Công văn 4080/BHXH-TNQLHS của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh về việc nộp hồ sơ và nhận kết quả qua Bưu điện

Kính gửi: Các đơn vị tham gia BHXH trên địa bàn TP Hồ Chí Minh

Tính đến đầu tháng 12/2015, hầu hết các đơn vị tham gia BHXH - BHYT đã thực hiện nộp hồ sơ và trả kết quả qua Bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh. Cơ quan BHXH Thành phố cũng đã có những giải pháp để hạn chế thấp nhất tình trạng thất lạc và cũng có hướng giải quyết khi xảy ra mất mát hồ sơ do nguyên nhân khách quan.

Bảo hiểm xã hội Thành phố đã có Công văn số 3592/BHXH-TNQLHS ngày 14/11/2014 gửi đơn vị sử dụng lao động về việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả qua bưu điện. Trên cơ sở này, BHXH Thành phố tiếp tục lưu ý các đơn vị một số nội dung sau:

1- Khi nộp hồ sơ qua nhân viên bưu điện:

1.1- Đăng ký chính xác tên người nhận hồ sơ và địa chỉ nơi đơn vị đăng ký tham gia BHXH tại thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ nhận kết quả đơn vị ghi trong phiếu giao nhận hồ sơ hoặc có thể làm sẵn nhãn địa chỉ để trong bì thư để có địa chỉ chính xác khi cơ quan BHXH gửi kết quả về cho đơn vị. Nếu đơn vị không cung cấp sẽ lấy địa chỉ trước đây đơn vị đã đăng ký với cơ quan BHXH.

1.2- Bưu điện chỉ nhận hồ sơ và chuyển kết quả trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh, không nhận và gửi đi các tỉnh thành khác. Những đơn vị trước đây đăng ký tại Tp.Hồ Chí Minh nhưng nay đã chuyển địa bàn về nơi khác, đề nghị tham gia BHXH ở nơi đang hoạt động cho đúng với thực tế.

1.3- Nếu cùng lúc đơn vị nộp nhiều hồ sơ, mỗi một bộ hồ sơ phải ghi đủ 2 phiếu giao nhận hồ sơ giống nhau (như hình thức trước đây đã nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH): 01 phiếu đính kèm vào từng bộ hồ sơ, 01 Phiếu đơn vị lưu giữ cho tới khi tất cả hồ sơ của các Phiếu giao nhận này đã được hoàn trả kết quả. Đặc biệt lưu ý ghi đúng chính xác số lượng: sổ, tờ bìa, tờ rời, thẻ, mẫu C65/HD2 và các loại giấy tờ khác có liên quan (nếu có) trên Phiếu giao nhận hồ sơ và ký ghi rõ họ tên người nộp hồ sơ. Tất cả các loại hồ sơ đóng chung vào cùng một bì thư để tránh thất lạc và thuận lợi khi xử lý theo từng đơn vị (tuyệt đối không tách riêng mỗi hồ sơ một bì thư).

1.4- Trường hợp khi phiếu giao nhận hồ sơ đơn vị gửi ghi số lượng sổ, tờ bìa, tờ rời, thẻ BHYT, mẫu C65/HĐ2 và các loại giấy tờ khác có liên quan không đúng với thực tế, hồ sơ chưa đầy đủ thủ tục, các danh sách, chứng từ kèm theo tẩy xóa sửa chữa ...cơ quan BHXH sẽ trả lại kèm theo phiếu yêu cầu hướng dẫn bổ sung để đơn vị nộp hồ sơ cho lần tiếp theo và đơn vị phải gửi kèm phiếu hướng dẫn này khi nộp hồ sơ lần.

1.4- Bì thư hồ sơ gửi cho nhân viên Bưu điện phải được đóng gói kỹ càng cẩn thận, nếu có thể đóng dấu niêm phong. Nhân viên bưu điện sẽ cấp một vận đơn (hóa đơn) khi nhận hồ sơ của đơn vị. Đơn vị lưu giữ vận đơn và các Phiếu giao nhận hồ sơ của vận đơn đó để làm bằng chứng đối chiếu khi có tranh chấp, khi hồ sơ thất lạc.

1.5- Trên bì thư đơn vị ghi rõ ngày giờ chuyển hồ sơ cho nhân viên Bưu điện để làm căn cứ xác định khi hồ sơ tới cơ quan BHXH chậm trễ, hoặc yêu cầu nhân viên Bưu điện ghi rõ trong vận đơn.

1.6- Các đơn vị căn cứ số hiệu vận đơn do Bưu điện cấp khi nhận hồ sơ để tra cứu, định vị hồ sơ đã tới cơ quan BHXH hay chưa trên trang Web http://www.vnpost.vn, mục định vị bưu gửi.

2- Nhận kết quả:

2.1- Đơn vị nhận kết quả từ nhân viên Bưu điện các bì thư phải còn nguyên, không rách, vỡ. Nếu tình trạng này xảy ra, đơn vị lập biên bản yêu cầu nhân viên Bưu điện xác nhận tình trạng bì thư và bóc ngay bì thư kiểm đếm số lượng thực tế có xác nhận của nhân viên bưu điện và liên hệ ngay với cơ quan BHXH nếu số lượng có sai sót nhầm lẫn.

2.2- Khi đơn vị nhận được kết quả, lưu ý kiểm đếm số lượng sổ, tờ bìa, tờ rời, thẻ BHYT. Cách kiểm đếm số lượng tăng bao nhiêu người thì có bấy nhiêu thẻ; Tờ bìa, tờ rời sẽ bằng số lượng đơn vị đã giao cho cơ quan BHXH (theo phiếu giao nhận hồ sơ khi nộp) cộng với số lượng cơ quan BHXH đã kê trong biên bản bàn giao khi trả kết quả cho đơn vị.

2.3- Đơn vị phải kiểm đếm số lượng ngay ngày Bưu điện giao kết quả. Nếu thiếu phải liên hệ phản ánh trực tiếp ngay trong ngày cho Bộ phận trả kết quả. Nếu nhận kết quả lúc cuối ngày thì liên hệ ngay sáng hôm sau. Nếu sau ngày này đơn vị không phản ánh khiếu nại gì thì coi như đã đồng ý, nếu phát sinh khiếu nại sau ngày này thì tự chịu trách nhiệm nếu có thất thoát, sai sót.

2.4- Hồ sơ báo giảm hoặc điều chỉnh, không liên quan tới sổ thẻ (103c), không trả kết quả khi đã được xác nhận hồ sơ hợp lệ qua email của cơ quan BHXH đã thông báo về cho đơn vị.

2.5- Hiện nay cơ quan BHXH đã không tiếp nhận hồ sơ giấy đối với các loại hồ sơ thu BHXH - BHYT (điều chỉnh, tăng - giảm, gia hạn thẻ), đề nghị các đơn vị làm hồ sơ điện tử theo đúng tinh thần cải cách hành chính của Ngành BHXH.

2.6- Hồ sơ giải quyết nhanh (trả kết quả sớm hơn quy trình quy định) và hồ sơ có đóng phí khi cấp lại thẻ BHYT và hoàn trả lại sổ BHXH sau 01 năm người lao động không tới nhận, đơn vị và cá nhân phải nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

2.6- Số lượng trả hồ sơ trong ngày khá nhiều, nếu có nhầm lẫn sai sót do lỗi của cơ quan BHXH như: Ngoài bì thư ghi địa chỉ đơn vị này nhưng bên trong lại là hồ sơ của đơn vị khác. Xin đơn vị vui lòng chuyển lại cho cơ quan BHXH, chúng tôi chân thành cảm ơn và rất mong được sự hợp tác tốt của các đơn vị đang tham gia BHXH trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh.

Trân trọng./.