Thông tư 32/2017/TT-BTNMT lưu trữ và khai thác tài liệu khí tượng thủy văn

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định kỹ thuật thu nhận, bảo quản, lưu trữ và khai thác tài liệu khí tượng thủy văn.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động thu nhận, bảo quản, lưu trữ và khai thác tài liệu khí tượng thủy văn.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Tài liệu khí tượng thủy văn là thông tin, dữ liệu khí tượng thủy văn thể hiện bằng vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động khí tượng thủy văn của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

3. Tài liệu khí tượng thủy văn gốc (gọi tắt là tài liệu gốc) là tài liệu do phương tiện đo, do con người quan trắc hoặc kết hợp giữa phương tiện đo với con người thu thập và ghi trên vật mang tin trong quá trình quan trắc, điều tra, khảo sát khí tượng thủy văn.

4. Tài liệu khí tượng thủy văn thứ cấp (gọi tắt là tài liệu thứ cấp) là tài liệu đã được xử lý, chỉnh biên hoặc tính toán từ tài liệu gốc theo quy chuẩn kỹ thuật, quy trình, quy định, hướng dẫn kỹ thuật và được ghi trên vật mang tin.

5. Tài liệu khí tượng thủy văn chuyên khảo (gọi tắt là tài liệu chuyên khảo) là tài liệu được xử lý, hệ thống hóa, tổng hợp, đúc kết thành quy luật hoặc kết luận khoa học trên cơ sở tài liệu gốc, tài liệu thứ cấp.

6. Kho lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn (gọi tắt là kho lưu trữ) là nơi có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước để lưu giữ lâu dài, an toàn tuyệt đối và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ thu nhận, lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu khí tượng thủy văn.

7. Phông lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động khí tượng thủy văn và được bảo quản trong kho lưu trữ.

8. Chỉnh lý lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu.

9. Đơn vị bảo quản là đơn vị phân loại trong phạm vi phông lưu trữ và có số lưu trữ riêng.

10. Tính pháp lý của tài liệu là những căn cứ được ghi trên tài liệu hay kèm theo tài liệu để xác định điều kiện đưa vào lưu trữ và khai thác theo quy định của pháp luật.

11. Trạng thái vật lý của tài liệu là hình thức, chất lượng của các vật mang tin.

Điều 4. Khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu khí tượng thủy văn

Việc khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu khí tượng thủy văn được thực hiện theo quy định tại Mục 4 Nghị định số 38/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật khí tượng thủy văn và Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Điều 5. Danh mục tài liệu khí tượng thủy văn được thu nhận, bảo quản, lưu trữ và khai thác

1. Tài liệu về quan trắc, điều tra, khảo sát về khí tượng thủy văn, môi trường không khí và nước được quy định chi tiết tại Phụ lục I Thông tư này.

2. Tài liệu khí tượng thủy văn thư nhận được từ nước ngoài, cơ quan, tổ chức quốc tế.

3. Biểu đồ, bản đồ, ảnh thu từ vệ tinh; phim, ảnh về đối tượng nghiên cứu khí tượng thủy văn.

4. Bản tin dự báo, cảnh báo khí tượng thủy văn; thông báo tình hình khí tượng thủy văn được quy định chi tiết tại Phụ lục II Thông tư này.

5. Hồ sơ kỹ thuật của các trạm, công trình và phương tiện đo khí tượng thủy văn.

6. Hồ sơ cấp, gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép hoạt động dự báo, cảnh báo khí tượng thủy văn.

7. Tài liệu về giám sát biến đổi khí hậu được quy định tại khoản 2 Điều 34 của Luật khí tượng thủy văn.

8. Kết quả nghiên cứu khoa học, chương trình, dự án về khí tượng thủy văn.

9. Kế hoạch và kết quả thực hiện tác động vào thời tiết.

10. Văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn kỹ thuật về khí tượng thủy văn.

Chương II

THU NHẬN TÀI LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN

Điều 6. Giao tài liệu khí tượng thủy văn

Việc giao tài liệu khí tượng thủy văn được thực hiện như sau:

1. Thông báo kế hoạch giao tài liệu cho bên nhận.

2. Rà soát, thống kê tài liệu cần giao về số lượng, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý.

3. Phân loại, sắp xếp tài liệu.

4. Vệ sinh sơ bộ, đóng gói tài liệu.

5. Lập danh mục tài liệu.

Điều 7. Nhận tài liệu khí tượng thủy văn

Việc nhận tài liệu khí tượng thủy văn được thực hiện như sau:

1. Tiếp nhận kế hoạch của bên giao tài liệu.

2. Lập kế hoạch nhận tài liệu theo các nội dung sau:

a) Chi tiết phương thức tiếp nhận đối tài liệu giấy, ảnh, file dữ liệu; sản phẩm phần mềm, cơ sở dữ liệu;

b) Khối lượng công việc cần thực hiện;

c) Thời gian tiếp nhận tài liệu;

d) Bố trí địa điểm phù hợp với khối lượng tài liệu nhận;

đ) Bố trí đầy đủ vật tư, trang thiết bị phục vụ công tác nhận tài liệu;

e) Bố trí đủ lao động có trình độ chuyên môn để nhận tài liệu.

3. Thông báo cho bên giao tài liệu về thời gian, địa điểm và phương thức tiếp nhận tài liệu.

4. Tiếp nhận tài liệu.

5. Kiểm tra tính pháp lý của tài liệu gốc:

a) Đối với tài liệu giấy: thể hiện được tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân và được xác nhận của đơn vị trực tiếp làm ra tài liệu;

b) Đối với tài liệu không phải là giấy: thủ trưởng đơn vị làm ra tài liệu xác nhận bằng văn bản về khối lượng và chất lượng tài liệu;

c) Kiểm tra nội dung văn bản xác nhận về đánh giá chất lượng tài liệu của cơ quan có thẩm quyền.

6. Kiểm tra tính pháp lý của tài liệu thứ cấp:

Có nhận xét, đánh giá chất lượng của đơn vị có tài liệu và có xác nhận về chất lượng của cơ quan có thẩm quyền.

7. Kiểm tra tính pháp lý của tài liệu chuyên khảo: có biên bản đánh giá của Hội đồng nghiệm thu.

8. Kiểm tra số lượng tài liệu:

a) Kiểm tra, đối chiếu với danh mục tài liệu;

b) Kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu.

9. Kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu:

a) Đối với tài liệu giấy: xem xét tình trạng nhàu, nát, nhòe, ố, độ dày, mực in;

b) Đối với tài liệu trên các vật mang tin khác: xem xét tình trạng sử dụng.

10. Kiểm tra khuôn mẫu, hình thức, bố cục của tài liệu.

11. Kiểm tra lỗi kỹ thuật:

a) Kiểm tra tính thống nhất số liệu trong tài liệu gốc và tài liệu thứ cấp;

b) Kiểm tra việc tổ chức dữ liệu trên vật mang tin (đĩa CD, DVD hoặc thiết bị lưu trữ khác);

c) Kiểm tra, đối chiếu nội dung giữa bản giấy và bản số (nếu có);

d) Kiểm tra chất lượng vật mang tin (đĩa CD, DVD hoặc thiết bị lưu trữ khác): có đọc được không, bị lỗi hay nhiễm vi rút máy tính;

đ) Kiểm tra thể thức, quy cách của tài liệu: dạng cơ sở dữ liệu, sản phẩm phần mềm, bản đồ, ảnh, file dữ liệu.

12. Xác nhận kết quả nhận tài liệu:

a) Trường hợp tài liệu được giao nhận đầy đủ, không có lỗi: lập biên bản xác nhận kết quả nhận tài liệu;

b) Trường hợp nội dung tài liệu còn lỗi: trả lại tài liệu cho bên giao xử lý;

c) Trường hợp tài liệu bị thiếu: yêu cầu bên giao bổ sung;

d) Trong trường hợp tài liệu bị hỏng do lỗi khách quan không thể khôi phục được thì báo cáo người có thẩm quyền bên nhận để có hình thức xử lý.

Chương III

LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN

Điều 8. Chỉnh lý lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn

Nội dung chỉnh lý lưu trữ tài liệu quy định chi tiết tại Phụ lục III Thông tư này, được thực hiện theo các bước như sau:

1. Công tác chuẩn bị.

2. Phân loại tài liệu.

3. Lập đơn vị bảo quản.

4. Biên mục đơn vị bảo quản.

5. Đánh số lưu trữ.

6. Sắp xếp tài liệu trong kho.

7. Thống kê tài liệu.

8. Xây dựng công cụ tra cứu.

Điều 9. Yêu cầu về kho lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn

Kho lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn phải bảo đảm các yêu cầu về địa điểm, quy mô, thông số kỹ thuật và các hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy, giao thông, bảo vệ kho theo hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ.

Điều 10. Các loại thiết bị bảo quản tài liệu khí tượng thủy văn

1. Thiết bị bảo quản tài liệu bao gồm giá, cặp hộp, bìa cứng và bìa mềm, áp dụng theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Thiết bị bảo quản môi trường trong kho:

a) Thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm: đặt 01 (một) bộ thiết bị ở vị trí trung tâm mỗi phòng trong kho lưu trữ và 01 (một) bộ ở nơi thoáng mát phía ngoài kho, để so sánh nhiệt độ, độ ẩm trong và ngoài kho.

b) Quạt thông gió: dùng loại quạt gắn tường, số lượng và công suất phụ thuộc vào diện tích và yêu cầu bảo quản tài liệu.

c) Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí: Số lượng, công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho để duy trì liên tục chế độ nhiệt độ, độ ẩm thích hợp cho việc bảo quản tài liệu 24/24 giờ.

d) Dụng cụ làm vệ sinh: Cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.

3. Thiết bị phòng chống cháy:

a) Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu;

b) Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước được bố trí ở phòng không chung với kho chứa tài liệu;

c) Chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon ở khu vực có tài liệu.

Điều 11. Các biện pháp bảo quản tài liệu khí tượng thủy văn

1. Chống ẩm:

a) Biện pháp thông gió: Bật quạt hoặc mở cửa phòng để thông gió sao cho nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho 5°C;

b) Sử dụng máy hút ẩm, điều hòa không khí;

c) Sử dụng hóa chất hút ẩm được đóng thành gói nhỏ và bỏ vào hộp đựng tài liệu.

2. Chống nấm mốc:

a) Thường xuyên vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tài liệu;

b) Khi phát hiện nấm mốc thì cách ly ngay khối tài liệu đó và thực hiện các biện pháp chống nấm mốc.

3. Chống côn trùng:

a) Khử trùng tài liệu trước khi nhập kho, có phòng kho chuyên dùng để khử trùng tài liệu;

b) Khử trùng định kỳ toàn bộ kho tài liệu 03 (ba) năm 01 (một) lần, trong thời gian giữa 02 (hai) lần khử trùng, nếu phát hiện có côn trùng trong kho thì phải tổ chức khử trùng trước thời hạn quy định.

4. Chống mối:

a) Phòng, chống mối tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ;

b) Thường xuyên kiểm tra kho, nếu thấy mối xuất hiện thì liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài.

5. Chống chuột:

a) Hạn chế tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho qua các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi;

b) Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu;

c) Dùng bẫy để diệt chuột hoặc dùng các loại bả bằng hóa chất theo đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

6. Khử trùng tài liệu bằng một số hóa chất như: thymol (C12H2O) ở dạng tinh thể, bay hơi ở nhiệt độ 40°C, Etleneaxit (C4H7O), Formaldehit (HCHO).

7. Vệ sinh kho lưu trữ: thực hiện theo quy trình vệ sinh kho tài liệu được quy định chi tiết tại Phụ lục IV Thông tư này.

Điều 12. Phục chế tài liệu khí tượng thủy văn

Trong quá trình lưu trữ, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản tài liệu khí tượng thủy văn, khi phát hiện những tài liệu cần tu bổ, phục chế thì cơ quan lưu trữ lập kế hoạch tu bổ, phục chế từng phần hoặc toàn phần như sau:

1. Tu bổ, phục chế từng phần:

a) Việc tu bổ, phục chế từng phần được thực hiện đối với các trang tài liệu còn nguyên chữ và số không bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, nhòe mực; tài liệu có trạng thái vật lý tốt nhưng bị rách hoặc có lỗ thủng trên bề mặt giấy không chứa thông tin;

b) Không dùng biện pháp bồi nền đối với tài liệu cần tu bổ, phục chế;

c) Quy trình tu bổ, phục chế từng phần quy định chi tiết tại Phụ lục V Thông tư này.

2. Phục chế toàn phần:

a) Việc phục chế toàn phần được thực hiện đối với các trang tài liệu bẩn, chữ và số mờ, nhòe mực, tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều; tài liệu có trạng thái vật lý kém, bị rách, nhàu nát;

b) Việc phục chế toàn phần được thực hiện bằng các phần mềm trên máy tính hoặc bằng phương pháp thủ công;

c) Quy trình phục chế toàn phần được quy định chi tiết tại Phụ lục VI Thông tư này.

Điều 13. Hủy tài liệu khí tượng thủy văn hết giá trị

1. Các loại tài liệu khí tượng thủy văn hết giá trị bao gồm:

a) Tài liệu đã hết thời hạn bảo quản;

b) Tài liệu bị hỏng không thể phục chế được;

c) Tài liệu trùng, thừa.

2. Việc hủy tài liệu khí tượng thủy văn hết giá trị được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Chương IV

LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ

Điều 14. Nguyên tắc, yêu cầu đối với lưu trữ tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử

1. Hệ thống lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật, có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

2. Tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử phải được sử dụng, chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

3. Kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

4. Phương tiện lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường thích hợp.

5. Tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử thuộc danh mục tài liệu bí mật nhà nước hoặc hạn chế sử dụng thì không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.

6. Cơ quan lưu trữ phải bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu, bảo mật dữ liệu, khôi phục các hệ thống dịch vụ và nội dung dữ liệu bị hư hỏng do tự nhiên hoặc do con người gây ra; bảo đảm an toàn máy tính và an toàn mạng; dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, dữ liệu trên đường truyền và trong các bản sao lưu phục hồi được bảo vệ với các giải pháp mã hóa dữ liệu.

7. Tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử hết giá trị được hủy như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; việc hủy tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

Điều 15. Các loại tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử

1. Tài liệu được số hóa từ các chương trình nhập liệu khác nhau;

2. Tài liệu được phục chế bằng các chương trình phục chế trên máy tính;

3. File ảnh, scan các tài liệu khí tượng thủy văn;

4. Tài liệu từ các thiết bị đo tự động;

5. Tài liệu khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử thu nhận được từ nước ngoài, cơ quan, tổ chức quốc tế.

Điều 16. Số hóa tài liệu khí tượng thủy văn

1. Việc số hóa tài liệu khí tượng thủy văn được thực hiện theo các bước như sau:

a) Thu thập tài liệu;

b) Phân loại tài liệu;

c) Quét tài liệu hoặc nhập dữ liệu;

d) Kiểm tra dữ liệu;

đ) Nhập dữ liệu metadata;

e) Kiểm tra chất lượng;

g) Kết xuất dữ liệu.

2. Nội dung các bước số hóa tài liệu khí tượng thủy văn tại khoản 1 Điều này được quy định chi tiết tại Phụ lục VII Thông tư này.

Điều 17. Chỉnh lý tài liệu khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử

Việc chỉnh lý lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử được thực hiện theo các bước như sau:

1. Công tác chuẩn bị:

a) Lập kế hoạch thực hiện;

b) Tiếp nhận tài liệu;

c) Phân loại, sắp xếp tài liệu theo thành phần phông lưu trữ và theo năm, tháng hình thành tài liệu;

d) Chuẩn bị máy móc, thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm.

2. Nhập thông tin về tài liệu điện tử vào sổ.

3. Ghi dữ liệu lên thiết bị lưu trữ.

4. Cập nhật danh mục, dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.

5. Thiết lập công cụ tra cứu.

6. Lập báo cáo.

Điều 18. Lưu trữ, bảo quản tài liệu khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử

1. Lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Bảo quản tài liệu khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử:

a) Các thiết bị lưu trữ được đặt trong phòng bảo đảm đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định về nhiệt độ, độ ẩm và không tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời;

b) Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của từng loại tài liệu khí tượng thủy văn trên môi trường điện tử và từng loại thiết bị lưu trữ, cơ quan lưu trữ phải định kỳ tiến hành sao lưu để bảo quản an toàn tài liệu.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 tháng 11 năm 2017.

Điều 20. Trách nhiệm thực hiện

1. Chánh Văn phòng Bộ, Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ, Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2. Tổng cục Khí tượng Thủy văn có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện Thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện Thông tư này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Tài nguyên và Môi trường để xem xét, giải quyết./.