Thông tư liên tịch 02/TTLB của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Thươngmại và Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn thực hiện Quy chế đấu thầu (ban hành kèm theo Nghị định 43/CP ngày 16/7/96 của Chính phủ

Thuộc tính Nội dung VB gốc Tiếng Anh Hiệu lực VB liên quan Lược đồ Nội dung MIX Tải về
LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam

THÔNG TƯ

LIÊN BỘ SỐ 02/TTLB CỦA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ - BỘ XÂY DỰNG - BỘ THƯƠNG MẠI NGÀY 25 THÁNG 2 NĂM 1997 HƯỚNG DẪN
THỰC HIỆN QUY CHẾ ĐẤU THẦU

(Ban hành kèm theo Nghị định 43/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ)

 

Quy chế đấu thầu được ban hành kèm theo Nghị định 43/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ với mục đích bảo đảm tính khách quan, công bằng và thống nhất các hoạt động đấu thầu trên phạm vi toàn quốc về các lĩnh vực: tuyển chọn tư vấn, mua sắm vật tư thiết bị và xây lắp thực hiện trên lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Thực hiện Điều 3 của Nghị định 43/CP và Điều 46 của Quy chế đấu thầu, Liên bộ Bộ Kế hoạch và Đầu tư - Bộ Xây dựng - Bộ Thương mại hướng dẫn chung một số nội dung chủ yếu của Quy chế đấu thầu để các Bộ ngành, địa phương và cơ sở thống nhất thực hiện.

 

PHẦN THỨ NHẤT
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

 

1. Phạm vi áp dụng Quy chế đấu thầu bao gồm những đối tượng được quy định tại điều 2 của Quy chế đấu thầu, nay hướng dẫn cụ thể như sau:

a. Các dự án đầu tư được người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt theo Điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 42/CP là những dự án do Nhà nước cân đối vốn đầu tư, những dự án thuộc các doanh nghiệp Nhà nước, những dự án do Nhà nước bảo lãnh vốn và những dự án sử dụng các nguồn vốn ODA theo Nghị định 20/CP ngày 15/3/1994 của Chính phủ.

b. Các dự án đầu tư liên doanh của doanh nghiệp Nhà nước Việt Nam có mức góp vốn pháp định từ 30% trở lên là những dự án đã được các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép đầu tư theo các quy định hiện hành.

c. Đấu thầu để lựa chọn đối tác dự án liên doanh và hợp tác kinh doanh, dự án 100% vốn nước ngoài, dự án thực hiện theo phương thức BOT hoặc BT được áp dụng theo các quy định riêng.

d. Ngoài những dự án nói trên tuy không bắt buộc nhưng khuyến khích áp dụng Quy chế đấu thầu.

 

2. Hình thức lựa chọn nhà thầu.

a. Đấu thầu rộng rãi: Hình thức đấu thầu này được khuyến khích áp dụng nhằm đạt tính cạnh tranh cao trên cơ sở tham gia của nhiều nhà thầu. Tuy nhiên, hình thức này được áp dụng tuỳ theo từng dự án cụ thể trong phạm vi một địa phương, một vùng, liên vùng, toàn quốc hoặc quốc tế.

b. Đấu thầu hạn chế: Hình thức đấu thầu này được áp dụng trong các trường hợp sau:

- Chỉ có một số nhà thầu đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ mời thầu nhưng tối thiểu phải có 3 nhà thầu có khả năng tham gia.

- Các nguồn vốn sử dụng có yêu cầu tiến hành đấu thầu hạn chế.

- Do yêu cầu về tiến độ thực hiện dự án được người có thẩm quyền quyết định đầu tư chấp thuận.

c. Chỉ định thầu: Hình thức chỉ định thầu được áp dụng theo Điều 30 của Điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 42/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ.

 

3. Sơ tuyển nhà thầu

a. Việc sơ tuyển nhà thầu được áp dụng đối với các gói thầu xây lắp có giá trị từ 100 tỷ đồng trở lên; các gói thầu vật tư thiết bị có giá trị trên 200 tỷ đồng hoặc có công nghệ phức tạp. Những gói thầu có giá trị dưới mức quy định trên, bên mời thầu có thể tiến hành sơ tuyển nhà thầu, nếu cần thiết. Nội dung các bước sơ tuyển nhà thầu thực hiện theo Điều 26 và phần A (Phụ lục III) của Quy chế đấu thầu.

Đối với các gói thầu xây lắp tổ chức đấu thầu quốc tế, các nhà thầu nước ngoài phải có văn bản cam kết liên doanh ít nhất với một nhà thầu Việt Nam.

Hồ sơ sơ tuyển nhà thầu do bên mời thầu lập hoặc thuê các cơ quan chuyên môn am hiểu về đấu thầu và lĩnh vực chuyên môn của gói thầu hoặc tổ chức tư vấn có giấy phép kinh doanh hoặc chứng chỉ hành nghề lập. Bên mời thầu có trách nhiệm trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền phê duyệt hồ sơ sơ tuyển trước khi thông báo mời sơ tuyển.

b. Đối với các gói thầu dưới các mức quy định trên tuy không thực hiện sơ tuyển, nhưng trong hồ sơ mời thầu phải yêu cầu nhà thầu nộp đủ các tài liệu quy định tại Điều 6, Mục 2 của Quy chế đấu thầu về điều kiện dự thầu, và kê khai năng lực kinh nghiệm theo các mẫu biểu số 2, 3, 4, 5, 6, 7 và 8, 9 (nếu có) trong phụ lục III (Phần A) kèm theo Quy chế đấu thầu để có căn cứ xem xét về mặt hành chính, pháp lý và khả năng thực hiện hợp đồng của nhà thầu trước khi đánh giá và xếp hạng các hồ sơ dự thầu. Riêng mẫu biểu số 3 được hiệu chỉnh lại theo mục VII, khoản 2.4, điểm (d) của Thông tư này để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.

 

4. Ưu đãi nhà thầu trong nước

Nhà thầu trong nước tham gia đấu thầu quốc tế tại Việt Nam nếu trúng thầu sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi theo các quy định riêng của Nhà nước.

 

5. Giá xét thầu

Đối với đấu thầu xây lắp, bên mời mua thầu phải sử dụng giá xét thầu để làm căn cứ đánh giá hồ sơ dự thầu. Giá xét thầu này phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền quyết định sau thời điểm hết hạn nộp thầu và trước thời điểm mở thầu. Đối với đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị hoặc tuyển chọn tư vấn, bên mời thầu có thể sử dụng giá xét thầu tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng dự án.

Giá xét thầu được xác định theo những căn cứ sau:

- Yêu cầu và những chỉ dẫn nêu trong hồ sơ mời thầu.

- Tổng dự toán hoặc dự toán đã được duyệt.

- Tổng mức đầu tư của dự án nếu chưa có tổng dự toán hoặc dự toán được duyệt.

Giá xét thầu phải nằm trong phạm vi của tổng dự toán hoặc dự toán và không làm vượt tổng mức đầu tư của dự án đã được phê duyệt.

Giá trúng thầu không được vượt giá xét thầu đã được quyết định.

 

6. Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền

Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền là các cấp được quy định tại Điều 7 của Điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 42/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ, có trách nhiệm và quyền hạn được quy định tại điểm 4 Điều 42 của Quy chế đấu thầu.

 

PHẦN THỨ HAI
TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐẤU THẦU

 

I. CHUẨN BỊ ĐẤU THẦU

Nội dung các công việc chuẩn bị đấu thầu bao gồm:

- Kế hoạch đấu thầu.

- Nhân sự.

- Hồ sơ mời thầu.

- Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu.

 

1. Kế hoạch đấu thầu

Nội dung tổng quát của Kế hoạch đấu thầu được quy định tại Điều 5 của Quy chế đấu thầu, nay hướng dẫn cụ thể như sau:

1.1. Phân chia gói thầu

- Gói thầu là căn cứ để tổ chức đấu thầu và xét thầu. Việc phân chia dự án thành gói thầu phải hợp lý, trước hết phải căn cứ vào công nghệ, tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án. Gói thầu phải được phân chia theo quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án. Chủ đầu tư không được phân chia dự án thành các gói thầu quá nhỏ (trừ một số trường hợp đặc biệt) làm giảm tính hợp lý của dự án và làm tăng chi phí đấu thầu.

- Giá trị dự kiến của gói thầu không được vượt dự toán (nếu gói thầu là một hạng mục) và tổng giá trị các gói thầu không được vượt tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán (nếu có) đã được phê duyệt.

- Đối với tuyển chọn tư vấn, giá trị dự kiến của gói thầu căn cứ theo mức ước tính so với tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.

1.2. Phương thức thực hiện hợp đồng

Việc lực chọn phương thức thực hiện hợp đồng phải căn cứ theo tính chất, quy mô, thời gian thực hiện... của từng gói thầu.

a. Hợp đồng trọn gói (theo giá khoán gọn):

Đối với các gói thầu có điều kiện xác định chính xác khối lượng, số lượng và giá cả tại thời điểm đấu thầu thì pháp áp dụng theo phương thức hợp đồng trọn gói. Trong quá trình thực hiện không được thay đổi giá cả đã thoả thuận trong hợp đồng. Đối với các phát sinh không phải do nhà thầu gây ra thì phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền phê duyệt bằng văn bản.

b. Hợp đồng có điều chỉnh giá:

b.1. Phạm vi áp dụng:

- Những gói thầu bao gồm những phần việc hoặc hạng mục không có điều kiện xác định chính xác khối lượng hoặc số lượng tại thời điểm đấu thầu.

- Những gói thầu có thời gian thực hiện ít nhất trên 12 tháng và có biến động về giá đối với 3 yếu tố chủ yếu là nguyên vật liệu, thiết bị và lao động.

b.2. Nguyên tắc áp dụng:

- Bên mời thầu chỉ được áp dụng phương thức hợp đồng có điều chỉnh giá đối với những gói thầu đã được phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu hoặc đã được người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt.

- Chỉ áp dụng đối với những khối lượng hoặc số lượng phát sinh (tăng hoặc giảm) không phải do nhà thầu gây ra, được các bên liên quan xác nhận và được người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép. Những khối lượng hoặc số lượng phát sinh do nhà thầu gây ra thì không được xem xét.

- Giá trị điều chỉnh của hợp đồng không được vượt tổng dự toán hoặc dự toán đã được duyệt. Giá trị điều chỉnh của toàn bộ dự án không được vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.

b.3. Điều kiện và công thức điều chỉnh:

Trong hồ sơ mời thầu phải quy định cụ thể về điều kiện để được điều chỉnh giá, các phần việc hoặc hạng mục được điều chỉnh giá, giới hạn điều chỉnh và công thức điều chỉnh giá.

c. Hợp đồng chìa khoá trao tay: Đối với những dự án thực hiện theo hình thức đấu thầu toàn bộ dự án nếu chủ đầu tư không có khả năng quản lý thì được áp dụng phương thức hợp đồng chìa khoá trao tay nhưng phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép. Tuỳ theo điều kiện và tính chất cụ thể của từng dự án, chủ đầu tư có thể áp dụng theo hợp đồng trọn gói hoặc có điều chỉnh giá theo quy định tại các điểm (a) và (b) nói trên.

1.3. Phạm vi thời gian của kế hoạch đấu thầu:

Bên cạnh kế hoạch đấu thầu tổng thể của toàn bộ dự án, đối với các dự án có thời gian thực hiện các công việc đấu thầu trên 24 tháng (2 năm) cần lần lượt xác định kế hoạch đấu thầu chi tiết cho 1 năm hoặc tối đa 2 năm một để làm cơ sở trình duyệt.

1.4. Trình duyệt kế hoạch đấu thầu

Kế hoạch đấu thầu do bên mời thầu lập phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt:

+ Đối với dự án có sử dụng vốn Nhà nước: người có thẩm quyền quyết định đầu tư được quy định tại mục 1 Điều 7 của Điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng. Riêng đối với các gói thầu thuộc dự án nhóm A, thực hiện theo Điều 42 của Quy chế đấu thầu.

+ Đối với dự án liên doanh (trong đó doanh nghiệp Nhà nước Việt Nam có mức góp vốn pháp định từ 30% trở lên): kế hoạch đấu thầu do Hội đồng quản trị của doanh nghiệp liên doanh phê duyệt trên cơ sở ý kiến thoả thuận bằng văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

2. Nhân sự:

2.1. Người có thẩm quyền quyết định đầu tư

Trách nhiệm và quyền hạn của người có thẩm quyền quyết định đầu tư được quy định tại điều 42 của Quy chế đấu thầu.

2.2. Bên mời thầu

Bên mời thầu có thể là chủ đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện các hoạt động đấu thầu. Trách nhiệm và quyền hạn của bên mời thầu được quy định tại Điều 40 của Quy chế đấu thầu.

2.3. Tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu

Đối với các dự án không có đấu thầu tuyển chọn tư vấn thì chỉ có tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu.

Trường hợp có yêu cầu phải thuê tư vấn (thay cho chỉ định tổ chuyên gia giúp việc) để thực hiện các công việc theo điểm 1 Điều 40 của Quy chế đấu thầu, nếu có chi phí từ 500 triệu đồng trở lên, bên mời thầu phải tổ chức đấu thầu theo các quy định của Quy chế đấu thầu và các nội dung về tuyển chọn tư vấn của Thông tư này.

2.3.1. Chỉ định tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn.

Tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu được thành lập hoặc thuê, có các nhiệm vụ quy định tại mục 1, Điều 40 và có các trách nhiệm quyền hạn được quy định tại Điều 41 của Quy chế đấu thầu, nay hướng dẫn cụ thể như sau:

a. Đối với các gói thầu thuộc dự án nhóm A, B trong đó bên mời thầu là các ban quản lý dự án hoặc các tổ chức chuyên trách về quản lý đầu tư và xây dựng thì bên mời thầu có trách nhiệm chỉ định tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn giúp việc đấu thầu.

Các chuyên gia được người có thẩm quyền quyết định đầu tư mời để tư vấn về việc đánh giá kết quả lựa chọn nhà thầu (thẩm định kết quả do bên mời thầu trình) phải thực hiện đúng theo những quy định tại Điều 41 của Quy chế đấu thầu.

b. Đối với các gói thầu thuộc dự án nhóm C và một số gói thầu có quy mô nhỏ dưới 10 tỷ đồng thuộc các dự án nhóm A, B trong đó bên mời thầu là các cơ quan hành chính sự nghiệp hoặc các tổ chức ít có kinh nghiệm về quản lý đầu tư và xây dựng thì người có thẩm quyền quyết định đầu tư có trách nhiệm hướng dẫn bên mời thầu thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu (bao gồm cả các chuyên gia do cấp quyết định đầu tư mời) để tiến hành tổ chức đấu thầu và đánh giá, xếp hạng các nhà thầu.

2.3.2. Cơ cấu tổ chức chuyên gia hoặc tư vấn

- Thành viên (hoặc nhóm thành viên) chịu trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật - công nghệ.

- Thành viên (hoặc nhóm thành viên) chịu trách nhiệm về các vấn đề kinh tế tài chính.

- Thành viên (hoặc nhóm thành viên) chịu trách nhiệm về các vấn đề pháp lý và các vấn đề khác (nếu cần).

Bên mời thầu cần cử một tổ trưởng để điều hành công việc của tổ, tổng hợp và chuẩn bị các báo cáo đánh giá...

2.3.3. Các yêu cầu lựa chọn chuyên gia

- Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu

- Am hiểu về các nội dung cụ thể của gói thầu.

- Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tề hoặc nghiên cứu.

- Am hiểu quy trình tổ chức đánh giá, xét chọn kết quả đấu thầu.

- Thành viên tổ chuyên gia hoặc tư vấn không được tham gia thẩm định kết quả đấu thầu.

2.3.4. Trách nhiệm của các thành viên tổ chuyên gia tư vấn

(Ngoài những quy định tại Điều 41 của Quy chế đấu thầu)

- Phải tôn trọng các nội dung và yêu cầu cụ thể nêu trong hồ sơ mời thầu và các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu đã được người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền phê duyệt.

- Tuyệt đối không được tiết lộ các thông tin có liên quan đến quá trình đấu thầu và xét thầu dưới bất cứ hình thức nào.

- Việc đánh giá, xếp hạng nhà thầu phải thực sự khách quan. Xác định thứ hạng trên cơ sở đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn, có phân tích xác đáng từng tiêu chí trong mỗi tiêu chuẩn với sự thống nhất ý kiến của các chuyên gia. Trường hợp trong quá trình đánh giá và xếp hạng nhà thầu, ý kiến của các chuyên gia không hoàn toàn thống nhất về một số nội dung quan trọng thì người có thẩm quyền quyết định đầu tư phải tổ chức thẩm định và kiểm tra để làm sáng tỏ.

- Không được cộng tác với nhà thầu dưới bất cứ hình thức nào.

- Mọi thành viên của tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo Điều 45 của Quy chế đấu thầu.

 

3. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

a. Nội dung hồ sơ mời thầu đã được quy định cụ thể trong Quy chế đấu thầu và hướng dẫn chi tiết trong các Phụ lục kèm theo, cụ thể là:

- Tuyển chọn tư vấn: Điều 16 của Quy chế đấu thầu và Phần B trong phụ lục I kèm theo Quy chế đấu thầu.

- Mua sắm vật tư thiết bị: Điều 19 của Quy chế đấu thầu, phụ lục II kèm theo Quy chế đấu thầu.

- Xây lắp: Điều 27 của Quy chế đấu thầu, Phần B trong Phụ lục III kèm theo Quy chế đấu thầu.

Đối với đấu thầu xây lắp cần đặc biệt lưu ý: hồ sơ thiết kế và bản tiên lượng phải được xác định từ thiết kế kỹ thuật thi công (trường hợp thiết kế một bước) hoặc thiết kế bản vẽ thi công (trường hợp thiết kế hai bước); những chỉ dẫn kỹ thuật phải hết sức cụ thể và rõ ràng. Riêng đối với các dự án có quy mô lớn, khi tổ chức đấu thầu chưa có thiết kế bản vẽ thi công thì bản tiên lượng có thể được xác định từ thiết kế kỹ thuật. Những trường hợp khác với những quy định trên nếu được người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép, bên mời thầu phải ước tính một bản tiên lượng thống nhất để làm căn cứ đấu thầu. Trường hợp các công trình do nước ngoài thiết kế thì hồ sơ thiết kế phải đạt ở mức cho phép xác định được khối lượng thi công công trình.

b. Chi phí lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu:

- Trường hợp do các cơ quan chuyên môn hoặc tổ chức tư vấn trong nước thực hiện thì chi phí lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện theo Quyết định số 501/ BXD-VKT ngày 18/9/1996 của Bộ Xây dựng.

- Trường hợp do tổ chức tư vấn nước ngoài thực hiện thì phần chi phí tư vấn nước ngoài được áp dụng theo mục 1 Điều 17 của Quy chế đấu thầu.

 

4. Tiêu chuẩn đánh giá

4.1. Đấu thầu tuyển chọn tư vấn

Việc đánh giá hồ sơ dự thầu tư vấn được tiến hành theo 2 bước:

(1). Đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật.

(2). Đánh giá hồ sơ đề xuất tài chính và phương thảo hợp đồng. Đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật được tiến hành trên cơ sở 3 tiêu chuẩn sau:

- Kinh nghiệm

- Giải pháp và phương pháp luận

- Nhân sự.

Nhân sự đề xuất để thực hiện dịch vụ tư vấn được coi là yếu tố quan trọng nhất. Các nhân sự cần có quá trình làm việc và kinh nghiệm rõ ràng phù hợp với yêu cầu của gói thầu. Đối với cố vấn trưởng (đội trưởng) phải đảm bảo yêu cầu số năm đã công tác thuộc chuyên ngành phù hợp với gói thầu. Các thành viên phải cam kết (có chữ ký) có đủ quỹ thời gian đề thực hiện gói thầu theo tiến độ đề ra. Trong trường hợp đấu thầu quốc tế, công ty tư vấn nước ngoài phải có cam kết liên danh bằng văn bản với công ty tư vấn Việt Nam; có ưu tiên cho các đề xuất sử dụng nhiều tư vấn trong nước. Các cam kết trên phải được thể hiện trong hợp đồng.

Các nội dung chi tiết được hướng dẫn tại mục IV thuộc phụ lục I của Quy chế đấu thầu.

4.2. Đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị

a. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ sơ tuyển

Đối với các gói thầu thuộc mục 3, Phần thứ nhất của Thông tư này, để lựa chọn các nhà thầu có đủ năng lực và tư cách tham dự đấu thầu, bên mời thầu cần tiến hành sơ tuyển như đối với đấu thầu xây lắp quy định tại mục 4.3 dưới đây.

b. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu

1. Năng lực và kinh nghiệm

2. Kỹ thuật

3. Tài chính và giá cả

4. Thời gian thực hiện.

5. Chuyển giao công nghệ

6. Đào tạo

7. Các tiêu chuẩn khác (nếu có).

Cần xây dựng thang điểm (theo hệ thống 100 hoặc 1000 điểm) để đánh giá chi tiết đối với từng tiêu chuẩn, trong đó 3 tiêu chuẩn chính là: (1) năng lực và kinh nghiệm, (2) kỹ thuật, (3) tài chính và giá cả phải có tỷ lệ từ 65% tổng số điểm trở lên. Đối với trường hợp đã qua bước sơ tuyển, khuyến khích đánh giá hồ sơ dự thầu theo phương pháp giá quy đổi trên cùng một mặt bằng.

Trong trường hợp đấu thầu quốc tế, ngoài các yêu cầu trên, nhà thầu nước ngoài phải có văn bản cam kết liên danh với các nhà thầu Việt Nam hoặc cam kết sử dụng vật tư thiết bị phù hợp có khả năng sản xuất và gia công tại Việt Nam đáp ứng yêu cầu hồ sơ mời thầu (chất lượng, giá cả). Các cam kết trên phải được thể hiện trong hợp đồng.

4.3. Đấu thầu xây lắp

a. Sơ tuyển nhà thầu

Để lựa chọn các nhà thầu có đủ năng lực và tư cách tham dự đấu thầu, bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển đối với các gói thầu quy định tại mục 3, Phần thứ nhất của Thông tư này theo 3 yếu tố sau:

1. Năng lực về kỹ thuật

2. Năng lực về tài chính

3. Kinh nghiệm

Cần xây dựng hệ thống thang điểm để đánh giá 3 yếu tồ trên và căn cứ tính chất của mỗi gói thầu để xác định tỷ trọng của từng yếu tố. Các nhà thầu phải đạt được ít nhất 60% tổng số điểm chuẩn về kỹ thuật mới được chọn để dự thầu.

b. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu

1. Tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng 2. Tiêu chuẩn kinh nghiệm nhà thầu

3. Tiêu chuẩn tài chính và giá cả

4. Tiêu chuẩn tiến độ thi công.

Cần xây dựng thang điểm (theo hệ thống 100 hoặc 1000 điểm) để đánh giá chi tiết đối với từng tiêu chuẩn, trong đó 3 tiêu chuẩn chính là (1) kinh nghiệm, (2) kỹ thuật, (3) tài chính và giá cả phải có tỷ lệ từ 65% tổng số điểm trở lên.

Đối với trường hợp đã qua bước sơ tuyển, khuyến khích đánh giá hồ sơ dự thầu theo phương pháp giá quy đổi trên cùng một mặt bằng.

Trong trường hợp đấu thầu quốc tế, ngoài các yêu cầu trên nhà thầu nước ngoài phải có văn bản cam kết liên danh ít nhất với một nhà thầu Việt Nam. Nội dung cam kết bao gồm: cam kết sử dụng thầu phụ xây lắp trong nước; cam kết sử dụng vật tư thiết bị phù hợp có khả năng sản xuất và gia công tại Việt Nam đáp ứng yêu cầu hồ sơ mời thầu (chất lượng, giá cả); xác định tỷ lệ % khối lượng công việc và giá cả sẽ giao cho nhà thầu Việt Nam thực hiện. Các cam kết trên phải được thể hiện trong hợp đồng.

 

II. MỜI THẦU

1. Thông báo mời thầu

Thông báo mời thầu được áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi. Nội dung thông báo mời thầu cần được phát hành rộng rãi nhằm cung cấp thông tin ban đầu cho các nhà thầu chuẩn bị tham gia đấu thầu cụ thể. Đối với các gói thầu có sơ tuyển, trước khi đấu thầu chính thức bên mời thầu cần tổ chức thông báo sơ tuyển. Mẫu thông báo sơ tuyển và thông báo mời thầu được quy định cụ thể trong các Phụ lục kèm theo Quy chế đấu thầu.

Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng tuỳ theo quy mô và tính chất của gói thầu (báo phổ biến hàng ngày, phương tiện nghe nhìn...) nhưng tối thiểu phải đảm bảo 3 kỳ liên tục. Trường hợp áp dụng hình thức đấu thầu quốc tế, ngoài quy định trên, bên mời thầu còn phải thông báo ít nhất trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi ở Việt Nam.

 

2. Gửi thư mời thầu

Đối với hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần gửi thư mời thầu trực tiếp đến từng nhà thầu trong danh sách mời thầu đã được duyệt. Mẫu thư mời thầu đối với từng lĩnh vực cụ thể được quy định trong các Phụ lục kèm theo của Quy chế đấu thầu.

 

III. NỘP HỒ SƠ DỰ THẦU

1. Nguyên tắc chung

Hồ sơ dự thầu phải được niêm phong và được nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện theo địa chỉ và thời gian quy định của hồ sơ mời thầu.

 

2. Niêm phong

- Nhà thầu phải niêm phong toàn bộ hồ sơ dự thầu của mình trong đó có ghi rõ bản gốc và bản sao.

- Trên túi hồ sơ phải ghi rõ tên gói thầu, tên dự án, tên nhà thầu, tên và địa chỉ bên mời thầu và phải ghi rõ Không được mở ra trước... (ngày và giờ mở thầu).

Bên mời thầu không chịu trách nhiệm đối với những trường hợp không tuân thủ những quy định trên.

 

3. Hồ sơ dự thầu nộp muộn

Hồ sơ dự thầu gửi tới bên mời thầu sau thời hạn nộp thầu cuối cùng đã quy định trong hồ sơ mời thầu được coi là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng. Trừ trường hợp bất khả kháng, bên mời thầu có thể xem xét từng trường hợp cụ thể căn cứ dấu bưu điện đóng trên phong bì có ghi ngày tháng nhận gửi.

 

4. Sửa đổi và rút hồ sơ dự thầu

- Nhà thầu có thể sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp với điều kiện có văn bản thông báo sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu và bên mời thầu phải nhận được trước thời hạn nộp thầu cuối cùng được quy định trong hồ sơ mời thầu.

- Văn bản xin rút hồ sơ dự thầu có thể gửi trực tiếp, bằng telex, fax, hoặc thư bảo đảm.

 

5. Bảo lãnh dự thầu (trừ tuyển chọn tư vấn)

- Nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cùng với hồ sơ dự thầu với tỷ lệ trong khoảng từ 1% đến 3% tổng giá trị ước tính giá dự thầu hoặc một mức tiền bảo lãnh thống nhất được quy định trong hồ sơ mời thầu.

- Đồng tiền trong bảo lãnh dự thầu có thể là đồng tiền sử dụng trong hồ sơ dự thầu hoặc là đồng tiền chuyển đổi tự do khác được bên mời thầu chấp nhận dưới những hình thức sau:

a. Bảo lãnh Ngân hàng hoặc thư tín dụng không huỷ ngang được phát hành bởi một Ngân hàng đóng tại nước bên mời thầu hoặc ở nước ngoài được bên mời thầu chấp thuận theo mẫu đã nêu trong phần Phụ lục của Quy chế đấu thầu và có giá trị 30 ngày sau khi hết hiệu lực của hồ sơ dự thầu.

b. Tiền mặt hoặc séc

- Nếu nhà thầu không nộp bảo lãnh dự thầu như đã quy định trong hồ sơ mời thầu, thì hồ sơ dự thầu sẽ bị loại.

- Bảo lãnh dự thầu không áp dụng trong trường hợp chỉ định thầu.

 

6. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (trừ tuyển chọn tư vấn)

Nội dung bảo lãnh thực hiện hợp đồng được quy định tại Điều 25 của Quy chế đấu thầu, nay hướng dẫn cụ thể như sau:

- Đối với đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có giá trị từ 10% đến 15% tổng giá trị hợp đồng.

- Đối với đấu thầu xây lắp: Giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng đối với nhà thầu trong nước được quy định chung là 10% tổng giá trị hợp đồng, và từ 10% đến 15% tổng giá trị hợp đồng đối với nhà thầu nước ngoài.

Đối với các hợp đồng xây lắp với nhà thầu trong nước, giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi công trình được bàn giao theo hợp đồng và chuyển sang chế độ bảo hành xây lắp công trình.

 

IV. MỞ THẦU

Việc mở thầu được tiến hành theo điều 10 của Quy chế đấu thầu. Trong một số trường hợp đặc biệt (dự án thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng), bên mời thầu chỉ mời một số hạn chế các đại diện tham gia buổi mở thầu. Khuyến khích mở thầu ngay sau khi đóng thầu nhưng không quá 48 giờ (không kể ngày nghỉ theo quy định của Nhà nước) kể từ thời điểm hết hạn nộp thầu. Trường hợp mở thầu sau thời hạn quy định trên, phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền chấp thuận.

 

1. Chuẩn bị mở thầu

Bên mời thầu có trách nhiệm chuẩn bị các công việc sau:

(1) Mời đại biểu tham dự để chứng kiến gồm:

- Đại diện cơ quan quản lý ngành có liên quan.

- Đại diện cấp chính quyền sở tại (đối với những gói thầu quan trọng được thực hiện ở địa phương).

- Đại diện cơ quan tài trợ vốn (nếu có).

- Đại diện của từng nhà thầu (nếu có).

(2) Chuẩn bị các phương tiện phù hợp để thông báo đầy đủ và chính xác các số liệu của hồ sơ dự thầu.

(3) Chuẩn bị các hồ sơ dự thầu để mở theo thứ tự do bên mời thầu quy định.

2. Trình tự mở thầu.

1. Thông báo thành phần tham dự

2. Thông báo số lượng và tên nhà thầu có hồ sơ dự thầu đã nộp.

3. Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu.

4. Mở lần lượt các phong bì đựng hồ sơ dự thầu theo thứ tự đã quy định, đọc và ghi lại những thông tin chủ yếu sau:

- Tên nhà thầu

- Số lượng bản chính, bản sao

- Tổng giá dự thầu (nếu có)

- Tỷ lệ giảm giá và các điều kiện áp dụng giảm giá

- Bảo lãnh dự thầu và giá trị bảo lãnh dự thầu (nếu có)

- Những vấn đề khác.

5. Ký xác nhận hồ sơ dự thầu (nội dung chi tiết do bên mời thầu quy định).

6. Thông báo biên bản mở thầu

7. Đại diện bên mời thầu và nhà thầu (nếu có) và một số đại diện khác (đại diện cơ quan quản lý và cơ quan hành chính Nhà nước) ký xác nhận vào biên bản mở thầu.

8. Bên mời thầu có trách nhiệm tổ chức quản lý các hồ sơ dự thầu theo quy chế bảo mật của Nhà nước.

 

V. ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ THẦU TƯ VẤN

Đánh giá hồ sơ dự thầu tư vấn được tiến hành theo phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ: Túi hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được đánh giá trước để xếp hạng trên cơ sở yêu cầu của hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá đã được phê duyệt. Túi hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được đánh giá trước để xếp hạng trên cơ sở yêu cầu của hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá đã được phê duyệt. Túi hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu xếp hạng thứ nhất về kỹ thuật sẽ được mở để thương thảo hợp đồng.

Đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật

 

1. Xem xét tính phù hợp về mặt hành chính pháp lý của từng hồ sơ dự thầu đối với các yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

 

2. Làm rõ hồ sơ dự thầu: Để giúp quá trình kiểm tra, đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu làm rõ thêm hồ sơ dự thầu đã nộp. Yêu cầu làm rõ phải gửi bằng văn bản tới các nhà thầu. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu không được làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu.

 

3. Đánh giá chi tiết từng hồ sơ dự thầu về kỹ thuật trên cơ sở tiêu chuẩn đã được cấp có thẩm quyền thông qua trước thời điểm mở thầu theo 3 tiêu chuẩn chủ yếu sau:

- Kinh nghiệm của nhà thầu

- Giải pháp và phương pháp luận

- Nhân sự

3.1. Tiêu chuẩn kinh nghiệm: Bao gồm 3 nội dung sau:

(Tiêu chuẩn này thường chiếm khoảng 10 đến 20% tổng số điểm)

(1) Kinh nghiệm thực hiện các dự án tương tự:

Hồ sơ đề xuất kỹ thuật phải trình bày những dự án do nhà thầu thực hiện có nội dung tương tự với dự án sẽ thực hiện theo hồ sơ mời thầu.

Tuỳ theo dự án sẽ xác định điểm tối đa cho nội dung (1) tương ứng với số lượng nhất định dự án tương tự đã thực hiện.

(2) Kinh nghiệm thực hiện dự án có điều kiện tương tự:

Ngoài yêu cầu nêu ở mục (1), trong một số trường hợp cần xem xét kinh nghiệm của nhà thầu đã thực hiện các dự án có điều kiện tương tự không chỉ về mặt tự nhiên mà còn về những yếu tố khác như: dân số, điều kiện phát triển kinh tế... Tuỳ theo dự án sẽ xác định điểm tối đa cho nội dung (2) tương ứng với số lượng nhất định dự án đã thực hiện có điều kiện tương tự.

(3) Các yếu tố khác:

- Năng lực: Khả năng đáp ứng về số lượng cán bộ đối với công việc hiện đang tham gia cũng như sẽ tham gia của nhà thầu.

- Kinh nghiệm quản lý: Đánh giá sự phù hợp về trình độ quản lý hiện tại của nhà thầu so với yêu cầu của dự án.

- Các hoạt động khác...

Tỷ lệ điểm của nội dung (1), (2), (3) là tuỳ thuộc vào tính chất của dự án.

3.2 Tiêu chuẩn về phương pháp luận và giải pháp thực hiện của nhà thầu: (Tiêu chuẩn này thường chiểm khoảng 30 đến 40% tổng số điểm).

(1) Hiểu rõ mục đích dự án: Sự hiểu biết chung của nhà thầu về mục đích, yêu cầu của dự án đã nêu trong "Điều khoản tham chiếu" và có tổ chức đi thăm địa điểm dự án.

(2) Phương pháp luật do nhà thầu đề xuất: Phương pháp luận đề xuất của nhà thầu phải hoàn chỉnh, hợp lý đáp ứng các yêu cầu quy định trong "Điều khoản tham chiếu".

(3) Sáng kiến cải tiến: Nhà thầu có sáng kiến đề xuất hợp lý sẽ được đánh giá tốt nhất.

(4) Chương trình công tác: Chương trình công tác bao gồm sơ đồ tổ chức, biểu đồ công tác, lịch bố trí nhân sự. Sơ đồ tổ chức được thể hiện theo mối quan hệ giữa chủ đầu tư và nhà thầu cũng với biện pháp quản lý dự án và các nhiệm vụ của phí đối tác. Lịch bố trí nhân sự được đánh giá trên cơ sở sắp xếp công việc hợp lý và theo thời gian thích hợp.

(5) Công lao động (tháng-người): Nhu cầu tháng-người do nhà thầu đề xuất cần phù hợp với yêu cầu ước tính của dự án.

(6) Đào tạo và chuyển giao công nghệ: Nhà thầu cần đưa ra nội dung đào tạo và chuyển giao công nghệ rõ ràng và phù hợp với yêu cầu của dự án trong thời gian trước mắt cũng như lâu dài.

(7) Phương tiện làm việc: Các yêu cầu hỗ trợ về chỗ làm việc, trang thiết bị, cán bộ đối tác, phương tiện đi lại... cần phải hợp lý và thiết thực.

(8) Cách trình bày: Xem xét hồ sơ dự thầu theo mức độ trình bày một cách rõ ràng, hoàn chỉnh, trong sáng và dễ hiểu.

Tuỳ theo từng dự án bên mời thầu sẽ xác định các nội dung cần đánh giá và mức điểm tối đa.

3.3 Tiêu chuẩn về nhân sự

(Tiêu chuẩn này thường chiếm khoảng 50 đến 60% tổng số điểm).

Việc đánh giá nhân sự được tiến hành theo một biểu riêng căn cứ 4 nội dung sau:

- Kinh nghiệm chung (10-20%): trình độ học vấn, số năm công tác.

- Kinh nghiệm có liên quan đến dự án (60-70%): số lượng dự án thuộc cùng lĩnh vực đã thực hiện.

- Các yếu tố khác (10-20%): kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài, ngoại ngữ...

- Biên chế thường xuyên của các chuyên gia thuộc nhà thầu (5%).

(a) Đối với cố vấn trưởng (đội trưởng): Phải đánh giá kinh nghiệm của chuyên gia này với tư cách cố vấn trưởng trong những dự án trước đây. Đồng thời đánh giá năng lực và kinh nghiệm của cố vấn này như một chuyên gia. Chuyên gia với tư cách là cố vấn trưởng phải có tối thiểu 5 năm công tác liên tục trở lên thuộc lĩnh vực chuyên môn có liên quan đến dự án.

(b) Đối với các chuyên gia thuộc các lĩnh vực cụ thể: Đánh giá trình độ học vấn và những kết quả đào tạo có liên quan đến yêu cầu của dự án. Đánh giá về phạm vi và kinh nghiệm tương tự đối với yêu cầu dự án. Trong quá trình đánh giá, nên phân biệt các chuyên gia làm việc thường xuyên và các chuyên gia làm hợp đồng cho nhà thầu.

Đánh giá hồ sơ đề xuất tài chính và thương thảo hợp đồng.

Sau khi xếp hạng, nhà thầu được xếp hạng thứ nhất nếu có số điểm đạt 65% tổng số điểm trở lên mới được bên mời thầu mời đến để mở túi hồ sơ đề xuất tài chính. Việc thương thảo hợp đồng cần dựa trên cơ sở các điều kiện tài chính giá cả hợp lý và các điều kiện phù hợp với yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp thương thảo không thành công và nếu được cấp có thẩm quyền chấp thuận, bên mời thầu sẽ mời nhà thầu tiếp theo (là nhà thầu có số điểm đánh giá kỹ thuật phải đạt từ 65% trở lên) để tiếp tục mở túi hồ sơ đề xuất tài chính và thương thảo hợp đồng.

 

VI. ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ THẦU VỀ MUA SẮM
VẬT TƯ THIẾT BỊ

Việc đánh giá hồ sơ dự thầu cung ứng vật tư thiết bị phải căn cứ theo những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá đã dược cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tuỳ theo tính chất của từng gói thầu, bên mời thầu cần đánh giá hồ sơ dự thầu theo ba bước chủ yếu sau:

- Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu.

- Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.

- Đánh giá tổng hợp và xếp hạng.

 

1. Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu

1.1. Tính phù hợp của hồ sơ dự thầu

(a). Trước hết bên mời thầu phải xem xét tính phù hợp về mặt hành chính pháp lý của từng hồ sơ dự thầu đối với các quy định trong hồ sơ mời thầu nhằm xác định khả năng đáp ứng của từng hồ sơ dự thầu. (b). Xem xét tính hoàn chỉnh của hồ sơ dự thầu kể cả những thông tin cần thiết như các phụ lục và những tài liệu kèm theo, thời gian có hiệu lực của bảo lãnh dự thầu, khả năng đáp ứng các yêu cầu về tính hợp lệ hoặc các tiêu chuẩn về kinh nghiệm, tiến độ thực hiện, yêu cầu nộp hồ sơ dự thầu...

1.2. Làm rõ hồ sơ dự thầu

Để giúp quá trình kiểm tra, đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu làm rõ thêm hồ sơ dự thầu đã nộp. Yêu cầu làm rõ phải gửi bằng văn bản tới tất cả các nhà thầu. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu không được làm thay đổi nội dung cơ bản và giá cả của hồ sơ dự thầu, trừ trường hợp bên mời thầu có yêu cầu sửa lỗi số học.

1.3. Loại bỏ những hồ sơ dự thầu không đáp ứng yêu cầu

(a) Những hồ sơ dự thầu không thực hiện theo đúng các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu bị coi là những hồ sơ dự thầu không phù hợp và có thể bị loại, nhưng phải được báo cáo tới người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền xem xét.

(b) Việc xác định mức độ khả năng đáp ứng của từng hồ sơ dự thầu phải được tiến hành một cách khách quan theo các tiêu chuẩn như nhau cho mọi hồ sơ dự thầu.

 

2. Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu

2.1. Xem xét giá dự thầu để hiệu chỉnh

Bên mời thầu xem xét hồ sơ dự thầu để sửa lỗi số học và tiếp đó hiệu chỉnh giá dự thầu.

2.2. Chuyển đổi giá sang một loại tiền chung (chỉ áp dụng đối với đấu thầu quốc tế).

(a) Khi hồ sơ dự thầu đã được kiểm tra hoặc sửa lỗi số học, bên mời thầu phải chuyển các loại tiền khác nhau trong hồ sơ dự thầu (nếu có) sang một loại tiền chung để đánh giá các hồ sơ dự thầu.

(b) Tỷ giá hối đoán dùng để chuyển đổi là tỷ giá của ngày mở thầu theo Ngân hàng Nhà nước Việt nam thông báo (theo Điều 11 của Quy chế đấu thầu).

(c) Bên mời thầu phải bảo đảm tính chính xác của việc chuyển đổi. Nếu phát hiện có những sai sót, bên mời thầu phải chuẩn xác lại để đảm bảo sự chính xác của việc đánh giá thầu.

2.3. Xem xét tính phù hợp của hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật

(a) Bên mời thầu phải xem xét cụ thể hồ sơ dự thầu về tính phù hợp theo các yêu cầu kỹ thuật của dự án nêu trong hồ sơ mời thầu. Công việc này bao gồm việc xem xét những yếu tố kỹ thuật chủ yếu như quy mô công trình, thiết bị hoặc vật liệu đã quy định, tiến độ giao hàng hoặc thực hiện...

(b) Xác định những khác biệt với các tiêu chuẩn kỹ thuật đã quy định để điều chỉnh về tài chính. Việc đánh giá về kỹ thuật phải được tiến hành một cách khách quan và công bằng đối với tất cả các nhà thầu.

2.4. Điều chỉnh những sai lệch.

Trường hợp hồ sơ dự thầu có những sai lệch không cơ bản (không quá 10% tổng giá trị dự thầu) so với các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải tiến hành điều chỉnh bổ sung giá dự thầu để có được giá dự thầu hiệu chỉnh nhằm so sánh các hồ sơ dự thầu trên cùng một mặt bằng.

2.5. Đánh giá theo các tiêu chuẩn đã được phê duyệt

Sau khi hiệu chỉnh các sai sót, chuyển đổi giá dự thầu (nếu có) và điều chỉnh các sai lệch, các hồ sơ dự thầu được đánh giá theo từng tiêu chuẩn theo những nội dung chủ yếu sau:

(a) Năng lực và kinh nghiệm nhà thầu: Đánh giá theo 3 yếu tố sau: - Năng lực kỹ thuật: Xem xét những sản phẩm kinh doanh chính (số lượng và chủng loại...), số lượng và trình độ cán bộ chuyên môn...

- Năng lực tài chính và kinh doanh: Xen xét về doanh số, lợi nhuận... tại thời điểm đấu thầu và trong thời gian tối thiểu 3 năm gần đây.

- Kinh nghiệm: Xem xét về kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng tương tự trong thời gian tối thiểu 5 năm gần đây.

(b) Kỹ thuật: Xem xét những nội dung chủ yếu sau:

- Khả năng đáp ứng các yêu cầu về công nghệ, chất lượng vật tư thiết bị và tính năng kỹ thuật theo hồ sơ mời thầu.

- Đặc tính kinh tế kỹ thuật, mã hiệu thiết bị vật tư được chào hàng, tên hãng và nước sản xuất...

- Tính hợp lý và hiệu quả kinh tế của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung ứng vật tư thiết bị đến nơi lắp đặt.

- Khả năng lắp đặt thiết bị và năng lực cán bộ kỹ thuật.

- Khả năng thích ứng về mặt kỹ thuật.

- Khả năng thích ứng về mặt địa lý.

- Tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết.

(c) Tài chính và giá cả: Xem xét khả năng tài chính, khả năng và điều kiện cung cấp tài chính (nếu có yêu cầu) và giá dự thầu. Khả năng và điều kiện cung cấp tài chính phải phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu và các thông lệ trong nước và quốc tế. Giá trúng thầu không được vượt giá xét thầu đã được quyết định.

(d) Thời gian thực hiện hợp đồng: Thời gian thực hiện phải phù hợp với hồ sơ mời thầu và cam kết hoàn thành hợp đồng ngắn hơn hoặc theo đúng tiến độ đã dự kiến.

(đ) Chuyển giao công nghệ: Xem xét khả năng chuyển giao công nghệ cho toàn bộ dự án hoặc từng phần trên cơ sở yêu cầu của dự án hoặc lĩnh vực cần thiết.

(e) Đào tạo: Xem xét kế hoạch bố trí chuyên gia thực hiện hợp đồng kết hợp với việc huấn luyện kỹ thuật cho công nhân và cán bộ Việt Nam và nội dung đào tạo ở nước ngoài.

(g) Các chỉ tiêu cần thiết khác

 

3. Đánh giá tổng hợp và xếp hạng nhà thầu

Khi các hồ sơ dự thầu được kiểm tra là đáp ứng về tổng thể, đồng thời giá dự thầu đã được kiểm tra và hiệu chỉnh (nếu có), bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá chung và xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo các tiêu chuẩn đánh giá đã được phê duyệt. Việc đánh giá tổng hợp có thể trên cơ sở giá quy đổi trên cùng một mặt bằng hoặc theo hệ thống điểm đã được phê duyệt kèm theo các tiêu chuẩn đánh giá. Sau khi đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn, các nhà thầu được xếp hạng trên cơ sở kết quả đánh giá tổng hợp.

 

VII. ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ THẦU VỀ XÂY LẮP

Việc đánh giá hồ sơ dự thầu về xây lắp được tiến hành theo 3 bước chủ yếu sau:

- Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu.

- Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.

- Đánh giá tổng hợp và xếp hạng nhà thầu.

 

1. Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu

1.1. Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu

(a) Đối với các gói thầu đã tiến hành sơ tuyển, cần kiểm tra các thông tin cập nhật mà nhà thầu kê khai ở thời điểm sơ tuyển để tiếp tục xem xét khả năng đáp ứng về năng lực tài chính và kỹ thuật. Mọi thông tin cập nhật không thống nhất với hồ sơ dự thầu đều được kiểm tra và xem xét. Kiểm tra số lượng hồ sơ dự thầu của nhà thầu, kiểm tra chữ ký và bảo lãnh dự thầu theo quy định tại điểm b.3 và b.4 dưới đây. (b) Đối với các gói thầu không tiến hành sơ tuyển, cần kiểm tra tư cách và năng lực của nhà thầu:

1. Kiểm tra giấy phép kinh doanh hoặc chứng chỉ hành nghề.

2. Kiểm tra năng lực về kỹ thuật và tài chính, kinh nghiệm của nhà thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

3. Kiểm tra số lượng hồ sơ dự thầu của nhà thầu.

4. Kiểm tra tính pháp lý của chữ ký xác nhận trong hồ sơ dự thầu, bảo lãnh dự thầu...

1.2. Xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu.

Hồ sơ dự thầu đáp ứng cơ bản là hồ sơ phù hợp với các yêu cầu, điều kiện và đặc điểm kỹ thuật của hồ sơ mời thầu; không có những sai lệch hoặc hạn chế về tài liệu làm ảnh hưởng lớn tới quy mô, chất lượng hoặc việc thực hiện công trình; hạn chế quyền hạn của bên mời thầu hoặc nghĩa vụ của nhà thầu.

Việc xác định một hồ sơ dự thầu không hợp lệ hoặc không đáp ứng cơ bản phải được tiến hành một cách khách quan theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

1.3. Làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu cần)

Thực hiện theo quy định tại mục VI, khoản 1.2 của Thông tư này.

1.4. Loại bỏ hồ sơ dự thầu không hợp lệ hoặc không đáp ứng cơ bản.

Thực hiện theo quy định tại mục VI, khoản 1.3 của Thông tư này.

 

2. Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu

2.1 Sửa chữa các lỗi số học

Các hồ sơ dự thầu được xác định là hợp lệ và đáp ứng cơ bản sẽ được bên mời thầu kiểm tra các lỗi số học. Bên mời thầu sửa lại các lỗi số học (nếu có) cho chuẩn xác và thông báo kịp thời cho nhà thầu. Trường hợp có sai lệch giữa giá trị viết bằng số và bằng chữ thì giá trị viết bằng chữ sẽ là cơ sở pháp lý. Nếu có sai lệch giữa đơn giá và tổng giá do việc nhân đơn giá với khối lượng thì đơn giá dự thầu sẽ là cơ sở pháp lý.

Giá dự thầu nêu trong hồ sơ dự thầu sẽ được bên mời thầu điều chỉnh lại theo đúng thủ tục nêu trên. Nếu nhà thầu không chấp nhận thì hồ sơ dự thầu đó sẽ bị loại và nhà thầu không được nhận lại tiền bảo lãnh dự thầu.

2.2 Điều chỉnh những sai lệch

Trường hợp hồ sơ dự thầu có những sai lệch không cơ bản (không quá 10% tổng giá dự thầu) so với các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải tiến hành điều chỉnh bổ sung giá dự thầu để so sánh các hồ sơ dự thầu trên cùng một mặt bằng.

2.3. Chuyển đổi giá dự thầu sang một loại tiền chung (chỉ áp dụng trong trường đấu thầu quốc tế)

(a) Sau khi hồ sơ dự thầu được kiểm tra, sửa chữa các lỗi số học và hiệu chỉnh các sai lệch, bên mời thầu phải chuyển đổi giá dự thầu từ các loại tiền khác nhau trong các hồ sơ dự thầu (nếu có) sang một đồng tiền chung để làm căn cứ đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu.

(b) Tỷ giá hối đoái của đồng tiền dùng để chuyển đổi là tỷ giá được quy định tại thời điểm mở thầu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố (theo Điều 11 của Quy chế đấu thầu).

(c) Bên mời thầu phải đảm bảo tính chính xác việc chuyển đổi sang một đồng tiền chung nhằm đảm bảo tính khách quan, công bằng cho các nhà thầu.

2.4 Đánh giá theo các tiêu chuẩn xét thầu đã được phê duyệt

Sau khi hiệu chỉnh các sai sót về số học và xác định các sai lệch cũng như chuyển đổi giá dự thầu sang một đồng tiền chung (nếu có), các hồ sơ dự thầu được đánh giá theo từng tiêu chuẩn với những nội dung chủ yếu sau:

(a) Tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng: Cần xem xét các nội dung sau:

- Mức độ đáp ứng của hồ sơ dự thầu so với các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng vật tư, thiết bị nêu trong hồ sơ thiết kế và chỉ dẫn kỹ thuật.

- Sơ đồ tổ chức hiện trường (xem mẫu biểu số 7, phụ lục III của Quy chế đấu thầu).

- Bố trí nhân lực tại hiện trường (xem mẫu biểu số 6, Phụ lục III của Quy chế đấu thầu); kèm theo danh sách các cán bộ chủ chốt, trình độ, thâm niên công tác, nhiệm vụ dự kiến được giao, kinh nghiệm có liên quan.

- Khả năng hợp tác liên danh liên kết với tổ chức xây dựng của Việt Nam (trường hợp đấu thầu quốc tế).

- Tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công.

- Các biện pháp bảo đảm điều kiện vệ sinh môi trường và các điều kiện an toàn khác như phòng cháy, nổ, an toàn lao động...

- Sự phù hợp của thiết bị thi công (về số lượng, chủng loại, công suất sử dụng và tiến độ huy động cho công trình... theo mẫu biểu số 5, Phụ lục III của Quy chế đấu thầu).

(b) Tiêu chuẩn kinh nghiệm nhà thầu được xem xét các nội dung theo mẫu biểu số 4, Phụ lục III của Quy chế đấu thầu.

(c) Tiêu chuẩn tiến độ thi công:

- Xem xét mức độ đảm bảo tổng tiến độ quy định trong hồ sơ mời thầu.

- Xem xét sự hợp lý về tiến độ hoàn thành giữa các hạng mục, phần việc của công trình có liên quan.

(d) Tiêu chuẩn tài chính, giá cả (xem mẫu biểu số 3, Phụ lục III của Quy chế đấu thầu) được hiệu chỉnh lại như sau:

- Tiêu chuẩn tài chính:

+ Xem xét khả năng tài chính trong 3 năm gần đây về tổng số tài sản có, tài sản lưu động, tổng số nợ phải trả, nợ phải trả trong kỳ, nguồn vốn chủ sở hữu, nguồn vốn kinh doanh.

+ Xem xét khả năng tín dụng của nhà thầu và địa chỉ các ngân hàng cung cấp tín dụng cho nhà thầu.

+ Danh mục và tổng giá trị các hợp đồng đang thi công; giá trị công trình thi công dở dang; ngày hoàn thành các phần việc còn lại của hợp đồng.

- Tiêu chuẩn giá cả: Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng gói thầu, giá trúng thầu không được vượt giá xét thầu đã được quyết định. Trong quá trình đánh giá, cần có những biện pháp cụ thể để loại trừ trường hợp phá giá trong đấu thầu. Việc xác định sự phù hợp của giá dự thầu được căn cứ vào các nội dung sau:

+ Phù hợp về cơ cấu giá xây lắp các hạng mục hoặc phần việc được duyệt của gói thầu.

+ Phù hợp về một số đơn giá của những khối lượng xây lắp chủ yếu của gói thầu nhằm bảo đảm chất lượng công việc và sự hợp lý của đơn giá so với mặt bằng giá cả chung.

 

3. Đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn và xếp hạng nhà thầu

- Tuỳ theo yêu cầu và điều kiện cụ thể của từng công trình, việc đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn có thể áp dụng theo phương pháp giá quy đổi trên cùng một mặt bằng hoặc theo hệ thống điểm đã được phê duyệt. Điểm chuẩn của các tiêu chuẩn và các tiêu chí cấu thành tiêu chuẩn được xác định trong hệ thống thang điểm do người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền phê duyệt trước thời điểm mở đầu.

- Sau khi đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn theo phương pháp giá quy đổi hoặc theo hệ thống thang điểm nêu trên, các hồ sơ dự thầu được xếp hạng thứ tự để có căn cứ trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét phê duyệt nhà thầu trúng thầu.

 

VIII. TRÌNH DUYỆT KẾT QUẢ ĐẤU THẦU

1. Đối với gói thầu thuộc dự án nhóm A

1.1. Đối với các gói thầu tư vấn có giá trị từ 10 tỷ đồng trở lên, các gói thầu mua sắm vật tư thiết bị hoặc xây lắp có giá trị từ 50 tỷ đồng trở lên thuộc dự án nhóm A sẽ do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kết quả đấu thầu như quy định tại điểm 1 Điều 43 của Quy chế đấu thầu:

a. Bên mời thầu có trách nhiệm trình hồ sơ kết quả đấu thầu lên Thủ tướng Chính phủ, đồng thời phải thông báo đến cơ quan quản lý của chủ đầu tư và cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan.

b. Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm tổ chức thẩm định kết quả đấu thầu để trình Thủ tướng Chính phủ.

c. Thời gian tổ chức thẩm định kết quả đấu thầu không quá 30 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu.

d. Nội dung hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu bao gồm (áp dụng chung cho các hình thức đấu thầu):

(1) Các văn bản pháp lý:

- Quyết định đầu tư dự án, hiệp định tài trợ (nếu có).

- Kế hoạch đấu thầu của dự án đã được duyệt.

- Hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá đã được duyệt.

- Quyết định thành lập tổ chuyên gia hoặc tư vấn.

(2). Tài liệu liên quan đến quá trình đấu thầu:

- Tờ trình của cơ quan quản lý chủ đầu tư.

- Báo cáo quá trình tổ chức đấu thầu và kết quả đấu thầu của bên mời thầu (kèm theo ý kiến đánh giá của Tổ chuyên gia hoặc tư vấn, kết quả đánh giá...).

- Biên bản mở thầu.

- Dự thảo hợp đồng (nếu có).

(3). Bản sao các hồ sơ dự thầu. (4). Tài liệu có liên quan khác.

1.2. Đối với các gói thầu còn lại của dự án thuộc nhóm A thực hiện theo quy định tại điểm 1, Điều 43 của Quy chế đấu thầu:

- Thời gian thẩm định (nếu cần) không quá 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ duyệt kết quả đấu thầu.

 

2. Đối với các gói thầu thuộc dự án nhóm B thực hiện theo quy định tại điểm 2 Điều 43 của Quy chế đấu thầu.

2.1. Đối với các gói thầu tư vấn có giá trị từ 10 tỷ đồng trở lên và các gói thầu mua sắm vật tư thiết bị hoặc xây lắp có giá trị từ 50 tỷ đồng trở lên:

a. Bên mời thầu có trách nhiệm trình hồ sơ kết quả đấu thầu lên người có thẩm quyền quyết định đầu tư dự án nhóm B để phê duyệt. Trước khi phê duyệt nhà thầu trúng thầu, người có thẩm quyền quyết định đầu tư phải trình Thủ tướng Chính phủ thông qua kết quả đấu thầu.

b. Thời gian thẩm định (nếu có) không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ kết quả đấu thầu.

2.2. Đối với các gói thầu dưới mức quy định nói trên:

a. Bên mời thầu có trách nhiệm trình hồ sơ kết quả đấu thầu lên người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền xem xét phê duyệt.

b. Thời gian thẩm định (nếu có) không quá 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ kết quả đấu thầu.

 

3. Đối với các gói thầu thuộc nhóm C

a. Bên mời thầu có trách nhiệm trình hồ sơ kết quả đấu thầu lên người có thẩm quyền quyết định đầu tư để phê duyệt.

b. Thời gian thẩm định (nếu có) không quá 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ kết quả đấu thầu.

 

4. Đối với các gói thầu thuộc dự án đầu tư liên doanh của các doanh nghiệp Nhà nước Việt Nam có mức vốn pháp định từ 30% trở lên.

Kết quả đấu thầu của tất cả các gói thầu thuộc dự án được Bộ KH & ĐT cấp giấy phép đầu tư sẽ do HĐQT của doanh nghiệp liên doanh phê duyệt trên cơ sở ý kiến thoả thuận bằng văn bản của Bộ KH & ĐT. Kết quả đấu thầu của tất cả các gói thầu thuộc dự án được UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc cấp được uỷ quyền cấp giấy phép đầu tư sẽ do Hội đồng quản trị của doanh nghiệp liên doanh phê duyệt trên cơ sở ý kiến thoả thuận bằng văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc cấp được uỷ quyền.

Thời gian thoả thuận tối đa không quá 20 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu.

 

IX. CÔNG BỐ KẾT QUẢ ĐẤU THẦU, THƯƠNG THẢO
HOÀN THIỆN HỢP ĐỒNG

1. Nguyên tắc chung:

1.1. Bên mời thầu chỉ được phép công bố kết quả đấu thầu và tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng khi có văn bản phê duyệt nhà thầu trúng thầu của cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư.

1.2. Trước khi tiến hành thông báo trúng thầu và ký kết hợp đồng chính thức, bên mời thầu cần cập nhật những thay đổi về năng lực của nhà thầu cũng như những thông tin khác có liên quan đến nhà thầu. Nếu phát hiện thấy có những thay đổi làm ảnh hưởng tới việc thực hiện hợp đồng (năng lực tài chính suy giảm, nguy cơ bị phá sản...) bên mời thầu phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét và quyết định.

 

2. Các trường hợp xem xét lại kết quả đấu thầu.

2.1. Loại bỏ hồ sơ dự thầu và tổ chức đấu thầu lại

Kết quả đấu thầu được xem xét huỷ bỏ khi:

- Vì những lý do khách quan mà dự án phải thay đổi mục tiêu khác với dự kiến ban đầu đã được nêu trong hồ sơ mời thầu.

- Tất cả các hồ sơ dự thầu về cơ bản không đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

- Có bằng chứng cho thấy các nhà thầu có sự liên kết, thông đồng tiêu cực tạo nên sự thiếu cạnh tranh trong đấu thầu.

Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền quyết định đầu tư, bên mời thầu có trách nhiệm phải thông báo huỷ kết quả đấu thầu tới tất cả các nhà thầu.

2.2. Chào lại giá dự thầu và các điều kiện khác.

Đối với đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị hoặc xây lắp, trong trường hợp tất cả các hồ sơ dự thầu đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật nhưng không đáp ứng về mặt tài chính, giá cả thì bên mời thầu trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép các nhà thầu chào lại giá. Trong trường hợp các hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật còn có những điểm chưa đáp ứng với yêu cầu của chủ đầu tư, bên mời thầu cần báo cáo người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét cho phép để yêu cầu các nhà thầu bổ sung và điều chỉnh lại hồ sơ dự thầu trên cùng một mặt bằng kỹ thuật, sau đó chào lại giá. Tất cả các yêu cầu phải được thực hiện bằng văn bản đối với tất cả các nhà thầu.

 

3. Thông báo trúng thầu, thương thảo và ký kết hợp đồng.

3.1. Thông báo trúng thầu

Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền, bên mời thầu phải gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản qua thư bảo đảm hoặc qua điện báo, điện tín, fax tới nhà thầu trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng có lưu ý những điểm cần thiết phải bổ sung (nếu có) để đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu.

Đồng thời, bên mời thầu gửi cho nhà thầu trúng thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thương thảo, nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ký kết hợp đồng.

3.2. Thương thảo hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Khi nhận được thông báo trúng thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thư chấp thuận thương thảo hợp đồng. Trong phạm vi không quá 30 ngày kể từ ngày thông báo, nếu bên mời thầu không nhận được thư chấp thuận hoặc nhận được thư từ chối của nhà thầu, bên mời thầu sẽ không hoàn trả bảo lãnh dự thầu (nếu có) và báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét quyết định.

Theo lịch biểu đã được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến tới ký kết hợp đồng chính thức. Đối với các hợp đồng nhỏ và đơn giản (không nhất thiết phải áp dụng các quy định trên), khi nhận được thông báo trúng thầu và dự thảo hợp đồng, nhà thầu và chủ đầu tư có thể ký ngay hợp đồng để triển khai thực hiện.

Chủ đầu tư chỉ hoàn trả bảo lãnh dự thầu (nếu có) và tổ chức triển khai hợp đồng khi nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu trong thời gian không quá 30 ngày kể từ ngày thông báo trúng thầu.

 

PHẦN THỨ BA
TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

1. Những vấn đề chuyển tiếp sau thời điểm ban hành Quy chế đầu thầu

Theo Quy chế đấu thầu được ban hành kèm theo Nghị định 43/CP, vai trò của Hội đồng xét thầu Quốc gia, Hội đồng xét thầu cấp dự án cũng như ở cấp bộ, tỉnh... không còn hiệu lực pháp lý. Mọi hoạt động trong quá trình đấu thầu do bên mời thầu chịu trách nhiệm trên cơ sở ý kiến tư vấn của Tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc và với sự chỉ đạo của các cơ quan chức năng có liên quan.

 

2. Báo cáo tình hình công tác đấu thầu:

Để giúp các cấp quản lý có thông tin về công tác đấu thầu, bên mời thầu cần định kỳ (6 tháng, cả năm) tổng hợp và báo cáo bằng văn bản tới các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan.

Trên cơ sở báo cáo của chủ đầu tư, các Bộ ngành và địa phương cần tổng hợp và định kỳ (6 tháng, cả năm) gửi báo cáo về Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp và trình Thủ tướng Chính phủ.

 

3. Chi phí đấu thầu

3.1. Tuỳ theo tính chất và quy mô của từng gói thầu, bên mời thầu có thể bán hồ sơ mời thầu trên nguyên tắc đảm bảo các quy định về chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước. Ngoài ra, bên mời thầu không được thu bất kỳ loại lệ phí nào khác của nhà thầu.

3.2. Kinh phí tổ chức đấu thầu và xét thầu của bên mời thầu được thực hiện theo Điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 42/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ và Quyết định số 501/BXD-VKT của Bộ Xây dựng về việc ban hành chi phí thẩm định và tư vấn đầu tư, xây dựng.

3.3. Chi phí thẩm định kết quả đấu thầu đối với các gói thầu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiến hành được quy định như sau:

- Mức chi phí thẩm định kết quả đấu thầu là 0,01% tổng giá trị gói thầu, nhưng tối thiểu không dưới 3 triệu đồng và tối đa không quá 30 triệu đồng.

- Mức chi phí nói trên được hạch toán chung theo nguồn kinh phí của dự án.

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm quản lý và sử dụng nguồn chi phí nói trên theo đúng mục đích và các chế độ hiện hành về quản lý tài chính của Nhà nước.

 

4. Bảo mật hồ sơ và xử lý vi phạm

4.1. Bên mời thầu có trách nhiệm bảo quản hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu theo chế độ bảo mật thông tin do Nhà nước quy định. Bên mời thầu không được phép tiết lộ hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá cho đến thời điểm phát hành chính thức.

Trong quá trình tổ chức đánh giá và xét chọn hồ sơ dự thầu, bên mời thầu cũng như các chuyên gia tham gia quá trình đấu thầu không được phép tiết lộ những thông tin liên quan đến công tác đấu thầu. Đối với một số trường hợp đặc biệt, bên mời thầu có thể tiến hành những biện pháp cần thiết với sự giúp đỡ của ngành an ninh.

4.2. Mọi tiết lộ bí mật về đấu thầu không phân biệt tập thể hay cá nhân, chức vụ và vị trí công tác... đều bị xử lý theo các quy định tại Điều 45 của Quy chế đấu thầu.

Trường hợp phát hiện có hiện tượng thông đồng giữa các nhà thầu dưới mọi hình thức, ngoài việc tịch thu bảo lãnh dự thầu (nếu có), các nhà thầu vi phạm những quy định trên sẽ không được tham gia dự thầu bất kỳ gói thầu nào trong thời gian 3 năm liên tục. Liên bộ Kế hoạch và Đầu tư - Xây dựng - Thương mại sẽ cùng xác định những trường hợp nói trên và thông báo cho các bên mời thầu và các cơ quan liên quan biết để quán triệt.

Trường hợp kết quả đấu thầu bị người có thẩm quyền quyết định đầu tư huỷ bỏ hoặc phải tổ chức đấu thầu lại do lỗi của bên mời thầu vi phạm Quy chế đấu thầu, ngoài bị xử phạt hành chính theo Điều 45 của Quy chế đấu thầu, bên mời thầu phải bồi hoàn những phí tổn tham dự đấu thầu của các nhà thầu. Trường hợp do lỗi của nhà thầu, mọi phí tổn chuẩn bị hồ sơ dự thầu do nhà thầu gánh chịu.

 

5. Kiểm tra thực hiện hợp đồng

Sau khi kết thúc quá trình đấu thầu và xét thầu, bên mời thầu phải thường xuyên tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện của các nhà thầu để cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho các cấp có thẩm quyền xem xét quyết định.

Để kịp thời xử lý những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, các Bộ, ngành và địa phương, thủ trưởng các cơ quan có thẩm quyền tổ chức kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện các quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu cũng như các điều khoản được ghi trong hợp đồng do chủ đầu tư và nhà thầu cam kết.

 

6. Quản lý Nhà nước về đấu thầu

Với chức năng quản lý Nhà nước, Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì phối hợp với Bộ Xây dựng, Bộ Thương mại và các Bộ ngành và địa phương giúp thủ tướng Chính phủ trong việc theo dõi và kiểm tra tình hình thực hiện Quy chế đấu thầu trên phạm vi toàn quốc.

Các cơ quan kế hoạch và đầu tư thuộc các Bộ ngành và địa phương chủ trì phối hợp với vác cơ quan quản lý xây dựng và thương mại và các cơ quan có liên quan khác giúp Bộ trưởng hoặc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc theo dõi và kiểm tra tình hình thực hiện Quy chế đấu thầu trong phạm vi ngành hoặc địa phương liên quan.

 

Trên đây là một số hướng dẫn bổ sung ngoài các hướng dẫn đã nêu ở phụ lục I,II và III của Quy chế đầu thầu ban hành kèm theo Nghị định 43/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ. Trong quá trình thực hiện nếu có những vướng mắc, các Bộ ngành, địa phương và các đơn vị liên quan cần phản ánh kịp thời về Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp và xử lý trên cơ sở phối hợp với Bộ Xây dựng, Bộ Thương mại và các Bộ ngành có liên quan.

Thuộc tính văn bản
Thông tư liên tịch 02/TTLB của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Thươngmại và Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn thực hiện Quy chế đấu thầu (ban hành kèm theo Nghị định 43/CP ngày 16/7/96 của Chính phủ
Cơ quan ban hành: Bộ Kế hoạch và Đầu tư; Bộ Thương mại; Bộ Xây dựng Số công báo: Đã biết
Số hiệu: 02/TTLB Ngày đăng công báo: Đang cập nhật
Loại văn bản: Thông tư liên tịch Người ký: Lê Văn Triết; Ngô Xuân Lộc; Trần Xuân Giá
Ngày ban hành: 25/02/1997 Ngày hết hiệu lực: Đã biết
Áp dụng: Đã biết Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Lĩnh vực: Đầu tư , Xây dựng , Thương mại-Quảng cáo , Đấu thầu-Cạnh tranh
Tóm tắt văn bản
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Nội dung văn bản đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem VB liên quan.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Hiệu lực.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT
THE MINISTRY OF TRADE THE MINISTRY OF CONSTRUCTION
---------
SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom Happiness
--------------
No. 2-TT/LB
Hanoi, February 25, 1997

 
CIRCULAR
GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE REGULATION ON BIDDING
(Issued together with Decree No.43-CP of July 16, 1996 of the Government)
The Regulation on Bidding was issued together with Decree No.43-CP of July 16, 1996 of the Government with a view to ensuring the objectivity, fairness and uniformity of bidding activities nationwide in such fields as selection of consultants, procurement of materials and equipment and construction and installation carried out on the territory of the Socialist Republic of Vietnam.
In furtherance of Article 3 of Decree No.43-CP and Article 46 of the Regulation on Bidding, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Construction and the Ministry of Trade hereunder jointly provide guidance concerning a number of main contents of the Regulation on Bidding for the uniform execution by the ministries, branches, localities and establishments.
Part I
GENERAL PROVISIONS
1. Scope of regulation
The Regulation on Bidding shall apply to objects defined in Article 2 of the Regulation. The following concrete guidances are provided for its implementation:
(a) Investment projects ratified by the agency competent to decide the investment in accordance with the Regulation on the Management of Investment and Construction issued together with Decree No.42-CP are projects with State allocated capital, projects belonging to State enterprises and projects using capital from ODA sources as provided for in Decree No. 20-CP of March 15, 1994 of the Government.
(b) Joint venture investment projects in which the contributions of Vietnamese enterprises represent at least 30% of the prescribed capital are projects which have been granted investment licenses by competent agencies in accordance with current regulations.
(c) With regard to bidding for the selection of partners for joint venture and business cooperation projects, wholly foreign-invested projects, BOT projects or BT projects, separate regulations shall apply.
(d) For projects other than the above-mentioned projects, the application of the Regulation on Bidding is encouraged, though not compulsory.
2. Forms of bidder selection
(a) Unrestricted bidding: This form of bidding is encouraged so as to achieve high competitiveness through participation of many bidders. However, its application depends on each specific project to be carried out within a locality, region, an inter-region or on national or international scale.
(b) Restricted bidding: This form of bidding shall be applied in the following cases:
- Where only a number of bidders meet the tendering dossiers requirements, but there must be at least 3 potential participants in the bid.
- Where the sources of capital require restricted bidding.
- Where it is so required by the tempo of the project execution as approved by the person(s) competent to decide the investment.
(c) Appointed bidding: This form shall have to comply with Article 30 of the Regulation on the Management of Investment and Construction issued together with Decree No.42-CP of July 16, 1996 of the Government.
3. Prequalification of bidders
(a) The prequalification of bidders shall apply to construction and installation bidding packages valued at 100 billion VND and more; bidding packages for the procurement of materials and equipment valued at more than 200 billion VND or with complicated technologies. For bidding packages of lesser value than the above-prescribed levels, the tenderer may conduct prequalification, if necessary. Prequalification steps taken by the tenderer shall comply with Article 26 and Part A (Appendix III) of the Regulation on Bidding.
With regard to construction and installation bidding packages opened for international bids, foreign bidders must make a written commitment to have at least one Vietnamese bidder in partnership.
The prequalification dossier may be elaborated by the tenderer(s) or by the hired agencies specialized in bidding and bidding packages or consultancy organizations which have business permits or operating licenses. The tenderer shall have to submit the prequalification dossier to the person(s) competent to decide the investment or the authorized level(s) for ratification before announcing the prequalification.
(b) With regard to bidding packages of lesser value than the above-prescribed levels, though prequalification is not required, the tenderer must request the bidders to submit all documents on bidding conditions as stipulated in Article 6, Item 2 of the Regulation on Bidding and to declare their capabilities and experiences based on forms No. 2, 3, 4, 5, 6, 7, and 8, 9 (if any) in Appendix III (Part A) attached to the Regulation on Bidding which shall serve as basis for considering the bids administratively and juridically as well as the bidders capability to perform the contract before the evaluation and classification of the bids. Regarding form No. 3, it shall be readjusted according to Section VII, Clause 2.4, Point (d) of this Circular so as to conform with the current accounting regime.
4. Privileges for domestic bidders
Domestic bidders who participate in an international bid organized in Vietnam and win the bid shall be entitled to privileges in accordance with special provisions of the State.
5. Price for bid consideration
With regard to bidding for construction and installation, the tenderer shall have to use the price for bid consideration as basis for the evaluation of the bids. This bidding price must be decided by the person(s) competent to decide the investment or the authorized level(s) after the deadline for the bid submission and before the bid opening. With regard to bidding for procurement of materials and equipment or for selection of consultants, the tenderer may use a price for bid consideration depending on the concrete conditions of each project.
The price for bid consideration shall be determined on the following bases:
- Requirements and instructions stated in the tendering dossier.
- The total cost estimate or the ratified cost estimate.
- The total investment capital of the project, if the total cost estimate or the ratified cost estimate is not available.
The price for bid consideration must be included in the total cost estimate or the ratified cost estimate and must not exceed the ratified total investment capital of the project.
The winning bidding price must not exceed the price for bid consideration already ratified.
6. Head of the competent agency
The Head of the competent agency is the person of the level stipulated in Article 7 of the Regulation on the Management of Investment and Construction issued together with Decree No.42-CP of July 16, 1996 of the Government, who shall have the responsibilities and powers defined in Point 4, Article 42 of the Regulation on Bidding.
Part II
BIDDING ORDER
I. Preparation for the bid
Contents of preparation for the bid include:
- The bidding plan.
- Personnel.
- Tendering dossier.
- Criteria for the evaluation of the bids
1. Bidding plan
The overall contents of the bidding plan stipulated in Article 5 of the Regulation on Bidding shall comply with the following detailed guidances:
1.1. Division of bidding packages
- Bidding packages shall serve as basis for the organization and consideration of the bids. The division of a project into bidding packages must be reasonable and must, first of all, be based on technology, characteristics or performance process of the project. Bidding packages must have reasonable sizes and ensure the uniformity of the project. The project owner must not divide the project into too small bidding packages (except for some special cases) so as not to diminish the rationality of the project and increase cost of the bid.
- The estimated value of each bidding package must not exceed the cost estimate (if the bidding package is part of the project) and the total value of bidding packages must not exceed the total investment or the total cost estimate (if any) which has already been ratified.
- With regard to the selection of consultants, the estimated value of each bidding package shall be determined on the basis of the estimated level, compared with the total investment already ratified.
1.2. Mode of contract performance
The selection of a mode for contract performance must be based on the characteristics, size and duration of the performance of each bidding package.
(a) Package contract (with package price):
For bidding packages which allow exact determination of the quality, volume and price at the moment of bidding, the mode of package contract shall apply. In the process of the contract performance, the price already agreed upon in the contract must not be changed. For any changes not initiated by the bidder, they must be approved in writing by the person(s) competent to decide the investment or the authorized level.
(b) Contract with price readjustment :
b.1. Scope of application:
- Bidding packages that cover jobs or parts of the project which have no conditions to determine or cannot determine the volume or quantity exactly at the time of the bidding.
- Bidding packages which shall be executed for at least 12 months and which suffer from fluctuations of prices in major elements, namely materials and raw materials, equipment and labor.
b.2. Principles of application:
- The tenderer can only apply the mode of contract with price readjustment to bidding packages which have been ratified in the bidding plan or approved by the person(s) competent to decide the investment.
- This mode shall apply only to the changes in quantity or volume (increase or decrease) not caused by the bidder, certified by the related parties and permitted by the person(s) competent to decide the investment. Any quantity or volume change due to the bidders fault shall not be considered.
- The readjusted value of the contract must not exceed the total cost estimate or the ratified cost estimate. The readjusted value of the whole project must not exceed the total investment amount already ratified.
b.3. Conditions and formula for readjustment:
The tendering dossier must clearly specify the conditions for the price readjustment, parts of the work or parts of the project eligible for price readjustment, the limit and formula thereof.
(c) Turn-key contracts: With regard to projects the whole of which is offered for bidding, if the project owner cannot manage it, the mode of turn-key contract shall apply, provided that it is allowed by the person(s) competent to decide the investment. Depending on concrete conditions and characteristics of each project, the project owner may apply the mode of package contract or contract with price readjustment in accordance with the stipulations in Points (a) and (b) above.
1.3. The time frame of the bidding plan
Besides the overall bidding plan for the whole project, with regard to projects for which the bidding must be conducted within at least 24 months (2 years), detailed bidding plans for each year or for every two years at most should be determined one by one to serve as basis for the submission and approval.
1.4. Submission and ratification of the bidding plan
The bidding plan elaborated by the tenderer must be ratified by the person(s) competent to decide the investment:
+ For projects using State capital: The person competent to decide the investment is stipulated in Item 1, Article 7 of the Regulation on the Management of Investment and Construction. As for bidding packages of Group A projects, the stipulations in Article 42 of the Regulation on Bidding shall apply.
+ For joint venture projects (to which a Vietnamese enterprise contributes at least 30% of the prescribed capital): The bidding plan shall be ratified by the Managing Board of the joint venture enterprise on the basis of a written agreement of the Ministry of Planning and Investment.
2. Personnel
2.1. Person(s) competent to decide the investment
The responsibilities and powers of the person(s) competent to decide the investment are stipulated in Article 42 of the Regulation on Bidding.
2.2. Tenderer
The tenderer may be the project owner or his/her lawful representative who is responsible for bidding activities. The responsibilities and powers of the tenderer are stipulated in Article 40 of the Regulation on Bidding.
2.3. Group of specialists or consultants assisting the tenderer
For projects without bidding for the selection of consultants, only a group of specialists or consultants shall assist the tenderer.
In cases where there is a requirement to hire consultants (instead of appointing a group of assisting specialists) for the performance of the work mentioned in Point 1, Article 40 of the Regulation on Bidding, if the cost is 500 million VND or more, the tenderer shall have to organize a bid in accordance with the provisions of the Regulation on Bidding and provisions on the selection of consultants in this Circular.
2.3.1. Appointing a group of specialists or hiring consultants
The group of specialists or consultants assisting the tenderer shall be established or hired and have the tasks stipulated in Item 1, Article 40 and responsibilities and powers stipulated in Article 41 of the Regulation on Bidding with the following detailed guidance:
(a) With regard to bidding packages belonging to projects of groups A and B in which tenderers are project managing boards or organizations specialized in the management of investment and construction, the tenderer shall have to appoint a group of specialists or hire consultants to assist the bidding.
The specialists invited by the person(s) competent to decide the investment to provide consultancy on the evaluation of the bidding results (the evaluation of results shall be submitted by the tenderer) shall have to comply with the stipulations in Article 41 of the Regulation on Bidding.
(b) With regard to bidding packages belonging to projects of group C and a number of small-size bidding packages valued at less than 10 billion VND belonging to projects of groups A and B, in which tenderers are non-business or administrative agencies or organizations having little experience in the management of investment and construction, the agency competent to decide the investment shall have to guide the tenderer to set up a group of bid-assisting specialists (including specialists invited by the authority competent to decide the investment) to assist the organization of bidding, the evaluation and classification of bidders.
2.3.2. Structure of the group of specialists or consultants
- A member (or group of members) in charge of the technical and technological matters.
- A member (or group of members) in charge of the economic-financial matters.
- A member (or group of members) in charge of the juridical and other issues (if necessary).
The tenderer shall have to appoint a head to manage the activities of the group, sum up the situation and prepare reports of evaluation ...
2.3.3. Criteria for the selection of specialists
- Having professional qualifications related to the bidding package.
- Having a firm grasp of the contents of the bidding package.
- Experienced in practical management or research.
- Understanding the order and process of evaluation and selection of the bidding results.
- Members of the group of specialists or consultants shall not be entitled to participate in the evaluation of the bidding results.
2.3.4. Responsibilities of members of the group of specialists or consultants (In addition to the stipulations in Article 41 of the Regulation on Bidding)
- To respect the specific contents and requirements defined in the tendering dossier as well as the criteria for the evaluation of the bids which have been ratified by the person(s) competent to decide the investment or the authorized level.
- Absolutely not to disclose information related to the process of bidding and bid evaluation in any form.
- The evaluation and ranking of bidders must be conducted objectively. The ranking shall be based on the general evaluation of standards with sound analysis of each index in each criterion unanimously approved by all the specialists. If in the process of evaluating and ranking bidders, the specialists opinions vary with regard to a number of important contents, the person(s) competent to decide the investment shall have to organize the assessment and inspection to clarify the matter.
- Not to cooperate with the bidders in any form.
- Any member of the group of specialists or assisting consultants who violates the above-said regulations shall be handled in accordance with Article 45 of the Regulation on Bidding.
3. Preparation of the tendering dossier
(a) The contents of the tendering dossier have been provided for in the Regulation on Bidding and guided in details in the attached Appendice. More concretely:
- Consultancy selection: Article 16 of the Regulation on Bidding and Part B of Appendix I attached to the Regulation on Bidding.
- Procurement of materials and equipment: Article 19 of the Regulation on Bidding, Appendix II attached to the Regulation on Bidding.
- Construction and installation: Article 27 of the Regulation on Bidding, Part B of Appendix III attached to the Regulation on Bidding.
With regard to bidding for construction and installation, special attention should be paid to the following: the designing dossier and the cost estimate must be determined from the technical design for construction (in case of one-step designing) or the blueprint for construction (in case of two-step designing); all technical instructions must be extremely specific and clear. For large-size projects which have no blueprint at the moment of bidding, the cost estimate may be determined on the basis of the technical design. With regard to other cases, if it is allowed by the person(s) competent to decide the investment, the tenderer shall have to make a uniform cost estimate to serve as basis for bidding. With regard to projects designed by foreign parties, the designing dossier must enable the determination of the construction volume of the project.
(b) Costs of making tendering dossier and evaluating bids:
- In cases where the bid is conducted by the specialized agencies or domestic consultancy organizations, all costs of making tendering dossier and evaluating bids shall comply with Decision No.501/BXD-VKT of September 18, 1996 of the Ministry of Construction.
- In cases where the bid is conducted by a foreign consultancy organization, the costs of foreign consultancy shall comply with Item 1, Article 17 of the Regulation on Bidding.
4. Evaluation criteria
4.1. Bidding for the selection of consultants
The evaluation of consultancy bids shall be conducted in two steps:
(1) Evaluation of the technical solutions dossier,
(2) Evaluation of the dossier of financial solutions and contract negotiation.
The evaluation of the technical solutions dossier shall be conducted on the basis of the three following criteria:
- Experiences.
- Solutions and methodology.
- Personnel.
The personnel proposed for the performance of consultancy services is considered the most important factor. They must have a clear working record and experience suitable to the requirements of bidding packages. The chief consultant (head of the group of consultants) must have enough years of service in branches conforming to the bidding package. All members must make a commitment (with their signatures) that they will have enough time for the execution of bidding package according to schedule. In case of an international bid, the foreign consultancy company must make a written commitment to have a Vietnamese consultancy company in partnership; priority shall be given to proposals on using a large number of domestic consultants. All the above-said commitments must be written in the contract.
Guidance is provided for the detailed contents in Section IV, Appendix I of the Regulation on Bidding.
4.2. Bidding for the procurement of materials and equipment
a/ Criteria for the evaluation of prequalification dossiers
With regard to bidding packages listed in Section 3, Part I of this Circular, to select eligible and capable bidders to participate in the bid, the tenderer shall have to conduct the same prequalification as for bidding for construction and installation stipulated in Item 4.3 below.
b/ Criteria for bid evaluation
1. Capabilities and experiences.
2. Techniques.
3. Finance and prices.
4. Duration of performance.
5. Technology transfer.
6. Training.
7. Other criteria (if any)
A scale of rating (up to100 or 1000 marks) should be set up to make the detailed evaluation of each criterion, of which the 3 main criteria are: (1) capabilities and experiences, (2) techniques and (3) finance and prices. They must account for at least 65% of the total of marks. With regard to the bids having already passed the prequalification, the bid evaluation according to converted prices on the same plane is encouraged.
In case of an international bid, in addition to the above-said requirements, foreign bidders shall have to make a written commitment to join Vietnamese bidders or to use suitable materials and equipment which can be manufactured and processed in Vietnam so as to meet the requirements of the tendering dossier (regarding quality and prices). All the above-said commitments must be written in the contract.
4.3. Bidding for construction and installation
(a) Prequalification of bidders
To select eligible and capable bidders to participate in the bid, the tenderer shall evaluate prequalification bidding dossiers for bidding packages stipulated in Item 3, Part I of this Circular, according to three following factors:
1. Technical capability.
2. Financial capability.
3. Experiences.
A scale of rating should be set up to evaluate the three above factors, and depending on the characteristics of each bidding package, to determine the proportion of each factor. Only those bidders who obtain at least 60% of the total of standardized technical marks shall be selected for participation in the bid.
(b) Criteria for bid evaluation
1. Technical and quality criteria.
2. Criteria on the bidders experiences.
3. Financial and price criteria.
4. Criteria on the construction tempo.
A scale of rating (up to 100 or 1000 marks) should be set up to make the detailed evaluation of each criterion, of which the main three are: (1) experiences, (2) techniques and (3) finance and price. The latter criterion must account for at least 65% of the total of marks.
With regard to the bids having already passed prequalification, the bid evaluation according to the converted prices on the same plane is encouraged.
In case of an international bid, in addition to the above-said requirements, foreign bidders must have a written commitment to have at least one Vietnamese bidder in partnership. Such a commitment shall include: the commitment to use domestic sub-contractors for construction and installation; the commitment to use suitable materials and equipment which can be manufactured and processed in Vietnam to meet the requirements of the tendering dossier (regarding quality and prices); the determination of percentages of the work volume and prices to be assigned to the Vietnamese bidder(s). All the above commitments must be written in the contract.
II. Invitation for bidding
1. Bid announcement
The bid announcement shall apply to the unrestricted bidding. The contents of the bid announcement must be widely publicized so as to provide initial information for the bidders to prepare for the participation in the bid. With regard to bidding packages with prequalification, before the official bid, the tenderer shall have to announce the prequalification. The form of the prequalification announcement and the bid announcement are provided for in details in Appendice attached to the Regulation on Bidding.
The announcement must be made by the tenderer at least for three consecutive times on the mass media (daily newspapers, audio-visual means...), depending on the sizes and characteristics of bidding packages. In case of an international bid, in addition to the above requirements, the tenderer shall also have to announce the bid on at least one English newspaper with a wide circulation in Vietnam.
2. Sending the letter of invitation
With regard to restricted bidding, the tenderer shall have to send a letter of invitation for the bid directly to each of the bidders in the already approved list of bidders. The form of the invitation letter for each concrete field is provided for in Appendice attached to the Regulation on Bidding.
III. Bid submission
1. General principles
All bids must be sealed and submitted directly or sent by mail to the address and at the time prescribed in the tendering dossier.
2. Sealing
- The bidder shall have to seal all the documents of his/her bid which must clearly state the original and copies of bidding documents.
- The names of the bidding package, the project, the bidder, the name and address of the tenderer must be stated clearly on the dossier bag, and with the inscription: not to be opened before...(date and time of the bid opening)
The tenderer shall not take responsibility for any breach of the above-said regulations.
3. Late submission
Any bid which is sent to the tenderer after the deadline of the bid submission already prescribed in the tendering dossier shall be invalid and sent back in its original state to the bidder. In case of force majeure, the tenderer may consider the delayed bids on a case-by-case basis, according to the post stamp on the envelope with the date of receiving and sending.
4. Amendment and withdrawal of bids
- The bidder may amend or withdraw the already submitted bid, provided that he/she notifies in writing such amendment or withdrawal and the tenderer must receive such notification before the deadline of the bid submission prescribed in the tendering dossier.
- The document on the withdrawal of the bid may be sent directly to the tenderer, by telex, fax or registered mail.
5. Bid security (except for consultancy selection)
- The bidder must submit together with his/her bid a bid security equivalent to 1%-3% of the total estimated value of the bidding price or an amount of money for security set for all bidders and prescribed in the tendering dossier.
- The bid security currency may be the one which is used in the bid or any other convertible currency accepted by the tenderer in one of the following forms:
a/ Bank security or irrevocable letters of credit issued by a bank located in the tenderers country or in a foreign country which is accepted by the tenderer in compliance with the form provided for in Appendice of the Regulation on Bidding and which shall be effective within 30 days after the expiry of the bid.
b/ Cash or check.
- If the bidder fails to pay the bid security as prescribed in the tendering dossier, the bid shall be eliminated.
- Bid security shall not apply to appointed bidding.
6. Contract performance security (except for the selection of consultants)
Provisions on contract performance security are prescribed in Article 25 of the Regulation on Bidding and guided in details as follows:
- With regard to bidding for the procurement of materials and equipment: The performance security shall be valued at from 10% to 15% of the total value of the contract.
- With regard to the bidding for construction and installation: The value of performance security shall be 10% of the total value of the contract for domestic bidders and from 10% to 15% for foreign bidders.
With regard to construction and installation contracts to be carried out by domestic bidders, the value of performance security shall be effective till the project is handed over according to the contract and shifts to the stage of maintenance of the construction and installation project.
IV. Bid opening
The bid opening shall be conducted in accordance with Article 10 of the Regulation on Bidding. In special cases (if the project is a security and defense project), the tenderer shall invite only a limited number of bidders representatives to participate in the bid opening. The bid opening is encouraged to be conducted right after the closure of the bid but must not exceed 48 hours (excluding holidays stipulated by the State) after the bid submission deadline. In cases where the bid is opened after the said time limit, it must be accepted by the person(s) competent to decide the investment or the authorized level.
1. Preparation for bid opening
The tenderer shall have to prepare the following:
(1) Inviting representatives to witness the bid opening, including:
- Representative(s) of the agency that manages the concerned branch.
- Representative(s) of the local administration (with regard to important bidding packages to be carried out in the locality).
- Representative(s) of the capital supplying agency (if any).
- Representatives of the bidders (if any).
(2) Preparing the suitable means to fully and accurately announce the data in the bids.
(3) Preparing the bids to be opened according to the order prescribed by the tenderer.
2. Order in the opening of the bid
1. Announcement of participants.
2. Announcement of the number and names of the bidders who have already submitted their bids.
3. Inspection of the sealing of the bids.
4. Opening envelopes of the bids one by one in the prescribed order, reading and recording the following major information:
- The names of the bidders.
- The number of originals and copies.
- The total of bidding prices (if any).
- The rate of price reduction and conditions for price reduction.
- Bid security and its value (if any).
- Other matters.
5. Signing for the certification of the bids (as prescribed in details by the tenderer).
6. Approval of the report on the bid opening.
7. Representatives of the tenderer and the bidders (if any) and a number of other representatives (representatives of the managing agencies and the State administrative agencies) shall sign the certification of the report on the bid opening.
8. The tenderer shall have to organize the management of the bids in accordance with the State regulations on keeping secrets.
V. Evaluation of bids for consultancy selection
The evaluation of bids for the selection of consultants shall be conducted through the mode of two-dossier bag bidding: The dossier bag with technical solutions shall be evaluated first for classification on the basis of the tendering dossiers requirements and the ratified criteria.
The dossier bag with financial solutions of the bidder who is ranked first for the technical solutions shall be opened for the negotiation on the contract.
Evaluation of the dossier bag with technical solutions
1. Considering the administrative and legal suitability of each bid to the requirements of the tendering dossier.
2. Clarifying bids: In order to facilitate the process of inspection, evaluation and comparison of the bids, the tenderer may request the bidders to clarify their submitted bids. A request for clarification must be made in writing and sent to the bidders. The clarification of the bids must not change their main contents.
3. Evaluating in details each of the bids regarding technical solutions on the basis of the criteria already ratified by the competent authority before the time of the bid opening, mainly the 3 following criteria:
- Experiences of the bidder.
- Solutions and methodology.
- Personnel.
3.1. Criterion on experiences: includes 3 following contents:
(this criterion often accounts for about 10% to 20% of the total of marks)
(1) Experiences in carrying out similar projects:
The dossier with technical solutions must report on projects already carried out by the bidder with contents similar to those of the project offered in the tendering dossier.
Depending on the offered project, the maximum number of marks for content (1) shall be determined correspondingly to the number of similar projects already carried out by the bidder.
(2) Experiences in carrying out projects with similar conditions:
In addition to the requirements mentioned in Point (1), in some cases it is necessary to consider the bidders experiences in carrying out projects with similar conditions, regarding not only natural factors, but also other factors, such as population, conditions for economic development... Depending on the offered project, the maximum number of marks for content (2) shall be determined correspondingly to the certain number of projects already carried out in similar conditions.
(3) Other factors:
- Capability: The bidders capability to meet the quantitative demand for personnel being involved and to be involved in the work.
- Managerial experiences: to evaluate the suitability of the bidders managerial skills to the requirements of the projects.
- Other activities...
The ratio of marks for contents (1), (2) and (3) shall depend on the characteristics of the offered project.
3.2. Criterion on methodology and the bidders performance solutions:
(this criterion often accounts for 30% to 40% of the total of marks)
(1) Having the firm grasp of the projects objectives: The bidders general understanding of the projects objectives and requirements already stated in the "Terms of references" and the organization of visits to the site of construction.
(2) Methodology proposed by the bidder: The methodology proposed by the bidder must be complete, reasonable and meet the requirements of the "Terms of references".
(3) Innovative opinions: Any bidder who proposes reasonable innovative opinions shall be best appreciated.
(4) Program of action: The program of action includes the organizational scheme, working plan and personnel disposition program. The organizational scheme shall be made on the basis of relations between the project owner and the bidder as well as measures for the project management and tasks of each party. The personnel arrangement shall be determined on the basis of reasonable arrangement of work and according to an appropriate timetable.
(5) Wage (monthly-person): The monthly wage for a person shall be proposed by the bidder in conformity with the projects estimated readjustments.
(6) Training and technology transfer: The bidder should propose the contents of the training and technology transfer which must be clear and suitable to the projects requirements in the immediate and far future.
(7) Working facilities: All demands for the support in working places, facilities and equipment, personnel, transport means... must be reasonable and practical.
(8) Presentation: The bids shall be considered on the basis of their presentation which must be clear, complete, transparent and easy to understand.
Depending on each project, the tenderer shall determine the contents of evaluation and the maximum marks.
3.3. Criterion on personnel
(This criterion often accounts for 50% to 60% of the total of marks).
The personnel evaluation shall be conducted according to a saparate form on the basis of the four following contents:
- General experience (10%-20%): educational level, working seniority.
- Experiences related to the project (60%-70%): the number of projects in the same field which have been carried out.
- Other factors (10%-20%): experiences in working abroad, foreign languages...
- Regular staff of specialists belonging to the bidder (5%).
(a) With regard to the chief consultant (the head of group): It is necessary to evaluate experiences of this specialist as a chief consultant in earlier projects. At the same time, to evaluate his capabilities and experiences as a specialist. A specialist as a chief consultant must have at least 5 consecutive years working in the specialized field related to the project.
(b) With regard to specialists in specific fields: To evaluate their educational qualifications and training results related to the requirements of the project. To evaluate the scope of their similar experiences related to the requirements of the project. In the process of evaluation, it is necessary to distinguish regular specialists from contractual specialists working for the bidder.
Evaluation of the dossier with financial solutions and negotiation on the contract
After the classification, the bidder who is ranked first and get at least 65% of the total of marks shall be invited by the tenderer to attend the opening of the second dossier bag with financial solutions. The negotiation on the contract should be based on reasonable financial and price conditions and other conditions suitable to the tenderers requirements. If the negotiation on the contract fails and in case of acceptance by the competent authority, the tenderer shall invite the next bidder who have a number of marks for his/her technical solutions equivalent to at least 65% of the total of marks to attend the opening of the second dossier bag with financial solutions and negotiate the contract.
VI. Evaluation of bids for the procurement of materials and equipment
The evaluation of bids for the supply of materials and equipment must be based on the tendering dossiers requirements and the criteria already ratified by the competent authority. Depending on the characteristics of each bidding package, the tenderer shall have to conduct the bid evaluation through the four following steps:
- Preliminary evaluation of the bids.
- Detailed evaluation of the bids.
- General evaluation and classification.
1. Preliminary evaluation of the bids
1.1. The compatibility of the bids
(a) First, the tenderer shall have to consider the administrative and legal compatibility of each bid to the requirements of the tendering dossier so as to determine the acceptability of the bid.
(b) To consider the completness of the bids, including necessary information, such as appendice and accompanying documents attached thereto, effective time of bid security, the bidders capability to meet the requirements on the validity or criteria on experiences, construction tempo or bid submission...
1.2. Clarification of the bids
To assist the process of inspecting, evaluating and comparing the bids, the tenderer may request the bidders to clarify the submitted bids. The request for clarification must be made in writing and sent to all bidders. The clarification of the bids must not change their major contents and bidding prices, except in cases where the tenderer requests the correction of arithmetic errors.
1.3. Elimination of unqualified bids
(a) Any bid which does not comply with the requirements of the tendering dossier shall be considered invalid and may be eliminated, but it must be reported to the person(s) competent to decide the investment or the authorized level(s) for consideration.
(b) The determination of each bids acceptability must be conducted objectively and according to uniform criteria for all bids.
2. Detailed evaluation of the bids
2.1. Consideration of bidding prices for readjustment
The tenderer shall consider the bids to correct arithmetic errors and then readjust the bidding prices.
2.2. Conversion of bidding prices currencies to the common currency (applied only to international bids)
(a) When the bids have been checked or its arithmetic errors have been corrected, the tenderer shall have to convert different currencies used in the bids (if any) into a common currency for the evaluation of bids.
(b) The exchange rate for the conversion shall be the rate announced by the State Bank of Vietnam on the day of the bid opening (according to Article 11 of the Regulation on Bidding).
(c) The tenderer shall have to ensure the accuracy of the conversion. If any mistake is found, the tenderer shall have to correct it to ensure the accuracy of the bid evaluation.
2.3. Consideration of the bids technical compatibility
(a) The tenderer shall have to consider in details the bids compatibility with the tendering dossiers technical requirements. This includes the consideration of major technical factors such as the size of the project, the prescribed equipment or materials, the tempo of goods delivery or the implementation tempo...
(b) Determination of differences from the set technical criteria for financial readjustment. The technical evaluation must be conducted objectively and fairly for all bidders.
2.4. Readjustment of disparities
In cases where the bid includes non-basic disparities (which do not exceed 10% of the total bidding price), compared with the tendering dossiers requirements, the tenderer shall have to make additional readjustment of the bidding price to have a readjusted bidding price for the comparison of the bids on the same plane.
2.5. Evaluation according to the ratified criteria
After the correction of mistakes, conversion of bidding prices currencies (if any) and readjustment of disparities, the bids shall be evaluated according to each criterion with the following main contents:
(a) The bidders capability and experiences: shall be evaluated according to the three following factors:
- Technical capability: To consider the main commercial products (quantity and lines), the number and qualifications of specialized personnel...
- Financial and business capabilities: To consider the turnovers, profits... at the time of bidding and during at least the three latest years.
- Experiences: To consider experiences in performing similar projects during at least the 5 latest years.
(b) Technique: The following contents shall be considered:
- Capability to meet the requirements on technology, quality of materials and equipment and technical properties prescribed in the tendering dossier.
- Economic and technical features, codes of the offered materials and equipment, names of manufacturing firms and countries...
- The rationality and economic efficiency of technical solutions and measures to organize the delivery of materials and equipment to the place of installation.
- Capacity to install equipment and technicians qualifications.
- Technical adaptability.
- Geographical adaptability.
- Impacts on the environment and solutions thereto.
(c) Finance and prices: To consider the financial capability, capability and conditions of financial supply (if so requested) and the bidding price. The financial supply capability and conditions must comply with the tendering dossiers requirements as well as international and domestic practices. The winning bidding price must not exceed the bidding price ratified for the bid evaluation.
(d) Duration of the contract performance: The duration of the contract performance must comply with the tendering dossier and the commitment to finish the contract on time or before schedule .
(e) Technology transfer: To consider the capability of technology transfer for the whole project or parts of the project on the basis of the requirements of the project or of the necessary fields.
(f) Training: To consider the plan for disposition of specialists for the contract performance in combination with technical training for Vietnamese workers and cadres and overseas training.
(g) Other necessary criteria.
3. General evaluation and classification of bidders
When the bids have been checked and recognized to meet the general requirements and the bidding prices have been inspected and readjusted (if any), the tenderer shall conduct a general evaluation and classification of the bids according to the ratified criteria. The general evaluation may be conducted on the basis of the converted prices on the same plane or the ratified scale of rating attached to the evaluation criteria. After the general evaluation of criteria, the bidders shall be classified on the basis of the result of the general evaluation.
VII. Evaluation of bids for construction and installation
The evaluation of bids for construction and installation shall be conducted in three following main steps:
- Preliminary evaluation of the bids.
- Detailed evaluation of the bids.
- General evaluation of the bids.
1. Preliminary evaluation of the bids
1.1. Consideration of the bids validity
(a) With regard to bidding packages having passed the prequalification, it is necessary to check the updated information that have been declared by the bidders at the time of the prequalification so as to continue the consideration of the bidders capability to meet the financial and technical requirements. Any updated information contrary to the bid shall be checked and examined. The number of bids, the bidders signatures and bid security shall be inspected in accordance with the provisions of Points b.3 and b.4 below.
(b) With regard to bidding packages without going through prequalification, it is necessary to examine the bidders eligibility and capability:
1. To inspect their business permits or operating licenses.
2. To inspect their technical and financial capabilities and experiences as required by the tendering dossier.
3. To inspect the number of their bids.
4. To inspect the legality of the certifying signatures in the bids and bid securities...
1.2. Consideration of the bids capability to meet basic requirement
A bid with basic acceptability is the one that meets the requirements, conditions and the technical properties defined in the tendering dossier; that has no documentary errors or limitations which greatly affect the size, quality or materialization of the project or restrict the powers of the tenderer or the obligations of the bidders.
The determination of a bids invalidity or its failure to meet the basic requirements must be conducted in an objective manner and in compliance with the requirements of the tendering dossier.
1.3. Clarification of the bids (if necessary)
The clarification of the bids shall comply with the stipulations of Section VI, Item 1.2 of this Circular.
1.4. Elimination of the bids which are invalid or which fail to meet basic requirements
The elimination of the bids which are invalid or which fail to meet basic requirements shall comply with the stipulations of Section VI, Item 1.3 of this Circular.
2. Detailed evaluation of the bids
2.1 Correction of arithmetic errors
Bids which are considered valid and meeting basic requirements shall be examined by the tenderer for arithmetic errors. The tenderer shall correct arithmetic errors (if any) and promptly inform the bidders thereof. In case of any difference between the value written in figures and that written in words, the latter shall be the legal basis. In case of any difference between the unit price and the total price due to the multiplication of the unit price by the volume, the unit price shall be the legal basis.
The bidding price stated in the bid shall be readjusted by the tenderer in accordance with the above-mentioned procedure. If the bidder disagrees, his/her bid shall be eliminated but the bid security money shall not be returned to him/her.
2.2. Readjustment of disparities
In cases where the bids contain non-basic disparities (which do not exceed 10% of the total bidding price), compared with the requirements of the tendering dossier, the tenderer shall have to make an additional readjustment of the bidding price so as to compare the bids on the same plane.
2.3. Conversion of bidding prices currencies into a common currency (applied only to international bids)
(a) After the bids have been checked, their arithmetic errors have been corrected and the disparities readjusted, the tenderer shall have to convert different currencies (if any) used in bidding prices of the bids into a common currency to serve as basis for the bid evaluation and comparison of bids.
(b) The exchange rate applied to the convertible currency shall be the rate announced by the State Bank of Vietnam at the time of the bid opening (according to Article 11 of the Regulation on Bidding).
(c) The tenderer shall have to ensure the accuracy of the currency conversion, thus ensuring the objectivity and fairness for the bidders.
2.4. Evaluation according to the ratified criteria
After the correction of arithmetic errors, determination of disparities and conversion of bidding prices in different currencies into a common currency (if any), the bids shall be evaluated according to each of the set criteria with the following main contents:
(a) Criterion on technique and quality: the following must be considered:
- The bids capability to meet technical requirements and requirements on the quality of materials and equipment stated in the designing dossier and technical instructions.
- A diagram of the site (see form 7, Appendix III of the Regulation on Bidding).
- Disposition of personnel at the site (see form 6, Appendix III of the Regulation on Bidding); together with a list of the key cadres, their qualifications, working seniority, tasks to be assigned and their related experiences.
- Possibility of cooperation and joint venture with Vietnamese construction organizations (in case of international bids).
- The rationality and feasibility of technical solutions and measures to organize the construction.
- Measures to ensure conditions on environmental hygiene and other safety requirements, such as prevention of fire and explosion, labor safety...
- The compatibility of construction equipment (regarding quantity, types, capacity and tempo of the mobilization for the construction...according to form 5, Appendix III of the Regulation on Bidding.)
(b) Criterion on the bidders experiences shall comply with the contents of form 4, Appendix III of the Regulation on Bidding.
(c) Criterion on the construction tempo:
- To consider the capability of ensuring the general construction timetable defined in the tendering dossier.
- To consider the rationality of the timetable for the completion of construction sections or related parts of the project.
(d) Financial and price criteria (see form 3, Appendix III of the Regulation on Bidding) shall be readjusted as follows:
- Financial criterion:
+ To consider the financial capability in the three latest years regarding the total property, movable property, total debts, current due debt, the owners capital sources and capital sources for business.
+ To consider the bidders credit capability and the addresses of the banks supplying credits for the bidder.
+ Lists and the total value of the contracts which are being carried out; the value of the uncompleted project; date of completion of the remaining parts of the contract.
- Price criterion: Depending on concrete conditions of each bidding package, the winning bidding price must not exceed the price already ratified for the bid evaluation. In the process of evaluation, there should be concrete measures to eliminate price dumping in bidding. The suitability of the bidding price shall be determined on the following basis:
+ The compatibility of the construction and installation price of parts of the project or parts of the bidding package which has already been ratified.
+ The compatibility of a number of unit price of the major construction and installation volume of the bidding package, aimed at ensuring the quality and reasonability of the unit price in comparison with common price plane.
3. General evaluation of criteria and classification of bidders
- Depending on concrete requirements and conditions of each project, the general evaluation of criteria may be conducted according to the method of price conversion on the same plane or in accordance with the scale of ratings already ratified. The standard marks of criteria and the structuring norms of such criteria shall be determined according to the scale of ratings ratified by the level competent to decide the investment or the authorized agency before the bid opening.
- After the general evaluation of criteria through the method of price conversion or according to the scale of ratings as mentioned above, the bids shall be classified for the submission to the person(s) competent to decide the investment for consideration and ratification of the winning bidder.
VIII. Submission for ratification of bidding results
1. Regarding bidding packages belonging to projects of group A
1.1 With regard to consultancy bidding packages valued at 10 billion VND or more, bidding packages for the procurement of materials and equipment or construction and installation bidding packages valued at 50 billion VND or more belonging to projects of group A, the bidding results shall be ratified by the Prime Minister as stipulated in Point 1, Article 43 of the Regulation on Bidding:
a/ The tenderer shall have the responsibility to submit the bidding results to the Prime Minister and at the same time inform the managing agency of the project owner and the related specialized agency thereof.
b/ The Ministry of Planning and Investment shall have to organize the assessment of the bidding results for submission to the Prime Minister.
c/ The time limit for organizing the assessment of the bidding results shall not exceed 30 days from the reception of the full dossier on the bidding results for ratification.
d/ The contents of the bidding result dossier shall include the following (applied to all forms of bidding):
(1) Legal documents:
- The decision on project investment, aid agreement (if any).
- The ratified bidding plan of the project.
- The tendering dossier and ratified evaluation criteria.
- The decision on the establishment of the group of specialists or consultants.
(2) Documents related to bidding process:
- A report made by the managing agency of the project owner.
- Reports on the bidding process and the bidding results made by the tenderer (attached with the evaluation comments of the group of specialists or consultants, results of the evaluation...).
- The bid opening record.
- The draft of the contract (if any).
(3) Copies of the bid.
(4) Other relevant documents.
1.2 With regard to the remaining bidding packages of the Group A projects, the provisions of Point 1, Article 43 of the Regulation on Bidding shall apply:
- The time limit for assessment (if necessary) shall not exceed 20 days from the reception of the full dossier on the bidding results for ratification.
2. With regard to bidding packages belonging to Group B projects, the provisions of Point 2, Article 43 of the Regulation on Bidding shall apply.
2.1. With regard to consultancy bidding packages valued at 10 billion VND or more and bidding packages for the procurement of materials and equipment or for construction and installation valued at 50 billion VND or more:
a/ The tenderer shall have to submit the dossier on the bidding results to the person(s) competent to decide the investment in projects of Group B for ratification. Before ratifying the bid winner, the person(s) competent to decide the investment shall have to submit the bidding results to the Prime Minister for approval.
b/ The time limit for assessment (if any) shall not exceed 30 days from the reception of the bidding results dossier submitted for ratification.
2.2. With regard to bidding packages with a value below the above-mentioned level:
a/ The tenderer shall have to submit the bidding result dossier to the person(s) competent to decide the investment or the authorized agency for ratification.
b/ The time limit for assessment (if any) shall not exceed 20 days from the full reception of the dossier with the bidding results.
3. With regard to bidding packages of Group C
a/ The tenderer shall have to submit the dossier on the bidding result to the person(s) competent to decide the investment for ratification.
b/ The time limit for assessment (if any) shall not exceed 15 days from the full reception of the bidding result dossier.
4. With regard to bidding packages belonging to joint venture projects of State enterprises of Vietnam which contribute 30% and more to the prescribed capital.
The bidding results of all bidding packages belonging to the projects which have been granted investment licenses by the Ministry of Planning and Investment shall be ratified by the Managing Boards of the joint venture enterprises on the basis of a written agreement from the Ministry of Planning and Investment.
The bidding results of all bidding packages belonging to projects which have been granted investment licenses by the Peoples Committee of a province or city directly under the Central Government or by the authorized level shall be ratified by the Managing Board of the joint venture enterprise on the basis of the written agreement from the Peoples Committee of the province or city directly under the Central Government or the authorized level.
The time limit for agreement shall not exceed 20 days, from the full reception of the bidding result dossier for ratification.
IX. Promulgation of the bidding results, negotiation on completion of the contract
1. General principles
1.1. The tenderer shall announce the bidding results and conduct the negotiation on the contract only after a document is issued ratifying the bid winner from the level competent to decide the investment.
1.2. Before announcing the bid winner and signing an official contract, the tenderer shall have to update all changes in the bidders capabilities and other information relating to the bidder. In case any change is detected which affects the performance of the contract, the tenderer shall have to promptly report it to the person(s) competent to decide the investment for consideration and decision.
2. Cases of re-consideration of the bidding results
2.1. Elimination of bids and re-organization of the bidding
The bidding results shall be considered for elimination when:
- For objective reasons, the projects objective has been changed which makes it different from the initial plan stated in the tendering dossier.
- All the bids have, basically, not met requirements of the tendering dossier.
- There are evidences showing that the bidders have been acting in connivance with one another, thus making the bid uncompetitive.
On the basis of the decision issued by the person(s) competent to decide the investment, the tenderer shall have to notify the cancellation of the bidding results to all bidders.
2.2. Offering new bidding prices and other conditions
With regard to biddings for the procurement of supplies and equipment or for construction and installation, if all the bids meet technical requirements but fail to meet requirements on price and finance, the tenderer shall propose the person(s) competent to decide the investment to allow the bidders to offer new bidding prices. In cases where the bids have failed to fully meet the technical requirements of the project owner, the tenderer should report it to the person(s) competent to decide the investment for consideration and permission to request the bidders to supplement and readjust their bidding dossiers on the same technical plane and then offer new bidding prices. All requirements must be made in writing and sent to all the bidders.
3. Announcing the bid winner, negotiation and signing the contract
3.1. Announcing the bid winner
After a decision is issued by the competent authority to ratify the bidding results, the tenderer shall send by registered mail, telegraph, telegram or fax to the bid winner the announcement on his/her winning together with a draft contract, with notice on points to be supplemented (if any) so as to meet the requirements of the tenderer.
At the same time, the tenderer shall send the winning bidder a timetable, stating the proposed time for negotiation, the deposit of contract performance security and the signing of the contract.
3.2. Negotiation for the completion of the contract and its signing
Upon receipt of the notification of his/her winning, the bid winner shall send the tenderer a letter accepting the negotiation on the contract. Within 30 days from the date of the notification, if the tenderer does not receive a letter of acceptance or receive a letter of refusal from the bidder, the tenderer shall report to the competent level for consideration and decision. The bid security deposit shall not be refunded.
On the basis of the agreed timetable, the two sides shall conduct the negotiation to complete the contract then sign the official contract. With regard to small and simple contracts the application of the above stipulations is not compulsory. Upon receipt of the notification of his/her winning and the draft contract, the bidder and the project owner may immediately sign a contract for its performance.
The project owner shall refund the bid security (if any) and organize the performance of the contract when receiving the contract performance security from the bid winner within 30 days from the date of the notification of the bid winning.
Part III
ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION
1. Issues to be solved after the issue of the Regulation on Bidding
According to the Regulation on Bidding issued together with Decree No.43-CP, the role of the National Bid Evaluation Council, the Bid Evaluation Councils at the project as well as the ministerial, provincial levels shall cease to be legally effective. The tenderer shall have to take responsibility for all activities in the bidding process on the basis of the opinions of the Group of Specialists or Consultants and under the guidance of the related functional agencies.
2. Reporting on the bid
To help the managerial levels have information on the bid, the tenderer shall have to periodically (every 6 months or annually) review the situation and report in writing to the related State managerial agencies.
Basing themselves on the report of the project owner, the ministries, branches and localities shall have to review and periodically (every 6 months or annually) report in writing to the Ministry of Planning and Investment for the review and submission to the Prime Minister.
3. Bidding costs
3.1. Depending on the characteristics and size of each bidding package, the tenderer is entitled to sell the tendering dossier on the principle of ensuring the States financial regulations currently in force. Besides, the tenderer shall not be allowed to collect any other fees from the bidders.
3.2. The funds for the tenderer to organize the bidding and bid evaluation shall comply with the Regulation on the Management of Investment and Construction issued together with Decree No.42-CP of July 16, 1996 of the Government and Decision No.501/BXD-VKT of September 18, 1996 of the Ministry of Construction determining costs of assessment and investment and construction consultancy.
3.3. Costs of assessment of biding results for bidding packages, conducted by the Ministry of Planning and Investment are determined as follows:
- The level of expenditure for the assessment of the bidding results shall represent 0.01% of the total value of the bidding package but must not be lower than 3 million VND and not exceed 30 million VND.
- The above expenditure shall be included in the cost accounting according to projects financial resources.
- The Ministry of Planning and Investment shall take responsibility for the management and use of the above-said financial sources for the right purposes and in accordance with the current State regulations on financial management.
4. Ensuring confidentiality of the dossiers and handling violations
4.1. The tenderer shall take responsibility for ensuring the confidentiality of tendering and bidding dossiers in accordance with the States regulations on confidential information. The tenderer shall not be allowed to disclose the tendering dossier and evaluation criteria till the time of the official announcement.
In the process of organizing the bid evaluation and selection, the tenderer and specialists participating in the bidding process shall not be allowed to disclose information related to the bidding. In special cases, the tenderer may take necessary measures with the assistance of the security force.
4.2. All acts of disclosing bidding secrets, whether by groups or individuals, irrespective of their posts and working positions, shall be handled in accordance with Article 45 of the Regulation on Bidding.
In cases where a connivance in any form among bidders is discovered, besides the confiscation of their bid securities (if any), the violating bidders shall not be allowed to participate in biddings for any bidding package for 3 consecutive years. The Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Construction and the Ministry of Trade shall jointly determine the above-said cases, then inform the tenderers and the related agencies thereof for implementation.
In cases where the bidding result is canceled by the person(s) competent to decide the investment or the bid must be re-organized due to the tenderers violation of the Regulation on Bidding, the tenderer shall not only be subject to administrative sanction in accordance with Article 45 of the Regulation on Bidding, but also have to compensate for the bidders costs in the bid. In cases where the bidder is at fault, all costs of the bid preparation shall be borne by the bidder.
5. Inspection of the contract performance
Upon the completion of the bidding process and bid evaluation, the tenderer shall have to organize the regular inspection of the performance of the contract by the bidders so as to promptly provide necessary information to the competent levels for consideration and decision.
To solve all problems arising in the contract performance process in a timely manner, the ministries, branches and localities and the heads of the competent agencies shall have to inspect and supervise the implementation of decisions ratifying the bidding results as well as all clauses stated in the contract and agreed upon by the project owner and the bidder.
6. State management over bidding
To exercise its State management function, the Ministry of Planning and Investment shall assume the main responsibility and coordinate with the Ministry of Construction, the Ministry of Trade and the concerned ministries, branches and localities in assisting the Prime Minister to supervise the implementation of the Regulation on Bidding throughout the country.
The planning and investment services attached to the ministries, branches and localities shall assume the main responsibility and coordinate with the construction and trade managing agencies and other related agencies in assisting the Ministers or the Presidents of the Peoples Committees of the provinces and cities directly under the Central Government to supervise and inspect the implementation of the Regulation on Bidding in their branches and localities.
Above are some additional guidances besides the guidances made in Appendice I, II and III of the Regulation on Bidding issued together with Decree No.43-CP of July 16, 1996 of the Government. In the course of implementation, if any problem arises, the ministries, branches and localities and the concerned units should promptly report it to the Ministry of Planning and Investment for review and settlement in consultation with the Ministry of Construction, the Ministry of Trade and the other concerned ministries and branches.

The Minister of Trade




Le Van Triet
The Minister of Construction




Ngo Xuan Loc
The Minister of Planning and Investment



Tran Xuan Gia

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây.
Văn bản tiếng Anh
Bản dịch tham khảo
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Văn bản đã hết hiệu lực. Quý khách vui lòng tham khảo Văn bản thay thế tại mục Hiệu lực và Lược đồ.

Tải App LuatVietnam miễn phí trên Android tại đây trên IOS tại đây. Xem thêm

Văn bản cùng lĩnh vực
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!