Công văn 3090/BHXH-PT-CST của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội về việc hướng dẫn giải quyết vướng mắc trong thực hiện nghiệp vụ thu, cấp sổ, thẻ

Trong quá trình thực hiện công tác thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT hiện tại còn một số vướng mắc. Căn cứ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và của cơ quan có thẩm quyền, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội hướng dẫn bổ sung một số nội dung về công tác thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp thẻ BHYT để thực hiện thống nhất trên toàn Thành phố như sau:

I. Điều chỉnh sổ BHXH

1. Xác nhận điều chỉnh sổ để nộp hồ sơ thất nghiệp

- Mẫu Giấy xác nhận điều chỉnh sổ (mẫu 01/BHXH-TCTN) dùng trong trường hợp đơn vị đề nghị chốt sổ BHXH để giải quyết thất nghiệp, nhưng trong sổ BHXH cần điều chỉnh 1 số thông tin: về nhân thân; thời gian công tác, mức lương đóng BHXH; chức danh…

- Thực hiện tại Bộ phận một cửa:

+ Tiếp nhận sổ BHXH để chuyển bộ phận nghiệp vụ điều chỉnh và chốt sổ theo quy định.

+ In Mẫu xác nhận số 01/BHXH-TCTN từ phần mềm 1 cửa, ký đóng dấu lãnh đạo quận, huyện hoặc Phòng TNQLHS, chuyển đơn vị.

- Thời hạn giải quyết điều chỉnh sổ tối đa 5 ngày.

2. Thủ tục điều chỉnh sổ BHXH:

2.1 Các trường hợp được điều chỉnh sổ BHXH

- Thay đổi về nhân thân

- Thay đổi chức danh

- Thay đổi về thời gian và mức đóng BHXH.

- Khác: Dân tộc, CMND… (điều chỉnh CMND chỉ thực hiện đối với trường hợp sai so với CMND tại thời điểm cấp sổ, không thực hiện do đổi CMND).

2.1. Thực hiện điều chỉnh sổ:

Thực hiện theo điểm 2 mục I phần B QĐ 1947/BHXH-QĐ ngày 29/12/2011 của Giám đốc BHXH TP Hà Nội.

2.2. Trường hợp sổ đã chốt (đã in tờ rời) nay đề nghị điều chỉnh:

- Trong nội tỉnh:

BHXH QH quản lý đơn vị nơi NLĐ đã làm việc (đơn vị cũ) kiểm tra, thực hiện.

- Ngoại tỉnh đề nghị:

+ Phòng thu thực hiện điều chỉnh với các trường hợp đề nghị điều chỉnh mức lương, thời gian đóng BHXH.

+ Trường hợp không đủ căn cứ giải quyết, Phòng Thu chuyển BHXH QH quản lý đơn vị nơi NLĐ đã làm việc (đơn vị cũ) để kiểm tra, thực hiện; sau đó nhận lại để trình ký BGĐ TP ký.

3. Tiếp nhận điều chỉnh sổ BHXH để giải quyết hưu:

3.1. BHXH TP tiếp nhận trực tiếp:

- Phòng TNQLHS tiếp nhận hồ sơ và sổ BHXH chuyển Phòng Chế độ BHXH.

- Phòng Chế độ BHXH chuyển sổ đến phòng nghiệp vụ (Thu, Cấp sổ thẻ) để điều chỉnh sổ theo quy định, sau đó nhận lại sổ để tiếp tục giải quyết hưu trí.

3.2. BHXH QH tiếp nhận:

- Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ đề nghị điều chỉnh đồng thời với giải quyết hưu: Bộ phận tiếp nhận 1 cửa QH tiếp nhận hồ sơ và sổ BHXH, chuyển Phòng Chế độ BHXH, sau đó phòng Chế độ BHXH thực hiện như trường hợp tiếp nhận tại TP.

- Trường hợp đơn vị đề nghị điều chỉnh sổ trước (không đồng thời với đề nghị giải quyết hưu): BHXH QH tiếp nhận chuyển về phòng Thu hoặc phòng Sổ thẻ để điều chỉnh và nhận lại sổ đã điều chỉnh trả đơn vị. Khi đơn vị nộp hồ sơ giải quyết hưu, Bộ phận tiếp nhận 1 cửa QH chuyển hồ sơ, sổ BHXH đến Phòng Chế độ BHXH để giải quyết hưu trí.

4. Điều chỉnh sổ BHXH (chức danh nghề, mức đóng, thời gian đóng BHXH) sau khi đã chốt sổ để giải quyết hưu:

Thực hiện theo mục 5 công văn số 1696/BHXH-PT ngày 17/5/2012 của BHXH TP Hà Nội.

4.1. Trường hợp không phải truy thu: Phòng Chế độ BHXH giải quyết ngay

4.2. Trường hợp phải truy thu thực hiện theo các bước sau:

+ Bộ phận 1 cửa BHXH QH, Phòng TNQLHS chuyển hồ sơ đề nghị điều chỉnh đến Phòng Chế độ BHXH.

+ Phòng Chế độ BHXH chuyển công văn, sổ BHXH đến Phòng Thu

+ Phòng Thu trình BGĐ duyệt các nội dung: truy thu, in lại tờ rời, điều chỉnh lương hưu.

+ Bộ phận sổ thẻ QH, Phòng CST hủy chốt sổ hưu (HT) trong phần mềm.

+ BHXH QH, Phòng Thu thực hiện truy thu, điều chỉnh bổ sung dữ liệu.

+ Bộ phận sổ thẻ QH, Phòng CST in bổ sung tờ rời phần điều chỉnh theo phương án (HT).

+ Phòng Chế độ BHXH thực hiện điều chỉnh hồ sơ hưu, lương hưu theo quy định.

+ Phòng TNQLHS lưu bổ sung hồ sơ.

Lưu ý: BHXH QH tiếp nhận hồ sơ đề nghị điều chỉnh của đơn vị, thực hiện theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp. Thời điểm hưởng lương hưu của NLĐ được tính từ thời điểm đơn vị nộp hồ sơ lần đầu để giải quyết.

II. Chốt sổ BHXH

1. Nguyên tắc chốt sổ:

1.1. Hồ sơ đề nghị chốt sổ BHXH phải gồm có:

+ QĐ chấm dứt HĐLĐ; HĐLĐ hết hiệu lực; QĐ nghỉ hưởng chế độ, di chuyển, xác nhận của NSDLĐ về việc NLĐ đơn phương CDHĐ đúng quy định của pháp luật…

+ Biểu D01b-TS

+ Biểu D02-TS báo giảm người lao động

+ Sổ BHXH.

+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng.

Lưu ý: Không giải quyết lại đối với các trường hợp đã chốt sổ BHXH, nhưng đơn vị và người lao động đề nghị chốt lại để hợp thức hồ sơ.

1.2. Trường hợp nghỉ việc đã lâu, nay mới đề nghị chốt sổ BHXH:

+ Đối với đơn vị đang hoạt động: Cung cấp đủ hồ sơ đề nghị chốt sổ như trên.

+ Đối với đơn vị đã giải thể, phá sản, dừng hoạt động, chuyển tỉnh khác: Hồ sơ đề nghị chốt sổ như trên.

Trường hợp không cung cấp được Hồ sơ đề nghị chốt sổ, phải cung cấp: QĐ phá sản, giải thể; Thông báo cho phép ngừng hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc di chuyển tỉnh khác của đơn vị; Biên bản xác minh của phòng Thu hoặc BHXH QH về việc đơn vị ngừng hoạt động, ngừng giao dịch…

1.3. Trường hợp cá nhân đề nghị chốt sổ BHXH (chỉ thực hiện đối với NLĐ trong các đơn vị đã giải thể, phá sản, ngừng hoạt động)

- Hồ sơ gồm:

+ Biểu D01-TS;

+ Sổ BHXH;

- Quy trình thực hiện:

+ Hàng tháng, phòng Thu (bộ phận thu) cập nhật Danh sách các đơn vị vị đã giải thể, phá sản, ngừng hoạt động (đã có Biên bản của BHXH QH, Phòng Thu về việc ngừng hoạt động, ngừng giao dịch của đơn vị hoặc các hồ sơ giấy tờ như điểm 1.3 mục II nêu trên) cho phòng (bộ phận) 1 cửa.

+ Khi NLĐ đến nộp hồ sơ, bộ phận 1 cửa kiểm tra Danh sách và hướng dẫn NLĐ ghi rõ đề nghị trong đơn. Sau đó, tiếp nhận hồ sơ để chuyển các bộ phận nghiệp vụ giải quyết.

Lưu ý: Trường hợp đơn vị giải thể, phá sản nhưng còn nợ tiền, thực hiện điều chỉnh giảm lao động đến thời điểm đơn vị đóng đủ (theo kết quả đóng của đơn vị) để giải quyết chốt sổ cho NLĐ.

2. Chốt sổ BHXH có điều chỉnh:

Khi tiếp nhận chốt sổ BHXH nếu có điều chỉnh phải kèm theo cả hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh và hồ sơ báo giảm theo quy định.

3. Chốt sổ đi ngoại tỉnh:

Trường hợp chốt sổ xanh cũ để di chuyển ngoại tỉnh, chưa phát sinh tờ rời, phải trình Lãnh đạo BHXH Thành phố ký. Nếu đã phát sinh tờ rời, cần lưu ý phải chốt bảo lưu (4 dòng).

Trường hợp ngoại tỉnh chuyển về: nếu cần bổ sung vẫn tiếp nhận sổ BHXH, sau đó có văn bản (kèm sổ BHXH) gửi qua Bưu điện để yêu cầu cơ quan BHXH nơi cũ xác nhận.

Trường hợp NLĐ đã thôi việc trước tháng 01/2012 nhưng sau 01/01/2012 mới chốt sổ, Giám đốc BHXH QH ký chốt theo phân cấp tại QDD/2011. Nếu tỉnh khác trả lại thì tiếp nhận giải quyết lại tránh để NLĐ và đơn vị đi lại gây phiền hà.

III. Thẻ BHYT

1. Thu hồi thẻ BHYT sau khi cả đơn vị đã chuyển QH:

Trường hợp người lao động đã giảm tại nơi cũ, không thu hồi được thẻ, đã truy thu đến hết giá trị thẻ; sau khi chuyển về QH mới đơn vị mới thu hồi được thẻ: BHXH nơi mới thực hiện thoái thu BHYT như sau:

- Yêu cầu đơn vị gửi văn bản mẫu D01b-TS nêu rõ lý do đề nghị thoái thu BHYT; thẻ BHYT để thu hồi; ký duyệt lãnh đạo BHXH QH.

- Thực hiện báo tăng lại NLĐ để thoái thu BHYT.

Lưu ý: Trường hợp không còn tên NLĐ trong DS, hướng dẫn đơn vị cung cấp đủ thông tin về nhân thân, số sổ BHXH của NLĐ trả thẻ BHYT trong nội dung văn bản theo mẫu D01b-TS để làm thủ tục thoái thu.

2. Kiểm tra thẻ do giám định viên đề nghị:

Trong trường hợp giám định viên phát hiện sai mã quyền lợi, mã đối tượng. 2.1-Quy trình thực hiện như sau:

- GĐV photo thẻ BHYT, viết phiếu yêu cầu xác minh, chuyển về Phòng GĐ 1,2.

- Phòng GĐ 1, 2 chuyển yêu cầu đến Phòng CST

- Phòng CST kiểm tra và xác nhận lại quyền lợi, mã đối tượng đúng. Trường hợp do BHXH QH phát hành thẻ đề nghị BHXH QH (nơi cấp thẻ BHYT) thực hiện.

- Chuyển kết quả cho Phòng GĐ 1,2.

2.2- Thời hạn giải quyết:

- 05 ngày (đối với trường hợp do BHXH TP phát hành thẻ);

- 07 ngày (đối với trường hợp do BHXH QH phát hành thẻ).

- Trường hợp phát sinh chi phí KCB đã thanh toán do thẻ phát hành sai, Phòng GĐ lập Tờ trình xin ý kiến BGĐ để xử lý theo trách nhiệm cụ thể.

3. Việc thu tiền và cấp thẻ BHYT học sinh sinh viên (HSSV):

3.1. Việc thu tiền:

- Trường hợp thu tiền chẵn: Trên phiếu thu, danh sách, các biểu tổng hợp báo cáo và Biên bản giao nhận thẻ vẫn phải ghi số tiền đúng theo kết quả tính toán, không tự làm tròn số đối với từng cá nhân.

- Trường hợp thu tiền muộn:

Theo quy định các trường thu tiền trong tháng 9, 10, 11 để cấp thẻ có giá trị sử dụng (GTSD) từ tháng 10, 11, 12.

Trường hợp thẻ cũ hết hạn, nhưng trường thu tiền muộn sau thời hạn quy định (trong tháng thẻ bắt đầu có giá trị kế tiếp): Nhà trường phải nộp tiền vào tài khoản của cơ quan BHXH, đồng thời có công văn đề nghị cấp thẻ có GTSD từ ngày 01 của tháng, nêu rõ lý do thu tiền muộn. BHXH QH chỉ in thẻ khi công văn của trường được lãnh đạo BHXH QH phê duyệt.

3.2. Giá trị sử dụng thẻ BHYT:

- Các trường hợp được cấp thẻ BHYT có GTSD thẻ nhiều hơn 12 tháng:

+ Cấp thẻ theo đợt đối với các trường tuyển sinh không theo năm học mà theo khóa học, theo đợt.

+ Cấp thẻ HSSV theo đợt của trường

+ Cấp thẻ có GTSD 13 tháng cho HSSV để thẻ hết hạn sử dụng cùng với toàn bộ HSSV của trường (trong một vài trường hợp đặc biệt).

Trường hợp cá biệt không thuộc các trường hợp trên phải được BHXH TP phê duyệt mới được phát hành thẻ.

- Thủ tục hồ sơ:

Phải có công văn đề nghị của trường nêu rõ lý do, đặc thù tuyển sinh, … để đề nghị cấp thẻ có GTSD hơn 12 tháng. Chỉ in thẻ khi công văn của trường được lãnh đạo BHXH QH hoặc BHXH Thành phố phê duyệt.

3.3. Biên bản giao nhận thẻ:

Trong khi chờ phần mềm hiệu chỉnh mẫu Biên bản giao nhận thẻ, BHXH QH tạm thời dùng mẫu Biên bản cũ, có ký đóng dấu của lãnh đạo BHXH QH và Hiệu trưởng (Thủ trưởng đơn vị) các trường để làm cơ sở đề nghị cấp kinh phí NSNN hỗ trợ HSSV.

3.4. Khi Nhà nước có thay đổi tiền lương tối thiểu chung: BHXH QH và Phòng Thu tính bổ sung phần kinh phí chênh lệch do tăng lương tối thiểu để đề nghị ngân sách cấp bổ sung. Không thu bổ sung phần thuộc trách nhiệm đóng của đối tượng tham gia.

3.5. Trường hợp đã cấp thẻ theo đối tượng HSSV, sau đó mới trình thẻ được cấp theo đối tượng khác: (Nghèo, thân nhân CA, …):

- Trường có văn bản đề nghị thoái thu theo đối tượng HSSV (kèm thẻ BHYT Foto).

- Lưu ý: Chỉ thoái thu đến hết năm tài chính đối với đối tượng có thẻ Nghèo, hoặc đến khi HSSV đủ 18 tuổi đối với đối tượng là thân nhân Công an, Quân đội, Cơ yếu.

4. Cấp thẻ cho NLĐ tăng mới sau khi đơn vị đã đề nghị cấp thẻ năm sau:

- Các trường hợp lao động tăng mới trong tháng 10, 11, 12 vẫn cấp thẻ đến hết năm theo hạn chung của toàn đơn vị.

- BHXH QH hướng dẫn đơn vị làm đề nghị cấp thẻ bổ sung cho số LĐ tăng mới cho năm tiếp theo (2013).

5. Cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi:

Thực hiện in thẻ có giá trị sử dụng từ ngày cấp đến khi đủ 72 tháng tuổi theo quy định.

6. Cấp thẻ BHYT cho người hiến bộ phận cơ thể:

6.1- Thủ tục hồ sơ:

- 02 bản Danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT (mẫu D03-TS);

- Bản sao Giấy xác nhận hiến bộ phận cơ thể;

6.2- Trình tự giải quyết

- Trách nhiệm của người hiến bộ phận cơ thể:

Nộp bản sao Giấy xác nhận hiến bộ phận cơ thể cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc BHXH quận, huyện nơi cư trú.

- Trách nhiệm của đơn vị quản lý người hiến bộ phận cơ thể:

Lập Danh sách và chuyển hồ sơ đến cơ quan BHXH nơi đang quản lý đơn vị.

6.3- Phân cấp in thẻ cho người hiến bộ phận cơ thể

Tất cả các trường hợp cấp mới hoặc đổi thẻ cho người hiến bộ phận cơ thể đều thực hiện tại Bảo hiểm xã hội Thành phố. BHXH quận, huyện tiếp nhận hồ sơ và chuyển về BHXH Thành phố (phòng Cấp sổ, thẻ) để giải quyết theo thời hạn quy định.

IV. Cấp sổ BHXH

1. Trường hợp NLĐ di chuyển đơn vị:

BHXH nơi đang quản lý thực hiện cấp sổ BHXH cho NLĐ trước khi di chuyển. Trường hợp cá biệt có phát sinh NLĐ nghỉ việc trước và đã chuyển đơn vị mới vẫn chưa được cấp sổ BHXH:

- Khi sang đơn vị mới, NLĐ lập tờ khai mẫu A01-TS, trong đó có kê khai thời gian tại đơn vị cũ.

- Cơ quan BHXH nơi chuyển đến có yêu cầu để BHXH nơi đi cấp Giấy xác nhận thời gian tham gia BHXH tại đơn vị cũ của NLĐ, ghi chú rõ chưa cấp sổ BHXH, chưa giải quyết chế độ để chuyển BHXH nơi chuyển đến thực hiện cấp sổ.

2. Các trường hợp đề nghị BHXH TP điều chỉnh sổ, cấp lại sổ:

Đối với trường hợp BHXH quận, huyện đã thẩm định tờ khai cấp sổ ban đầu, nay đề nghị điều chỉnh thời gian, mức đóng liên quan đến quá trình công tác đã thẩm định, BHXH QH phải có ý kiến bằng văn bản về việc đã kiểm tra và đề xuất ý kiến trước khi chuyển về BHXH Thành phố giải quyết.

3. Hiệu chỉnh số sổ BHXH được bảo lưu:

Hàng quý, trong kỳ giao ban công tác thu, sổ thẻ, phòng Cấp sổ có trách nhiệm tổng hợp và thông báo tới BHXH QH những trường hợp đã được dồn, hủy sổ BHXH, BHXH QH phải thực hiện hiệu chỉnh lại số sổ đúng (được bảo lưu) trong phần mềm.

V. Một số vấn đề khác

1. Hồ sơ chưa giải quyết được

Khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận 1 cửa có trách nhiệm kiểm tra kết quả đóng và các thủ tục hồ sơ do đơn vị có trách nhiệm thực hiện. Trường hợp không đủ điều kiện phải hướng dẫn đơn vị hoàn thiện.

Trường hợp cá biệt đã chuyển lên bộ phận nghiệp vụ, cán bộ thụ lý hồ sơ đầu tiên có trách nhiệm viết phiếu yêu cầu bổ sung hoặc trả lại hồ sơ trình lãnh đạo (lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo BHXH QH) ký trước khi chuyển lại bộ phận 1 cửa trả cho đơn vị.

2. Thu BHXH tự nguyện:

Trường hợp cá nhân đã đủ tuổi nghỉ hưu, nếu đã đóng BHXH đủ 15 năm trở lên: thuộc đối tượng tham gia BHXH TN

Trường hợp cá nhân chưa đủ tuổi nghỉ hưu: không bắt buộc điều kiện về số năm đóng BHXH.

3. Các trường hợp thuộc đối tượng tham gia BHXH BB:

- Người lao động đã hết tuổi lao động nếu tiếp tục ký kết HĐLĐ, có hưởng lương, và không hưởng trợ cấp BHXH;

- NLĐ đã hết tuổi lao động vẫn đang thực hiện HĐLĐ còn thời hạn.

4. Biểu mẫu thu đối tượng chỉ tham gia BHYT (D03-TS):

Đối với các đối tượng tham gia BHYT có khoản thu thuộc trách nhiệm đống của đối tượng (HSSV, cận nghèo, tự nguyện nhân dân…), do yêu cầu về quản lý và xác nhận đã thu tiền BHYT, cần bổ sung ký xác nhận của Kế toán vào biểu.

5. Đối với các đơn vị di chuyển khỏi địa bàn:

5.1- Trường hợp đơn vị đề nghị di chuyển:

Khi đơn vị có thông báo về việc chuyển QH, BHXH QH nơi cũ phải có văn bản hướng dẫn đơn vị thực hiện các nội dung theo quy định: nộp tiền BHXH, BHYT, thu hồi thẻ, chốt sổ,… và lập Biên bản chuyển QH.

5.2- Trường hợp đơn vị đóng trụ sở tại địa bàn khác:

BHXH quận, huyện rà soát và gửi thông báo đến đơn vị về việc đề nghị chuyển về tham gia tại BHXH quận, huyện nơi đơn vị đóng trụ sở theo quy định. Nội dung thông báo tương tự như đối với trường hợp tại điểm 5.1 trên.

Trên đây là hướng dẫn bổ sung một số vấn đề vướng mắc trong công tác thu và cấp thẻ BHYT. Đề nghị BHXH các quận, huyện, thị xã nghiêm túc thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, kịp thời phản ánh về BHXH Thành phố (phòng Thu) để thống nhất giải quyết./.