quan trọng về thực hiện chuyển đổi số trong ngành giáo dục, trong đó có việc triển khai thực hiện Học bạ số.

- Chỉ đạo các cơ sở giáo dục thực hiện các nhiệm vụ về Học bạ số theo thẩm quyền đáp ứng các yêu cầu theo quy định; xây dựng quy chế quản lý Học bạ số trong thẩm quyền và phạm vi của các cơ sở giáo dục; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc các Phòng GDĐT: (i) triển khai thực hiện Học bạ số trên địa bàn, xây dựng lộ trình, kế hoạch đối với cơ sở giáo dục thuộc vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, chưa đủ điều kiện triển khai Học bạ số; (ii) triển khai tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng hệ thống Học bạ số cho các cơ sở giáo dục.

- Ban hành quy chế quản lý, sử dụng Học bạ số trên địa bàn, phân cấp trách nhiệm các cấp quản lý Phòng GDĐT, cơ sở giáo dục và các tổ chức cá nhân liên quan; thực hiện các giải pháp quản lý, trang bị chữ ký số cho cán bộ, giáo viên sử dụng trong thực hiện nhiệm vụ nói chung và ký số Học bạ số theo thẩm quyền; kiểm tra nắm bắt tình hình, tư vấn, hướng dẫn giúp đỡ các Phòng GDĐT thực hiện hiệu quả việc triển khai thực hiện Học bạ số; tập hợp ý kiến đề xuất, kiến nghị của cán bộ quản lý, giáo viên kịp thời báo cáo Bộ GDĐT định kì theo năm học hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

b) Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Thực hiện hiệu quả công tác tham mưu Ủy ban nhân dân cấp huyện về những nội dung liên quan đến triển khai Học bạ số trên địa bàn; tiếp tục thực hiện hiệu quả công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc thực hiện chuyển đổi số trong ngành giáo dục, trong đó có việc triển khai thực hiện Học bạ số; thực hiện trách nhiệm quản lý nhà nước của Phòng GDĐT về Học bạ số; tổ chức tập huấn hướng dẫn, khai thác sử dụng hệ thống Học bạ số cho các cơ sở giáo dục; chỉ đạo các cơ sở giáo dục trên địa bàn thực hiện các nhiệm vụ về Học bạ số theo hướng dẫn; kiểm tra nắm bắt tình hình, tư vấn, hướng dẫn giúp đỡ các cơ sở giáo dục triển khai thực hiện Học bạ số theo quy định; tập hợp kiến nghị, đề xuất của cán bộ quản lý, giáo viên trong quá trình thực hiện gửi về Sở GDĐT tổng hợp báo cáo Bộ GDĐT.

- Xây dựng kế hoạch, đề xuất các cấp có thẩm quyền tại địa phương quan tâm, tăng cường cơ sở hạ tầng và trang thiết bị cơ bản cho các trường vùng khó khăn để tổ chức triển khai hiệu quả nhiệm vụ liên quan đến Học bạ số.

c) Đối với cơ sở giáo dục

- Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, thiết bị tại cơ sở để tổ chức triển khai thực hiện đúng, đủ các yêu cầu về Học bạ số trong phạm vi nhà trường (tạo lập, quản lý, sử dụng) theo quy định, hướng dẫn của Bộ GDĐT.

- Chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của Học bạ số khi phát hành. Thực hiện ký số xác thực, đóng gói và gửi dữ liệu Học bạ số về CSDL Học bạ số của Bộ GDĐT đúng quy định và yêu cầu kỹ thuật.

- Ban hành quy chế nội bộ về tạo lập, quản lý, sử dụng Học bạ số trong phạm vi cơ sở giáo dục; triển khai tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng cho cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan về sử dụng hệ thống Học bạ số; tập hợp kiến nghị, đề xuất của giáo viên trong quá trình thực hiện gửi về các cấp quản lý theo quy định.

Nhận được Công văn này, Bộ GDĐT đề nghị các Sở GDĐT kịp thời triển khai thực hiện đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị các Sở GDĐT phản ánh về Bộ GDĐT (qua Vụ Giáo dục Tiểu học, Cục Công nghệ thông tin) để kịp thời giải quyết./.