Công văn 3251/BHXH-TCKT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về sử dụng và thanh quyết toán kinh phí thực hiện giao dịch điện tử

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Để triển khai Kế hoạch số 991/KH-BHXH ngày 26/3/2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam tổ chức thực hiện Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg ngày 09/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ thí điểm về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Trung tâm Công nghệ thông tin lập dự toán và quyết toán kinh phí phục vụ cho giao dịch điện tử và giao nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính như sau:

I. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng

Văn bản này quy định việc lập dự toán, quản lý, sử dụng kinh phí thực hiện giao dịch điện tử giao cho BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đối với chi phí phần mềm, hạ tầng công nghệ thông tin, sửa chữa, bảo dưỡng, tập huấn trên phạm vi toàn ngành do Trung tâm Công nghệ thông tin xây dựng trình cấp có thẩm quyền và tổ chức thực hiện theo dự án đã được phê duyệt. Các chi phí giao dịch điện tử được bố trí từ nguồn vốn xây dựng cơ bản thực hiện theo quy định về quản lý dự án ứng dụng công nghệ thông tin từ nguồn ngân sách nhà nước cấp.

2. Đối tượng áp dụng

a) BHXH Việt Nam;

b) BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là BHXH tỉnh);

c) BHXH các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện).

d) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.

II. Nội dung chi và mức chi

1. Chi công tác triển khai thực hiện giao dịch điện tử, bao gồm:

1.1. Chi tạo lập, duy trì, phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin

Thực hiện theo Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin và Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

1.2. Chi tổ chức hội nghị, tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng, hội thảo, tọa đàm

- Chi tổ chức các cuộc họp, các phiên họp định kỳ, đột xuất, họp triển khai; hội nghị thực hiện giao dịch điện tử cho cán bộ công chức viên chức ngành BHXH; chi hỗ trợ tập huấn cho các đối tượng tham gia giao dịch điện tử (gồm các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật) tại các đơn vị; chi hội nghị sơ kết, tổng kết định kỳ công tác triển khai thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử về BHXH, BHYT, BHTN thực hiện theo quy định tại Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/7/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập;

- Chi tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao năng lực, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ thực hiện giao dịch điện tử thực hiện theo Thông tư số 139/2010/TT-BTC ngày 21/9/2010 của Bộ Tài chính quy định việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức;

- Chi tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm thực hiện theo Thông tư liên tịch số 44/2007/TTLT-BTC-BKHCN ngày 07/5/2007 của Bộ Tài chính, Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn định mức xây dựng và phân bổ dự toán kinh phí đối với các đề tài, dự án khoa học và công nghệ có sử dụng ngân sách nhà nước.

1.3. Chi hỗ trợ cho cán bộ đi đến các đơn vị sử dụng lao động cài đặt, hướng dẫn thực hiện giao dịch điện tử.

Cán bộ đi đến các đơn vị sử dụng lao động để cài đặt, hướng dẫn thực hiện giao dịch điện tử, được hỗ trợ 50.000 đồng/người/ngày nhưng tối đa không quá 01 tháng lương tối thiểu chung/người/tháng.

Hồ sơ thanh quyết toán là văn bản hoặc kế hoạch được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt, danh sách cán bộ tham gia hướng dẫn triển khai giao dịch điện tử tại đơn vị, bảng chấm công những ngày đi cơ sở có xác nhận của đơn vị sử dụng lao động.

2. Chi giao nhận hồ sơ tại đơn vị sử dụng lao động trong thời gian chưa thực hiện giao dịch điện tử

a) Phí dịch vụ bưu chính để chuyển tài liệu theo quy định: Thực hiện thanh toán theo hợp đồng giữa cơ quan BHXH và nhà cung cấp đảm bảo tuân thủ theo quy định về hóa đơn, chứng từ và quy định về đấu thầu, mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ.

b) Chi hỗ trợ chi phí xăng xe cho công chức, viên chức đi đến đơn vị sử dụng lao động để nhận hồ sơ bằng phương tiện cá nhân được hỗ trợ 50.000 đồng/ngày nhưng tối đa không quá 01 tháng lương tối thiểu chung/người/tháng.

Hồ sơ thanh toán là giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê kèm theo phiếu giao nhận hồ sơ có chữ ký của đại diện đơn vị sử dụng lao động.

3. Chi các hoạt động chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra với các cơ quan liên quan trong công tác thực hiện giao dịch điện tử tại các đơn vị trực thuộc thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 15 Quy chế chi tiêu nội bộ ban hành kèm theo Quyết định số 1288/QĐ-BHXH ngày 26/9/2012 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam áp dụng với các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.

4. Chi bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ thiết bị công nghệ thông tin

5. Chi duy trì các dịch vụ mạng: Dịch vụ thuê đường truyền kết nối mạng; Duy trì tên miền, địa chỉ IP; Thu thập, lưu trữ và truyền tải thông tin; các dịch vụ trực tuyến khác; Chi dịch vụ khác.

Các nội dung tại Khoản 4 và Khoản 5 Thực hiện thanh toán theo hợp đồng giữa các đơn vị và nhà cung cấp, bảo đảm tuân thủ quy định hóa đơn chứng từ và quy định về đấu thầu, mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ nói chung, tài sản, hàng hóa, dịch vụ thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin nói riêng.

6. Các khoản chi khác (nếu có) thực hiện theo quy định của BHXH Việt Nam và các văn bản hiện hành của Nhà nước.

III. Lập dự toán kinh phí thực hiện giao dịch điện tử

1. Tại BHXH các tỉnh, thành phố

Hàng năm, BHXH các tỉnh, thành phố căn cứ vào các nội dung chi giao dịch điện tử thực hiện tại đơn vị và mức chi hướng dẫn tại Công văn này để xây dựng dự toán kinh phí thực hiện; tổng hợp vào dự toán chi quản lý bộ máy của đơn vị và gửi BHXH Việt Nam theo đúng quy định.

2. Tại BHXH Việt Nam

a) Trung tâm Công nghệ thông tin xây dựng dự toán kinh phí phục vụ giao dịch điện tử trong Kế hoạch ứng dụng Công nghệ thông tin toàn ngành trình Lãnh đạo Ngành phê duyệt.

b) Ban Tài chính Kế toán tổng hợp dự toán kinh phí thực hiện giao dịch điện tử của toàn Ngành do Trung tâm Công nghệ thông tin xây dựng vào dự toán chi quản lý bộ máy toàn Ngành.

IV. Quyết toán kinh phí thực hiện giao dịch điện tử

1. Nguồn kinh phí bảo đảm cho thực hiện giao dịch điện tử được BHXH Việt Nam giao trong dự toán chi quản lý bộ máy hàng năm. Căn cứ dự toán kinh phí phục vụ giao dịch điện tử được giao, Thủ trưởng các đơn vị thực hiện phân bổ kinh phí cho các đơn vị trực thuộc.

2. Việc quản lý và sử dụng nguồn kinh phí đảm bảo thực hiện giao dịch điện tử phải đúng mục đích, đúng chế độ, dựa trên nhu cầu thực tế; đảm bảo tính hiệu quả, khả thi khi thực hiện triển khai. Hạch toán, quyết toán kinh phí đúng chế độ, đầy đủ, kịp thời; thực hiện công khai theo các quy định hiện hành.

Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu tại văn bản này được sửa đổi, bổ sung, thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật mới thì áp dụng theo các văn bản mới đó.

3. Kinh phí thực hiện giao dịch điện tử cuối năm không chi hết các đơn vị phải chuyển nguồn sang năm sau để tiếp tục thực hiện. Trường hợp chi thiếu, đơn vị phải báo cáo về BHXH Việt Nam để xem xét giải quyết.

4. Các nội dung chi thực hiện giao dịch điện tử được tổng hợp vào các Mục, Tiểu mục tương ứng quy định tại Mục lục chi quản lý bộ máy của BHXH Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 1288/QĐ-BHXH ngày 26/9/2012 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ áp dụng với các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị báo cáo kịp thời về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để xem xét, giải quyết./.