Công văn 704/BHXH-BT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn về thu, cấp sổ Bảo hiểm xã hội, thẻ Bảo hiểm y tế quy định tại Quyết định 1111/QĐ-BHXH

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Quá trình thực hiện thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 và Quyết định số 1518/QĐ-BHXH ngày 20/12/2011 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam có một số vướng mắc. Trong khi chờ sửa đổi, bổ sung các Quyết định trên, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (BHXH tỉnh) thực hiện một số nội dung quy định tại các Quyết định trên như sau:

1. Về phân cấp và điều kiện truy thu đối với các trường hợp truy thu thời gian tham gia BHXH từ tháng 01/2007 đến nay

1.1. Đối với các trường hợp truy thu thời gian từ tháng 01/2007 đến nay, BHXH Việt Nam giao BHXH tỉnh và BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (BHXH huyện) giải quyết, trong đó: Giám đốc BHXH tỉnh phân cấp cho BHXH huyện giải quyết các trường hợp có thời gian truy thu đến 6 tháng hoặc 12 tháng tùy theo điều kiện cụ thể của địa phương; xem xét hồ sơ và cho ý kiến đối với các trường hợp không phân cấp để BHXH huyện thực hiện.

1.2. BHXH tỉnh, BHXH huyện khi giải quyết truy thu phải đảm bảo hồ sơ truy thu theo quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH. Riêng các trường hợp có thời gian truy thu trên 12 tháng thì thêm các thủ tục hồ sơ sau đây:

1.2.1. Thời gian truy thu từ trên 12 tháng đến 36 tháng: ngoài hồ sơ theo quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH phải thêm Biên bản kiểm tra của BHXH tỉnh. Đồng thời, sau khi thực hiện truy thu, cơ quan BHXH nơi thực hiện truy thu có văn bản báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lao động địa phương để xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

1.2.2. Thời gian truy thu trên 36 tháng: ngoài hồ sơ theo quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH phải thêm Biên bản kiểm tra liên ngành hoặc Quyết định xử lý vi phạm hành chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

1.3. Các trường hợp truy thu thời gian từ trước tháng 01/2007, BHXH tỉnh xem xét, gửi hồ sơ báo cáo BHXH Việt Nam giải quyết theo quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH.

2. Về thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT hằng năm cho người lao động, phân cấp in mẫu Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT năm trước (mẫu C13-­TS ban hành kèm theo Quyết định số 1111/QĐ-BHXH)

2.1. Cơ quan BHXH phải thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT hằng năm cho người lao động.

Giám đốc BHXH tỉnh quyết định áp dụng các hình thức thông báo sau đây phù hợp với điều kiện từng địa phương:

2.1.1. In thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT năm trước (mẫu C13-TS) gửi cho người lao động hoặc thông qua tổ chức công đoàn của đơn vị đó để phát cho người lao động;

2.1.2. Đăng thông tin trên trang web;

2.1.3. Gửi thư điện tử, tin nhắn... đến người tham gia.

2.2. Giám đốc BHXH tỉnh có thể phân cấp cho BHXH huyện in mẫu C13-­TS từ cơ sở dữ liệu đã được quản lý tập trung tại BHXH tỉnh.

Trường hợp in mẫu C13-TS tại BHXH tỉnh thì sử dụng chữ ký của Giám đốc BHXH tỉnh được quét trong phần mềm theo quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH. Trường hợp phân cấp cho BHXH huyện thì quét chữ ký của Giám đốc BHXH huyện trong phần mềm để in trên mẫu C13-TS.

3. Về in tờ rời sổ BHXH

Từ năm 2014 không tổ chức in tờ rời sổ BHXH hàng năm mà chỉ in tờ rời sổ BHXH khi xác nhận quá trình tham gia BHXH khi người lao động ngừng việc (chốt sổ BHXH); điều chỉnh tăng, giảm thời gian đóng trên sổ BHXH; gộp sổ BHXH; cấp lại sổ BHXH hoặc theo yêu cầu của đơn vị sử dụng lao động.

Lưu ý: Khi in tờ rời xác nhận quá trình tham gia đối với các trường hợp đã in tờ rời hàng năm thì thời gian sẽ lấy từ tháng liền kề tiếp theo (Ví dụ: trường hợp đã in tờ rời hàng năm đến tháng 12/2013 thì in quá trình tham gia tiếp theo, từ tháng 01/2014).

4. Về phân cấp ký xác nhận trên bìa sổ, tờ rời sổ BHXH

Giám đốc, Phó Giám đốc BHXH huyện ký trực tiếp trên bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH. Việc phân công Phó Giám đốc ký thay Giám đốc do Giám đốc BHXH huyện quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định phân công.

5. Đối với trường hợp hồ sơ cấp sổ BHXH không xác định được ngày sinh hoặc tháng sinh thì chỉ ghi năm sinh.

Yêu cầu BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện nội dung Công văn này. Quá trình thực hiện nếu có vướng mắc thì báo cáo BHXH Việt Nam xem xét, giải quyết.