Quyết định 1773/QĐ-CQLTHADS 2026 về quản lý sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong Hệ thống Thi hành án dân sự

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ
trong Hệ thống Thi hành án dân sự

^{____________________}

CỤC TRƯỞNG CỤC QUẢN LÝ THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22 tháng 6 năm 2023;

Căn cứ Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25 tháng 6 năm 2024 của Chính phủ quy định về chữ ký số chuyên dùng công vụ;

Căn cứ Nghị định số 09/2026/NĐ-CP ngày 10 tháng 01 năm 2026 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 89/QĐ-BTP ngày 15 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý Thi hành án dân sự;

Căn cứ Quyết định số 1488/QĐ-BTP ngày 15 tháng 06 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 1825/QĐ-BTP ngày 06 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ủy quyền Cục trưởng Cục Quản lý Thi hành án dân sự quản lý sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong Hệ thống Thi hành án dân sự;

Theo đề nghị của Trưởng Ban Chuyển đổi số và Thống kê dữ liệu thi hành án.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong Hệ thống Thi hành án dân sự.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Cục, Trưởng Ban Chuyển đổi số và Thống kê dữ liệu thi hành án, Trưởng các đơn vị thuộc Cục, Các Trưởng Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố, Trưởng các Phòng Thi hành án dân sự khu vực và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ
trong Hệ thống Thi hành án dân sự

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1773/QĐ-CQLTHADS ngày 15 tháng 09 năm 2026 của Cục trưởng Cục Quản lý Thi hành án dân sự)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc tổ chức quản lý, phối hợp thực hiện các thủ tục, quản lý và sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ, chứng thư chữ ký số (CTCKS) chuyên dùng công vụ, thiết bị lưu khóa bí mật và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ trong Hệ thống Thi hành án dân sự.

2. Quy chế này quy định đầu mối quản lý chữ ký số tại Cục Quản lý Thi hành án dân sự và tại Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố; quy trình nội bộ về rà soát nhu cầu, tổng hợp, kiểm tra, gửi và theo dõi yêu cầu cấp mới, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin, thu hồi chứng thư chữ ký số, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật; tiếp nhận, bàn giao; hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố; kiểm tra, báo cáo và lưu trữ hồ sơ.

3. Các nội dung về điều kiện, thành phần hồ sơ, mẫu biểu, thời hạn xử lý dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ được thực hiện theo Nghị định số 68/2024/NĐ-CP; Quy chế ban hành theo Quyết định số 1488/QĐ-BTP ngày 15 tháng 6 năm 2026 của Bộ Tư pháp và văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Các đơn vị thuộc Cục Quản lý Thi hành án dân sự (sau đây gọi là đơn vị thuộc Cục); các cơ quan Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố; công chức của hệ thống Thi hành án dân sự (sau đây gọi là cá nhân) và thiết bị, dịch vụ, phần mềm thuộc sở hữu, quản lý của Cục Quản lý Thi hành án dân sự (sau đây gọi là thiết bị, dịch vụ, phần mềm thuộc Cục).

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Chữ ký số chuyên dùng công vụ là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi CTCKS chuyên dùng công vụ. Chữ ký số chuyên dùng công vụ được sử dụng trong các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội và các hệ thống thông tin khác phục vụ hoạt động công vụ theo quy định của pháp luật.

2. Thiết bị lưu khóa bí mật là thiết bị vật lý chuyên dụng chứa khóa bí mật của thuê bao.

3. Dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ là dịch vụ chứng thực chữ ký số trong hoạt động công vụ.

4. Thiết bị HSM (Hardware Security Module) là thiết bị lưu khóa bí mật tập trung của các thuê bao.

5. Thuê bao là tổ chức, công chức thuộc Hệ thống Thi hành án dân sự được cấp CTCKS chuyên dùng công vụ.

a) Thuê bao là công chức có thể được cấp chữ ký số chuyên dùng công vụ theo từng khối (Chính quyền, Đảng, Đoàn thể…) căn cứ nhu cầu công tác; Thuê bao là công chức được lựa chọn một trong các phương thức sử dụng sau:

Sử dụng một (01) CTCKS duy nhất để ký số trên các hệ thống thông tin khác nhau (bao gồm hệ thống thuộc từng khối tương ứng: Chính quyền, Đảng, Đoàn thể…) để bảo đảm thuận tiện trong quản lý, sử dụng, đồng thời đáp ứng yêu cầu xác thực, an toàn và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật;

Sử dụng các CTCKS riêng biệt cho từng khối khi có yêu cầu;

b) Thuê bao là tổ chức phải sử dụng tách biệt chữ ký số chuyên dùng công vụ theo từng khối (chính quyền, Đảng, đoàn thể…) phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của tổ chức.

6. SIM PKI là thiết bị thẻ SIM điện thoại có chức năng lưu khóa bí mật của thuê bao phục vụ ký số thông điệp dữ liệu trên thiết bị di động.

7. Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và đầu mối quản lý thuê bao, dịch vụ chữ ký số:

a) Đối với các thuê bao là đơn vị, công chức thuộc Cục Quản lý Thi hành án dân sự, Cục Quản lý Thi hành án dân sự chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp thuê bao, dịch vụ chữ ký số; đầu mối cấp Cục có trách nhiệm tham mưu, giúp Cục Quản lý Thi hành án dân sự thực hiện các nhiệm vụ quản lý chữ ký số chuyên dùng công vụ đối với các thuê bao thuộc phạm vi Cục trực tiếp quản lý; đồng thời tham mưu thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, tổng hợp trong Hệ thống Thi hành án dân sự theo quy định, phâp cấp, ủy quyền của cấp có thẩm quyền.

b) Đối với các thuê bao là đơn vị, công chức thuộc các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương, Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp thuê bao, dịch vụ chữ ký số; đầu mối cấp tỉnh, thành phố có trách nhiệm tham mưu, giúp Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố quản lý chữ ký số chuyên dùng công vụ đối với thuê bao thuộc phạm vi quản lý.

c) Đầu mối cấp Cục và đầu mối cấp tỉnh, thành phố thực hiện nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, tổ chức thực hiện theo phân công; không thay thế trách nhiệm của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật.

8. Tổ chức tiếp nhận, xử lý và thực hiện cấp mới, gia hạn, thay đổi, thu hồi CTCKS trên Cổng dịch vụ công đăng ký yêu cầu chứng thực CTCKS chuyên dùng công vụ là Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ.

9. Cổng dịch vụ công đăng ký yêu cầu chứng thực CTCKS chuyên dùng công vụ là hệ thống điện tử hỗ trợ đăng ký, quản lý dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ trên môi trường mạng do Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ quản lý, vận hành; địa chỉ truy cập là https://dichvucong.ca.gov.vn.

Điều 4. Hướng dẫn chung

1. Việc quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong hệ thống Thi hành án dân sự phải tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành, trong đó trực tiếp áp dụng Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25 tháng 6 năm 2024 của Chính phủ quy định về chữ ký số chuyên dùng công vụ (sau đây viết tắt là Nghị định số 68/2024/NĐ-CP) về hồ sơ, mẫu biểu, điều kiện xác lập yêu cầu chứng thực và thời hạn xử lý và Quyết định số 1488/QĐ-BTP ngày 15 tháng 6 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ của Bộ Tư pháp.

2. Biểu mẫu quản lý điện tử, phần mềm và công cụ hỗ trợ được đăng tải, cập nhật tại mục "Tải tài nguyên" trên Cổng dịch vụ công đăng ký yêu cầu chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ.

3. Việc triển khai thiết bị lưu khóa bí mật tập trung (HSM) phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật về chữ ký số theo quy định và chỉ được thực hiện dưới sự hướng dẫn, kiểm tra của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trong toàn bộ quá trình cài đặt, cấu hình và tạo khóa bí mật.

4. Thời hạn có hiệu lực của CTCKS chuyên dùng công vụ được quy định như sau:

a) Chứng thư của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ: 20 năm;

b) Chứng thư cấp mới cho thuê bao: tối đa 05 năm;

c) Chứng thư gia hạn cho thuê bao: tối đa 03 năm.

5. Đối với thuê bao là đơn vị, công chức thuộc Cục Quản lý Thi hành án dân sự, đầu mối cấp Cục trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ tương ứng của đầu mối quản lý trực tiếp theo quy định tại Chương II Quy chế này. Việc xác nhận, phê duyệt, ký số hồ sơ được thực hiện theo thẩm quyền và phân công của Cục.

Chương II

QUY ĐỊNH VỀ XỬ LÝ DỊCH VỤ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ SỐ CHUYÊN DÙNG CÔNG VỤ TRONG HỆ THỐNG THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

Điều 5. Thủ tục cấp CTCKS chuyên dùng công vụ

1. Tổ chức, công chức có nhu cầu lập hồ sơ cung cấp các thông tin thuê bao theo yêu cầu tại Mẫu số 01 (đối với cấp chứng thư số cho cá nhân), Mẫu số 02 (đối với cấp chứng thư số cho tổ chức) hoặc Mẫu số 03 (đối với cấp chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm) tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP, gửi đầu mối cấp tỉnh, thành phố.

2. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố tổng hợp nhu cầu; kiểm tra đối tượng, sự cần thiết, tính đầy đủ, chính xác và thống nhất của thông tin; tạo lập, hoàn thiện hồ sơ yêu cầu trên hệ thống theo tài khoản, phân quyền và hướng dẫn của Cục; trình Trưởng Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố xác nhận và gửi đầu mối cấp Cục.

3. Đầu mối cấp Cục kiểm tra lại tính đầy đủ, phù hợp của hồ sơ; yêu cầu đầu mối cấp tỉnh, thành phố làm rõ, bổ sung khi cần thiết; phê duyệt, ký số và gửi hồ sơ đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trên Cổng dịch vụ công đăng ký yêu cầu chứng thực CTCKS chuyên dùng công vụ.

4. Đầu mối cấp Cục tiếp nhận CTCKS chuyên dùng công vụ, thiết bị lưu khóa bí mật (trừ trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật là HSM) từ Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin và chuyển cho Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố để bàn giao cho thuê bao theo Mẫu số 07 tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố theo dõi, xác nhận kết quả bàn giao và cập nhật tình trạng quản lý.

5. Đối với trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật là SIM PKI, thuê bao thực hiện thanh toán phí thuê bao gói cước và ký hợp đồng với nhà mạng theo quy định. Sau khi hợp đồng được ký kết, đầu mối cấp tỉnh, thành phố quản lý trực tiếp thuê bao gửi cho đầu mối cấp Cục kèm theo các thông tin cần thiết để xác định thuê bao. Đầu mối cấp Cục báo cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin kích hoạt SIM PKI sau khi hợp đồng với nhà mạng được ký.

Điều 6. Thủ tục gia hạn, thay đổi nội dung thông tin CTCKS chuyên dùng công vụ

1. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố có trách nhiệm theo dõi thời hạn, biến động thông tin của CTCKS thuộc phạm vi quản lý; hướng dẫn thuê bao lập thông tin đề nghị gia hạn, thay đổi nội dung thông tin theo Mẫu số 04 tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP; bảo đảm CTCKS còn thời hạn sử dụng ít nhất 30 ngày đối với trường hợp gia hạn theo quy định.

2. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố kiểm tra, xác thực thông tin, tạo lập và hoàn thiện hồ sơ yêu cầu trên hệ thống theo phân quyền; trình Trưởng Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố xác nhận và gửi đầu mối cấp Cục.

3. Đầu mối cấp Cục kiểm tra lại hồ sơ, phê duyệt, ký số và gửi yêu cầu đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin; theo dõi kết quả và thông báo cho đầu mối cấp tỉnh, thành phố.

4. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố tiếp nhận kết quả, hướng dẫn thuê bao cập nhật CTCKS vào thiết bị lưu khóa bí mật hoặc thực hiện các bước kỹ thuật có liên quan; xác nhận kết quả và cập nhật thông tin quản lý.

Điều 7. Thủ tục thu hồi CTCKS chuyên dùng công vụ

1. Thuê bao bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp thông qua đầu mối quản lý trực tiếp chữ ký số và thực hiện giao, ký biên bản bàn giao theo Mẫu số 08 tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP đối với CTCKS chuyên dùng công vụ thuộc trường hợp thu hồi tại Điều 17 Nghị định số 68/2024/NĐ-CP trừ trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc. Trường hợp thiết bị bị thất lạc, thuê bao báo cho đầu mối quản lý cấp tỉnh trực tiếp quản lý thuê bao để lập biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật theo Mẫu số 09 tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP.

2. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố kiểm tra căn cứ thu hồi, thông tin của thuê bao và tình trạng thiết bị; lập, hoàn thiện hồ sơ đề nghị thu hồi theo Mẫu số 05 tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP trên hệ thống theo phân quyền; trình Trưởng Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố xác nhận và gửi đầu mối cấp Cục.

3. Đầu mối cấp Cục kiểm tra lại hồ sơ, phê duyệt, ký số và gửi đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin; theo dõi kết quả thu hồi. Thiết bị lưu khóa bí mật thu hồi được đầu mối cấp tỉnh, thành phố tập hợp, bàn giao về Cục để thực hiện xử lý theo quy định.

Điều 8. Thủ tục khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật

1. Trường hợp thuê bao quên mật khẩu chứng thư số lưu trong HSM, thuê bao liên hệ với đơn vị quản lý thiết bị HSM để được hỗ trợ theo quy định.

2. Trường hợp thuê bao quên mật khẩu hoặc nhập sai mật khẩu quá số lần quy định làm PKI Token, SIM PKI bị khóa, thuê bao lập thông tin đề nghị khôi phục theo Mẫu số 06 tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP và gửi đầu mối cấp tỉnh, thành phố.

3. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố kiểm tra, xác thực thông tin thuê bao, thiết bị và nguyên nhân; thực hiện xử lý trong phạm vi công cụ, phân quyền được Cục giao hoặc tạo lập, hoàn thiện yêu cầu trên hệ thống và gửi đầu mối cấp Cục.

4. Đầu mối cấp Cục kiểm tra, phê duyệt hoặc phối hợp xử lý theo công cụ được cấp; trường hợp cần thiết, gửi yêu cầu và làm việc với Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin; thông báo kết quả cho đầu mối cấp tỉnh, thành phố để hướng dẫn thuê bao thực hiện.

Điều 9. Hỗ trợ kỹ thuật và xử lý sự cố

1. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố là đầu mối tiếp nhận, hướng dẫn và xử lý ban đầu các khó khăn, vướng mắc, sự cố về chữ ký số của các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý; có trách nhiệm kiểm tra, xác định thông tin thuê bao, thiết bị, tình trạng CTCKS, mô tả lỗi, nguyên nhân ban đầu và các biện pháp đã thực hiện trước khi đề nghị Cục hỗ trợ.

2. Trường hợp vượt khả năng xử lý, đầu mối cấp tỉnh, thành phố tổng hợp đầy đủ thông tin, tài liệu liên quan và gửi đầu mối cấp Cục. Đầu mối cấp Cục kiểm tra, phân loại, hướng dẫn hoặc làm việc với Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Cục Công nghệ thông tin và cơ quan có liên quan để xử lý.

3. Trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị mất, thất lạc, khóa bí mật bị lộ hoặc nghi bị lộ hoặc có nguy cơ mất an toàn, thuê bao phải thông báo ngay cho đầu mối cấp tỉnh, thành phố; đầu mối cấp tỉnh, thành phố phải kịp thời xác minh, báo cáo đầu mối cấp Cục để thực hiện biện pháp ngăn chặn, thu hồi hoặc xử lý theo quy định.

4. Đầu mối cấp tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của thông tin sự cố đã kiểm tra, xác thực và báo cáo; theo dõi việc xử lý đến khi hoàn thành và thông báo kết quả cho đơn vị, cá nhân có liên quan.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của Cục Quản lý Thi hành án dân sự

1. Chủ trì tổ chức triển khai các quy định của pháp luật và của Bộ Tư pháp về chữ ký số chuyên dùng công vụ trong phạm vi Hệ thống Thi hành án dân sự.

2. Giao Ban Chuyển đổi số và Thống kê dữ liệu thi hành án:

a. Làm đầu mối cấp Cục; quản lý tài khoản, phân quyền và việc sử dụng Cổng dịch vụ công đăng ký yêu cầu chứng thực CTCKS chuyên dùng công vụ trong phạm vi quản lý.

b. Tiếp nhận các hồ sơ, yêu cầu do đầu mối cấp tỉnh, thành phố tạo lập; kiểm tra lại tính đầy đủ, phù hợp về thủ tục, dữ liệu; phê duyệt, ký số và gửi Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin; theo dõi, quản lý trạng thái và kết quả xử lý các yêu cầu.

c. Là đầu mối chính thức của Hệ thống Thi hành án dân sự làm việc với Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin và các cơ quan liên quan; tiếp nhận hướng dẫn, công cụ hỗ trợ, kết quả xử lý để triển khai thống nhất trong toàn hệ thống.

d. Tiếp nhận, chuyển giao CTCKS chuyên dùng công vụ, thiết bị lưu khóa bí mật; tiếp nhận thiết bị thu hồi từ các cơ quan Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố để xử lý theo quy định.

đ. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố; tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng, nhu cầu và báo cáo theo quy định.

e. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, đánh giá, báo cáo việc tuân thủ Quy chế trong quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ tối thiểu 01 lần/năm; báo cáo về tình hình công tác quản lý, triển khai, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ, CTCKS chuyên dùng công vụ, thiết bị lưu khóa bí mật và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ, đồng thời tổng hợp nhu cầu sử dụng của năm tiếp theo cho thuê bao thuộc hệ thống Thi hành án dân sự theo hướng dẫn của Ban Cơ yếu Chính phủ.

f. Thực hiện các trách nhiệm khác của tổ chức quản lý theo quy định của pháp luật.

3. Việc kiểm tra, phê duyệt của đầu mối cấp Cục là bước kiểm soát trước khi gửi cơ quan cung cấp dịch vụ, không thay thế trách nhiệm của Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố về tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của thông tin, hồ sơ đã kiểm tra, xác thực và gửi Cục.

Điều 11. Trách nhiệm của Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố và đầu mối cấp tỉnh, thành phố

1. Trưởng Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố giao một phòng hoặc bộ phận phù hợp làm đầu mối quản lý chữ ký số chuyên dùng công vụ; cử ít nhất 02 công chức, gồm 01 người phụ trách chính và 01 người dự phòng, ưu tiên bố trí công chức có kiến thức, kinh nghiệm về công nghệ thông tin, chuyển đổi số, văn thư hoặc tổ chức cán bộ để thực hiện nhiệm vụ quản lý chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo đảm việc tiếp nhận, tổng hợp và xử lý các yêu cầu của các Phòng Thi hành án dân sự khu vực, đơn vị và cá nhân thuộc phạm vi quản lý được thực hiện tập trung, thống nhất.

2. Rà soát, quản lý đầy đủ thuê bao, CTCKS, thiết bị lưu khóa bí mật; theo dõi thời hạn CTCKS, biến động về tổ chức, chức vụ, vị trí công tác và tình trạng thiết bị để chủ động thực hiện các thủ tục đề nghị cấp mới, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin, thu hồi CTCKS và khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định.

3. Tiếp nhận, tổng hợp nhu cầu; kiểm tra đối tượng, căn cứ, sự cần thiết; đối chiếu thông tin với quyết định, hồ sơ tổ chức, cán bộ và tài liệu liên quan; xác thực tính chính xác, đầy đủ, thống nhất của thông tin trước khi tạo lập hồ sơ.

4. Tạo lập, hoàn thiện hồ sơ yêu cầu trên hệ thống theo tài khoản, phân quyền và hướng dẫn của Cục; trình Trưởng Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố xác nhận; gửi đầu mối cấp Cục và phối hợp làm rõ, bổ sung hồ sơ khi được yêu cầu.

5. Tiếp nhận, bàn giao CTCKS và thiết bị lưu khóa bí mật cho thuê bao; thu hồi, quản lý và bàn giao thiết bị về Cục; cập nhật, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu quản lý theo quy định.

6. Thực hiện hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật ban đầu; tiếp nhận, kiểm tra, xác minh và tổng hợp đầy đủ các sự cố, khó khăn, vướng mắc trên địa bàn trước khi báo cáo Cục; theo dõi và thông báo kết quả xử lý cho đơn vị, cá nhân có liên quan.

7. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất; tổng hợp nhu cầu sử dụng; kịp thời báo cáo Cục các trường hợp mất thiết bị, lộ hoặc nghi lộ khóa bí mật, sử dụng sai mục đích và các vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng an toàn, hoạt động của hệ thống.

8. Chịu trách nhiệm trước Cục và trước pháp luật về tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của thông tin, hồ sơ, số liệu đã kiểm tra, xác thực, xác nhận và gửi Cục; không chuyển trách nhiệm xác minh thông tin thuộc phạm vi quản lý của địa phương cho đầu mối cấp Cục.

Điều 12. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân thuộc Hệ thống Thi hành án dân sự

1. Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin liên quan đến việc cấp mới, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin, thu hồi CTCKS chuyên dùng công vụ, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật cho đầu mối quản lý theo phân cấp tại Quy chế này.

2. Quản lý và bảo đảm an toàn thiết bị lưu khóa bí mật; không cho mượn thiết bị, không tiết lộ mật khẩu hoặc khóa bí mật dưới bất kỳ hình thức nào.

3. Tiếp nhận và cập nhật CTCKS chuyên dùng công vụ vào thiết bị lưu khóa bí mật theo hướng dẫn; sử dụng CTCKS đúng mục đích, đúng thẩm quyền và chịu trách nhiệm về chữ ký số của mình trên văn bản điện tử, thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật.

4. Thông báo kịp thời cho đầu mối quản lý trực tiếp theo quy định tại Quy chế này khi không còn nhu cầu hoặc quyền hạn sử dụng; khi thông tin trên CTCKS thay đổi; khóa bí mật bị lộ hoặc nghi bị lộ; thiết bị lưu khóa bí mật bị khóa, hỏng, mất, thất lạc hoặc phát sinh sự cố khác.

5. Các Phòng Thi hành án dân sự khu vực và đơn vị trực thuộc Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố gửi yêu cầu, hồ sơ và phản ánh vướng mắc thông qua đầu mối cấp tỉnh, thành phố; không gửi trực tiếp về Cục hoặc Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, trừ trường hợp có yêu cầu, hướng dẫn của Cục.

6. Chủ động nghiên cứu, thực hiện hướng dẫn và tham gia tập huấn về quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ; phối hợp cung cấp hồ sơ, thông tin phục vụ kiểm tra, báo cáo và xử lý sự cố.

Điều 13. Điều khoản thi hành

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục, Trưởng Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố có trách nhiệm phổ biến, quán triệt và tổ chức thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý.

2. Ban Chuyển đổi số và Thống kê dữ liệu thi hành án theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế; tổng hợp tình hình, khó khăn, vướng mắc và tham mưu Cục trưởng xử lý theo thẩm quyền.

3. Trưởng Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm tổ chức, kiểm tra việc thực hiện Quy chế tại các Phòng Thi hành án dân sự khu vực, đơn vị và cá nhân thuộc phạm vi quản lý; kịp thời chấn chỉnh, xử lý các trường hợp thực hiện không đúng quy định.

4. Trường hợp văn bản được dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì thực hiện theo văn bản mới.

5. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các Phòng Thi hành án dân sự khu vực, đơn vị và cá nhân phản ánh về đầu mối cấp tỉnh, thành phố để kiểm tra, tổng hợp; Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố gửi Cục để được hướng dẫn. Cục tổng hợp, làm việc với Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, cơ quan có liên quan hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý.