QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông

-------------------------------

BỘ TRƯỞNG BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2001;

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/12/2000;

Căn cứ Nghị định số 187/2007/NĐ-CP ngày 25/12/2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu và Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ trưởng Bộ Công an Quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi bổ sung một số điều theo Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2009 của Chính phủ về công tác lưu trữ;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 2.Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3.Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông

(Ban hành kèm theo Quyết định số 939/QĐ-BTTTT  ngày  30 tháng 06 năm 2010

của Bộ trư­ởng Bộ Thông tin và Truyền thông)

Chư­ơng I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.Phạm vi, đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông, được áp dụng thống nhất đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

2. Công tác văn thư, lưu trữ quy định trong Quy chế này được hiểu như sau:

- Công tác văn thư bao gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

- Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, giao nộp và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Điều 2.Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư

1. Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ.

3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình theo đúng Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Mọi cán bộ, công chức, viên chức, trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 3.Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ Bộ

1. Tại Văn phòng Bộ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ. Phòng Văn thư -  Lưu trữ là đầu mối tiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; thực hiện các công việc liên quan đến công tác lưu trữ của cơ quan Bộ.

Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn:

a) Xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ;

c) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của Bộ;

d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;

đ) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cán bộ, công chức, viên chức của Bộ;

e) Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

g) Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

h) Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện thi đua, khen thưởng đối với công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.

i) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan Bộ:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình và chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân thực hiện;

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

- Kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký kiệu và ngày, tháng ban hành; đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản đi;

- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị thuộc Bộ lập hồ sơ công việc và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ Bộ;

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản của Bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ;

- Bảo quản và sử dụng con dấu của Bộ, Văn phòng Bộ và các loại con dấu khác được giao.

k) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan Bộ:

- Tổ chức thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ;

- Sắp xếp, thống kê, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ của cơ quan Bộ;

- Giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

2. Tại các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, căn cứ vào yêu cầu và khối lượng công việc, có thể thành lập phòng, tổ văn thư, lưu trữ hoặc bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp.

Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các đơn vị này được thực hiện theo điểm i, k của khoản 1, điều 3 Quy chế này.

Điều 4.Cán bộ văn thư, lưu trữ

Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, lý lịch rõ ràng và phải đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ:

1. Tốt nghiệp đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ.

2. Nếu là cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ thì phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nắm vững và thực hiện đúng quy định tại Quy chế này.

Điều 5.Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ được lấy từ nguồn ngân sách nhà nước. Hàng năm, Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ lập dự trù kinh phí cho các hoạt động văn thư, lưu trữ.

2. Chánh Văn phòng Bộ và thủ trưởng các đơn vị có con dấu và tài khoản riêng trực thuộc Bộ có trách nhiệm bố trí kinh phí để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ và mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ và đơn vị mình.

3. Việc quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 6.Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, Lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 7.Thống kê về văn thư, lưu trữ

1. Hàng năm, các đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ lập báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và gửi về Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ.

2. Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo thống kê tổng hợp về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3. Chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

Ch­ương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ­

Mục 1

XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8.Hình thức văn bản

Các văn bản do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.

1. Hình thức văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông bao gồm: Thông tư­, thông t­ư liên tịch.

2. Hình thức văn bản hành chính gồm: Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công, công hàm.

3. Hình thức văn bản chuyên ngành: Giấy phép.

Điều 9.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Văn bản do Bộ thông tin và Truyền thông hoặc do các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ ban hành phải theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Điều 5 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; khoản 3 điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ký hiệu văn bản, tên viết tắt của các đơn vị, thể thức, trình bày văn bản, quy định về kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bản được thực hiện thống nhất tại các Phụ lục I – VI.

2. Công văn, công hàm của Bộ gửi các Đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam, các tổ chức quốc tế hoặc cá nhân nước ngoài được trình bày theo thông lệ quốc tế bằng tiếng Việt và có bản dịch không chính thức bằng thứ tiếng nước ngoài tương ứng mà nơi nhận văn bản dùng để giao dịch với các cơ quan, tổ chức của Việt Nam.

Điện, thư giao dịch để xử lý công việc; tài liệu, văn bản trao đổi thông tin không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một thứ tiếng thông dụng khác.

Các tài liệu dự án hợp tác với nước ngoài phải trình bày bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài của đơn vị đầu tư dự án.

Điều 10.Soạn thảo văn bản

1. Phông chữ sử dụng để soạn thảo các văn bản của Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ là phông chữ Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode).

2. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Thông tin và Truyền thông được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Quy chế của Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Soạn thảo văn bản hành chính

a) Căn cứ vào nội dung, tính chất của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

b) Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản, có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, mức độ khẩn, mật và nơi nhận của văn bản cho phù hợp với vấn đề phải giải quyết;

- Thu thập và xử lý thông tin, tư liệu liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Đối với văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết thì đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo văn bản.

Điều 11.Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã được duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp văn bản do thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền Bộ trưởng và văn bản do đơn vị soạn thảo để thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ phải được thông qua Lãnh đạo Bộ trước khi  thủ trưởng đơn vị hoặc Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành.

2. Khi trình duyệt bản thảo phải đính kèm các văn bản, tài liệu có liên quan.

3. Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình lại người ký duyệt xem xét, quyết định.

Điều 12.Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1. Văn bản được cá nhân soạn thảo trực tiếp trên máy tính cá nhân, trong trường hợp văn bản cần phải có người đánh máy thì người được giao nhiệm vụ đánh máy phải đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người người duyệt bản thảo đó.

2. Nhân bản (photocopy)

- Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.

- Số lượng văn bản cần nhân bản được xác định tại mục “Nơi nhận” văn bản, trường hợp văn bản được gửi đến nhiều nơi mà “Nơi nhận” văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo văn bản phải có phụ lục “Nơi nhận” kèm theo để lưu ở văn thư và bản gửi Lãnh đạo Bộ (để báo cáo).

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng. Ngoài ra, mỗi văn bản đi, các đơn vị phải gửi 01 bản báo cáo người ký văn bản biết. Trường hợp văn bản do Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng, đơn vị phải gửi 01 bản báo cáo Bộ trưởng biết. Trường hợp văn bản do thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì phải gửi 01 bản báo cáo Bộ trưởng và 01 bản báo cáo Thứ trưởng phụ trách biết.

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản trong quá trình thực hiện đánh máy, nhân bản.

4. Việc nhân bản văn bản mật do thủ trưởng đơn vị quyết định và được thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 13.Kiểm tra văn bản trước khi trình ký

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Bộ trưởng (hoặc người đứng đầu cơ quan, đơn vị) và trước pháp luật.

2. Chánh Văn phòng Bộ có ý kiến về tính hợp pháp, sự phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và các nội dung chuyên môn có liên quan của các văn bản do các cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ soạn thảo để trình Lãnh đạo Bộ xem xét quyết định; phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản tại cơ quan Bộ.

3. Chánh Văn phòng; Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm ở các đơn vị trực thuộc Bộ phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản tại đơn vị mình.

Điều 14.Ký tắt văn bản

1. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành phải được thủ trưởng cơ quan, đơn vị trình ký, ký tắt tại vị trí sau dấu chấm kết thúc nội dung văn bản. Trường hợp thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký thừa lệnh thì người được giao nhiệm vụ soạn thảo phải ký tắt vào văn bản.

2. Văn bản do thủ trưởng đơn vị ký ban hành thì lãnh đạo đơn vị trình ký hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải ký tắt tại vị trí sau dấu chấm kết thúc nội dung văn bản.

Điều 15.Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Thông tin và Truyền thông được ban hành theo Quyết định số 03/2008/QĐ-BTTTT ngày 06/3/2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc Quy chế làm việc của đơn vị.

2. Người có thẩm quyền ký văn bản phải ký đúng chữ ký đã đăng ký và giới thiệu trong thông báo giới thiệu chữ ký. Bút ký dùng mực màu xanh sẫm; không dùng bút chì, bút dạ, bút mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.

3. Không ghi học hàm học vị và các danh hiệu danh dự khác trước họ tên, chức vụ của người ký văn bản.

Điều 16.Sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, trích sao và sao lục.

2. Việc sao các văn bản của Bộ, của các cơ quan khác gửi đến Bộ, do Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ quyết định (riêng các văn bản có dấu chỉ các mức độ mật thì thực hiện theo quy định của pháp luật  về bảo vệ bí mật nhà nước). Việc sao văn bản tại các đơn vị trực thuộc Bộ do thủ trưởng đơn vị quyết định. Khi sao văn bản các đơn vị, cá nhân phải xuất trình bản chính, người ký sao văn bản phải kiểm tra nội dung bản sao trước khi ký.

3. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục số IV.

4. Văn bản sao y bản chính, sao lục hoặc trích sao đúng thể thức có giá trị pháp lý nh­ư bản chính. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 3 Điều này chỉ có giá trị tham khảo.

5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị. Trường hợp những ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 17.Nguyên tắc chung

1. Giải thích từ ngữ:

a) Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản chuyển qua mạng, bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do Bộ Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ ban hành;

b) Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật) của các cơ quan, tổ chức và đơn, thư của cá nhân gửi đến Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

2. Văn bản đi, văn bản đến của Bộ Thông tin và Truyền thông, của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Bộ hoặc văn thư của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

3. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày đó hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn như “Hoả tốc” “Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký duyệt.

4. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 18.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư Bộ, văn thư của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có). Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, thời gian chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc hẹn giờ”) thì phải báo cáo ngay người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư tại đơn vị (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) xem xét, giải quyết; trường hợp cần thiết phải lập biên bản;

b) Đối với các văn bản chuyển qua fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của từng văn bản. Nếu phát hiện sai sót phải báo cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm biết;

c) Văn bản, tài liệu mật đến phải được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản mật - Đến” riêng;

d) Đối với văn bản khẩn được chuyển đến ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết thì nhân viên bảo vệ của Bộ hoặc của các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm tiếp nhận và báo cáo ngay người có trách nhiệm để xử lý kịp thời.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

a) Loại văn bản văn thư không được bóc bì, bao gồm:

- Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”;

- Các bì văn bản đến ghi đích danh người nhận (cho cá nhân) và các bì văn bản gửi cho các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ (Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên cơ quan, các Vụ,…).

b) Loại văn bản văn thư được bóc bì, bao gồm tất cả các loại bì văn bản đến khác. Khi bóc bì cần chú ý:

- Bì thư có đóng dấu mức độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không làm rách, hư hại hoặc để sót văn bản trong bì; kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên bì, nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không bảo đảm thể thức quy định (không ghi số, ngày tháng ban hành, thiếu dấu hoặc chữ ký, v.v...) thì gửi trả lại cơ quan gửi văn bản. Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời, báo cáo người được giao trách nhiệm xử lý;

- Đối với văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản với phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi;

- Đối với văn bản có dấu “Hoả tốc hẹn giờ”; đơn thư khiếu nại; văn bản, thư từ nước ngoài gửi đến; văn bản có ngày gửi cách quá xa ngày nhận; trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất thì cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.

3. Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký văn bản đến

a) Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).

- Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

- Đối với các bì văn bản mật và các bì có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì đóng dấu “Đến” ngoài bì, ghi số và ngày đến.

b) Đăng ký văn bản

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo quy trình quản lý văn bản đến trên hệ thống thông tin quản lý văn bản của Bộ và các đơn vị; khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

Điều 19.Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến, sau khi đăng ký tại văn thư, phải được kịp thời trình Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, giải quyết và chuyển cho đơn vị, cá nhân theo ý kiến của Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có thẩm quyền ngay trong ngày hoặc chậm nhất trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo (đối với những văn bản đến nhận sau 16h30 hàng ngày). Đối với những văn bản "Khẩn", “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc”, văn thư phải trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ nhận văn bản hàng ngày tại Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ (văn thư cơ quan), vào sổ đăng ký, trình thủ trưởng đơn vị cho ý kiến và chuyển giao cho các cá nhân thực hiện.

3. Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện chặt chẽ, đúng đối tượng và đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

4. Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên Lãnh đạo Bộ, văn thư cơ quan có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên cả bì cho người có tên ghi trên bì công văn. Đối với các bì gửi cho các cá nhân, đơn vị trực thuộc Bộ, văn thư cơ quan vào sổ chuyển giao cho cá nhân, đơn vị đó (mỗi đơn vị một sổ riêng). Người nhận phải ký vào sổ chuyển giao văn bản.

5. Đối với văn bản mật

a) Văn thư cơ quan vào sổ đăng ký “Văn bản Mật – Đến”, trình người có thẩm quyền cho ý kiến, xử lý. Đơn vị hay cá nhân nhận được văn bản sau khi xem và xử lý xong chuyển trả lại cho Văn phòng Bộ để lưu và bảo quản theo chế độ lưu trữ văn bản mật;

b) Việc chuyển giao văn bản mật phải đảm bảo chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao và ghi rõ họ, tên.

Điều 20.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Bộ theo dõi việc giải quyết văn bản đến, hàng tháng tổng hợp số liệu văn bản đến (số lượng văn bản, tình hình giải quyết,...) để báo cáo Chánh Văn phòng Bộ. Cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến tại đơn vị.

2. Đối với văn bản, tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” hoặc “Xem xong trả lại” thì văn thư Bộ và văn thư các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm theo dõi, thu hồi, ký, đóng dấu xác nhận (nếu có) và gửi trả lại nơi gửi đúng thời hạn quy định.

Điều 21.Trình tự quản lý văn bản đi

1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản.

a) Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các thủ tục để phát hành văn bản, văn thư Bộ và văn thư các đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ kiểm tra lại hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo ngay với người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b) Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

+ Số của văn bản hành chính do Bộ ban hành được ghi theo từng loại văn bản trong một năm; văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng. Tùy thuộc vào số lượng ban hành văn bản trong một năm, các đơn vị trực thuộc Bộ có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể: Đối với đơn vị, ban hành dưới 1000 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản. Trường hợp đơn vị ban hành trên 1000 văn bản một năm thì có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, theo từng nhóm văn bản nhất định (văn bản có tên loại: quyết định, chương trình, kế hoạch; nhóm công văn).

- Ghi ngày, tháng văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ ngày .... tháng .... năm ....; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập; đối với số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Quy chế này;

b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật.

Việc đóng dấu chỉ độ khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Việc đóng dấu chỉ các độ mật, dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

3. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ văn bản đi hoặc hệ thống quản lý văn bản đi trên máy tính của của cơ quan, đơn vị, do văn thư thống nhất quản lý.

4. Chuyển phát và đính chính văn bản đi

a) Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì: Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Bì đựng văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

- Trình bày bì và viết bì: Thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII, công văn số 425/VTLTNN-NVTW.

- Vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng, độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản. Khi gấp lưu ý để mặt chữ văn bản vào trong, không làm nhàu văn bản. Khi dán bì, không để hồ dán dính vào văn bản, mép bì phải được dán kín, không bị nhăn, hồ dán phải có độ kết dính cao, khó bóc.

- Đóng dấu độ khẩn, chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Việc đóng dấu độ khẩn trên bì văn bản phải đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2,3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

b) Chuyển phát văn bản đi

- Văn bản đi chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi; Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện; Trường hợp văn bản đi được chuyển trực tiếp đến nơi nhận (theo quyết định của người có thẩm quyền) phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản phải có ký xác nhận của người nhận văn bản. Mẫu các loại sổ chuyển giao văn bản được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số IX, X của công văn số 425/VTLTNN-NVTW.

- Chuyển phát văn bản bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần thiết, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó đơn vị phải gửi bản chính;

Trường hợp một số loại văn bản chuyển phát qua mạng cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân trực thuộc Bộ, các Sở Thông tin và Truyền thông được thực hiện theo hướng dẫn của Văn phòng Bộ.

- Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

c) Đính chính văn bản đi

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan ban hành;

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan ban hành.

5. Lưu văn bản đi

a) Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản và các phụ lục đi kèm (nếu có): bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, đơn vị; bản chính lưu trong hồ sơ của đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản cùng với  phiếu trình ký văn bản;

b) Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, đơn vị phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Hàng tuần, nhân viên văn thư phải đối chiếu với sổ đăng ký hoặc chương trình đăng ký để kịp thời bổ sung các văn bản còn thiếu;

c) Văn bản mật được lưu giữ, bảo quản và sử dụng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mục 3

LẬP HỒ SƠ  CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 22.Lập hồ sơ

1. Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

2. Nội dung lập hồ sơ

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ;

c) Kết thúc hồ sơ khi hoàn thành công việc, biên mục hồ sơ theo trình tự  diễn biến công việc vào mục lục tài liệu.

3. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập

a) Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh được diễn biến hoặc quá trình giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Những văn bản giao dịch không liên quan, hoặc không có giá trị tham khảo thì không đưa vào hồ sơ.

Điều 23.Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân

a) Các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào kho lưu trữ Bộ hoặc kho lưu trữ của đơn vị trực thuộc Bộ theo thời hạn quy định tại khoản 2 điều này;

b) Trường hợp đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn giao nộp thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ, nhưng thời hạn giữ lại không được quá một năm;

c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hư­u phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm, không được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm của riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.

2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Bộ và kho lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ

a) Đối với tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Đối với tài liệu nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ ngày công trình nghiên cứu được nghiệm thu chính thức;

c) Đối với tài liệu về xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Đối với tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp tài liệu

Đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức có hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ, có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” và “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”, mỗi loại lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản.

Điều 24.Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ

1. Chánh Văn phòng Bộ, người được giao trách nhiệm tại các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan, đơn vị.

2. Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, bộ phận văn thư, lưu trữ của đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc nào phải lập hồ sơ về công việc đó.

Mục 4

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 25.Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu và các quy định tại Quy chế này.

2. Bộ trưởng, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức mình. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý con dấu của Bộ và con dấu của Văn phòng Bộ, người được giao trách nhiệm tại các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về việc quản lý con dấu của đơn vị mình.

3. Con dấu của Bộ, Văn phòng Bộ và của các đơn vị trực thuộc Bộ được giao cho cán bộ văn thư bảo quản và đóng dấu. Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Không mang con dấu ra khỏi phòng làm việc, trường hợp thật cần thiết sử dụng dấu để giải quyết công việc ngoài trụ sở cơ quan phải được sự đồng ý của Bộ trưởng, Chánh Văn phòng hoặc thủ trưởng đơn vị.

4. Trong trường hợp bị mất con dấu, Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng đơn vị phải thông báo ngay cho cơ quan công an nơi gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.

5. Khi con dấu bị mòn hoặc bị biến dạng hoặc có sự thay đổi về tổ chức hay tên gọi thì Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ phải làm thủ tục khắc con dấu mới và nộp lại con dấu cũ theo quy định của pháp luật.

Điều 26.Đóng dấu

1. Mực dấu dùng mực màu đỏ.

2. Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Bộ, hoặc của đơn vị mình.

3. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ. Cán bộ văn thư chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và đã có chữ ký của người có thẩm quyền; đóng dấu xác nhận (dấu treo) khi có ý kiến của người có thẩm quyền.

4. Đóng dấu phải đúng chiều, ngay ngắn.

5. Vị trí đóng dấu

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Khi đóng dấu xác nhận (dấu treo) lên các văn bản và phụ lục kèm theo thì đóng dấu trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc tên phụ lục về phía bên trái.

- Khi đóng dấu giáp lai đối với những văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo thì dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, tài liệu hoặc phụ lục kèm theo và trùm lên một phần các tờ giấy liền kề.

6. Đóng dấu độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu độ khẩn, mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

- Vị trí đóng dấu độ khẩn, mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Ch­ương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1

THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 27.Thu thập tài liệu vào lưu trữ

1. Hàng năm, Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ, có nhiệm vụ tổ chức thu thập những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ của Bộ, kho lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ, cụ thể:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

b) Căn cứ kế hoạch thu thập tài liệu đã được người có thẩm quyền phê duyệt, phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu vào lưu trữ;

c) Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;

đ) Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận, lập “Biên bản giao nhận tài liệu”; “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo phụ lục số VII).

2. Việc quản lý tài liệu của cơ quan, tổ chức sáp nhập, phân chia, giải thể thực hiện theo quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.

Điều 28.Chỉnh lý tài liệu

1. Văn phòng Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu đã thu thập vào lưu trữ Bộ, lưu trữ của đơn vị mình.

2. Tài liệu đã chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau đây:

a) Được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu để tại lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ;

c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

d) Lập mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu loại để tiêu huỷ.

3. Việc chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính được ban hành kèm theo công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 29.Xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị trong việc xác định:

- Hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

b) Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:

- Tại cơ quan Bộ:

+ Chánh Văn phòng:   Chủ tịch;

+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu huỷ:   Uỷ viên;

+ Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ:   Uỷ viên-thư  ký

- Tại các đơn vị trực thuộc Bộ:

+ Phó thủ trưởng đơn vị trực  thuộc Bộ:            Chủ tịch;

+ Đại diện phòng, ban có tài liệu huỷ:     Uỷ viên;

+ Lưu trữ của đơn vị trực thuộc Bộ:       Uỷ viên-thư  ký

c) Hội đồng làm việc theo phương thức sau:

- Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị và tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu huỷ (nếu cần);

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;

- Thông qua biên bản, đề nghị Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị quyết định.

2. Ban hành bảng thời hạn bảo quản

Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ tổ chức biên soạn để Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ để làm căn cứ cho việc xác định giá trị tài liệu của Bộ.

Điều 30.Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

1. Bộ trưởng quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ của Bộ; thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của đơn vị mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Chỉ được phép tiêu huỷ tài liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của Bộ trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị. Hồ sơ đề nghị Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị ra quyết định tiêu huỷ tài liệu gồm:

a) Danh mục tài liệu hết giá trị (kèm theo thuyết minh);

b) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

c) Văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Khi tiêu huỷ tài liệu, phải huỷ hết thông tin trong tài liệu. Việc huỷ tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện và người được giao trách nhiệm của Văn phòng Bộ hoặc của đơn vị trực thuộc Bộ có tài liệu tiêu huỷ.

Điều 31.Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ và lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định tại khoản 3 Điều 6 và khoản 1, 2 Điều 7 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ. Danh mục các cơ quan đơn, vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số I các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

2. Thủ tục giao nộp thực hiện theo công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.

3. Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

4. Những hồ sơ, tài liệu của Bộ và của các đơn vị trực thuộc Bộ không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được bảo quản tại kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ của đơn vị cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định của pháp luật.

Mục 2

BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 32.Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của Bộ, của các đơn vị trực thuộc Bộ phải được tập trung bảo quản trong kho lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ phải được để trong hộp (cặp), sắp xếp trên giá, tủ một cách khoa học, thuận tiện cho việc quản lý và khai thác, sử dụng.

2. Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm:

a) Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và được trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

b) Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật - nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm:

a) Trực tiếp quản lý kho lưu trữ của Bộ, của đơn vị trực thuộc Bộ;

b) Lập và quản lý các sổ sách để theo dõi, quản lý tài liệu lưu trữ của Bộ, của đơn vị trực thuộc Bộ;

c) Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như: kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ, v.v... theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ;

d) Kịp thời báo cáo, đề xuất biện pháp xử lý với người có thẩm quyền về các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.

Điều 33.Đối tượng, hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Tài liệu lưu trữ của Bộ, của các đơn vị trực thuộc Bộ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ; nhu cầu công tác của các cơ quan, tổ chức khác và nhu cầu riêng chính đáng của các cá nhân trong và ngoài nước.

2. Thủ tục xin nghiên cứu, sử dụng tài liệu

a) Cán bộ, công chức, viên chức trực thuộc Bộ có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Bộ hoặc kho lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ phải có giấy yêu cầu sử dụng tài liệu và có xác nhận của lãnh đạo đươn vị;

b) Người Việt Nam có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị ghi rõ mục đích nghiên cứu và giấy chứng minh nhân dân;

c) Người nước ngoài có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ của các tổ chức trực thuộc Bộ phải có đơn đề nghị ghi rõ mục đích nghiên cứu, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác (nếu có) và hộ chiếu/visa.

3. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc kho lưu trữ. Trường hợp cần thiết do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc thì phải được Chánh Văn phòng Bộ (đối với tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Bộ), thủ trưởng đơn vị cho phép.

Điều 34.Xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

1. Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông duyệt cho phép sử dụng, sao tài liệu lưu trữ của Bộ và của các đơn vị trực thuộc Bộ đối với tài liệu có chỉ các mức độ Mật đối với người nước ngoài, thuộc độ Tuyệt mật và Tối mật đối với người Việt Nam trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ.

2. Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ duyệt cho phép người ngoài cơ quan sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi và cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Bộ được sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng hạn chế của Bộ và của tổ chức mình trên cơ sở đề nghị của Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ hoặc người được giao trách nhiệm tại các đơn vị trực thuộc Bộ.

3. Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, người được giao trách nhiệm tại các đơn vị trực thuộc Bộ duyệt cho phép cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi tại kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

4. Việc sao tài liệu lưu trữ phải được người có thẩm quyền cho phép sử dụng duyệt.

Điều 35.Trách nhiệm của Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ và người sử dụng tài liệu

1. Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm:

a) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt;

b) Lập và ghi chép vào sổ sách để quản lý, theo dõi việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Người sử dụng tài liệu của Bộ, của các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định của pháp luật có liên quan và các quy định cụ thể tại Quy chế này về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản, giữ gìn tài liệu; không được viết, tẩy xoá, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI  HÀNH

Điều 36.Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cá nhân, tổ chức có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện tốt Quy chế này được khen thưởng theo quy định chung của Bộ.

2. Cá nhân, tổ chức vi phạm các quy định tại Quy chế này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc bị đề nghị áp dụng các biện pháp xử lý khác theo quy định của pháp luật.

Điều 37.Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm phổ biến Quy chế này đến cán bộ, công chức, viên chức để thực hiện.

2. Các đơn vị trực thuộc Bộ căn cứ quy định tại Quy chế này ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ để thực hiện tại đơn vị mình.

3. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu thấy cần bổ sung, sửa đổi Quy chế này, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và cán bộ, công chức, viên chức phản ánh về Văn phòng Bộ để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định./.

Phụ lục VII

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

(Ban hành kèm theo Quyết định số:  939 /QĐ-BTTTT  ngày 30  tháng 6   năm 2010

của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông )

-----------------------------------------

Mẫu số 1:  Tờ nhan đề để mục lục

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mẫu số 2:Bảng kê hồ sơ, tài liệu giao nộp

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BẢNG KÊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIAO NỘP

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1 - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu nộp lưu;

Cột 2 - Hồ sơ số: ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ của phông;

Cột 3 - Tiêu đề hồ sơ: ghi theo tiêu đề hồ sơ trong mục lục hồ sơ của phông;

Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có

trong hồ sơ, ví dụ: 02/7/2003-15/01/2004;

Cột 5 - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ;

Cột 6 - Ghi chú: ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có trong hồ sơ.

Mẫu số 3:  Tờ kết thúc

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mẫu số 4:  Biên bản giao nhận tài liệu

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

Căn cứ Điều 6, 7 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Căn cứ kế hoạch thu thập tài liệu,

Chúng tôi gồm:

BÊN NHẬN:(tên đơn vị nhận tài liệu) …………………………………………..

Đại diện là:

1. Ông (bà): .............................................................................................................

Chức vụ công tác: ...................................................................................................

2. Ông (bà): .............................................................................................................

Chức vụ công tác: ...................................................................................................

BÊN GIAO:(Tên cơ quan, đơn vị giao tài liệu )....................................................

Đại diện là:

1. Ông (bà): ..............................................................................................................

Chức vụ công tác: ....................................................................................................

2. Ông (bà): ..............................................................................................................

Chức vụ công tác: ....................................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:

1. Tên phông (khối) tài liệu: ....................................................................................

2. Thời gian của tài liệu: ..........................................................................................

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): .................................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...................... hồ sơ (đơn vị bảo quản)

- Quy ra mét giá: .............. mét

4. Tình trạng tài liệu nộp lưu: .....(mô tả tóm tắt về tình trạng của phông hoặc khối tài liệu nộp lưu) ........................................................................................................

5. Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu và tài liệu liên quan khác gồm:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu khác (nếu có) như bộ thẻ, cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá...;

Biên bản này được lập thành hai bản giá trị, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản và có giá trị như nhau./.

Mẫu số 5:  Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU

1.    Họ và tên: ………………………………………………………………..

2.    Số chứng minh thư hoặc hộ chiếu: ………………………….………., cấp ngày ……/…./….., ngày hết hạn ……./……./……..

3.    Đơn vị, cơ quan công tác hoặc tổ chức quản lý: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4.    Giấy giới thiệu hoặc công văn (số, ngày, trích yếu):

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5.    Mục đích khai thác: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

6.    Các tài liệu cần khai thác: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền:

………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………….

CHỨC DANH NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN

Ký, ghi rõ họ và tên