Quyết định 630/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ về việc ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu bằng giấy

-----------------------

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

 

Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09/5/2005 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ điểm 3 điều 9 Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Theo đề nghị tại tờ trình số 167/TTr-VTLTNN ngày 17/3/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về việc ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu bằng giấy;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức lưu trữ nhà nước trung ương, địa phương có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quyết định này và trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ra Quyết định điều chỉnh khi có sự thay đổi về quy trình công nghệ và các yếu tố có liên quan.

PHỤ LỤC SỐ 01

ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU BẰNG GIẤY
(Kèm theo Quyết định số 630/QĐ-BNV ngày 05/4/2006 của Bộ Nội vụ)

 

Đơn vị tính: mét giá tài liệu

STT	Phòng và nhóm tài liệu	Hệ số phức tạp	Định mức lao động (ngày - người)		Ghi chú
			Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ	Tài liệu rời lẻ
I	Phòng tài liệu của cơ quan, tổ chức				áp dụng đối với tài liệu hành chính
1	Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ và tương đương	1,05	36	39
2	Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ, cơ quan ngang Bộ. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương	1,0	34	37	Chi tiết theo phụ lục 02
3	Cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục, Tổng công ty 91, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và tương đương	0,9	30	34
4	Cục, Tổng công ty 90, Sở ban ngành và tương đương	0,8	27	30
5	Đơn vị sự nghiệp, công ty trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng công ty 90, 91, Sở, ngành và tương đương	0,7	24	26
II	Nhóm tài liệu chuyên môn
1	Tài liệu công trình xây dựng cơ bản
1.1	Dự án quan trọng quốc gia	0,9	30	34	Phân loại theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ
1.2	Dự án nhóm A	0,8	27	30
1.3	Dự án nhóm B, C	0,7	24	26
2	Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, hồ sơ bệnh án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học,....	0,6	20	22
3	Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng... (sổ sách, chứng từ)	0,5	17	19

 

 

PHỤ LỤC SỐ 02

CHI TIẾT ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU BẰNG GIẤY
(Kèm theo Quyết định số 630/QĐ-BNV ngày 05/4/2006 của Bộ Nội vụ)

 

Số TT	Nội dung công việc	Ngạch viên chức và cấp bậc công việc	Định mức lao động cho 01 mét giá tài liệu (phút)				Ghi chú
			Lao động trực tiếp (Tcn)	Lao động phục vụ (Tpv)	Lao động quản lý (Tql)	Tổng hợp (Tsp)
				2%	5%
A	B	C	(1)	(2)	(3)	(4)	(5)
1	Nhận tài liệu	Lưu trữ viên trung cấp bậc 1	2,00	0,04	0,10	2,14
2	Vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lý (quãng đường = 100m)	Lưu trữ viên trung cấp bậc 1	30,00	0,60	1,53	32,13
3	Vệ sinh đến từng tập tài liệu	Lưu trữ viên trung cấp bậc 1	50,00	1,00	2,55	53,55
4	Lập kế hoạch chỉnh lý; Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại lập hồ sơ; Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và Phương án hệ thống hoá hồ sơ	Lưu trữ viên chính bậc 2	96,68	1,93	4,93	103,54
5	Phân loại tài liệu đến nhóm nhỏ	Lưu trữ viên bậc 4	622,70	12,45	31,76	666,91
6	Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
a	Lập hồ sơ tài liệu rời lẻ	Lưu trữ viên bậc 3	4.182,70	83,65	213,32	4.479,67
b	Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ	Lưu trữ viên bậc 3	2.637,30	52,75	134,50	2.824,55
7	Biên mục phiếu tin	Lưu trữ viên bậc 3	1.998,00	39,96	101,90	2.139,86
8	Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin	Lưu trữ viên chính bậc 2	1.494,00	29,88	76,19	1.600,07
9	Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án hệ thống hoá	Lưu trữ viên bậc 4	72,00	1,44	3,67	77,11
10	Hệ thống hoá tài liệu phiếu tin	Lưu trữ viên bậc 2	144,00	2,88	7,34	154,22
11	Biên mục hồ sơ	Lưu trữ viên trung cấp bậc 4	3.360,00	67,20	171,36	3.598,56
12	Kiểm tra biên mục hồ sơ	Lưu trữ viên bậc 5	555,00	11,10	28,31	594,41
13	Bổ sung thông tin còn thiếu trên phiếu tin	Lưu trữ viên bậc 3	134,00	2,68	6,83	143,51
14	Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ lên phiếu tin và vào bìa hồ sơ	Lưu trữ viên trung cấp bậc 3	150,00	3,00	7,65	160,65
15	Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và vào bìa hồ sơ	Lưu trữ viên trung cấp bậc 1	598,00	11,96	30,50	640,46
16	Đưa hồ sơ vào hộp hoặc cặp	Lưu trữ viên trung cấp bậc 1	40,00	0,80	2,04	42,84
17	Viết và dán nhãn hộp hoặc cặp	Lưu trữ viên trung cấp bậc 2	62,67	1,25	3,20	67,12
18	Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá	Lưu trữ viên trung cấp bậc 1	30,00	0,60	1,53	32,13
19	Bàn giao đến từng tờ tài liệu	Lưu trữ viên trung cấp bậc 2	610,00	12,20	31,11	653,31
20	Nhập phiếu tin vào máy	Lưu trữ viên trung cấp bậc 3	1.440,00	28,80	73,44	1.542,24
21	Kiểm tra việc nhập phiếu tin	Lưu trữ viên bậc 3	359,87	7,20	18,35	385,42
22	Lập mục lục hồ sơ	Lưu trữ viên bậc 2	168,22	3,36	8,58	180,16
23	Xử lý tài liệu
a	Phân loại, sắp xếp, thống kê tài liệu loại	Lưu trữ viên trung cấp bậc 4	481,86	9,64	24,57	516,07
b	Viết thuyết minh tài liệu loại	Lưu trữ viên bậc 3	17,20	0,34	0,88	18,42
24	Kết thúc chỉnh lý:
a	Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý	Lưu trữ viên chính bậc 2	24,17	0,48	1,23	25,89
b	Hoàn chỉnh hồ sơ phông và bàn giao hồ sơ phông	Lưu trữ viên trung cấp bậc 2	2,00	0,04	0,10	2,14
Cộng	Đối với tài liệu rời lẻ		16.725	335	853	17.913	Đã làm tròn số
	Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ		15.180	304	774	16.257
Quy đổi ra ngày công	Đối với tài liệu rời lẻ		35	1	2	37
	Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ		32	1	2	34

 

 

PHỤ LỤC SỐ 03

ĐỊNH MỨC VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM CHỈNH LÝ 01 MÉT GIÁ TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 630/QĐ-BNV ngày 05/4/2006 của Bộ Nội vụ)

 

STT	Tên vật tư, văn phòng phẩm	Đơn vị tính	Số lượng	Ghi chú
1	Bìa hồ sơ (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)	tờ	126	Theo tiêu chuẩn ngành
2	Tờ mục lục văn bản (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)	tờ	378
3	Tờ chứng từ kết thúc (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)	tờ	126
4	Giấy trắng in mục lục hồ sơ (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)	tờ	77	Giấy trắng khổ A4, định lượng > 70g/m2
5	Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)	tờ	22	Giấy trắng khổ A4, định lượng > 70g/m2
6	Phiếu tin (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)	tờ	126
7	Bút dạ (hoặc bút kim) viết bìa	chiếc	2
8	Bút bi	chiếc	3
9	Bút chì mềm để đánh số tờ	chiếc	3
10	Mực viết (1/4 lọ)	lọ	1/4
11	Cặp đựng tài liệu	chiếc	10
12	Bút xoá	chiếc	1/4
13	Hồ dán	lọ	1/4

 

 

 

 

HƯỚNG DẪN

XÁC ĐỊNH ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU BẰNG GIẤY
(Kèm theo Quyết định số 630/QĐ-BNV ngày 05/4/2006 của Bộ Nội vụ)

 

1. Hướng dẫn phụ lục số 01

- Định mức lao động chỉnh lý tài liệu bằng giấy là lượng thời gian mà người lao động phải bỏ ra để chỉnh lý hoàn chỉnh 01 mét giá tài liệu

- Đơn vị tính: mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý.

Mét giá tài liệu là chiều dài 01 mét tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá (hoặc tủ); có thể quy đổi bằng 10 cặp, (hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp bó) có độ dày 10 cm.

- Tài liệu rời lẻ là tài liệu bó gói, lộn xộn, chưa được lập hồ sơ.

- Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ là tài liệu đã được đưa về từng vấn đề, tương ứng với 01 hồ sơ nhưng chưa hoàn chỉnh theo yêu cầu của nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu.

- Hệ số phức tạp là mức độ phức tạp giữa các phông hoặc các nhóm tài liệu đưa ra chỉnh lý phụ thuộc vào các yêu cầu cần phải tác động trong quá trình chỉnh lý. Việc đưa ra các hệ số phức tạp căn cứ vào:

+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phông (cơ quan tổ chức);

+ Tính chất đa dạng, phức tạp của tài liệu và khối lượng tài liệu được sản sinh trong hoạt động của đơn vị hình hành phông (cơ quan, tổ chức).

+ Tỷ lệ tài liệu được giữ lại bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.

+ Yêu cầu nghiệp vụ chuyên môn phải lập hồ sơ khi giải quyết công việc trong khâu văn thư.

Định mức lao động chỉnh lý tài liệu hành chính các phông Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ, cơ quan ngang Bộ. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương có hệ số phức tạp là 01. Định mức lao động chỉnh lý các phông tài liệu của các cơ quan, tổ chức và các nhóm tài liệu chuyên môn được tính quy đổi theo các hệ số nêu trong Quyết định.

- Phông cơ quan, tổ chức tương đương là phông cơ quan, tổ chức thuộc chế độ cũ tương ứng. Ví dụ phông Toàn quyền Đông dương, phông Thống sứ Bắc Kỳ, phông Thống đốc Nam Kỳ thời kỳ phong kiến thực dân: phông Đệ Nhất Cộng hoà, phông Đệ Nhị Cộng Hoà, phông Phủ Thủ tướng thuộc Chính quyền Việt Nam Cộng Hoà từ 1954 - 1975 được coi là tương đương với phông Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội. Tương tự, phông cơ quan, tổ chức cấp tỉnh cấp huyện của các chính quyền trước tương đương với phông cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, huyện hiện nay.

2. Hướng dẫn phụ lục số 02

2.1. Nội dung công việc (cột B)

Nội dung công việc thực hiện theo (Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu và hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

2.2. Ngạch viên chức và cấp bậc công việc (cột C)

Ngạch viên chức và cấp bậc công việc được xác định theo yêu cầu về trình độ của người lao động để thực hiện bước công việc cụ thể của quy trình chỉnh lý.

Ngạch viên chức và cấp bậc công việc của từng bước công việc sử dụng theo Bảng số 3 (Bảng lương chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức trong các đơn vị sự nghiệp của nhà nước) ban hành theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.

Trường hợp trình độ lao động thực tế không đáp ứng được yêu cầu có thể sử dụng lao động ở bậc đào tạo thấp hơn nhưng có hệ số lương tương ứng. Ví dụ bước công việc thứ 6 (lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ) yêu cầu lưu trữ viên loại A1 hoặc bậc 3 có hệ số lương 3,00. Trong trường hợp không thể bố trí lưu trữ viên loại A1 có thể sử dụng lưu trữ viên trung cấp loại B từ bậc 6 đến bậc 7, có hệ số lương từ 2,86 đến 3,06.

2.3. Định mức lao động

Định mức lao động chỉnh lý tài liệu bằng giấy được xác định theo Thông tư số 06/2005/TT-BLĐTBXH ngày 05/01/2005 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn phương pháp xây dựng định mức lao động trong các công ty nhà nước theo Nghị định số 206/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ, Bao gồm:

Mức lao động trực tiếp (T_cn - cột 1) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình chỉnh lý tài liệu. Ví dụ: mức lao động trực tiếp của bước công việc thứ 01 trong quy trình chỉnh lý là nhận tài liệu có thời gian là 2 phút/mét giá tài liệu. Mức lao động trực tiếp của cả quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ là 16.725 phút (quy đổi thành 35 ngày công) cho 01 mét giá tài liệu.

Mức lao động phục vụ (T_pv - cột 2) là tổng thời gian thực hiện các công việc phục vụ chỉnh lý như bảo dưỡng máy móc, kiểm tra dụng cụ, vệ sinh nơi làm việc,.... được tính bằng tỷ lệ 2% so với mức lao động trực tiếp (T_cn). Cách tính là:

T_pv = T_cn x 2%

Mức lao động quản lý (T_ql - cột 3) là tổng thời gian lao động quản lý quá trình chỉnh lý tài liệu, được tính bằng 5% thời gian lao động trực tiếp và phục vụ. Cách tính là:

T_ql =  (T_cn + T_pv­) x 5%

Mức lao động tổng hợp (Tsp -  cột 4) là tổng thời gian để chỉnh lý hoàn chỉnh 01 mét tài liệu. Cách tính là:

T_sp  = T_cn + T_pv + T_ql

Mức lao động tổng hợp để chỉnh lý 01 mét tài liệu rời lẻ là 17.913 phút (quy đổi thành 37 ngày công) và tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ là 16.257 phút (quy đổi thành 34 ngày công).

2.4. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu tiếng nước ngoài

Mức lao động trực tiếp (T_cn) đối với các bước công việc phải sử dụng ngoại ngữ được nhân với hệ số 1,5 và được lấy làm căn cứ để xác định các mức lao động phục vụ, quản lý và tổng hợp tương ứng.

Ví dụ: Bước công việc thứ 5 (Phân loại tài liệu đến nhóm nhỏ) phải sử dụng ngoại ngữ thì mức lao động tổng hợp (T_sp) của toàn bộ bước công việc này được xác định như sau:

T_cn = 622,7 phút x 1,5 = 934,05 (phút/mét giá tài liệu)

T_pv = 934,05 phút x 0,02 = 16,68 (phút/mét giá tài liệu)

T_ql = (934,05 + 18,68) x 0,05 = 47,64 (phút/mét giá tài liệu)

T_sp = 934,05 + 18,68 + 47,64 = 1.000,39 (phút/mét giá tài liệu)

Mức lao động trực tiếp (T_cn) đối với các bước công việc khác không sử dụng ngoại ngữ được xác định như trong Quyết định.