Công văn 579/BCA-C06 2025 đăng ký mẫu con dấu, thu hồi con dấu khi sắp xếp tổ chức bộ máy

I. Điều kiện sử dụng con dấu (quy định tại Điều 5 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP), cụ thể:

1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

2. Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

4. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi); thực hiện theo quy định sau đây:

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

- Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

II. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu

1. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 13 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP), cụ thể:

- Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

- Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

- Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

- Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

2. Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu (quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP và điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 96/2016/NĐ-CP, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, Nghị định số 137/2020/NĐ-CP), cụ thể:

Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ; Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.

III. Thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu và thu hồi con dấu

1. Thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu (quy định tại Điều 12 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP), cụ thể:

- Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước, gồm: Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội; Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước; Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, đơn vị trực thuộc các Cơ quan này; Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc các cơ quan này; Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc các cơ quan này; Cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; đơn vị trực thuộc các cơ quan này; Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Bộ Công an; cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; đơn vị trực thuộc các cơ quan này; Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương; Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này; Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc; Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái đoàn thường trực, Phái đoàn, Phái đoàn quan sát viên thường trực và cơ quan đại diện khác thực hiện chức năng đại diện của Nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài; Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương cấp giấy phép hoạt động; Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.

- Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, gồm: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh; Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương; Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc các cơ quan này; Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc các cơ quan này; Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Công an xã, phường, thị trấn; đơn vị trực thuộc các cơ quan này; trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh, đơn vị trực thuộc các cơ quan này; Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp tỉnh; đơn vị trực thuộc các Cơ quan này; Ban chỉ huy quân sự cấp xã, Ban chỉ huy quân sự cơ quan, tổ chức ở cơ sở; Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện; Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức này; Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này; Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc; Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động; Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban bầu cử ở cấp xã, Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã, Tổ bầu cử; Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động; Một số trường hợp theo ủy quyền của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an.

2. Giao nộp, thu hồi con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

- Căn cứ quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP thì các cơ quan tổ chức sử dụng con dấu có trách nhiệm giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 18 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, trong các trường hợp sau đây:

+ Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên;

+ Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền.

- Cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP theo thẩm quyền có trách nhiệm thu hồi con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu, cấp giấy chứng nhận thu hồi con dấu theo mẫu quy định.

- Hồ sơ đề nghị thu hồi con dấu (quy định tại khoản 7 Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 96/2016/NĐ-CP, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, Nghị định số 137/2020/NĐ-CP), cụ thể: Văn bản của cơ quan, tổ chức nộp lại con dấu nêu rõ lý do và người được cử liên hệ để thực hiện; Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

IV. Hình thức nộp hồ sơ (quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ-CP), cụ thể:

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP theo một trong các hình thức sau:

- Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

- Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích;

- Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

V. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính (quy định tại khoản 7 Điều 11 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP), cụ thể:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Trên cơ sở các quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, Bộ Công an đề nghị Quý cơ quan chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai, thực hiện để đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy có con dấu để đi vào hoạt động. Mọi thông tin liên quan, đề nghị liên hệ Bộ Công an (qua Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội; địa chỉ số 47 Phạm Văn Đồng, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội; đầu mối liên hệ: Đại tá Vũ Thị Hoàng Ngân, Trưởng Phòng 2, số điện thoại 0912.021.238)./.