Tiêu chuẩn TCVN 12134:2017 Yêu cầu với tổ chức chứng nhận nông nghiệp hữu cơ

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 12134:2017

NÔNG NGHIỆP HỮU CƠ - YÊU CẦU ĐỐI VỚI TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN

Organic agriculture - Requirements for certification bodies

Lời nói đầu

TCVN 12134:2017 do Tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC/F3/SC1 Sản phẩm nông nghiệp hữu cơ biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Lời giới thiệu

Chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ cho một tổ chức là phương thức mang lại sự đảm bảo rằng tổ chức đó đã thực hiện quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ theo chính sách của tổ chức.

Chấp nhận một quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ là quyết định chiến lược đối với tổ chức, việc này có thể giúp tổ chức sản xuất sản phẩm nông nghiệp theo phương pháp hữu cơ dựa vào các tài nguyên có thể hồi phục, giảm thiểu sử dụng tài nguyên không hồi phục, duy trì được chất đất, nâng cao năng suất sinh học của đất và tăng cường đa dạng sinh học.

Các yêu cầu đối với quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ có thể từ nhiều nguồn, tiêu chuẩn này được xây dựng để hỗ trợ việc chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ đáp ứng được các yêu cầu của bộ TCVN 11041 Nông nghiệp hữu cơ.

Tiêu chuẩn này dùng cho các tổ chức tiến hành đánh giá và chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ. Tiêu chuẩn này cung cấp các yêu cầu chung để các tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá và chứng nhận trong lĩnh vực quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ. Các tổ chức này được hiểu là các tổ chức chứng nhận. Cách diễn đạt này không gây cản trở việc sử dụng tiêu chuẩn này của các tổ chức có chức danh khác đảm trách các hoạt động thuộc phạm vi của tiêu chuẩn này. Thực tế, mọi tổ chức liên quan đến việc đánh giá quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ đều có thể sử dụng tiêu chuẩn này.

Hoạt động chứng nhận bao gồm việc đánh giá quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của một tổ chức. Hình thức xác nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của một tổ chức phù hợp với tiêu chuẩn về quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ cụ thể hoặc với các yêu cầu khác, thường là một văn bản chứng nhận hoặc giấy chứng nhận.

NÔNG NGHIỆP HỮU CƠ - YÊU CẦU ĐỐI VỚI TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN

Organic agriculture - Requirements for certification bodies

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với các tổ chức chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ áp dụng theo bộ TCVN 11041.

Tiêu chuẩn này bao gồm các yêu cầu đối với năng lực, việc vận hành nhất quán và tính khách quan của tổ chức chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ phù hợp với các yêu cầu của bộ TCVN 11041.

Việc chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ là hoạt động đánh giá sự phù hợp của bên thứ ba [như quy định trong TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004), 5.5], do đó các tổ chức tiến hành hoạt động này là tổ chức đánh giá sự phù hợp bên thứ ba.

Việc chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ không xác nhận tính an toàn hoặc sự phù hợp của sản phẩm của tổ chức trong chuỗi hành trình sản phẩm.

2  Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có).

TCVN 11041 (tất cả các phần), Nông nghiệp hữu cơ

TCVN ISO 9000:2015 (ISO 9000:2015), Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

TCVN ISO 19011 (ISO 19011), Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý

TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004), Đánh giá sự phù hợp - Từ vựng và các nguyên tắc chung

TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận sản phẩm, quá trình và dịch vụ

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Trong tiêu chuẩn này áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa trong TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004) cùng với các thuật ngữ và định nghĩa sau đây:

3.1

Chuỗi hành trình sản phẩm (chain of custody)

Các kênh mà qua đó các sản phẩm được phân phối từ nguồn gốc đến sử dụng cuối cùng, bao gồm các giai đoạn sản xuất ban đầu, chế biến, xử lý, lưu trữ, buôn bán và vận chuyển.

3.2

Chương trình chứng nhận (certification scheme)

Hệ thống chứng nhận liên quan đến quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ xác định, áp dụng bộ TCVN 11041 cùng các yêu cầu quy định, các quy tắc và thủ tục cụ thể liên quan.

3.3

Cơ sở / Cơ sở sản xuất (operator)

Tổ chức, cá nhân tham gia sản xuất, sơ chế, chế biến, bảo quản, vận chuyển sản phẩm nông nghiệp hữu cơ hoặc phân phối các sản phẩm đó trên thị trường.

3.4

Chuyển đổi (conversion)

Việc chuyển từ sản xuất không hữu cơ sang sản xuất hữu cơ.

3.5

Dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ (mark of conformity with organic agriculture standards)

Dấu xác định sản phẩm đã được sản xuất, chế biến tuân thủ đầy đủ các quy định nêu trong phần tương ứng của bộ TCVN 11041, theo phương thức tự công bố phù hợp hoặc chứng nhận phù hợp bởi một tổ chức chứng nhận bên thứ ba.

3.6

Đánh giá kết hợp (combined audit)

Đánh giá được thực hiện đồng thời theo yêu cầu của bộ TCVN 11041 và yêu cầu của các tiêu chuẩn khác trong quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

3.7

Đánh giá tích hợp (intergrated audit)

Đánh giá được thực hiện theo yêu cầu của bộ TCVN 11041 và yêu cầu của các tiêu chuẩn khác khi khách hàng áp dụng tích hợp các yêu cầu của các tiêu chuẩn nêu trên trong quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

3.8

Đồng đánh giá (join audit)

Đánh giá được thực hiện cho chỉ một bên được đánh giá bởi hai hay nhiều tổ chức đánh giá.

[NGUỒN: TCVN ISO 9000:2015 (ISO 9000:2015), 3.13.3]

3.9

Địa điểm sản xuất (production site)

Khu vực cụ thể diễn ra hoạt động sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

3.10

Giai đoạn chuyển đổi (conversion period)

Thời gian từ lúc bắt đầu áp dụng sản xuất hữu cơ đến khi sản phẩm được chứng nhận là sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

3.11

Khách hàng (client)

Tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm đối với tổ chức chứng nhận về việc đảm bảo rằng các yêu cầu chứng nhận, gồm cả yêu cầu đối với sản phẩm, được thực hiện.

CHÚ THÍCH: Trong tiêu chuẩn này, khi thuật ngữ "khách hàng" được sử dụng thì áp dụng cho cả "bên đăng ký chứng nhận" và "khách hàng", trừ khi có quy định khác.

[NGUỒN: TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012), 3.2]

3.12

Phạm vi chứng nhận (Scope)

Việc nhận biết về:

- sản phẩm nông nghiệp hữu cơ được tạo ra từ quá trình sản xuất, chế biến được cấp chứng nhận,

- các địa điểm tiến hành quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ được cấp chứng nhận,

- chương trình chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ theo bộ TCVN 11041.

3.13

Quá trình (process)

Tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

[NGUỒN: TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012), 3.5]

3.14

Tính khách quan (impartiality)

Sự thể hiện của tính vô tư.

CHÚ THÍCH 1: Vô tư có nghĩa là không có xung đột lợi ích hoặc xung đột lợi ích được giải quyết sao cho không ảnh hưởng bất lợi đến các hoạt động của tổ chức.

CHÚ THÍCH 2: Các thuật ngữ khác có thể dùng để diễn giải tính khách quan là: độc lập, không có xung đột lợi ích, không thiên lệch, không thành kiến, trung lập, công bằng, cởi mở, không thiên vị, tách bạch, cân bằng.

[NGUỒN: TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012), 3.13]

3.15

Tổ chức chứng nhận (certification body)

Tổ chức đánh giá sự phù hợp bên thứ ba triển khai chương trình chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Tổ chức chứng nhận có thể là tổ chức thuộc chính phủ hoặc tổ chức phi chính phủ (có hoặc không có thẩm quyền quản lý).

[NGUỒN: TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012), 3.12]

3.16

Tư vấn (consultantcy)

Việc tham gia vào:

a) thiết kế, chế tạo, lắp đặt, bảo trì hoặc phân phối sản phẩm được chứng nhận hoặc sẽ được chứng nhận, hoặc

b) thiết kế, áp dụng, thực hiện hoặc duy trì quá trình được chứng nhận hoặc sẽ được chứng nhận, hoặc

c) thiết kế, thực hiện, cung cấp hoặc duy trì dịch vụ được chứng nhận hoặc sẽ được chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "tư vấn" được sử dụng liên quan đến hoạt động của tổ chức chứng nhận, nhân sự của tổ chức chứng nhận và các tổ chức liên quan hoặc có mối liên kết với tổ chức chứng nhận.

[NGUỒN: TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012), 3.2]

3.17

Yêu cầu chứng nhận (certification requirement)

Yêu cầu quy định, gồm cả yêu cầu đối với sản phẩm được khách hàng thực hiện làm điều kiện cho việc thiết lập hoặc duy trì chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Yêu cầu chứng nhận bao gồm các yêu cầu tổ chức chứng nhận đặt ra cho khách hàng [thường thông qua thỏa thuận chứng nhận để đáp ứng tiêu chuẩn này và cũng có thể bao gồm các yêu cầu đặt ra cho khách hàng thông qua chương trình chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ. "Yêu cầu chứng nhận" được sử dụng trong tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu đặt ra cho tổ chức chứng nhận thông qua chương trình chứng nhận.

VÍ DỤ: Dưới đây là các yêu cầu chứng nhận chứ không phải là yêu cầu đối với sản phẩm.

- hoàn thiện thỏa thuận chứng nhận;

- thanh toán phí;

- cung cấp thông tin về những thay đổi đối với sản phẩm được chứng nhận;

- cho tiếp cận sản phẩm được chứng nhận trong hoạt động giám sát.

[NGUỒN: TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012), 3.7]

3.18

Yêu cầu đối với sản phẩm (requirements for product)

Yêu cầu liên quan trực tiếp tới sản phẩm, được quy định trong tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định khác xác định trong chương trình chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Yêu cầu đối với sản phẩm có thể được quy định trong tài liệu quy định như quy chuẩn, tiêu chuẩn và quy định kỹ thuật.

[NGUỒN: TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012), 3.8]

4  Nguyên tắc

Áp dụng các yêu cầu của Điều 4, TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012).

5  Yêu cầu về cơ cấu

Áp dụng các yêu cầu của Điều 5, TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012).

6  Yêu cầu về nguồn lực

6.1  Nhân sự của tổ chức chứng nhận

6.1.1  Khái quát

6.1.1.1  Tổ chức chứng nhận phải tuyển dụng hoặc huy động được đủ nhân sự để thực hiện hoạt động của mình liên quan tới các chương trình chứng nhận và tới các tiêu chuẩn và tài liệu quy định thích hợp khác (xem các phụ lục A, B, C và D).

CHÚ THÍCH: Nhân sự này bao gồm những người làm việc thường xuyên cho tổ chức chứng nhận, cũng như những người làm việc theo hợp đồng hoặc thỏa thuận chính thức riêng, theo đó họ phải chịu sự kiểm soát quản lý và tuân theo các hệ thống/thủ tục của tổ chức chứng nhận (xem 6.1.3).

6.1.1.2  Nhân sự đó phải có năng lực đối với chức năng họ thực hiện, bao gồm thực hiện các đánh giá kỹ thuật cần thiết, xác định và áp dụng các chính sách (xem các phụ lục A, B, C và D).

6.1.1.3  Nhân sự gồm cả thành viên của các ban, nhân sự bên ngoài tổ chức hoặc nhân sự hành động với danh nghĩa của tổ chức phải giữ bí mật mọi thông tin thu được hoặc tạo ra khi thực hiện hoạt động chứng nhận, trừ khi pháp luật hoặc chương trình chứng nhận yêu cầu.

6.1.2  Quản lý năng lực nhân sự tham gia vào quá trình chứng nhận

Áp dụng các yêu cầu của 6.1.2, TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012).

6.1.3  Hợp đồng với nhân sự

Áp dụng các yêu cầu của 6.1.3, TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012).

6.2  Nguồn lực cho việc xem xét đánh giá

6.2.1  Nguồn lực nội bộ

Áp dụng các yêu cầu của 6.2.1, TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012).

6.2.2  Nguồn lực bên ngoài (thuê ngoài)

Áp dụng các yêu cầu của 6.2.2, TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012).

6.2.3  Sử dụng chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý bên ngoài với tư cách cá nhân

Tổ chức chứng nhận phải yêu cầu chuyên gia đánh giá, chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý bên ngoài có thỏa thuận bằng văn bản mà trong đó họ tự cam kết tuân thủ các chính sách thích hợp và thực hiện các quá trình do tổ chức chứng nhận quy định. Thỏa thuận này phải đề cập tới các khía cạnh liên quan đến tính bảo mật và khách quan, đồng thời phải yêu cầu chuyên gia đánh giá và/hoặc chuyên gia kỹ thuật bên ngoài thông báo cho tổ chức chứng nhận về tất cả các mối quan hệ hiện có hoặc trước đây với tổ chức bất kỳ mà họ được phân công đánh giá.

CHÚ THÍCH: Việc sử dụng chuyên gia hoặc nhân viên của tổ chức khác được ký hợp đồng với tư cách cá nhân làm chuyên gia đánh giá hoặc chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý bên ngoài không được coi là thuê ngoài.

7  Yêu cầu về quá trình

7.1  Yêu cầu chung

Tổ chức chứng nhận phải xác định phạm vi chứng nhận mà khách hàng yêu cầu phù hợp với bộ TCVN 11041. Tổ chức chứng nhận không được loại trừ các hoạt động, quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ ra khỏi phạm vi chứng nhận khi các hoạt động, quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ này có ảnh hưởng tới quá trình sản xuất sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

CHÚ THÍCH: Phương thức đánh giá quá trình sản xuất sản phẩm nông nghiệp hữu cơ có thể được kết hợp với giám sát quá trình sản xuất với đánh giá và giám sát hệ thống quản lý của khách hàng hoặc cả hai.

7.2  Hoạt động trước chứng nhận

7.2.1  Đăng ký

Tổ chức chứng nhận phải yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến các quá trình sản xuất từ thời điểm chuyển đổi, thời gian gieo trồng, thời điểm thu hoạch, bản đánh giá rủi ro và số lượng người làm việc.

Tổ chức chứng nhận phải yêu cầu đại diện có thẩm quyền của tổ chức đăng ký cung cấp thông tin cần thiết để có thể thiết lập:

a) Phạm vi chứng nhận mong muốn, bao gồm nhưng không giới hạn: tên sản phẩm, quy mô/diện tích, địa điểm sản xuất và/hoặc thu hái, phương thức canh tác, sản lượng, phương thức chế biến;

b) Thông tin chi tiết liên quan của tổ chức đăng ký theo yêu cầu của chương trình chứng nhận cụ thể, bao gồm nhưng không giới hạn: tên tổ chức, đại diện pháp lý, địa chỉ của địa điểm, các quá trình và hoạt động, nguồn lực con người và kỹ thuật, các chức năng, mối quan hệ cũng như mọi nghĩa vụ pháp lý liên quan;

c) Nhận biết các quá trình sử dụng nguồn bên ngoài được khách hàng sử dụng sẽ ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu; nếu khách hàng đã nhận biết pháp nhân sản xuất, các sản phẩm được chứng nhận khác với khách hàng thì tổ chức chứng nhận có thể thiết lập các kiểm soát thích hợp theo hợp đồng với toàn bộ pháp nhân liên quan khi cần để giám sát một cách hiệu lực; nếu cần kiểm soát theo hợp đồng này thì có thể thiết lập việc kiểm soát trước khi cung cấp tài liệu chứng nhận chính thức;

d) Có sử dụng tư vấn trong quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ hay không và nếu có chỉ rõ bên tư vấn.

7.2.2  Xem xét đăng ký

7.2.2.1  Tổ chức chứng nhận phải tiến hành xem xét đăng ký và các thông tin bổ sung về chứng nhận (xem 7.2.1) để đảm bảo rằng:

a) Thông tin về tổ chức đăng ký và quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của tổ chức đủ để xây dựng chương trình đánh giá;

b) Mọi khác biệt trong cách hiểu giữa tổ chức chứng nhận và tổ chức đăng ký đều phải được giải quyết, gồm cả sự thống nhất về tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định khác;

c) Phạm vi chứng nhận mong muốn, địa điểm hoạt động của tổ chức đăng ký, thời gian cần thiết để hoàn thành các cuộc đánh giá và các điểm bất kỳ khác ảnh hưởng đến hoạt động chứng nhận (ngôn ngữ, điều kiện an toàn, nguy cơ ảnh hưởng đến tính khách quan...) đều được tính đến;

d) Tổ chức chứng nhận có năng lực và khả năng thực hiện hoạt động chứng nhận.

7.2.2.2  Sau khi xem xét đăng ký, tổ chức chứng nhận phải chấp nhận hoặc từ chối đăng ký chứng nhận. Nếu xem xét đăng ký của tổ chức chứng nhận dẫn đến việc từ chối đăng ký chứng nhận thì phải lập thành văn bản và làm rõ cho khách hàng lý do từ chối.

7.2.2.3  Dựa vào xem xét này, tổ chức chứng nhận phải xác định các năng lực cần thiết trong đoàn đánh giá của mình và năng lực cần thiết đối với cá nhân ra quyết định chứng nhận.

7.2.3  Chương trình đánh giá

7.2.3.1  Phải xây dựng chương trình đánh giá cho một chu kỳ chứng nhận đầy đủ để xác định rõ ràng những hoạt động đánh giá cần thiết để chứng tỏ quá trình sản xuất sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng đáp ứng các yêu cầu chứng nhận theo bộ TCVN 11041. Chương trình đánh giá cho một chu kỳ chứng nhận phải bao gồm các yêu cầu đầy đủ đối với quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ từ giai đoạn chuyển đổi, đánh giá chứng nhận.

7.2.3.2  Chương trình đánh giá cho chứng nhận lần đầu phải bao gồm đánh giá chuyển đổi, đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát trong năm đầu tiên và năm thứ hai sau quyết định chứng nhận và đánh giá chứng nhận lại trong năm thứ ba trước khi hết hạn chứng nhận. Chu kỳ chứng nhận ba năm đầu tiên bắt đầu bằng quyết định chứng nhận. Chu kỳ tiếp theo bắt đầu bằng quyết định chứng nhận lại (xem 7.6.3.2). Việc xác định chương trình đánh giá và mọi điều chỉnh sau đó phải tính đến quy mô của khách hàng, phạm vi chứng nhận, mức độ phức tạp của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ cũng như mức độ chứng tỏ tính hiệu lực của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ và kết quả của các lần đánh giá trước đó.

CHÚ THÍCH 1: Danh mục dưới đây bao gồm các hạng mục bổ sung có thể được xem xét khi xây dựng hoặc sửa đổi chương trình đánh giá, các hạng mục này cũng có thể cần được đề cập khi xác định phạm vi đánh giá hoặc xây dựng kế hoạch đánh giá.

- Khiếu nại tổ chức chứng nhận nhận được về khách hàng;

- Đánh giá kết hợp, tích hợp hoặc đồng đánh giá;

- Những thay đổi về yêu cầu chứng nhận;

- Những thay đổi về yêu cầu pháp lý;

- Những thay đổi về yêu cầu công nhận;

- Dữ liệu về việc thực hiện của tổ chức (ví dụ dữ liệu về mức độ lỗi, chỉ số chính đánh giá việc thực hiện);

- Mối quan ngại của các bên quan tâm;

CHÚ THÍCH 2: Với một số sản phẩm đặc thù có vòng đời trên 3 năm, tổ chức chứng nhận phải cân nhắc khi thiết lập chương trình đánh giá.

7.2.3.3  Phải tiến hành đánh giá giám sát ít nhất 12 tháng/lần, trừ năm chứng nhận lại. Thời điểm tiến hành cuộc đánh giá giám sát đầu tiên sau chứng nhận lần đầu không được quá 12 tháng tính từ ngày quyết định chứng nhận có hiệu lực.

CHÚ THÍCH: Thời điểm đánh giá giám sát có thể điều chỉnh để thích hợp với các yếu tố như mùa vụ hoặc chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

7.2.3.4  Khi tổ chức chứng nhận xem xét chứng nhận đã cấp cho khách hàng và đánh giá được thực hiện bởi tổ chức chứng nhận khác, tổ chức phải đạt được và lưu giữ đủ bằng chứng như báo cáo và tài liệu về các hành động khắc phục đối với mọi sự không phù hợp. Tài liệu này phải hỗ trợ việc thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Tổ chức chứng nhận phải lý giải và lưu hồ sơ về mọi điều chỉnh đối với chương trình đánh giá hiện tại và theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục liên quan đến mọi sự không phù hợp trước đó, trên cơ sở thông tin thu được.

7.2.4  Xác định thời điểm, thời lượng đánh giá

7.2.4.1  Tổ chức chứng nhận phải lựa chọn thời điểm đánh giá và thời lượng đánh giá sao cho đoàn đánh giá có thể xem xét trọn vẹn chu kỳ sản xuất, chế biến của cơ sở theo sản phẩm, phương thức canh tác và địa điểm trong phạm vi đánh giá.

7.2.4.2  Tổ chức chứng nhận phải có các thủ tục bằng văn bản để xác định thời điểm, thời lượng đánh giá và đối với mỗi khách hàng tổ chức chứng nhận phải xác định thời gian cần thiết để lập kế hoạch và hoàn thành cuộc đánh giá quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng hoàn chỉnh và hiệu lực. Thời lượng đánh giá do tổ chức chứng nhận xác định và căn cứ để xác định phải được lưu hồ sơ.

7.2.4.3  Khi xác định thời điểm, thời lượng đánh giá, tổ chức chứng nhận phải xem xét, nhưng không giới hạn các khía cạnh sau đây:

a) Các yêu cầu của tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ liên quan;

b) Điều kiện sản xuất và công nghệ;

c) Việc thuê ngoài bất kỳ hoạt động nào thuộc phạm vi của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ;

d) Kết quả của mọi cuộc đánh giá trước đó;

e) Quy mô và số địa điểm, vị trí địa lý của các địa điểm và quy định xem xét nhiều địa điểm;

f) Các rủi ro gắn với sản phẩm, quá trình hoặc hoạt động của tổ chức;

g) Các đánh giá được kết hợp, tích hợp hoặc đồng đánh giá;

h) Thời điểm thu hoạch sản phẩm.

CHÚ THÍCH: Thời gian để di chuyển giữa các địa điểm được đánh giá không được tính vào thời lượng đánh giá quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

7.2.4.4  Phải lưu hồ sơ về thời lượng đánh giá quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ và việc điều chỉnh thời lượng (nếu có).

7.2.4.5  Không được tính cả thời gian sử dụng của những thành viên trong đoàn không được chỉ định làm chuyên gia đánh giá (chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý, phiên dịch, quan sát viên, chuyên gia đánh giá tập sự) vào thời lượng đánh giá quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ được lập ở trên.

CHÚ THÍCH: Việc sử dụng biên dịch, phiên dịch có thể cần thêm thời gian đánh giá.

7.2.5  Lựa chọn mẫu đánh giá

7.2.5.1  Hoạt động đánh giá tại hiện trường cần được tiến hành ở 100 % địa điểm sản xuất.

7.2.5.2  Trường hợp một địa điểm sản xuất có nhiều thành viên, được kiểm soát bởi một hệ thống quy trình chung thì số lượng thành viên đánh giá tối thiểu là căn bậc hai theo nguyên tắc làm tròn lên của tổng số thành viên trong địa điểm đó.

7.2.5.3  Trường hợp một địa điểm sản xuất có nhiều thành viên, không được kiểm soát bởi một hệ thống quy trình chung thì hoạt động đánh giá phải được tiến hành đối với tất cả các thành viên trong địa điểm đó.

7.3  Hoạch định đánh giá

7.3.1  Xác định mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá

7.3.1.1  Tổ chức chứng nhận phải xác định các mục tiêu đánh giá, thiết lập phạm vi và chuẩn mực đánh giá, gồm cả mọi thay đổi, sau khi trao đổi với khách hàng.

7.3.1.2  Mục tiêu đánh giá phải mô tả những việc cần đạt được trong cuộc đánh giá và phải bao gồm việc:

Xác định sự phù hợp của một phần hoặc toàn bộ quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng với chuẩn mực đánh giá;

Xác định khả năng của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ nhằm đảm bảo cơ sở sản xuất đáp ứng các yêu cầu luật định, chế định và hợp đồng thích hợp;

CHÚ THÍCH: Đánh giá chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ không phải là đánh giá sự tuân thủ pháp lý.

Xác định hiệu lực của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ để đảm bảo khách hàng có thể mong đợi một cách hợp lý việc đạt được các mục tiêu xác định của mình;

Khi thích hợp, nhận biết các khu vực có tiềm năng cải tiến của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

7.3.1.3  Phạm vi đánh giá phải quy định mức độ và các ranh giới đánh giá, như là các địa điểm, các thành viên của cơ sở sản xuất, các hoạt động và quá trình được đánh giá. Nếu quá trình chứng nhận lần đầu hoặc chứng nhận lại gồm nhiều hơn một cuộc đánh giá (ví dụ đánh giá ở các địa điểm khác nhau) thì phạm vi của các đánh giá riêng lẻ có thể không bao trùm toàn bộ phạm vi chứng nhận, tuy nhiên toàn bộ các đánh giá phải nhất quán với phạm vi trong tài liệu chứng nhận.

7.3.1.4  Chuẩn mực đánh giá phải được dùng làm chuẩn xác định sự phù hợp và phải bao gồm:

- Các yêu cầu của bộ TCVN 11041;

- Các yêu cầu của các văn bản pháp quy liên quan đến quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp, thực phẩm;

- Các yêu cầu của khách hàng;

- Các quá trình và tài liệu xác định của hệ thống quản lý do khách hàng xây dựng.

7.3.2  Lựa chọn và chỉ định đoàn đánh giá

7.3.2.1  Khái quát

7.3.2.1.1  Tổ chức chứng nhận phải có một quá trình lựa chọn và chỉ định đoàn đánh giá, bao gồm trưởng đoàn đánh giá và chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý nếu cần, trong đó có tính đến năng lực cần thiết để đạt được mục tiêu đánh giá và yêu cầu đối với tính khách quan. Trong trường hợp chỉ có một chuyên gia đánh giá thì chuyên gia này phải có năng lực thực hiện các nhiệm vụ của trưởng đoàn đánh giá phù hợp với cuộc đánh giá đó. Đoàn đánh giá phải có năng lực tổng thể, do tổ chức chứng nhận xác định như nêu ở các phụ lục A, B và C để thực hiện đánh giá.

7.3.2.1.2  Khi quyết định quy mô và thành phần đoàn đánh giá, phải đưa ra xem xét các vấn đề sau:

a) Mục tiêu, phạm vi, chuẩn mực đánh giá và thời gian đánh giá dự kiến;

b) Đánh giá này là đánh giá kết hợp, tích hợp hoặc đồng đánh giá;

c) Năng lực tổng thể cần thiết của đoàn đánh giá để đạt được các mục tiêu đánh giá (xem các phụ lục A, B và C);

d) Các yêu cầu chứng nhận (gồm mọi yêu cầu luật định, chế định hoặc hợp đồng);

e) Ngôn ngữ và văn hóa.

CHÚ THÍCH: Trưởng đoàn đánh giá của các cuộc đánh giá kết hợp hoặc tích hợp được mong đợi có kiến thức sâu về ít nhất một trong các tiêu chuẩn và biết về các tiêu chuẩn khác sử dụng cho đánh giá cụ thể đó.

7.3.2.1.3  Kiến thức và kỹ năng cần thiết của trưởng đoàn đánh giá và chuyên gia đánh giá có thể được bổ sung nhờ các chuyên gia kỹ thuật, phiên dịch, những người này phải hoạt động dưới sự điều hành của chuyên gia đánh giá. Khi sử dụng phiên dịch, phải lựa chọn sao cho họ không gây ảnh hưởng tới hoạt động đánh giá.

CHÚ THÍCH: Tiêu chí lựa chọn chuyên gia kỹ thuật được xác định theo từng trường hợp trên cơ sở nhu cầu của đoàn đánh giá và phạm vi đánh giá.

7.3.2.1.4  Chuyên gia đánh giá tập sự có thể tham gia đánh giá với điều kiện chỉ định một chuyên gia đánh giá làm người xem xét đánh giá. Người này phải có năng lực thực hiện mọi nhiệm vụ và chịu trách nhiệm cuối cùng với các hoạt động và phát hiện đánh giá của chuyên gia đánh giá tập sự.

7.3.2.1.5  Trưởng đoàn đánh giá phải phân công trách nhiệm cho từng thành viên của đoàn đối với việc đánh giá các quá trình, chức năng, địa điểm, lĩnh vực hoặc hoạt động cụ thể. Việc phân công này phải tính đến nhu cầu về năng lực, việc sử dụng có hiệu lực và hiệu quả đoàn đánh giá cũng như vai trò và trách nhiệm khác nhau của chuyên gia đánh giá, chuyên gia đánh giá tập sự và chuyên gia kỹ thuật. Có thể thay đổi việc chỉ định công việc trong tiến trình đánh giá để đảm bảo đạt được các mục tiêu đánh giá.

7.3.2.2  Quan sát viên, chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý và người hướng dẫn

7.3.2.2.1  Quan sát viên

Trước khi tiến hành đánh giá, tổ chức chứng nhận và khách hàng phải thống nhất với nhau về sự có mặt và lý giải về các quan sát viên trong hoạt động đánh giá. Đoàn đánh giá phải đảm bảo rằng các quan sát viên không gây ảnh hưởng hoặc can thiệp quá mức vào quá trình đánh giá hoặc kết quả đánh giá.

CHÚ THÍCH: Quan sát viên có thể là thành viên của tổ chức khách hàng, tư vấn, nhân sự của tổ chức công nhận đánh giá chứng kiến, cơ quan quản lý hoặc cá nhân hợp lý khác.

7.3.2.2.2  Chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý

Vai trò của chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý trong hoạt động đánh giá phải được tổ chức chứng nhận và khách hàng thống nhất trước khi tiến hành đánh giá. Chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý không được hành động như một chuyên gia đánh giá trong đoàn đánh giá. Chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý phải đi cùng với chuyên gia đánh giá. Năng lực của chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý theo Phụ lục C.

7.3.2.2.3  Người dẫn đường

Mỗi chuyên gia đánh giá phải có một người dẫn đường đi cùng, trừ khi có thỏa thuận khác giữa trưởng đoàn đánh giá và khách hàng. Người dẫn đường được chỉ định cho đoàn đánh giá giúp tạo thuận lợi cho cuộc đánh giá. Đoàn đánh giá phải đảm bảo rằng người dẫn đường không gây ảnh hưởng hoặc can thiệp vào quá trình đánh giá hoặc kết quả đánh giá.

CHÚ THÍCH 1: Trách nhiệm của người dẫn đường có thể bao gồm:

a) Thiết lập liên hệ và thời gian phỏng vấn;

b) Bố trí các chuyến thăm các bộ phận cụ thể của cơ sở hoặc tổ chức;

c) Đảm bảo các nguyên tắc liên quan đến các thủ tục về an toàn và an ninh của địa điểm đều được các thành viên của đoàn đánh giá hiểu và tuân thủ;

d) Chứng kiến cuộc đánh giá với tư cách khách hàng;

e) Làm rõ hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu của chuyên gia đánh giá.

CHÚ THÍCH 2: Khi thích hợp, người được đánh giá cũng có thể là người dẫn đường.

7.3.3  Kế hoạch đánh giá

7.3.3.1  Khái quát

Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo thiết lập kế hoạch đánh giá trước mỗi cuộc đánh giá được nhận biết trong chương trình đánh giá để tạo cơ sở cho thỏa thuận liên quan đến việc tiến hành và lập lịch trình cho các hoạt động đánh giá.

CHÚ THÍCH: Không mong đợi rằng tổ chức chứng nhận sẽ xây dựng kế hoạch đánh giá cho từng cuộc đánh giá khi chương trình đánh giá được thiết lập.

7.3.3.2  Chuẩn bị kế hoạch đánh giá

Kế hoạch đánh giá phải phù hợp với mục tiêu và phạm vi đánh giá. Kế hoạch đánh giá ít nhất phải bao gồm hoặc viện dẫn tới:

a) Mục tiêu đánh giá;

b) Chuẩn mực đánh giá;

c) Phạm vi đánh giá, gồm việc nhận biết các đơn vị tổ chức và chức năng hoặc các quá trình được đánh giá;

d) Ngày và địa điểm tiến hành hoạt động đánh giá tại chỗ, bao gồm việc thăm các địa điểm tạm thời và các hoạt động đánh giá từ xa, khi thích hợp;

e) Khoảng thời gian dự kiến của hoạt động đánh giá tại chỗ;

f) Vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong đoàn đánh giá cũng như những người đi cùng như quan sát viên hoặc phiên dịch.

CHÚ THÍCH: Thông tin về kế hoạch đánh giá có thể được bao gồm trong nhiều tài liệu.

7.3.3.3  Trao đổi thông tin về nhiệm vụ của đoàn đánh giá

Nhiệm vụ của đoàn đánh giá phải được xác định và phải yêu cầu đoàn đánh giá

a) Kiểm tra và xác nhận cơ cấu, chính sách, quá trình, thủ tục, hồ sơ và tài liệu liên quan của khách hàng liên quan đến tiêu chuẩn quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ;

b) Xác định rằng các nội dung này thỏa mãn tất cả các yêu cầu liên quan đến phạm vi chứng nhận dự kiến;

c) Xác định rằng các quá trình và thủ tục được thiết lập, áp dụng và duy trì một cách hiệu lực, tạo cơ sở cho sự tin cậy vào quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng;

d) Trao đổi thông tin với khách hàng, về hoạt động của đoàn đánh giá, mọi sự không nhất quán giữa chính sách, mục tiêu và mục đích của khách hàng.

7.3.3.4  Trao đổi thông tin về kế hoạch đánh giá

Kế hoạch đánh giá phải được trao đổi và ngày đánh giá phải được thỏa thuận trước với khách hàng.

7.3.3.5  Trao đổi thông tin liên quan đến thành viên đoàn đánh giá

Tổ chức chứng nhận phải cung cấp tên và, khi có yêu cầu, tạo sự sẵn có của thông tin cơ bản về từng thành viên của đoàn đánh giá, với thời gian đủ để tổ chức khách hàng phản đối việc chỉ định thành viên bất kỳ của đoàn đánh giá cụ thể, cũng như để tổ chức chứng nhận cơ cấu lại đoàn để đáp ứng mọi sự phản đối hợp lệ.

7.4  Chứng nhận lần đầu

7.4.1  Khái quát

Việc đánh giá chứng nhận lần đầu một quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ phải được thực hiện theo hai giai đoạn gồm: giai đoạn chứng nhận chuyển đổi và giai đoạn chứng nhận hữu cơ.

7.4.2  Giai đoạn chứng nhận chuyển đổi

7.4.2.1  Việc hoạch định phải đảm bảo rằng mục tiêu của giai đoạn chứng nhận chuyển đổi có thể được đáp ứng và khách hàng phải được thông tin về các hoạt động bất kỳ tại cơ sở trong giai đoạn chứng nhận chuyển đổi.

CHÚ THÍCH: Tổ chức chứng nhận có thể cân nhắc đánh giá giai đoạn chứng nhận chuyển đổi đối với loại hình chế biến các sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

7.4.2.2  Mục tiêu của đánh giá giai đoạn chứng nhận chuyển đổi là xác định thời điểm hoàn thành giai đoạn chuyển đổi bằng việc có được sự thông hiểu về quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của cơ sở, làm cơ sở cho giai đoạn chứng nhận hữu cơ. Cụ thể:

a) Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc hoạt động chuyển đổi (tùy thuộc vào từng nhóm sản phẩm quy định trong phần tương ứng của bộ TCVN 11041), quá trình chuyển đổi sang sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ có được thực hiện, duy trì và đáp ứng yêu cầu của bộ TCVN 11041;

b) Quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ có bao gồm cách thức và phương pháp thích hợp để nhận biết, phân tích, đưa ra các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu và xử lý các mối nguy liên quan tới sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của tổ chức cũng như các mối nguy ảnh hưởng đến môi trường, đa dạng sinh học, con người từ hoạt động sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ (ví dụ: các yêu cầu luật định, chế định, yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu của chương trình nhận);

c) Văn bản quy phạm pháp luật hiện hành liên quan đến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ có được thực thi và tuân thủ;

d) Quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ có được thiết lập và thực hiện để đạt được các yêu cầu của tiêu chuẩn và các quy định liên quan;

e) Thu được các thông tin cần thiết liên quan, bao gồm:

- Quy định nhận diện và kiểm soát các địa điểm sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ;

- Quy định nhận biết và kiểm soát nguyên liệu, vật tư đầu vào phục vụ sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ (giống, phân bón, nước, thức ăn, sinh vật gây hại,...);

- Quy định kiểm soát quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ;

- Quy định kiểm soát đầu ra sản phẩm nông nghiệp hữu cơ;

- Quy định kiểm soát tài liệu, hồ sơ đảm bảo truy xuất nguồn gốc sản phẩm nông nghiệp hữu cơ từ đầu vào đến đầu ra.

7.4.2.3  Kết quả bằng văn bản về việc thực hiện mục tiêu của giai đoạn chứng nhận chuyển đổi và sự sẵn sàng cho giai đoạn chứng nhận hữu cơ phải được trao đổi với khách hàng, bao gồm cả việc nhận biết mọi khu vực quan tâm có thể phân loại là không phù hợp trong giai đoạn chứng nhận hữu cơ.

Tổ chức chứng nhận phải cung cấp báo cáo bằng văn bản cho mỗi cuộc đánh giá. Đoàn đánh giá được phép nhận biết các cơ hội cải tiến nhưng không được đưa ra các giải pháp cụ thể. Quyền sở hữu báo cáo đánh giá phải thuộc về tổ chức chứng nhận.

7.4.2.4  Khi xác định khoảng thời gian giữa giai đoạn chứng nhận chuyển đổi và giai đoạn chứng nhận chứng nhận hữu cơ, phải cân nhắc đến nhu cầu của khách hàng, thời điểm thu hoạch, chế biến để giải quyết các khu vực quan tâm được nhận biết trong giai đoạn chứng nhận chuyển đổi. Tổ chức chứng nhận cũng có thể cần sửa đổi các sắp xếp của mình cho giai đoạn chứng nhận chứng nhận hữu cơ. Khi có những thay đổi đáng kể ảnh hưởng tới quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ, tổ chức chứng nhận phải xem xét nhu cầu lặp lại tất cả các phần của giai đoạn chứng nhận chuyển đổi. Khách hàng phải được thông báo rằng kết quả của giai đoạn chứng nhận chuyển đổi được phép dẫn đến việc hoãn hoặc hủy bỏ giai đoạn chứng nhận hữu cơ.

Tất cả các phần của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ được đánh giá ở giai đoạn chứng nhận chuyển đổi và được xác định là thực hiện đầy đủ, có hiệu lực và phù hợp với các yêu cầu, có thể không cần thiết phải đánh giá lại trong đánh giá giai đoạn chứng nhận hữu cơ. Tuy nhiên, tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng các phần đã được đánh giá của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ vẫn phù hợp với các yêu cầu chứng nhận. Trong trường hợp này, báo cáo đánh giá phải gồm có những phát hiện này và phải ghi rõ là sự phù hợp đã được thiết lập trong đánh giá giai đoạn chứng nhận chuyển đổi.

Tổ chức chứng nhận có thể cấp giấy chứng nhận “Đang trong quá trình chuyển đổi” đối với sản phẩm sản xuất theo hữu cơ nếu khách hàng khắc phục đầy đủ các nội dung không phù hợp được ghi nhận trong cuộc đánh giá chuyển đổi.

7.4.2.5  Hoạt động chứng nhận chuyển đổi có thể được xác định là không cần thiết trong trường hợp cơ sở đã được chứng nhận hữu cơ theo các yêu cầu của bộ TCVN 11041 nhưng hết hạn hiệu lực chứng nhận đồng thời cơ sở có đầy đủ bằng chứng về việc tuân thủ theo tiêu chuẩn hữu cơ tương ứng trong thời gian quá hạn giấy chứng nhận. Khi đó, tổ chức chứng nhận có thể xem xét tiến hành đánh giá chứng nhận hữu cơ mà không cần qua giai đoạn đánh giá chuyển đổi.

7.4.3  Giai đoạn chứng nhận hữu cơ

Mục đích của giai đoạn chứng nhận hữu cơ là đánh giá hiệu lực áp dụng tiêu chuẩn vào quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng. Giai đoạn chứng nhận hữu cơ phải thực hiện tại các địa điểm của khách hàng. Giai đoạn chứng nhận hữu cơ ít nhất phải bao gồm việc đánh giá:

a) Thông tin và bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định thích hợp khác về quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ;

b) Hiệu lực kiểm soát các mối nguy liên quan đến quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ cũng như các mối nguy liên quan đến môi trường, đa dạng sinh học, con người... (phù hợp với mong đợi trong các tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định thích hợp khác về quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ);

c) Hiệu lực thực hiện quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn, luật định, chế định và hợp đồng;

d) Kiểm soát đầu vào, đầu ra và khả năng truy xuất nguồn gốc;

e) Kiểm soát lưu trữ tài liệu, hồ sơ liên quan;

f) Tiếp nhận và đáp ứng phản hồi/khiếu nại của các bên liên quan;

7.4.4  Kết luận đánh giá chứng nhận lần đầu

Đoàn đánh giá phải phân tích tất cả các thông tin và bằng chứng đánh giá thu được trong giai đoạn chứng nhận chuyển đổi và giai đoạn chứng nhận hữu cơ để xem xét các phát hiện đánh giá và thống nhất về các kết luận đánh giá.

7.5  Tiến hành đánh giá

7.5.1  Khái quát

Tổ chức chứng nhận phải có một quá trình tiến hành đánh giá tại hiện trường. Quá trình này phải bao gồm một cuộc họp khai mạc khi bắt đầu đánh giá và một cuộc họp kết thúc khi kết luận đánh giá.

Khi một phần bất kỳ của cuộc đánh giá được thực hiện bằng phương pháp điện tử hoặc khi địa điểm được đánh giá qua máy tính/trực tuyến, tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện bởi nhân sự có năng lực thích hợp. Bằng chứng thu được từ đánh giá như vậy phải đủ để giúp chuyên gia đánh giá thực hiện quyết định đúng đắn về sự phù hợp với yêu cầu liên quan.

CHÚ THÍCH: Đánh giá "tại hiện trường" có thể bao gồm việc tiếp cận từ xa các địa điểm điện tử chứa thông tin liên quan đến việc đánh giá quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ. Có thể đưa ra xem xét việc sử dụng các phương tiện điện tử để tiến hành đánh giá.

7.5.2  Tiến hành cuộc họp khai mạc

Phải tổ chức một cuộc họp khai mạc chính thức với lãnh đạo của khách hàng và khi thích hợp với những người chịu trách nhiệm về các chức năng hoặc quá trình được đánh giá. Cuộc họp khai mạc thường phải do trưởng đoàn đánh giá tiến hành với mục đích đưa ra diễn giải ngắn gọn về cách thức triển khai các hoạt động đánh giá. Mức độ chi tiết phải thích hợp với mức độ hiểu biết của khách hàng với quá trình đánh giá và phải bao gồm việc:

a) Giới thiệu về những người tham gia, gồm cả sơ lược về vai trò của họ;

b) Xác nhận phạm vi chứng nhận;

c) Xác nhận kế hoạch đánh giá (gồm loại và phạm vi đánh giá, các mục tiêu và chuẩn mực), mọi thay đổi và các sắp xếp khác liên quan tới khách hàng, như ngày và giờ họp kết thúc, các cuộc họp tạm thời giữa đoàn đánh giá và lãnh đạo của khách hàng;

d) Xác nhận các kênh trao đổi thông tin chính thức giữa đoàn đánh giá và khách hàng;

e) Xác nhận rằng các nguồn lực và cơ sở vật chất cần thiết sẵn có cho đoàn đánh giá;

f) Xác nhận các vấn đề liên quan đến bảo mật;

g) Xác nhận các thủ tục liên quan đến an toàn lao động, tình trạng khẩn cấp và an ninh đối với đoàn đánh giá;

h) Xác nhận sự sẵn có, vai trò và danh tính của người dẫn đường và quan sát viên;

i) Phương pháp báo cáo, bao gồm cả việc phân loại các phát hiện đánh giá;

j) Thông tin về các điều kiện có thể kết thúc sớm cuộc đánh giá;

k) Xác nhận rằng trưởng đoàn đánh giá và đoàn đánh giá đại diện cho tổ chức chứng nhận chịu trách nhiệm về cuộc đánh giá và phải chịu sự kiểm soát khi thực thi kế hoạch đánh giá bao gồm các hoạt động đánh giá và cách thức/hướng dẫn đánh giá;

l) Xác nhận tình trạng các phát hiện của đánh giá hoặc xem xét trước đó, khi thích hợp;

m) Phương pháp và thủ tục dùng để tiến hành đánh giá trên cơ sở lấy mẫu;

n) Xác nhận ngôn ngữ sử dụng trong quá trình đánh giá;

o) Xác nhận rằng trong suốt quá trình đánh giá khách hàng sẽ được thông tin về tiến trình đánh giá cũng như mọi vấn đề quan tâm;

p) Cơ hội để khách hàng đưa ra câu hỏi.

7.5.3  Trao đổi thông tin trong quá trình đánh giá

7.5.3.1  Trong suốt quá trình đánh giá, đoàn đánh giá phải định kỳ đánh giá tiến trình cuộc đánh giá và trao đổi thông tin. Nếu cần, trưởng đoàn đánh giá phải phân công lại công việc giữa các thành viên trong đoàn đánh giá và định kỳ thông tin với khách hàng về tiến triển của cuộc đánh giá cũng như mọi vấn đề quan tâm.

7.5.3.2  Khi có bằng chứng đánh giá chỉ ra rằng không thể đạt được các mục tiêu đánh giá hoặc gợi ra sự xuất hiện của một rủi ro lớn trước mắt (ví dụ như sự an toàn), trưởng đoàn đánh giá phải báo cáo điều này cho khách hàng và khi có thể cho tổ chức chứng nhận để xác định hành động thích hợp. Hành động này có thể bao gồm việc xác nhận lại hoặc điều chỉnh kế hoạch đánh giá, thay đổi về mục tiêu hoặc phạm vi đánh giá hoặc kết thúc cuộc đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá phải báo cáo kết quả của hành động được thực hiện với tổ chức chứng nhận.

7.5.3.3  Trưởng đoàn đánh giá phải xem xét cùng khách hàng mọi nhu cầu thay đổi về phạm vi đánh giá khi nó trở nên rõ ràng trong tiến trình hoạt động đánh giá tại chỗ và phải báo cáo điều này cho tổ chức chứng nhận.

7.5.4  Thu thập và xác minh thông tin

7.5.4.1  Trong suốt cuộc đánh giá, các thông tin liên quan đến mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá (gồm cả thông tin liên quan đến những phần chung giữa các chức năng, hoạt động và quá trình) phải thu được bằng phương pháp lấy mẫu thích hợp và được xác minh để trở thành bằng chứng đánh giá.

7.5.4.2  Phương pháp thu nhận thông tin phải bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

- Phỏng vấn;

- Quan sát các quá trình và hoạt động;

- Xem xét hệ thống tài liệu và hồ sơ.

7.5.5  Nhận biết và lập hồ sơ các phát hiện đánh giá

7.5.5.1  Phải nhận biết, phân loại và lập hồ sơ về các phát hiện đánh giá nêu tóm tắt sự phù hợp và chi tiết sự không phù hợp để có thể ra quyết định chứng nhận một cách đúng đắn hoặc duy trì chứng nhận.

7.5.5.2  Có thể nhận biết và lập hồ sơ về các cơ hội cải tiến, trừ khi các yêu cầu của chương trình chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ không cho phép. Tuy nhiên các phát hiện đánh giá là sự không phù hợp không được được ghi nhận thành các cơ hội cải tiến.

7.5.5.3  Phát hiện về sự không phù hợp với yêu cầu cụ thể phải được lập hồ sơ và phải bao gồm tuyên bố rõ ràng về sự không phù hợp, nhận biết chi tiết bằng chứng khách quan là cơ sở của sự không phù hợp. Phải trao đổi với khách hàng về sự không phù hợp để đảm bảo rằng bằng chứng là chính xác và sự không phù hợp được hiểu rõ. Tuy nhiên, chuyên gia đánh giá không được gợi ý về nguyên nhân hoặc giải pháp cho sự không phù hợp.

7.5.6  Chuẩn bị các kết luận đánh giá

Dưới trách nhiệm của trưởng đoàn đánh giá và trước khi họp kết thúc, đoàn đánh giá phải:

a) Xem xét các phát hiện đánh giá và mọi thông tin thích hợp khác thu được trong quá trình đánh giá theo các mục tiêu đánh giá, chuẩn mực đánh giá và phân loại sự không phù hợp;

b) Thống nhất về các kết luận đánh giá, có tính đến sự không chắc chắn vốn có của quá trình đánh giá;

c) Thống nhất về mọi hành động cần thiết tiếp theo;

d) Xác nhận sự phù hợp của chương trình đánh giá hoặc nhận biết mọi thay đổi cần thiết cho các cuộc đánh giá sau này (ví dụ phạm vi chứng nhận, thời gian đánh giá, tần suất giám sát, năng lực của đoàn đánh giá).

7.5.7  Tiến hành cuộc họp kết thúc

7.5.7.1  Phải tổ chức một cuộc họp kết thúc chính thức với lãnh đạo của khách hàng và khi thích hợp với những người chịu trách nhiệm đối với chức năng hoặc quá trình được đánh giá, phải lập hồ sơ về sự tham gia họp của mọi người. Cuộc họp kết thúc thường do trưởng đoàn đánh giá tiến hành với mục đích trình bày các kết luận đánh giá, gồm cả khuyến nghị liên quan đến chứng nhận. Phải trình bày mọi sự không phù hợp sao cho chúng được thông hiểu và phải thống nhất về khuôn khổ thời gian trả lời.

CHÚ THÍCH: “Thông hiểu” không nhất thiết có nghĩa là sự không phù hợp được khách hàng chấp nhận.

7.5.7.2  Cuộc họp kết thúc cũng phải gồm các yếu tố dưới đây trong đó mức độ chi tiết phải tương ứng với sự am hiểu của khách hàng với quá trình đánh giá.

a) Chỉ dẫn cho khách hàng rằng bằng chứng đánh giá thu được dựa trên một mẫu thông tin, do đó sẽ có yếu tố không chắc chắn;

b) Phương pháp và khuôn khổ thời gian cho việc báo cáo, gồm cả phân loại các phát hiện đánh giá;

c) Quá trình xử lý sự không phù hợp của tổ chức chứng nhận, gồm cả mọi hệ quả liên quan đến tình trạng chứng nhận của khách hàng;

d) Khuôn khổ thời gian để khách hàng đưa ra một kế hoạch khắc phục và hành động khắc phục cho mọi sự không phù hợp được xác định trong quá trình đánh giá;

e) Hoạt động sau đánh giá của tổ chức chứng nhận;

f) Thông tin về quá trình xử lý khiếu nại và yêu cầu xem xét lại.

7.5.7.3  Phải cho khách hàng cơ hội để đặt câu hỏi. Phải trao đổi và giải quyết mọi ý kiến bất đồng liên quan đến phát hiện hoặc kết luận đánh giá giữa đoàn đánh giá và khách hàng khi có thể. Mọi ý kiến bất đồng chưa được giải quyết phải được lưu hồ sơ và chuyển đến tổ chức chứng nhận

7.5.8  Thông tin để cấp chứng nhận lần đầu

7.5.8.1  Thông tin đoàn đánh giá cung cấp cho tổ chức chứng nhận để quyết định chứng nhận tối thiểu phải bao gồm:

a) Báo cáo đánh giá;

b) Ý kiến về sự không phù hợp và, khi thích hợp, việc khắc phục và hành động khắc phục do khách hàng thực hiện;

c) Xác nhận thông tin cung cấp cho tổ chức chứng nhận đã được dùng để xem xét đăng ký;

d) Xác nhận rằng đã đạt được các mục đích đánh giá;

e) Khuyến nghị việc có cấp chứng nhận hay không, cùng với các điều kiện hoặc các lưu ý.

7.5.8.2  Khi tổ chức chứng nhận không thể xác minh việc thực hiện khắc phục và hành động khắc phục của mọi sự không phù hợp nặng trong vòng 6 tháng sau ngày cuối cùng của giai đoạn chứng nhận hữu cơ, tổ chức chứng nhận phải tiến hành đánh giá giai đoạn chứng nhận hữu cơ khác trước khuyến nghị chứng nhận.

7.5.8.3  Khi dự tính việc chuyển chứng nhận từ tổ chức chứng nhận này sang một tổ chức chứng nhận khác, tổ chức chấp nhận kết quả chứng nhận khác phải có quá trình để thu được thông tin đầy đủ nhằm thực hiện quyết định chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Chương trình chứng nhận có thể có các quy tắc cụ thể về việc chuyển chứng nhận.

7.5.8.4  Danh mục sản phẩm được chứng nhận

Tổ chức chứng nhận phải duy trì thông tin về các sản phẩm được chứng nhận, bao gồm ít nhất:

a) Việc nhận dạng sản phẩm (tên, địa điểm sản xuất, chế biến...);

b) Các tiêu chuẩn và tài liệu quy định khác dùng để chứng nhận sự phù hợp;

c) Nhận biết khách hàng.

Những phần thông tin này cần được công khai hoặc sẵn có khi được yêu cầu dưới dạng một danh mục (thông qua các ấn phẩm, phương tiện điện tử hoặc phương tiện khác) theo quy định của các chương trình liên quan. Ít nhất tổ chức chứng nhận phải cung cấp thông tin về hiệu lực của chứng nhận được cấp khi có yêu cầu.

7.5.9  Thẩm xét

7.5.9.1  Tổ chức chứng nhận phải phân công ít nhất một người để thẩm xét mọi thông tin và kết quả liên quan đến xem xét đánh giá. Việc thẩm xét này phải được thực hiện bởi những người không tham gia vào quá trình xem xét đánh giá.

7.5.9.2  Các khuyến nghị đối với quyết định chứng nhận dựa vào thẩm xét phải được lập thành văn bản, trừ khi việc thẩm xét và quyết định chứng nhận do cùng một người thực hiện.

7.5.10  Quyết định chứng nhận

7.5.10.1  Tổ chức chứng nhận phải chịu trách nhiệm và giữ thẩm quyền đối với các quyết định liên quan đến chứng nhận của mình.

7.5.10.2  Tổ chức chứng nhận phải phân công ít nhất một người ra quyết định chứng nhận dựa vào tất cả thông tin liên quan đến xem xét đánh giá, thẩm xét của tổ chức và mọi thông tin liên quan khác. Quyết định chứng nhận phải được thực hiện bởi một người hoặc nhóm người không tham gia vào quá trình xem xét đánh giá.

CHÚ THÍCH: Việc thẩm xét và quyết định chứng nhận có thể do cùng một người hoặc nhóm người hoàn thành.

7.5.10.3  (Những) người không kể thành viên của các ban được tổ chức chứng nhận phân công ra quyết định chứng nhận phải được tuyển dụng bởi, hoặc làm việc theo hợp đồng với:

- Tổ chức chứng nhận;

- Một thực thể dưới sự kiểm soát về mặt tổ chức của tổ chức chứng nhận.

7.5.10.4  Kiểm soát về mặt tổ chức của tổ chức chứng nhận phải bao gồm một trong các nội dung sau:

- Tổ chức chứng nhận sở hữu toàn bộ hoặc một phần lớn pháp nhân khác;

- Tổ chức chứng nhận tham gia phần lớn vào ban lãnh đạo của pháp nhân khác;

- Quyền hạn được lập thành văn bản bởi tổ chức chứng nhận bao trùm thực thể khác trong mạng lưới các pháp nhân (trong đó tổ chức chứng nhận có cơ sở) được liên kết bởi quyền sở hữu hoặc ban kiểm soát điều hành.

CHÚ THÍCH: Đối với những tổ chức chứng nhận thuộc nhà nước, các bộ phận khác của cùng cơ quan nhà nước có thể được coi là được liên kết bởi quyền sở hữu đối với tổ chức chứng nhận.

7.5.10.5  Các cá nhân được tuyển dụng hoặc làm việc theo hợp đồng với thực thể dưới sự kiểm soát về mặt tổ chức phải thực hiện cùng các yêu cầu của tiêu chuẩn này như những cá nhân được tuyển dụng hoặc làm việc theo hợp đồng cho tổ chức chứng nhận.

7.5.10.6  Tổ chức chứng nhận phải thông báo cho khách hàng về quyết định không cấp chứng nhận và phải nêu rõ các lý do của quyết định này.

7.5.11  Thông tin cấp chứng nhận

Tổ chức chứng nhận phải ra quyết định về việc cấp chứng nhận dựa trên các kết quả đánh giá chứng nhận, cũng như các kết quả xem xét hệ thống trong toàn bộ giai đoạn chứng nhận và những khiếu nại nhận được từ người sử dụng chứng nhận.

7.5.12  Sử dụng dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ

7.5.12.1  Quy định chung

Dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ (phần tương ứng của bộ TCVN 11041) được quy định trong Phụ lục E. Dấu sản phẩm phù hợp này được phép sử dụng trên các tài liệu (ví dụ: tài liệu ban hành nội bộ liên quan đến áp dụng tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ, các tài liệu giao dịch liên quan), trên bao bì đóng gói sản phẩm và trên nhãn sản phẩm thuộc phạm vi áp dụng tiêu chuẩn. Việc sử dụng dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ phải đáp ứng các quy định hiện hành.

7.5.12.2  Trường hợp tự công bố

Trong trường hợp tự công bố áp dụng phần tương ứng của bộ TCVN 11041, cơ sở sản xuất có thể sử dụng dấu sản phẩm phù hợp nêu trong Phụ lục E khi quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn đó. Nhà sản xuất phải chịu trách nhiệm liên quan đến việc sử dụng dấu sản phẩm phù hợp nêu trên.

7.5.12.3  Trường hợp được chứng nhận bởi tổ chức chứng nhận

Trong trường hợp được đánh giá cấp giấy chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm phù hợp với phần tương ứng của bộ TCVN 11041, cơ sở sản xuất được sử dụng dấu sản phẩm phù hợp nêu trong Phụ lục E. Trong trường hợp này, dấu sản phẩm phù hợp phải đi kèm với mã số chứng nhận do tổ chức chứng nhận cấp. Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm giám sát việc sử dụng dấu sản phẩm phù hợp trong suốt chu kỳ chứng nhận của khách hàng.

7.6  Duy trì chứng nhận

7.6.1  Khái quát

Tổ chức chứng nhận phải duy trì chứng nhận trên cơ sở chứng tỏ được rằng khách hàng luôn thỏa mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn về quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ. Điều này cho phép duy trì chứng nhận của khách hàng trên cơ sở kết luận tích cực của trưởng đoàn đánh giá mà không cần thêm các xem xét và quyết định độc lập sau đó, với điều kiện:

a) Đối với mọi sự không phù hợp nặng hoặc tình huống khác cho phép dẫn đến việc đình chỉ hoặc hủy bỏ chứng nhận, tổ chức chứng nhận đều có hệ thống yêu cầu trưởng đoàn đánh giá báo cáo tổ chức chứng nhận nhu cầu thực hiện xem xét bởi nhân sự có năng lực không phải là người thực hiện đánh giá, để xác định chứng nhận có thể được duy trì hay không;

b) Nhân sự có năng lực của tổ chức chứng nhận theo dõi hoạt động giám sát của tổ chức, bao gồm cả theo dõi việc lập báo cáo của chuyên gia đánh giá để xác nhận rằng hoạt động chứng nhận được triển khai có hiệu lực.

7.6.2  Hoạt động giám sát

7.6.2.1  Khái quát

7.6.2.1.1  Tổ chức chứng nhận phải triển khai hoạt động giám sát sao cho các khu vực và chức năng đại diện thuộc phạm vi của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ được theo dõi thường xuyên và có tính đến những thay đổi đối với khách hàng được chứng nhận và quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng.

7.6.2.1.2  Hoạt động giám sát phải bao gồm đánh giá tại hiện trường để đánh giá sự thỏa mãn các yêu cầu quy định của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng được chứng nhận với tiêu chuẩn chứng nhận. Các hoạt động giám sát khác có thể bao gồm:

- Yêu cầu của tổ chức chứng nhận đối với khách hàng được chứng nhận về các khía cạnh chứng nhận;

- Xem xét mọi tuyên bố của khách hàng được chứng nhận về các hoạt động của mình (ví dụ tài liệu quảng cáo, trang tin điện tử);

- Yêu cầu khách hàng được chứng nhận cung cấp thông tin dạng văn bản (bản giấy hoặc phương tiện điện tử);

Các biện pháp khác để theo dõi việc thực hiện của khách hàng được chứng nhận.

7.6.2.2  Đánh giá giám sát

Đánh giá giám sát là đánh giá tại hiện trường, nhưng không nhất thiết là đánh giá toàn bộ quá trình và phải được hoạch định cùng với các hoạt động giám sát khác sao cho tổ chức chứng nhận có thể duy trì sự tin cậy rằng quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng được chứng nhận luôn thỏa mãn các yêu cầu giữa các lần đánh giá. Từng đợt đánh giá giám sát quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ liên quan phải bao gồm:

a) Các thay đổi lớn liên quan đến quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ;

b) Thẩm tra các hành động khắc phục được thực hiện đối với sự không phù hợp được xác định trong lần đánh giá trước đó;

c) Việc tiếp nhận và đáp ứng các phản hồi/khiếu nại;

d) Đảm bảo hiệu lực liên tục của việc đáp ứng các yêu cầu đối với các sản phẩm;

e) Việc nhận biết và xử lý sản phẩm hữu cơ không phù hợp;

f) Hoạt động ghi nhãn sản phẩm hữu cơ;

g) Sử dụng dấu và/hoặc các tài liệu liên quan khác tới chứng nhận.

7.6.3  Chứng nhận lại

7.6.3.1  Hoạch định đánh giá chứng nhận lại

7.6.3.1.1  Mục đích của việc đánh giá chứng nhận lại là để xác nhận sự phù hợp liên tục đối với các yêu cầu của bộ TCVN 11041 tương ứng với phạm vi chứng nhận. Việc đánh giá chứng nhận lại phải được hoạch định và tiến hành nhằm đánh giá sự đáp ứng liên tục tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định khác có liên quan về quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ. Việc này phải được hoạch định và tiến hành đúng kỳ hạn để có thể cấp chứng nhận lại kịp thời trước khi hết hạn chứng nhận.

7.6.3.1.2  Hoạt động chứng nhận lại phải bao gồm việc xem xét các báo cáo đánh giá giám sát trước đó và xem xét việc thực hiện của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ trong toàn bộ chu kỳ chứng nhận hiện thời.

7.6.3.1.3  Hoạt động đánh giá chứng nhận lại có thể chuyển thành đánh giá chuyển đổi trong các trường hợp có bằng chứng rõ ràng về việc cơ sở không duy trì hoạt động kiểm soát hoặc mất kiểm soát đối với quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ kể từ lần đánh giá trước (ví dụ: thiên tai, sử dụng các chất cấm trong sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ).

7.6.3.2  Đánh giá chứng nhận lại

Hoạt động đánh giá chứng nhận lại được thực hiện tương tự như đánh giá chứng nhận giai đoạn 2 được quy định trong 7.5.

7.6.4  Đánh giá đặc biệt

7.6.4.1  Mở rộng phạm vi

Để trả lời đăng ký mở rộng phạm vi của chứng nhận đã cấp, tổ chức chứng nhận phải thực hiện việc xem xét đăng ký và xác định mọi hoạt động đánh giá cần thiết (đánh giá chuyển đổi, đánh giá chứng nhận hữu cơ) để quyết định có hoặc không được phép cấp mở rộng. Được phép tiến hành việc này kết hợp với một cuộc đánh giá giám sát.

7.6.4.2  Đánh giá đột xuất

Tổ chức chứng nhận có thể cần tiến hành đánh giá đột xuất hoặc không thông báo cho khách hàng được chứng nhận để điều tra về các khiếu nại hoặc đáp ứng với các thay đổi hoặc giám sát khách hàng bị đình chỉ. Trong những trường hợp này:

a) Tổ chức chứng nhận phải mô tả và làm rõ trước cho khách hàng được chứng nhận các điều kiện tiến hành các cuộc đánh giá này;

b) Tổ chức chứng nhận phải chú ý hơn trong việc chỉ định đoàn đánh giá vì khách hàng không có cơ hội phản đối thành viên đoàn đánh giá.

7.6.5  Đình chỉ, hủy bỏ hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận

7.6.5.1  Tổ chức chứng nhận phải có chính sách và các thủ tục dạng văn bản đối với việc đình chỉ, hủy bỏ hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận và phải quy định các hành động tiếp theo của tổ chức chứng nhận.

7.6.5.2  Tổ chức chứng nhận phải đình chỉ chứng nhận trong các trường hợp, ví dụ:

- Quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ được chứng nhận của khách hàng không thỏa mãn một cách liên tục hoặc nghiêm trọng các yêu cầu tương ứng của bộ TCVN 11041;

- Khách hàng được chứng nhận không tuân thủ việc tiến hành đánh giá giám sát hoặc đánh giá chứng nhận lại theo tần suất yêu cầu;

- Khách hàng được chứng nhận tự nguyện yêu cầu đình chỉ.

7.6.5.3  Trong thời gian đình chỉ, chứng nhận quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ của khách hàng tạm thời không còn giá trị.

7.6.5.4  Tổ chức chứng nhận phải khôi phục lại chứng nhận bị đình chỉ khi vấn đề dẫn đến việc đình chỉ đã được giải quyết. Nếu không giải quyết được những vấn đề dẫn đến đình chỉ trong thời gian mà tổ chức chứng nhận đã thiết lập thì phải hủy bỏ.

Tổ chức chứng nhận không được phép chấp nhận việc loại bỏ phạm vi chứng nhận như một hành động khắc phục đối với các nội dung không phù hợp khi mà các phạm dự kiến loại bỏ vẫn đó đang chịu sự kiểm soát của cơ sở sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm trước khi đi ra khỏi cơ sở sản xuất.

CHÚ THÍCH: Trong hầu hết các trường hợp, việc đình chỉ không được vượt quá 6 tháng.

7.6.5.5  Tổ chức chứng nhận phải thu hẹp phạm vi chứng nhận trong trường hợp cơ sở thu hẹp/rút ngắn một công đoạn sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ. Việc thu hẹp này phải phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn dùng để chứng nhận.

7.7  Yêu cầu xem xét lại

7.7.1  Tổ chức chứng nhận phải có thủ tục dạng văn bản về việc tiếp nhận, đánh giá và ra quyết định đối với yêu cầu xem xét lại.

7.7.2  Tổ chức chứng nhận phải chịu trách nhiệm về tất cả các quyết định ở mọi cấp của quá trình xử lý yêu cầu xem xét lại. Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng những người tham gia vào quá trình xử lý yêu cầu xem xét lại không phải là những người tiến hành đánh giá và ra quyết định chứng nhận.

7.7.3  Việc đệ trình, điều tra và quyết định về yêu cầu xem xét lại không được dẫn đến bất kỳ hành động phân biệt đối xử nào đối với bên yêu cầu xem xét lại.

7.7.4  Quá trình xử lý yêu cầu xem xét lại ít nhất phải bao gồm các yếu tố và phương pháp sau:

a) Phác thảo quá trình tiếp nhận, xác định hiệu lực và điều tra yêu cầu xem xét lại, cũng như quyết định các hành động cần thực hiện để đáp ứng yêu cầu xem xét lại, có tính đến kết quả của các yêu cầu xem xét lại tương tự trước đó;

b) Theo dõi và lập hồ sơ các yêu cầu xem xét lại, gồm cả các hành động được thực hiện để giải quyết yêu cầu này;

c) Đảm bảo thực hiện mọi sự khắc phục và hành động khắc phục thích hợp.

7.7.5  Tổ chức chứng nhận tiếp nhận yêu cầu xem xét lại phải chịu trách nhiệm thu thập và xác minh mọi thông tin cần thiết để xác định hiệu lực của yêu cầu xem xét lại.

7.7.6  Tổ chức chứng nhận phải ghi nhận là đã nhận được yêu cầu xem xét lại và phải cung cấp cho bên yêu cầu xem xét lại báo cáo tiến độ và kết quả của yêu cầu xem xét lại.

7.7.7  Quyết định được truyền đạt tới bên yêu cầu xem xét lại phải do (những) người trước đó không liên quan đến vấn đề yêu cầu xem xét lại đưa ra hoặc xem xét và phê chuẩn.

7.7.8  Tổ chức chứng nhận phải thông báo chính thức cho bên yêu cầu xem xét lại việc kết thúc quá trình xử lý yêu cầu xem xét lại.

7.8  Khiếu nại

7.8.1  Tổ chức chứng nhận phải chịu trách nhiệm về tất cả các quyết định ở mọi cấp của quá trình xử lý khiếu nại.

7.8.2  Việc đệ trình, điều tra và quyết định về khiếu nại không được dẫn đến bất kỳ hành động phân biệt đối xử nào đối với bên khiếu nại.

7.8.3  Khi nhận được khiếu nại, tổ chức chứng nhận phải xác nhận xem khiếu nại đó có liên quan đến hoạt động chứng nhận mà mình chịu trách nhiệm hay không và nếu có thì phải xử lý khiếu nại. Nếu khiếu nại liên quan đến khách hàng được chứng nhận thì việc kiểm tra khiếu nại phải xét đến hiệu lực của quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ được chứng nhận.

7.8.4  Mọi khiếu nại đúng về khách hàng được chứng nhận đều phải được tổ chức chứng nhận chuyển cho khách hàng được chứng nhận có liên quan ở thời điểm thích hợp.

7.8.5  Tổ chức chứng nhận phải có quá trình dạng văn bản đối với việc tiếp nhận, đánh giá và ra quyết định về các khiếu nại. Quá trình này phải tuân thủ các yêu cầu về bảo mật, vì nó liên quan đến bên khiếu nại và vấn đề khiếu nại.

7.8.6  Quá trình xử lý khiếu nại ít nhất phải bao gồm các yếu tố và phương pháp sau:

a) Phác thảo quá trình tiếp nhận, xác định hiệu lực và điều tra khiếu nại, cũng như quyết định các hành động cần thực hiện để đáp ứng khiếu nại;

b) Theo dõi và lập hồ sơ khiếu nại, gồm cả các hành động được thực hiện để đáp ứng khiếu nại;

c) Đảm bảo thực hiện mọi sự khắc phục và hành động khắc phục thích hợp.

CHÚ THÍCH: TCVN ISO 10002:2015 (ISO 10002:2014) đưa ra hướng dẫn về việc xử lý khiếu nại.

7.8.7  Tổ chức chứng nhận tiếp nhận khiếu nại phải có trách nhiệm thu thập và xác minh mọi thông tin cần thiết để xác định hiệu lực khiếu nại.

7.8.8  Bất cứ khi nào có thể, tổ chức chứng nhận phải ghi nhận là đã nhận được khiếu nại và phải cung cấp cho bên khiếu nại báo cáo tiến độ và kết quả khiếu nại.

7.8.9  Quyết định được truyền đạt cho bên khiếu nại phải do (những) người trước đó không liên quan đến vấn đề khiếu nại đưa ra hoặc xem xét và phê chuẩn.

7.8.10  Bất cứ khi nào có thể, tổ chức chứng nhận phải thông báo chính thức cho bên khiếu nại việc kết thúc quá trình xử lý khiếu nại.

7.8.11  Tổ chức chứng nhận phải xác định cùng với khách hàng được chứng nhận và bên khiếu nại, xem có công khai vấn đề khiếu nại và việc giải quyết khiếu nại hay không và nếu có thì ở mức độ nào.

7.9  Hồ sơ khách hàng

7.9.1  Tổ chức chứng nhận phải duy trì hồ sơ về các hoạt động đánh giá và chứng nhận khác của tất cả các khách hàng, bao gồm tất cả các tổ chức nộp đăng ký và các tổ chức được đánh giá, được chứng nhận hoặc bị đình chỉ hoặc hủy bỏ chứng nhận.

7.9.2  Hồ sơ về khách hàng được chứng nhận phải bao gồm:

a) Thông tin đăng ký và các báo cáo đánh giá lần đầu, đánh giá giám sát và đánh giá chứng nhận lại, các hồ sơ thẩm xét;

b) Thỏa thuận chứng nhận;

c) Lý giải về phương pháp được sử dụng để lấy mẫu địa điểm, khi thích hợp;

CHÚ THÍCH: Phương pháp lấy mẫu địa điểm bao gồm việc lấy mẫu địa điểm sử dụng để đánh giá hiệu lực quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm nông nghiệp hữu cơ và/hoặc để lựa chọn địa điểm trong trường hợp đánh giá nhiều địa điểm.

d) Lý giải về việc xác định thời gian cho chuyên gia đánh giá (xem 7.2.4);

e) Kiểm tra xác nhận việc khắc phục và hành động khắc phục;

f) Hồ sơ các khiếu nại và yêu cầu xem xét lại, cũng như mọi sự khắc phục hoặc hành động khắc phục tiếp theo;

g) Các xem xét và quyết định của ban, nếu thích hợp;

h) Tài liệu về các quyết định chứng nhận;

i) Các tài liệu chứng nhận, gồm cả phạm vi chứng nhận liên quan đến sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ, khi thích hợp;

j) Các hồ sơ liên quan cần thiết để thiết lập sự tin cậy của chứng nhận, như bằng chứng về năng lực của chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật;

k) Chương trình đánh giá.

7.9.3  Tổ chức chứng nhận phải giữ an toàn cho các hồ sơ về bên đăng ký và khách hàng để đảm bảo giữ bảo mật thông tin. Hồ sơ phải được vận chuyển, chuyển hoặc truyền sao cho đảm bảo duy trì tính bảo mật.

7.9.4  Tổ chức chứng nhận phải có chính sách và thủ tục dạng văn bản về việc lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ về khách hàng được chứng nhận và khách hàng được chứng nhận trước đó phải được lưu trong suốt chu kỳ hiện tại cộng với một chu kỳ chứng nhận đầy đủ.

CHÚ THÍCH: Một số văn bản pháp lý có thể quy định về việc cần duy trì hồ sơ trong khoảng thời gian dài hơn.

8  Yêu cầu về hệ thống quản lý đối với tổ chức chứng nhận

Áp dụng các yêu cầu của Điều 8, TCVN ISO/IEC 17065:2013 (ISO/IEC 17065:2012).

Phụ lục A

(Quy định)

Năng lực đối với chuyên gia đánh giá

Phụ lục B

(Quy định)

Năng lực đối với nhân sự xem xét hợp đồng

Phụ lục C

(Quy định)

Năng lực đối với chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý

Phụ lục D

(Quy định)

Năng lực đối với nhân sự thẩm xét, ra quyết định chứng nhận

Phụ lục E

(Quy định)

Dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ

Mẫu dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ (phần tương ứng của bộ TCVN 11041) được quy định như sau:

a) Dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ có hai màu: trắng và xanh lá (tùy thuộc việc sử dụng dương bản hay âm bản).

b) Khi sử dụng dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ, phải đảm bảo kích thước tối thiểu sao cho có thể nhận diện được chính xác các chi tiết trên dấu bằng mắt thường và đảm bảo giữ nguyên tỷ lệ hình học của dấu.

c) Mẫu dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ trong trường hợp tự công bố (7.5.12.2):

d) Mẫu dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ trong trường hợp được chứng nhận bởi tổ chức chứng nhận bên thứ ba (7.5.12.3):

Kết cấu của mã số chứng nhận có dạng: XXXX-YYYY, trong đó:

- XXXX: số đăng ký hoạt động chứng nhận của tổ chức chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp;

- YYYY: mã số giấy chứng nhận do tổ chức chứng nhận cấp cho khách hàng.

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] Nghị định số 107/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ đánh giá sự phù hợp

[2] Nghị định số 43/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng 04 năm 2017 của Chính phủ về nhãn hàng hóa

[3] Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý và chuyên gia đánh giá chứng nhận sản phẩm của tổ chức đánh giá sự phù hợp

[4] TCVN ISO 9001 (ISO 9001), Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

[5] TCVN ISO 10002:2015 (ISO 10002:2014) Quản lý chất lượng - Sự thỏa mãn của khách hàng - Hướng dẫn về xử lý khiếu nại

[6] TCVN ISO 14001 (ISO 14001) Hệ thống quản lý môi trường - Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng

[7] TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015) Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý - Phần 1: Các yêu cầu

[8] TCVN ISO 22000:2007 (ISO 22000:2005) Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm - Yêu cầu đối với các tổ chức trong chuỗi thực phẩm

[9] TCVN ISO/TS 22003:2015 (ISO/TS 22003:2013) Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm - Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá, chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

[10] Ban điều phối PGS Việt Nam, Tiêu chuẩn hữu cơ PGS Việt Nam, 2013

[11] CAC/GL 32-1999, Revised 2007, Amendment 2013, Guidelines for the production, processing, labelling and marketing of organically produced foods

[12] International Federation of Organic Agriculture Movements (IFOAM), IFOAM accreditation requirements for bodies certifying organic production and processing, Version 2, 2014

[13] ASEAN standard for organic agriculture

[14] Council Regulation (EC) No 834/2007 of 28 June 2007 on organic production and labelling of organic products and repealing Regulation (EEC) No 2092/91

[15] Commission Regulation (EC) No 889/2008 of 5 September 2008 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 834/2007 on organic production and labelling of organic products with regard to organic production, labelling and control

[16] Code of Federal Regulations, Title 7: Agriculture, Subtitle B: Regulations of The Department of Agriculture, Chapter I: Agricultural Marketing Service, Subchapter M: Organic Foods Production Act Provisions, Part 205: National Organic Program

[17] JAS for Organic Plants (Tiêu chuẩn nông nghiệp Nhật Bản), 2017

[18] JAS for Organic Livestock Products, 2012

[19] JAS for Organic Processed Foods, 2017

[20] GB/T 19630-1:2011 (Tiêu chuẩn quốc gia Trung Quốc), Organic Products - Part 1: Production

[21] GB/T 19630-2 Organic Products - Part 2: Processing

[22] GB/T 19630-3 Organic Products - Part 3: Labeling and Marketing

[23] TAS 9000 Part 1-2009 (Tiêu chuẩn nông nghiệp Thái Lan), Organic agriculture - Part 1: The production, processing, labelling and marketing of produce and products from organic agriculture

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Lời giới thiệu

1  Phạm vi áp dụng

2  Tài liệu viện dẫn

3  Thuật ngữ và định nghĩa

4  Nguyên tắc

5  Yêu cầu về cơ cấu

6  Yêu cầu về nguồn lực

6.1  Nhân sự của tổ chức chứng nhận

6.2  Nguồn lực cho việc xem xét đánh giá

7  Yêu cầu về quá trình

7.1  Yêu cầu chung

7.2  Hoạt động trước chứng nhận

7.3  Hoạch định đánh giá

7.4  Chứng nhận lần đầu

7.5  Tiến hành đánh giá

7.6  Duy trì chứng nhận

7.7  Yêu cầu xem xét lại

7.8  Khiếu nại

7.9  Hồ sơ khách hàng

8  Yêu cầu về hệ thống quản lý đối với tổ chức chứng nhận

Phụ lục A (Quy định) Năng lực đối với chuyên gia đánh giá

Phụ lục B (Quy định) Năng lực đối với nhân sự xem xét hợp đồng

Phụ lục C (Quy định) Năng lực đối với chuyên gia kỹ thuật và/hoặc chuyên gia pháp lý

Phụ lục D (Quy định) Năng lực đối với nhân sự thẩm xét, ra quyết định chứng nhận

Phụ lục E (Quy định) Dấu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn nông nghiệp hữu cơ

Thư mục tài liệu tham khảo