Quyết định 3141/QĐ-BGDĐT 2025 về quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO _______ Số: 3141/QĐ-BGDĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________ Hà Nội, ngày 12 tháng 11 năm 2025

 

 

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận
 và Trả kết quả Bộ Giáo dục và Đào tạo

_____________

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

 

Căn cứ Nghị định số 37/2025/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;

Căn cứ Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Thông tư số 03/2025/TT-VPCP ngày 15 tháng 9 năm 2025 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn biểu mẫu, quy trình và quản lý dữ liệu trong giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông;

Căn cứ Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng.

 

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1084/QĐ-BGDĐT ngày 21/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Cục trưởng Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Văn phòng Chính phủ (Cục Kiểm soát TTHC); - Bộ trưởng (để báo cáo); - Các Thứ trưởng; - Cổng TTĐT Bộ; - Lưu: VT, VP (KSTTHC: 03 bản).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Lê Tấn Dũng

 

 

 

QUY CHẾ

Tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả Bộ Giáo dục và Đào tạo

(Ban hành kèm theo Quyết định số 3141/QĐ-BGDĐT ngày 12 tháng 11 năm 2025
 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

________________

 

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về tổ chức, hoạt động, trách nhiệm của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (sau đây gọi là Bộ phận Một cửa) Bộ Giáo dục và Đào tạo; bao gồm việc tiếp nhận, số hóa, trả kết quả thủ tục hành chính (TTHC), quản lý dữ liệu điện tử liên quan và kết nối, chia sẻ với Cổng Dịch vụ công quốc gia, các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo có liên quan đến việc giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

2. Công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa và các đơn vị giải quyết TTHC thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

3. Tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC tại Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 3. Nguyên tắc hoạt động

1. Lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân làm thước đo chất lượng phục vụ.

2. Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng quy định, không làm phát sinh chi phí ngoài quy định.

3. Quản lý tập trung, thống nhất, ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử.

4. Bảo đảm mọi TTHC đều được giải quyết theo đúng quy định; bảo đảm tính liên tục, dễ tiếp cận; hạn chế tối đa việc yêu cầu nộp lại hồ sơ giấy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định bắt buộc.

5. Bảo đảm trách nhiệm giải trình và tuân thủ kỷ luật, kỷ cương hành chính.

6. Tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

7. Hoạt động của Bộ phận Một cửa bảo đảm thực hiện theo phương châm “thân thiện, chuyên nghiệp, hiện đại”, lấy tổ chức, cá nhân làm trung tâm phục vụ; thường xuyên cải tiến quy trình, phương thức làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ.

Điều 4. Hành vi không được thực hiện

Công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa và các đơn vị liên quan không được thực hiện các hành vi sau:

1. Gây nhũng nhiễu, sách nhiễu, cản trở tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện TTHC.

2. Áp đặt hình thức nộp hồ sơ, trả kết quả trái với quy định.

3. Tự ý can thiệp, sửa đổi, xóa hoặc sử dụng trái phép dữ liệu điện tử.

4. Tiết lộ, sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu để vụ lợi.

5. Từ chối tiếp nhận, kéo dài thời hạn hoặc yêu cầu hồ sơ ngoài quy định.

6. Giao dịch trực tiếp với tổ chức, cá nhân ngoài quy trình tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

7. Thiếu hợp tác, đùn đẩy trách nhiệm, vi phạm văn hóa công sở.

8. Yêu cầu cung cấp lại dữ liệu đã được số hóa, trừ trường hợp xác minh tính xác thực.

9. Các hành vi vi phạm pháp luật khác trong quá trình thực hiện công vụ.

Điều 5. Địa điểm và thời gian làm việc

1. Bộ phận Một cửa đặt tại trụ sở Bộ Giáo dục và Đào tạo, số 35 Đại cồ Việt, phường Bạch Mai, Hà Nội.

2. Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày nghỉ theo quy định):

a) Buổi sáng: 8h00 - 12h00;

b) Buổi chiều: 13h00 - 17h00.

Điều 6. Trang thiết bị

Bộ phận Một cửa được trang bị máy tính, máy in, máy quét, thiết bị số hóa, hệ thống camera, lấy số tự động, thiết bị tra cứu, bàn ghế, điện thoại và các thiết bị khác theo Nghị định số 118/2025/NĐ-CP; được bố trí khoa học, thuận tiện cho người dân.

 

Chương II

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM

 

Điều 7. Nhiệm vụ của Bộ phận Một cửa

1. Công khai thông tin TTHC

a) Niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ tại Bộ phận Một cửa; công khai trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ (https://dichvucong.moet.gov.vn) và tích hợp với cổng Dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) để hỗ trợ việc nộp hồ sơ, tra cứu và nhận kết quả.

b) Bảo đảm thông tin được cập nhật ngay khi có thay đổi theo quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.

2. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

a) Tiếp nhận hồ sơ TTHC trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến qua cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn); Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ (https://dichvucong.moet.gov.vn).

b) Số hóa hồ sơ giấy (nếu có), lưu trữ dữ liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP; Thông tư số 01/2023/TT-VPCP; Thông tư số 13/2023/TT-BNV.

c) Chuyển hồ sơ đến đơn vị có thẩm quyền xử lý, bảo đảm đúng thời hạn, quy trình.

3. Trả kết quả TTHC

a) Thực hiện trả kết quả trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua hệ thống điện tử tùy theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân.

b) Thu phí, lệ phí (nếu có), cấp biên lai hoặc hóa đơn điện tử theo quy định.

4. Theo dõi và giám sát tiến độ

a) Phối hợp cập nhật trạng thái xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC trong vòng 02 giờ làm việc sau mỗi bước xử lý.

b) Báo cáo định kỳ/đột xuất tiến độ, kết quả giải quyết hồ sơ về Văn phòng.

5. Hỗ trợ tổ chức, cá nhân

a) Hướng dẫn quy trình, hồ sơ, thủ tục và sử dụng dịch vụ công trực tuyến.

b) Cung cấp dịch vụ hỗ trợ bổ sung (nếu có) theo đúng quy định.

6. Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị:

a) Tiếp nhận các ý kiến phản ánh, kiến nghị liên quan đến giải quyết TTHC;

b) Chuyển đến cơ quan, đơn vị liên quan trong vòng 24 giờ làm việc, theo dõi, thông tin kết quả đến người dân, tổ chức trong thời hạn tối đa 05 ngày làm việc.

7. Phối hợp với Văn phòng và các đơn vị liên quan thực hiện đánh giá mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân định kỳ hằng quý báo cáo Bộ trưởng; công bố công khai kết quả đánh giá trên cổng thông tin điện tử Bộ theo Điều 29-34 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.

8. Thực hiện cảnh báo sớm đối với hồ sơ sắp đến hạn giải quyết và hồ sơ tồn đọng trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC để kịp thời đôn đốc, hạn chế trễ hạn.

Điều 8. Quyền hạn của Bộ phận Một cửa

1. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ:

a) Từ chối tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ, có văn bản thông báo rõ lý do.

b) Đôn đốc các đơn vị xử lý hồ sơ quá hạn.

c) Hỗ trợ xử lý hồ sơ cần giải quyết ngay hoặc hồ sơ được ủy quyền cho công chức Bộ phận Một cửa giải quyết.

2. Đánh giá công chức, viên chức

a) Theo dõi, đánh giá chất lượng, hiệu quả, thái độ làm việc của công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa;

b) Báo cáo kết quả đánh giá định kỳ hoặc đột xuất cho Lãnh đạo Bộ để xử lý kịp thời.

3. Đề xuất cải tiến

Nâng cấp trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật; rút gọn quy trình nhằm nâng cao chất lượng phục vụ.

4. Quản lý Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

Vận hành, sử dụng Hệ thống, bảo đảm kết nối liên tục với cổng Dịch vụ công quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành; phối hợp với Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin để đề xuất bảo trì, bảo mật, nâng cấp hệ thống.

5. Được quyền truy cập, khai thác thông tin, dữ liệu từ các Cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các hệ thống thông tin khác theo quy định của pháp luật để phục vụ tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ TTHC.

Điều 9. Trách nhiệm của người đứng đầu Bộ phận Một cửa

1. Điều hành toàn bộ hoạt động, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng; đôn đốc đơn vị giải quyết TTHC đúng hạn và chất lượng.

2. Định kỳ 3 tháng hoặc đột xuất làm việc với các đơn vị có TTHC tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa để trao đổi tình hình, khó khăn và đề xuất cải tiến.

3. Theo dõi, quản lý thời gian làm việc, tiến độ, tác phong và thái độ của công chức, viên chức; thông báo hàng tháng cho cơ quan cử; có quyền từ chối tiếp nhận hoặc kiến nghị thay thế công chức, viên chức vi phạm.

4. Công khai thông tin liên hệ: họ tên, chức vụ, số điện thoại, email của mình và công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa trên cổng thông tin điện tử Bộ; cập nhật trong 24 giờ khi có thay đổi.

5. Quản lý cơ sở vật chất: kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ thiết bị; báo cáo Văn phòng khi hư hỏng hoặc cần bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc.

6. Chủ trì và phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng số hóa, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng hướng dẫn sử dụng dịch vụ công cho công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa định kỳ hằng năm, bảo đảm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và nâng cao chất lượng phục vụ.

7. Chịu trách nhiệm đánh giá chất lượng dịch vụ và báo cáo Bộ trưởng định kỳ hằng quý, trong đó có nội dung đánh giá mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với kết quả giải quyết TTHC.

Điều 10. Trách nhiệm của công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa

1. Công chức thường trực

a) Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC;

b) Hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC;

c) Phối hợp với công chức của các đơn vị tham gia Bộ phận Một cửa để tiếp nhận, chuyển hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC;

d) Theo dõi, tổng hợp, giám sát, đánh giá việc giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;

đ) Tiếp nhận, theo dõi, chuyển phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân đối với công chức, viên chức của đơn vị có thẩm quyền liên quan đến việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, chuyển hồ sơ giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC;

e) Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc giải quyết TTHC; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về TTHC trái pháp luật, không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của Bộ;

g) Đeo thẻ công chức trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

h) Không được thực hiện hành vi quy định tại Điều 4 của Quy chế này;

i) Các trách nhiệm khác theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.

2. Công chức, viên chức đơn vị chuyên môn tham gia

a) Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC;

b) Hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC đầy đủ, rõ ràng, chính xác. Trường hợp phải yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ chỉ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung một lần;

c) Tiếp nhận, số hóa (nếu chưa thực hiện), giải quyết hoặc chuyển hồ sơ; theo dõi việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân theo quy định; cập nhật hồ sơ đã tiếp nhận vào phần mềm quản lý và cấp mã số hồ sơ TTHC cho tổ chức, cá nhân; phối hợp cập nhật tiến độ giải quyết trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC trong vòng 02 giờ làm việc sau mỗi bước xử lý.

d) Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc giải quyết TTHC; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về TTHC trái pháp luật, không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của Bộ;

đ) Đeo thẻ công chức trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

e) Không được thực hiện hành vi quy định tại Điều 4 của Quy chế này;

g) Các trách nhiệm khác theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.

3. Quy định chung

a) Ứng xử lịch sự, không phân biệt đối xử, đảm bảo thời gian giao dịch với mỗi tổ chức, cá nhân không quá 15 phút/trường hợp thông thường.

b) Báo cáo người đứng đầu Bộ phận Một cửa về các khó khăn, vướng mắc trong vòng 24 giờ làm việc kể từ khi phát sinh.

Điều 11. Trách nhiệm của Văn phòng

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan:

a) Xây dựng, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt danh sách nhân sự được cử đến làm việc tại Bộ phận Một cửa và theo dõi việc thực hiện;

b) Phối hợp, đôn đốc các đơn vị xây dựng, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết TTHC;

c) Tổ chức đánh giá việc giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định;

d) Bố trí trụ sở, trang thiết bị của Bộ phận Một cửa.

đ) Quản lý toàn diện các hoạt động của Bộ phận Một cửa.

e) Tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện theo chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

g) Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 12. Trách nhiệm của Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin

Là đơn vị đầu mối kỹ thuật, có trách nhiệm tổ chức quản trị, duy trì hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn và bảo đảm an ninh thông tin của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ; bảo đảm việc tiếp nhận, số hóa, giải quyết, theo dõi, giám sát và trả kết quả TTHC theo quy định.

 

Chương III

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT TTHC THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG

 

Điều 13. Tiếp nhận hồ sơ

1. Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ do tổ chức, cá nhân nộp theo đúng quy định đã được công bố, công khai:

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp với quy định, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện bằng văn bản theo Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP). Nội dung hướng dẫn phải cụ thể, rõ ràng, đầy đủ và chỉ được thực hiện một lần.

b) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì hướng dẫn cụ thể, chu đáo để tổ chức, cá nhân đến đúng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền; sử dụng Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP).

c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì thực hiện một số nhiệm vụ khi tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức:

- Kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và mã số của tổ chức theo quy định. Ưu tiên khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giảm yêu cầu nộp giấy tờ, đảm bảo liên thông dữ liệu theo Nghị định số 118/2025/NĐ-CP. Nếu cá nhân, tổ chức chưa có tài khoản số thì hướng dẫn hoặc thực hiện quy trình tạo tài khoản trên cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, bảo đảm sử dụng danh tính điện tử, tài khoản định danh điện tử để thực hiện các TTHC, dịch vụ hành chính công trên môi trường điện tử theo đúng quy định tại Nghị định số 59/2022/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2022 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử. Trong quá trình xác thực, tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo mật và an toàn thông tin theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2023 của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của cá nhân, tổ chức ủy quyền.

- Cập nhật thông tin, dữ liệu về hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và kiểm tra dữ liệu điện tử các thành phần hồ sơ theo quy định TTHC:

+ Trường hợp thành phần hồ sơ đã có dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý đã được kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin nghiệp vụ với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thì cá nhân, tổ chức không phải khai thông tin lại hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu điện tử. Trường hợp khi tiếp nhận, phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu hồ sơ, giấy tờ điện tử trong Hệ thống thông tin chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy.

+ Trường hợp thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử, thực hiện phân loại và sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử, ký số cá nhân vào góc trên bên trái trang đầu tiên tài liệu điện tử theo đúng quy định và cập nhật vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Quy trình số hóa phải tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm giá trị pháp lý như bản giấy và được tích hợp, lưu trữ trên Hệ thống để phục vụ tra cứu, sử dụng.

Nếu được giao nhiệm vụ số hóa, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản điện tử để cập nhật các thông tin, dữ liệu đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết TTHC thuộc phạm vi quản lý và giấy tờ trong thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, đồng thời đảm bảo an toàn an ninh thông tin trong quá trình xử lý.

- Trích xuất từ Hệ thống thông tin giải quyết TTHC Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, bao gồm 02 liên (Mẫu số 01, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP). Liên số 01 chuyển cùng hồ sơ tiếp nhận cho công chức xử lý hồ sơ. Liên số 02 giao cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ, được bổ sung mã QR Code, số điện thoại Bộ phận Một cửa, hướng dẫn tra cứu hồ sơ điện tử, đánh giá mức độ hài lòng của công dân.

d) Đối với hồ sơ giải quyết ngay, không viết hoặc trích xuất Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, nhưng vẫn phải thực hiện việc cập nhật thông tin, dữ liệu hồ sơ vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa cung cấp cho người nộp hồ sơ.

2. Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích, hồ sơ có thể được gửi trực tiếp đến Bộ phận Một cửa hoặc đến bộ phận văn thư của cơ quan Bộ. Bộ phận văn thư có trách nhiệm chuyển ngay hồ sơ nhận được cho Bộ phận Một cửa để thực hiện việc tiếp nhận, luân chuyển và quản lý hồ sơ theo quy trình như hồ sơ nộp trực tiếp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Tiếp nhận hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến toàn trình hoặc một phần, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa có trách nhiệm xem xét kỹ hồ sơ trực tuyến của tổ chức, cá nhân trong khoảng thời gian tối đa không quá 04 giờ làm việc kể từ thời điểm nộp hồ sơ để thực hiện tiếp nhận hồ sơ:

a) Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, chưa đầy đủ hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định thì thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ theo nguyên tắc một lần, đúng quy định đã được công bố, công khai thông qua chức năng từ chối tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền. Việc thông báo được Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động gửi đến tài khoản đã nộp hồ sơ trực tuyến, địa chỉ thư điện tử, điện thoại, mạng xã hội (nếu có) hoặc các hình thức phù hợp khác theo quy định cho tổ chức, cá nhân.

b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì thực hiện thao tác tiếp nhận hồ sơ, sau đó chuyển hồ sơ cho công chức xử lý hồ sơ. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tự động gửi thông báo cho tổ chức, cá nhân thời hạn giải quyết hồ sơ cùng với Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử có ký số cá nhân của công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa thông qua tài khoản đã nộp hồ sơ trực tuyến, địa chỉ thư điện tử, điện thoại mạng xã hội (nếu có) hoặc các hình thức phù hợp khác theo quy định.

Thời gian giải quyết hồ sơ được tính từ lúc công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa đồng ý tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của tổ chức, cá nhân. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ quá thời hạn quy định thì thời gian giải quyết hồ sơ được tính từ thời điểm tối đa cho phép tiếp nhận hồ sơ.

4. Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua hình thức liên thông (đối với các TTHC thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông giữa các cơ quan, đơn vị) trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa thực hiện quy trình kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ tương tự hồ sơ nộp trực tuyến tại khoản 3 Điều này.

5. Những TTHC yêu cầu bắt buộc kèm theo hồ sơ giấy hoặc chưa thực hiện xử lý hồ sơ hoàn toàn trên môi trường điện tử do Bộ trưởng quyết định và công bố.

6. Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu quy định về TTHC còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với công chức xử lý hồ sơ để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.

7. Trường hợp công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa được cơ quan có thẩm quyền phân công, ủy quyền giải quyết thì thực hiện theo quy định tại Điều 10 Quy định này và cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

8. Trường hợp Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc hạ tầng kỹ thuật gặp sự cố (mất điện, gián đoạn mạng, lỗi phần mềm), công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa có trách nhiệm:

a) Lập biên bản sự cố, ghi rõ thời gian, nguyên nhân (nếu xác định được).

b) Thực hiện tiếp nhận hồ sơ bằng phương thức dự phòng (văn bản giấy, biểu mẫu thủ công).

c) Cập nhật lại toàn bộ dữ liệu lên Hệ thống trong vòng 04 giờ làm việc kể từ khi hệ thống được khôi phục.

Điều 14. Luân chuyển hồ sơ

1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa chuyển ngay hồ sơ dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức nộp trực tuyến hoặc hồ sơ giấy đã được số hóa đến công chức xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

2. Công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa phải lập hoặc trích xuất từ Hệ thống thông tin giải quyết TTHC Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Mẫu số 06, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP) và chuyển cho công chức xử lý hồ sơ trong buổi làm việc cùng hồ sơ và liên số 01 Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì chuyển hồ sơ cho công chức xử lý hồ sơ vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp.

Trường hợp xử lý hồ sơ hoàn toàn trên môi trường điện tử, thông tin quá trình luân chuyển hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC được sử dụng để tạo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ điện tử.

3. Công chức xử lý hồ sơ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển từ công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa và ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ trừ trường hợp sử dụng Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ điện tử.

4. Việc luân chuyển hồ sơ giữa các đơn vị liên quan trong quá trình giải quyết TTHC được thực hiện thông qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC duy nhất của Bộ theo quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP hoặc thông qua Hệ thống thông tin chuyên ngành có kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống này.

Trường hợp chưa đủ điều kiện thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử thì tạm thời luân chuyển hồ sơ giấy, bảo đảm hiệu quả, an toàn và kiểm soát được quá trình giao nhận. Việc luân chuyển phải được ghi nhận rõ ràng thời gian, người giao - người nhận trong Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

5. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC phải có chức năng theo dõi, cảnh báo tiến độ xử lý và hiển thị trạng thái hồ sơ sắp đến hạn giải quyết để công chức, viên chức kịp thời theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện đúng thời hạn, hạn chế tình trạng hồ sơ quá hạn giải quyết.

Điều 15. Xử lý, giải quyết hồ sơ

1. Công chức xử lý hồ sơ thực hiện xem xét, xử lý, thẩm định hồ sơ theo quy định hiện hành, trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt kết quả giải quyết TTHC; cập nhật thông tin quá trình xử lý và số hóa kết quả giải quyết hồ sơ theo dữ liệu điện tử để lưu vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

2. Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của nhiều đơn vị và cá nhân của đơn vị thì công chức xử lý hồ sơ chủ động phối hợp cùng xử lý hồ sơ. Quá trình phối hợp phải được cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

3. Trường hợp hồ sơ có quy định thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan:

a) Công chức xử lý hồ sơ có trách nhiệm lập hồ sơ kiểm tra, xác minh; cập nhật đầy đủ thông tin về quá trình thẩm tra, xác minh vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

b) Trường hợp hồ sơ cần kiểm tra thực tế (hoặc cần có mặt của tổ chức, cá nhân) để thẩm tra, xác minh, phải lập biên bản ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung và kết quả kiểm tra; biên bản được lưu trong hồ sơ và được số hóa, ký số cơ quan, cập nhật vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

c) Trường hợp hồ sơ phải lấy ý kiến cơ quan, đơn vị liên quan, quá trình lấy ý kiến phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ thông tin về quy trình, nội dung, thời hạn trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời trong thời hạn quy định và số hóa kết quả trả lời để cập nhật vào Hệ thống.

Trường hợp quá thời hạn mà chưa có ý kiến, đơn vị chủ trì báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách xem xét, xử lý trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, đơn vị chậm phản hồi.

d) Chỉ các kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan, đơn vị tham gia được số hóa để lưu trong Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; các tài liệu, chứng cứ thu thập trong quá trình xác minh hoặc do tổ chức, cá nhân bổ sung không thuộc diện bắt buộc số hóa, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh, thẩm định chưa đủ điều kiện giải quyết:

a) Công chức xử lý hồ sơ có trách nhiệm báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, ban hành văn bản thông báo trả lại hồ sơ cho Bộ phận Một cửa, đồng thời gửi thông báo điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

Văn bản phải nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo Mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP). Việc hướng dẫn, yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình giải quyết TTHC.

Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

b) Thời hạn để tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ là 15 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan, đơn vị có văn bản thông báo yêu cầu bổ sung, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Sau thời hạn trên mà tổ chức, cá nhân không thực hiện việc bổ sung, công chức, viên chức, nhân viên Bộ phận Một cửa cập nhật trạng thái “đóng hồ sơ” trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

c) Việc tính thời gian giải quyết lại hồ sơ được thực hiện như sau:

- Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp đủ hồ sơ bổ sung đúng thời hạn, thời gian giải quyết được tính lại từ đầu kể từ ngày hồ sơ được bổ sung đầy đủ;

- Trường hợp pháp luật chuyên ngành cho phép bảo lưu thời gian đã xử lý, văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ phải ghi rõ: “Thời gian giải quyết hồ sơ sau khi ông/bà bổ sung đầy đủ hồ sơ được tính bằng tổng thời gian giải quyết theo quy định trừ đi thời gian đã xử lý trước đó”.

d) Hồ sơ được bổ sung phải được cập nhật, tích hợp vào hồ sơ ban đầu trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, bảo đảm liên thông, đầy đủ và chính xác thông tin trong suốt quá trình xử lý.

5. Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh, thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức xử lý hồ sơ báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, duyệt ký văn bản thông báo nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

6. Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, công chức xử lý hồ sơ trình người đứng đầu đơn vị ký ban hành văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân (Mẫu số 04, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP), trong đó xác định cụ thể thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả và nêu rõ lý do giải quyết hồ sơ trễ hẹn. Văn bản xin lỗi được chuyển thành tài liệu điện tử (nếu ở dạng văn bản giấy) và ký số cơ quan theo quy định để cập nhật vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

Căn cứ văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức chuyển đến, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa thực hiện gọi điện thoại hoặc dùng các hình thức phù hợp khác theo quy định thông báo, giải thích lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả để tổ chức, cá nhân không phải đi lại nhiều lần và điều chỉnh lại thời hạn trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Văn bản xin lỗi bản điện tử được gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua tài khoản đã nộp hồ sơ trực tuyến (trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến), địa chỉ thư điện tử, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có).

7. Trường hợp cá nhân, tổ chức yêu cầu rút hồ sơ trực tiếp, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa phải thông báo cho công chức xử lý biết, đồng thời lập văn bản theo Mẫu số 05 - Thông báo dừng giải quyết hồ sơ (Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 03/2025/TT-VPCP). Sau đó, hồ sơ được chuyển về Bộ phận Một cửa để trả lại cho cá nhân, tổ chức (nếu có hồ sơ giấy). Khi trả lại hồ sơ, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa yêu cầu cá nhân (hoặc người đại diện tổ chức) ký xác nhận và ghi rõ thời gian nhận lại hồ sơ vào Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả (liên 01). Quá trình yêu cầu rút hồ sơ phải được cập nhật đầy đủ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC theo đúng trình tự quy định.

Trường hợp cá nhân, tổ chức yêu cầu rút hồ sơ trực tuyến, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa thực hiện xác nhận việc rút hồ sơ theo đề nghị và đồng thời phát hành văn bản điện tử theo Mẫu số 05 - Thông báo dừng giải quyết hồ sơ. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cập nhật trạng thái “đã rút hồ sơ”, thông báo cho công chức xử lý biết và dừng việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ do cá nhân, tổ chức yêu cầu rút vẫn được thống kê vào tình hình giải quyết TTHC của đơn vị và thời điểm phát hành Thông báo dừng giải quyết hồ sơ được xác định là thời gian kết thúc xử lý hồ sơ.

8. Việc cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC bảo đảm các yêu cầu:

a) Thực hiện đồng thời khi có kết quả thực tế.

b) Kết quả giải quyết là văn bản hành chính hoặc giấy tờ phải được ký số, phát hành bản điện tử theo đúng quy định. Trường hợp kết quả giải quyết là văn bản hành chính thì phải tạo dự thảo trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, chuyển ban hành đến bộ phận văn thư đơn vị vào số văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

9. Toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; trường hợp có yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ thì tất cả các yêu cầu phải được lưu vết trên Hệ thống, không được yêu cầu bổ sung ngoài Hệ thống.

Điều 16. Trả kết quả giải quyết TTHC

1. Sau khi có kết quả giải quyết hồ sơ, công chức xử lý hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin, kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, chuyển kết quả về Bộ phận Một cửa để thực hiện việc trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Kết quả giải quyết TTHC phải bao gồm bản điện tử và bản giấy, trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc tổ chức, cá nhân đề nghị chỉ nhận bản điện tử, hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

2. Kết quả giải quyết TTHC điện tử được trả cho tổ chức, cá nhân thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân hoặc địa chỉ thư điện tử đã đăng ký, trừ trường hợp TTHC theo quy định của pháp luật chuyên ngành phải có mặt để trực tiếp nhận kết quả.

Kết quả giải quyết điện tử được gắn mã số giấy tờ, lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, và có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

3. Khi có kết quả giải quyết TTHC thành công, các hồ sơ, giấy tờ được số hóa trong quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC có giá trị pháp lý và được sử dụng lại trong việc thực hiện các TTHC khác của tổ chức, cá nhân theo quy định.

4. Đối với kết quả giải quyết TTHC bằng bản giấy:

a) Khi nhận kết quả giải quyết từ công chức xử lý hồ sơ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (nếu có, được lưu cùng hồ sơ gốc tại đơn vị chuyên môn).

b) Khi trả kết quả cho tổ chức, cá nhân, đề nghị người nhận ký và ghi rõ thời gian nhận vào Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (liên 01) và sổ theo dõi hồ sơ một cửa (nếu có) của Bộ phận Một cửa.

c) Trường hợp hồ sơ có bản chính hoặc bản gốc đã được cơ quan tiếp nhận sao chụp, đối chiếu thì cơ quan có thẩm quyền phải trả lại bản chính hoặc bản gốc cho tổ chức, cá nhân theo thời điểm quy định của pháp luật chuyên ngành.

5. Trường hợp phải xuất trình hoặc nộp hồ sơ giấy đối với hồ sơ đã nộp trực tuyến khi nhận kết quả, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa kiểm tra đối chiếu bản sao chụp điện tử với bản chính. Nếu hồ sơ điện tử chưa đảm bảo yêu cầu, thì sao chụp giấy tờ, ký số vào bản điện tử thay thế và cập nhật bổ sung trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

6. Khi hồ sơ được giải quyết xong và có kết quả, Bộ phận Một cửa chủ động thông báo cho tổ chức, cá nhân biết thông qua Hệ thống thông tin, tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc các hình thức phù hợp khác.

Trường hợp hồ sơ được giải quyết trễ so với thời gian hẹn trả, kết quả phải được trả kèm theo văn bản xin lỗi của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền, nêu rõ lý do và thời gian trả kết quả bổ sung.

7. Khi đến nhận kết quả trực tiếp, tổ chức, cá nhân xuất trình Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp mất giấy này, người nhận kết quả được sử dụng giấy tờ tùy thân hợp lệ để đối chiếu và nhận kết quả.

8. Bộ phận Một cửa có trách nhiệm công khai bảng thống kê tình hình trả kết quả đúng hạn, trễ hạn và lý do trễ hạn trên cổng thông tin điện tử của Bộ, được cập nhật định kỳ hằng tháng để bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Điều 17. Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC

1. Việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC thực hiện theo Thông tư số 01/2023/TT-VPCP và Thông tư số 03/2025/TT-VPCP, bảo đảm:

a) Định dạng điện tử tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và có thể tra cứu, khai thác được;

b) Hồ sơ số hóa có giá trị pháp lý như bản giấy, được ký số theo quy định của pháp luật;

c) Dữ liệu được tích hợp, lưu trữ và quản lý trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ để phục vụ việc tra cứu, theo dõi và khai thác;

d) Bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định tại Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

2. Hồ sơ TTHC bao gồm giấy tờ, tài liệu do tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC như tờ khai, văn bản pháp lý, tài liệu chứng minh điều kiện thực hiện TTHC theo quy định của từng thủ tục.

3. Kết quả giải quyết TTHC bao gồm Quyết định, giấy chứng nhận, văn bằng hoặc văn bản hành chính khác do Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp.

4. Việc sao chụp giấy tờ để chuyển sang bản điện tử, bóc tách hoặc nhập dữ liệu vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2023/TT-VPCP và Thông tư số 03/2025/TT-VPCP, bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn vẹn của dữ liệu. Không thực hiện việc sao chụp, bóc tách dữ liệu đối với:

a) Hồ sơ được nộp điện tử trên môi trường mạng;

b) Giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ;

c) Dữ liệu, giấy tờ được chia sẻ từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc cổng Dịch vụ công quốc gia;

d) Giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

5. Hồ sơ số hóa phải bảo đảm chuẩn dữ liệu mở, khả năng kết nối, chia sẻ và liên thông với cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các hệ thống thông tin có liên quan.

6. Đơn vị chủ trì giải quyết TTHC chịu trách nhiệm xác nhận giá trị pháp lý của bản số hóa và phối hợp với Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin để bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu trong toàn bộ quá trình xử lý và lưu trữ.

18. Lưu trữ hồ sơ giải quyết TTHC và theo dõi

1. Hồ sơ giải quyết TTHC được lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ và các văn bản có liên quan, bảo đảm tính toàn vẹn, đầy đủ, dễ tra cứu, khai thác, sử dụng.

2. Việc lưu trữ hồ sơ giải quyết TTHC điện tử thực hiện theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, Thông tư số 13/2023/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

3. Sổ theo dõi hồ sơ (Mẫu số 06) được cập nhật đầy đủ các thông tin: mã số hồ sơ, ngày trả kết quả, phương thức trả kết quả và tình trạng nhận kết quả của tổ chức, cá nhân; đồng thời được lưu trữ đồng bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và thống kê.

4. Trường hợp kết quả, hồ sơ bị sai, mất, thất lạc hoặc hư hỏng, việc xử lý thực hiện theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và các văn bản pháp luật có liên quan.

5. Việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC thông qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo hướng tích hợp, đồng bộ với cổng Dịch vụ công Quốc gia. Thực hiện lộ trình đóng giao diện Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ trước ngày 01 tháng 3 năm 2026 theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định số 1356/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch thực hiện Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.

 

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

Điều 19. Kinh phí và trách nhiệm bảo đảm điều kiện thực hiện Quy chế

1. Kinh phí thực hiện Quy chế này được bố trí từ ngân sách nhà nước cấp cho Bộ Giáo dục và Đào tạo theo quy định của pháp luật về quản lý ngân sách nhà nước, bảo đảm duy trì hoạt động thường xuyên của Bộ phận Một cửa và Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ.

2. Văn phòng

a) Lập kế hoạch, dự toán kinh phí phục vụ hoạt động của Bộ phận Một cửa, bao gồm đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ.

b) Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc triển khai, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí theo quy định.

2. Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin

a) Lập kế hoạch, dự toán kinh phí phục vụ quản lý, vận hành kỹ thuật, bảo trì, nâng cấp, chỉnh sửa, cập nhật và tập huấn sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ.

b) Phối hợp với Văn phòng trong việc tổng hợp, đề xuất nhu cầu và sử dụng kinh phí đúng mục đích, hiệu quả.

3. Vụ Kế hoạch - Tài chính

a) Căn cứ kế hoạch hằng năm được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, chủ trì, phối hợp với Văn phòng và Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin để bố trí, thẩm định và cấp phát kinh phí thực hiện Quy chế này.

b) Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng kinh phí bảo đảm đúng quy định của pháp luật và quy chế chi tiêu nội bộ của Bộ.

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng, các Vụ, Cục và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế này, các Vụ, Cục và đơn vị có liên quan thuộc Bộ kịp thời phản ánh những vướng mắc, khó khăn và đề xuất giải pháp, gửi về Văn phòng để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, điều chỉnh Quy chế cho phù hợp./.