Quyết định 336/QĐ-TANDTC của Tòa án nhân dân tối cao ban hành Quy định chế độ Báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân

TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO ______________	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ____________________________
Số: 336/QĐ-TANDTC	Hà Nội, ngày 18 tháng 4 năm 2014

 

 

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định chế độ Báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân

^{__________________________________________}

CHÁNH ÁN TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO

 

Căn cứ Luật tổ chức Tòa án nhân dân;

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức;

Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;

Căn cứ Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2010 của Chính phủ quy định những người là công chức;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy định chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao và Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 2; - Các đ/c lãnh đạo TANDTC; - Tòa án quân sự Trung ương; - Lưu: Vụ TCCB (TH).

CHÁNH ÁN Trương Hòa Bình

 

 

QUY ĐỊNH

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TÒA ÁN NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 336 /QĐ-TANDTC ngày 18 tháng 4 năm 2014 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định về chế độ báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo chuyên đề hoặc đột xuất về đội ngũ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân các cấp; biểu mẫu báo cáo thống kê cán bộ, công chức; chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; trách nhiệm của cá nhân, đơn vị trong việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân.

2. Quy định này áp dụng đối với các cá nhân, đơn vị được giao chức năng, nhiệm vụ thực hiện báo cáo thống kê cán bộ, công chức; quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Cơ quan quản lý cán bộ, công chức” là cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, được quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Cán bộ, công chức.

2. “Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức” là cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hành chính, phân công, bố trí, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, được quy định tại khoản 1 Điều 7 Luật Cán bộ, công chức.

3. “Cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” là cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Ở Tòa án nhân dân tối cao là Vụ Tổ chức - Cán bộ; ở Tòa án nhân dân địa phương là Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi tắt là Tòa án nhân dân cấp tỉnh).

4. “Chế độ báo cáo thống kê cán bộ, công chức” là các hoạt động thực hiện báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất về số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức theo yêu cầu của cơ quan quản lý cán bộ, công chức bằng văn bản và qua “Phần mềm quản lý cán bộ, công chức” (sau đây gọi tắt là Phần mềm).

5. “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” là hoạt động của cơ quan quản lý cán bộ, công chức bao gồm từ việc xác định mục tiêu, tổ chức thực hiện quản lý hồ sơ (thu thập các thông tin cơ bản nhất), phân tích và sử dụng dữ liệu của hồ sơ đến việc kiểm tra, giám sát quá trình của cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác bố trí, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức bảo đảm hiệu quả.

6. “Hồ sơ cán bộ, công chức” là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức, bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác (do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận), được cập nhật trong quá trình công tác của cán bộ, công chức kể từ khi được tuyển dụng.

7. “Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức” là hồ sơ cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Yêu cầu của chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Yêu cầu chế độ báo cáo thống kê cán bộ, công chức.

a) Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao là đơn vị giúp Chánh án Tòa án nhân dân tối cao trong công tác báo cáo thống kê số liệu cán bộ, công chức các Tòa án nhân dân với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh thực hiện báo cáo thống kê số liệu cán bộ, công chức của Tòa án nhân dân cấp tỉnh và các Tòa án nhân dân cấp huyện (Tòa án nhân dân sơ thẩm) thuộc địa hạt tư pháp theo yêu cầu của Tòa án nhân dân tối cao hoặc của cơ quan có thẩm quyền.

b) Về nội dung: Báo cáo thống kê về đội ngũ cán bộ, công chức bằng văn bản hoặc qua Phần mềm phải đảm bảo tính khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật về chế độ báo cáo thống kê và Quy định này.

c) Về trách nhiệm:

- Đối với báo cáo bằng văn bản: Người ký báo cáo phải đúng thẩm quyền, phù hợp với từng loại báo cáo và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan báo cáo.

- Đối với báo cáo qua Phần mềm: Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm báo cáo phải kiểm tra, xác nhận và chịu trách nhiệm về các số liệu đã được cập nhật để báo cáo cơ quan có thẩm quyền.

d) Việc sửa đổi, bổ sung số liệu, thông tin đã báo cáo:

- Đối với báo cáo bằng văn bản: Trong trường hợp có việc sửa đổi, bổ sung số liệu, thông tin đã báo cáo, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm thực hiện báo cáo phải có báo cáo bổ sung, trong đó giải trình rõ lý do sửa đổi, bổ sung thông tin và việc xử lý trách nhiệm đối với cán bộ, công chức; trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị (nếu có) về việc cung cấp thông tin không chính xác.

- Đối với báo cáo qua Phần mềm: Thực hiện theo quy định tại hướng dẫn nêu trên. Sau khi có ý kiến bằng văn bản của Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ, các đơn vị, Tòa án mới được sửa đổi, bổ sung dữ liệu trong Phần mềm.

đ) Việc quản lý và sử dụng báo cáo thống kê cán bộ, công chức phải thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ tài liệu lưu trữ nhà nước và quy định của pháp luật về bảo vệ thông tin, tài liệu MẬT. Việc khai thác các số liệu, thông tin báo cáo thống kê cán bộ, công chức chỉ thực hiện khi có yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền.

2. Yêu cầu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

a) Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý cán bộ, công chức; nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức.

b) Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng cán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài Tòa án.

c) Việc quản lý, sử dụng, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức theo chế độ tài liệu MẬT, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.

d) Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác nhận.

đ) Hồ sơ cán bộ, công chức được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử theo “Phần mềm quản lý cán bộ, công chức” để quản lý, sử dụng, khai thác kịp thời, chính xác đáp ứng yêu cầu quản lý cán bộ, công chức.

Điều 4. Trách nhiệm thực hiện báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Trách nhiệm thực hiện báo cáo thống kê cán bộ, công chức.

a) Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao giúp Chánh án Tòa án nhân dân tối cao trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê về đội ngũ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân; trực tiếp xây dựng báo cáo thống kê về đội ngũ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân để báo cáo cơ quan có thẩm quyền; tổ chức lưu trữ và quản lý các báo cáo thống kê cán bộ, công chức theo quy định của Nhà nước về quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

b) Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng báo cáo thống kê về đội ngũ cán bộ, công chức của Tòa án nhân dân cấp tỉnh và các Tòa án nhân dân cấp huyện (Tòa án nhân dân sơ thẩm) thuộc địa hạt tư pháp; tổ chức lưu trữ và quản lý các báo cáo thống kê cán bộ, công chức theo quy định của Nhà nước và của Tòa án nhân dân về quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

2. Trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

a) Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao có trách nhiệm quản lý, cập nhật, lưu trữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức và người làm việc tại Tòa án nhân dân tối cao theo quy định của pháp luật và Quy định này (Trừ hồ sơ của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và các Phó Chánh án Tòa án nhân dân tối cao).

b) Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức và người làm việc tại Tòa án nhân dân cấp tỉnh và các Tòa án nhân dân cấp huyện (Tòa án nhân dân sơ thẩm) thuộc địa hạt tư pháp.

c) Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức:

- Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức.

- Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu trữ hồ sơ. Thường xuyên cập nhật, bổ sung tài liệu của hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm kịp thời, chính xác.

- Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý.

- Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ cán bộ, công chức và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xem xét, xử lý.

- Tổ chức phục vụ nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh, chính xác theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao; về tính bảo mật, an toàn của hồ sơ và bảo đảm an ninh mạng máy tính đối với hồ sơ điện tử theo quy định.

- Cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo quy định của Nhà nước.

Điều 5. Quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ, công chức đối với hồ sơ cá nhân

- Cán bộ, công chức có quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan quản lý, lưu trữ hồ sơ, trừ các tài liệu quy định tại điểm e khoản 2 Điều 13 của Quy định này.

- Cán bộ, công chức có quyền đề nghị điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của mình, nhưng phải báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức và các cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo Quy định này.

- Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn của cơ quan quản lý cán bộ, công chức hoặc theo yêu cầu của cơ quan sử dụng cán bộ, công chức và chịu trách nhiệm về các thông tin mình kê khai.

- Trường hợp các thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung thực thì phải xử lý theo quy định của pháp luật và quy định của Tòa án nhân dân.

Chương II

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 6. Các loại báo cáo và biểu mẫu thống kê cán bộ, công chức

1. Báo cáo định kỳ.

a) Báo cáo theo quy định của Tòa án nhân dân: Báo cáo tháng và biểu mẫu được thực hiện qua Phần mềm. Đối với báo cáo quý và báo cáo tổng kết năm thì ngoài việc thực hiện qua Phần mềm, đơn vị, Tòa án phải có báo cáo bằng văn bản, kèm theo các biểu mẫu quy định.

b) Báo cáo cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Nhà nước, gồm các loại báo cáo và biểu mẫu sau:

- Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức (Kèm theo Mẫu số 1-SLCC đối với Tòa án nhân dân tối cao; Mẫu số 1b-SLCC đối với các Tòa án nhân dân địa phương).

- Báo cáo danh sách và tiền lương cán bộ, công chức (Kèm theo Mẫu số 2-CCTL đối với Tòa án nhân dân tối cao; Mẫu số 2b-CCTL đối với các Tòa án nhân dân địa phương).

- Báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (Kèm theo Mẫu số 3).

- Báo cáo kê khai xác minh tài sản, thu nhập của cán bộ, công chức (Theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-TTCP ngày 31/10/2013 của Thanh tra Chính phủ về hướng dẫn thi hành các quy định về minh bạch tài sản, thu nhập).

2. Báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất.

a) Báo cáo chuyên đề là báo cáo đánh giá tổng kết kết quả hoạt động về một chuyên đề, lĩnh vực liên quan đến đội ngũ cán bộ, công chức trong một thời kỳ nhất định theo yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền. Biểu mẫu báo cáo chuyên đề căn cứ vào yêu cầu cụ thể của cơ quan, người có thẩm quyền.

b) Báo cáo đột xuất:

- Khi có yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền, các cá nhân, đơn vị được giao chức năng, nhiệm vụ thực hiện báo cáo thống kê cán bộ, công chức căn cứ vào yêu cầu cụ thể để xây dựng báo cáo.

- Trường hợp phát sinh vấn đề mới có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến thống kê đội ngũ cán bộ, công chức thì các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm báo cáo kịp thời về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) để tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao chỉ đạo, xử lý.

Biểu mẫu báo cáo đột xuất căn cứ vào yêu cầu cụ thể của cơ quan, người có thẩm quyền hoặc tùy thuộc đơn vị báo cáo căn cứ tình hình thực tiễn phát sinh báo cáo.

3. Báo cáo phục vụ các kỳ họp của Quốc hội.

Để phục vụ yêu cầu, cung cấp số liệu, tình hình hoạt động của các Tòa án trong báo cáo của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao tại các kỳ họp của Quốc hội, Thủ trưởng đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh nghiêm túc thực hiện các việc cập nhật dữ liệu vào Phần mềm hoặc khi nhận được thông báo của đơn vị chủ trì, phải làm ngay các báo cáo công tác của đơn vị mình và các báo cáo phải bảo đảm chất lượng, đúng yêu cầu thời gian nộp báo cáo.

Điều 7. Kết cấu nội dung báo cáo thống kê cán bộ, công chức

1. Báo cáo thống kê cán bộ, công chức định kỳ.

Báo cáo thống kê cán bộ, công chức định kỳ gồm các nội dung chính sau:

- Phần thứ nhất: Tình hình triển khai công việc hoặc mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế….

- Phần thứ hai: Kết quả đã đạt được, phân tích kết quả và kinh nghiệm, đánh giá tình hình, xác định các tồn tại, hạn chế và nguyên nhân.

- Phần thứ ba: Phương hướng và các giải pháp để khắc phục hoặc giải quyết vấn đề; đề xuất, kiến nghị (nếu có).

- Phụ lục kèm theo: Số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, các bảng thống kê, các biểu mẫu (sơ đồ) so sánh và các tài liệu cần thiết (nếu có).

- Bản thuyết minh (kèm theo báo cáo): Về thông tin đã báo cáo hoặc số liệu trong kỳ báo cáo có biến động bất thường hoặc sửa đổi, bổ sung số liệu báo cáo (nếu có).

2. Báo cáo thống kê cán bộ, công chức khác.

Nội dung báo cáo thống kê cán bộ, công chức đột xuất, báo cáo chuyên đề căn cứ vào yêu cầu cụ thể của cơ quan, người có thẩm quyền hoặc căn cứ tình hình thực tiễn phát sinh việc báo cáo của đơn vị báo cáo.

Điều 8. Thời kỳ lấy số liệu, thời hạn gửi báo cáo

1. Thời kỳ lấy số liệu, thời hạn gửi báo cáo đối với các loại báo cáo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 6 của Quy định này như sau:

a) Đối với báo cáo tháng: Số liệu được lấy từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng.

b) Đối với báo cáo quý:

- Quý I: Số liệu được lấy từ ngày 01 tháng 10 đến ngày 31 tháng 12 của năm trước năm báo cáo; báo cáo gửi về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) trước ngày 05 tháng 01 của năm báo cáo.

- Quý II: Số liệu được lấy từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 3 của năm báo cáo; báo cáo gửi về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) trước ngày 05 tháng 4 của năm báo cáo (báo cáo phục vụ kỳ họp Quốc hội).

- Quý III: Số liệu được lấy từ ngày 01 tháng 4 đến ngày 30 tháng 6 của năm báo cáo; báo cáo gửi về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) trước ngày 05 tháng 7 của năm báo cáo.

- Quý IV(gồm 02 thời kỳ lấy số liệu, phục vụ kỳ họp Quốc hội):

+ Số liệu được lấy từ ngày 01 tháng 7 đến ngày 30 tháng 7 và gửi về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) trước ngày 05 tháng 8 của năm báo cáo;

+ Số liệu tiếp theo từ ngày 01 tháng 8 đến ngày 30 tháng 9 và gửi về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) trước ngày 05 tháng 10 của năm báo cáo.

c) Đối với báo cáo năm: Số liệu được lấy từ ngày 01/10 của năm trước đến ngày 30/9 của năm báo cáo; gửi về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) trước ngày 15 tháng 10 của năm báo cáo.

2. Số liệu đối với các báo cáo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 của Quy định này được tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm báo cáo; gửi về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) trước ngày 15 tháng 01 của năm báo cáo kế tiếp.

3. Số liệu, thời hạn gửi báo cáo đối với các báo cáo quy định tại khoản 3 Điều 6 được thực hiện theo yêu cầu của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao hoặc cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

4. Nếu ngày quy định cuối cùng của thời hạn gửi báo cáo trùng ngày nghỉ lễ, Tết hoặc ngày nghỉ cuối tuần thì ngày gửi báo cáo là ngày làm việc tiếp theo ngay sau ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết hoặc ngày nghỉ cuối tuần đó. Trừ trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền.

Điều 9. Hình thức báo cáo

1. Các loại báo cáo thống kê cán bộ, công chức định kỳ; báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất thực hiện theo phương thức nhập dữ liệu trên Phần mềm của Tòa án nhân dân và báo cáo bằng văn bản (kèm theo đúng biểu mẫu quy định, có đầy đủ dấu, chữ ký của thủ trưởng đơn vị và chữ ký của người lập), gửi trực tiếp hoặc gửi theo đường bưu điện về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ). Ngày gửi báo cáo thực tế được tính là ngày trên dấu bưu điện nơi tiếp nhận báo cáo gửi đi.

2. Trường hợp cần thiết, ngay khi báo cáo được ký phát hành, cá nhân, đơn vị thực hiện báo cáo gửi qua thư điện tử hoặc fax theo yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền, sau đó gửi bản gốc về Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao để tổng hợp, theo dõi, quản lý.

Điều 10. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo thống kê

Căn cứ vào các quy định của pháp luật, đặc thù hoạt động của Tòa án, Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao là đơn vị tham mưu, đề xuất giúp lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao trong các công việc sau đây:

1. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới chỉ tiêu, các mẫu biểu về chế độ báo cáo thống kê cán bộ, công chức Tòa án nhân dân.

2. Tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các mẫu biểu, báo cáo thống kê cán bộ, công chức Tòa án nhân dân.

Điều 11. Quản lý, sử dụng và khai thác báo cáo

1. Việc quản lý, sử dụng và khai thác báo cáo thống kê cán bộ, công chức theo quy định về bảo vệ tài liệu lưu trữ nhà nước và quy định của Tòa án nhân dân.

2. Các đơn vị, cá nhân khai thác các số liệu, thông tin báo cáo được thực hiện khi có yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền.

Chương III

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 12. Biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

Các biểu mẫu phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thống nhất trong các Tòa án nhân dân được thực hiện theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây gọi tắt là Quyết định số 06); Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây gọi tắt là Quyết định số 02).

Điều 13. Xây dựng hồ sơ và thành phần hồ sơ cán bộ, công chức

1. Đối với người được tuyển dụng mới.

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, Vụ Tổ chức -Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao (hoặc Phòng Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh) có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai; tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao (hoặc Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh) để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời, hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc, bao gồm:

a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức; phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 1a-BNV/2007 ban hành kèm theo Quyết định số 06.

b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức; các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức” và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02.

c) Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu được trích từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức” do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu. Bản “Tiểu sử tóm tắt” theo mẫu 3a-BNV/2007 ban hành kèm theo Quyết định số 06.

d) Các giấy tờ: Bản sao Giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền; Giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận (như: Bảng điểm; văn bằng; chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ). Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

đ) Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận cán bộ, công chức.

2. Đối với cán bộ, công chức đang công tác tại các Tòa án nhân dân.

Ngoài các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại khoản 1 Điều này, các thành phần hồ sơ khác quy định đối với cán bộ, công chức gồm có:

a) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do cán bộ, công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý cán bộ, công chức xác minh và chứng nhận. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 4a-BNV/2007 ban hành kèm theo Quyết định số 06.

b) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ, công chức.

c) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá của cán bộ, công chức hàng năm.

d) Các bản nhận xét đánh giá, phân loại của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập).

đ) Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng cán bộ, công chức bắt buộc kê khai tài sản, thu nhập theo quy định (Thực hiện theo Thông tư số 08/2013/TT-TTCP ngày 31/10/2013 của Thanh tra Chính phủ hướng dẫn thi hành các quy định về minh bạch tài sản, thu nhập).

e) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề có liên quan đến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

g) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của cán bộ, công chức.

h) Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức.

3. Đối với cán bộ, công chức điều động, biệt phái, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc, buộc thôi việc và từ trần.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức có quyết định điều động, biệt phái, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc, buộc thôi việc hoặc cán bộ, công chức từ trần thì việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 16 của Quy định này.

4. Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc theo quy định tại điểm a, b và c tại khoản 1 Điều này thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ cán bộ, công chức thực hiện như sau:

a) Cơ quan quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm yêu cầu cán bộ, công chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này (Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ cán bộ, công chức).

b) Trường hợp không thể hoàn chỉnh, bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại điểm a Khoản này thì căn cứ vào Giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác hoặc lập mới hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại Điều 15 của Quy định này như đối với công chức tuyển dụng lần đầu.

Điều 14. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ cán bộ, công chức

1. Chế độ bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức.

Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ cán bộ, công chức; có hướng dẫn kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức.

“Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 4a-BNV/2007 ban hành kèm theo Quyết định số 06, phải được cơ quan sử dụng cán bộ, công chức và cơ quan quản lý cán bộ, công chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.

Cán bộ, công chức tự kê khai các thông tin do phát sinh phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cán bộ, công chức và trước pháp luật về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của thông tin kê khai.

2. Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức; hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công chức quyết định thẩm tra, xác minh.

a) Trường hợp các thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc lập lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng vào cơ quan, đơn vị của Nhà nước để xác định (kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên).

b) Trường hợp các thành phần hồ sơ không thống nhất thì căn cứ Giấy khai sinh gốc, Sổ hộ khẩu, Sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu cán bộ, công chức là đảng viên) để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất với Giấy khai sinh gốc.

c) Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 01 tháng 3 của năm sau hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao hoặc cơ quan quản lý nhà nước về cán bộ, công chức, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) để tổng hợp, báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định.

3. Thủ tục, hồ sơ thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ trong trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ gốc của cán bộ, công chức gồm:

a) Văn bản của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao về việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ gốc của cán bộ, công chức.

b) Biên bản kết luận thẩm tra, xác minh đối với trường hợp sửa chữa dữ liệu thông tin hồ sơ gốc của cán bộ, công chức.

Điều 15. Lập mới hồ sơ cán bộ, công chức do bị hư hỏng, thất lạc

Trường hợp lập mới hồ sơ cán bộ, công chức do bị hư hỏng, thất lạc thì việc lập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định; cụ thể:

1. Đối với hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân tối cao.

Việc lập mới hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân tối cao do bị hư hỏng, thất lạc được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Quy chế này.

Bước 2: Sau khi cán bộ, công chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, Vụ Tổ chức - Cán bộ báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét, ra quyết định việc thẩm tra, xác minh hồ sơ cán bộ, công chức.

Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày có quyết định thẩm tra, xác minh của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao, Vụ Tổ chức - Cán bộ có trách nhiệm hoàn thành việc thẩm tra, xác minh và báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét, quyết định. Các vấn đề cần thẩm tra, xác minh về thành phần hồ sơ gồm: Trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ. Trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất, Vụ Tổ chức - Cán bộ báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét và trực tiếp hoặc ủy quyền cho Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ ký văn bản đề nghị cơ quan Tư pháp (cấp tỉnh trở lên) thẩm tra, xác minh và thông báo kết quả bằng văn bản về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ - chức Cán bộ). Trường hợp xác minh các văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì Vụ Tổ chức - Cán bộ báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét và trực tiếp hoặc ủy quyền cho Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ ký văn bản đề nghị cơ quan ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp văn bằng, chứng chỉ đó (hoặc trực tiếp cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó) để xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ và thông báo kết luận bằng văn bản về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) để báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét, cho ý kiến chỉ đạo để lưu hồ sơ.

2. Đối với hồ sơ cán bộ, công chức các Tòa án nhân dân địa phương.

Việc lập mới hồ sơ cán bộ, công chức các Tòa án nhân địa phương do bị hư hỏng, thất lạc được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, Phòng Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Quy chế này.

Bước 2: Sau khi cán bộ, công chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, Phòng Tổ chức - Cán bộ báo cáo Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét, ra quyết định việc thẩm tra, xác minh hồ sơ cán bộ, công chức.

Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày có quyết định thẩm tra, xác minh của Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tổ chức - Cán bộ có trách nhiệm hoàn thành việc thẩm tra, xác minh và báo cáo Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Các vấn đề cần thẩm tra, xác minh về thành phần hồ sơ gồm: Trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ. Trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất, Phòng Tổ chức - Cán bộ báo cáo Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét và ký văn bản đề nghị cơ quan Tư pháp (cấp tỉnh trở lên) thẩm tra, xác minh và thông báo kết quả bằng văn bản về Tòa án nhân dân cấp tỉnh (qua Phòng Tổ - chức Cán bộ). Trường hợp xác minh các văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì Phòng Tổ chức - Cán bộ báo cáo Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét và ký văn bản đề nghị cơ quan ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp văn bằng, chứng chỉ đó (hoặc trực tiếp cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó) để xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ và thông báo kết luận bằng văn bản về Tòa án nhân dân cấp tỉnh để lưu hồ sơ.

Bước 3: Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh có văn bản báo cáo về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ).

3. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 01 tháng 3 của năm sau hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao hoặc cơ quan quản lý nhà nước về cán bộ, công chức, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc lập mới hồ sơ công chức; những hồ sơ hư hỏng, thất lạc về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) để tổng hợp, báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định.

4. Không phải thẩm tra, xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc trong các trường hợp sau đây:

- Các thành phần hồ sơ hư hỏng, thất lạc không phải là hồ sơ gốc quy định tại khoản 1 Điều 13 Quy chế này thì thực hiện chế độ bổ sung hồ sơ theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này.

- Các thành phần hồ sơ thất lạc nhưng đã tìm thấy bổ sung và trùng khớp thông tin với các thành phần hồ sơ khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp (từ cấp tỉnh trở lên) thẩm tra, xác minh và xác nhận tính hợp pháp.

Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao có trách nhiệm tập hợp, báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao để có văn bản trao đổi với Bộ Nội vụ thống nhất ý kiến trước khi quyết định việc không phải thẩm tra, xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc.

5. Thủ tục, hồ sơ thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ trong trường hợp lập mới hồ sơ công chức, gồm:

a) Văn bản của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao về việc lập mới hồ sơ công chức;

b) Biên bản kết luận thẩm tra, xác minh đối với trường hợp hư hỏng, thất lạc hồ sơ gốc của cán bộ, công chức.

Điều 16. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức

1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức, viên chức có quyết định điều động, luân chuyển của cơ quan có thẩm quyền chuyển ra ngoài Tòa án hoặc được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận sang công tác tại các Tòa án nhân dân, cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ có trách nhiệm bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức đó cho cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới theo quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Hồ sơ khi tiếp nhận phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu 02b-BNV/2007 quy định tại khoản 7 và biểu mẫu 03b-BNV/2007 quy định tại khoản 8 Điều 1 Quyết định số 06.

b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong.

c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu mẫu S02-BNV/2008 quy định tại khoản 2 Điều 1 Quyết định số 02.

d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận.

đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý cán bộ, công chức thực hiện.

2. Việc chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần được thực hiện như sau:

a) Cán bộ, công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm cán bộ, công chức thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ.

b) Đối với cán bộ, công chức từ trần, gia đình cán bộ, công chức được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ, bảo quản.

c) Đối với cán bộ, công chức chuyển công tác ra ngoài Tòa án, được nhận một bản sao sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý cán bộ, công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị này có yêu cầu bằng văn bản.

Điều 17. Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức

1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm:

a) Cơ quan quản lý cán bộ, công chức; cơ quan sử dụng cán bộ, công chức và cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức để phục vụ yêu cầu công tác.

b) Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao hoặc Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh), cán bộ, công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.

2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức.

a) Có giấy giới thiệu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” theo biểu mẫu 04b-BNV/2007 quy định tại khoản 9 Điều 1 của Quyết định số 06.

b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức.

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao.

d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ, công chức như: Đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ.

đ) Chỉ được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức khi được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý.

3. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt.

b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải bảo đảm đúng nguyên trạng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức theo biểu mẫu số 05b-BNV/2007 quy định tại khoản 10 Điều 1 Quyết định số 06.

c) Sao lục hồ sơ (là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định) cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt.

Điều 18. Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức

1. Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: Lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức theo vần tên A, B, C và theo đầu mối đơn vị trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ.

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: Họ và tên; các bí danh; ngày tháng năm sinh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có).

d) Việc lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp và lưu dưới dạng tập tin trong máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, bảo đảm an toàn và chính xác.

3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện như sau:

a) Thường xuyên kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.

4. Việc phục chế hoặc sao chép lại nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng được thực hiện như sau:

a) Đối với hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân tối cao: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ khi phát hiện tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, Vụ Tổ chức - Cán bộ, báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao về việc phục chế nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao, Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ trực tiếp chỉ đạo đơn vị chức năng thực hiện phục chế hoặc sao chép lại nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều này.

b) Đối với hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân địa phương: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ khi phát hiện tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, Phòng Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh, báo cáo Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh để có văn bản xin ý kiến Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) về việc phục chế nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng.

Văn bản báo cáo gồm các nội dung: Loại tài liệu hư hỏng; cách thức xử lý (phục chế hoặc sao chép). Sau khi có ý kiến của Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh trực tiếp chỉ đạo việc phục chế hoặc sao chép lại nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều này.

5. Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức; cụ thể như sau:

a) Đối với hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân tối cao: Vụ Tổ chức - Cán bộ báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao về việc hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và đề xuất thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức, bao gồm đại diện lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao là Chủ tịch Hội đồng; Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ là Phó Chủ tịch Hội đồng; các thành viên khác là đại diện Đảng ủy, công đoàn Tòa án nhân dân tối cao và một số cán bộ, công chức thuộc đơn vị chức năng của Vụ Tổ chức - Cán bộ.

b) Đối với hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân địa phương: Phòng Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh, báo cáo Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh để có văn bản xin ý kiến Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) về việc hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.

Văn bản báo cáo gồm các nội dung: Loại tài liệu cần hủy; lý do hủy. Sau khi có ý kiến của Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức, bao gồm đại diện lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp tỉnh là Chủ tịch Hội đồng; Trưởng phòng Phòng Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh là Phó Chủ tịch Hội đồng; các thành viên khác là đại diện chi ủy, công đoàn và một công chức thuộc Phòng Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh.

c) Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản phải được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.

6. Chế độ bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức theo chế độ bảo mật của Nhà nước và phải bảo đảm các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật), giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt,… bảo đảm hồ sơ cán bộ, công chức được lưu giữ lâu dài.

b) Định kỳ (hàng tháng, hàng quý) kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản hồ sơ.

c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể và chỉnh lý hồ sơ.

d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều này thì cần bảo đảm tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ.

7. Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức bằng “Phần mềm quản lý cán bộ, công chức”

Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức bằng phần mềm tin học là giai đoạn đầu của quá trình hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, bảo đảm nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức nhanh, kịp thời, chính xác. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức bằng phần mềm tin học phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Xây dựng Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân, bảo đảm đồng bộ với hệ thống quản lý đội ngũ cán bộ, công chức trong bộ máy nhà nước và phù hợp với yêu cầu đặc thù của Tòa án nhân dân.

b) Bảo đảm trang thiết bị máy vi tính, mạng máy tính, máy quét hồ sơ, máy ảnh kỹ thuật số và các trang thiết bị khác đáp ứng yêu cầu lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức.

c) Hồ sơ cán bộ, công chức trong Phần mềm phải bảo đảm đầy đủ các thông tin, thành phần hồ sơ cán bộ, công chức theo hồ sơ giấy. Thường xuyên, kịp thời cập nhật các thông tin mới về cán bộ, công chức theo hồ sơ giấy.

d) Có cán bộ, công chức chuyên trách (có trình độ tin học phù hợp với yêu cầu công việc) làm công tác lưu giữ, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bằng Phần mềm.

Điều 19. Trình tự, thủ tục báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Thời điểm báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

a) Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc địa hạt tư pháp về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ);

b) Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 30 tháng 01 của năm sau, Vụ Tổ chức - Cán bộ có trách nhiệm xây dựng báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân, trình lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét, ký văn bản để báo cáo cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

2. Nội dung Báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo định kỳ hàng năm, được thực hiện theo Mẫu số 3 ban hành kèm theo Quy định này.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Các mẫu biểu báo cáo

1. Các mẫu biểu báo cáo ban hành kèm theo Quy định, gồm có:

a) Mẫu số 1-SLCC: Báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ, công chức Tòa án nhân dân tối cao.

b) Mẫu số 1b-SLCC: Báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ, công chức Tòa án nhân dân địa phương.

c) Mẫu số 2-CCTL: Báo cáo danh sách và tiền lương cán bộ, công chức Tòa án nhân dân tối cao.

d) Mẫu số 2b-CCTL: Báo cáo danh sách và tiền lương cán bộ, công chức Tòa án nhân dân địa phương.

đ) Mẫu số 3: Báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hàng năm.

2. Các mẫu biểu được ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2013 hướng dẫn thi hành các quy định về minh bạch tài sản, thu nhập; bao gồm:

a) Phụ lục II: Mẫu bản kê khai tài sản, thu nhập.

b) Phụ lục IV: Báo cáo minh bạch tài sản, thu nhập và Bản tổng hợp kèm theo Báo cáo.

Điều 21. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh tổ chức quán triệt đến toàn thể cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý và tổ chức thực hiện nghiêm túc Quy định này.

2. Việc chấp hành chế độ báo cáo thống kê cán bộ, công chức, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được đưa vào bộ tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm của các Tòa án nhân dân.

3. Đơn vị, cá nhân được giao chức năng, nhiệm vụ thực hiện báo cáo thống kê cán bộ, công chức, báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc Quy định này, kết quả thực hiện được tính vào chỉ tiêu bình xét thi đua hàng năm của đơn vị, cá nhân; cụ thể:

a) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cán bộ, công chức; báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo định kỳ, đột xuất hoặc các báo cáo khác, bảo đảm chất lượng và thời gian theo đúng yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền.

b) Thường xuyên cập nhật “Phần mềm quản lý cán bộ, công chức”. Vào ngày 05 của tháng kế tiếp, Vụ Tổ chức - Cán bộ có trách nhiệm kiểm tra việc cập nhật dữ liệu vào Phần mềm của các Tòa án nhân dân cấp tỉnh, kịp thời báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét, xử lý vi phạm (nếu có) và thông báo trong các Tòa án. Những Tòa án nhân dân cấp tỉnh bị cấp có thẩm quyền nhắc nhở bằng văn bản trên 3 lần trong năm (do không cập nhật dữ liệu vào Phần mềm hoặc báo cáo, cập nhật chậm so với thời điểm quy định hoặc có báo cáo không chính xác), là đơn vị không hoàn thành nhiệm vụ và không được bình xét thi đua.

Điều 22. Điều khoản thi hành

1. Vụ Tổ chức - Cán bộ là đơn vị thường trực, có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc và báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao về việc thực hiện Quy định này trong các Tòa án nhân dân. Phối hợp với các đơn vị chức năng đề xuất với lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao xem xét, xử lý đối với đơn vị, cá nhân vi phạm Quy định này.

2. Vụ Thi đua - Khen thưởng, phối hợp với Vụ Tổ chức - Cán bộ theo dõi, đề xuất các hình thức khen thưởng đối với các đơn vị, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Quy định này.

3. Trong quá trình thực hiện Quy định này, nếu có vướng mắc, đề nghị các đơn vị, Tòa án phản ánh bằng văn bản về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) để xem xét, hướng dẫn.

4. Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao xem xét, quyết định.