Tiêu chuẩn TCVN 9108-3:2011 Yêu cầu chức năng với hồ sơ điện tử trong kinh doanh

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 9108-3:2011

ISO 16175-3:2010

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system

Lời nói đầu

TCVN 9108-3:2011 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-3:2010

TCVN 9108-3:2011 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và Tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:

- TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

- TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Bộ ISO 16175 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments còn có các tiêu chuẩn sau:

- ISO/TR 16175-2: Guidelines and functional requirements for records management systems

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system

1. Tổng quan

Các tổ chức xây dựng hệ thống kinh doanh để tự động hóa các giao dịch và hoạt động kinh doanh. Kết quả là, các thông tin số được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh ngày càng được sử dụng để làm bằng chứng duy nhất hoặc bản ghi lại quá trình kinh doanh, mặc dù hệ thống không được thiết kế cho mục đích này. Nếu không có bằng chứng về các hoạt động này, các tổ chức sẽ gặp rủi ro và khó có thể đáp ứng các yêu cầu về mặt pháp lý, trách nhiệm, kinh doanh và sự mong đợi của cộng đồng.

Do bản chất động và vận hành được của hệ thống kinh doanh, việc nắm bắt các hồ sơ cố định và quản lý liên tục đối với tính xác thực, khả năng sử dụng, độ tin cậy và tính toàn vẹn của hồ sơ là một thách thức. Do đó, các tổ chức phải đối mặt với một số rủi ro chính như quản lý yếu kém, chi phí không cần thiết và kém hiệu quả.

Khi các tổ chức như thế này có thể sử dụng một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS),1 hệ thống này có thể không cần nắm giữ tất cả các hồ sơ của tổ chức. Tiêu chuẩn này được biên soạn để giải quyết các lỗ hổng trong quản lý hồ sơ gây ra bởi việc sử dụng ngày càng tăng các hệ thống kinh doanh.

Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn về việc xác định và giải quyết các nhu cầu về các hồ sơ, và một bộ các yêu cầu chung về chức năng quản lý hồ sơ trong phần mềm hệ thống kinh doanh. Tài liệu nhằm mục đích:

● giúp các tổ chức hiểu được các yêu cầu quản lý hồ sơ số;

● trợ giúp các tổ chức cải thiện cách quản lý hồ sơ số;

● giảm các công việc trùng lặp và chi phí liên quan khi xác định mức tối thiểu của chức năng hồ sơ trong hệ thống kinh doanh; và

● thiết lập tiêu chuẩn cao hơn về yêu cầu quản lý hồ sơ cho các nhà cung cấp phần mềm.

Tiêu chuẩn không quy định một phương pháp thực hiện cụ thể. Mục đích của những yêu cầu kỹ thuật này có thể được thực hiện thông qua sự giao diện hoặc tích hợp các hệ thống kinh doanh với một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử hoặc bằng cách xây dựng các chức năng gắn vào hệ thống kinh doanh.

1.1. Phạm vi và mục đích

Tiêu chuẩn này sẽ giúp các tổ chức đảm bảo bằng chứng (hồ sơ) của hoạt động kinh doanh được giao dịch thông qua hệ thống kinh doanh được quản lý và nhận dạng một cách thích hợp. Cụ thể, tài liệu sẽ giúp các tổ chức để:

● hiểu các yêu cầu và quy trình để quản lý và nhận dạng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh;

● phát triển các yêu cầu chức năng cho hồ sơ phải được đưa vào quy định thiết kế khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm cho hệ thống kinh doanh;

● đánh giá khả năng quản lý hồ sơ của các phần mềm thương mại hoặc tùy biến của hệ thống kinh doanh; và

● xem xét chức năng các hồ sơ hoặc đánh giá sự thích ứng của hệ thống kinh doanh hiện có.

Tiêu chuẩn không cung cấp một yêu cầu kỹ thuật hoàn chỉnh mà là vạch ra một số yêu cầu quản lý hồ sơ chủ chốt, với mức khuyến cáo đề xuất, có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu cho sự phát triển lâu dài. Như đã được nêu trong tiêu chuẩn, các tổ chức vẫn sẽ cần phải đánh giá, sửa đổi và lựa chọn các yêu cầu của mình dựa trên sự ràng buộc, môi trường pháp lý, kỹ thuật và kinh doanh.

Mô đun này chỉ chú tâm vào các yêu cầu quản lý hồ sơ và không bao gồm quản lý hệ thống nói chung. Các yêu cầu về thiết kế như tiện ích, báo cáo, tìm kiếm, thực thi và quản trị hệ thống là vượt quá phạm vi của tài liệu này. Ngoài ra , môđun cũng đề cập đến kiến thức ở mức độ nhất định về phát triển các yêu cầu kỹ thuật thiết kế, mua bán và quy trình đánh giá, tuy nhiên những vấn đề này không đi vào chi tiết.

Các yêu cầu bảo quản lâu dài các hồ sơ số không được đề cập cụ thể trong tài liệu này. Tuy nhiên, tiêu chuẩn có đề cập đến các yêu cầu xuất thông tin có hỗ trợ bảo quản bằng cách cho phép xuất hồ sơ vào một hệ thống có khả năng bảo quản lâu dài, hoặc cho phép di chuyển các hồ sơ hiện thời vào các hệ thống mới.

Dù hướng dẫn trình bày trong môđun này được áp dụng cho quản lý hồ sơ trong môi trường phần mềm tích hợp cao, dựa trên kiến trúc theo hướng dịch vụ, nhưng các kịch bản như vậy không được đề cập rõ ràng. Quy trình và nguyên tắc tương tự sẽ được áp dụng trong các môi trường như vậy, nhưng cần phân tích thêm để xác định quy trình và dữ liệu nào, qua nhiều hệ thống, bằng chứng hoặc hồ sơ được yêu cầu của bất kỳ giao dịch cụ thể.

Sử dụng thuật ngữ 'hệ thống' trong tài liệu này là để chỉ một hệ thống máy tính hoặc công nghệ thông tin. Điều này trái ngược với quản lý hồ sơ theo cách hiểu về thuật ngữ bao gồm khía cạnh rộng hơn về con người, chính sách, thủ tục và thực tiễn trong quản lý hồ sơ. Các tổ chức sẽ cần phải xem xét những khía cạnh rộng hơn, và để đảm bảo các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý hồ sơ cơ bản như là quyền xử lý,2 phân loại bảo mật thông tin và việc mở hồ sơ theo thứ tự, để đảm bảo rằng các hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh có thể được quản lý một cách thích hợp.

1.2. Đối tượng

Đối tượng đầu tiên của tài liệu này là cán bộ chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ thống kinh doanh trong các tổ chức, chẳng hạn như các nhà phân tích kinh doanh và các nhóm giám sát quyết định đầu tư hoặc mua bán công nghệ viễn thông và thông tin.

Đối tượng cũng bao gồm các chuyên gia tư vấn hoặc trợ giúp trong các quá trình tạo lập hồ sơ và các nhà cung cấp và phát triển phần mềm những người muốn hợp nhất các hồ sơ chức năng trong sản phẩm của họ.

Với đối tượng như vậy của tài liệu này, việc sử dụng thuật ngữ quản lý hồ sơ chuyên sâu được hạn chế ở mức tối thiểu. Khi cần thiết phải sử dụng các thuật ngữ như vậy, thì có thể tìm các định nghĩa trong Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A. Một số định nghĩa quan trọng cũng được cung cấp tại điều 1.4: Các định nghĩa quan trọng.

1.3. Các tiêu chuẩn liên quan

Dưới tiêu đề Lĩnh vực ưu tiên tự động hóa và Hồ sơ điện tử của mình, Hội đồng quốc tế về lưu trữ đã phát triển một bộ hướng dẫn và yêu cầu chức năng là một phần của Dự án về Nguyên tắc và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng số hóa:

Môđun 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

Môđun 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng số hóa; và

Môđun 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Tài liệu này môđun 3 của dự án mở rộng. Được phát triển với sự hỗ trợ của Sáng kiến lưu trữ hồ sơ số của Úc.

Mặc dù mô đun này có thể sử dụng như một nguồn tài liệu độc lập, nhưng để hiểu rộng hơn về bối cảnh và nguyên tắc đã trình bày, người đọc cũng nên tham khảo thêm Môđun 1.

Các yêu cầu chức năng xác định trong Phần 2 được dựa trên các yêu cầu tối thiểu đối với các chức năng hồ sơ như được định nghĩa trong TCVN 7420 (ISO 15489) về Quản lý hồ sơ.

Việc tham khảo tiêu chuẩn siêu dữ liệu cho các yêu cầu này là ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part 1 - Principles (Thông tin và Tư liệu - Quy trình quản lý bản ghi - Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 1 - Nguyên tắc); ISO 23081- 2: 2009, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part 2 - Conceptual and Implementation Issues (Thông tin và Tư liệu - Quy trình quản lý bản ghi - Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 2 - Các vấn đề khái niệm và thể hiện làm cơ sở cho các yêu cầu).

1.4. Thuật ngữ

Phải thừa nhận rằng nhiều thuật ngữ sử dụng trong tài liệu này có ý nghĩa khác nhau đối với các lĩnh vực khác nhau. Do đó, quan trọng là tài liệu này được dùng cùng với Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A. Một số khái niệm chính được sử dụng trong tài liệu này cũng được giải thích chi tiết dưới đây:

● Hồ sơ là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, nhận được và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giao dịch của kinh doanh.3 Hồ sơ cung cấp bằng chứng về giao dịch kinh doanh và có thể tồn tại dưới bất kỳ hình thức nào.

● Hệ thống kinh doanh, Theo mục đích của tài liệu này, hệ thống kinh doanh là hệ thống tự động tạo lập hoặc quản lý dữ liệu về các hoạt động của tổ chức. Bao gồm các ứng dụng có mục đích chính là tạo điều kiện giao dịch dễ dàng giữa một đơn vị tổ chức và khách hàng của mình - ví dụ, một hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu tùy biến hoặc cố định, và tài chính, hoặc hệ thống nguồn nhân lực. Hệ thống kinh doanh là hệ thống điển hình có chứa dữ liệu động, thường phải cập nhật (kịp thời), có thể được chuyển tải (thao tác) và chứa dữ liệu hiện hành (không dự phòng). Theo mục đích của tài liệu này, Hệ thống kinh doanh không nằm trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

● Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) được thiết kế đặc biệt để quản lý việc lưu giữ và sắp xếp hồ sơ. Hệ thống duy trì nội dung, cấu trúc ngữ cảnh, và các liên kết trong hồ sơ để cho phép khả năng tiếp cận hồ sơ và xác nhận giá trị của nó để làm bằng chứng. Trong tài liệu này, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử khác với với hệ thống kinh doanh, vì chức năng chính của nó là quản lý hồ sơ.

1.5. Cấu trúc

Tiêu chuẩn này được chia thành bốn phần chính:

Phần 1: Giới thiệu - mô tả phạm vi, mục đích, đối tượng và cấu trúc của tài liệu nói chung.

Phần 2: Hướng dẫn - cung cấp thông tin cơ bản về tầm quan trọng của quản lý hồ sơ, mô tả thuật ngữ và khái niệm chính, và phác thảo quá trình để xác định nhu cầu của một tổ chức cho các hồ sơ và nhận dạng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh. Nó cũng vạch ra một số vấn đề và quy trình cần cân nhắc khi xem xét, thiết kế, mua hoặc xây dựng hệ thống kinh doanh để hợp nhất chức năng của các hồ

Phần 3: Yêu cầu chức năng - cung cấp tổng quan yêu cầu chức năng trình độ cao đối với hồ sơ được tích hợp vào hệ thống kinh doanh, và phác thảo bộ yêu cầu chức năng quản lý hồ sơ bắt buộc và tùy chọn cho hệ thống kinh doanh (gọi tắt là 'yêu cầu chức năng’).

Phần 4: Phụ lục - cung cấp một bảng giải thích thuật ngữ quan trọng và danh sách các tài liệu đọc thêm.

2. Hướng dẫn

2.1. Tại sao điều quan trọng là phải có bằng chứng về quá trình và hoạt động kinh doanh?

Phương thức chủ yếu để các tổ chức tính toán hoạt động của họ là thông qua các bằng chứng về giao dịch kinh doanh dưới hình thức hồ sơ. Hồ sơ là tài sản có giá trị kinh doanh cho phép tổ chức bảo vệ các hoạt động của họ, hỗ trợ việc ra quyết định, chứng minh quyền sở hữu tài sản vật chất và trí tuệ, và trợ giúp tất cả các quá trình kinh doanh.

Hồ sơ là 'là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, nhận được và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giao dịch kinh doanh'.4 Nó phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian phù hợp với quy định lưu trữ và xử lý hồ sơ.

Các tổ chức với hệ thống kinh doanh không đủ chức năng để quản lý hồ sơ sẽ có nguy cơ mất mát bằng chứng này, dẫn đến sự kém hiệu quả, không có khả năng đáp ứng trách nhiệm và yêu cầu pháp luật, và thiếu bộ nhớ chứa dữ liệu dùng chung cho toàn tổ chức.

Một hồ sơ không chỉ là một tập hợp các dữ liệu, mà còn là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện.5 Đặc trưng nổi bật của hồ sơ là nội dung của nó phải tồn tại dưới một hình thức cố định, nghĩa là, được trình bày một cách cố định các giao dịch kinh doanh. Điều này có thể là thách thức đặc biệt trong một hệ thống kinh doanh, vì bản chất của nó chứa dữ liệu động và được cập nhật thường xuyên.

Hồ sơ bao gồm không chỉ nội dung mà còn thông tin về bối cảnh và cấu trúc của hồ sơ. Thông tin này có thể được kết nối thông qua các siêu dữ liệu. Siêu dữ liệu gắn hồ sơ vào trong bối cảnh kinh doanh và các văn bản quản lý hồ sơ và sử dụng theo thời gian. Siêu dữ liệu của hồ sơ do đó phục vụ cho việc xác định, xác thực ngữ cảnh của hồ sơ, không chỉ tại thời điểm tạo lập, mà vẫn tiếp tục quản lý tài liệu và sử dụng theo thời gian.6 cho phép hồ sơ được định vị, diễn tả và hiểu một cách có ý nghĩa. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 23081-2: 2009, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part 2 - Conceptual and Implementation Issues (Thông tin và Tư liệu - Quy trình quản lý bản ghi - Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 2 - Các vấn đề khái niệm và thể hiện làm cơ sở cho các yêu cầu). Các tổ chức cũng có thể có các bộ yếu tố riêng mà họ phải tuân thủ.

Hồ sơ được quản lý một cách thích hợp sẽ:

- trợ giúp minh bạch, thông báo và lập kế hoạch và hỗ trợ ra quyết định một cách có chất lượng;

- cung cấp nguồn tài liệu thông tin sử dụng để chứng minh và báo cáo các hoạt động của tổ chức; và

- cho phép đảm bảo tính thống nhất, liên tục và hiệu quả trong quản trị và quản lý, và những lợi ích khác.

TCVN 7420 (ISO 15489) về quản lý hồ sơ, cung cấp hướng dẫn thực hành tốt nhất về cách quản lý hồ sơ để đảm bảo chúng được xác thực, đáng tin cậy, đầy đủ, không thay đổi và có thể sử dụng.

2.2. Hồ sơ và tổng quan về hệ thống kinh doanh

Hệ thống kinh doanh thường được tương ứng với một số hình thức của quá trình kinh doanh. Vì rằng hồ sơ là sản phẩm của giao dịch, còn các giao dịch, nói chung, lại là hình thức của quá trình kinh doanh (ví dụ, các giao dịch liên quan đến việc xử lý đơn xin cấp giấy phép), do đó mà việc tích hợp các chức năng về hồ sơ vào hệ thống kinh doanh nên được thực hiện theo cách nhìn của quá trình kinh doanh.

Các quá trình kinh doanh có tiềm năng lớn nhất để phản ánh quản lý tốt hồ sơ là các quá trình có cấu trúc ở mức cao với những giao dịch được xác định rõ. Ở những giao dịch này, dấu hiệu nhận biết vị trí trong các hồ sơ của quá trình kinh doanh được tạo ra và thậm chí cả các hồ sơ trông như thế nào (ví dụ, hình thức) là tương đối rõ ràng. Tương tự như vậy việc quản lý hồ sơ có nhiều tiềm năng được tích hợp thành công trong các hệ thống kinh doanh hỗ trợ quy trình kinh doanh như vậy bởi vì, bắt buộc thiết kế phải tương ứng với các giao dịch cần cho quy trình kinh doanh. Hơn nữa, sự phát triển của hệ thống kinh doanh hỗ trợ quá trình kinh doanh thông thường được tiến hành thông qua một loạt các bước có cấu trúc dựa trên việc sử dụng các công cụ phát triển hệ thống đã được chấp nhận và kỹ thuật thực hiện trong từng giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống, từ lập kế hoạch và thiết kế đến vận hành và xem xét. Ngoài ra, trong một dự án phát triển hệ thống kinh doanh được quản lý tốt, trách nhiệm giải trình tính toàn vẹn của thiết kế, phát triển, và bảo trì hệ thống (bao gồm cả sự toàn vẹn của dữ liệu được tạo ra bởi hệ thống) được phân công rõ ràng cho tất cả các cộng đồng trong tổ chức có một trách nhiệm với hệ thống (có nghĩa là, từ những người dùng của hệ thống cho đến các chuyên gia chịu trách nhiệm phát triển hệ thống). Tất cả những yếu tố đó tăng thêm khả năng xem xét hồ sơ để được tích hợp trong thiết kế hệ thống kinh doanh hỗ trợ cho quá trình kinh doanh được xây dựng và được xác định rõ.

Việc tích hợp quản lý hồ sơ là một thách thức đáng kể trong một môi trường mà quá trình kinh doanh được xác định một cách kém cỏi, nơi mà các công cụ và kỹ thuật để thiết kế một cách hệ thống và phát triển hệ thống còn yếu kém, và nơi chịu trách nhiệm giải trình các công nghệ hỗ trợ môi trường (và đặc biệt là các thông tin được tạo ra trong môi trường) đã không được phân định rõ ràng. Trong một môi trường như vậy, các cá nhân (thường là "nhân viên văn phòng" ở tất cả các cấp của tổ chức) có mức độ tự chủ cao trong việc quyết định những thông tin nào họ được tạo lập và chia sẻ, họ chia sẻ thông tin như thế nào, họ nhập thông tin vào đâu, làm thế nào tổ chức, mô tả và lưu giữ thông tin, và họ sắp xếp thông tin như thế nào. Một môi trường như vậy thường bị chi phối bởi tin nhắn thư điện tử và file đính kèm nhưng lại ít có các quy định của kinh doanh hướng dẫn tạo lập, truyền tải và quản lý chúng. Việc tích hợp quản lý hồ sơ trong một môi trường như vậy là vô cùng khó khăn bởi vì không có các nền tảng của quá trình kinh doanh xác định (hoặc dòng công việc theo cách nói của các văn phòng hiện đại), không có một cách tiếp cận có cấu trúc để phát triển hệ thống và trách nhiệm giải trình chưa được giao (xem Phụ lục B để có thêm thông tin).

2.3. Xác định nhu cầu về bằng chứng của các sự kiện, giao dịch và quyết định trong hệ thống kinh doanh

Không phải tất cả thông tin chứa trong một hệ thống kinh doanh nhất thiết sẽ phải được ghi lại làm bằng chứng. Trước khi xem xét, thiết kế, xây dựng hoặc mua các phần mềm hệ thống kinh doanh, cần thiết xác định nhu cầu của một tổ chức đối với hồ sơ để phát triển và thực hiện các chiến lược thích hợp. Quá trình này được trình bày trong Hình 1 và thảo luận trong các phần sau.

2.3.1. Phân tích quá trình làm việc

Hệ thống kinh doanh thông thường lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu được cập nhật thường xuyên. Chính vì điều đó mà hệ thống khó mà biết được những thông tin nào trong hệ thống cần phải được quản lý dưới dạng hồ sơ để cung cấp bằng chứng về quá trình kinh doanh hoặc giao dịch.

Hệ thống kinh doanh có thể bao gồm:

- một tập hợp các yếu tố dữ liệu (hoặc dữ liệu có cấu trúc) được liên kết và kiểm soát bởi hệ thống, ví dụ, các mục trong cơ sở dữ liệu7

- các đối tượng số riêng biệt được kiểm soát bởi hệ thống có một định dạng dữ liệu được xác định rõ ràng (hoặc thông tin phi cấu trúc / bán cấu trúc), ví dụ, tài liệu, thư điện tử hoặc bảng tính; hoặc

- kết hợp của các điều ở trên.

Quá trình nhận dạng hồ sơ phải bắt đầu bằng quay trở lại chính trong hệ thống công nghệ thông tin, và tiến hành phân tích các quy trình công việc, bao gồm các yêu cầu về kinh doanh và pháp lý có liên quan, để xác định bằng chứng nào được yêu cầu lưu giữ8

Đối với những hồ sơ trực tiếp liên quan đến quá trình kinh doanh, việc nhận dạng hồ sơ được hỗ trợ bằng các công cụ và kỹ thuật chuẩn phân tích quá trình kinh doanh, chẳng hạn như sơ đồ hoạt động, biểu đồ và phân tách quy trình9

Điều quan trọng là phải làm việc chặt chẽ với các chuyên gia lưu trữ và quản lý hồ sơ của cơ quan trong quá trình này, có thể công việc này đã được thực hiện khi phát triển chương trình quản lý hồ sơ của cơ quan (bao gồm cả quyền xử lý hồ sơ)10

Quá trình nhận dạng hồ sơ đòi hỏi hai nhiệm vụ chính. Đó là:

1 - xác định các yêu cầu về bằng chứng của việc kinh doanh đang được tiến hành trong hệ thống kinh doanh; và

2 - xác định các thông tin ghi lại chứng cứ này, tức là 'hồ sơ'.

2.3.2. Xác định các yêu cầu về bằng chứng kinh doanh 11

Bước 1 - Xác định chức năng chính và hoạt động cụ thể của kinh doanh và các giao dịch được thực hiện toàn bộ hoặc một phần bởi hệ thống kinh doanh

Phân tích này có thể bao gồm việc xem xét các tài liệu về quy trình kinh doanh và hệ thống đầu vào, đầu ra, và các thủ tục và chính sách liên quan.12 Trong môi trường tích hợp cao, có thể cần phân tích nhiều hệ thống để có được một bức tranh hoàn chỉnh về hoạt động hoặc quá trình kinh doanh. Đặc biệt trong lĩnh vực nhà nước, hệ thống cũng có thể được chia sẻ bởi nhiều tổ chức.

Bước 2 -Tổ chức sẽ xem xét bằng chứng nào cần thiết phải lưu giữ đối với từng chức năng, hoạt động và giao dịch hoặc quản lý quá trình kinh doanh bởi hệ thống

Yêu cầu có thể xuất phát từ một số nguồn. Hãy xem xét các vấn đề như:

- Có nghĩa vụ pháp lý để ghi lại bằng chứng chính xác không? Một số luật nói rõ hoặc ngầm định phải tạo lập hồ sơ chính xác dưới hình thức nhất định.

- Có phải tôn trọng các công cụ điều tiết và yêu cầu bằng chứng để chứng minh sự tuân thủ, ví dụ, các tiêu chuẩn bắt buộc, quy phạm thực hành... không?

- Có quy định của cơ quan đó yêu cầu ghi lại bằng chứng không, ví dụ, chính sách, quy chế hướng dẫn, báo cáo v.v...?

- Bằng chứng nào được yêu cầu để giúp cho chính quá trình kinh doanh hoặc ra quyết định trong tương lai?

- Có phải bất kỳ các chức năng hoặc hoạt động nào của tổ chức cũng được coi là có nguy cơ cao hoặc bị tranh chấp đòi hỏi phải có bằng chứng giải thích rõ ràng?

- Các bên liên quan là ai và sự kỳ vọng khác nhau về về những bằng chứng gì cần thiết để được lưu giữ lại?

- Sự mong đợi của cộng đồng về những bằng chứng gì đối với quá trình làm việc?

Quá trình này có thể bao gồm một loạt các tham vấn và xác nhận với quản lý cấp cao. Tiêu chuẩn quốc tế về phân tích quy trình làm việc cho hồ sơ ISO / TR 26122-2008, và Tài liệu hướng dẫn DIRKS của Úc là nguồn tài liệu hữu ích cho những mục đích này.13

2.3.3. Xác định nội dung và thông tin quản lý có liên quan ghi lại làm bằng chứng

Không phải tất cả thông tin chứa trong một hệ thống kinh doanh nhất thiết sẽ phải được ghi lại làm bằng chứng.

Bước 3 - đối với từng yêu cầu về bằng chứng, xác định nội dung hoặc dữ liệu tạo nên bằng chứng

Trong hệ thống quản lý các đối tượng số riêng biệt, chẳng hạn như các tài liệu xử lý văn bản, dữ liệu đã được tích hợp với nhau thành một cấu trúc logic. Điều này có nghĩa là có thể dễ dàng nhận dạng các văn bản hoặc báo cáo cụ thể có chứa nội dung mà có thể xem như là bằng chứng của một giao dịch hoặc hoạt động kinh doanh cụ thể.

Đối với các hệ thống khác, đó sẽ là yêu cầu phân tích cấu trúc dữ liệu, mô hình dữ liệu và mô hình lớp làm nền tảng cho hệ thống để xác định các yếu tố dữ liệu cụ thể cùng tạo thành nội dung và cung cấp bằng chứng cần thiết (xem Hình 2 và 3 minh họa điều này dưới đây).

Điều quan trọng cần lưu ý là nội dung hoặc dữ liệu tạo nên bằng chứng có thể không chỉ có trong phạm vi một hệ thống. Nó cũng có thể có trong các hệ thống khác, trong các tài liệu nói về hệ thống, thủ tục, giấy tờ v.v... Đặc biệt trong môi trường tích hợp cao, các phần của bằng chứng cần thiết có thể được chứa trên nhiều hệ thống, một số hệ thống hoặc các thành phần có thể được chia sẻ với các tổ chức khác.

Có một số yếu tố nội dung khác nhau có thể phục vụ cho việc tạo bằng chứng. Quyết định nội dung thích hợp nhất để làm bằng chứng cần thiết sẽ được dựa trên đánh giá về nhu cầu kinh doanh và rủi ro. Hồ sơ cần phải được đầy đủ, đó là, cần ghi lại đầy đủ các bằng chứng về việc tiến hành các hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch. Do đó một sáng kiến quan trọng sẽ được ghi lại một cách rõ ràng, trong khi một hành động theo thói quen với độ rủi ro thấp chỉ được ghi lại với một lượng thông tin tối thiểu.

Hình 2 trình bày nội dung của một cơ sở dữ liệu được điều khiển bởi một hệ thống kinh doanh.14 Trong ví dụ này, hồ sơ15 được tạo thành từ một nhóm các yếu tố dữ liệu liên quan đến nhiều trường khác nhau. Mỗi hồ sơ sẽ bao gồm các yếu tố dữ liệu xác định trong cơ sở dữ liệu và siêu dữ liệu liên quan cần thiết để liên kết các yếu tố và cung cấp cấu trúc và ngữ cảnh cần thiết để hỗ trợ cho hồ sơ.

Hình 2- Xác định các hợp phần thông tin / các yếu tố dữ liệu có trong một hồ sơ số trong cơ sở dữ liệu

Lưu ý rằng có thể một hồ sơ đơn bao gồm nhiều yếu tố từ một bảng hoặc một trường của cơ sở dữ liệu đơn, và cũng có thể có một phần tử dữ liệu đơn tạo thành một phần của nhiều hồ sơ.

Hình 3 đưa ra một ví dụ đơn giản về các bảng là một phần của một cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Mỗi bảng đại diện cho một phần cơ sở dữ liệu có chứa thông tin liên quan chặt chẽ. Bảng A, B và C cung cấp dữ liệu liên quan đến nhân sự, tiền lương và các trung tâm chi trả. Bảng D và E cung cấp các mối liên kết giữa các yếu tố dữ liệu trong các bảng khác. Bảng D liên kết nhân viên với mức chi trả có liên quan của họ, khi Bảng E liên kết nhân viên với các trung tâm chi trả của họ.

Mỗi bảng bao gồm một số cột đại diện cho các trường chứa yếu tố dữ liệu. Các hàng trong mỗi bảng thiết lập mối liên kết giữa các yếu tố dữ liệu trong các trường khác nhau. Trong tài liệu về cơ sở dữ liệu, các hàng trong bảng đôi khi được gọi là "hồ sơ", mặc dù các yếu tố dữ liệu được liên kết này không phải luôn là hồ sơ theo nghĩa của thuật ngữ trong quản lý hồ sơ.

Có nhiều hồ sơ trong Hình 3 để phân tích quá trình kinh doanh. Những hồ sơ này đại diện cho một số yếu tố dữ liệu liên quan đến nhau có thể được kết nối qua một hoặc nhiều bảng và bao gồm các yếu tố dữ liệu từ một hoặc nhiều trường.

Bảng A: Nhân sự

Bảng B: Tiền lương

Bảng C: Trung tâm chi trả

Bảng D: Chi trả cho cán bộ nòng cốt theo mức

Bảng E: Cán bộ là đối tượng của Trung tâm chi trả

Hình 3 - Ví dụ tiếp tục về việc xác định các hợp phần thông tin/các yếu tố dữ liệu có trong một bản ghi số trong cơ sở dữ liệu

Cách trình bày:

Ba dạng khác nhau của các hồ sơ đã được xác định trong hệ thống:

Các hàng màu vàng xác định các yếu tố dữ liệu tạo thành một hồ sơ nhân sự đơn lẻ. Hồ sơ này bao trùm các yếu tố dữ liệu trong tất cả năm bảng và chứa thông tin về nhân viên, tên, địa chỉ, mức lương và trung tâm chi trả.

Hàng màu xanh xác định yếu tố dữ liệu cung cấp hồ sơ về tên, địa chỉ và mã số nhân viên của một cá nhân. Hàng thông tin duy nhất này có thể được hiểu như một hồ sơ, nhưng trong trường hợp này hồ sơ được chỉ trong các hàng màu vàng là toàn diện và thích hợp hơn.

Các hàng màu hồng xác định yếu tố dữ liệu tạo thành hồ sơ về tất cả nhân viên thuộc một trung tâm chi trả cụ thể. Các dòng này có thể trình bày một phương pháp khác để truy vấn dữ liệu chứa trong các bảng.

Lưu ý rằng thông tin chứa trong Bảng B không tạo thành một hồ sơ trong kịch bản này, mà chỉ là một phần của hồ sơ tiền lương nhân viên. Điều này là do các dữ liệu chứa trong Bảng B chỉ là giá trị lợi ích bổ sung như là một thành phần của hồ sơ khi nó được đặt trong bối cảnh của một nhân viên ở Bảng A. Bản thân thông tin của Bảng B có thể lấy từ hồ sơ bên ngoài như hợp đồng làm việc.

Cần lưu ý rằng, có thể trong một số trường hợp, có sự chồng chéo giữa các hồ sơ được xác định trong cơ sở dữ liệu. Các yếu tố dữ liệu là một phần của một hồ sơ trong cơ sở dữ liệu quan hệ cũng có thể là một phần của hồ sơ khác được tạo ra bởi cùng một cơ sở dữ liệu. Ví dụ, hồ sơ nhân viên của 'Jamie Lee' và hồ sơ nhân viên văn phòng Melbourne cả hai sẽ có cùng các yếu tố dữ liệu từ Bảng A.

Trường hợp xảy ra sự chồng chéo giữa các yếu tố dữ liệu trong hồ sơ số, hệ thống kinh doanh phải có khả năng đảm bảo không hủy bỏ các phần tử dữ liệu được chia sẻ cho đến khi cả hai xác định các hồ sơ kỹ thuật số đã đạt đến thời gian lưu giữ tối thiểu của nó.

Bước 4 - Xác định thông tin bổ sung cần thiết để quản lý nội dung của bằng chứng theo thời gian

Đây sẽ là siêu dữ liệu hồ sơ là một phần tích hợp của hồ sơ. Siêu dữ liệu hồ sơ có thể được dùng để điều khiển độ dài thời gian hồ sơ được duy trì, thiết lập và hạn chế quyền truy cập hồ sơ, và tạo điều kiện tìm kiếm và khai thác dễ dàng các hồ sơ.

Việc tạo lập, lưu giữ và quản lý siêu dữ liệu cho các hồ sơ là cần thiết để cho phép các hồ sơ nhận dạng được, hiểu và khai thác được, và để bảo vệ bằng chứng về độ tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn của nó. Siêu dữ liệu cần được lưu giữ phù hợp với tiêu chuẩn siêu dữ liệu được xác định cho hồ sơ, theo yêu cầu của các tổ chức và/hoặc pháp luật đã quy định.

Siêu dữ liệu không cần phải được giữ lại cùng với nội dung, miễn là chúng được liên kết hoặc kết nối bằng một cách nào đó. Siêu dữ liệu có thể được chứa dưới dạng câu hỏi trong hệ thống bên ngoài hệ thống kinh doanh, hoặc có thể bao gồm tài liệu hoặc các công cụ như lược đồ XML và dữ liệu, và các mô hình lớp để cho phép các hồ sơ được hiểu và giữ được ý nghĩa theo thời gian.

Đặc biệt trong môi trường cơ sở dữ liệu, khó có thể phân biệt giữa nội dung hồ sơ và siêu dữ liệu của nó. Ví dụ, siêu dữ liệu cung cấp bằng chứng một người cụ thể truy cập hồ sơ vào một ngày và/hoặc thời gian cụ thể là chính hồ sơ đó. Thường thì siêu dữ liệu trong một hệ thống kinh doanh liên quan đến hệ thống như một tổng thể. Nghĩa là, siêu dữ liệu được áp dụng một cách tổng thể cho tất cả các hồ sơ trong hệ thống, chứ không phải cho các hồ sơ riêng lẻ. Siêu dữ liệu có thể có trong quy tắc hoặc trong tài liệu hệ thống và không được áp dụng cho các hồ sơ đơn lẻ.

2.3.4. Xác định các mối liên kết và phụ thuộc

Một đặc tính quan trọng của hồ sơ là nó không thể được hiểu theo từng hồ sơ riêng biệt. Để cung cấp ngữ cảnh cho các hồ sơ, thông tin bổ sung về quá trình làm việc hoặc hệ thống kinh doanh phải đảm bảo hồ sơ có thể hiểu được, nhằm chứng minh độ tin cậy của bằng chứng, hoặc liệu hồ sơ có cần phải được di chuyển từ một hệ thống sang hệ thống khác trong tương lai hay không. Các yêu cầu thông tin hệ thống có thể bao gồm:

- vị trí;

- các vấn đề / lỗi của hệ thống;

- kích thước;

- nguyên tắc kinh doanh được thực hiện;

- định dạng tệp;

- an ninh;

- quản lý sự riêng tư;

- cấu trúc dữ liệu;

- các mô hình lớp và dữ liệu;

- quy định quy trình làm việc; và

- kiểm định.

Thông tin cần thiết về quá trình làm việc có thể bao gồm các văn bản thủ tục và chính sách có liên quan để chứng minh rằng quyết định được thực hiện và quy trình được đảm bảo theo tiêu chuẩn cho phép.

Ngoài ra, như đã nêu trong điều 2.3.1: Phân tích quá trình làm việc, nhiều quá trình sẽ mở rộng ra ngoài một hệ thống kinh doanh đơn lẻ. Mối liên kết cần thiết đến hệ thống khác, hoặc các thông tin liên quan dưới dạng giấy, cũng phải được xem xét trước khi phát triển chiến lược quản lý hồ sơ trong hệ thống kinh doanh.

Một sự phụ thuộc chính ở đây là các hồ sơ cần phải được lưu giữ trong bao lâu. Hồ sơ phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian phù hợp với yêu cầu luật pháp và nhu cầu kinh doanh. Quyết định về hồ sơ phải được lưu giữ bao lâu sẽ được quyết định bởi cơ quan có thẩm quyền xử lý xếp. Tổ chức sẽ cần phải đáp ứng yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền lưu giữ và xử lý hồ sơ 16

Hồ sơ được yêu cầu lưu giữ trong thời gian lâu hơn bình thường sẽ yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt hơn để đảm bảo hồ sơ có thể được quản lý và vẫn truy cập được trong khoảng thời gian cần thiết, theo quy định của cơ quan có thẩm quyền sắp xếp. Tùy thuộc vào nhu cầu truy cập các hồ sơ cũ, tổ chức có thể quyết định không giữ tất cả các hồ sơ trong hệ thống hoạt động. Tuy nhiên, điều quan trọng là các hồ sơ có thể vẫn được xác định và khai thác theo mức độ dịch vụ thỏa thuận.

2.3.5. Đặt ra chiến lược để xử lý các hồ sơ cốt lõi dựa trên đánh giá lựa chọn

Sau khi nhận dạng các yêu cầu về bằng chứng dưới hình thức hồ sơ, và các mối liên kết và phụ thuộc có liên quan, có thể đặt ra chiến lược thích hợp để quản lý hồ sơ. Chiến lược phải được dựa trên sự đánh giá về rủi ro liên quan đến các hồ sơ.

Để được coi là bằng chứng xác thực và đáng tin cậy, nội dung phải được cố định vào một thời điểm nhất định và không thay đổi. Chiến lược duy trì hồ sơ "cố định" phải được thực hiện vì hệ thống kinh doanh nói chung có chứa dữ liệu động, dữ liệu hiện hành là đối tượng thường xuyên được cập nhật. Những chiến lược này sẽ bị ảnh hưởng bởi các quyết định liên quan đến hệ thống quản lý các hồ sơ và được thông tin bởi cách đánh giá lựa chọn.

Trước khi sử dụng yêu cầu chức năng, tổ chức sẽ cần phải xem xét mức độ mà chức năng cho các hồ sơ sẽ được cung cấp thông qua các cơ chế nội bộ trong ứng dụng hệ thống kinh doanh riêng của mình, hoặc các yêu cầu sẽ được đáp ứng bằng cách tương tác với các phần mềm ứng dụng bên ngoài đến hệ thống có khả năng cung cấp các chức năng quản lý hồ sơ cần thiết.

Các yêu cầu chức năng bắt buộc trong tài liệu này đưa ra những vấn đề chính mà xử lý hồ sơ phải thực hiện. Tùy chọn để thực hiện các yêu cầu này, thể hiện trong Hình 4, có thể bao gồm:

- thiết kế hệ thống kinh doanh để thực hiện chức năng quản lý hồ sơ nội bộ;

- tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ đã xác định, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử; hoặc

- thiết kế chức năng xuất dữ liệu vào hệ thống kinh doanh để xuất trực tiếp bản ghi và các siêu dữ liệu liên quan vào hệ thống quản lý hồ sơ.

Hình 4 - Một số ví dụ lựa chọn hệ thống khả dĩ để quản lý hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Các tùy chọn này không đầy đủ và những tùy chọn khác có thể được các tổ chức khảo sát khi xác định một cách tiếp cận phù hợp với mình.

Đối với hệ thống kinh doanh quản lý các đối tượng số riêng biệt, "ấn định" một hồ sơ có thể được thực hiện thông qua kiểm soát hệ thống, chẳng hạn như thiết lập các đối tượng "chỉ được đọc", và áp dụng siêu dữ liệu hồ sơ chứng minh việc quản lý hồ sơ và sử dụng theo thời gian, ví dụ, siêu dữ liệu về lịch sử sự kiện.

Ngược lại, hệ thống cơ sở dữ liệu thường chứa dữ liệu được cập nhật thường xuyên, không trùng lặp, và do đó có thể đặt ra những thách thức để đảm bảo tính cố định của hồ sơ. Chiến lược để thực hiện điều này có thể bao gồm:

● Thiết kế kiểm soát ngăn ngừa sự ghi đè lên hoặc xóa các dữ liệu cụ thể trong hệ thống. Ví dụ, điều này có thể liên quan đến việc cho phép cập nhật dữ liệu nhưng vẫn ghi lại các giá trị trước đó trong trường hiện trạng lịch sử. Hồ sơ được tạo lập bởi sự kết hợp của các trường xác định và thông tin sự kiện lịch sử có liên quan. Điều này không có nghĩa là tất cả thay đổi dữ liệu trong hệ thống yêu cầu phải được giữ lại. Điều đó chỉ áp dụng đối với các yếu tố dữ liệu được xác định tạo nên nội dung của yêu cầu bằng chứng.

VÍ DỤ:

Một nhân viên nhập thông tin chi tiết về một khách hàng mới vào hệ thống. Sau đó khách hàng thay đổi tên và nhân viên cập nhật các chi tiết mới vào hệ thống. Tên cũ của khách hàng vẫn được hệ thống lưu giữ, quản lý và duy trì như một phần của hồ sơ.

VÍ DỤ:

Giá trị tài sản có bảo hiểm được tự động lập chỉ mục hàng năm và trường 'giá trị tài sản' được cập nhật tự động. Để chứng minh giá trị của tài sản tại thời gian yêu cầu, thông tin từ trường 'giá trị tài sản' được chuyển đến trường 'giá trị lần trước' khi tiến hành cập nhật. Hệ thống lưu giữ giá trị lần trước sau ba năm (vì yêu cầu là lưu giữ ba năm đối với một sự kiện), và hàng năm yêu cầu được thực hiện, đúng như chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền xử lý. Hệ thống ghi lại việc xóa những dữ liệu hết hạn, bao gồm cả sự chấp thuận tương ứng.

● Kết hợp các yếu tố dữ liệu được chọn (có thể là trong cùng một bảng hoặc dữ liệu được chọn từ các hàng trong các bảng khác nhau) và tạo ra một đối tượng số riêng biệt cố định và không thay đổi. Chiến lược này có thể đáp ứng việc tạo báo cáo và một phiên bản cơ sở dữ liệu chỉ được đọc về 'lịch sử'.

VÍ DỤ:

Một tổ chức sử dụng hệ thống kinh doanh với công cụ quy trình công việc để hỗ trợ xử lý các yêu cầu cho vay. Khi yêu cầu hoàn tất, hệ thống sẽ tự động tạo ra một báo cáo đưa ra chi tiết của quá trình, sau đó được lưu trữ như một hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử. Các thông tin theo ngữ cảnh thích hợp của quá trình, dưới hình thức siêu dữ liệu, được thu thập như đã được chuyển qua công cụ và xuất cùng với hồ sơ vào hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

Bất kể những nào chiến lược đã lựa chọn, đều là cần thiết để đảm bảo tất cả việc xử lý hồ sơ cốt lỗi được giải quyết để hồ sơ không chỉ được tạo lập và quản lý, mà còn được sắp xếp một cách thích hợp.

VÍ DỤ:

Một cơ sở dữ liệu được sử dụng để duy trì đơn đặt hàng của khách hàng. Theo cơ quan thẩm quyền xử lý của tổ chức, các chi tiết đặt hàng yêu cầu được giữ lại trong hai năm sau khi đơn đặt hàng được hoàn thành. Mỗi năm một lần, một truy vấn cho chạy trên hệ thống để xác định tất cả các đơn đặt hàng đã được hoàn thành hơn hai năm trước đây. Kết quả của truy vấn này được kiểm tra bởi các nhân viên có liên quan để đảm bảo chúng không có quan hệ với bất kỳ vấn đề chưa giải quyết xong, và một khi được phê duyệt, các trường có liên quan sẽ bị xóa. Báo cáo, ký và xác nhận xóa được lưu giữ như là bằng chứng của quá trình này.

Quá trình này được thiết kế cẩn thận để đảm bảo các trường duy nhất có liên quan đến đơn đặt hàng sẽ bị xóa, và chi tiết khách hàng (được yêu cầu phải được giữ lại lâu hơn) không bị ảnh hưởng.

Điều 3: Các yêu cầu chức năng bao gồm các yêu cầu cốt lõi này. Nó cũng được phác thảo trong điều 2.4.1: Các kết quả chính.

Quyết định dùng cách tiếp cận nào đối một hệ thống kinh doanh cụ thể sẽ bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố:

- nhu cầu kinh doanh, bao gồm mức độ rủi ro đối với chức năng kinh doanh cụ thể. Các chức năng nguy cơ cao đòi hỏi sự kiểm soát quản lý hồ sơ và tài liệu nghiêm ngặt hơn;

- khung quản lý bao quát hồ sơ, bao gồm cả việc dùng tiếp cận phân phối hay tập trung để quản lý hồ sơ là ưu tiên, và

- Việc xem xét những gì có thể khả thi về kỹ thuật, chẳng hạn đối với hệ thống cụ thể có liên quan, có thể bao gồm liệu cơ quan đã có một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử chưa, có dễ dàng tích hợp với các chức năng hiện có của hệ thống kinh doanh không và những thay đổi nào sẽ là cần thiết, tuổi thọ dự kiến của hệ thống hiện có và liệu nâng cấp hệ thống để thêm các chức năng cần thiết là có khả thi không.

Bảng 1 đưa ra một số thách thức và lợi ích cho mỗi lựa chọn quản lý hệ thống.

Bảng 1 - Một số cân nhắc khi lựa chọn cách tiếp cận quản lý hồ sơ được tạo lập trong hệ thống kinh doanh

2.3.6. Đánh giá lựa chọn và rủi ro

Rủi ro là một yếu tố quan trọng trong đánh giá các chiến lược thích hợp. Rủi ro có thể phát sinh do không tạo ra các hồ sơ ở vị trí đầu tiên, do xóa bỏ hồ sơ quá sớm, hoặc không đảm bảo khả năng tiếp cận và khả năng đọc các hồ sơ theo thời gian. Hậu quả phát sinh từ những rủi ro này có thể là quảng cáo bất lợi, hoạt động kinh doanh không hiệu quả và giảm năng lực của tổ chức để theo đuổi hoặc bảo vệ lý lẽ.

Một đánh giá rủi ro vững chắc sẽ thông báo mức chứng cứ cần thiết và cần kiểm soát chặt chẽ các hồ sơ đến mức nào. Các tổ chức có thể có khung pháp lý để quản lý các rủi ro cụ thể cho phép xác định các mức độ rủi ro khác nhau để ưu tiên cho các yêu cầu xác định đối với bằng chứng.

Thực hiện một đánh giá rủi ro là đặc biệt cần thiết ở những nơi mà một phần của bằng chứng hay hồ sơ được cung cấp bởi một tổ chức bên ngoài, hoặc nơi mà thông tin chứa trong hệ thống được chia sẻ bởi nhiều tổ chức. Cần phải xem xét liệu có thể dựa vào tổ chức bên ngoài hoặc hệ thống chia sẻ được không để duy trì các bằng chứng cần thiết theo thời gian yêu cầu. Chiến lược giảm thiểu rủi ro này có thể bao gồm việc đảm bảo bằng chứng cần thiết được giữ trong hệ thống dưới sự kiểm soát của tổ chức, hoặc thỏa thuận với các hệ thống chia sẻ các yêu cầu này.

Một phân tích mang tính khả thi có thể giúp các tổ chức xem xét, một cách có cấu trúc, khả năng tài chính, kỹ thuật, pháp lý hoặc hoạt động của tổ chức để đáp ứng yêu cầu. Một phân tích tính có tính khả thi sẽ tạo thuận lợi cho việc ra quyết định sáng suốt tại các thời điểm quan trọng trong quá trình phát triển.

Việc đánh giá tính khả thi của hoạt động có thể đòi hỏi xem xét các vấn đề như bản chất, mức độ tham gia của người dùng trong việc phát triển và vận hành hệ thống, và hỗ trợ quản lý hệ thống mới. Một đánh giá tính khả thi về kỹ thuật có thể xem xét trình độ hiện tại và các giải pháp công nghệ đang phát triển và đội ngũ nhân viên có đủ trình độ kỹ thuật trong suốt thời gian của dự án và giai đoạn bảo trì tiếp theo.17

2.3.7. Thực hiện

Vì các hoạt động thực hiện là riêng biệt đối với từng chiến lược được lựa chọn nên chúng vượt quá phạm vi của tiêu chuẩn này. Yêu cầu vận hành hệ thống nói chung, chẳng hạn như sự quản lý thay đổi cũng vượt ra ngoài phạm vi của tiêu chuẩn.

Tuy nhiên, một khía cạnh quan trọng của việc vận hành là đảm bảo vai trò và trách nhiệm phù hợp thì đã được quy định và thỏa thuận. Bảng 2 chỉ ra một sự cố có thể có của vai trò. Trong thực tế, các tổ chức sẽ cần phải xác định vai trò rõ hơn nữa. Trong trường hợp hệ thống kinh doanh được chia sẻ giữa các tổ chức, vai trò và trách nhiệm của tất cả các bên cũng cần được làm rõ, và hiểu rõ ràng và giải thích cặn kẽ.

Bảng 2 - Vai trò của người sử dụng

Bảng 3 đưa ra ví dụ về ma trận các vai trò và một số chức năng mà các vai trò có thể thực hiện. Bảng này đòi hỏi các tổ chức tiếp tục phát triển thêm. 'Có' có nghĩa là hệ thống kinh doanh phải cho phép các vai trò có chức năng đó. 'Không' có nghĩa là hệ thống kinh doanh phải ngăn chặn các vai trò có chức năng. 'Tùy chọn' chỉ ra rằng hệ thống kinh doanh có thể cho phép hoặc ngăn chặn chức năng đối vai trò, và như vậy tổ chức phải xác định chính sách và thủ tục nào sẽ cho phép hoặc ngăn chặn sự kết hợp này.

Bảng 3 - Vai trò và chức năng

2.4. Sử dụng các yêu cầu chức năng

Các yêu cầu chức năng có thể được các tổ chức sử dụng cho một số mục đích, bao gồm:

- phát triển các yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong đặc tả thiết kế và cho mục đích đánh giá khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm hệ thống kinh doanh; và

- xem xét chức năng đối với các hồ sơ hoặc đánh giá sự phù hợp của hệ thống kinh doanh hiện có.

Trước khi sử dụng các yêu cầu chức năng, các hồ sơ và nhu cầu quản lý hồ sơ sẽ cần phải được xác định như đã nêu tại điều 2.3.

2.4.1. Các kết quả chính

Các yêu cầu chức năng được sắp xếp thành bốn lĩnh vực chính.

Hình 5 - Các lĩnh vực kết quả chính

Tạo hồ sơ trong bối cảnh kinh doanh - hệ thống thông tin trợ giúp cho hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch đòi hỏi có các bằng chứng về hoạt động đó. Trong các hệ thống kinh doanh, điều này liên quan đến việc xác định một tập hợp các thông tin số để phục vụ như dạng hồ sơ. Hồ sơ phải được liên kết với bối cảnh kinh doanh của hệ thống.

Quản lý và duy trì hồ sơ - hồ sơ số phải được quản lý một cách chủ động như bằng chứng của hoạt động kinh doanh, duy trì tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng. Nhiều chức năng yêu cầu để đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ được kế thừa từ thiết kế của hệ thống kinh doanh và do đó nó vượt quá phạm vi của tài liệu, mặc dù tầm quan trọng của nó được công nhận. Thay vào đó, thành phần 'Quản lý và duy trì hồ sơ' của yêu cầu chức năng được tập trung vào các chức năng ít phổ biến hơn.

Hỗ trợ xuất nhập và khả năng tương tác - các hệ thống phải đảm bảo khả năng tương tác trên các nền tảng và lĩnh vực và theo thời gian. Như vậy, thông tin hồ sơ phải được mã hóa theo cách hiểu được và có thể sửa đổi được, nếu cần thiết khi chuyển sang nền công nghệ mới hơn.

Lưu giữ và sắp xếp hồ sơ - hồ sơ phải được lưu giữ và phải để cho người dùng có thẩm quyền truy cập được khi có yêu cầu về pháp luật, cộng đồng và nhu cầu kinh doanh, và sau đó được sắp xếp một cách có hệ thống để quản lý và kiểm định được. Một dấu xác nhận quản lý hồ sơ thích hợp là lưu giữ và sắp xếp thích hợp các hồ sơ theo quy định.

Điều này được giải thích thêm trong Điều 3: Các yêu cầu chức năng.

Tầm quan trọng của hồ sơ siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu hồ sơ là thông tin có cấu trúc để nhận dạng, xác thực và theo bối cảnh hồ sơ và con người, quy trình và hệ thống nhằm tạo lập, quản lý, lưu giữ và sử dụng chúng, và các chính sách nhằm khống chế chúng. Một số siêu dữ liệu hồ sơ được nắm bắt tại điểm các hồ sơ tạo ra, còn siêu dữ liệu tiếp tục tích lũy vào trong hồ sơ. Như vậy, nó làm cơ sở cho tất cả các quy trình hồ sơ. Vì vậy, yêu cầu chức năng cho các siêu dữ liệu hồ sơ được bao gồm trong tài liệu này.

2.4.2. Phát triển đặc tả thiết kế phần mềm cho một hệ thống kinh doanh với chức năng quản lý hồ sơ

Yêu cầu chức năng có thể được sử dụng để nêu các khía cạnh quản lý hồ sơ trong đặc tả thiết kế. Là một phần của quá trình mua hoặc thiết kế, phần mềm hệ thống kinh doanh sẽ được đánh giá theo các yêu cầu quy định trong đặc tả thiết kế, bao gồm các yêu cầu về chức năng quản lý hồ sơ21. Vì các yêu cầu chức năng là chung chung, nên các tổ chức cần phải xem xét một cách rõ ràng các nhu cầu quản lý hồ sơ và nhu cầu kinh doanh cụ thể của cơ quan. Phân tích này sẽ giúp xác định các chức năng phần mềm hệ thống kinh doanh được yêu cầu cung cấp.

Điều quan trọng là đội dự án đưa ra một đội ngũ cán bộ chuyên môn, bao gồm các chủ kinh doanh, các chuyên gia về rủi ro lưu trữ, các cán bộ chuyên nghiệp về quản lý hồ sơ và đánh giá rủi ro, để đảm bảo hệ thống không vượt quá quy định, nhưng phù hợp với việc đánh giá rủi ro của hệ thống.

Bước 1 - Đánh giá các yêu cầu chức năng

Thiết lập phạm vi mà các hồ sơ sẽ được quản lý trong hệ thống kinh doanh. Ví dụ, nếu hệ thống kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm tạo lập hồ sơ, và các hồ sơ sau đó được xuất sang một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử để quản lý liên tục, cần đánh giá các yêu cầu chức năng để xác định yêu cầu phù hợp và có liên quan để đưa vào quy định kỹ thuật, cùng với bất kỳ yêu cầu bổ sung liên quan đến xuất/tích hợp hệ thống.

Ngoài ra cũng cần đánh giá sự phù hợp của yêu cầu bắt buộc và tùy chọn để xác định xem chức năng nào được mô tả là phù hợp với nhu cầu quản lý hồ sơ và kinh doanh của cơ quan.

Câu hỏi để xem xét bao gồm:

- Yêu cầu có phù hợp với nhu cầu quản lý hồ sơ và kinh doanh của cơ quan?

- Người dùng sẽ sử dụng các chức năng được mô tả trong yêu cầu?

- Liệu có năng suất cao hay chi phí có hiệu quả hơn không nếu thực hiện các yêu cầu này ngoài phần mềm hệ thống kinh doanh?

Xem xét việc cài đặt thêm chức năng bổ sung để tăng giá trị cho các hệ thống kinh doanh, và hỗ trợ thực hiện giao dịch và hoạt động kinh doanh của tổ chức. Hủy bỏ bất kỳ chức năng thừa đối với nhu cầu của tổ chức.

Bước 2 - Kiểm tra mức độ phù hợp của các yêu cầu

Xem xét liệu việc phân chia các yêu cầu chức năng thành các giai đoạn được áp dụng trong Bước 1 có phù hợp với tổ chức không. Mô tả về một số yêu cầu có thể cần phải được điều chỉnh để phản ánh tốt hơn nhu cầu kinh doanh của tổ chức.

Trong trường hợp yêu cầu được rút ra từ những yêu cầu chức năng, tổ chức nên áp dụng các định nghĩa có liên quan trực tiếp từ Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A. Các yêu cầu có sử dụng cấu trúc thuật ngữ phức tạp phải được giữ trong ngữ cảnh nếu chúng cần giữ nguyên ý nghĩa đã định trước.

Bước 3 - Kiểm tra sự phù hợp của mức độ bắt buộc

Đánh giá mức độ bắt buộc gắn liền với các yêu cầu để xác định xem mức độ nên là bắt buộc hay mong muốn, phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Mức độ bắt buộc gắn liền với yêu cầu chức năng sẽ cung cấp hướng dẫn sử dụng trong xây dựng đặc tả thiết kế phần mềm riêng cho tổ chức. Tùy thuộc vào quyết định chức năng quản lý hồ sơ ở phạm vi nào thì sẽ đạt được bằng cách cài đặt chức năng vào hệ thống, hoặc tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, một số yêu cầu (bao gồm yêu cầu khuyến cáo bắt buộc) có thể là không thích đáng.

Các tổ chức nên xem xét cẩn thận việc loại bỏ yêu cầu bắt buộc hoặc thay đổi mức độ bắt buộc. Điều này có thể liên quan đến việc xác định làm thế nào các chức năng được mô tả trong yêu cầu có thể đạt được thông qua một cách làm thay thế. Ví dụ, một số yêu cầu có thể phác thảo một chức năng mà được giải quyết thông qua việc thực hiện các quy tắc kinh doanh thích hợp hơn là một giải pháp phần mềm.

Bước 4 - Xác định kẽ hở trong các yêu cầu chức năng

Đánh giá yêu cầu chức năng được xác định là thích hợp trong tổng thể của nó để xác định cho dù tổ chức có đòi hỏi một chức năng mà không trong phạm vi thỏa đáng hay không. Thêm bất kỳ yêu cầu bổ sung cần thiết để loại bỏ kẽ hở trong chức năng yêu cầu.

2.4.3. Xem xét rà soát, đánh giá và kiểm định hệ thống kinh doanh hiện có

Các tổ chức có thể sử dụng các yêu cầu chức năng để xem xét và đánh giá chức năng của hồ sơ trong hệ thống kinh doanh. Như vậy việc xem xét sẽ cung cấp cho tổ chức:

- hiểu biết những thế mạnh của quản lý hồ sơ và những điểm yếu của hệ thống kinh doanh hiện có;

- đánh giá đúng sự phơi bày tiềm năng việc kinh doanh liên quan đến các hồ sơ và những rủi ro về trách nhiệm (do các điểm yếu được xác định trong hệ thống kinh doanh); và

- làm cơ sở cho việc phát triển các chiến lược để cải thiện chức năng quản lý hồ sơ.

2.4.4. Cam kết thực hiện quá trình xem xét

Bản chất của quá trình xem xét là 'phân tích kẽ hở', so sánh một hệ thống kinh doanh cụ thể với các yêu cầu chức năng như một điểm chuẩn được thiết lập.

Khi thực hiện việc rà soát, điều quan trọng là phải xem xét các môi trường hệ thống rộng hơn bao gồm cả quy tắc kinh doanh, quy trình và hệ thống vật lý hoặc kỹ thuật số liên quan, chứ không chỉ chức năng phần mềm, mà một số yêu cầu quản lý hồ sơ có thể được thỏa mãn qua hỗ trợ cơ chế cơ sở hạ tầng chứ không phải do chính phần mềm.

Trường hợp hồ sơ đang được quản lý trong một hệ thống bên ngoài hệ thống kinh doanh, đánh giá mức độ phù hợp với các yếu tố bắt buộc của các yêu cầu kỹ thuật phải xem xét mức độ tuân thủ của đồng thời cả hai hệ thống.

Trọng tâm của quá trình đánh giá sẽ khác nhau tùy theo tính chất của việc xem xét. Việc xem xét được bắt đầu như một phần của quá trình kiểm định sẽ tập trung vào việc xác định mức độ phù hợp với tiêu chuẩn hiện có và các lĩnh vực mà hệ thống kinh doanh không hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu quản lý hồ sơ của tổ chức. Ngược lại, việc xem xét tiến hành như là một bước sơ bộ theo hướng nâng cấp một hệ thống kinh doanh hiện tại sẽ tập trung xác định điểm mạnh và điểm yếu trong phần mềm hiện có và các lĩnh vực chức năng bổ sung có thể được kết hợp để đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh của tổ chức.

Tiến hành xem xét một hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các nhiệm vụ sau: 22

Chuẩn bị và nghiên cứu sơ bộ

Xác định phần mềm ứng dụng của hệ thống kinh doanh, hoặc các ứng dụng sẽ là đối tượng của việc xem xét, cùng với các thành phần của nó (bao gồm cơ sở dữ liệu tích hợp) và tài liệu cũng như hạ tầng cơ sở hỗ trợ. Tiến hành nghiên cứu sơ bộ để các nhân viên thực hiện việc xem xét có thể tự làm quen với quá trình kinh doanh được quản lý hoặc kiểm soát bởi hệ thống kinh doanh, phần mềm và mục tiêu xem xét.

Xác định sự cần thiết của bằng chứng

Trước khi hệ thống được đánh giá về khả năng quản lý hồ sơ một cách thích hợp, đầu tiên phải phân tích và hiểu được quy trình kinh doanh và xác định yêu cầu của việc tạo ra bằng chứng về hoạt động kinh doanh và giao dịch dưới dạng hồ sơ, như được nêu tại điều 2.3.

Tạo một danh sách kiểm tra các yêu cầu

Ghi tất cả các yêu cầu có liên quan đến kinh doanh của tổ chức và nhu cầu quản lý hồ sơ thành một danh sách kiểm tra, bao gồm cả mức bắt buộc có liên quan.

Danh sách kiểm tra có thể bao gồm một danh mục đơn giản về các yêu cầu, hoặc có thể dưới dạng câu hỏi. Tùy thuộc vào mục đích của việc đánh giá, trả lời "có" và "không" để xác định mỗi yêu cầu thích hợp có thông qua được không, hoặc có thể sử dụng hệ thống đánh giá để xem xét mức độ tuân thủ (ví dụ, thang điểm từ 1-5 cho mỗi yêu cầu). Phương pháp sử dụng phải cho phép xác định rõ ràng xem liệu mỗi yêu cầu đã được hệ thống kinh doanh xử lý phù hợp chưa.

Danh sách kiểm tra phải có chỗ cho ý kiến cụ thể về cách đáp ứng từng yêu cầu. Nó đặc biệt hữu ích để nắm bắt thông tin về "cách giải quyết" đã được nhân viên thông qua để đối phó với mọi hạn chế của bản thân phần mềm.

Áp dụng danh sách kiểm tra với hệ thống kinh doanh

Để có thể áp dụng danh sách kiểm tra, cần hiểu rõ về cách mà hiện nay hệ thống quản lý các hồ sơ về quá trình kinh doanh. Đánh giá dựa trên AS NZS ISO 15504, CNTT - Đánh giá quy trình có thể hữu ích trong vấn đề này.

Quá trình áp dụng danh sách kiểm tra có thể là trình diễn "thực hành" phần mềm kết hợp thảo luận với các nhà quản lý kinh doanh có liên quan, các nhà quản trị hệ thống kinh doanh và người sử dụng hệ thống để hiểu được sự tương tác của chức năng phần mềm với các quy trình và thủ tục liên quan, để tạo ra một bức tranh toàn diện về từng khía cạnh chức năng quản lý hồ sơ được đáp ứng như thế nào.23

Trường hợp hệ thống kinh doanh được đánh giá là không đáp ứng yêu cầu chức năng, cần xác định xem điều này là do bất cập của hệ thống hay chỉ đơn giản bởi vì hệ thống là không định cấu hình để thực hiện các chức năng xác định.

Đánh giá kết quả của việc xem xét và cải tiến

Đánh giá thông tin thu thập được trong quá trình xem xét, xác định các điểm yếu và điểm mạnh, và đưa ra khuyến nghị để cải tiến chức năng cho hồ sơ. Khuyến nghị có thể được ưu tiên dựa trên tầm quan trọng, nguy cơ và tính khả thi, ví dụ, nếu hệ thống không sắp được phát triển trong tương lai gần thì cần tập trung cải tiến kiểm soát quản lý hồ sơ nhờ thực hiện sửa đổi các quá trình hoặc quy tắc kinh doanh, ngược lại nếu việc xem xét được thực hiện để tái phát triển hệ thống, thì nên ưu tiên cho cơ chế tự động để cải tiến quản lý hồ sơ.

2.5. Mô hình quan hệ thực thể

Các yêu cầu chức năng được phát triển bằng cách sử dụng mô hình quan hệ thực thể.24 Hình 6 đưa ra mô hình quan hệ khái niệm về quản lý hồ sơ kỹ thuật số bởi một hệ thống kinh doanh. Thông tin giải thích từng thực thể trong toàn hệ thống kinh doanh được tiếp tục mô tả dưới đây.

Hình 6 - Mô hình thực thể về quản lý hồ sơ số trong hệ thống kinh doanh

Cách diễn đạt

2.5.1. Loại hồ sơ và sơ đồ phân loại hồ sơ

Sơ đồ phân loại hồ sơ thường thường (trong hầu hết trường hợp) là một công cụ phân loại theo phân cấp để tạo điều kiện dễ dàng lưu giữ, đặt tên, khai thác, duy trì và hủy bỏ hồ sơ. Nó xác định cách thức mà các hồ sơ được nhóm lại với nhau (tổng hợp) và liên kết với bối cảnh kinh doanh, nơi mà hồ sơ được tạo lập hoặc trao đổi. Nhiều quá trình quản lý hồ sơ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhờ phân loại hồ sơ theo cách này

Người ta cho rằng hệ thống kinh doanh nói chung sẽ không hỗ trợ một chương trình phân loại hồ sơ nội bộ, nhưng các hồ sơ này sẽ cần phải được ánh xạ từ sơ đồ tới các loại hồ sơ liên quan.25

Tuy nhiên, đối với một số hệ thống kinh doanh có hỗ trợ nhiều dạng quá trình kinh doanh có thể cần bao gồm hỗ trợ cả một sơ đồ phân loại hồ sơ, hoặc một sơ đồ được trích xuất từ trong hệ thống kinh doanh. Các chức năng yêu cầu đối với sơ đồ phân loại hồ sơ trong Môđun 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng số có thể được sử dụng cho mục đích này.

Hình 6 trình bày mô hình về các trích xuất của sơ đồ phân loại nằm trong hệ thống kinh doanh, nó cũng thích hợp để ánh xạ hồ sơ với các loại hồ sơ bên ngoài. Quy tắc hệ thống xác định trước được thiết lập bởi người quản trị hệ thống kinh doanh có thể đưa ra một cơ chế thích hợp để cho phép ánh xạ tự động siêu dữ liệu liên quan đến các loại hồ sơ bên ngoài để tương ứng với các hồ sơ số (hoặc tập hợp các hồ sơ số - xem điều 2.5.2) được kiểm soát bởi hệ thống kinh doanh. Những quy tắc này có thể được thiết lập để đảm bảo khi một số loại hồ sơ được tạo ra hoặc được tiếp nhận qua hệ thống chúng sẽ được tự động gán vào một tệp tương ứng của các yếu tố siêu dữ liệu được xác định trước.

2.5.2. Tập hợp hồ sơ số

Tập hợp các hồ sơ kỹ thuật số chứa các thực thể hồ sơ số có liên quan, khi kết hợp, có thể tồn tại ở mức cao hơn đối tượng hồ sơ số đơn lẻ, ví dụ, một thư mục hoặc tệp tin. Tập hợp đại diện cho các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ số được kiểm soát bởi một hệ thống kinh doanh. Những mối quan hệ này được phản ánh trong các liên kết siêu dữ liệu và các kết nối giữa các hồ sơ số liên quan, và giữa các hồ sơ số và hệ thống.

Một hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các tập hợp hồ sơ, các hồ sơ riêng lẻ, hoặc cả hai. Việc tập hợp các hồ sơ số có liên quan có thể cải thiện khả năng của hệ thống kinh doanh để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ cho các hồ sơ này. Hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc tập hợp các hồ sơ số có thể không nhất thiết phải yêu cầu tất cả hồ sơ số phải được gán cho một tập hợp hồ sơ. Việc tập hợp có thể có nhiều cấp độ, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh.

Tập hợp các hồ sơ số có thể phản ánh mối quan hệ như đặc tính chia sẻ hoặc các thuộc tính, hay sự tồn tại của các mối quan hệ tuần tự giữa các hồ sơ kỹ thuật số liên quan. Bản chất của mối quan hệ giữa các hồ sơ số của một tập hợp cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như mục đích và cơ cấu của hệ thống kinh doanh, và các nội dung và định dạng của chính các hồ sơ.

Ví dụ, một tập hợp các hồ sơ số nói chung có thể tạo thành một chuỗi sự kiện (có nghĩa là, một loạt các giao dịch kinh doanh kết nối), trong đó các hồ sơ có thể có một mối quan hệ nối tiếp với nhau. Bất cứ mối quan hệ nối tiếp nào giữa hồ sơ số đều có thể được xác định thông qua các yếu tố siêu dữ liệu được liên kết với các hồ sơ, chẳng hạn như tiêu đề, năm xuất bản, tác giả, số ký hiệu kho (nếu có) và các thuộc tính khác. Trường hợp các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ được kiểm soát bởi hệ thống kinh doanh, hệ thống phải có khả năng xác định, lưu giữ, tư liệu hóa và bảo quản chúng.

Những tập hợp có thể là mối quan hệ cấu trúc hình thức, được hỗ trợ bởi hệ thống kinh doanh (ví dụ, danh mục số chứa các tài liệu số liên quan), hoặc có thể là các mối quan hệ siêu dữ liệu kém hình thức hơn, được ràng buộc chặt chẽ, được hệ thống nhận biết như một sự thiết lập các liên kết giữa các hồ sơ liên quan trong một tập hợp.

Các tập hợp phải được cố định và bảo trì theo thời gian. Bất kỳ thay đổi nào của tập hợp cũng phải được ghi lại cùng với lời giải thích. Không nên nhầm lẫn tập hợp có mục đích quản lý hồ sơ này với, hoặc thay thế bằng, việc tạo ra nhiều tập hợp khác nhau trong việc đáp ứng yêu cầu tìm tin hoặc truy vấn thông tin.

2.5.3. Hồ sơ số

Hệ thống phải có khả năng quản lý nhiều hồ sơ số đa dạng và siêu dữ liệu liên quan. Quản lý các hồ sơ số được kiểm soát bởi hệ thống chủ yếu sẽ được xác định bằng quy tắc hệ thống được xác định trước do người quản trị hệ thống kinh doanh thiết lập. Quy tắc hệ thống cung cấp cầu nối giữa phần mềm hệ thống kinh doanh và các hồ sơ kiểm soát bởi hệ thống. Những quy định này là những phương tiện mà quá trình quản lý hồ sơ có thể áp dụng cho các hồ sơ và chủ yếu là xác định cách hệ thống sẽ hoạt động.

2.5.4. Trích xuất

Trích xuất là một bản sao của một hồ sơ số, mà từ đó một số tài liệu đã được xóa bỏ hoặc vĩnh viễn cất giấu. Trích xuất được thực hiện khi hồ sơ đầy đủ không thể cho truy cập, nhưng một phần hồ sơ thì có thể.

Hệ thống kinh doanh có thể hỗ trợ việc tạo ra và duy trì một hoặc nhiều trích xuất của một hồ sơ số. Các trích xuất có thể được tạo ra, lưu giữ và quản lý bởi hệ thống kinh doanh hoặc bằng cách tích hợp hoặc xen kẽ với một phần mềm ứng dụng bên ngoài.

2.5.5. Các thành phần

Thành phần cấu thành là các bộ phận của một hồ sơ số, ví dụ, các thành phần đa phương tiện của một trang web. Hồ sơ số sẽ bao gồm ít nhất một thành phần. Hồ sơ số bao gồm nhiều thành phần có thể được gọi là "hồ sơ phức".

Bản chất các thành phần tạo nên hồ sơ số sẽ khác nhau giữa các hệ thống. Một thành phần có thể là một đối tượng số, chẳng hạn như một tài liệu số, hoặc phần tử dữ liệu, một thực thể trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, một thành phần của hồ sơ kỹ thuật số trong một hệ thống quản lý các tài liệu có thể là một tài liệu văn bản đơn giản, trong khi các thành phần tạo nên hồ sơ số trong hệ thống quản lý nguồn nhân lực có thể bao gồm một số các thực thể dữ liệu liên quan chặt chẽ trong cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như tất cả các dữ liệu nhập vào để kết nối với hồ sơ nhân sự về một nhân viên).

3. Yêu cầu chức năng

Phần này liệt kê một loạt các yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong hệ thống kinh doanh. Chúng được chia thành bốn phần theo quy trình và khái niệm quản lý hồ sơ chính.

Các yêu cầu chức năng tập trung vào kết quả cần thiết để đảm bảo các hồ sơ được quản lý một cách thích hợp. Như vậy, chúng sẽ không chỉ nêu rõ quy trình cụ thể vì ta thường cho rằng các kỹ thuật và chiến lược để đạt được các kết quả sẽ phụ thuộc vào loại hệ thống được sử dụng.

Mỗi yêu cầu trình bày chi tiết một khía cạnh cụ thể của các chức năng quản lý hồ sơ. Các yêu cầu được chia thành các phần và tiểu mục được trình bày trong Hình 5 tại điều 2.4.1: Các kết quả chính. Các văn bản giới thiệu cho mỗi phần cung cấp thông tin tóm tắt về các khái niệm quản lý hồ sơ và mục tiêu bao quát của các yêu cầu tiếp theo.

Siêu dữ liệu hồ sơ

Siêu dữ liệu là cần thiết để quản lý các hồ sơ một cách thích hợp. Không giống như siêu dữ liệu các nguồn tin, siêu dữ liệu hồ sơ không phải tĩnh mà được tích lũy qua thời gian, ghi lại thay đổi và việc sử dụng hồ sơ. Vì lý do này, yêu cầu đối với siêu dữ liệu hồ sơ được tích hợp vào tất cả các phần của yêu cầu chức năng.

Tích hợp với các hệ thống khác

Như đã nêu trong điều 2, các tổ chức có thể lựa chọn để thực hiện việc quản lý hồ sơ bên ngoài với hệ thống kinh doanh. Điều này có thể đạt được bằng cách hoặc trực tiếp xuất hồ sơ hoặc bằng cách tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ bên ngoài, như được nêu trong Hình 4 tại điều 2.3.5.

Lựa chọn cách quản lý hồ sơ sẽ ảnh hưởng đến mức độ mà các yêu cầu đề ra được lựa chọn hoặc sửa đổi để đưa vào trong một hệ thống kinh doanh. Khi các yêu cầu diễn đạt về chức năng mà một hệ thống kinh doanh "phải" hay "nên" thực hiện, thì điều đó có nghĩa là, tùy thuộc vào mô hình lựa chọn, yêu cầu không phải đáp ứng hoàn toàn trong ứng dụng kinh doanh liên quan, nhưng có thể được đáp ứng thông qua việc sử dụng các công cụ bổ sung, phần mềm điều hành hoặc tích hợp với, hoặc xuất báo cáo cho hệ thống quản lý hồ sơ bên ngoài.

Loại trừ

Dù các yêu cầu chức năng không bao gồm yêu cầu thiết kế và quản lý hệ thống nói chung, như khả năng sử dụng, tìm kiếm, báo cáo, truy cập, bảo mật và sao lưu, thì phải công nhận rằng các quá trình này cũng hỗ trợ chức năng quản lý hồ sơ của hệ thống. Ví dụ, truy cập và kiểm soát an ninh giúp bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của hồ sơ, và các báo cáo có thể được sử dụng để xác định các hồ sơ đáng hủy bỏ.

Các yêu cầu chức năng giả sử rằng nhu cầu về bằng chứng giao dịch kinh doanh dưới hình thức hồ sơ đã được xác định (xem điều 2.3).

Các loại yêu cầu

Đặc tả kỹ thuật bao gồm hai loại yêu cầu:

Yêu cầu không điều kiện - yêu cầu độc lập với bất kỳ yêu cầu khác được liệt kê.

VÍ DỤ

Hệ thống kinh doanh phải có khả năng để bắt giữ và duy trì siêu dữ liệu có liên quan đến bất kỳ sơ đồ phân loại kinh doanh hoặc các công cụ phân loại hồ sơ mà chúng hỗ trợ theo đúng tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan.

Yêu cầu có điều kiện - yêu cầu phụ thuộc vào hệ thống hỗ trợ một yêu cầu cụ thể không điều kiện để yêu cầu có điều kiện được áp dụng. Yêu cầu có điều kiện bắt đầu với thuật ngữ: "Khi hệ thống kinh doanh [hỗ trợ hoặc không hỗ trợ một yêu cầu cụ thể] thì phải / nên / có thể..."

VÍ DỤ

Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ các liên kết giữa chức năng xử lý và các cơ chế quản lý hồ sơ khác được hỗ trợ bởi hệ thống kinh doanh, cần phải cảnh báo người quản trị hệ thống kinh doanh khi cơ chế kiểm soát liên kết đến các lớp sắp xếp được cập nhật và bảo vệ các lớp sắp xếp từ sửa đổi cho đến khi các phiên bản chỉnh lý được hoàn thành.

Yêu cầu có điều kiện được nhóm lại theo yêu cầu không điều kiện có liên quan, bất kể mức độ bắt buộc hoặc khía cạnh liên quan của chức năng quản lý hồ sơ. Ví dụ, yêu cầu có điều kiện về hỗ trợ sơ đồ phân loại hồ sơ đã nêu trong điều 3.1.4: Phân loại hồ sơ.

Mỗi yêu cầu không điều kiện đã được đưa ra theo số tuần tự đơn giản (1-1240). Yêu cầu có điều kiện được đưa ra một số có hai phần dựa trên các yêu cầu không điều kiện có liên quan (ví dụ, điều 3.1, điều 3.2).

Mức bắt buộc

Mức bắt buộc chỉ ra tầm quan trọng tương đối của từng yêu cầu chức năng. Các từ khóa 'phải', 'nên' và 'có thể' xuất hiện trong các đặc tả được giải thích như sau:

'Phải' - Yêu cầu mà sử dụng từ 'phải' là một yêu cầu tuyệt đối phù hợp với đặc tả.

'Nên' - Yêu cầu mà sử dụng từ "nên" có thể được bỏ qua nếu có lý do hợp lệ, nhưng ý nghĩa đầy đủ của bỏ qua phải được hiểu và cân nhắc cẩn thận trước khi chọn một cách giải quyết khác.

'Có thể' - Yêu cầu mà sử dụng từ 'có thể' là tùy chọn.

Mức bắt buộc phải được hiểu đúng theo các lời bàn đã nêu về sự tích hợp với các hệ thống khác.

3.1. Tạo hồ sơ theo tình huống

Danh mục các yêu cầu chức năng sau đây được xem xét để đảm bảo:

Một hồ sơ cố định được tạo lập - hệ thống kinh doanh tạo ra thông tin ở từng giai đoạn của quá trình kinh doanh. Việc xác định nhu cầu của hồ sơ nên thiết lập ở thời điểm nào trong quá trình hồ sơ cần được tạo lập. Bất kỳ quá trình tiếp tục nào xảy ra trong hệ thống sau thời điểm này đều phải là kết quả của việc tạo ra hồ sơ mới hoặc tăng thêm hồ sơ hiện tại, hơn là sửa đổi hồ sơ. Điều này có nghĩa là không được ghi đè lên các dữ liệu được lưu giữ để ghi lại quá trình hoặc các quyết định trước đó nhưng có thể thêm dữ liệu mới. Tùy thuộc vào việc đánh giá yêu cầu về hồ sơ, có thể không cần phải giữ lại các dữ liệu đó và có thể ghi đè lên nó.

Một khi các hồ sơ mà tổ chức cần dùng như một bằng chứng của quá trình kinh doanh đã được xác định, cần đảm bảo hệ thống kinh doanh có khả năng tạo lập các hồ sơ.

Loại và số lượng hồ sơ mà hệ thống kinh doanh tạo ra sẽ khác nhau tùy thuộc vào bản chất của kinh doanh đang được tiến hành bởi hệ thống và yêu cầu quản lý hồ sơ liên quan. Một số hệ thống kinh doanh có khả năng tạo ra một loạt các hồ sơ số sử dụng định dạng dữ liệu phức tạp (ví dụ, hệ thống dữ liệu không gian địa lý), trong khi các hệ thống khác chỉ có thể hỗ trợ tạo ra hồ sơ số tương đối cơ bản thuộc một loại.

Các hồ sơ kỹ thuật số được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các đối tượng số - chẳng hạn như tài liệu số (ví dụ, tài liệu xử lý văn bản hoặc bảng tính), các trang web, âm thanh và video - hoặc các định dạng dữ liệu chuyên dụng khác, và/hoặc các yếu tố dữ liệu và siêu dữ liệu liên quan.26

Quyết định cho phép ghi đè lên dữ liệu có thể được coi như thao tác xử lý và tùy thuộc vào yêu cầu pháp lý, có thể yêu cầu ủy quyền thông qua cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ.

Tạo các hồ sơ có thể bao gồm xác định đối tượng số hiện có được quản lý như hồ sơ, cấu hình hệ thống để đảm bảo các giao dịch được ghi lại và không bị ghi đè, hoặc xác định một số trường (và mối quan hệ giữa chúng) có thể được "cất giữ" như hồ sơ về một sự kiện cụ thể.

● Thu thập Siêu dữ liệu cho các hồ sơ - có ý nghĩa như là bằng chứng của quá trình kinh doanh, các hồ sơ phải gắn với bối cảnh của việc tạo lập và sử dụng chúng. Để làm điều này, hồ sơ phải được kết hợp với siêu dữ liệu về bối cảnh kinh doanh.

Phần lớn thông tin này có thể được tự động tạo ra bởi hệ thống. Siêu dữ liệu tích hợp trong các yêu cầu chức năng đã được thực hiện ở một mức độ tương đối cao. Thay vì chi tiết hóa cụ thể từng yếu tố siêu dữ liệu được yêu cầu, thì các yêu cầu cung cấp tài liệu tham khảo rộng rãi cho sự cần thiết của một số lĩnh vực nhất định của chức năng hệ thống kinh doanh để có khả năng tạo lập, lưu giữ và duy trì các yếu tố siêu dữ liệu. Dự kiến, mỗi tổ chức sẽ lưu giữ siêu dữ liệu cho các hồ sơ theo một tiêu chuẩn siêu dữ liệu đã xác định, phù hợp với yêu cầu của tổ chức và/hoặc về mặt pháp lý.

● Trong trường hợp thích đáng, có thể quản lý một tập hợp các hồ sơ và hỗ trợ một công cụ phân loại hồ sơ có thể được hỗ trợ - siêu dữ liệu về kinh doanh có thể được diễn tả dưới dạng giá trị dữ liệu được lựa chọn từ một kinh doanh hoặc từ sơ đồ phân loại hồ sơ, có thể được sử dụng để phân loại hồ sơ. Thông thường một hệ thống kinh doanh sẽ không có một sơ đồ phân loại nội bộ và do đó yêu cầu chi tiết không có trong tài liệu này.27 Đối với hệ thống mà chỉ có liên quan đến một số lượng hạn chế các giao dịch, thì siêu dữ liệu này có thể được tìm thấy trong hệ thống tư liệu,28 hơn là trực tiếp liên kết với từng hồ sơ trong hệ thống.

3.1.1. Tạo hồ sơ cố định

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.1.2. Siêu dữ liệu hồ sơ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể:

3.1.3. Quản trị tập hợp hồ sơ số

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.1.4. Phần loại hồ sơ

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.2. Quản lý và duy trì hồ sơ

Một khi các hồ sơ đã được tạo ra, chúng phải được quản lý và duy trì cho những khi cần. Hồ sơ phải được quản lý để bảo đảm chúng có các đặc điểm sau:52

Tính xác thực - hồ sơ có thể chứng minh là những gì nội dung nó có là, đã được tạo ra hoặc được gửi bởi người đã tạo ra hoặc gửi nó tại thời điểm có mục đích.

Độ tin cậy - hồ sơ có thể được tin cậy như một kết quả đầy đủ và chính xác của các giao dịch mà nó chứng thực, và có thể phụ thuộc vào quá trình giao dịch tiếp theo.

Tính toàn vẹn - hồ sơ là đầy đủ và không thay đổi, và bảo vệ chống lại sự thay đổi trái phép. Đặc điểm này cũng được gọi là "bất khả xâm phạm'.

Tính khả dụng - hồ sơ có thể được định vị, truy vấn, bảo quản và xuất ra.

Các yêu cầu chức năng chi tiết dưới đây không đủ để đảm bảo rằng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh có tất cả những đặc trưng này. Hệ thống thông thường kiểm soát truy cập và hỗ trợ bảo mật việc duy trì tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng sử dụng, và do đó nên được vận hành một cách thích hợp. Tuy nhiên, như đã nêu tại điều 3.1, chức năng này là phổ biến cho hệ thống kinh doanh, không nằm trong các yêu cầu chức năng dưới đây.

Đánh giá rủi ro có thể cho biết quyết định kinh doanh cần phải được kiểm soát nghiêm ngặt như thế nào. Ví dụ, trong môi trường có nguy cơ cao, có thể cần phải chứng minh chính xác những gì đã xảy ra, khi nào và bởi ai. Điều này liên quan đến các quyền của hệ thống đăng nhập và kiểm định để chứng minh rằng hành động đã phê duyệt được thực hiện bởi người có thẩm quyền. Ví dụ, an ninh, các hồ sơ kiểm định, kiểm soát truy cập (bao gồm cả giới hạn về những người có thể hiệu đính và sửa đổi thông tin) và các công cụ tìm kiếm là các yêu cầu hệ thống nói chung đảm bảo các hồ sơ có những đặc trưng cần thiết.

Danh sách về các yêu cầu chức năng sau đây có liên quan với việc đảm bảo:

● Siêu dữ liệu cho hồ sơ có thể được định hình - hệ thống kinh doanh có thể xử lý một loạt các yếu tố siêu dữ liệu và quy trình hỗ trợ quản lý.

● Hồ sơ có thể được gán hoặc phân loại lại và nếu cần có thể được sao chép và trích xuất - hồ sơ có thể được phân loại phục vụ cho mục đích quản lý và truy vấn.

Trong trường hợp thay đổi, hệ thống kinh doanh phải có cơ chế cho phép gán hoặc phân loại lại các hồ sơ này.

Các tổ chức có thể muốn tạo một bản sao nội dung hồ sơ hiện có để tạo thuận lợi cho việc tạo ra một hồ sơ mới và riêng biệt. Họ cũng có thể muốn tạo một bản sao của hồ sơ và loại bỏ hoặc cất giấu vĩnh viễn một số tài liệu. Điều này thực hiện khi hồ sơ đầy đủ không cho truy cập, nhưng một phần hồ sơ thì có thể. Nếu cần thiết, hệ thống kinh doanh có thể hỗ trợ các quá trình này.

● Đưa ra các báo cáo về quản lý hồ sơ.

● Hồ sơ được quản lý hiệu quả khi chúng được áp dụng mã hóa và chữ ký số - cần phải xem xét đặc biệt đối với việc bảo trì các hồ sơ đã được áp dụng mã hóa hoặc chữ ký số.

Khi mã hóa và chữ ký số có giá trị hiển thị để bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của hồ sơ trong chuyển tải, thì chúng cũng có rủi ro đối với việc sử dụng liên tục của các hồ sơ, chẳng hạn như khóa giải mã và khóa công khai của chữ ký số có thể đã hết hạn trong khi vẫn yêu cầu hồ sơ. Vì lý do này mà hồ sơ lưu trữ ở dạng mã hóa là không nên. Siêu dữ liệu có thể ghi lại các quá trình mã hóa và giải mã và chứng thực để giải mã thành công hồ sơ.

Nếu các biện pháp an ninh như vậy được sử dụng như một phương tiện bảo vệ tính xác thực và toàn vẹn của hồ sơ, thì cần phải xem xét việc quản lý mã khóa.

3.2.1. Cấu hình siêu dữ liệu

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể:

3.2.2. Gán lại chỉ số, phân loại lại, nhân bản và trích xuất hồ sơ

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.2.3. Báo cáo hồ sơ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.2.4 Quy trình bảo mật trực tuyến

Quy trình bảo mật trực tuyến bao gồm hai mục con về mã hóa và chữ ký số. Đa số các yêu cầu đó là với điều kiện hệ thống kinh doanh phải có yêu cầu hỗ trợ quá trình bảo mật trực tuyến.

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Mã hóa

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Chữ ký số

Những yêu cầu này chỉ áp dụng nếu hệ thống gửi hoặc nhận được hồ sơ đã ký kết. Các yêu cầu sẽ không áp dụng nếu hệ thống chỉ sử dụng chữ ký số để thiết lập một kênh an toàn. Tài liệu này không bao gồm các yêu cầu cụ thể cho các hệ thống quản lý chữ ký số.

Hệ thống kinh doanh phải:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Xác thực

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.3. Hỗ trợ xuất, nhập và khả năng liên tác

Khả năng nhập và xuất hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh, và khả năng tương tác với hệ thống khác, là chức năng được yêu cầu thường xuyên. Hồ sơ có thể cần phải được xuất sang hệ thống khác như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, hoặc xuất sang các tổ chức khác trong trường hợp sáp nhập, hoặc trong khu vực chính phủ, khi bộ máy nhà nước thay đổi.

Nhiều hồ sơ có thể cần phải được lưu giữ lâu hơn tuổi thọ của chính hệ thống phần mềm, và do đó có nhu cầu xuất hồ sơ khi chuyển sang một hệ thống kinh doanh mới. Cũng có thể có nhu cầu nhập hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh khác, đặc biệt trong môi trường kinh doanh hợp tác. Chuyển hồ sơ cho một cơ quan lưu trữ hoặc một hệ thống lưu trữ thứ cấp cũng nên được xem xét.

Để dễ dàng nhập và xuất hồ sơ, sử dụng định dạng mở và tiêu chuẩn công nghiệp sẽ làm tăng mức độ khả năng liên tác và giảm chi phí và khó khăn của bất kỳ quá trình xuất / nhập hồ sơ.

Khi sự nhu cầu chức năng này được thấy rõ nhất khi ngừng hoạt động hệ thống, thì điều quan trọng là phải xem xét kỹ chức năng này ở giai đoạn thiết kế.

Các nguồn tin hữu ích bao gồm trong Đặc tả yêu cầu chuẩn hóa việc trao đổi hồ sơ kinh doanh của Trung tâm Tiêu chuẩn Châu Âu và Tiêu chuẩn xuất hồ sơ số của Sáng kiến lưu trữ hồ sơ số của Úc.68

3.3.1. Nhập dữ liệu

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.3.2. Xuất hồ sơ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.4. Lưu giữ và xử lý hồ sơ theo yêu cầu

Danh sách các yêu cầu chức năng sau đây là để đảm bảo:

● Phù hợp với các chế độ ủy quyền xử lý - một phần của quá trình đánh giá quản lý hồ sơ liên quan đến việc xác định các hồ sơ nên được lưu giữ bao lâu để giải thích nghĩa vụ pháp lý, nhu cầu kinh doanh và yêu cầu của cộng đồng. Tài liệu sắp xếp đưa ra thời gian lưu giữ các nhóm khác nhau của hồ sơ. Những quyết định lưu giữ này được ghi rõ trong tài liệu xử lý, nên được cấp phép ở mức độ cao phù hợp với yêu cầu pháp lý. Những yêu cầu chức năng này chấp nhận sự tồn tại của cơ quan sắp xếp kiểm soát các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh.

● Xử lý được áp dụng có hiệu quả - cần đảm bảo tạo điều kiện cho duy trì và xử lý hoặc là trong hệ thống, hoặc thông qua tích hợp với các thành phần phần mềm bên ngoài. Việc giữ mọi thứ trong suốt thời gian tồn tại của hệ thống sẽ gây ra chi phí cao và không phù hợp với hoạt động của hệ thống.

Có thể có một số trường hợp, khi phân tích chi phí-lợi nhuận và phân tích rủi ro đưa ra kết luận rằng tốt hơn hết là lưu giữ hồ sơ cho trong suốt thời gian tồn tại của hệ thống. Tuy nhiên, đây chỉ đơn giản là trì hoãn quyết định về việc lưu giữ hồ sơ thích hợp cho đến thời điểm ngừng hoạt động.71

● Cần xem xét lại các hồ sơ chuẩn bị xử lý - trước khi thực hiện bất cứ lệnh xử lý nào, người dùng phải xem xét lại những lệnh sắp xếp và có thể sửa đổi nó / áp dụng các lệnh khác nhau.

● Hồ sơ bị hủy bỏ - không nên xóa hồ sơ trừ trường hợp được sự đồng ý và có chữ ký của nhân viên có thẩm quyền xử lý hồ sơ.

● Lưu giữ siêu dữ liệu của hồ sơ bị hủy bỏ - bằng chứng thực hiện các lệnh xử lý cũng phải được lưu giữ, hoặc thông qua các siêu dữ liệu trong hệ thống kinh doanh, hoặc thông qua tích hợp với hệ thống khác.

● Báo cáo có thể được thực hiện cho các lệnh xử lý.

Lưu ý là một số yêu cầu sắp xếp có liên quan đến việc sử dụng tập hợp.

Vì các yêu cầu này là có điều kiện khi sử dụng tập hợp, chúng được nêu trong điều 3.1.3.

3.4.1. Tuân thủ chế độ cấp phép xử lý

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.4.2. Ứng dụng xử lý/sắp xếp

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

2.4.3. Xem xét

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.4.4. Hủy bỏ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.4.5. Xử lý siêu dữ liệu

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

3.4.6. Báo cáo hoạt động xử lý

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

PHỤ LỤC A

(tham khảo)

GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ

PHỤ LỤC B

(tham khảo)

HỢP NHẤT HỒ SƠ CÓ TÍNH ĐẾN VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG

Hệ thống kinh doanh thường được phát triển thông qua một loạt các giai đoạn, bắt đầu với quy hoạch và thiết lập điều lệ dự án, tiếp đến là phát triển các đặc tả thiết kế và các yêu cầu chức năng, và kết thúc là việc vận hành và duy trì hệ thống cũng như xem xét và đánh giá hệ thống. Nếu quản lý hồ sơ sẽ được tích hợp trong thiết kế của hệ thống kinh doanh, thì sau đó cần thiết phải xem xét hồ sơ được tạo lập ở từng giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống. Trong tất cả các giai đoạn trong vòng đời, giai đoạn lập kế hoạch là quan trọng nhất vì trong giai đoạn này các vấn đề cơ bản của hồ sơ được nhận dạng và xác định, và yêu cầu nguồn lực nói chung cần lấy ở đâu để giải quyết các vấn đề đều được xác định.

Việc cố tạo lập hồ sơ ở các giai đoạn sau trong vòng đời của hệ thống kinh doanh sẽ rất khó khăn. Đó là vì các nỗ lực sẽ được xem như là sự 'thêm vào' đòi hỏi nguồn lực bổ sung, chứ không phải là một thành phần thiết yếu của hệ thống khi nguồn lực đã được xác định và khi việc thiết kế và vận hành được xem xét kết hợp vào trong các giai đoạn thiết kế và vận hành của chính hệ thống.

Tổng quan của mỗi giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống và tác động hồ sơ như sau:104

1. Bắt đầu dự án

Giai đoạn bắt đầu của vòng đời phát triển hệ thống bắt đầu khi xác định quản lý là cần thiết để tăng cường quá trình kinh doanh thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin. Mục đích của giai đoạn khởi đầu là:

● xác định và thông qua cơ hội để cải thiện hiệu suất kinh doanh của tổ chức hoặc một thiếu sót liên quan đến nhu cầu kinh doanh;

● xác định các hạn chế và giả định chính để giải quyết các nhu cầu đó; và

● đề nghị khảo sát tỉ mỉ các khái niệm và phương pháp thay thế để đáp ứng các nhu cầu.

Dự án kinh doanh có thể được bắt đầu như kết quả của hoạt động cải tiến quy trình kinh doanh, thay đổi chức năng kinh doanh hoặc tiến bộ trong CNTT, hoặc có thể do động lực từ bên ngoài như luật pháp và chính sách, đưa ra hướng chiến lược mới của chính phủ hoặc theo đuổi các cơ hội của tổ chức bên ngoài (ví dụ, phát triển và tổ chức trợ giúp liên quan). Các nhà tài trợ dự án nêu rõ nhu cầu này trong tổ chức để bắt đầu vòng đời của hệ thống/dự án. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án chuẩn bị bài trình bày về nhu cầu hoặc đề xuất chung. Các vấn đề như an ninh và hồ sơ (ví dụ, bảo đảm tính xác thực của hồ sơ được duy trì theo thời gian, thiết lập các thông số kỹ thuật lưu giữ các hồ sơ, liên kết hồ sơ giấy và hồ sơ kỹ thuật số, thiết lập tài liệu sắp xếp hồ sơ, v.v...) và quyền sở hữu của các vấn đề được xác định ở mức chung chung (đó là những vấn đề cần được giải quyết như số tiền thu được của dự án). Như vậy, người quản lý dự án thường tập hợp tất cả những người sẽ cần phải đóng góp cho nỗ lực phát triển (có nghĩa là, những người sẽ cần phải giải quyết vấn đề quản lý hồ sơ và tích hợp nó trong thiết kế hệ thống).

2. Lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, nhu cầu cho hệ thống và khái niệm được đề xuất cho hệ thống mới hoặc hệ thống sửa đổi được tiếp tục phân tích để thông báo sự phát triển của một "tầm nhìn" của các kinh doanh sẽ hoạt động như thế nào một khi hệ thống được phê duyệt đã được thực hiện. Để đảm bảo rằng các giai đoạn còn lại của vòng đời phát triển hệ thống có khả năng thực hiện đúng hạn và trong phạm vi ngân sách, nguồn lực dự án, hoạt động, lịch trình, các công cụ và đánh giá phải được xác định rõ ràng. Các yêu cầu bậc cao khác như bảo mật (có nghĩa là, bản chất của chứng nhận và xác nhận bảo mật) và quản lý hồ sơ sẽ tiếp tục được cải tiến dựa trên đánh giá mối đe dọa và rủi ro.

3. Phân tích yêu cầu

Các yêu cầu chức năng người dùng được xác định chính thức và vạch ra yêu cầu về dữ liệu, hiệu năng hệ thống, an ninh và yêu cầu bảo trì hệ thống. Tất cả các yêu cầu được xác định chi tiết đủ cho tiến hành thiết kế hệ thống. Tất cả các yêu cầu cần phải đo lường và kiểm chứng được, và hiểu được nhu cầu kinh doanh, cơ hội trong giai đoạn khởi đầu. Tài liệu liên quan đến yêu cầu người dùng từ giai đoạn lập kế hoạch được sử dụng làm cơ sở phân tích nhu cầu người dùng và phát triển yêu cầu người dùng chi tiết hơn. Trong giai đoạn phân tích yêu cầu, hệ thống xác định chi tiết hơn đối với đầu vào, quá trình, đầu ra và giao diện hệ thống. Quá trình xác định này xảy ra ở cấp độ chức năng (có nghĩa là, hệ thống mô tả về chức năng thực hiện, chứ không phải về các chương trình máy tính, tệp tin và các dòng dữ liệu). Tầm quan trọng của giai đoạn này là xác định những chức năng phải được thực hiện chứ không phải là làm thế nào để thực hiện các chức năng.

4. Thiết kế

Đặc tính vật lý của hệ thống được thiết kế trong giai đoạn này. Môi trường hoạt động được thiết lập, hệ thống con chủ yếu và các đầu vào đầu ra được xác định, và các quá trình được phân bổ cho các nguồn lực. Tất cả mọi thứ yêu cầu đầu vào hoặc đầu ra của người dùng được xem xét cẩn thận. Đặc tính vật lý của hệ thống được quy định cụ thể và được chuẩn bị thiết kế chi tiết. Các hệ thống con được xác định trong giai đoạn thiết kế được dùng để tạo ra cấu trúc chi tiết của hệ thống. Mỗi hệ thống được phân chia thành một hoặc nhiều đơn vị thiết kế hoặc module. Thông số kỹ thuật logic chi tiết được chuẩn bị cho từng phần của phần mềm.

Giai đoạn thiết kế phải được tính toán cho các yêu cầu chức năng của hồ sơ và các yêu cầu khác liên quan (ví dụ, quản lý, thủ tục và kỹ thuật) được xác định là kết quả của giai đoạn phân tích yêu cầu trước đó. Tương tự như yêu cầu bảo mật, thông số kỹ thuật thiết kế liên quan đến hồ sơ phải được đan kết với các thông số kỹ thuật thiết kế vật lý và logic (có nghĩa là, kiến trúc dữ liệu, mô hình dữ liệu, v.v...) cho hệ thống.

5. Lắp đặt

Hoạt động của giai đoạn này là chuyển thiết kế hệ thống được xây dựng trong giai đoạn thiết kế thành một hệ thống thông tin làm việc có khả năng giải quyết các yêu cầu hệ thống. Giai đoạn phát triển bao gồm các hoạt động xây dựng hệ thống, kiểm tra hệ thống và tiến hành kiểm tra định tính chức năng để đảm bảo các quy trình chức năng của hệ thống đáp ứng được các yêu cầu quá trình chức năng. Một bước quan trọng trước khi cài đặt và vận hành hệ thống trong một môi trường sản xuất là phải tùy thuộc vào hệ thống để hoạt động chứng nhận và công nhận. Một số dạng thử nghiệm được tiến hành trong giai đoạn này. Đầu tiên, thử nghiệm tích hợp hệ thống con được thực hiện và đánh giá của nhóm phát triển để chứng minh rằng các thành phần chương trình tích hợp đúng cách vào hệ thống con và các hệ thống con tích hợp hợp thức vào một ứng dụng. Đây là nơi thử nghiệm để đánh giá khả năng của hệ thống lưu giữ và duy trì hồ sơ (theo yêu cầu chức năng) được tiến hành. Tiếp theo, thử nghiệm hệ thống được tiến hành và đánh giá để đảm bảo hệ thống phát triển đáp ứng tất cả các yêu cầu kỹ thuật, bao gồm các yêu cầu thực thi. Hơn nữa, kiểm tra khả năng hồ sơ sẽ là một phần của thử nghiệm tổng thể và quá trình đánh giá. Kiểm tra tập trung vào tính toàn vẹn dữ liệu từ khía cạnh an ninh và triển vọng quản lý hồ sơ sẽ xác nhận khả năng của hệ thống đảm bảo các yêu cầu về độ tin cậy, tính xác thực, độ đầy đủ, v.v... Cuối cùng, người dùng tham gia thử nghiệm để xác nhận rằng hệ thống phát triển đáp ứng tất cả yêu cầu người dùng bao gồm cả khả năng hệ thống tạo dễ dàng tiếp cận và truy vấn hồ sơ. Một khi hệ thống được chấp nhận, nó sẽ chuyển sang 'sản xuất', dựa trên thông báo chính thức về việc lắp đặt cho người dùng cuối, thực hiện kế hoạch đào tạo được xác định trước, nhập hoặc chuyển đổi dữ liệu, và xem xét sau lắp đặt.

6. Bảo trì

Trong giai đoạn này, hệ thống được giám sát tiếp tục thực hiện theo yêu cầu của người dùng, và được kết hợp với yêu cầu sửa đổi hệ thống. Hệ thống vận hành được đánh giá định kỳ thông qua việc xem xét xác định làm thế nào hệ thống có thể được vận hành hiệu quả và hiệu quả hơn. Vận hành tiếp tục chừng nào mà hệ thống được thích nghi một cách hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của một tổ chức. Điều này có nghĩa là thay đổi các yêu cầu liên quan đến hồ sơ, (do luật mới, thay đổi yêu cầu kinh doanh, những thay đổi trong thiết kế của các quá trình kinh doanh, v.v...) phải được điều chỉnh trong khi giám sát và các quá trình thay đổi phải được thực hiện trong giai đoạn này. Cung cấp hỗ trợ người dùng là một hoạt động liên tục. Người sử dụng mới sẽ yêu cầu được đào tạo. Trọng tâm của giai đoạn này là đảm bảo nhu cầu của người dùng được đáp ứng và hệ thống tiếp tục thực hiện theo quy định trong môi trường hoạt động. Khi cần thiết sửa đổi hoặc thay đổi, hệ thống có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch. Các hoạt động liên quan đến sắp xếp của hệ thống đảm bảo kết thúc có trật tự và bảo toàn thông tin quan trọng về hệ thống mà một số hoặc tất cả các thông tin (bao gồm cả thông tin trong hồ sơ) có thể được kích hoạt trong tương lai nếu cần thiết.

Điều quan trọng là phải bảo quản thích hợp các hồ sơ đã được xử lý bởi hệ thống (có nghĩa là, di chuyển các hồ sơ có giá trị sang các hệ thống khác bao gồm cả việc hỗ trợ kho lưu trữ), theo chính sách và quy định quản lý hồ sơ, để truy cập trong tương lai.

7. Xem xét và đánh giá

Xem xét và đánh giá hệ thống được dựa trên hai quan điểm. Đầu tiên là quan điểm của chính hệ thống kinh doanh. Xem xét được thực hiện ở mỗi giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống để đảm bảo các hoạt động thực hiện trong bất kỳ giai đoạn nhất định đạt được mục đích xác định trước và đạt được mục tiêu thực hiện của họ. Chẳng hạn xem xét phải được hỗ trợ bằng các phương pháp đánh giá và các biện pháp thực hiện đã được thỏa thuận. Nếu khả năng của hệ thống là tạo lập, lưu giữ và quản lý hồ sơ được cân nhắc, thì các biện pháp thực hiện quản lý hồ sơ và phương pháp thực hiện đánh giá khả năng của hồ sơ phải được phát triển, được áp dụng bất cứ nơi nào có thể, được tích hợp trong các biện pháp thực hiện và phương pháp đánh giá sử dụng trong xem xét được thực hiện ở từng giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống.

Thứ hai là quan điểm phương pháp luận được sử dụng để phát triển hệ thống. Liệu phương pháp phát triển hệ thống có phù hợp, hiệu quả, đầy đủ, v.v...? Việc đánh giá phương pháp luận tiến hành lúc kết thúc dự án hệ thống kinh doanh hoặc như là một phần của đánh giá tổng thể chung của sự phát triển và quản lý hệ thống kinh doanh. Hơn nữa, việc xem xét hồ sơ, bao gồm cả các biện pháp thực hiện và các tiêu chí khác, phải được phát triển và tích hợp vào các công cụ và kỹ thuật được sử dụng để đánh giá sự phát triển hệ thống kinh doanh nói chung.

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1) Cornwell Management Consultants (for the European Commission Interchange of Documentation between Administrations Programme), Model Requirements for the Management of Electronic Records, March 2001, http://www.cornwell.co.uk/edrm/moreq.asp.

2) Indiana University,: Electronic Records Project, http://www.libraries.iub.edu/index.php?pageld=3313.

3) International Council on Archives, Authenticity of Electronic Records, ICA Study 131, November 2002.

4) International Council on Archives, Authenticity of Electronic Records, ICA Study 132, January2004.

5) International Standards Organization, ISO 15489 - 1: 2001, Information and documentation - Records management - Part 1: General.

6) International Standards Organization, ISO 23081 - 1: 2006, Information and documentation - Records management processes - Metadata for records, Part 1 - Principles.

7) International Standards Organization, ISO TR 15489 - 2: 2001 Information and Documentation - Records Management - Part 2: Guidelines.

8) International Standards Organization, ISO/ TR 26122: 2008 Information and documentation - Work process analysis for records.

9) International Standards Organization, ISO 23081 - 2: 2009, Information and documentation - Records management processes - Metadata for records, Part 2 - Conceptual and implementation Issues.

10) University of Pittsburgh, Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping: The Pittsburgh Project, 1996, http://www.archimuse.com/papers/nhprc/BACartic.html.

MỤC LỤC

1. Tổng quan

1.1. Phạm vi và mục đích

1.2. Đối tượng

1.3. Các tiêu chuẩn liên quan

1.4. Thuật ngữ

1.5. Cấu trúc

2. Hướng dẫn

2.2. Hồ sơ và tổng quan về hệ thống kinh doanh

2.3. Xác định nhu cầu về bằng chứng của các sự kiện, giao dịch và quyết định trong hệ thống kinh doanh

2.3.2. Xác định các yêu cầu về bằng chứng kinh doanh

2.3.3. Xác định nội dung và thông tin quản lý có liên quan ghi lại làm bằng chứng

2.3.4. Xác định các mối liên kết và phụ thuộc

2.3.5. Đặt ra chiến lược để xử lý các hồ sơ cốt lõi dựa trên đánh giá lựa chọn

2.3.6. Đánh giá lựa chọn và rủi ro

2.3.7. Thực hiện

2.4. Sử dụng các yêu cầu chức năng

2.4.1. Các kết quả chính

2.4.3. Xem xét rà soát, đánh giá và kiểm định hệ thống kinh doanh hiện có

2.5. Mô hình quan hệ thực thể

2.5.1. Loại hồ sơ và sơ đồ phân loại hồ sơ

2.5.2. Tập hợp hồ sơ số

2.5.4. Trích xuất

3. Yêu cầu chức năng

3.1. Tạo hồ sơ theo tình huống

3.1.1. Tạo hồ sơ cố định

3.1.3. Quản trị tập hợp hồ sơ số

3.1.4. Phân loại hồ sơ

3.2. Quản lý và duy trì hồ sơ

3.2.2. Gán lại chỉ số, phân loại lại, nhân bản và trích xuất hồ sơ

3.2.3. Báo cáo hồ sơ

3.2.4. Quy trình bảo mật trực tuyến

3.3. Hỗ trợ xuất, nhập và khả năng liên tác

3.3.1. Nhập dữ liệu

3.3.2. Xuất hồ sơ

3.4. Lưu giữ và xử lý hồ sơ theo yêu cầu

3.4.1. Tuân thủ chế độ cấp phép xử lý

3.4.2. Ứng dụng xử lý/sắp xếp

3.4.3. Xem xét

3.4.4. Hủy bỏ

3.4.6. Báo cáo hoạt động xử lý

Phụ lục A

Phụ lục B

1. Bắt đầu dự án

3. Phân tích yêu cầu

4. Thiết kế

5. Lắp đặt

6. Bảo trì

7. Xem xét và đánh giá

Thư mục tài liệu tham khảo